مستندات Odoo وإدارة المعرفة: التنظيم والمشاركة والتعاون

تكلف العمليات الورقية وتخزين الملفات المتفرقة المؤسسات ما متوسطه 19.8% من الإنتاجية وفقًا لأبحاث IDC. تعمل وحدات المستندات والمعرفة الخاصة بـ Odoo على مركزية إدارة الملفات والمعرفة المؤسسية داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وربط المستندات مباشرة بسجلات الأعمال وجعل المعلومات متاحة لكل من يحتاج إليها. يغطي هذا الدليل كلا الوحدتين بالتفصيل — بدءًا من تكوين مساحة العمل وحتى الأتمتة المتقدمة وسير العمل التعاوني.

الوجبات السريعة الرئيسية

• توفر مستندات Odoo تخزينًا مركزيًا للملفات مع وضع العلامات وتنظيم مساحة العمل وقواعد المعالجة الآلية
• ترتبط المستندات مباشرة بسجلات الأعمال (الفواتير، العقود، ملفات الموظفين) للوصول إليها في سياقها
• تقوم وحدة المعرفة بإنشاء ويكي تعاوني للإجراءات والسياسات والمعرفة المؤسسية
• يقوم سير العمل الآلي بمعالجة المستندات الواردة (مسح الفواتير ضوئيًا، واستخراج البيانات، وتوجيه الموافقة)
• تضمن أدوات التحكم في الوصول أن تكون المستندات الحساسة مرئية فقط للمستخدمين المصرح لهم

وحدة مستندات Odoo

تكوين مساحة العمل

انتقل إلى Documents > Configuration > Workspaces لإنشاء التسلسل الهرمي للمستندات:

تدعم كل مساحة عمل مساحات عمل فرعية لمزيد من التنظيم. تظهر شجرة مساحة العمل في الشريط الجانبي الأيسر لواجهة المستندات.

إدارة الملفات

تحميل الملفات من خلال طرق متعددة:

• السحب والإفلات: قم بإسقاط الملفات مباشرة على مساحة العمل
• زر التحميل: انقر لتحديد الملفات من جهاز الكمبيوتر الخاص بك
• بوابة البريد الإلكتروني: إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى عنوان بريد إلكتروني خاص بمساحة العمل
• تكامل الماسح الضوئي: مسح المستندات المادية مباشرة في Odoo (يتطلب IoT Box)
• تحميل واجهة برمجة التطبيقات: تحميل ملف برمجي لعمليات التكامل

نظام العلامات

توفر العلامات تصنيفًا عبر مساحة العمل:

1. حدد فئات العلامات في المستندات > التكوين > العلامات (على سبيل المثال، "نوع المستند"، و"الحالة"، و"السنة")
2. قم بإنشاء علامات ضمن الفئات (على سبيل المثال، "الفاتورة"، "العقد"، "العرض" ضمن "نوع المستند")
3. قم بتطبيق العلامات على المستندات للتصفية والبحث

تعمل العلامات جنبًا إلى جنب مع مساحات العمل --- يوجد المستند في مساحة عمل واحدة ولكن يمكن أن يحتوي على علامات متعددة لتنظيم متعدد الأبعاد.

إجراءات الوثيقة

انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي مستند (أو حدد مستندات متعددة) للوصول إلى الإجراءات:

• مشاركة: قم بإنشاء رابط قابل للمشاركة بكلمة مرور اختيارية وانتهاء الصلاحية
• طلب التوقيع: أرسل المستند للتوقيع الإلكتروني (يتكامل مع علامة Odoo)
• إنشاء من القالب: استخدم المستند كقالب لإنشاء مستندات جديدة
• تقسيم: تقسيم ملفات PDF متعددة الصفحات إلى مستندات فردية
• القفل: منع التعديلات مع الحفاظ على إمكانية الوصول للقراءة
• الأرشيف: الانتقال إلى الأرشيف دون حذفه

ربط المستندات بالسجلات

تكتسب المستندات سياقًا عند ربطها بسجلات الأعمال:

• فواتير البائعين: قم بإرفاق الفاتورة الأصلية بصيغة PDF إلى السجل المحاسبي
• عقود الموظفين: ربط العقود بسجل موظف الموارد البشرية
• تسليمات المشروع: إرفاق المواصفات والتقارير بمهام المشروع
• مقترحات المبيعات: ربط ملفات PDF الخاصة بعروض الأسعار بأمر المبيعات

انتقل إلى أي سجل عمل وانقر على الزر الذكي المستندات لرؤية الملفات المرتبطة وإضافتها.

أتمتة المستندات

قواعد المعالجة

التعامل مع المستندات تلقائيًا باستخدام القواعد في Documents > Configuration > Workflow Rules:

معالجة المستندات المدعومة بالذكاء الاصطناعي

يتضمن Odoo 19 تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لاستخراج البيانات تلقائيًا:

1. معالجة الفاتورة: قم بتحميل ملف PDF لفاتورة البائع؛ يقوم Odoo باستخراج اسم البائع والمبلغ والتاريخ والبنود لملء فاتورة البائع مسبقًا
2. إيصالات النفقات: قم بتصوير إيصال؛ يقوم Odoo باستخراج المبلغ والمورد وتاريخ تقرير المصروفات
3. كشوفات الحساب البنكية: استيراد كشوفات بنكية بصيغة PDF؛ يقوم Odoo باستخراج المعاملات من أجل التسوية

تتحسن الدقة بمرور الوقت حيث يتعلم النظام من التصحيحات التي يجريها المستخدمون.

سير عمل الموافقة

بناء سلاسل الموافقة على المستندات:

1. حدد مراحل الموافقة (على سبيل المثال، "مسودة"، "قيد المراجعة"، "تمت الموافقة عليه"، "منشور")
2. قم بتعيين الموافقين لكل مرحلة ومساحة عمل
3. قم بتكوين إشعارات البريد الإلكتروني للموافقات المعلقة
4. تحديد المواعيد النهائية وقواعد التصعيد للموافقات المتأخرة

عندما ينتقل مستند إلى "قيد المراجعة"، يتلقى المعتمد المعين رسالة بريد إلكتروني تحتوي على رابط للمراجعة والموافقة/الرفض مباشرةً من الإشعار.

وحدة المعرفة في Odoo

هيكل قاعدة المعرفة

تعمل وحدة المعرفة في المعرفة > المقالات على تنظيم المعلومات على هيئة wiki:

المقالات: صفحات فردية تحتوي على نص منسق وصور وجداول ومحتوى مضمن. تدعم المقالات التسلسلات الهرمية المتداخلة (العلاقات بين الوالدين والطفل) لتنظيم المواضيع المعقدة.

الأقسام: تجميع المقالات ذات الصلة تحت عنوان مشترك. يمكن أن يكون لكل قسم قواعد الوصول الخاصة به.

المفضلة: يضع المستخدمون إشارة مرجعية على المقالات التي يتم الوصول إليها بشكل متكرر للوصول السريع.

محرر المقالات

يوفر محرر المقالة المعرفية:

• تنسيق النص المنسق: العناوين والخط العريض والمائل والقوائم والجداول وكتل التعليمات البرمجية
• المحتوى المضمن: مقاطع فيديو YouTube، وخرائط Google، والأدوات الأخرى القابلة للتضمين
• مرفقات الملفات: قم بإرفاق الملفات المرجعية مباشرة بالمقالات
• الروابط الداخلية: رابط بين المقالات للإحالة المرجعية
• سجل الإصدارات: تتبع التغييرات باستخدام سجل المراجعة الكامل
• التعليقات: التعليقات المضمنة للتحرير التعاوني

القوالب

إنشاء قوالب مقالة للمحتوى الموحد:

ميزات التعاون

• التحرير في الوقت الفعلي: يمكن لعدة مستخدمين تحرير نفس المقالة في وقت واحد
• الإشارات: قم بوضع علامة على الزملاء باستخدام @ الإشارات لإعلامهم وطلب الإدخال
• تتبع النشاط: تعرف على من قام بمشاهدة كل مقالة أو تحريرها أو التعليق عليها
• المشاركة: مشاركة المقالات مع مستخدمين أو مجموعات محددة أو بشكل عام

التحكم في الوصول

مستويات الوصول إلى المستند

أذونات مساحة العمل

تعيين قواعد الوصول لكل مساحة عمل:

1. انتقل إلى إعدادات مساحة العمل
2. أضف مجموعات المستخدمين مع مستوى وصولهم
3. تمكين أو تعطيل الوراثة (ترث مساحات العمل الفرعية أذونات الوالدين)
4. تكوين قواعد المشاركة الخارجية (مستخدمو البوابة، الروابط العامة)

التعامل مع المستندات الحساسة

بالنسبة للمستندات الحساسة للغاية (العقود، ملفات الموظفين، السجلات المالية):

• إنشاء مساحات عمل مقيدة مع وصول صريح للمستخدم (بدون وراثة المجموعة)
• تمكين تشفير المستندات أثناء الراحة
• تكوين تسجيل التدقيق لجميع أحداث الوصول
• ضبط انتهاء الصلاحية التلقائي على الروابط المشتركة
• استخدم العلامة المائية للنسخ التي تم تنزيلها

التكامل مع العمليات التجارية

التكامل المحاسبي

• فواتير البائعين: تعمل الفواتير الممسوحة ضوئيًا على إنشاء مسودات الفواتير تلقائيًا باستخدام استخراج التعرف الضوئي على الحروف
• تقارير النفقات: إرفاق صور الإيصالات بسجلات النفقات
• إعداد التدقيق: وضع علامة على المستندات الداعمة وتنظيمها حسب السنة المالية

تكامل الموارد البشرية

• ملفات الموظفين: العقود والشهادات والمراجعات المرتبطة بسجلات الموظفين
• الإعداد: حزم مستندات الإيجار الجديدة مع طلبات التوقيع
• الامتثال: تتبع انتهاء صلاحية الشهادة وبدء سير عمل التجديد

تكامل المشروع

• التسليمات: ربط المواصفات والتصميمات والتقارير بمهام المشروع
• القوالب: إنشاء مستندات المشروع من قوالب موحدة
• دورات المراجعة: توجيه التسليمات من خلال سير عمل الموافقة

البحث والاكتشاف

البحث عن النص الكامل

يقوم Odoo بفهرسة محتوى المستند (بما في ذلك النص المستخرج بتقنية التعرف الضوئي على الحروف من المستندات الممسوحة ضوئيًا) للبحث عن النص الكامل. يقوم شريط البحث الموجود أعلى واجهة المستندات بالبحث عبر:

• أسماء الملفات
• العلامات
• محتوى الوثيقة (النص، نص التعرف الضوئي على الحروف المستخرج)
• البيانات الوصفية (التواريخ، المؤلفون، السجلات المرتبطة)

مرشحات متقدمة

الجمع بين المرشحات لاسترجاع المستندات بدقة:

• مساحة العمل + العلامة + النطاق الزمني
• نوع الوثيقة + المالك + الحالة
• نوع السجل المرتبط + تاريخ الإنشاء

خدمات إدارة المستندات ECOSIRE

يتطلب تنفيذ إدارة المستندات فهم دورة حياة المستندات الخاصة بمؤسستك. يقوم [فريق تنفيذ Odoo] (/services/odoo/implementation) التابع لـ ECOSIRE بتكوين هياكل مساحة العمل وقواعد الأتمتة وسير عمل الموافقة المصممة خصيصًا لعمليات عملك. تعمل خدمات التخصيص على توسيع وحدة المستندات بميزات خاصة بالصناعة مثل تتبع الامتثال وسياسات التحكم في الإصدار والجداول الزمنية للاحتفاظ الآلي.

القراءة ذات الصلة

• إعداد قاعدة معارف Odoo
• إدارة مستندات Odoo
• سير عمل موافقات Odoo
• أمان Odoo والتحكم في الوصول
• دليل تقارير ولوحات المعلومات في Odoo

هل يمكن لمستندات Odoo أن تحل محل أنظمة إدارة المستندات المخصصة مثل SharePoint؟

بالنسبة لمعظم المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم، نعم. تتعامل مستندات Odoo مع تخزين الملفات وإصدار الإصدارات ووضع العلامات والمشاركة وأتمتة سير العمل الأساسي. الميزة هي تكامل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الأصلي. قد تحتاج المؤسسات ذات المتطلبات المعقدة مثل مخططات البيانات الوصفية الشاملة، أو تفرع الإصدارات المتقدمة، أو ميزات الامتثال التنظيمي إلى نظام إدارة بيانات مخصص إلى جانب Odoo.

ما هي أنواع الملفات التي تدعمها مستندات Odoo؟

تدعم مستندات Odoo جميع أنواع الملفات. يتم عرض ملفات PDF ومستندات Office (Word وExcel وPowerPoint) والصور ومقاطع الفيديو من خلال معاينات مضمنة. يتم تخزين أنواع الملفات الأخرى وتنزيلها ولكن قد لا تحتوي على معاينة مضمنة. تتوفر معالجة OCR لملفات PDF والصور.

هل هناك حد أقصى لتخزين مستندات Odoo؟

تشتمل خطط Odoo.sh على تخصيص مساحة تخزين أساسية (عادةً 1-5 جيجابايت) مع مساحة تخزين إضافية متاحة للشراء. المثيلات المستضافة ذاتيًا محدودة فقط بمساحة القرص على الخادم الخاص بك. بالنسبة لأحجام الملفات الكبيرة، فكر في استخدام موصل التخزين S3 الخاص بـ Odoo لإلغاء تحميل الملفات إلى وحدة تخزين الكائنات السحابية.