موافقات Odoo: أتمتة سير عمل طلبات الأعمال

لدى كل مؤسسة طلبات تحتاج إلى تصريح قبل المتابعة - طلبات الشراء، وموافقات النفقات، وطلبات الوصول، واستثناءات السياسة، ومخصصات الميزانية. وعندما تتدفق هذه الرسائل عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة، فإنها تضيع وتتأخر وتفتقر إلى المساءلة. تقوم وحدة موافقات Odoo بإنشاء سير عمل منظم للطلبات مع سلاسل موافقة محددة، وتوجيه تلقائي، ومسارات تدقيق كاملة.

إعداد أنواع الموافقة

فئات الموافقة المشتركة

قم بإنشاء أنواع الموافقة لكل فئة طلب في مؤسستك:

• طلبات الشراء — يطلب الموظفون العناصر أو الخدمات مع مبررات الميزانية
• الموافقات على المصروفات — تقارير المصروفات التي تتطلب توقيع المدير والمالية
• طلبات السفر — يتطلب سفر العمل موافقة مسبقة على خط سير الرحلة والميزانية
• طلبات الميزانية — طلبات تخصيص ميزانية إضافية
• طلبات الوصول — الوصول إلى النظام، أو الوصول إلى المبنى، أو فحص المعدات
• استثناءات السياسة — طلبات الانحراف عن السياسات القياسية مع وجود مبرر
• الموافقات على المستندات — العقود أو المقترحات أو المنشورات التي تتطلب التوقيع

تكوين كل نوع

لكل نوع موافقة، حدد: قالب الوصف (ما هي المعلومات التي يجب أن يقدمها مقدم الطلب)، والحقول المطلوبة مقابل الحقول الاختيارية، والحد الأدنى لعدد الموافقين، والموافقين المحددين أو الموافقة حسب الدور (المدير، رئيس القسم، الشؤون المالية)، والإخطارات التلقائية في كل خطوة، والموعد النهائي/اتفاقية مستوى الخدمة للاستجابة.

سلاسل الموافقة

موافقة على مستوى واحد

أبسط عملية إعداد: يقدم الطالب، ويراجع أحد الموافقين. مناسبة للطلبات منخفضة المخاطر مثل طلبات توريد المكاتب أو تقارير النفقات البسيطة.

موافقة متعددة المستويات

يتم توجيه الطلبات المعقدة عبر جهات اعتماد متعددة بالتسلسل:

1. يراجع المدير المباشر ويوافق
2. يقوم رئيس القسم بالتحقق من تأثير الميزانية
3. يؤكد التمويل توفر التمويل
4. التوقيع النهائي من نائب الرئيس أو المدير

يتلقى كل مستوى الطلب فقط بعد موافقة المستوى السابق. في حالة رفض أي مستوى، يتم إخطار مقدم الطلب بالسبب.

التوجيه الشرطي

توجيه الطلبات إلى جهات اعتماد مختلفة بناءً على المعايير: تذهب طلبات الشراء التي تقل قيمتها عن 500 دولار أمريكي إلى المدير فقط، وتضاف الموافقة المالية بقيمة 500 إلى 5000 دولار أمريكي، وتضاف موافقة نائب الرئيس لأكثر من 5000 دولار أمريكي. وهذا يمنع حدوث اختناقات للطلبات الصغيرة مع الحفاظ على الإشراف على الطلبات الكبيرة.

دورة حياة الطلب

التقديم

يقوم الموظفون بإنشاء الطلبات من خلال نموذج بسيط: تحديد نوع الموافقة، وتعبئة المعلومات المطلوبة (الوصف، المبلغ، التبرير، المرفقات)، ثم إرسالها. يقوم النظام تلقائيًا بالتوجيه إلى المعتمد الأول.

مراجعة

يتلقى الموافقون إشعارات عبر البريد الإلكتروني وداخل التطبيق. تعرض واجهة المراجعة: تفاصيل الطلب الكاملة، وأي مستندات داعمة، وسجل الطالب (الطلبات السابقة، ومعدلات الموافقة)، وأزرار الموافقة/الرفض/تغييرات الطلب.

التتبع

يرى كل من مقدمي الطلبات والموافقين الحالة في الوقت الفعلي: معلق، أو معتمد في المستوى 1 من 3، أو مرفوض مع سبب، أو مكتمل. يعرض الجدول الزمني الكامل كل إجراء تم اتخاذه بناءً على الطلب.

التكامل مع الوحدات الأخرى

الشراء: تقوم طلبات الشراء المعتمدة تلقائيًا بإنشاء طلبات عروض أسعار أو أوامر شراء في وحدة الشراء، مما يؤدي إلى إلغاء إعادة الإدخال.

المصروفات: يتم إدخال موافقات المصروفات في وحدة المصروفات لمعالجة عمليات السداد وإدخالات المحاسبة.

الموارد البشرية: تتكامل طلبات الإجازة والموافقات الأخرى المتعلقة بالموارد البشرية مع وحدتي الإجازة والموارد البشرية.

المحاسبة: يتم التحقق من الموافقات المؤثرة على الميزانية مقابل الميزانيات المتاحة والإبلاغ عن الطلبات التي تتجاوز الميزانية.

التقارير والتحليلات

• مدة دورة الموافقة — متوسط الوقت من تاريخ الإرسال إلى القرار النهائي، حسب النوع
• تحديد عنق الزجاجة — يستغرق القائمون بالموافقة وقتًا أطول للرد عليه
• معدلات الموافقة — النسبة المئوية للطلبات التي تمت الموافقة عليها مقابل المرفوضة، حسب النوع والقسم
• اتجاهات الحجم — أحجام الطلب بمرور الوقت، وهي مفيدة لتخطيط السعة

أفضل الممارسات

1. حافظ على قصر سلاسل الموافقة — كل مستوى إضافي يضيف تأخيرًا دون تقليل المخاطر بشكل متناسب
2. قم بتعيين اتفاقيات مستوى الخدمة للاستجابة وقم بالتصعيد تلقائيًا عند مرور المواعيد النهائية
3. استخدم التوجيه الشرطي للاحتفاظ بالطلبات البسيطة بسرعة
4. اشترط التبرير لحالات الرفض لخلق المساءلة
5. مراجعة وتبسيط سلاسل الموافقة ربع سنوية - إزالة المستويات غير الضرورية
6. توفير إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول حتى يتمكن المعتمدون من الاستجابة دون التواجد في مكاتبهم

تقوم خدمة تنفيذ Odoo بتصميم مسارات عمل الموافقة المتطابقة مع الهيكل التنظيمي الخاص بك.

الأسئلة المتداولة

هل يمكن للموافقين تفويض صلاحياتهم؟

نعم. يمكن للموافقين إعداد قواعد التفويض للفترات التي تكون فيها غير متاحة، وتوجيه الطلبات إلى معتمد بديل. وهذا يمنع التأخير أثناء الإجازات أو سفر العمل.

هل يدعم الموافقات الموازية؟

نعم. قم بتكوين أنواع الموافقة حيث يجب على المعتمدين المتعددين الموافقة جميعًا (منطق AND) أو حيث يكون أي معتمد واحد كافيًا (منطق OR). تقلل الموافقة الموازية من وقت دورة القرارات التي يتخذها أصحاب المصلحة المتعددون.

هل يمكننا إنشاء نماذج موافقة مخصصة؟

قطعاً. يحتوي كل نوع موافقة على نموذج قابل للتخصيص يحتوي على حقول خاصة بنوع الطلب هذا - حقول النص، والقوائم المنسدلة، وحقول الأرقام، وحقول التاريخ، ومرفقات الملفات.

كيف يتم التعامل مع الطلبات المرفوضة؟

تعود الطلبات المرفوضة إلى مقدم الطلب مع سبب الرفض. يمكن لمقدم الطلب تعديل الطلب وإعادة تقديمه أو التخلي عنه. يتم الحفاظ على التاريخ الكامل.