اوڈو ٹائم آف اور لیو مینجمنٹ: مکمل سیٹ اپ گائیڈ

ملازمین کی چھٹی کا انتظام اس وقت تک آسان لگتا ہے جب تک کہ آپ چھٹیوں کی مختلف اقسام، جمع شدہ پالیسیوں، منظوری کی زنجیروں، مقام کے لحاظ سے عوامی تعطیلات، کیری اوور کے قواعد، اور تعمیل کے تقاضوں پر غور نہیں کرتے۔ اوڈو ٹائم آف ماڈیول ان سب کو سنبھالتا ہے جبکہ ملازمین کو سیلف سروس تک رسائی اور مینیجرز کو ٹیم کی دستیابی میں ریئل ٹائم مرئیت فراہم کرتا ہے۔

چھٹی کی اقسام کو ترتیب دینا

چھٹی کی معیاری اقسام

چھٹی کی وہ اقسام ترتیب دیں جو آپ کی تنظیم استعمال کرتی ہے:

• ادائیگی کا وقت (PTO) — جمع یا سالانہ مختص کے ساتھ معیاری تعطیل کے دن
• بیماری کی چھٹی — بیماری سے متعلق غیر حاضری، اکثر منظوری کے مختلف قوانین کے ساتھ
• ذاتی دن — ذاتی معاملات کے لیے صوابدیدی وقت
• والدین کی چھٹی — زچگی، پیٹرنٹی، اور گود لینے کی چھٹی
• سوگوار - خاندانی نقصان کے لیے ہمدردانہ رخصت
• جیوری ڈیوٹی — شہری ذمہ داری کی چھٹی
• بغیر معاوضہ چھٹی — بغیر تنخواہ کے وقت کی چھٹی

ہر قسم میں قابل ترتیب خصوصیات ہیں: منظوری درکار ہے (ہاں/نہیں)، منفی توازن کی اجازت، کیلنڈر میں مرئیت، کلر کوڈنگ، اور آیا یہ کام کے وقت کے طور پر شمار ہوتا ہے۔

مختص کرنے کے طریقے

مقررہ مختص: ہر ملازم کو ہر سال دنوں کی ایک مقررہ تعداد ملتی ہے (مثلاً 20 PTO دن)۔ سادہ اور پیش قیاسی۔

حاصل: ملازمین وقت کے ساتھ چھٹی کماتے ہیں — ماہانہ، دو ہفتہ وار، یا فی تنخواہ کی مدت۔ جمع کی شرح، زیادہ سے زیادہ بیلنس، اور جب جمع شروع ہوتا ہے (کرائے کی تاریخ یا کیلنڈر سال) کو ترتیب دیں۔

کوئی مختص نہیں: چھٹی کی کچھ اقسام (بیماری کی چھٹی، سوگ) کو پہلے سے مختص کرنے کی ضرورت نہیں ہو سکتی ہے — ملازمین پالیسی کی حدود تک ضرورت کے مطابق درخواست کرتے ہیں۔

منظوری کے ورک فلو کو ترتیب دینا

منظوری کا سلسلہ

ترتیب دیں کہ رخصت کی درخواستوں کو کون منظور کرتا ہے:

• براہ راست مینیجر — سب سے عام منظوری دینے والا، خود کار طریقے سے ملازم کے درجہ بندی سے طے ہوتا ہے
• ڈپارٹمنٹ مینیجر — براہ راست مینیجر اسائنمنٹ کے بغیر ٹیموں کے لیے
• HR آفیسر — چھٹی کی اقسام کے لیے جس کے لیے HR کی منظوری درکار ہوتی ہے (توسیع شدہ چھٹی، FMLA)
• کوئی منظوری نہیں — چھٹی کی مخصوص اقسام کے لیے جہاں خودکار منظوری مناسب ہے۔

کثیر سطح کی منظوری

حساس چھٹی کی اقسام یا توسیعی مدت کے لیے، کثیر سطحی منظوری کو ترتیب دیں: مینیجر پہلے منظوری دیتا ہے، پھر HR کی توثیق کرتا ہے۔ درخواست خود بخود ہر سطح سے گزرتی ہے۔

جمع کرنے کے منصوبے

ایک ایکروئل پلان بنانا

1. ٹائم آف > کنفیگریشن > اکروئل پلانز پر جائیں۔
2. جمع کی تعدد کی وضاحت کریں (روزانہ، ہفتہ وار، دو ہفتہ وار، ماہانہ)
3. فی مدت جمع ہونے والے دنوں کی تعداد مقرر کریں۔
4. زیادہ سے زیادہ جمع بیلنس (کیپ) کو ترتیب دیں
5. کیری اوور کے اصول طے کریں (اگلے سال کتنے دن لے جائیں)
6. جمع ہونے کی تاریخ کی وضاحت کریں (کرائے کی تاریخ یا مقررہ تاریخ)

کیری اوور پالیسیاں

عام کیری اوور کنفیگریشنز:

• مکمل کیری اوور — غیر استعمال شدہ دن مکمل طور پر ختم ہوجاتے ہیں۔
• محدود کیری اوور — X دن تک کیری اوور، باقی کی میعاد ختم ہو جاتی ہے۔
• کوئی کیری اوور نہیں — اسے استعمال کریں یا سال کے آخر تک کھو دیں۔
• پے آؤٹ آپشن — غیر استعمال شدہ دنوں کی ادائیگی کی بجائے ادا کی جاتی ہے (پے رول انضمام کی ضرورت ہوتی ہے)

عوامی تعطیلات

عالمی اور مقامی تعطیلات

عوامی تعطیلات کو ترتیب دیں جو چھٹی کے توازن کی ضروریات کو خود بخود کم کرتی ہیں:

1. ٹائم آف > کنفیگریشن > عوامی تعطیلات پر جائیں۔
2. نام، تاریخ، اور قابل اطلاق مقامات کے ساتھ چھٹی کے اندراجات بنائیں
3. کام کے مخصوص مقامات یا محکموں کو چھٹیاں تفویض کریں۔

جب کوئی ملازم چھٹی کی درخواست کرتا ہے جو عام تعطیل پر محیط ہوتا ہے، تو نظام خود بخود اس دن کو چھٹی کے بیلنس کے حساب سے خارج کر دیتا ہے۔

ملازم سیلف سروس

رخصت کی درخواست

ملازمین سیلف سروس پورٹل کے ذریعے درخواستیں جمع کراتے ہیں: چھٹی کی قسم کا انتخاب کریں، تاریخوں کا انتخاب کریں (کیلنڈر کے ساتھ ٹیم کی دستیابی ظاہر کریں)، تفصیل یا وجہ شامل کریں، اور منظوری کے لیے جمع کرائیں۔ مینیجر کو فوری اطلاع موصول ہوتی ہے۔

بیلنس چیک کرنا

ڈیش بورڈ ہر چھٹی کی قسم کے لیے موجودہ بیلنس دکھاتا ہے: مختص دن، استعمال شدہ دن، باقی دن، اور زیر التواء درخواستیں۔ ملازمین ہمیشہ جانتے ہیں کہ وہ کہاں کھڑے ہیں۔

ٹیم کیلنڈر

ایک مشترکہ کیلنڈر کا منظر دکھاتا ہے کہ کون کب باہر ہے — ٹیم پلاننگ کے لیے ضروری ہے۔ مینیجرز درخواستوں کو منظور کرنے سے پہلے کوریج کے فرق کی نشاندہی کرنے کے لیے اس کا استعمال کرتے ہیں۔

مینیجر ٹولز

منظوری کا ڈیش بورڈ

مینیجرز تمام زیر التواء درخواستیں اس کے ساتھ دیکھتے ہیں: ملازم کا نام، چھٹی کی قسم، تاریخیں، مدت، ٹیم کیلنڈر کا اثر، اور ایک کلک کے منظور/مسترد بٹن۔ متعدد درخواستوں پر کارروائی کے لیے بڑی تعداد میں منظوری دستیاب ہے۔

ٹیم کا جائزہ

ایک ڈیش بورڈ جس میں ٹیم کے ہر رکن کو دکھایا گیا ہے: موجودہ چھٹیوں کے بیلنس، آنے والی منظور شدہ چھٹی، زیر التواء درخواستیں، اور چھٹی کے استعمال کے نمونے۔

پے رول کے ساتھ انضمام

Odoo پے رول ماڈیول سے منسلک ہونے پر، منظور شدہ وقت پے رول کے حسابات کو خود بخود ایڈجسٹ کرتا ہے۔ بامعاوضہ چھٹی پوری تنخواہ کو برقرار رکھتی ہے، بلا معاوضہ چھٹی اس کے مطابق کٹوتی کرتی ہے، اور بیماری کی چھٹی آپ کی بیمار تنخواہ کی پالیسی کی پیروی کرتی ہے۔

بہترین طرز عمل

1. غلطیوں کو کم کرنے کے لیے دستی مختص کرنے کی بجائے خودکار جمع شدہ حسابات
2. مینیجرز کو کم استعمال کی رپورٹس پیش کر کے چھوٹی کے استعمال کی حوصلہ افزائی کریں
3. **چھوٹی کی قسم کے لحاظ سے نوٹس کی کم از کم مدت مقرر کریں (مثال کے طور پر، PTO کے لیے 2 ہفتے، بیماری کی چھٹی کے لیے کوئی نہیں)
4. سالانہ پالیسیوں کا جائزہ لیں اور اپ ڈیٹ کریں بشمول کیری اوور کے قوانین اور مختصات
5. دستاویزی پالیسیوں کو واضح طور پر اور انہیں چھٹی کی درخواست کے فارم میں لنک کریں۔

Odoo ٹائم آف کو ترتیب دینے میں مدد کی ضرورت ہے؟ ہماری Odoo نفاذ کی خدمت آپ کی مخصوص چھٹی کی پالیسیوں کے ساتھ مکمل HR سوٹ ترتیب دیتی ہے۔

اکثر پوچھے گئے سوالات

کیا ملازمین آدھے دن کی چھٹی کی درخواست کر سکتے ہیں؟

جی ہاں اوڈو آدھے دن کی چھٹی کی درخواستوں کی حمایت کرتا ہے۔ چھٹی کی قسم کی ترتیبات میں اختیار کو فعال کریں، اور ملازمین صبح یا دوپہر کے آدھے دن کی وضاحت کر سکتے ہیں۔

یہ مختلف ممالک کے لیے مختلف پالیسیوں کو کیسے ہینڈل کرتا ہے؟

کام کی جگہ کی بنیاد پر چھٹیوں کی تقسیم کے اصول استعمال کریں۔ مختلف ممالک میں ملازمین کی چھٹیوں کی مختلف اقسام، مختصات، اور عوامی تعطیلات کے کیلنڈرز ہو سکتے ہیں — سب کا انتظام ایک ہی نظام میں ہوتا ہے۔

کیا مینیجرز منظوری کا اختیار سونپ سکتے ہیں؟

جی ہاں مینیجرز وفد تشکیل دے سکتے ہیں تاکہ کوئی دوسرا شخص ان کی غیر موجودگی کے دوران درخواستوں کو منظور کرے۔ جب منظوری دینے والے خود چھٹی پر ہوتے ہیں تو یہ رکاوٹوں کو روکتا ہے۔

کیا یہ بیرونی کیلنڈر سسٹم کے ساتھ ضم ہوتا ہے؟

منظور شدہ چھٹی Odoo کیلنڈر سے مطابقت پذیر ہوتی ہے، جسے CalDAV یا iCal ایکسپورٹ کے ذریعے Google کیلنڈر یا آؤٹ لک سے منسلک کیا جا سکتا ہے۔