Odoo خریداری ماڈیول: وینڈر مینجمنٹ اور پروکیورمنٹ

حصولی وہ جگہ ہے جہاں آپریشنل کارکردگی اور مالیاتی کنٹرول آپس میں ملتے ہیں۔ ہر خریداری کا آرڈر کمپنی کے فنڈز کے عزم کی نمائندگی کرتا ہے، اور ہر بے قابو خریداری ممکنہ تعمیل، معیار، یا بجٹ کا خطرہ ہے۔ اس کے باوجود بہت سے کاروبار اب بھی ای میل چینز، زبانی منظوریوں، اور اسپریڈشیٹ سے باخبر رہنے کے ذریعے خریداری کا انتظام کرتے ہیں - غیر مجاز اخراجات، چھوٹ چھوٹ، اور وینڈر کے تنازعات کے لیے پوشیدہ نمائش پیدا کرتے ہیں۔ Odoo 19 انٹرپرائز پرچیز ڈیلیوری اور انوائس میچنگ کے ذریعے ابتدائی درخواست سے لے کر ہر خریداری کی سرگرمی کے لیے ڈھانچہ، آٹومیشن، اور مکمل آڈٹ ٹریلز لاتا ہے۔

یہ گائیڈ مکمل Odoo پرچیز ماڈیول کا احاطہ کرتا ہے: وینڈر ماسٹر سیٹ اپ، کوٹیشن ورک فلوز کے لیے درخواست، پرچیز آرڈر مینجمنٹ، تین طرفہ میچنگ، وینڈر کی پرفارمنس ٹریکنگ، اور پروکیورمنٹ آٹومیشن۔ چاہے آپ مٹھی بھر دکانداروں کا انتظام کر رہے ہوں یا ہزاروں، یہ کنفیگریشن پیٹرن آپ کو ہوشیار، تیز اور مکمل کنٹرول کے ساتھ خریدنے میں مدد کریں گے۔

اہم ٹیک ویز

• پرائس لسٹ، لیڈ ٹائم، اور فی وینڈر ادائیگی کی شرائط کے ساتھ مکمل وینڈر ماسٹر کو برقرار رکھیں
• آرڈرز کا ارتکاب کرنے سے پہلے مسابقتی قیمت حاصل کرنے کے لیے کوٹیشن کے لیے درخواست (RFQ) ورک فلوز کا استعمال کریں
• اخراجات کی حدود اور اجازت کے درجہ بندی کو نافذ کرنے کے لیے خریداری کی منظوریوں کو ترتیب دیں۔
• غلط ادائیگیوں کو روکنے کے لیے تین طرفہ مماثلت (PO، رسید، رسید) کو خودکار بنائیں
• اعلی حجم کی بار بار چلنے والی خریداریوں کے لیے کمبل آرڈرز اور وینڈر فریم معاہدے مرتب کریں
• بروقت ڈیلیوری، معیار، اور قیمت کی تعمیل میٹرکس کے ساتھ وینڈر کی کارکردگی کو ٹریک کریں۔
• انوینٹری اور اکاؤنٹنگ کے ساتھ خریداری کو ہموار خریداری سے ادائیگی کے لیے مربوط کریں
• بھرنے کے لیے خودکار خریداری کے آرڈرز کو متحرک کرنے کے لیے دوبارہ ترتیب دینے کے قوانین کا استعمال کریں۔

---

وینڈر ماسٹر ڈیٹا کنفیگریشن

وینڈر ماسٹر آپ کے پروکیورمنٹ سسٹم کی بنیاد ہے۔ مکمل، درست وینڈر ڈیٹا خریداری سے ادائیگی کے پورے دور میں غلطیوں کو روکتا ہے۔

وینڈر ریکارڈز: وینڈر ریکارڈ بنانے کے لیے خریداری > آرڈرز > وینڈرز پر جائیں۔ وینڈر کا ریکارڈ رابطہ کی معلومات (کمپنی کا نام، پتہ، ویب سائٹ، ٹیکس ID) کو خریداری سے متعلق مخصوص ڈیٹا کے ساتھ ملاتا ہے: ادائیگی کی شرائط، کرنسی، مالی پوزیشن، اور کسی بھی قابل اطلاق خریداری کی قیمت کی فہرست۔ وینڈر کی مخصوص ہدایات کے ساتھ "نوٹس" فیلڈ کو مکمل کریں (مثال کے طور پر، "ہمیشہ اسی دن کی کھیپ کے لیے 3 بجے سے پہلے آرڈر کریں")۔

فروش کی قیمت کی فہرستیں: ہر وینڈر کے پاس اپنے رابطہ ریکارڈ کے ساتھ متعدد قیمت کی فہرستیں وابستہ ہوسکتی ہیں۔ قیمت کی فہرست میں اندراج یہ بتاتا ہے: پروڈکٹ، وینڈر کے پروڈکٹ کا حوالہ (ان کا SKU، جو خریداری کے آرڈرز پر خود بخود ظاہر ہوتا ہے)، قیمت، آرڈر کی کم از کم مقدار، اور لیڈ ٹائم۔ خریداری کا آرڈر بناتے وقت، Odoo خود بخود مماثل وینڈر پرائس لسٹ کے اندراج کا اطلاق کرتا ہے اور لیڈ ٹائم سے متوقع ترسیل کی تاریخ کا حساب لگاتا ہے۔

ایک سے زیادہ وینڈرز فی پروڈکٹ: پروڈکٹس میں مختلف قیمتوں اور لیڈ ٹائمز کے ساتھ متعدد منظور شدہ وینڈر ہوسکتے ہیں۔ دوبارہ بھرنے کے قواعد سے خریداری کے آرڈر تیار کرتے وقت، Odoo قابل ترتیب معیار کی بنیاد پر وینڈر کا انتخاب کرتا ہے: سب سے کم قیمت، کم ترین لیڈ ٹائم، یا ترجیحی وینڈر عہدہ۔ یہ ملٹی وینڈر کی صلاحیت دستی موازنہ کے بغیر خودکار وینڈر سلیکشن آپٹیمائزیشن کو قابل بناتی ہے۔

وینڈر کی تشخیص کا معیار: خریداری > ترتیب > وینڈر کی تشخیص کے تحت وینڈر کی کارکردگی سے باخبر رہنے کے لیے تشخیص کے معیار کی وضاحت کریں۔ معیاری معیار میں شامل ہیں: بروقت ڈیلیوری کی شرح، معیار مسترد ہونے کی شرح، اور قیمت کی تعمیل (اصل انوائس کی قیمت بمقابلہ PO قیمت)۔ یہ معیار وینڈر سکور کارڈ کی رپورٹ میں شامل ہوتے ہیں۔

---

کوٹیشن کی درخواست (RFQ) عمل

کوٹیشن کے عمل کی درخواست خریداری کے عزم سے پہلے مسابقتی سورسنگ کو باقاعدہ بناتی ہے۔ Odoo کا RFQ ورک فلو سادہ ایک وینڈر کوٹس سے لے کر ساختی ملٹی وینڈر مسابقتی بولی تک ہر چیز کی حمایت کرتا ہے۔

ایک آر ایف کیو بنانا: خریداری > آرڈرز > کوٹیشن کے لیے درخواستیں > نیا پر جائیں۔ درخواست کردہ پروڈکٹس، مقداریں، اور ڈیلیوری کی درخواست کی تاریخ شامل کریں۔ آپ ابتدائی طور پر کسی وینڈر کی وضاحت کیے بغیر ایک RFQ بنا سکتے ہیں، پھر اسی RFQ کو مسابقتی قیمتوں کے لیے متعدد دکانداروں کو بھیجیں۔

متعدد دکانداروں کو بھیجنا: RFQ فارم سے، اپنے منتخب دکانداروں کو کوٹیشن کی درخواست ای میل کرنے کے لیے "RFQ بھیجیں" کا استعمال کریں۔ ہر وینڈر کو ایک پیشہ ور پی ڈی ایف دستاویز موصول ہوتی ہے جس میں اشیاء، مقدار اور درخواست کی گئی ڈیلیوری کی تاریخ ہوتی ہے۔ وینڈرز بذریعہ ای میل جواب دیتے ہیں - ان کے جوابات کو دستی طور پر Odoo میں RFQ ریکارڈ پر کوٹیشن جوابات کے طور پر درج کیا جاتا ہے۔

RFQ موازنہ: وینڈر کوٹس حاصل کرنے کے بعد، RFQ موازنہ ٹول تمام وینڈر کوٹس ساتھ ساتھ دکھاتا ہے: وینڈر، قیمت، ڈیلیوری کی تاریخ، اور کل لاگت۔ ہر لائن یا پورے آرڈر کے لیے جیتنے والے وینڈر کو منتخب کریں۔ موازنہ کا نقطہ نظر ہر وینڈر کے اقتباس کی کل لاگت کا حساب لگاتا ہے، جس سے بہترین سورسنگ کا فیصلہ واضح ہوتا ہے۔

RFQ کو پرچیز آرڈر میں تبدیل کرنا: ایک بار وینڈر منتخب ہونے کے بعد، RFQ کو تصدیق شدہ خریداری آرڈر میں تبدیل کرنے کے لیے "آرڈر کی تصدیق کریں" پر کلک کریں۔ وینڈر کو ایک رسمی PO تصدیقی ای میل موصول ہوتا ہے۔ خریداری کا آرڈر متفقہ قیمت، مقدار، اور ڈیلیوری کی تاریخ کو بند کر دیتا ہے - ایک قانونی طور پر پابند عہد پیدا کرتا ہے۔

متبادل مصنوعات: اگر درخواست کردہ پروڈکٹ دستیاب نہیں ہے، تو دکاندار RFQ عمل کے دوران متبادل تجویز کر سکتے ہیں۔ Odoo نے RFQ پر مصنوعات کی متبادل تجاویز حاصل کی ہیں، جس سے پروکیورمنٹ ٹیموں کو اصل حوالوں کے ساتھ متبادل کا جائزہ لینے کی اجازت ملتی ہے۔

---

پرچیز آرڈر مینجمنٹ

ایک بار جب کسی RFQ کی بطور پرچیز آرڈر تصدیق ہو جاتی ہے، تو پروکیورمنٹ کا عمل عمل درآمد کے موڈ میں داخل ہو جاتا ہے۔ Odoo ڈیلیوری اور ادائیگی کے ذریعے PO تصدیق سے لے کر ہر مرحلے کو ٹریک کرتا ہے۔

PO تصدیق اور مواصلت: PO کی تصدیق کرنے سے وینڈر کو ای میل کے ذریعے ایک فارمیٹ شدہ PDF خریداری کا آرڈر بھیج دیا جاتا ہے۔ PO میں قانونی طور پر مطلوبہ تمام معلومات شامل ہیں: PO نمبر، کمپنی کی تفصیلات، وینڈر کی تفصیلات، مصنوعات کے حوالہ جات کے ساتھ لائن آئٹمز، مقدار، قیمتیں، ترسیل کا پتہ، ادائیگی کی شرائط، اور کوئی خاص ہدایات۔ وینڈرز سے PO کی وصولی کو تسلیم کرنے کی ضرورت ہو سکتی ہے - PO سیٹنگز میں ایک تصدیقی چیک باکس۔

پرچیز آرڈر میں ترمیم: جب تصدیق کے بعد پی او کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہو (مقدار کی ایڈجسٹمنٹ، ڈیلیوری کی تاریخ میں تبدیلی، قیمت پر نظر ثانی)، Odoo کے ترمیمی ورک فلو کا استعمال کریں۔ ترمیم شدہ پی او وینڈر کو تصدیق کے لیے بھیجا جاتا ہے۔ PO کے تمام ورژن ترمیم کی وجہ کے ساتھ چیٹر میں محفوظ ہیں — ایک مکمل آڈٹ ٹریل کو برقرار رکھنا۔

جزوی ڈیلیوری: دکاندار بعض اوقات جزوی مقدار میں ڈیلیور کرتے ہیں — آرڈر شدہ 100 میں سے صرف 60 یونٹ دستیاب ہیں۔ Odoo رسید کو تقسیم کرکے جزوی ترسیل کو سنبھالتا ہے: آج 60 یونٹس موصول ہوئے ہیں، اور بقیہ 40 کے لیے ایک بیک آرڈر بنایا گیا ہے۔ بیک آرڈر بقایا بیلنس کو اس وقت تک ٹریک کرتا ہے جب تک کہ یہ پورا یا منسوخ نہ ہوجائے۔

خریداری کی واپسی: جب ڈیلیور کردہ سامان کو واپس کرنے کی ضرورت ہو (غلط پروڈکٹ، ٹرانزٹ میں نقصان، معیار کو مسترد)، رسید سے براہ راست وینڈر کی واپسی بنائیں۔ Odoo ایک ریورس ٹرانسفر تیار کرتا ہے جو سامان کو وینڈر کو واپس بھیجتا ہے اور، اگر کنفیگر ہو تو، واپس کی گئی رقم کے لیے وینڈر کریڈٹ نوٹ کی درخواست کرتا ہے۔

PO اسٹیٹس ٹریکنگ: پرچیز > آرڈرز > پرچیز آرڈرز پر جائیں۔ اپنی پروکیورمنٹ پائپ لائن کی حالت دیکھنے کے لیے اسٹیٹس کے لحاظ سے فلٹر کریں (ڈرافٹ، تصدیق شدہ، موصول، بل)۔ "وصول کرنے کے لیے" فلٹر شاندار ڈیلیوری والے PO دکھاتا ہے — آپ کا سامان ٹرانزٹ میں ہے۔ "ٹو بل" فلٹر ایسے POs کو دکھاتا ہے جو مکمل طور پر موصول ہو چکے ہیں لیکن ابھی تک وینڈر انوائس سے مماثل نہیں ہیں۔

---

منظوری کے ورک فلو اور اخراجات کے کنٹرول

کسی بھی تنظیم میں بے قابو خریداری ایک اہم خطرہ ہے۔ Odoo کا خریداری کی منظوری کا نظام بیوروکریٹک رکاوٹیں پیدا کیے بغیر اجازت کے درجہ بندی کو نافذ کرتا ہے۔

خریداری کی حد: خریداری > ترتیب > ترتیبات پر جائیں اور "پرچیز آرڈر کی منظوری" کو فعال کریں۔ کم از کم آرڈر کی رقم کو ترتیب دیں جس کے لیے مینیجر کی منظوری درکار ہے۔ حد سے نیچے کے آرڈرز خود منظور شدہ ہیں۔ مندرجہ بالا آرڈرز کے لیے مینیجر کی واضح تصدیق کی ضرورت ہوتی ہے۔

ملٹی لیول منظوریاں: منظوری کے متعدد درجات والی بڑی تنظیموں کے لیے، Odoo کی مقامی خریداری کی منظوری کو Approvals ماڈیول کے ساتھ جوڑیں۔ منظوری کی درخواست کی قسم "پرچیز آرڈر > $10,000" بنائیں جو ڈیپارٹمنٹ ہیڈ کو جاتا ہے، پھر CFO کو $50,000 سے زیادہ کے آرڈرز کے لیے۔ منظوری دینے والوں کو ایک کلک کے منظور یا مسترد کرنے کے اختیار کے ساتھ ای میل اطلاعات موصول ہوتی ہیں۔

بجٹ کنٹرولز: خریداری کو اکاؤنٹنگ ماڈیول کے بجٹ مینجمنٹ سے مربوط کریں۔ ہر محکمہ یا لاگت کے مرکز کے لیے بجٹ کی وضاحت کریں۔ جب کسی محکمہ کے خلاف خریداری کا آرڈر بنایا جاتا ہے جو بجٹ سے زیادہ ہوتا ہے، تو Odoo ایک انتباہ پیدا کرتا ہے۔ منظوری کے ورک فلو کے ساتھ بجٹ کی وارننگز کو یکجا کریں تاکہ زیادہ بجٹ کی خریداریوں کو خود بخود CFO کی منظوری درکار ہوتی ہے۔

فروش کی پابندیاں: مخصوص پروڈکٹ کیٹیگریز کے لیے منظور شدہ وینڈر لسٹوں کی وضاحت کریں۔ اگر خریداری کا آرڈر کسی غیر منظور شدہ وینڈر سے کسی پروڈکٹ کا حوالہ دیتا ہے، تو Odoo اسے نظرثانی کے لیے جھنڈا لگاتا ہے۔ یہ ریگولیٹڈ صنعتوں کے لیے خاص طور پر اہم ہے جہاں وینڈر کی اہلیت تعمیل کی ضرورت ہے۔

---

تین طرفہ میچنگ اور انوائس کی توثیق

جب وینڈر انوائس مماثل اور ادائیگی کی جاتی ہے تو پروکیور ٹو پے سائیکل بند ہوجاتا ہے۔ تین طرفہ مماثلت - خریداری کے آرڈر، موصول شدہ سامان کی رسید، اور وینڈر انوائس کا موازنہ کرنا - غلط ادائیگیوں کو روکتا ہے۔

تین طرفہ مماثلت کیسے کام کرتی ہے: جب ایک وینڈر انوائس (بل) آتا ہے، Odoo اسے ابتدائی خریداری آرڈر سے جوڑ دیتا ہے۔ مماثل انجن موازنہ کرتا ہے:

1. PO مقدار اور قیمت بمقابلہ انوائس کی مقدار اور قیمت
2. وصول شدہ مقدار (رسید سے) بمقابلہ رسید کی مقدار

اگر تینوں دستاویزات متفق ہیں، تو رسید خود بخود ادائیگی کے لیے منظور ہو جاتی ہے۔ اگر کوئی تضاد ہے تو، انوائس کو دستی جائزے کے لیے جھنڈا لگایا جاتا ہے جس میں مخصوص مماثلت کو نمایاں کیا جاتا ہے۔

مماثلت کے اصولوں کو ترتیب دینا: اکاؤنٹنگ> کنفیگریشن> سیٹنگز پر جائیں اور مماثلت کی پالیسی کو ترتیب دیں۔ "2 طرفہ مماثلت" صرف PO اور انوائس کا موازنہ کرتا ہے۔ "3 طرفہ ملاپ" بھی رسید کا موازنہ کرتا ہے۔ زیادہ تر کاروباروں کے لیے، 3 طرفہ مماثلت مناسب کنٹرول ہے — یہ ان سامان کی ادائیگی کو روکتا ہے جو موصول نہیں ہوئے ہیں۔

انوائس میں تضادات: جب کوئی وینڈر PO سے زیادہ قیمت کی رسید دیتا ہے، Odoo قیمت میں تضاد کا الرٹ بناتا ہے۔ رسید زیر التواء ہے. اختیارات میں شامل ہیں: تضاد کو قبول کرنا اور PO کو ایڈجسٹ کرنا (اگر وینڈر کی لاگت میں جائز اضافہ ہوا ہے)، انوائس کو مسترد کرنا اور درست کرنے کی درخواست کرنا، یا وینڈر کی بات چیت کے لیے خریداری کی طرف بڑھانا۔

حاصلات: موصول ہونے والے لیکن ابھی تک رسید نہیں کیے گئے سامان کے لیے (GR/NI)، Odoo مہینے کے آخر میں خودکار جمع شدہ جرنل اندراجات تخلیق کرتا ہے۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ وصول شدہ انوینٹری بیلنس شیٹ میں ایک ذمہ داری کے طور پر ظاہر ہوتی ہے یہاں تک کہ وینڈر انوائس کے آنے سے پہلے - درست مدت کے آخر میں مالیاتی رپورٹنگ کے لیے ضروری ہے۔

---

بلینکٹ آرڈرز اور فریم کے معاہدے

اعلی حجم کے لیے، قائم وینڈرز سے دوبارہ خریداری، کمبل کے آرڈرز مناسب قیمتوں میں لاک کرتے ہوئے انتظامی اوور ہیڈ کو کم کر دیتے ہیں۔

کمبل آرڈرز بنانا: پرچیز > آرڈرز > بلینکٹ آرڈرز > نیا پر جائیں۔ وینڈر، معیاد کی مدت (مثلاً، کیلنڈر سال) اور ہر پروڈکٹ کے لیے مقرر کریں: زیادہ سے زیادہ مقدار اور متفقہ قیمت۔ کمبل آرڈر ڈیلیوری کی صحیح مقدار یا تاریخوں کی پہلے سے وضاحت کیے بغیر وینڈر کے ساتھ خریداری کے حجم کا پابند ہے۔

کمبل آرڈرز کو کال کرنا: جب آپ کو اصل ڈیلیوری کرنے کی ضرورت ہو تو کمبل آرڈر سے منسلک ایک "کال آف" خریداری آرڈر بنائیں۔ متفقہ کمبل کی قیمت خود بخود لاگو ہو جاتی ہے۔ Odoo معاہدے کے خلاف زیادہ سے زیادہ آرڈرنگ کو روکتے ہوئے کمبل کی زیادہ سے زیادہ کے خلاف آرڈر کی گئی مجموعی مقداروں کو ٹریک کرتا ہے۔

حجم کی چھوٹ: خریداری کے حجم کے درجات کی بنیاد پر وینڈر کی متوقع چھوٹ کو ترتیب دیں۔ جب ایک کمبل آرڈر کی مدت ختم ہو جاتی ہے، تو قابل اطلاق چھوٹ کا تعین کرنے کے لیے چھوٹ کی حد سے اصل خریدے گئے حجم کا موازنہ کریں۔ Odoo جمع شدہ خریداریوں کی بنیاد پر پوری مدت میں چھوٹ کی وصولی کو ٹریک کر سکتا ہے۔

---

وینڈر کی کارکردگی کی نگرانی

سپلائر کے تعلقات کے انتظام کے لیے اور سورسنگ کے فیصلوں کا جواز پیش کرنے کے لیے وینڈر کی کارکردگی کو معروضی طور پر ٹریک کرنا ضروری ہے۔

وقت پر ڈیلیوری: اوڈو اصل رسید کی تاریخوں کے مقابلے خریداری کے آرڈرز سے طے شدہ ڈیلیوری کی تاریخوں کو ٹریک کرتا ہے۔ وینڈر کی کارکردگی کی رپورٹ وقت پر ڈیلیوری کی شرح کا حساب لگاتی ہے جو کہ کمٹڈ تاریخ کو یا اس سے پہلے موصول ہونے والی PO لائنوں کے فیصد کے طور پر ہوتی ہے۔ دائمی دیر سے ڈیلیوری والے وینڈرز قابل شناخت ہیں اور ان کا استعمال بہتر شرائط پر گفت و شنید یا سوئچنگ سپلائرز کو جواز پیش کرنے کے لیے کیا جا سکتا ہے۔

معیاری کارکردگی: فی وینڈر مسترد ہونے کی شرح کو ٹریک کرنے کے لیے انوینٹری اور کوالٹی ماڈیولز کو جوڑیں۔ موصول ہونے والے سامان کے معیار کے معائنہ میں ناکام ہونے پر، مسترد کرنے والے کے خلاف ریکارڈ کیا جاتا ہے۔ کوالٹی ریجیکشن رپورٹ فی وینڈر مسترد شدہ موصول شدہ یونٹس کا فیصد دکھاتی ہے - آنے والی کوالٹی کی کارکردگی کا براہ راست پیمانہ۔

قیمت کی تعمیل: PO قیمتوں کا موازنہ فی وینڈر کی قیمتوں سے کریں۔ وہ دکاندار جو متفقہ قیمتوں سے اوپر انوائس کرتے ہیں انہیں جھنڈا لگایا جاتا ہے۔ یہ ڈیٹا وینڈر کے مذاکرات کی حمایت کرتا ہے اور بلنگ کے طریقوں کی نشاندہی کرتا ہے جن پر توجہ دینے کی ضرورت ہے۔

وینڈر سکور کارڈز: ڈیلیوری، معیار اور قیمت کی تعمیل کو وینڈر سکور کارڈ میں یکجا کریں۔ سکور کارڈ ڈیش بورڈ دیکھنے کے لیے خریداری > رپورٹنگ > وینڈر پرفارمنس پر جائیں۔ کارکردگی کے رجحانات پر بات کرنے اور بہتری کے اہداف مقرر کرنے کے لیے وینڈر ریلیشن شپ میٹنگز میں سالانہ اسکور کارڈ کے جائزے استعمال کریں۔

---

پروکیورمنٹ آٹومیشن اور ری آرڈرنگ رولز

معمول کی ادائیگی کے لیے دستی خریداری کے آرڈر کی تخلیق غیر موثر اور غلطی کا شکار ہے۔ Odoo کے دوبارہ ترتیب دینے والے قواعد معمول کی خریداری کے فیصلوں کو خودکار بناتے ہیں۔

دوبارہ ترتیب دینے کے قواعد: ہر مقام کے لحاظ سے ہر پروڈکٹ کے لیے کم سے کم اور زیادہ سے زیادہ اسٹاک کی سطح کی وضاحت کریں۔ جب اسٹاک کم سے کم سے نیچے آجاتا ہے، Odoo کا شیڈیولر خودکار طور پر پسندیدہ وینڈر کے لیے RFQ یا PO بناتا ہے، اسٹاک کو زیادہ سے زیادہ سطح پر لانے کے لیے مطلوبہ مقدار کا حساب لگاتا ہے۔ شیڈولر روزانہ چلتا ہے (قابل ترتیب) کسی بھی ایسی مصنوعات کو پکڑنے کے لئے جس کو دوبارہ بھرنے کی ضرورت ہے۔

میک ٹو آرڈر خریداری: صرف اس وقت خریدی گئی مصنوعات کے لیے جب کوئی گاہک انہیں آرڈر کرے (کوئی انوینٹری نہیں رکھی گئی)، MTO (میک ٹو آرڈر) روٹ کو ترتیب دیں۔ سیلز آرڈر کی تصدیق ہونے پر، Odoo خودکار طور پر مطلوبہ مقدار کے لیے ایک منسلک خریداری آرڈر بناتا ہے، جو گاہک کی ڈیلیوری کی تاریخ کے لیے عین وقت پر ڈیلیور کیا جائے۔

ڈراپ شپنگ: آپ کے گودام سے گزرے بغیر براہ راست وینڈر سے کسٹمر تک ڈیلیور کی جانے والی مصنوعات کے لیے وینڈر ڈراپ شپنگ کو ترتیب دیں۔ وینڈر کو گاہک کے پتے کے ساتھ ڈیلیوری آرڈر (PO سے تیار کیا گیا) ملتا ہے۔ Odoo متوقع ڈیلیوری کو ٹریک کرتا ہے اور ڈراپ شپمنٹ کی تصدیق ہونے پر گاہک کے سیل آرڈر کی صورتحال کو اپ ڈیٹ کرتا ہے۔

---

اکثر پوچھے گئے سوالات

Odoo متعدد کرنسیوں میں خریداری کے آرڈرز کو کیسے ہینڈل کرتا ہے؟

Odoo کثیر کرنسی کی خریداری کی مکمل حمایت کرتا ہے۔ ہر وینڈر کی قیمت کی فہرست ایک مخصوص کرنسی میں ہے۔ جب غیر ملکی کرنسی وینڈر کے لیے PO بنایا جاتا ہے، Odoo بجٹ سے باخبر رہنے اور اکاؤنٹنگ کے مقاصد کے لیے موجودہ شرح مبادلہ کا استعمال کرتے ہوئے رقم کو آپ کی فعال کرنسی میں تبدیل کر دیتا ہے۔ وینڈر انوائس کو اصل کرنسی میں ریکارڈ کیا جاتا ہے، اور کرنسی کے فوائد یا نقصانات کا حساب شرح تبادلہ کے فرق کی بنیاد پر ادائیگی کے وقت لگایا جاتا ہے۔

کیا Odoo خدمات کی خریداری کا انتظام کر سکتا ہے (صرف جسمانی سامان نہیں)؟

جی ہاں Odoo میں سروس کی قسم کی مصنوعات بنائیں (پروڈکٹ کی قسم = سروس) اور انہیں خریداری کے آرڈرز میں شامل کریں۔ سروس پروڈکٹس انوینٹری کی نقل و حرکت پیدا نہیں کرتے ہیں - کارروائی کے لیے کوئی رسید نہیں ہے۔ رسید کے مرحلے کو نظرانداز کرتے ہوئے وینڈر انوائس پہنچنے پر خریداری کا آرڈر براہ راست تصدیق شدہ سے بل تک جاتا ہے۔ یہ پیشہ ورانہ خدمات، دیکھ بھال کے معاہدوں، مشاورتی فیس، اور سافٹ ویئر کی رکنیت کے لیے استعمال ہوتا ہے۔

Odoo وینڈر پورٹلز اور الیکٹرانک پروکیورمنٹ کو کیسے ہینڈل کرتا ہے؟

Odoo ایک وینڈر پورٹل فراہم کرتا ہے جہاں سپلائرز اپنے خریداری کے آرڈرز کو دیکھنے اور تسلیم کرنے کے لیے لاگ ان کر سکتے ہیں، انوائسز الیکٹرانک طور پر جمع کر سکتے ہیں، اور ادائیگی کی حیثیت چیک کر سکتے ہیں۔ دکانداروں کو ایک دعوتی ای میل موصول ہوتا ہے جب ان کے پہلے PO کی تصدیق ہوتی ہے۔ پورٹل کے ذریعے الیکٹرانک انوائس جمع کرانے سے ای میل پر مبنی انوائس جمع کرانے کے مقابلے میں پروسیسنگ کا وقت اور غلطیوں میں کمی آتی ہے۔

ایک وینڈر انوائس کو ہینڈل کرنے کا عمل کیا ہے جو متعدد خریداری کے آرڈرز کا احاطہ کرتا ہے؟

Odoo ایک وینڈر بل کو متعدد خریداری آرڈرز کا حوالہ دینے کی اجازت دیتا ہے۔ وینڈر سے بل بناتے وقت، "ایک لائن شامل کریں" پر کلک کریں اور ان کی لائن آئٹمز کو بل میں کھینچنے کے لیے متعلقہ خریداری کے آرڈرز کو منتخب کریں۔ Odoo تمام منتخب پی اوز میں مقداروں کو بل کی گئی مقداروں سے ملاتا ہے۔ یہ اس وقت عام ہے جب دکاندار متعدد POs سے ایک ماہانہ انوائس میں ترسیل کو یکجا کرتے ہیں۔

کیا ہم خودکار POs کے بجائے خودکار دوبارہ ترتیب دینے والی اطلاعات ترتیب دے سکتے ہیں؟

جی ہاں دوبارہ ترتیب دینے کے قوانین کو "Order One" آپشن کے ساتھ ترتیب دیں، جو تصدیق شدہ PO کے بجائے خریداری کی تجویز (ڈرافٹ RFQ) تیار کرتا ہے۔ پروکیورمنٹ کا عملہ ہر صبح RFQ کے مسودے کا جائزہ لیتا ہے، کوئی ایڈجسٹمنٹ کرتا ہے، اور تصدیق کرتا ہے۔ یہ ہائبرڈ نقطہ نظر آرڈر دینے سے پہلے انسانی جائزے کو برقرار رکھتے ہوئے دوبارہ بھرنے کی تجاویز کی تخلیق کو خودکار بناتا ہے - متغیر لیڈ ٹائم یا غیر مستحکم قیمتوں والے کاروبار کے لیے ایک عام ترجیح۔

Odoo ان خریداریوں کے لیے لینڈڈ لاگت کو کیسے ہینڈل کرتا ہے جس میں فریٹ اور امپورٹ ڈیوٹیز شامل ہیں؟

سامان وصول کرنے کے بعد، لینڈڈ لاگت کا ریکارڈ بنانے کے لیے انوینٹری > آپریشنز > لینڈڈ لاگت پر جائیں۔ فریٹ اور ڈیوٹی کی رقم کی وضاحت کریں اور متعلقہ رسید سے لنک کریں۔ Odoo حاصل شدہ مصنوعات (مقدار، وزن، یا قدر کے لحاظ سے) میں لینڈڈ لاگت تقسیم کرتا ہے اور سامان کی حقیقی قیمت کو ظاہر کرنے کے لیے انوینٹری کی تشخیص کو ایڈجسٹ کرتا ہے۔ یہ ایڈجسٹمنٹ اکاؤنٹنگ جرنل میں خود بخود پوسٹ ہو جاتی ہیں۔

کیا Odoo کنسائنمنٹ کی خریداری کو سنبھال سکتا ہے جہاں ہم صرف وہی ادائیگی کرتے ہیں جو ہم استعمال کرتے ہیں؟

سامان کی خریداری کا انتظام اوڈو میں خریداری کی ذمہ داری پیدا کیے بغیر سامان کو ایک مخصوص کنسائنمنٹ مقام پر وصول کرکے کیا جاسکتا ہے۔ چونکہ کنسائنمنٹ کا سامان اسٹاک سے استعمال کیا جاتا ہے (مینوفیکچرنگ یا فروخت میں استعمال کیا جاتا ہے)، استعمال شدہ مقدار کے لیے کنسائنمنٹ فروش کو ایک متواتر خریداری کا آرڈر بنایا جاتا ہے۔ یہ درست طریقے سے صرف اصل میں استعمال ہونے والے سامان کی ذمہ داری کی عکاسی کرتا ہے، کنسائنمنٹ پر رکھے گئے سامان کے لیے نہیں۔

---

اگلے اقدامات

Odoo پرچیز مینجمنٹ انتظامی فنکشن سے خریداری کو ایک اسٹریٹجک صلاحیت میں تبدیل کرتا ہے — خرچ کی مکمل مرئیت فراہم کرنا، اجازت کے کنٹرول کو نافذ کرنا، اور خریداری کے معمول کے فیصلوں کو خودکار کرنا۔ صحیح طریقے سے لاگو ہونے پر، کاروبار عام طور پر پروکیورمنٹ کے انتظامی اخراجات میں 15-25% کمی اور بہتر وینڈر مینجمنٹ اور تین طرفہ مماثلت کی درستگی سے نمایاں بچت حاصل کرتے ہیں۔

ECOSIRE مینوفیکچرنگ، ڈسٹری بیوشن، ریٹیل، اور سروسز کے کاروبار کے لیے Odoo پرچیز کو نافذ کرتا ہے۔ ہمارے نفاذ میں وینڈر ماسٹر کی منتقلی، منظوری ورک فلو ڈیزائن، تین طرفہ مماثلت کی ترتیب، اور پروکیورمنٹ ٹیم کی تربیت شامل ہے۔

ہمارے Odoo سروسز کا صفحہ ملاحظہ کریں پروکیورمنٹ کے نفاذ کے اختیارات کو دریافت کرنے کے لیے، یا ہمارے مارکیٹ پلیس ماڈیولز کو براؤز کریں تاکہ جدید وینڈر ریٹنگ سسٹم، الیکٹرانک پروکیورمنٹ پورٹلز، اور Odoo 19 انٹرپرائز کے لیے بنائے گئے اینالیٹکس ڈیش بورڈز کو خرچ کریں۔