Odoo دستاویزات: انٹرپرائز دستاویز مینجمنٹ سسٹم گائیڈ

یہ گائیڈ Odoo 19 میں انٹرپرائز دستاویز کے انتظام کے مکمل سیٹ اپ کا احاطہ کرتا ہے، ورک اسپیس آرکیٹیکچر سے لے کر OCR آٹومیشن، اسپریڈ شیٹ انٹیگریشن، اور تعمیل کے لیے تیار برقرار رکھنے کی پالیسیاں۔

اہم ٹیک ویز

• ورک اسپیس کے درجہ بندی کو ڈیزائن کریں جو آپ کے تنظیمی ڈھانچے اور رسائی کے تقاضوں کی آئینہ دار ہوں۔
• تیز رفتار، کثیر جہتی دستاویز کی دریافت کے لیے ٹیگنگ ٹیکنومیز کو لاگو کریں۔
• میعاد ختم ہونے کی تاریخوں، پاس ورڈز، اور ڈاؤن لوڈ/صرف دیکھنے کی اجازت کے ساتھ اشتراک کے لنکس کو ترتیب دیں
• مکمل تاریخ، موازنہ، اور رول بیک صلاحیتوں کے ساتھ دستاویز کے ورژن کو ٹریک کریں۔
• اسکین شدہ دستاویزات اور رسیدوں سے خود بخود ڈیٹا نکالنے کے لیے OCR تعینات کریں۔
• ایسی اسپریڈشیٹ دستاویزات بنائیں جو Odoo ڈیٹا بیس سے لائیو ڈیٹا کھینچیں۔
• خودکار فائلنگ کے قوانین بنائیں جو آنے والی دستاویزات کو دستی مداخلت کے بغیر ترتیب دیں۔
• برقرار رکھنے کی پالیسیاں نافذ کریں جو ریگولیٹری تقاضوں کی تعمیل کو نافذ کرتی ہیں۔

---

ورک اسپیس آرکیٹیکچر

اپنے ورک اسپیس کے درجہ بندی کو ڈیزائن کرنا

ورک اسپیس اوڈو دستاویزات کی تنظیمی ریڑھ کی ہڈی ہیں۔ رسائی کے کنٹرولز، ورک فلو کے اصولوں، اور ڈیفالٹ ٹیگز والے ذہین فولڈرز کے طور پر ان کے بارے میں سوچیں۔

دستاویزات> کنفیگریشن> ورک اسپیس پر جائیں اور ایک درجہ بندی بنائیں جو آپ کی تنظیم کی عکاسی کرتا ہے:

ایکسیس کنٹرول کنفیگریشن

ہر ورک اسپیس میں آزاد رسائی کنٹرول ہے:

فی ورک اسپیس ڈیفالٹ رسائی سیٹ کریں اور ضرورت پڑنے پر ذیلی ورک اسپیس یا انفرادی دستاویز کی سطح پر اوور رائڈ کریں۔ سیکیورٹی ماڈل اضافی ہے — ورک اسپیس کی سطح پر "دیکھنے والے" تک رسائی کے ساتھ ایک صارف جسے مخصوص ذیلی ورک اسپیس پر "ایڈیٹر" تک رسائی دی جاتی ہے، صرف اسی ذیلی ورک اسپیس میں "ایڈیٹر" کی صلاحیتیں حاصل کرتا ہے۔

پہلے سے طے شدہ خصوصیات

دستاویز کی ہینڈلنگ کو معیاری بنانے کے لیے فی ورک اسپیس ڈیفالٹس ترتیب دیں:

• ڈیفالٹ ٹیگز: اس ورک اسپیس پر اپ لوڈ کردہ دستاویزات پر خودکار طور پر ٹیگ لگائیں
• ڈیفالٹ مالک: ورک اسپیس مینیجر کو ڈیفالٹ دستاویز کے مالک کے طور پر سیٹ کریں۔
• لاکنگ: جب کسی دستاویز میں ترمیم کی جارہی ہو تو خودکار لاکنگ کو فعال کریں۔
• پسندیدہ برائے: متعلقہ ٹیم کے اراکین کے لیے ورک اسپیس کو خودکار طور پر پسند کریں۔
• لنک شدہ ماڈل: ایک Odoo ماڈل سے جڑیں (مثال کے طور پر، انوائس دستاویزات کے لیے اکاؤنٹ سے منسلک فنانس ورک اسپیس)

---

ٹیگ ٹیکسونومی ڈیزائن

ٹیگ کا ڈھانچہ بنانا

ٹیگز کثیر جہتی درجہ بندی کو فعال کرتے ہیں جو فلیٹ فولڈر کے ڈھانچے حاصل نہیں کرسکتے ہیں۔ ایک دستاویز کا تعلق ایک ورک اسپیس سے ہو سکتا ہے لیکن اس میں متعدد ٹیگز ہو سکتے ہیں۔

دستاویزات> کنفیگریشن> ٹیگز پر جائیں اور ایک منظم درجہ بندی بنائیں:

ٹیگ پر مبنی تلاش

اچھی طرح سے ڈیزائن کردہ درجہ بندی کے ساتھ، صارفین فولڈر کے درختوں پر تشریف لے جانے کے بجائے ٹیگز کو ملا کر دستاویزات تلاش کرتے ہیں۔ مثالیں:

• "معاہدہ" + "وینڈر" + "2026" → تمام 2026 وینڈر معاہدے
• "انوائس" + "اوور ڈیو" + "فنانس" → فنانس ریویو کے لیے اوور ڈیو انوائسز
• "SOP" + "مینوفیکچرنگ" + "منظور شدہ" → فعال مینوفیکچرنگ طریقہ کار
• "خفیہ" + "HR" → تمام خفیہ HR دستاویزات

ٹیگ پر مبنی تلاش کراس فنکشنل سوالات کے لیے فولڈر نیویگیشن کے مقابلے میں نمایاں طور پر تیز ہوتی ہے، یہی وجہ ہے کہ بالغ DMS نفاذ والی تنظیمیں مستقل ٹیگنگ پر بہت زیادہ انحصار کرتی ہیں۔

لازمی ٹیگز

فی ورک اسپیس کے لیے لازمی ٹیگ کیٹیگریز کو ترتیب دیں۔ فنانس ورک اسپیس پر دستاویز اپ لوڈ کرتے وقت، صارف کو "دستاویز کی قسم" اور "سال" کیٹیگریز میں سے کم از کم ایک ٹیگ منتخب کرنا چاہیے۔ یہ غیر ٹیگ شدہ دستاویزات کو وقت کے ساتھ جمع ہونے اور تلاش کی تاثیر کو کم کرنے سے روکتا ہے۔

---

لنکس اور تعاون کا اشتراک کریں۔

دستاویز کا اشتراک

اندرونی اور بیرونی صارفین کے ساتھ انفرادی دستاویزات یا مکمل ورک اسپیس کا اشتراک کریں:

شیئر لنکس بنانا

کسی بھی دستاویز پر جائیں اور "شیئر" پر کلک کریں۔ ترتیب دیں:

1. وصول کنندہ کی قسم: اندرونی، پورٹل، یا عوامی
2. اجازت: صرف دیکھیں یا ڈاؤن لوڈ کی اجازت ہے۔
3. ختم ہونا: کوئی میعاد ختم نہیں، یا کوئی مخصوص تاریخ مقرر نہیں۔
4. پاس ورڈ: اختیاری پاس ورڈ تحفظ
5. سرگرمی سے باخبر رہنا: یہ دیکھنے کے لیے فعال کریں کہ کس نے دستاویز تک رسائی حاصل کی اور کب

ورک اسپیس شیئرنگ

جاری تعاون کے لیے پورے ورک اسپیس فولڈرز کا اشتراک کریں۔ جب آپ ورک اسپیس کا اشتراک کرتے ہیں، تو وصول کنندہ اس کے اندر موجود تمام دستاویزات دیکھتا ہے (ایکسیس کنٹرولز کا احترام کرتے ہوئے)۔ ورک اسپیس میں شامل کردہ نئی دستاویزات خود بخود شیئر وصول کنندہ کے لیے مرئی ہو جاتی ہیں — ہر دستاویز کو انفرادی طور پر شیئر کرنے کی ضرورت نہیں۔

تعاون کی خصوصیات

ریئل ٹائم ایڈیٹنگ: Odoo کے بلٹ ان ایڈیٹرز (ٹیکسٹ، اسپریڈشیٹ) میں بنائی گئی دستاویزات کے لیے، متعدد صارفین کرسر پوزیشنز کو نظر آنے کے ساتھ ایک ساتھ ترمیم کر سکتے ہیں۔ تبدیلیاں خود بخود محفوظ ہوجاتی ہیں۔

تبصرے اور مباحثے: چیٹر کے ذریعے کسی بھی دستاویز میں تبصرے شامل کریں۔ ان کی توجہ مبذول کرنے کے لیے ساتھیوں کو @ ذکر کے ساتھ ٹیگ کریں۔ تبصرے فارمیٹنگ، منسلکات، اور تھریڈڈ جوابات کی حمایت کرتے ہیں۔

سرگرمی اسائنمنٹس: براہ راست دستاویز سے ساتھیوں کو جائزہ، منظوری، یا اپ ڈیٹ سرگرمیاں تفویض کریں۔ سرگرمیاں ان کے ایکٹیویٹی ڈیش بورڈ میں ظاہر ہوتی ہیں اور ای میل اطلاعات کو متحرک کرتی ہیں۔

---

ورژن کنٹرول

خودکار ورژننگ

Odoo کسی دستاویز میں ہونے والی ہر تبدیلی کو نئے ورژن کے طور پر ٹریک کرتا ہے۔ ورژن کی تاریخ سے پتہ چلتا ہے:

ورژن آپریشنز

• دیکھیں: کوئی بھی سابقہ ورژن صرف پڑھنے کے موڈ میں کھولیں۔
• موازنہ: کسی بھی دو ورژن کے درمیان ساتھ ساتھ موازنہ (متن پر مبنی دستاویزات کے لیے)
• بحال کریں: پچھلے ورژن پر واپس جائیں، جو ایک نیا ورژن اندراج بناتا ہے (مکمل تاریخ کو محفوظ کرتے ہوئے)
• ڈاؤن لوڈ: کوئی مخصوص ورژن ڈاؤن لوڈ کریں۔
• حذف کریں: انٹرمیڈیٹ ورژن کو ہٹا دیں جن کی مزید ضرورت نہیں ہے (ایڈمن کی اجازت کے ساتھ)

ورژن کا نام

پہلے سے طے شدہ طور پر، ورژن کو ترتیب وار نمبر دیا جاتا ہے۔ سنگ میل کے ورژن کے لیے، ورژن کا لیبل شامل کریں: "فائنل ڈرافٹ،" "بورڈ منظور شدہ،" "شائع شدہ۔" یہ اضافی تبدیلیوں کے ذریعے سکرول کیے بغیر اہم ورژن تلاش کرنا آسان بناتا ہے۔

چیک آؤٹ / چیک ان

ایسے ماحول کے لیے دستاویز لاکنگ کو فعال کریں جہاں ہم وقتی ترمیم مطلوب نہیں ہے:

1. چیک آؤٹ: صارف خصوصی ترمیم کے لیے دستاویز کو لاک کرتا ہے۔ دوسروں کو ایک "Locked by [name]" اشارے نظر آتے ہیں۔
2. ترمیم کریں: صرف لاک ہولڈر ہی دستاویز میں ترمیم کر سکتا ہے۔
3. چیک ان: صارف تبدیلیاں محفوظ کرتا ہے اور ایک نیا ورژن بنا کر لاک کو جاری کرتا ہے۔
4. فورس انلاک: ورک اسپیس مینیجر ان دستاویزات کو زبردستی غیر مقفل کر سکتے ہیں جنہیں ان صارفین نے چھوڑ دیا ہے جو چیک ان کرنا بھول گئے ہیں۔

---

OCR اور ذہین دستاویز پروسیسنگ

OCR کنفیگریشن

Odoo انٹرپرائز میں بلٹ ان OCR (آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن) شامل ہے جو مشین لرننگ سے چلتا ہے۔ ترتیبات> عمومی> ڈیجیٹائزیشن کے تحت OCR کو فعال کریں۔

معاون دستاویز کی اقسام

OCR ورک فلو

1. اپ لوڈ: دستاویز کو اسکین کریں یا تصویر بنائیں اور نامزد کردہ ورک اسپیس پر اپ لوڈ کریں۔
2. پروسیسنگ: Odoo کا OCR انجن دستاویز کا تجزیہ کرتا ہے (عام طور پر 5-15 سیکنڈ)
3. ایکسٹریکشن: شناخت شدہ ڈیٹا فیلڈز کو نمایاں کیا جاتا ہے اور ایک منظم شکل میں آباد کیا جاتا ہے
4. جائزہ: صارف نکالے گئے ڈیٹا کا جائزہ لیتا ہے اور کسی بھی غلطی کو درست کرتا ہے۔
5. کارروائی: ایک کلک کے ساتھ متعلقہ Odoo ریکارڈ (وینڈر بل، خرچ، رابطہ) بنائیں

OCR ماڈل کی تربیت

Odoo کا OCR استعمال کے ساتھ بہتر ہوتا ہے۔ آپ کی ہر تصحیح مستقبل کی بہتر پہچان کے لیے ٹرینوں کو ماڈل بناتی ہے۔ ایک ہی وینڈر سے 50-100 دستاویزات پر کارروائی کرنے کے بعد، اس وینڈر کی رسیدوں کی درستگی 98% تک پہنچ جاتی ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ سیٹ اپ کی ابتدائی مدت میں مزید جائزے کی ضرورت ہے، لیکن طویل مدتی تجربہ تقریباً ہینڈز فری ہے۔

---

اسپریڈشیٹ انٹیگریشن

اوڈو اسپریڈ شیٹس

Odoo دستاویزات میں ایک بلٹ ان اسپریڈشیٹ ایپلی کیشن شامل ہے جو آپ کے کاروباری ڈیٹا سے براہ راست جڑتی ہے۔

اسپریڈشیٹ بنانا: کسی بھی ورک اسپیس پر جائیں اور "تخلیق> اسپریڈشیٹ" پر کلک کریں۔ سپریڈ شیٹ ایڈیٹر معیاری فعالیت فراہم کرتا ہے: فارمولے، فارمیٹنگ، چارٹس، پیوٹ ٹیبلز، اور مشروط فارمیٹنگ۔

لائیو ڈیٹا کنکشن: کلیدی فرق کرنے والا براہ راست Odoo ڈیٹا کو اسپریڈشیٹ میں کھینچنے کی صلاحیت ہے۔ ایک ڈیٹا ماخذ داخل کریں جو روابط، انوائس، سیلز آرڈرز، انوینٹری، یا کسی بھی Odoo ماڈل سے استفسار کرتا ہے۔ اسپریڈشیٹ ریئل ٹائم میں اپ ڈیٹ ہوتی ہے جیسا کہ بنیادی ڈیٹا میں تبدیلی آتی ہے۔

مثال کے استعمال کے معاملات:

اسپریڈشیٹ ٹیمپلیٹس

بار بار ہونے والے تجزیوں کے لیے ٹیمپلیٹ سپریڈ شیٹس بنائیں۔ ہر مہینے، ٹیمپلیٹ کو ڈپلیکیٹ کریں، اور لائیو ڈیٹا کنکشن موجودہ ڈیٹا کو خود بخود کھینچ لیتے ہیں۔ ٹیمپلیٹس تمام محکموں میں رپورٹنگ کو معیاری بناتے ہیں اور مستقل طریقہ کار کو یقینی بناتے ہیں۔

اسپریڈشیٹ بصیرت کا اشتراک کرنا

اسپریڈ شیٹس کا اشتراک کسی دوسرے دستاویز کی طرح کیا جا سکتا ہے — اندرونی لنکس، پورٹل تک رسائی، یا عوامی لنکس کے ذریعے۔ ایگزیکٹو رپورٹنگ کے لیے، خودکار اسنیپ شاٹس کا شیڈول بنائیں جو اسپریڈشیٹ کو پی ڈی ایف میں ایکسپورٹ کرتے ہیں اور اسٹیک ہولڈرز کو ایک متعین شیڈول پر ای میل کرتے ہیں۔

---

خودکار فائلنگ کے قواعد

اصول کی ترتیب

خودکار فائلنگ کے قوانین دستی مداخلت کے بغیر آنے والی دستاویزات کو ترتیب دیتے ہیں۔ دستاویزات> کنفیگریشن> ورک فلو ایکشن پر جائیں اور قواعد بنائیں:

ای میل عرف فائلنگ

ای میل عرفی نام کنفیگر کریں جو خود بخود دستاویزات بناتے ہیں۔ مثال کے طور پر:

• [email protected] → فنانس میں فائل کردہ منسلکات > OCR پروسیسنگ کے ساتھ رسیدیں۔
• [email protected] → قانونی میں دائر منسلکات > نظرثانی کی سرگرمی کے ساتھ معاہدے بنائے گئے۔
• [email protected] → مالیات میں فائل کردہ منسلکات > اخراجات کی تخلیق کے ساتھ رسیدیں۔

ملازمین صرف ای میل کرتے ہیں یا دستاویزات کو مناسب عرف میں بھیج دیتے ہیں، اور فائلنگ خود بخود ہو جاتی ہے۔

ورک فلو ایکشنز

سادہ فائلنگ سے ہٹ کر، دستاویز کے واقعات سے شروع ہونے والے ملٹی سٹیپ ورک فلو کو ترتیب دیں:

1. اپ لوڈ پر: ورک اسپیس کی بنیاد پر ڈیفالٹ ٹیگز لگائیں۔
2. OCR کے بعد: نکالی گئی رقم کی بنیاد پر منظوری دینے والے کو راستہ
3. منظوری پر: مستقل ورک اسپیس پر جائیں، "ڈرافٹ" ٹیگ کو ہٹائیں، "منظور شدہ" ٹیگ شامل کریں
4. ختم ہونے پر: دستاویز کے مالک کو مطلع کریں، "تجدید مطلوب" ٹیگ شامل کریں
5. جائزہ کی تاریخ پر: دستاویز کے جائزہ لینے والے کے لیے سرگرمی بنائیں

---

برقرار رکھنے کی پالیسیاں

پالیسی کنفیگریشن

تعمیل کے لیے دستاویزات کی مختلف اقسام کے لیے دستاویزی برقرار رکھنے کی مدت درکار ہوتی ہے۔ دستاویزات> کنفیگریشن> برقرار رکھنے کے تحت برقراری کی پالیسیاں ترتیب دیں:

| دستاویز کی قسم | برقرار رکھنے کی مدت | ضابطہ | برقرار رکھنے کے بعد کی کارروائی | |----------------------------|-----------------|------------| | ٹیکس دستاویزات | 7 سال | IRS / لوکل ٹیکس اتھارٹی | آرکائیو پھر حذف کریں | | ملازمین کا ریکارڈ | علیحدگی کے 7 سال بعد | ملازمت کا قانون | آرکائیو پھر حذف کریں | | وینڈر کنٹریکٹس | میعاد ختم ہونے کے 10 سال بعد | تجارتی قانون | آرکائیو پھر حذف کریں | | مالی بیانات | مستقل | کارپوریٹ گورننس | مستقل محفوظ شدہ دستاویزات میں منتقل کریں | | کسٹمر خط و کتابت | 3 سال | GDPR/ڈیٹا تحفظ | حذف کریں | | بھرتی کا ریکارڈ | 1 سال (ناکام) | GDPR / EEOC | حذف کریں | | سیفٹی ریکارڈز | 5 سال | OSHA | آرکائیو پھر حذف کریں |

خودکار برقرار رکھنے کا نفاذ

برقرار رکھنے کی پالیسیوں کو نافذ کرنے والی خودکار کارروائیوں کو ترتیب دیں:

1. ریٹینشن کی تاریخ پر - 30 دن: دستاویز کے مالک کو مطلع کریں کہ برقرار رکھنے کی مدت ختم ہو رہی ہے
2. ریٹینشن کی تاریخ پر: دستاویز کو "پینڈنگ ڈیلیٹ" ورک اسپیس میں منتقل کریں۔
3. ریٹینشن کی تاریخ + 30 دن: اگر کوئی ہولڈ کی درخواست نہیں ہے، تو دستاویز کو مستقل طور پر حذف کر دیں۔
4. قانونی ہولڈ اوور رائڈ: قانونی ہولڈ کے تحت دستاویزات برقرار رکھنے کی مدت سے قطع نظر حذف کرنے سے مستثنیٰ ہیں

تعمیل آڈٹ رپورٹس

تعمیل کی رپورٹیں بنائیں جس میں دکھایا گیا ہے:

• دستاویزات برقرار رکھنے کی آخری تاریخ (اگلے 90 دن)
• بغیر کسی کارروائی کے ماضی کے دستاویزات
• قانونی ہولڈ انوینٹری
• برقرار رکھنے کی پالیسی کے کوریج میں فرق (دستاویز کی قسمیں بغیر کسی پالیسی کے)
• حساس دستاویز کیٹیگریز کے لیے آڈٹ ٹریل تک رسائی حاصل کریں۔

---

اوڈو ایپلی کیشنز کے ساتھ انضمام

دستاویزات + اکاؤنٹنگ

اکاؤنٹنگ میں بنائے گئے وینڈر بلز فنانس ورک اسپیس میں خود بخود متعلقہ دستاویزات تیار کرتے ہیں۔ دستاویز دو طرفہ طور پر اکاؤنٹنگ اندراج سے منسلک ہوتی ہے — دستاویز سے بل یا بل سے دستاویز پر کلک کریں۔ یہ ای میل میں موجود انوائسز کا عام مسئلہ ختم کرتا ہے لیکن DMS میں نہیں، یا DMS میں لیکن اکاؤنٹنگ ریکارڈ سے منسلک نہیں ہے۔

دستاویزات + HR

ملازمین کے دستاویزات (معاہدے، تشخیص، سرٹیفیکیشن، شناختی کاپیاں) HR ورک اسپیس میں محفوظ ہیں۔ ہر ملازم کے پاس ایک سرشار دستاویز فولڈر ہوتا ہے جو ان کے HR ریکارڈ سے قابل رسائی ہوتا ہے۔ جب کوئی ملازم آن بورڈ ہوتا ہے، تو ایک خودکار ورک فلو ان کے دستاویز کا فولڈر بناتا ہے اور مطلوبہ دستاویزات کے لیے درخواستیں بھیجتا ہے۔

دستاویزات + پروجیکٹس

پروجیکٹ کی دستاویزات کا انتظام پراجیکٹ کے مخصوص ذیلی کام کی جگہوں میں ہوتا ہے۔ جب ایک نیا پروجیکٹ بنتا ہے، تو ایک خودکار کارروائی ڈیفالٹ ذیلی فولڈرز کے ساتھ متعلقہ دستاویز کی ورک اسپیس بناتی ہے: ڈیلیوریبلز، میٹنگ نوٹس، نردجیکرن، اور کلائنٹ کمیونیکیشنز۔

دستاویزات + دستخط

ڈیجیٹل دستخطی ورک فلو کے لیے دستاویزات کو Odoo سائن کے ساتھ جوڑیں۔ دستاویزات کے کام کی جگہ پر معاہدہ اپ لوڈ کریں، اسے Odoo سائن کے ذریعے دستخط کے لیے بھیجیں، اور دستخط شدہ ورژن خود بخود غیر دستخط شدہ ورژن کو مکمل آڈٹ ٹریل سے بدل دیتا ہے۔

---

اکثر پوچھے گئے سوالات

Odoo Documents کس فائل کی اقسام کو سپورٹ کرتا ہے؟

Odoo دستاویزات تمام عام فائل کی اقسام کو سپورٹ کرتی ہیں: PDF، Word (.doc/.docx)، Excel (.xls/.xlsx)، PowerPoint (.ppt/.pptx)، تصاویر (JPG، PNG، GIF، SVG)، ٹیکسٹ فائلز، CSV، ZIP آرکائیوز، اور ویڈیو/آڈیو فائلیں۔ فائلوں کو ان کے اصل فارمیٹ کے ساتھ اسٹور کیا جاتا ہے اور انہیں ڈاؤن لوڈ کیے بغیر زیادہ تر عام اقسام کے لیے براؤزر میں پیش نظارہ کیا جا سکتا ہے۔

کیا دستاویز اپ لوڈ کرنے کے لیے فائل سائز کی کوئی حد ہے؟

پہلے سے طے شدہ زیادہ سے زیادہ اپ لوڈ سائز 128 MB فی فائل ہے، جو سسٹم ایڈمنسٹریٹر کے ذریعے ترتیب دیا جا سکتا ہے۔ بہت بڑی فائلوں (CAD ڈرائنگ، ویڈیو فائلز) کے لیے، Odoo کے S3 اسٹوریج بیک اینڈ کو استعمال کرنے پر غور کریں جو 5 GB تک فائلوں کو ہینڈل کرتا ہے۔ اسٹوریج بیک اینڈ کنفیگریشن اس بات کا تعین کرتی ہے کہ فائلیں جسمانی طور پر کہاں محفوظ ہیں — مقامی فائل سسٹم، S3، یا دیگر کلاؤڈ اسٹوریج۔

کیا میں دستاویز کے مواد (مکمل متن کی تلاش) میں تلاش کرسکتا ہوں؟

جی ہاں اوڈو فل ٹیکسٹ تلاش کے لیے اپ لوڈ کردہ دستاویزات (پی ڈی ایف، ورڈ، ٹیکسٹ فائلز) کے متنی مواد کو انڈیکس کرتا ہے۔ ٹیگ پر مبنی فلٹرنگ اور ورک اسپیس نیویگیشن کے ساتھ مل کر، یہ مواد، میٹا ڈیٹا، اور درجہ بندی کے کسی بھی امتزاج سے دستاویزات تلاش کرنے کے قابل بناتا ہے۔ OCR پر عملدرآمد شدہ دستاویزات بھی مکمل متن میں تلاش کے قابل ہیں۔

Odoo دستاویزات کا موازنہ SharePoint یا Google Drive سے کیسے ہوتا ہے؟

Odoo دستاویزات آپ کے کاروباری عمل کے ساتھ مقامی انضمام کے اہم فائدہ کے ساتھ موازنہ فائل مینجمنٹ کی صلاحیتیں (ورژننگ، اشتراک، تلاش، رسائی کنٹرول) پیش کرتا ہے۔ Odoo دستاویزات میں ایک وینڈر انوائس صرف ایک فائل نہیں ہے - یہ وینڈر ریکارڈ، خریداری کے آرڈر، اکاؤنٹنگ اندراج، اور ادائیگی سے منسلک ہے. SharePoint اور Google Drive کو کاروباری سیاق و سباق کی اس سطح کو حاصل کرنے کے لیے حسب ضرورت انضمام یا دستی عمل کی ضرورت ہوتی ہے۔

کیا میں موجودہ دستاویزات کو دوسرے DMS سے Odoo میں منتقل کر سکتا ہوں؟

جی ہاں Odoo فائل اپ لوڈ کے ساتھ مل کر CSV میپنگ (میٹا ڈیٹا کے لیے) کے ذریعے بلک دستاویز کی درآمد کی حمایت کرتا ہے۔ بڑی منتقلی کے لیے (دسیوں ہزار دستاویزات)، ٹیگز، ورک اسپیسز، اور میٹا ڈیٹا کے ساتھ پروگرامی طور پر دستاویز کے ریکارڈ بنانے کے لیے Odoo API کا استعمال کریں۔ ECOSIRE نے SharePoint، Google Drive، Dropbox، اور Legacy on-premise DMS سسٹم سے دستاویز کی لائبریریوں کو منتقل کیا ہے۔

Odoo میں دستاویز اسٹوریج کا بل کیسے لیا جاتا ہے؟

Odoo آن لائن میں فی سبسکرپشن (عام طور پر 50 GB) کے لیے ایک بنیادی اسٹوریج ایلوکیشن شامل ہے۔ اضافی اسٹوریج فی جی بی ماہانہ قیمت پر دستیاب ہے۔ Odoo.sh اور آن پریمیس تعیناتیوں کے لیے، اسٹوریج صرف آپ کے انفراسٹرکچر کے ذریعے محدود ہے۔ زیادہ تر تنظیمیں لاگت سے موثر لامحدود دستاویز کے ذخیرہ کے لیے S3-مطابق آبجیکٹ اسٹوریج کا استعمال کرتی ہیں۔

کیا میں اہم دستاویزات کے لیے خودکار بیک اپ سیٹ کر سکتا ہوں؟

Odoo کی دستاویز کا ذخیرہ مجموعی ڈیٹا بیس اور فائل اسٹور کا حصہ ہے، جسے آپ کی بیک اپ حکمت عملی میں شامل کیا جانا چاہیے۔ بنیاد پر تعیناتیوں کے لیے، PostgreSQL ڈیٹا بیس اور فائل اسٹور ڈائرکٹری دونوں کے خودکار یومیہ بیک اپ ترتیب دیں۔ Odoo آن لائن اور Odoo.sh کے لیے، بیک اپس کا نظم Odoo SA کے ذریعے روزانہ سنیپ شاٹس اور جغرافیائی فالتو پن کے ساتھ کیا جاتا ہے۔

---

اپنے دستاویز کے انتظام کو ECOSIRE کے ساتھ جدید بنائیں

دستاویز کا انتظام بنیادی انفراسٹرکچر ہے — یہ آپ کی تنظیم میں ہر شعبہ، ہر عمل، اور ہر تعمیل کی ضرورت کو چھوتا ہے۔ دستاویزات کا صحیح طریقے سے انتظام نہ کرنے کی لاگت ضائع ہونے والے وقت، تعمیل کے خطرے اور کھوئے ہوئے ادارہ جاتی علم میں ماپا جاتا ہے۔

ECOSIRE کی Odoo عمل درآمد کرنے والی ٹیم نے ہزاروں SOPs کے ساتھ مینوفیکچرنگ کمپنیوں، پیچیدہ کلائنٹ دستاویز کے ڈھانچے والی پیشہ ورانہ خدمات کی فرموں، سخت تعمیل کے تقاضوں کے ساتھ صحت کی دیکھ بھال کرنے والی تنظیموں، اور بڑھتے ہوئے کاروباروں کو مشترکہ ڈرائیوز سے سٹرکچرڈ DMS میں منتقل کرنے کے لیے دستاویز کے انتظام کے نظام کو تعینات کیا ہے۔ ہمارے نفاذ میں ورک اسپیس آرکیٹیکچر ڈیزائن، ٹیگ ٹیکنومی ڈیولپمنٹ، OCR کنفیگریشن، خودکار فائلنگ رولز، ریٹینشن پالیسی سیٹ اپ، موجودہ سسٹمز سے ہجرت، اور صارف کی تربیت شامل ہے۔

دستاویز کے انتظام کے جائزے کے لیے ECOSIRE سے رابطہ کریں، یا صنعت کے لیے مخصوص دستاویز کے ورک فلو کے لیے ہماری Odoo حسب ضرورت خدمات کو دریافت کریں۔

متعلقہ پڑھنا:

• اوڈو ڈاکومینٹس نالج مینجمنٹ
• اوڈو نالج بیس وکی گائیڈ
• Odoo Approvals ورک فلو آٹومیشن
• Odoo نفاذ کی خدمات