Odoo Documents and Knowledge Base: Enterprise Content Management

ای میل اٹیچمنٹس، مشترکہ ڈرائیوز، ذاتی فولڈرز، اور سائلڈ ایپلیکیشن ڈیٹا بیس میں بکھری معلومات جدید کاروباروں میں سب سے زیادہ وسیع پیداواری نالیوں میں سے ایک ہے۔ جب ٹیم کے کسی رکن کو دستاویز کی ضرورت ہوتی ہے — موجودہ وینڈر کنٹریکٹ، جدید ترین معیار کا طریقہ کار، گاہک کا دستخط شدہ NDA — اسے ڈھونڈنے میں منٹ نہیں بلکہ سیکنڈ لگنا چاہیے۔ اور جب کچھ کرنے کے بارے میں علم صرف ایک شخص کے دماغ میں موجود ہے، تو وہ علم ان کے ساتھ چھوڑ جاتا ہے۔ Odoo 19 انٹرپرائز دستاویزات اور نالج ماڈیولز آپ کے آپریشنل ورک فلوز کے ساتھ براہ راست مربوط تنظیمی علم کو منظم کرنے، اشتراک کرنے اور منظم طریقے سے حاصل کرنے کے لیے بنیادی ڈھانچہ فراہم کرتے ہیں۔

یہ گائیڈ دونوں ماڈیولز کا جامع طور پر احاطہ کرتا ہے: فائل مینجمنٹ، دستاویز کے ورک فلو، اور پروسیس آٹومیشن کے لیے Odoo دستاویزات؛ اور اوڈو نالج برائے ساختی علمی اڈے، تعاونی وکی، اور اندرونی دستاویزات۔ ایک ساتھ، وہ SharePoint، Google Drive، Confluence، اور ای میل کے بکھرے ہوئے امتزاج کی جگہ لے لیتے ہیں جس پر زیادہ تر کاروبار انحصار کرتے ہیں۔

اہم ٹیک ویز

• کمپنی کی فائلوں کو ایک منظم ورک اسپیس درجہ بندی میں ترتیب دیں جو صحیح لوگوں کے لیے قابل رسائی ہو۔
• دستاویز کی تخلیق، جائزہ، منظوری، اور آرکائیونگ ورک فلو کو خودکار بنائیں
• دستاویزی سرگرمیاں اور ٹیگز استعمال کریں تاکہ دستاویزی لائف سائیکل اسٹیٹس کو منظم طریقے سے منظم کریں۔
• مضامین، ذیلی مضامین، اور بھرپور مواد کے ساتھ ایک منظم علمی بنیاد بنائیں
• علمی مضامین کو براہ راست Odoo ریکارڈز سے جوڑیں (رابطے، پروجیکٹس، ہیلپ ڈیسک)
• تبصروں اور تذکروں کے ساتھ مشترکہ دستاویز میں ترمیم کو فعال کریں۔
• ورک اسپیس اور دستاویز کی سطح پر رول پر مبنی اجازتوں کے ساتھ دستاویز تک رسائی کو کنٹرول کریں۔
• مکمل متن کی تلاش کے ساتھ تمام دستاویزات اور علمی مضامین میں تلاش کریں۔

---

اوڈو دستاویزات: فائل مینجمنٹ اور آرگنائزیشن

Odoo دستاویزات آپ کے Odoo ERP کی انٹرپرائز مواد کے نظم و نسق کی پرت ہے، جو کمپنی کی تمام فائلوں — معاہدے، پالیسیاں، طریقہ کار، رپورٹس، اور کوئی دوسری دستاویز جس کا اشتراک، نظرثانی، یا آرکائیو کرنے کی ضرورت ہے کے لیے واحد مقام کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔

ورک اسپیس کا درجہ بندی: دستاویزات > ورک اسپیس پر جائیں۔ ورک اسپیس کا ڈھانچہ آپ کا دستاویز تنظیمی نظام ہے۔ بڑے کاروباری علاقوں کے لیے ورک اسپیسز (اعلی سطح کے فولڈرز) اور ذیلی ورک اسپیسز بنائیں: HR (معاہدے، پالیسیاں، ملازمین کے دستاویزات)، فنانس (انوائسز، معاہدے، رپورٹس)، قانونی (NDAs، معاہدے، تعمیل دستاویزات)، آپریشنز (SOPs، طریقہ کار، معیاری دستاویزات)، اور پروجیکٹس (کلائنٹ ڈیلیوریبلز، دستاویزات)۔

** ورک اسپیس کے ذریعے رسائی کا کنٹرول:** ہر ورک اسپیس کی اپنی رسائی کی ترتیب ہوتی ہے۔ سیٹ کریں کہ کون پڑھ سکتا ہے (دستاویزات دیکھ سکتا ہے)، لکھ سکتا ہے (دستاویزات اپ لوڈ/ترمیم کر سکتا ہے)، اور مینیج کر سکتا ہے (ورک اسپیس کی ترتیبات کو ترتیب دیں)۔ HR دستاویزات صرف HR عملے کے لیے قابل رسائی ہو سکتی ہیں۔ آپریشنز ایس او پیز تمام ملازمین کے لیے پڑھنے کے قابل ہو سکتے ہیں لیکن صرف ڈیپارٹمنٹ مینیجرز کے لیے قابل تدوین ہو سکتے ہیں۔ یہ دانے دار کنٹرول بیوروکریٹک رسائی کی درخواست کے عمل کو بنائے بغیر نامناسب رسائی کو روکتا ہے۔

دستاویز اپ لوڈ اور لنک کرنا: فائلوں کو ڈریگ اینڈ ڈراپ یا فائل براؤزر کے ذریعے براہ راست ورک اسپیس پر اپ لوڈ کریں۔ Odoo (انوائسز، خریداری کے آرڈرز، معاہدے) کے اندر تیار کردہ دستاویزات کے لیے، وہ خود بخود دستاویزات سے منسلک ہو جاتے ہیں اور مناسب ورک اسپیس میں ظاہر ہوتے ہیں۔ لنک کا مطلب ہے کہ دستاویز اصل Odoo ریکارڈ اور دستاویزات کے ورک اسپیس دونوں سے قابل رسائی ہے — کوئی نقل نہیں۔

دستاویز کا میٹا ڈیٹا اور ٹیگز: ہر دستاویز میں یہ ہوسکتا ہے: ٹیگز (قسم، حیثیت، موضوع کے لحاظ سے درجہ بندی)، ایک تفصیل، ایک ختم ہونے کی تاریخ (وقت کے لحاظ سے حساس دستاویزات جیسے انشورنس سرٹیفکیٹس کے لیے)، اور ایک پارٹنر لنک (کسی مخصوص کسٹمر یا وینڈر سے وابستہ)۔ ٹیگز کراس ورک اسپیس فلٹرنگ کو فعال کرتے ہیں - تمام "ایکٹو کنٹریکٹ" دستاویزات کو تلاش کریں اس سے قطع نظر کہ وہ کس ورک اسپیس میں ہیں۔

---

دستاویزی سرگرمیاں اور ورک فلو

سادہ فائل سٹوریج کے علاوہ، Odoo Documents طے شدہ کاروباری عمل کے ذریعے دستاویزات کے انتظام کے لیے ایک ورک فلو پرت فراہم کرتا ہے۔

دستاویزی سرگرمیاں: دستاویزات میں اسی طرح سرگرمیاں شامل کریں جس طرح آپ CRM مواقع یا پروجیکٹ کے کاموں کے لیے کرتے ہیں۔ سرگرمیاں دستاویز کے لائف سائیکل کے اگلے مرحلے کی نمائندگی کرتی ہیں: "منظوری کی درخواست کریں،" "قانونی جائزہ لیں،" "دستخط حاصل کریں،" "آرکائیو"۔ ہر ایک سرگرمی کو مقررہ تاریخ کے ساتھ ایک ذمہ دار صارف کو تفویض کریں۔ ذمہ دار صارف کو ایک اطلاع موصول ہوتی ہے اور وہ اپنی سرگرمی کی قطار میں سرگرمی دیکھتا ہے۔

ایکسیس ورک فلو کی درخواست کریں: جب کسی صارف کو کسی محدود ورک اسپیس میں کسی دستاویز تک رسائی کی ضرورت ہوتی ہے، تو وہ دستاویزات کے انٹرفیس کے ذریعے رسائی کی درخواست کر سکتا ہے۔ ورک اسپیس کے مالک کو درخواست موصول ہوتی ہے اور وہ ایک کلک کے ساتھ منظور یا انکار کر سکتا ہے۔ رسائی کی تمام تبدیلیاں درخواست کرنے والے صارف، منظور کنندہ اور ٹائم اسٹیمپ کے ساتھ لاگ ان ہوتی ہیں۔

دستاویز پر دستخط: رسمی دستخطی ورک فلو کے لیے Odoo کے دستاویزات کو Odoo سائن کے ساتھ مربوط کریں۔ کسی بھی دستاویز سے، دستخط کی درخواست شروع کریں جس میں دستخط کرنے والوں اور ان فیلڈز کی وضاحت کریں جن کی انہیں مکمل کرنے کی ضرورت ہے۔ دستخط کنندگان کو ایک محفوظ دستخطی لنک کے ساتھ ایک ای میل موصول ہوتا ہے۔ دستخط شدہ دستاویزات Odoo دستاویزات کو خود بخود واپس کردیئے جاتے ہیں جس میں چھیڑ چھاڑ کے واضح دستخطی سرٹیفکیٹ منسلک ہوتے ہیں۔

خودکار دستاویز جنریشن: دستاویز تیار کرنے کی کارروائیوں کو ترتیب دیں جو Odoo ڈیٹا سے خود بخود دستاویزات بناتے ہیں۔ عام مثالیں: سیل آرڈر سے پروفیشنل پی ڈی ایف کوٹیشن تیار کریں، HR آن بورڈنگ ورک فلو سے ملازم کا خیرمقدم خط تیار کریں، پروجیکٹ ریکارڈ سے پروجیکٹ چارٹر بنائیں۔ تیار کردہ دستاویزات مناسب ورک اسپیس میں خود بخود ظاہر ہوتے ہیں، متعلقہ کاروباری ریکارڈ کے ساتھ ٹیگ ہوتے ہیں۔

اسپریڈشیٹ تعاون: Odoo دستاویزات میں ایک مقامی اسپریڈشیٹ ایپلیکیشن (Google Sheets کی طرح) شامل ہے جو متعدد صارفین کو ایک ہی اسپریڈشیٹ میں بیک وقت ترمیم کرنے کی اجازت دیتی ہے۔ اسپریڈ شیٹس کو ورژن کی تاریخ کے ساتھ Odoo دستاویزات میں ذخیرہ کیا جاتا ہے، مناسب ٹیم کے لیے قابل رسائی، اور لائیو Odoo ڈیٹا کا حوالہ دے سکتے ہیں — متحرک ڈیش بورڈز تخلیق کرتے ہیں جو ڈیٹا کی بنیادی تبدیلیوں پر خود بخود اپ ڈیٹ ہو جاتے ہیں۔

---

دستاویز کی تلاش اور دریافت

صحیح دستاویز کو تیزی سے تلاش کرنا کسی بھی دستاویز کے انتظام کے نظام کی بنیادی قدر کی تجویز ہے۔ Odoo کی تلاش کی صلاحیتیں آپ کی دستاویز کی لائبریری کو حقیقی طور پر قابل استعمال بناتی ہیں۔

مکمل متن کی تلاش: اوڈو اپ لوڈ کردہ دستاویزات (پی ڈی ایف، ورڈ، ایکسل، ٹیکسٹ فائلز) کے مواد کو انڈیکس کرتا ہے اور انہیں مواد کے لحاظ سے تلاش کے قابل بناتا ہے۔ جب آپ "رازداری کا معاہدہ ACME" تلاش کرتے ہیں، تو Odoo ان شرائط پر مشتمل تمام دستاویزات واپس کرتا ہے — نہ صرف وہ دستاویزات جن کے فائل نام میں وہ الفاظ شامل ہیں۔ یہ مواد کی سطح کی تلاش صرف فائل کے نام کی تلاش کے مقابلے ڈرامائی طور پر زیادہ موثر ہے۔

میٹا ڈیٹا فلٹرز: میٹا ڈیٹا فلٹرز کا استعمال کرتے ہوئے تلاش کے نتائج کو تنگ کریں: ورک اسپیس، ٹیگ، مالک، تاریخ کی حد، دستاویز کی قسم، اور پارٹنر۔ آپ کو مطلوبہ دستاویزات کو فوری طور پر الگ کرنے کے لیے متعدد فلٹرز کو یکجا کریں (مثال کے طور پر، قانونی ٹیم کی ملکیت والے "معاہدے" کے ٹیگ کردہ تمام دستاویزات، جو پچھلے 30 دنوں میں بنائے گئے ہیں)۔

حالیہ اور پسندیدہ دستاویزات: دستاویزات کا ہوم پیج حال ہی میں رسائی شدہ دستاویزات اور صارف کے ستارے والے پسندیدہ دکھاتا ہے۔ اکثر حوالہ شدہ دستاویزات (ملازمین کی ہینڈ بک، معیاری NDA ٹیمپلیٹ، تازہ ترین قیمت کی فہرست) کو کوئی بھی صارف دستاویزات کے ہوم پیج سے فوری رسائی کے لیے ستارہ کا نشان لگا سکتا ہے۔

محفوظ شدہ تلاشیں: بار بار ہونے والی دستاویز کی بازیافت کی ضروریات کے لیے پیچیدہ تلاش کے فلٹرز بنائیں اور محفوظ کریں۔ ایک قانونی ٹیم "اگلے 90 دنوں میں ختم ہونے والے تمام معاہدوں" کی تلاش کو محفوظ کر سکتی ہے - ایک کلک روزانہ تلاش کو چلاتا ہے۔

---

اوڈو نالج: اپنی کمپنی کی تعمیر وکی

اوڈو نالج ایک ویکی پر مبنی نالج مینجمنٹ سسٹم ہے جہاں ٹیمیں ادارہ جاتی علم کو حاصل کرتی ہیں، منظم کرتی ہیں اور شیئر کرتی ہیں۔ دستاویزات (فائلوں کے لیے) کے برعکس، علم مضامین کے لیے ہوتا ہے — تحریری مواد جس میں طریقہ کار، پالیسیاں، رہنما خطوط، عمومی سوالنامہ، اور کوئی بھی دوسری معلومات شامل ہوتی ہیں جو ساخت اور تلاش کے قابل ہونے سے فائدہ اٹھاتی ہیں۔

علم کا ڈھانچہ: علمی مضامین کو درجہ بندی کے درخت میں ترتیب دیا جاتا ہے۔ اہم علمی ڈومینز کے لیے اعلی درجے کے مضامین بنائیں: "ملازمین ہینڈ بک،" "IT پالیسیاں،" "سیلز پلے بک،" "پروڈکٹ ڈاکومینٹیشن،" "سپورٹ گائیڈز۔" ہر اعلیٰ سطحی مضمون کے تحت، مخصوص عنوانات کا احاطہ کرنے والے نیسٹڈ ذیلی مضامین بنائیں۔ درجہ بندی بائیں سائڈبار میں قابل رسائی ہے، جو ایک منظم براؤزنگ کا تجربہ فراہم کرتی ہے۔

مضمون تخلیق: اوڈو کے بھرپور ٹیکسٹ ایڈیٹر کے ساتھ مضامین بنائیں۔ ایڈیٹر سپورٹ کرتا ہے: ہیڈنگز (H1-H5)، بولڈ/اٹالک/انڈر لائن فارمیٹنگ، بلٹ اور نمبر والی فہرستیں، ٹیبلز، کوڈ بلاکس، امیجز، ایمبیڈڈ ویڈیوز، اور فائل اٹیچمنٹ۔ ایڈیٹر کو غیر تکنیکی صارفین کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے — اچھی ساخت، پیشہ ورانہ دستاویزات بنانے کے لیے HTML یا مارک ڈاؤن کے علم کی ضرورت نہیں ہے۔

بلاک پر مبنی مواد: اوڈو نالج بلاک پر مبنی مواد کا ماڈل استعمال کرتا ہے۔ ہر مواد بلاک (پیراگراف، تصویر، ٹیبل، فہرست) کو گھسیٹ کر دوبارہ ترتیب دیا جا سکتا ہے۔ بلاکس کو اقسام کے درمیان تبدیل کیا جا سکتا ہے - ایک بلٹ لسٹ ایک کلک کے ساتھ نمبر والی فہرست بن سکتی ہے۔ یہ لچکدار ڈھانچہ معلومات کے ارتقا کے ساتھ ہی مواد کو دوبارہ ترتیب دینا آسان بناتا ہے۔

ٹیمپلیٹس: بار بار آنے والی دستاویز کی اقسام کے لیے آرٹیکل ٹیمپلیٹس بنائیں: میٹنگ کے نوٹس، پروجیکٹ ریٹرو اسپیکٹیو، واقعے کی رپورٹس، آن بورڈنگ چیک لسٹ۔ نیا مضمون بناتے وقت، ایک ٹیمپلیٹ منتخب کریں اور ساخت پہلے سے آباد ہو۔ یہ اسی طرح کی دستاویزات میں مستقل مزاجی کو یقینی بناتا ہے اور تخلیق کو نمایاں طور پر تیز کرتا ہے۔

---

نالج آرٹیکل مینجمنٹ اور گورننس

علم کی بنیاد صرف اتنی ہی قیمتی ہے جتنی کہ یہ درست اور برقرار ہے۔ Odoo آرٹیکل لائف سائیکل اور معیار کے انتظام کے لیے ٹولز فراہم کرتا ہے۔

مضمون کی اجازت: ہر مضمون کے لیے مرئیت کا تعین کریں: "ہر کوئی" (کمپنی کے تمام ملازمین)، "ممبرز" (مخصوص صارفین یا گروپس) یا "مالک" (نجی ڈرافٹ)۔ تمام متعلقہ عملے کے لیے آپریشنل طریقہ کار کو قابل رسائی رکھتے ہوئے حساس پالیسیاں (ایگزیکٹیو کمپنسیشن، ایم اینڈ اے پلانز) کو محدود کیا جا سکتا ہے۔

آرٹیکل ورژننگ: اوڈو نالج ہر مضمون کے لیے ورژن کی تاریخ کو برقرار رکھتا ہے۔ کیا تبدیل ہوا اور کب ہوا یہ دیکھنے کے لیے پچھلے ورژن دیکھیں۔ اگر موجودہ ورژن غلط پایا جاتا ہے تو کسی بھی سابقہ ​​ورژن کو بحال کریں۔ تمام تبدیلیاں اس صارف سے منسوب کی جاتی ہیں جس نے انہیں بنایا، حساس پالیسی دستاویزات کے لیے احتساب کا راستہ بنایا۔

مضمون کی تازگی: مضامین میں ایک "آخری تازہ کاری شدہ" ٹائم اسٹیمپ ہے جو قارئین کو نظر آتا ہے۔ پرانے مضامین (ایک سال سے زیادہ عرصے میں اپ ڈیٹ نہیں ہوئے) کو آرٹیکل مینجمنٹ ویو میں جھنڈا لگایا گیا ہے۔ مضمون کے مالک کو اس بات کا جائزہ لینے اور تصدیق کرنے کے لیے وقتاً فوقتاً یاد دہانیاں موصول ہوتی ہیں کہ ان کے مضامین اب بھی درست ہیں - علم کی بنیاد کے معیار کو بتدریج گرنے سے روکتے ہیں۔

پسندیدہ اور تلاش: صارفین فوری رسائی کے لیے مضامین کو پسندیدہ بنا سکتے ہیں۔ علم کی بنیاد کی تلاش مکمل متن ہے، صرف عنوان کے بجائے مواد کے لحاظ سے مضامین تلاش کرنا۔ سرچ بار میں کوئی بھی موضوع ٹائپ کریں اور تمام مضامین تلاش کریں جو اس پر بحث کرتے ہیں، چاہے عنوان میں درست تلاش کی اصطلاح نہ ہو۔

---

اوڈو ریکارڈز کے ساتھ انضمام

Odoo Knowledge کی سب سے طاقتور خصوصیات میں سے ایک ERP میں آپریشنل ریکارڈ کے ساتھ اس کا انضمام ہے۔

چیٹر نالج لنکس: کسی بھی اوڈو ریکارڈ میں (رابطہ، پروجیکٹ، سیل آرڈر، ہیلپ ڈیسک ٹکٹ)، آپ چیٹر کے ذریعے نالج آرٹیکل منسلک کرسکتے ہیں۔ مضمون ریکارڈ کی کمیونیکیشن ہسٹری میں کلک کے قابل لنک کے طور پر ظاہر ہوتا ہے۔ اس ریکارڈ پر کام کرنے والے ٹیم کے اراکین آپریشنل منظر کو چھوڑے بغیر متعلقہ طریقہ کار اور سیاق و سباق تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔

ہیلپ ڈیسک کے علم کی تجاویز: جب کوئی معاون ایجنٹ ہیلپ ڈیسک ٹکٹ پر کام کر رہا ہوتا ہے، تو نالج ماڈیول ٹکٹ کے موضوع پر مبنی متعلقہ مضامین تجویز کرتا ہے۔ ایجنٹ مضمون کا پیش نظارہ کر سکتا ہے، گاہک کے ساتھ لنک کا اشتراک کر سکتا ہے، یا مواد کو براہ راست ان کے جواب میں چسپاں کر سکتا ہے۔ یہ انضمام ایجنٹ کے انحراف اور مسلسل، درست جوابات کو قابل بناتا ہے۔

پروجیکٹ کے طریقہ کار: پروجیکٹ کے مخصوص طریقہ کار کو پروجیکٹ کے ریکارڈ سے جوڑیں۔ جب کوئی پروجیکٹ مینیجر ایک پیچیدہ پروجیکٹ کھولتا ہے، تو متعلقہ طریقہ کار (کلائنٹ آن بورڈنگ چیک لسٹ، ڈیٹا مائیگریشن رن بک، ٹیسٹنگ پروٹوکول) براہ راست پروجیکٹ سے قابل رسائی ہوتے ہیں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ ٹیم کے اراکین کو تلاش کرنے کی ضرورت کے بغیر طریقہ کار پر عمل کیا جائے۔

آن بورڈنگ ورک فلوز: نئے ملازمین کے لیے آن بورڈنگ نالج پیکجز بنائیں۔ کمپنی کی پالیسیوں، IT سیٹ اپ گائیڈز، پروڈکٹ کی تربیت، اور کردار سے متعلق طریقہ کار کا احاطہ کرنے والے مضامین کو آن بورڈنگ ورک اسپیس میں ترتیب دیا گیا ہے۔ نئے ملازمین کو پہلے دن سے ہی رسائی حاصل ہوتی ہے، اور تکمیلی چیک لسٹ اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ اہم آن بورڈنگ علم کا منظم طریقے سے جائزہ لیا جائے۔

---

باہمی تعاون کے ساتھ ترمیم اور ٹیم مواصلات

علم اس وقت سب سے زیادہ قیمتی ہوتا ہے جب اسے وقت کے ساتھ ساتھ باہمی تعاون سے تیار اور بہتر کیا جاتا ہے۔

ریئل ٹائم تعاون: متعدد صارفین بیک وقت ایک ہی نالج آرٹیکل میں ترمیم کرسکتے ہیں۔ ہر صارف کا کرسر دوسرے ایڈیٹرز (جیسے Google Docs) کو دکھائی دیتا ہے۔ تنازعات کا حل خود بخود سنبھال لیا جاتا ہے۔ یہ تقسیم شدہ ٹیموں کے لیے پالیسیوں، طریقہ کار اور دستاویزات کا باہمی تعاون کے ساتھ مسودہ سازی کو موثر بناتا ہے۔

تبصرے اور مباحثے: نالج آرٹیکل کے کسی بھی حصے میں تھریڈڈ تبصرے شامل کریں۔ تبصرے ٹیم کے اراکین کو مضمون میں براہ راست ترمیم کیے بغیر سوالات اٹھانے، بہتری تجویز کرنے، یا مخصوص نکات پر بحث کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ آرٹیکل مالکان ایک بار خطاب کرنے کے بعد تبصرے حل کر سکتے ہیں۔ یہ تشریحی ورک فلو مواد کے ارد گرد نظر آنے والی بحث بنا کر مضمون کے معیار کو برقرار رکھتا ہے۔

تذکرے اور اطلاعات: ان کی توجہ مبذول کرنے کے لیے مضمون کے تبصروں میں (@username) مخصوص ساتھیوں کا تذکرہ کریں۔ متذکرہ صارف کو متعلقہ مضمون کے سیکشن کے لنک کے ساتھ ایک ای میل اطلاع موصول ہوتی ہے۔ یہ الگ الگ ای میل دھاگوں کو پھیلانے کے بجائے سیاق و سباق میں علمی گفتگو کو برقرار رکھتا ہے۔

مضمون کا اشتراک: لنک کے ذریعے مخصوص لوگوں کے ساتھ انفرادی مضامین کا اشتراک کریں۔ وصول کنندہ کو مضمون کے محفوظ لنک کے ساتھ ایک ای میل موصول ہوتا ہے۔ ان مضامین کے لیے جن کا جائزہ لینے کی ضرورت ہوتی ہے (نئے پالیسی مسودے، طریقہ کار کی تازہ کاری)، ایکٹیویٹی شیڈولنگ کا استعمال کریں تاکہ مخصوص صارفین کو ڈیڈ لائن کے ساتھ جائزے کے کام تفویض کریں۔

---

دستاویزی تجزیات اور استعمال سے باخبر رہنا

یہ سمجھنا کہ آپ کی دستاویز کی لائبریری اور نالج بیس کو کس طرح استعمال کیا جاتا ہے، دیکھ بھال کی کوششوں کو ترجیح دینے اور علمی خلا کی نشاندہی کرنے میں مدد کرتا ہے۔

دستاویز تک رسائی سے باخبر رہنا: اوڈو لاگز کس نے کن دستاویزات تک اور کب تک رسائی حاصل کی ہے۔ رسائی لاگ کو دیکھنے کے لیے دستاویز کی سرگرمی کی سرگزشت پر جائیں۔ یہ تعمیل کے لیے (جس نے ایک مخصوص پالیسی دیکھی ہے) اور یہ سمجھنے کے لیے کہ کن دستاویزات کا اکثر حوالہ دیا جاتا ہے۔

علمی مضمون کے تجزیات: ہر علمی مضمون ملاحظہ کی تعداد اور حالیہ سرگرمی دکھاتا ہے۔ اعلیٰ نظر والے مضامین آپ کے سب سے قیمتی علمی اثاثے ہیں — یقینی بنائیں کہ ان کو موجودہ رکھا گیا ہے۔ زیرو ویو آرٹیکلز زیادہ قابل رسائی فارمیٹس میں آرکائیو کرنے یا یکجا کرنے کے امیدوار ہیں۔

تلاش کے تجزیات: تجزیہ کریں کہ صارفین دستاویزات اور علم میں کن اصطلاحات کو تلاش کرتے ہیں۔ بغیر کسی نتائج کے متواتر تلاشیں علمی خلاء کی نشاندہی کرتی ہیں — ایسے عنوانات جہاں معلومات لوگوں کے ذہنوں میں موجود ہیں لیکن علم کی بنیاد میں نہیں کی گئی ہیں۔ یہ خلا پیدا کرنے کے لیے سب سے زیادہ ترجیحی مضامین ہیں۔

---

اکثر پوچھے گئے سوالات

کیا Odoo دستاویزات ہماری کمپنی کے لیے SharePoint یا Google Drive کی جگہ لے سکتے ہیں؟

Odoo کو اپنے ERP کے طور پر پہلے سے ہی چلانے والی کمپنیوں کے لیے، ہاں — Odoo Documents SharePoint یا Google Drive کو تبدیل کرنے کے لیے درکار بنیادی فعالیت فراہم کرتا ہے: فائل اسٹوریج، رسائی کنٹرول، تلاش اور ورک فلو۔ اہم فائدہ یہ ہے کہ Odoo (انوائسز، معاہدے، رپورٹس) کے اندر تیار کردہ دستاویزات کو برآمد اور دوبارہ اپ لوڈ کرنے کی ضرورت کے بجائے مقامی طور پر مربوط کیا جاتا ہے۔ پیچیدہ شیئرپوائنٹ حسب ضرورت یا بھاری آفس 365 انضمام والے کاروبار کے لیے، منتقلی کے دوران ایک ہائبرڈ نقطہ نظر مناسب ہو سکتا ہے۔

Odoo دستاویزات کی لائبریری کتنی بڑی ہو سکتی ہے؟ کیا اسٹوریج کی حدیں ہیں؟

اوڈو کلاؤڈ پلانز میں اسٹوریج مختص شامل ہیں جو پلان ٹائر کے لحاظ سے مختلف ہوتی ہیں۔ آن پریمیس Odoo تنصیبات صرف سرور کی سٹوریج کی گنجائش تک محدود ہیں، جسے ضرورت کے مطابق بڑھایا جا سکتا ہے۔ بہت بڑی دستاویز لائبریریوں (انجینئرنگ ڈرائنگ کے ٹیرا بائٹس، CAD فائلز، یا میڈیا) کے لیے، ایک بیرونی S3-مطابق اسٹوریج بیک اینڈ کو Odoo Documents کے ساتھ ترتیب دیا جا سکتا ہے جو اشاریہ سازی اور رسائی کنٹرول پرت کے طور پر کام کرتا ہے۔

کیا Odoo Knowledge کو کسٹمر کا سامنا کرنے والے دستاویزی پورٹل کے طور پر استعمال کیا جا سکتا ہے؟

Odoo Knowledge بنیادی طور پر اندرونی دستاویزات کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ کسٹمر کا سامنا کرنے والی دستاویزات کے لیے، Odoo ہیلپ ڈیسک کا علمی بنیاد (کسٹمر پورٹل اور ویب سائٹ کے ذریعے قابل رسائی) زیادہ مناسب ہے۔ دونوں نظام مل کر کام کر سکتے ہیں: اندرونی علمی مضامین کو سچائی کے ماخذ کے طور پر استعمال کیا جا سکتا ہے، کسٹمر کی رسائی کے لیے ہیلپ ڈیسک نالج بیس پر شائع کردہ منتخب مواد کے ساتھ۔

ریگولیٹری تعمیل کے لیے Odoo Documents میں ورژن کنٹرول کیسے کام کرتا ہے؟

Odoo Documents ہر دستاویز کے لیے ایک مکمل ورژن کی تاریخ کو برقرار رکھتا ہے، یہ دکھاتا ہے کہ ہر ورژن کو کس نے اپ لوڈ کیا یا اس میں ترمیم کی اور کب۔ ہر ورژن آزادانہ طور پر ڈاؤن لوڈ کے قابل ہے۔ موجودہ ورژن ہمیشہ بطور ڈیفالٹ پیش کیا جاتا ہے۔ ریگولیٹڈ ماحول کے لیے، Odoo Documents کو Odoo سائن کے ساتھ جوڑیں تاکہ دستخط کے زیر کنٹرول دستاویز کی ریلیز ہو — ہر منظور شدہ ورژن کو فعال ورژن بننے سے پہلے سائن آف کی ضرورت ہوتی ہے۔

کیا ہم اپنے موجودہ SharePoint یا Confluence مواد کو Odoo میں منتقل کر سکتے ہیں؟

جی ہاں فولڈر کے ڈھانچے کو محفوظ رکھتے ہوئے شیئرپوائنٹ دستاویزات کو بلک ڈاؤن لوڈ کیا جا سکتا ہے اور اوڈو دستاویزات پر بلک اپ لوڈ کیا جا سکتا ہے۔ سنگم کے مضامین کو HTML یا Markdown میں برآمد کیا جا سکتا ہے اور Odoo Knowledge میں درآمد کیا جا سکتا ہے۔ ECOSIRE Odoo کے نفاذ کے حصے کے طور پر دستاویز کی منتقلی کی خدمات فراہم کرتا ہے، بشمول میٹا ڈیٹا میپنگ، رسائی کی اجازت کی تفریح، اور دستاویزات کے اندر لنک اپ ڈیٹ کرنا۔

Odoo ان دستاویزات کو کیسے ہینڈل کرتا ہے جنہیں قانونی یا ریگولیٹری مقاصد کے لیے برقرار رکھنے کی ضرورت ہے؟

ورک اسپیس یا ٹیگ کے ذریعے دستاویز برقرار رکھنے کی پالیسیاں ترتیب دیں۔ "قانونی ہولڈ" یا "ریگولیٹری آرکائیو" کے ٹیگ کردہ دستاویزات کو صرف پڑھنے کے لیے ترتیب دیا جا سکتا ہے (کوئی ترمیم نہیں، کوئی حذف نہیں)۔ قانونی برقراری کی مدت کے ساتھ دستاویزات کے لیے ایکسپائری الرٹس سیٹ کریں۔ باضابطہ قانونی ہولڈ کی تعمیل کے لیے (ای-دریافت، قانونی چارہ جوئی کے لیے)، اپنی قانونی ٹیم کے ساتھ ہم آہنگی پیدا کریں — Odoo کی آڈٹ ٹریل اور رسائی کے نوشتہ جات زیادہ تر دائرہ اختیار میں مطلوبہ حراست کا ثبوت فراہم کرتے ہیں۔

کیا Odoo علمی مضامین کو عوامی دستاویزات کے لیے Odoo ویب سائٹ میں سرایت کیا جا سکتا ہے؟

مقامی طور پر نہیں - علم ایک اندرونی آلہ ہے۔ عوامی دستاویزی سائٹس کے لیے (ڈویلپر دستاویزات، یوزر مینوئلز، API حوالہ جات)، Odoo Helpdesk کا عوامی علمی بنیاد، Docusaurus docs سائٹ، یا ایک سرشار دستاویزی پلیٹ فارم زیادہ مناسب ہے۔ تاہم، علمی مضامین کو داخلی ذریعہ کے طور پر استعمال کیا جا سکتا ہے جہاں سے عوامی دستاویزات حاصل کی جاتی ہیں، ایک ورک فلو کے ساتھ جہاں منظور شدہ داخلی مواد کو ڈھال کر بیرونی طور پر شائع کیا جاتا ہے۔

---

اگلے اقدامات

Odoo Documents and Knowledge دستاویز کی افراتفری کو ختم کرتی ہے جو ٹیموں کو سست کرتی ہے اور کمپنی کے علم کو خطرے میں ڈالتی ہے۔ جب فائلوں کو کنٹرولڈ ورک اسپیس میں منظم کیا جاتا ہے، طریقہ کار کو تلاش کے قابل علم کی بنیاد میں دستاویز کیا جاتا ہے، اور دونوں آپ کے آپریشنل ورک فلو کے ساتھ مربوط ہوتے ہیں، ٹیمیں تیزی سے حرکت کرتی ہیں اور ادارہ جاتی علم ذاتی ذمہ داری کے بجائے کمپنی کا اثاثہ بن جاتا ہے۔

ECOSIRE SharePoint، Google Drive، Confluence، یا گھریلو دستاویز کے نظام سے منتقلی کرنے والی تنظیموں کے لیے Odoo دستاویزات اور علم کا نفاذ کرتا ہے۔ ہمارے نفاذ میں ورک اسپیس آرکیٹیکچر ڈیزائن، اجازت کے ڈھانچے کا سیٹ اپ، مواد کی منتقلی، اور ٹیم کی تربیت شامل ہے۔

دستاویزات اور علم کے نفاذ کے اختیارات کو دریافت کرنے کے لیے ہمارا Odoo سروسز کا صفحہ ملاحظہ کریں، یا ہمارے مارکیٹ پلیس ماڈیولز کو براؤز کریں تاکہ مواد کے نظم و نسق کی توسیعات بشمول جدید دستاویز کی منظوری کے ورک فلوز، بیرونی پورٹل کا اشتراک، اور Odoo 19 انٹرپرائز کے لیے دستاویز کے تجزیاتی ڈیش بورڈز۔