Audit Preparation Checklist: How Your ERP Makes Audits 60 Percent Faster

اوسط درمیانی مارکیٹ کمپنی مالیاتی آڈٹ کی تیاری اور معاونت میں سالانہ 3,000 سے 5,000 گھنٹے صرف کرتی ہے۔ 2022 سے لے کر اب تک آڈٹ کی فیسوں میں 15-20 فیصد اضافہ ہوا ہے، جو کہ وسیع دائرہ کار کی ضروریات اور ریگولیٹری اسکروٹنی میں اضافہ ہوا ہے۔ اس کے باوجود بالغ ERP پر مبنی آڈٹ کے عمل والی تنظیمیں تیاری کے وقت میں 60 فیصد کمی اور آڈٹ کے نتائج کو 70 فیصد تک کم کرنے کی اطلاع دیتی ہیں۔

فرق زیادہ عملہ یا زیادہ گھنٹے کا نہیں ہے۔ یہ منظم تیاری ہے جو آپ کے ERP سسٹم کے ذریعے روزانہ کی کارروائیوں میں شامل ہوتی ہے۔ جب آپ کا ERP مناسب طریقے سے ترتیب دیا جاتا ہے، تو آڈٹ کے ثبوت خود بخود تیار ہوتے ہیں، کنٹرول مسلسل کام کرتے ہیں، اور تیاری تخلیق کے بجائے نکالنے کا معاملہ بن جاتی ہے۔

---

آڈٹ کی تیاری کے تین مراحل

مرحلہ 1: مسلسل تیاری (سال بھر)

جب آڈیٹرز کال کریں تو آڈٹ کی تیاری شروع نہیں ہونی چاہیے۔ سب سے زیادہ مؤثر تنظیمیں اپنے ERP کے ذریعے مسلسل آڈٹ کی تیاری کو برقرار رکھتی ہیں۔

روزانہ ERP حفظان صحت:

• تمام لین دین مکمل معاون دستاویزات کے ساتھ درج کیے گئے ہیں۔
• منظوری کے ورک فلو کو نافذ کیا گیا (بیک ڈور اندراجات نہیں)
• اکاؤنٹ کی مفاہمتیں ماہانہ انجام دی جاتی ہیں (صرف سال کے آخر میں نہیں)
• رسائی کے کنٹرول کا سہ ماہی جائزہ لیا جاتا ہے۔
• فرائض کی علیحدگی برقرار اور دستاویزی

ماہانہ کنٹرول:

• بینک مفاہمتیں 5 کاروباری دنوں کے اندر مکمل اور جائزہ لیا گیا۔
• اداروں کے درمیان انٹرکمپنی بیلنس کی تصدیق
• سسپنس اور کلیئرنگ اکاؤنٹس میں صفر بیلنس ہوتے ہیں۔
• حد سے اوپر کے جریدے کے اندراجات کی دوہری منظوری ہوتی ہے۔
• وینڈر ماسٹر فائل کی تبدیلیوں کا غیر مجاز ترمیم کے لیے جائزہ لیا گیا۔
• کسٹمر کریڈٹ کی حدوں کا موجودہ نمائش کے خلاف جائزہ لیا گیا۔

سہ ماہی کنٹرول:

• فکسڈ اثاثہ کی جسمانی تصدیق (نمونہ کی بنیاد)
• انوینٹری سائیکل شمار ERP بیلنس کے ساتھ ملایا جاتا ہے۔
• مناسب مدت کے کٹ آف کے لیے ریونیو کی شناخت کا جائزہ لیا گیا۔
• ڈیلیوری کے نظام الاوقات کے خلاف توثیق شدہ ریونیو بیلنس
• ٹیکس کی فراہمی کے حسابات کو اپ ڈیٹ کر دیا گیا۔
• متعلقہ فریق کے لین دین کو دستاویز کیا گیا ہے۔

فیز 2: پری آڈٹ کی تیاری (60-90 دن پہلے)

دستاویزی اسمبلی:

ERP کے لیے مخصوص تیاری کے کام:

• سال کے آخر میں ٹرائل بیلنس تیار کریں اور پچھلے سال سے موازنہ کریں۔
• آڈیٹر کے جائزے کے لیے تمام دستی جریدے کے اندراجات کو نکالیں۔
• تغیر تجزیہ تیار کریں (اصل بمقابلہ بجٹ، موجودہ بمقابلہ پچھلے سال)
• سال کے دوران لاگو کی گئی تمام اکاؤنٹنگ پالیسی تبدیلیوں کو دستاویز کریں۔
• تمام اہم یا غیر معمولی لین دین کی شناخت اور وضاحت کریں۔
• آمدنی، اخراجات اور انوینٹری کے لیے کٹ آف کے طریقہ کار کی تصدیق کریں۔
• سبلیڈرز کو جنرل لیجر (AP، AR، انوینٹری، مقررہ اثاثے) سے ملاپ کریں
• آڈٹ رپورٹ کی تاریخ کے ذریعے بعد کے واقعات کا جائزہ لیں۔

فیز 3: آڈٹ سپورٹ (آڈٹ کے دوران)

آڈیٹر ورک اسپیس کو ترتیب دینا:

• آڈیٹرز کے لیے صرف پڑھنے کے لیے ERP رسائی بنائیں (متعلقہ ماڈیولز تک دائرہ کار)
• آڈیٹر کی درخواست کی فہرست سے مماثل ایک مشترکہ فولڈر کا ڈھانچہ تیار کریں۔
• آڈیٹر کے سوالات کے لیے رابطہ کا ایک نقطہ تفویض کریں۔
• روزانہ چیک ان شیڈول قائم کریں (15 منٹ، صبح)
• متوقع جوابی اوقات کے ساتھ آڈیٹر کی تمام درخواستوں کو ٹریک کریں۔

---

ERP کنٹرولز جنہیں آڈیٹرز پسند کرتے ہیں۔

خودکار کنٹرولز (احتیاطی)

یہ کنٹرول غلطیوں اور دھوکہ دہی کو ہونے سے پہلے روکتے ہیں:

1. تین طرفہ مماثلت --- ادائیگی کی منظوری سے پہلے خریداری کے آرڈر، سامان کی رسید، اور وینڈر انوائس کو رواداری کے ساتھ ملنا چاہیے۔
2. کریڈٹ کی حد کا نفاذ --- سسٹم سیلز آرڈرز کو روکتا ہے جو کسٹمر کی کریڈٹ کی حد سے تجاوز کرتے ہیں
3. ڈپلیکیٹ کا پتہ لگانا --- ERP رقم، تاریخ اور وینڈر کی بنیاد پر ممکنہ ڈپلیکیٹ وینڈر انوائس کو جھنڈا لگاتا ہے
4. فرائض کی علیحدگی --- صارف کے کردار ایک ہی شخص کو وینڈر بنانے اور ادائیگیوں کو منظور کرنے سے روکتے ہیں
5. پیریڈ لاکنگ --- بند اکاؤنٹنگ پیریڈز ایڈمنسٹریٹر اوور رائڈ کے بغیر پوسٹ نہیں کیے جا سکتے (لاگ شدہ)

جاسوسی کنٹرول (مانیٹرنگ)

یہ کنٹرول ان کے ہونے کے بعد مسائل کی نشاندہی کرتے ہیں:

1. استثنیٰ رپورٹیں --- لین دین کی روزانہ کی رپورٹیں جو عام منظوری کے ورک فلو کو نظرانداز کرتی ہیں
2. آڈٹ ٹریل کے سوالات --- کس نے کیا، کب، اور کس قدر سے کس قدر میں تبدیلی کی
3. تھریش ہولڈ الرٹس --- لین دین متعین مادیت کی حد سے تجاوز کرنے پر اطلاعات
4. مفاہمت کے ڈیش بورڈز --- غیر موافق کھاتوں کے بصری اشارے
5. تجزیوں تک رسائی --- صارف تک رسائی کے حقوق اور سرگرمی کی سہ ماہی رپورٹس

---

ماسٹر آڈٹ کی تیاری کی چیک لسٹ

مالی بیانات اور انکشافات

• مالیاتی بیانات کا مسودہ تیار اور انتظامیہ کے ذریعہ جائزہ لیا گیا۔
• تمام اہم اشیاء کے لیے تیار کردہ فوٹ نوٹ انکشافات
• جا رہے تشویش کی تشخیص دستاویزی
• بعد کے واقعات کی جانچ رپورٹ کی تاریخ تک مکمل ہو گئی۔
• متعلقہ فریق کے انکشافات کی شناخت اور دستاویزی
• سیگمنٹ رپورٹنگ کی معلومات تیار کی گئی (اگر قابل اطلاق ہو)
• آمدنی فی شیئر حساب کی تصدیق (اگر قابل اطلاق ہو)

محصول اور قابل وصول

• آمدنی کی شناخت کی پالیسیاں دستاویزی اور مستقل طور پر لاگو ہوتی ہیں۔
• موخر شدہ محصول کا شیڈول GL سے ملایا گیا۔
• جمعیت کے لیے AR عمر بڑھنے کا جائزہ لیا گیا (مشکوک اکاؤنٹس کے لیے الاؤنس)
• کریڈٹ میمو اور ریٹرن سرگرمی کا رجحانات کے لیے تجزیہ کیا گیا۔
• ٹاپ 10 کسٹمر بیلنس کی تصدیق شدہ یا متبادل طریقہ کار دستاویزی
• کٹ آف ٹیسٹنگ کی گئی (مدت کے آخری 5 دن)

اخراجات اور قابل ادائیگی

• AP کٹ آف تصدیق شدہ (غیر ریکارڈ شدہ ذمہ داریوں کی تلاش)
• جمع شدہ اخراجات جو حساب اور فریق ثالث کی دستاویزات کے ذریعہ تعاون یافتہ ہیں۔
• پری پیڈ اخراجات کی معافی کے نظام الاوقات موجودہ
• فروخت کنندگان کے بیانات سرفہرست 20 دکانداروں کے لیے مل گئے۔
• پالیسی کی تعمیل کے لیے ملازم کے اخراجات کی رپورٹس کا جائزہ لیا گیا۔
• کیپٹل بمقابلہ آپریٹنگ اخراجات کی درجہ بندی کا جائزہ لیا گیا۔

نقد اور سرمایہ کاری

• تمام بینک اکاؤنٹس سال کے آخر تک مل گئے۔
• بقایا چیکس جو عمر رسیدہ ہیں اور اسکیٹمنٹ کے لیے جانچے گئے ہیں۔
• سرمایہ کاروں سے حاصل کردہ سرمایہ کاری کی تشخیص
• قرض کے عہد کی تعمیل کے حساب کتاب کئے گئے۔
• سود کے اخراجات کی دوبارہ گنتی قرض دہندہ کے بیانات سے اتفاق کرتی ہے۔
• محدود کیش کی صحیح درجہ بندی

انوینٹری اور فکسڈ اثاثے۔

• فزیکل انوینٹری کی گنتی مکمل ہو گئی اور ہم آہنگ
• انوینٹری کی تشخیص کا طریقہ مستقل طور پر لاگو ہوتا ہے (FIFO، وزنی اوسط)
• عمر بڑھنے اور فروخت کی رفتار کے خلاف متروک ریزرو کا جائزہ لیا گیا۔
• فکسڈ اثاثوں کے اضافے کو انوائسز اور کیپٹلائزیشن کے تجزیہ سے تعاون حاصل ہے۔
• فرسودگی دوبارہ گنتی اور تصدیق شدہ
• طویل مدتی اثاثوں کے لیے دستاویزی خرابی کا جائزہ
• نفع/نقصان کے حساب سے اثاثوں کے تصرف کو صحیح طریقے سے ریکارڈ کیا گیا ہے۔

پے رول اور فوائد

• پے رول ٹیکس ریٹرن GL (W-2s, 941s) سے ملایا گیا
• منصوبے کی دستاویزات کے خلاف تصدیق شدہ بینیفٹ پلان کی شراکت
• اسٹاک کے معاوضے کے اخراجات کا حساب فی ASC 718 (اگر قابل اطلاق ہو)
• حساب سے تعاون یافتہ بونس اور کمیشن جمع
• HR اور پے رول کے نظام کے درمیان ہیڈ کاؤنٹ کے تجزیات کا مفاہمت

---

ERP آڈٹ ٹریل کی خصوصیات کا فائدہ اٹھانا

آپ کا ERP کا آڈٹ ٹریل آپ کے آڈٹ کی تیاری کا سب سے طاقتور ٹول ہے۔ اسے زیادہ سے زیادہ کرنے کا طریقہ یہاں ہے:

اوڈو آڈٹ ٹریل کی صلاحیتیں:

• تمام مالی لین دین پر ٹریکنگ تبدیل کریں (کس نے، کب، کیا بدلا)
• ہر جریدے کے اندراج، رسید، اور ادائیگی پر دستاویزی منسلکہ
• منظوری کی سرگزشت ہر لین دین کے لیے مکمل منظوری کا سلسلہ دکھاتی ہے۔
• تاریخوں کو مقفل کرنا بند ادوار میں ترمیم کو روکنا
• لاگز تک رسائی ہر لاگ ان اور اہم کارروائی کو ریکارڈ کرنا

آڈٹ ٹریل مینجمنٹ کے لیے بہترین طریقے:

1. کارکردگی کی وجوہات کی بناء پر بھی آڈٹ لاگنگ کو کبھی بھی غیر فعال نہ کریں۔
2. اپنی برقراری کی پالیسی کے مطابق آڈٹ لاگ کو آرکائیو کریں (مالیاتی ریکارڈ کے لیے کم از کم 7 سال)
3. عملے کو تربیت دیں کہ داخلے کے وقت لین دین سے ماخذ دستاویزات منسلک کریں۔
4. غیر معمولی نمونوں کے لیے ماہانہ آڈٹ لاگز کا جائزہ لیں (ویک اینڈ اندراجات، اوقات سے باہر رسائی)
5. لین دین کے نمونے لے کر سہ ماہی آڈٹ ٹریل کی مکمل جانچ کریں۔

---

بہتر تیاری کے ذریعے آڈٹ فیسوں کو کم کرنا

آڈٹ فرم وقت کی بنیاد پر بل۔ ان کا وقت کم کریں اور آپ اپنی فیس کم کریں۔

اعلیٰ اثر والے اعمال:

---

عام آڈٹ کے نتائج اور ERP پر مبنی روک تھام

---

متعلقہ وسائل

• ای آر پی سسٹمز میں آڈٹ ٹریل کی تعمیل --- آڈٹ کے لیے تیار ERP کنفیگریشنز بنانا
• فنانشل کلوز پروسیس گائیڈ --- اپنے قریبی دور کو تیز کرنا
• انٹرکمپنی مصالحتی گائیڈ --- انٹرکمپنی وقفوں کو ختم کرنا
• اوڈو اکاؤنٹنگ ماڈیول سیٹ اپ --- آڈٹ کی تیاری کے لیے اوڈو کو ترتیب دینا

---

آڈٹ کی تیاری میں آپ کی فنانس ٹیم کو ہفتوں تک استعمال کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ ERP-مرکزی نقطہ نظر کے ساتھ، زیادہ تر شواہد خود بخود پیدا ہوتے ہیں، کنٹرول مسلسل کام کرتے ہیں، اور تیاری تخلیق کے بجائے نکالنے کا کام بن جاتی ہے۔ ECOSIRE سے رابطہ کریں آڈٹ کی تیاری کے لیے اپنے ERP کو ​​بہتر بنانے کے لیے۔