बिजनेस ऑटोमेशन पर आरओआई की गणना

प्रत्येक सीएफओ ने कम से कम एक स्वचालन परियोजना को मंजूरी दी है जिसने वादे से कम मूल्य दिया है और कम से कम एक ने अधिक प्रदान किया है। इन परिणामों के बीच का अंतर शायद ही कभी प्रौद्योगिकी के कारण ही सामने आता है। यह इस बात पर निर्भर करता है कि क्या संगठन को प्रतिबद्ध होने से पहले पता था कि वे क्या माप रहे थे और वे इसे कैसे मापने जा रहे थे।

व्यवसाय स्वचालन आरओआई गणना दो सामान्य तरीकों से विफल हो जाती है। पहला है आशावाद पूर्वाग्रह: ऐसे प्रस्ताव जो वास्तविक दुनिया के घर्षण, गोद लेने की अवस्थाओं और रखरखाव की लागतों को नजरअंदाज करते हुए हर सैद्धांतिक रूप से प्राप्त लाभ को गिनते हैं। दूसरा विश्लेषणात्मक पक्षाघात है: संगठन बिल्कुल सही गणना करने के बारे में इतने चिंतित हैं कि वे कभी भी मापने योग्य लक्ष्यों के लिए प्रतिबद्ध नहीं होते हैं।

यह मार्गदर्शिका आपको स्वचालन आरओआई के लिए एक रूपरेखा प्रदान करती है जो सीएफओ जांच का सामना करने के लिए पर्याप्त कठोर है और व्यावसायिक अवसर गुजरने से पहले उत्तर देने के लिए पर्याप्त व्यावहारिक है।

मुख्य बातें

• स्वचालन आरओआई के दो घटक हैं: लागत में कमी (मात्रात्मक) और मूल्य निर्माण (अक्सर कम करके आंका गया)
• समय-अध्ययन पद्धति का उपयोग करके स्वचालन से पहले पूरी तरह से लोड की गई प्रक्रिया लागत की गणना करें
• यथार्थवादी गोद लेने के वक्र लागू करें: महीने 1 में 30% दक्षता लाभ, महीने 3 तक 70%, महीने 6 तक पूरी क्षमता
• सभी लागत श्रेणियां शामिल करें: प्रौद्योगिकी, कार्यान्वयन, प्रशिक्षण, चल रहा रखरखाव और आंतरिक प्रबंधन
• तैनाती से पहले बेसलाइन मेट्रिक्स स्थापित करें - आप पहले नंबर के बिना आरओआई साबित नहीं कर सकते
• ऑटोमेशन ROI को केवल पहले वर्ष में नहीं, बल्कि 3-5 वर्षों में मापा जाता है
• अधिकांश व्यावसायिक मामलों के लिए आईआरआर या एनपीवी की तुलना में ब्रेक-ईवन विश्लेषण अधिक कार्रवाई योग्य है

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स्वचालन मूल्य के दो प्रकार

किसी भी आरओआई गणना के निर्माण से पहले, यह स्पष्ट कर लें कि आपकी स्वचालन पहल मुख्य रूप से किस प्रकार का मूल्य उत्पन्न कर रही है। यह सब कुछ तय करता है कि आप मामले को कैसे मापते हैं और प्रस्तुत करते हैं।

प्रकार 1: लागत में कमी

लागत में कमी स्वचालन उस कार्य को समाप्त कर देता है जिसके लिए वर्तमान में मानव श्रम की आवश्यकता होती है। चालान संसाधित करना, समर्थन टिकट रूट करना, मानक रिपोर्ट तैयार करना, अनुवर्ती ईमेल भेजना, नियुक्तियां शेड्यूल करना - ये ऐसे कार्य हैं जो आज कर्मचारियों के समय का उपभोग करते हैं और आंशिक रूप से या पूरी तरह से स्वचालित हो सकते हैं।

लागत में कमी मापना सबसे आसान स्वचालन मूल्य है क्योंकि यह सीधे श्रम लागत पर आधारित होता है। यदि चालान प्रसंस्करण को स्वचालित करने से देय खातों की टीम में प्रति सप्ताह पांच घंटे की बचत होती है, और एपी क्लर्क की पूरी तरह से भरी हुई लागत $22/घंटा है, तो साप्ताहिक बचत $110 है, वार्षिक बचत $5,720 है। गणित सीधा है.

प्रकार 2: मूल्य निर्माण

मूल्य निर्माण स्वचालन नई क्षमता या क्षमता उत्पन्न करता है जो राजस्व वृद्धि को सक्षम बनाता है। स्वचालन जो आपकी बिक्री टीम को 5 गुना तेजी से लीड प्राप्त करने की अनुमति देता है, रूपांतरण दर में सुधार को सक्षम बनाता है। स्वचालन जो आपकी ग्राहक सेवा टीम को कर्मचारियों की संख्या जोड़े बिना टिकट की मात्रा को 3 गुना संभालने की अनुमति देता है, तेजी से विकास को सक्षम बनाता है। स्वचालन जो अधिकारियों को सप्ताह भर पुराने डेटा के बजाय वास्तविक समय का डेटा देता है, बेहतर निर्णय लेने में सक्षम बनाता है।

मूल्य सृजन को मापना कठिन है क्योंकि स्वचालन और राजस्व परिणाम के बीच कारण संबंध में मानवीय निर्णय और बाजार की स्थितियां शामिल हैं। लेकिन मात्रा निर्धारित करना कठिन होने का मतलब मात्रा निर्धारित करना असंभव नहीं है - इसका मतलब है कि मात्रा निर्धारित करने के लिए अलग पद्धति की आवश्यकता होती है: सरल श्रम-घंटे गणित के बजाय रूपांतरण दर ट्रैकिंग, समूह विश्लेषण, ए / बी परीक्षण और प्रतिगमन विश्लेषण।

सबसे सम्मोहक स्वचालन व्यवसाय मामलों में दोनों प्रकार शामिल हैं। विशुद्ध रूप से लागत-कटौती का मामला व्यावसायिक मूल्य की सीमा को सीमित करता है। ठोस लागत बचत के बिना विशुद्ध रूप से मूल्य-निर्माण का मामला अक्सर सीएफओ अनुमोदन प्राप्त करने में विफल रहता है।

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चरण 1: वर्तमान प्रक्रिया को मापें

किसी भी स्वचालन आरओआई गणना के लिए प्रारंभिक बिंदु वर्तमान प्रक्रिया लागत का सटीक माप है। कई संगठन इस कदम को छोड़ देते हैं और मोटे अनुमान का उपयोग करते हैं - जिसका अर्थ है कि उनके पास वास्तविक सुधार को मापने के लिए कोई आधार रेखा नहीं है।

समय-अध्ययन पद्धति:

जिस प्रक्रिया को आप स्वचालित कर रहे हैं उसका एक प्रतिनिधि नमूना चुनें। लेनदेन-आधारित प्रक्रिया (चालान प्रसंस्करण, ऑर्डर प्रविष्टि, समर्थन टिकट समाधान) के लिए, दो सप्ताह में 50-100 लेनदेन के नमूने में प्रत्येक लेनदेन को पूरा करने के लिए आवश्यक समय को लॉग करें। ट्रैक:

• सक्रिय प्रसंस्करण समय (लेन-देन पर सीधे काम करने में लगने वाला समय)
• प्रतीक्षा समय (लेन-देन कतार में बैठने का समय)
• पुनः कार्य करने में लगने वाला समय (त्रुटियों को सुधारने में लगने वाला समय)
• अपवाद प्रबंधन समय (गैर-मानक मामलों पर बिताया गया समय)

सभी श्रेणियों सहित प्रति लेनदेन का कुल समय आपकी आधार रेखा है। केवल सक्रिय प्रसंस्करण समय का उपयोग न करें - अन्य श्रेणियां वास्तविक लागत का प्रतिनिधित्व करती हैं जिसे स्वचालन को कम करना चाहिए।

पूरी तरह से भरी हुई लागत गणना:

समय को पूरी तरह से भरी हुई श्रम लागत में बदलें। पूरी तरह से भरी हुई लागत में शामिल हैं:

• मूल वेतन
• नियोक्ता पेरोल कर (आमतौर पर अधिकांश बाजारों में वेतन का 8-15%)
• लाभ (स्वास्थ्य सेवा, सेवानिवृत्ति, आदि - आमतौर पर अमेरिका में वेतन का 20-30%; अन्य बाजारों में कम)
• ओवरहेड आवंटन (कार्यालय स्थान, आईटी उपकरण, प्रबंधन ओवरहेड - आम तौर पर प्रत्यक्ष मुआवजे का 20-25%)

पूरी तरह से भरी हुई प्रति घंटा लागत = वार्षिक कुल मुआवजा × (1 + ओवरहेड%) / (प्रति वर्ष 1,700-1,800 कार्य घंटे)

अमेरिका में $50,000 वार्षिक वेतन वाले कर्मचारी के लिए 30% लाभ और 25% ओवरहेड के साथ: पूरी तरह से भरी हुई लागत = $50,000 × 1.30 × 1.25 / 1,750 = $46.43/घंटा

सटीक आरओआई गणना के लिए आधार वेतन दरों के बजाय पूरी तरह से भरी हुई लागतों का उपयोग करना महत्वपूर्ण है। कई प्रस्ताव केवल मूल वेतन या यहां तक ​​कि केवल प्रति घंटा वेतन का उपयोग करते हैं, जो वास्तविक लागत को 50-80% तक कम कर देता है और स्वचालन निवेश को वास्तव में जितना है उससे कम प्रभावशाली बनाता है।

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चरण 2: स्वचालन लाभ का अनुमान लगाएं (रूढ़िवादी रूप से)

आधारभूत प्रक्रिया लागत स्थापित होने के साथ, अनुमान लगाएं कि स्वचालन क्या बदलेगा। इन अनुमानों पर यथार्थवादी रूढ़िवादिता लागू करें।

श्रम-केंद्रित प्रक्रिया स्वचालन के लिए 70% नियम:

उन प्रक्रियाओं के लिए जो मुख्य रूप से मैन्युअल और दोहरावदार हैं (डेटा प्रविष्टि, रूटिंग, मानक रिपोर्टिंग), स्वचालन आम तौर पर श्रम लागत का 60-80% कवर करता है - 100% नहीं। शेष 20-40% दर्शाता है:

• अपवाद प्रबंधन जिसे स्वचालन संबोधित नहीं कर सकता
• गुणवत्ता समीक्षा का समय (किसी को अभी भी स्वचालन आउटपुट को सत्यापित करने की आवश्यकता है)
• प्रक्रिया प्रबंधन ओवरहेड
• कार्यकर्ता के समय का वह हिस्सा मूल्यवर्धित गतिविधियों पर खर्च होता है जो स्वचालित दायरे से बाहर हैं

अपने केंद्रीय अनुमान के रूप में 70% से प्रारंभ करें और सीमा दिखाने के लिए 50% और 90% पर संवेदनशीलता विश्लेषण करें।

गोद लेने की अवस्था में छूट:

तैनाती के पहले दिन स्वचालन लाभ प्राप्त नहीं होते हैं। उपयोगकर्ता नए वर्कफ़्लो का विरोध करते हैं. कॉन्फ़िगरेशन समस्याओं के समायोजन की आवश्यकता है. ऐसे अपवाद सामने आते हैं जिनकी आशा नहीं थी। गोद लेने की अवस्था पर छूट लागू करें:

• माह 1-2: पूर्ण संभावित लाभ का 30%
• माह 3-4: पूर्ण संभावित लाभ का 60%
• माह 5-6: पूर्ण संभावित लाभ का 85%
• माह 7+: पूर्ण संभावित लाभ का 95-100%

वर्ष 1 में बारह महीने के लाभ की गणना के लिए, अपने पूर्ण-संभावित लाभ अनुमान पर लगभग 65% का औसत गोद लेने का कारक लागू करें।

माध्यमिक लाभ:

प्राथमिक श्रम-बचत गणना से परे, द्वितीयक लाभों की पहचान करें और उनकी मात्रा निर्धारित करें:

• त्रुटि दर में कमी और त्रुटियों की लागत को रोका गया (पुनः कार्य, ग्राहक सेवा पुनर्प्राप्ति, राइट-ऑफ़)
• गति में सुधार और तेज़ चक्र समय का व्यावसायिक मूल्य (तेज़ चालान प्रसंस्करण से नकदी प्रवाह में सुधार होता है; तेज़ लीड फॉलो-अप से रूपांतरण दर में सुधार होता है)
• स्केलेबिलिटी: वॉल्यूम बढ़ने पर ऑटोमेशन न होने की लागत (मौजूदा प्रक्रिया के साथ 2x वॉल्यूम को संभालने की लागत क्या होगी?)
• कर्मचारी संतुष्टि और प्रतिधारण: स्वचालन जो उच्च-पुनरावृत्ति, कम-मूल्य वाले काम को समाप्त करता है, अक्सर कर्मचारी जुड़ाव में सुधार करता है और टर्नओवर लागत को कम करता है

द्वितीयक लाभ अक्सर प्राथमिक लाभों की तुलना में अधिक मूल्यवान होते हैं लेकिन उन्हें सीधे तौर पर बताना कठिन होता है। उन्हें व्यावसायिक मामले के गुणात्मक आख्यान में शामिल करें, भले ही आप उन्हें सटीक रूप से निर्धारित न कर सकें।

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चरण 3: पूर्ण कार्यान्वयन लागत की गणना करें

आरओआई समीकरण के लाभ पक्ष पर आशावादी ध्यान दिया जाता है। लागत पक्ष भी समान रूप से सावधानीपूर्वक व्यवहार का हकदार है।

प्रौद्योगिकी लागत:

• सॉफ़्टवेयर लाइसेंसिंग या सदस्यता शुल्क (वार्षिक या एकमुश्त)
• बुनियादी ढांचे की लागत (क्लाउड होस्टिंग, सर्वर हार्डवेयर)
• एकीकरण विकास
• एपीआई और कनेक्टर शुल्क

कार्यान्वयन लागत:

• विक्रेता कार्यान्वयन सेवाएँ
• आंतरिक परियोजना प्रबंधन समय
• आंतरिक कार्यात्मक विशेषज्ञ समय (कॉन्फ़िगरेशन, परीक्षण, सत्यापन के लिए)
• डेटा माइग्रेशन और क्लीनअप
• गुणवत्ता आश्वासन और परीक्षण

परिवर्तन प्रबंधन और प्रशिक्षण:

• उपयोगकर्ता प्रशिक्षण (घंटे × प्रशिक्षक लागत × प्रशिक्षुओं की संख्या)
• प्रशिक्षण सामग्री विकास
• संचार अभियान की लागत
• सुपर-यूजर प्रोग्राम का समय

चल रही लागत:

• वार्षिक लाइसेंस नवीनीकरण या सदस्यता
• विक्रेता समर्थन और रखरखाव (आमतौर पर सालाना लाइसेंस का 15-20%) -आंतरिक प्रशासन समय
• एकीकरण रखरखाव
• आवधिक अनुकूलन और पुनर्विन्यास

आरओआई अवधि में स्वामित्व की कुल लागत (आमतौर पर 3-5 वर्ष): पूरी अवधि में सभी श्रेणियों का योग करें। केवल वर्ष 1 का मूल्यांकन न करें - सच्चा आर्थिक प्रश्न यह है कि क्या निवेश उचित समय सीमा में भुगतान करता है।

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आरओआई गणना

लाभ अनुमान और पूर्ण लागत अनुमान के साथ, मूल गणना सीधी है:

सरल आरओआई = (अवधि के दौरान कुल लाभ - अवधि के दौरान कुल लागत) / अवधि के दौरान कुल लागत × 100%

भुगतान अवधि = प्रारंभिक निवेश / वार्षिक शुद्ध लाभ (औसत)

शुद्ध वर्तमान मूल्य (एनपीवी): अपनी कंपनी की छूट दर (पूंजी की लागत) का उपयोग करके भविष्य के लाभों और लागतों को वर्तमान मूल्य पर छूट दें। एनपीवी आर्थिक मूल्य की सबसे सटीक तस्वीर प्रदान करता है लेकिन इसके लिए सबसे अधिक इनपुट मान्यताओं की आवश्यकता होती है।

अधिकांश व्यावसायिक मामलों के लिए, सरल आरओआई और पेबैक अवधि सबसे अधिक कार्रवाई योग्य आउटपुट हैं। यदि साधारण आरओआई सकारात्मक है और भुगतान अवधि 24 महीने से कम है, तो परियोजना लगभग निश्चित रूप से व्यवहार्य है। एनपीवी विश्लेषण इसे बड़े निवेशों के लिए परिष्कृत कर सकता है जहां नकदी प्रवाह का समय महत्वपूर्ण रूप से मायने रखता है।

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सामान्य स्वचालन परिदृश्यों के लिए आरओआई टेम्पलेट

परिदृश्य 1: चालान प्रसंस्करण स्वचालन

प्रक्रिया: एपी टीम वर्तमान में प्रति माह 800 चालान संसाधित करती है, डेटा प्रविष्टि, अनुमोदन रूटिंग और अपवाद हैंडलिंग सहित प्रति चालान औसतन 12 मिनट।

परिदृश्य 2: एआई ग्राहक सहायता स्वचालन

10-एजेंट सहायता टीम के लिए, जो 15 मिनट के औसत हैंडल समय के साथ $35/घंटा की औसत पूर्ण लागत पर 3,000 टिकट/माह संभालती है:

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स्वचालन आरओआई गणना में सामान्य गलतियाँ

कर्मचारियों की संख्या में कमी की गणना जो नहीं होगी: कई स्वचालन आरओआई गणनाओं में महत्वपूर्ण कर्मचारियों की संख्या में कमी का अनुमान लगाया गया है जो कभी पूरा नहीं होता क्योंकि संगठन बढ़ रहा है और पुनर्नियोजन उन्मूलन की तुलना में अधिक यथार्थवादी है। इस बारे में स्पष्ट रहें कि क्या आरओआई हेडकाउंट में कमी, हेडकाउंट पुनर्नियोजन, या हेडकाउंट-तटस्थ विकास अवशोषण से आता है - और सुनिश्चित करें कि आपके अधिकारी और एचआर नेतृत्व इस धारणा से सहमत हैं।

कार्यान्वयन अवधि की अनदेखी: कार्यान्वयन के दौरान, उत्पादकता बढ़ने से पहले अक्सर कम हो जाती है। कार्यान्वयन के दौरान उत्पादकता हानि को वर्ष 1 की गणना में लागत के रूप में शामिल करें।

केंद्रीय-मामले लाभ अनुमानों के बजाय सर्वोत्तम-मामले का उपयोग करना: आधार मामले में केंद्रीय-मामले अनुमानों का उपयोग करें और ऊपर और नीचे के परिदृश्य दिखाएं। ऐसा व्यावसायिक मामला जो केवल लाभ दिखाता है, विश्वसनीय नहीं है।

एकीकरण रखरखाव को भूल जाना: अन्य प्रणालियों से जुड़ने वाले ऑटोमेशन को उन प्रणालियों के बदलते ही निरंतर रखरखाव की आवश्यकता होती है। स्पष्ट रूप से बजट.

बेसलाइन स्थापित नहीं करना: यदि आप स्वचालन से पहले वर्तमान प्रक्रिया को नहीं मापते हैं, तो आप यह साबित नहीं कर सकते कि स्वचालन ने काम किया है। तैनाती से पहले आधार रेखाएं स्थापित करें, पूर्वव्यापी रूप से नहीं।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

स्वचालन निवेश के लिए एक अच्छा आरओआई लक्ष्य क्या है?

18 महीने से कम की पेबैक अवधि और 150% से अधिक तीन साल के आरओआई वाले स्वचालन निवेश के लिए, निवेश को मंजूरी देना लगभग हमेशा आसान होता है। अधिक प्रासंगिक प्रश्न यह है कि स्वचालन आरओआई की तुलना समान निवेश पूंजी (वैकल्पिक प्रौद्योगिकी निवेश, अतिरिक्त बिक्री क्षमता, कार्यशील पूंजी) के वैकल्पिक उपयोग से कैसे की जाती है। ईसीओएसआईआरई का अनुभव यह है कि प्रक्रिया स्वचालन और ईआरपी कार्यान्वयन निवेश आम तौर पर 200-500% की तीन-वर्षीय आरओआई प्रदान करते हैं जब ठीक से दायरा और क्रियान्वित किया जाता है - जो कि अधिकांश अन्य पूंजी निवेश विकल्पों से काफी ऊपर है।

क्या मुझे आरओआई गणना में आसान लाभ (कर्मचारी संतुष्टि, डेटा गुणवत्ता, रणनीतिक लचीलापन) शामिल करना चाहिए?

उन्हें व्यावसायिक मामले के गुणात्मक आख्यान में शामिल करें, स्पष्ट रूप से गैर-मात्राबद्ध लाभों के रूप में लेबल किया गया है। उन लाभों पर डॉलर का मूल्य न डालें जिन्हें आप माप नहीं सकते, क्योंकि यह परिष्कृत समीक्षकों के साथ गणना की विश्वसनीयता को नष्ट कर देता है। लेकिन रणनीतिक लाभों को स्पष्ट रूप से व्यक्त करें - कई सबसे महत्वपूर्ण स्वचालन लाभ (बेहतर निर्णय डेटा, संगठनात्मक मापनीयता, प्रतिस्पर्धी स्थिति) लागत-लाभ गणना में अच्छी तरह से फिट नहीं होते हैं।

मैं आरओआई गणना कैसे संभाल सकता हूं जब प्राथमिक लाभ लागत में कमी के बजाय विकास को सक्षम कर रहा है?

आरओआई को स्वचालन निवेश की लागत बनाम विकल्प की लागत के रूप में फ्रेम करें (आमतौर पर, व्यवसाय बढ़ने पर आनुपातिक रूप से अधिक कर्मचारियों को काम पर रखना)। यदि आपका व्यवसाय प्रति वर्ष 30% बढ़ रहा है और स्वचालन आपको मौजूदा कर्मचारियों की संख्या के साथ उस वृद्धि को अवशोषित करने की अनुमति देता है, तो लाभ उस कर्मचारियों की संख्या की लागत है जिसे आपको अन्यथा किराए पर लेने की आवश्यकता होगी। यह एक वास्तविक, मात्रात्मक लाभ है, भले ही यह आज के पी एंड एल पर प्रत्यक्ष लागत में कमी के रूप में प्रकट नहीं होता है।

मुझे एआई स्वचालन के लिए आरओआई गणना कैसे संभालनी चाहिए जहां लाभ आंशिक रूप से गुणात्मक है?

एआई स्वचालन अक्सर ऐसे लाभ प्रदान करता है जो मात्रात्मक (गति, थ्रूपुट, त्रुटि दर) और गुणात्मक (ग्राहक इंटरैक्शन की गुणवत्ता, निर्णय गुणवत्ता, एजेंट की नौकरी संतुष्टि) परिणामों को मिलाते हैं। आरओआई गणना के लिए, मात्रात्मक मेट्रिक्स पर ध्यान केंद्रित करें: प्रति घंटे हल किए गए टिकट, लीड प्रतिक्रिया समय, निर्णय चक्र समय। गुणात्मक लाभ के लिए, प्रॉक्सी मेट्रिक्स विकसित करें जिन्हें आप पहले और बाद में माप सकते हैं: ग्राहक संतुष्टि स्कोर, ग्राहक प्रतिधारण दर, एजेंट एनपीएस। इन्हें वित्तीय आरओआई के साथ ट्रैक करें।

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