Quote-to-Order Workflows: CPQ, Approvals & Digital Signatures

औसत B2B कोटेशन को मैन्युअल रूप से तैयार करने में 4.5 दिन लगते हैं। उन 4.5 दिनों के दौरान, खरीदार को एक प्रतिस्पर्धी उद्धरण प्राप्त हो सकता है, उनकी आवश्यकताएं बदल सकती हैं, या खरीदारी के लिए आंतरिक गति खो सकती है। हर दिन की देरी से जीत की संभावना अनुमानित 1-2% कम हो जाती है।

कॉन्फिगर-प्राइस-कोट (सीपीक्यू) सिस्टम इस चक्र को दिनों से मिनटों में संपीड़ित करता है। एक बिक्री प्रतिनिधि उत्पाद को कॉन्फ़िगर करता है, सिस्टम ग्राहक के मूल्य निर्धारण स्तर और मात्रा के आधार पर कीमत की गणना करता है, और उद्धरण एक क्लिक से उत्पन्न होता है। स्वचालित अनुमोदन रूटिंग और डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें, और संपूर्ण कोट-टू-ऑर्डर प्रक्रिया हफ्तों के बजाय घंटों में पूरी हो सकती है।

मुख्य बातें

• सीपीक्यू वर्कफ़्लो औसत उद्धरण निर्माण समय को 4.5 दिन से घटाकर 1 घंटे से कम कर देता है
• बाधाओं को रोकने के लिए बहु-स्तरीय अनुमोदन श्रृंखलाओं में स्वचालित वृद्धि शामिल होनी चाहिए
• डिजिटल हस्ताक्षर प्रिंट-साइन-स्कैन-ईमेल चक्र को समाप्त करते हैं और कानूनी रूप से बाध्यकारी रिकॉर्ड बनाते हैं
• संशोधन ट्रैकिंग प्रारंभिक उद्धरण से अंतिम आदेश तक प्रत्येक परिवर्तन का संपूर्ण ऑडिट ट्रेल बनाए रखती है

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कोट-टू-ऑर्डर प्रक्रिया

पारंपरिक प्रक्रिया (मैनुअल)

मैन्युअल कोट-टू-ऑर्डर प्रक्रिया हैंडऑफ़ का एक क्रम है, प्रत्येक में देरी और त्रुटि का जोखिम होता है।

1. खरीदार उद्धरण का अनुरोध करता है ईमेल या फोन के माध्यम से (दिन 0)
2. बिक्री प्रतिनिधि आवश्यकताओं को एकत्रित करता है आगे-पीछे संचार के माध्यम से (दिन 0-1)
3. बिक्री प्रतिनिधि स्प्रेडशीट में या मूल्य निर्धारण प्रबंधक के साथ मूल्य निर्धारण की जाँच करता है (दिन 1-2)
4. सेल्स प्रतिनिधि गोदाम टीम के साथ इन्वेंट्री की जांच करता है (दिन 2)
5. सेल्स प्रतिनिधि ड्राफ्ट उद्धरण वर्ड या एक्सेल में (दिन 2-3)
6. सीमा से ऊपर होने पर प्रबंधक समीक्षा करता है और अनुमोदन देता है (दिन 3-4)
7. बिक्री प्रतिनिधि ईमेल के माध्यम से खरीदार को उद्धरण भेजता है (दिन 4-5)
8. खरीदार समीक्षाएँ, परिवर्तन का अनुरोध (दिन 5-10)
9. बिक्री प्रतिनिधि संशोधित करता है और पुनः भेजता है (दिन 10-12)
10. खरीदार हस्ताक्षर करता है और लौटाता है स्कैन या फैक्स के माध्यम से (दिन 12-15)
11. बिक्री प्रतिनिधि ऑर्डर दर्ज करता है ईआरपी सिस्टम में (दिन 15-16)

कुल बीता हुआ समय: 2-3 सप्ताह। टचप्वाइंट: 8-12. त्रुटि के अवसर: प्रत्येक हैंडऑफ़ पर।

स्वचालित सीपीक्यू प्रक्रिया

1. खरीदार उद्धरण का अनुरोध करता है पोर्टल या बिक्री प्रतिनिधि के माध्यम से पहल करता है (घंटा 0)
2. उत्पाद कॉन्फ़िगर करें --- वैध विकल्प, सिस्टम द्वारा लागू निर्भरताएँ (घंटा 0)
3. मूल्य की गणना --- ग्राहक मूल्य सूची स्वचालित रूप से लागू होती है (तत्काल)
4. उद्धरण उत्पन्न --- सभी शर्तों के साथ पेशेवर पीडीएफ (तत्काल)
5. अनुमोदन रूटिंग --- नियमों के आधार पर स्वचालित रूप से रूट किया जाता है (घंटे 0-4)
6. उद्धरण वितरित --- खरीदार को पोर्टल लिंक के साथ ईमेल (अनुमोदन के तुरंत बाद)
7. स्व-सेवा संशोधन के साथ पोर्टल में खरीदार की समीक्षा (घंटे 4-24)
8. डिजिटल हस्ताक्षर --- खरीदार ऑनलाइन हस्ताक्षर करता है (मिनट)
9. ऑर्डर बनाया गया --- बिक्री ऑर्डर ईआरपी में स्वतः उत्पन्न होता है (तत्काल)

कुल बीता हुआ समय: 4-24 घंटे। टचप्वाइंट: 3-4. त्रुटि के अवसर: न्यूनतम (सिस्टम-लागू नियम)।

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उत्पाद विन्यास

कॉन्फ़िगरेशन नियम

B2B में उत्पाद कॉन्फ़िगरेशन में अक्सर जटिल निर्भरताएँ शामिल होती हैं। हाइड्रोलिक पंप ऑर्डर के लिए पंप प्रकार, प्रवाह दर, दबाव रेटिंग, सील सामग्री, मोटर वोल्टेज और माउंटिंग कॉन्फ़िगरेशन का चयन करने की आवश्यकता हो सकती है। सभी संयोजन मान्य नहीं हैं --- कुछ सील सामग्री के साथ उच्च दबाव रेटिंग उपलब्ध नहीं हो सकती है, या एक विशिष्ट मोटर वोल्टेज केवल कुछ बढ़ते विकल्पों के साथ काम कर सकता है।

सीपीक्यू सिस्टम कॉन्फ़िगरेशन चरण में इन नियमों को लागू करते हैं।

सामग्री एकीकरण का बिल

निर्मित या असेंबल किए गए उत्पादों के लिए, सीपीक्यू कॉन्फ़िगरेशन को सीधे ईआरपी में सामग्री के बिल (बीओएम) पर मैप किया जाना चाहिए। जब कोई बिक्री प्रतिनिधि किसी कस्टम उत्पाद को कॉन्फ़िगर करता है, तो सिस्टम को स्वचालित रूप से बीओएम उत्पन्न करना चाहिए, विनिर्माण लागत की गणना करनी चाहिए, सामग्री की उपलब्धता को मान्य करना चाहिए और लीड समय का अनुमान लगाना चाहिए।

ओडू में, बिक्री मॉड्यूल और विनिर्माण मॉड्यूल के बीच यह एकीकरण यह सुनिश्चित करता है कि कोटेशन सिस्टम छोड़ने से पहले प्रत्येक कॉन्फ़िगर किया गया उत्पाद निर्माण योग्य, लागत योग्य और शेड्यूल करने योग्य है।

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सीपीक्यू फ़्लो में मूल्य निर्धारण

स्वचालित मूल्य गणना

जब बिक्री प्रतिनिधि एक ग्राहक का चयन करता है और एक उत्पाद को कॉन्फ़िगर करता है, तो मूल्य निर्धारण इंजन मूल्य निर्धारण पदानुक्रम से सभी लागू नियमों का मूल्यांकन करता है और सही कीमत लौटाता है। बिक्री प्रतिनिधि परिकलित मूल्य, लागू छूट और परिणामी मार्जिन देखता है।

मूल्य ओवरराइड नियंत्रण

बिक्री प्रतिनिधियों को कभी-कभी कीमतों को समायोजित करने की आवश्यकता होती है --- किसी प्रतिस्पर्धी से मेल खाने के लिए, एक रणनीतिक सौदे को बंद करने के लिए, या किसी सेवा मुद्दे की भरपाई के लिए। सीपीक्यू प्रणाली को निर्धारित सीमा के भीतर मूल्य ओवरराइड की अनुमति देनी चाहिए।

प्रत्येक ओवरराइड को प्रतिनिधि के नाम, मूल मूल्य, ओवरराइड मूल्य और कारण कोड के साथ लॉग किया जाता है। यह डेटा मूल्य निर्धारण विश्लेषण में यह पहचानने के लिए फ़ीड करता है कि क्या ओवरराइड का उपयोग रणनीतिक रूप से किया जा रहा है या खराब बातचीत के लिए बैसाखी के रूप में किया जा रहा है।

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बहु-स्तरीय अनुमोदन श्रृंखलाएँ

अनुमोदन मैट्रिक्स डिज़ाइन

अनुमोदन मैट्रिक्स परिभाषित करता है कि किसी उद्धरण को उसकी विशेषताओं के आधार पर किसे अनुमोदित करना चाहिए। सबसे आम ट्रिगर ऑर्डर मूल्य है, लेकिन स्वीकृतियां छूट की गहराई, उत्पाद श्रेणी, ग्राहक जोखिम प्रोफ़ाइल या भुगतान शर्तों से भी शुरू हो सकती हैं।

वृद्धि नियम

जब अनुमोदक अनुपलब्ध होते हैं तो स्वीकृतियां बाधा बन जाती हैं। स्वचालित वृद्धि उद्धरणों को रुकने से रोकती है।

• एसएलए के 75% पर चेतावनी --- अनुमोदनकर्ता को एक अनुस्मारक अधिसूचना प्राप्त होती है
• एसएलए के 100% पर वृद्धि --- अनुमोदनकर्ता के प्रबंधक से मार्गों का अनुरोध करें
• एसएलए के 150% पर स्वत: अनुमोदन --- परिभाषित जोखिम सीमा से नीचे होने पर उद्धरण स्वचालित रूप से स्वीकृत हो जाता है (वैकल्पिक, विन्यास योग्य)
• एसएलए के 200% पर कार्यकारी अधिसूचना --- नेतृत्व दृश्यता के लिए डैशबोर्ड अलर्ट

समानांतर अनुमोदन अनुकूलन

जब कई अनुमोदनों की आवश्यकता होती है (बिक्री प्रबंधक और क्रेडिट प्रबंधक और कानूनी), तो उन्हें क्रमिक रूप से चलाने के बजाय समानांतर में चलाएं। 8 घंटे के एसएलए के साथ तीन अनुमोदन की आवश्यकता वाले कोटेशन में क्रमिक रूप से 24 घंटे लगते हैं लेकिन समानांतर में केवल 8 घंटे लगते हैं।

ओडू का अनुमोदन मॉड्यूल समानांतर और अनुक्रमिक अनुमोदन कॉन्फ़िगरेशन दोनों का समर्थन करता है। इष्टतम दृष्टिकोण स्वतंत्र अनुमोदनों को समानांतर में और श्रृंखला पर निर्भर अनुमोदनों को क्रमिक रूप से चलाना है (उदाहरण के लिए, कानूनी समीक्षा शुरू होने से पहले मूल्य निर्धारण अनुमोदन पूरा होना चाहिए, क्योंकि कानूनी को अंतिम कीमत देखने की आवश्यकता होती है)।

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डिजिटल हस्ताक्षर

कानूनी वैधता

यूएस ईएसआईएन अधिनियम, ईयू ईआईडीएएस विनियमन और 60 से अधिक देशों में समान कानूनों जैसे ढांचे के तहत अधिकांश न्यायालयों में डिजिटल हस्ताक्षर कानूनी रूप से बाध्यकारी हैं। डिजिटल हस्ताक्षर के साथ स्वीकार किए गए उद्धरण की कानूनी स्थिति गीली-स्याही हस्ताक्षर के समान ही होती है।

ओडू की डिजिटल हस्ताक्षर सुविधा हस्ताक्षरकर्ता के नाम, ईमेल, आईपी पते और टाइमस्टैम्प को कैप्चर करती है, जिससे एक व्यापक हस्ताक्षर रिकॉर्ड बनता है। हस्ताक्षरित दस्तावेज़ को आगे के संशोधन के खिलाफ लॉक कर दिया गया है, और एक प्रति ऑडिट उद्देश्यों के लिए हस्ताक्षर मेटाडेटा के साथ संग्रहीत की गई है।

हस्ताक्षर वर्कफ़्लो

1. उद्धरण को अंतिम रूप दिया गया --- बिक्री प्रतिनिधि उद्धरण को हस्ताक्षर के लिए तैयार के रूप में चिह्नित करता है
2. हस्ताक्षर अनुरोध भेजा गया --- खरीदार को पोर्टल के लिंक के साथ एक ईमेल प्राप्त होता है
3. खरीदार समीक्षाएँ --- नियम और शर्तों के साथ पोर्टल पर पूर्ण उद्धरण प्रदर्शित किया गया है
4. खरीदार के चिह्न --- हस्ताक्षर बनाता या टाइप करता है, पहचान की पुष्टि करता है
5. पुष्टि --- दोनों पक्षों को ईमेल के माध्यम से एक हस्ताक्षरित प्रति प्राप्त होती है
6. ऑर्डर बनाया गया --- बिक्री ऑर्डर हस्ताक्षरित उद्धरण से स्वतः उत्पन्न होता है

एकाधिक हस्ताक्षरकर्ता

बड़े B2B ऑर्डर के लिए अक्सर कई हस्ताक्षरों की आवश्यकता होती है --- ऑर्डर के लिए खरीद प्रबंधक और भुगतान शर्तों के लिए वित्त निदेशक। सिस्टम को प्रत्येक चरण में सूचनाओं के साथ अनुक्रमिक हस्ताक्षर (पहले खरीद, फिर वित्त) या समानांतर हस्ताक्षर (दोनों स्वतंत्र रूप से हस्ताक्षर) का समर्थन करना चाहिए।

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संशोधन ट्रैकिंग और संस्करण नियंत्रण

संशोधन क्यों मायने रखते हैं

B2B उद्धरणों को शायद ही कभी वैसे ही स्वीकार किया जाता है जैसे कि है। खरीदार मात्रा परिवर्तन, उत्पाद प्रतिस्थापन, विस्तारित वारंटी, या विभिन्न भुगतान शर्तों का अनुरोध करता है। प्रत्येक परिवर्तन एक नया संशोधन बनाता है। संस्करण नियंत्रण के बिना, यह जानना असंभव हो जाता है कि खरीदार ने कौन सा संस्करण स्वीकार किया, संस्करणों के बीच क्या बदलाव हुआ, या क्या संशोधनों के बाद मूल्य निर्धारण की पुनर्गणना की गई थी।

संशोधन प्रबंधन

प्रत्येक संशोधन उस बिंदु पर उद्धरण की पूरी स्थिति को संग्रहीत करता है --- सभी पंक्ति वस्तुएँ, मात्राएँ, कीमतें, शर्तें और नोट्स। यह ऑडिट, प्रशिक्षण और विवाद समाधान उद्देश्यों के लिए संपूर्ण बातचीत इतिहास प्रदान करता है।

वैधता अवधि

प्रत्येक उद्धरण की एक समाप्ति तिथि होनी चाहिए। इसके बिना, कोई खरीदार किसी कोटेशन को जारी होने के छह महीने बाद स्वीकार कर सकता है, उस समय तक लागत बदल चुकी होती है, इन्वेंट्री ख़त्म हो चुकी होती है, या मूल्य निर्धारण नियम अपडेट हो चुके होते हैं।

मानक वैधता अवधि उद्योग और उत्पाद प्रकार के अनुसार अलग-अलग होती है, लेकिन मानक उत्पादों के लिए 15-30 दिन और अस्थिर-लागत वाले उत्पादों के लिए 7-15 दिन आम है। सीपीक्यू प्रणाली को वैधता अवधि के बाद स्वचालित रूप से उद्धरण समाप्त करना चाहिए और बिक्री प्रतिनिधि को संशोधित उद्धरण जारी करने या जारी करने के लिए सूचित करना चाहिए।

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सीपीक्यू प्रभावशीलता को मापना

प्रमुख मेट्रिक्स

अड़चन विश्लेषण

सीपीक्यू प्रणाली हर चरण में समय संबंधी डेटा कैप्चर करती है। बाधाओं की पहचान करने के लिए इस डेटा का उपयोग करें। यदि अनुमोदन चक्र का समय अधिक है, तो देखें कि कौन से अनुमोदनकर्ता सबसे धीमे हैं। यदि कोट-टू-ऑर्डर रूपांतरण कम है, तो विश्लेषण करें कि कौन से उत्पाद कॉन्फ़िगरेशन को अस्वीकार किया जा रहा है। यदि संशोधन की संख्या अधिक है, तो जांच करें कि क्या कॉन्फ़िगरेशन नियम त्रुटियों को जल्दी पकड़ रहे हैं।

संपूर्ण B2B ईकॉमर्स रणनीति के लिए, हमारी स्तंभ मार्गदर्शिका देखें: B2B ईकॉमर्स प्लेबुक।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

सीपीक्यू और एक साधारण उद्धरण उपकरण के बीच क्या अंतर है?

एक साधारण उद्धरण उपकरण उत्पादों और कीमतों के साथ एक दस्तावेज़ तैयार करता है। सीपीक्यू तीन महत्वपूर्ण क्षमताएं जोड़ता है: नियम प्रवर्तन (कॉन्फ़िगर) के साथ उत्पाद कॉन्फ़िगरेशन, बहु-स्तरीय छूट गणना (मूल्य) के साथ स्वचालित मूल्य निर्धारण, और अनुमोदन वर्कफ़्लोज़ (उद्धरण) के साथ पेशेवर दस्तावेज़ निर्माण। अंतर यह है कि सीपीक्यू त्रुटियों को डाउनस्ट्रीम में पकड़ने के बजाय निर्माण के बिंदु पर रोकता है।

सीपीक्यू ओडू जैसे मौजूदा ईआरपी सिस्टम के साथ कैसे एकीकृत होता है?

ओडू में, सीपीक्यू कार्यक्षमता बिक्री मॉड्यूल में बनाई गई है। उत्पाद प्रकार और वैकल्पिक उत्पाद कॉन्फ़िगरेशन को संभालते हैं। मूल्य सूचियाँ मूल्य निर्धारण संभालती हैं। कोटेशन वर्कफ़्लो अनुमोदन और डिजिटल हस्ताक्षरों को संभालता है। इस मूल एकीकरण का मतलब है कि प्रबंधित करने के लिए कोई डेटा सिंक नहीं है, बनाए रखने के लिए कोई एपीआई नहीं है, और समस्या निवारण के लिए कोई मिडलवेयर नहीं है। कोटेशन, ऑर्डर, इन्वेंट्री आरक्षण और चालान सभी एक ही लेनदेन से प्रवाहित होते हैं।

क्या सीपीक्यू सदस्यता और आवर्ती ऑर्डर मूल्य निर्धारण को संभाल सकता है?

हाँ। आवर्ती मूल्य निर्धारण का समर्थन करने के लिए ओडू का सदस्यता मॉड्यूल कोटेशन वर्कफ़्लो के साथ एकीकृत होता है। एक कोटेशन में एकमुश्त सेटअप शुल्क, मासिक आवर्ती शुल्क और उपयोग-आधारित घटक शामिल हो सकते हैं। जब कोटेशन स्वीकार कर लिया जाता है, तो सिस्टम स्वचालित रूप से उचित बिलिंग शेड्यूल के साथ सदस्यता बनाता है।

सीपीक्यू का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए बिक्री प्रतिनिधियों को किस प्रशिक्षण की आवश्यकता है?

अधिकांश बिक्री प्रतिनिधि 2-4 घंटों में बुनियादी सीपीक्यू वर्कफ़्लो सीख सकते हैं। प्रशिक्षण में उत्पाद विन्यास (विकल्पों का चयन, निर्भरता को समझना), मूल्य निर्धारण दृश्यता (गणना की गई कीमत को पढ़ना, यह समझना कि कौन सी छूट लागू है), और उद्धरण प्रस्तुत करना (ग्राहक को भेजना, अनुमोदन प्रबंधित करना) शामिल होना चाहिए। मूल्य ओवरराइड और अपवाद प्रबंधन पर उन्नत प्रशिक्षण के लिए आमतौर पर अतिरिक्त 2 घंटे की आवश्यकता होती है। मुख्य बात यह है कि सीपीक्यू प्रशिक्षण के बोझ को कम करता है --- नए प्रतिनिधियों को मूल्य निर्धारण नियमों को याद रखने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि सिस्टम उन्हें स्वचालित रूप से लागू करता है।

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आगे क्या है

कोट-टू-ऑर्डर प्रक्रिया वह जगह है जहां सौदे जीते या हारे जाते हैं। एक तेज़, सटीक, पेशेवर उद्धरण प्रक्रिया क्षमता का संकेत देती है और खरीदार का विश्वास बढ़ाती है। धीमी, त्रुटि-प्रवण प्रक्रिया शिथिलता का संकेत देती है और खरीदारों को प्रतिस्पर्धियों की ओर ले जाती है।

ECOSIRE की Odoo कार्यान्वयन सेवाएं में CPQ कॉन्फ़िगरेशन, अनुमोदन वर्कफ़्लो डिज़ाइन और डिजिटल हस्ताक्षर सेटअप शामिल हैं। हम बी2बी कंपनियों को अपने बिक्री चक्र को कम करने और स्वचालन के माध्यम से जीत दर में सुधार करने में मदद करते हैं।

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