ओडू मल्टी-कंपनी सेटअप: एक ही डेटाबेस में एकाधिक संस्थाओं का प्रबंधन

ऐसे व्यवसाय जो कई कानूनी संस्थाओं, सहायक कंपनियों या ब्रांडों का संचालन करते हैं, उन्हें एक विकल्प का सामना करना पड़ता है: प्रत्येक कंपनी के लिए अलग-अलग ईआरपी इंस्टेंसेस चलाएं, या सब कुछ एक ही डेटाबेस में समेकित करें। ओडू की मल्टी-कंपनी सुविधा आपको सख्त डेटा पृथक्करण, अंतर-कंपनी लेनदेन स्वचालन और समेकित वित्तीय रिपोर्टिंग को बनाए रखते हुए एक डेटाबेस में कई इकाइयों को प्रबंधित करने में सक्षम बनाती है।

ओडू मल्टी-कंपनी क्या है?

ओडू मल्टी-कंपनी एक अंतर्निहित सुविधा है जो कई कंपनियों (कानूनी संस्थाओं) को एक ही ओडू डेटाबेस में सह-अस्तित्व में रहने की अनुमति देती है। प्रत्येक कंपनी के खातों, कर विन्यास, बैंक खातों, गोदामों और व्यावसायिक नियमों का अपना चार्ट होता है। उपयोगकर्ता एक या एकाधिक कंपनियों से संबंधित हो सकते हैं और शीर्ष नेविगेशन बार से उनके बीच स्विच कर सकते हैं।

यह दृष्टिकोण अलग-अलग Odoo उदाहरणों को चलाने से मौलिक रूप से भिन्न है। एकल डेटाबेस का अर्थ है साझा मास्टर डेटा (उत्पाद, संपर्क), एकीकृत रिपोर्टिंग और बुनियादी ढांचे का शून्य दोहराव।

मल्टी-कंपनी का उपयोग कब करें

मल्टी-कंपनी सेटअप तब उपयुक्त होता है जब:

• आप कई कानूनी संस्थाएं संचालित करते हैं जो ग्राहकों, उत्पादों या विक्रेताओं को साझा करती हैं
• एक मूल कंपनी की सहायक कंपनियाँ होती हैं जिन्हें समेकित वित्तीय रिपोर्टिंग की आवश्यकता होती है
• आप एक ही कॉर्पोरेट छतरी के नीचे कई ब्रांड चलाते हैं
• आपका व्यवसाय विभिन्न वित्तीय आवश्यकताओं के साथ कई देशों में संचालित होता है
• एक होल्डिंग कंपनी को सभी पोर्टफोलियो कंपनियों में दृश्यता की आवश्यकता होती है

जब आपके पास कई कार्यालय या विभाग हों तो मल्टी-कंपनी आवश्यक नहीं है। ओडू के विश्लेषणात्मक लेखांकन और विभाग की विशेषताएं अलग-अलग कंपनियां बनाए बिना आंतरिक संगठनात्मक प्रभागों को संभालती हैं।

ओडू में मल्टी-कंपनी की स्थापना

चरण 1: मल्टी-कंपनी सक्षम करें

1. सेटिंग्स > सामान्य सेटिंग्स > कंपनियों पर नेविगेट करें
2. कंपनियों की सूची देखने के लिए "कंपनियों को प्रबंधित करें" पर क्लिक करें
3. आपकी प्राथमिक कंपनी पहले से मौजूद है; अतिरिक्त कंपनियाँ जोड़ने के लिए "नया" पर क्लिक करें

चरण 2: प्रत्येक कंपनी को कॉन्फ़िगर करें

प्रत्येक कंपनी के लिए, कॉन्फ़िगर करें:

| सेटिंग | स्थान | नोट्स | |---|---|---| | कानूनी नाम और पता | सेटिंग्स > कंपनियाँ | कानूनी पंजीकरण से मेल खाना चाहिए | | लोगो | कंपनी सेटिंग्स | मुद्रित दस्तावेज़ों पर दिखाई देता है | | मुद्रा | कंपनी सेटिंग्स | प्रति कंपनी भिन्न हो सकती है | | वित्तीय वर्ष | लेखांकन > सेटिंग्स | क्षेत्राधिकार के अनुसार भिन्न हो सकता है | | खातों का चार्ट | लेखांकन > कॉन्फ़िगरेशन | साझा टेम्पलेट या प्रति कंपनी अद्वितीय | | कर विन्यास | लेखांकन > कर | देश-विशिष्ट कर नियम | | बैंक खाते | लेखांकन > बैंक खाते | प्रति कंपनी अलग बैंक जर्नल | | गोदाम | इन्वेंटरी > कॉन्फ़िगरेशन | प्रत्येक कंपनी को अपना गोदाम मिलता है | | अनुक्रम | सेटिंग्स > तकनीकी | चालान, ऑर्डर आदि के लिए अलग नंबरिंग |

चरण 3: उपयोगकर्ता पहुंच कॉन्फ़िगर करें

प्रत्येक Odoo उपयोगकर्ता को एक या एकाधिक कंपनियों को सौंपा जा सकता है:

• एकल-कंपनी उपयोगकर्ता: केवल अपनी निर्दिष्ट कंपनी के लिए डेटा देख और बना सकते हैं। उन परिचालन कर्मचारियों के लिए सर्वोत्तम जो विशेष रूप से एक इकाई के भीतर काम करते हैं।
• मल्टी-कंपनी उपयोगकर्ता: शीर्ष मेनू बार में कंपनी स्विचर का उपयोग करके कंपनियों के बीच स्विच कर सकते हैं। प्रबंधकों, लेखाकारों और कई संस्थाओं की देखरेख करने वाले अधिकारियों के लिए सर्वोत्तम।
• डिफ़ॉल्ट कंपनी: प्रत्येक उपयोगकर्ता की एक डिफ़ॉल्ट कंपनी होती है जो नए रिकॉर्ड बनाते समय लागू होती है।

पहुंच नियम व्यवहार: जब किसी उपयोगकर्ता के पास कई कंपनियों तक पहुंच होती है, तो वे अपनी सभी निर्दिष्ट कंपनियों का डेटा एक साथ देखते हैं (जब तक कि वे किसी विशिष्ट कंपनी के लिए फ़िल्टर नहीं करते)। यह क्रॉस-कंपनी रिपोर्टिंग और निरीक्षण को सक्षम बनाता है।

सेटिंग्स > उपयोगकर्ता > [उपयोगकर्ता] > मल्टी कंपनी टैब के अंतर्गत उपयोगकर्ता कंपनी असाइनमेंट कॉन्फ़िगर करें।

साझा बनाम अलग डेटा

यह समझना कि कौन सा डेटा साझा किया गया है और कौन सा कंपनी-विशिष्ट है, उचित मल्टी-कंपनी संचालन के लिए महत्वपूर्ण है।

सभी कंपनियों में साझा किया गया

• संपर्क (प्रतिनिधि भागीदार): ग्राहक, विक्रेता और भागीदार डिफ़ॉल्ट रूप से वैश्विक हैं। कंपनी A द्वारा बनाया गया ग्राहक कंपनी B को दिखाई देता है।
• उत्पाद (उत्पाद.टेम्पलेट): उत्पाद परिभाषाएँ साझा की जाती हैं। हालाँकि, उत्पाद-विशिष्ट गुण जैसे लागत, विक्रेता और लेखांकन खाते प्रति कंपनी निर्धारित किए जा सकते हैं।
• उपयोगकर्ता: उपयोगकर्ता खाते वैश्विक हैं। कंपनी की पहुंच असाइनमेंट के माध्यम से नियंत्रित की जाती है।
• सिस्टम सेटिंग्स: तकनीकी कॉन्फ़िगरेशन, ईमेल सर्वर और स्वचालन नियम आम तौर पर वैश्विक होते हैं।

कंपनी-विशिष्ट (पृथक)

• लेखा प्रविष्टियाँ: जर्नल प्रविष्टियाँ, चालान और बिल बिल्कुल एक ही कंपनी के हैं
• बैंक खाते और जर्नल: प्रत्येक कंपनी का अपना वित्तीय बुनियादी ढांचा होता है
• बिक्री और खरीद आदेश: लेनदेन कंपनी-विशिष्ट हैं
• इन्वेंटरी संचालन: स्टॉक मूव्स कंपनी-विशिष्ट गोदामों से संबंधित हैं
• कर विन्यास: प्रत्येक कंपनी की अलग-अलग कर संरचनाएं हो सकती हैं
• खातों का चार्ट: साझा किया जा सकता है (एक ही टेम्पलेट) या अलग (प्रति कंपनी अलग सीओए)

प्रति कंपनी विन्यास योग्य

• उत्पाद गुण: उत्पाद प्रपत्रों पर "स्विच कंपनी" सुविधा का उपयोग करके प्रति कंपनी विक्रेता, लागत, आय/व्यय खाते सेट किए जा सकते हैं
• मूल्य सूची नियम: प्रति कंपनी अलग-अलग मूल्य निर्धारण रणनीतियाँ
• गोदाम संचालन: अलग या साझा गोदाम स्थान

अंतर-कंपनी लेनदेन

सबसे शक्तिशाली मल्टी-कंपनी सुविधाओं में से एक स्वचालित अंतर-कंपनी लेनदेन है। जब कंपनी ए कंपनी बी को बेचती है, तो ओडू स्वचालित रूप से कंपनी बी में संबंधित खरीद ऑर्डर बना सकता है।

अंतर-कंपनी नियमों को सक्षम करना

1. सेटिंग्स > सामान्य सेटिंग्स > मल्टी कंपनीज पर जाएं
2. "अंतर-कंपनी लेनदेन" सक्षम करें
3. प्रत्येक कंपनी के लिए, अंतर-कंपनी नियम कॉन्फ़िगर करें:

उपलब्ध नियम:

• सिंक्रनाइज़ इनवॉइस/बिल: जब कंपनी ए कंपनी बी के लिए ग्राहक चालान बनाती है, तो ओडू स्वचालित रूप से कंपनी बी में एक विक्रेता बिल बनाता है।
• सिंक्रनाइज़्ड बिक्री ऑर्डर/खरीद ऑर्डर: जब कंपनी ए कंपनी बी को बिक्री ऑर्डर की पुष्टि करती है, तो कंपनी बी में एक खरीद ऑर्डर स्वतः बन जाता है।
• सिंक्रनाइज़ न करें: अंतर-कंपनी लेनदेन का मैन्युअल संचालन।

अंतर-कंपनी लेनदेन प्रवाह उदाहरण

Company A (Manufacturer) sells components to Company B (Retailer):

1. Company A creates Sales Order → Company B (auto-created Purchase Order)
2. Company A delivers goods → Company B receives goods
3. Company A creates Invoice → Company B (auto-created Vendor Bill)
4. Company B pays → Company A receives payment

सभी मेल खाने वाली जर्नल प्रविष्टियाँ स्वचालित रूप से बनाई जाती हैं, जिससे दोनों संस्थाओं में संतुलित पुस्तकें बनी रहती हैं।

स्थानांतरण मूल्य निर्धारण

अंतर-कंपनी बिक्री के लिए, निम्न का उपयोग करके स्थानांतरण मूल्य निर्धारण सेट करें:

• मूल्य सूची: विशिष्ट मार्कअप/छूट नियमों के साथ अंतर-कंपनी मूल्य सूची बनाएं
• राजकोषीय स्थिति: अंतर-कंपनी लेनदेन के लिए शून्य-वैट या विशिष्ट कर उपचार लागू करें
• समर्पित भुगतान शर्तें: अंतर-कंपनी भुगतान शर्तें निर्धारित करें (उदाहरण के लिए, कुल 30 दिन)

स्थानांतरण मूल्य निर्धारण को स्थानीय कर नियमों का पालन करना चाहिए। कई न्यायक्षेत्रों को अंतर-कंपनी लेनदेन के लिए उचित मूल्य-निर्धारण की आवश्यकता होती है। अनुरूप अंतर-कंपनी मूल्य निर्धारण को कॉन्फ़िगर करने के लिए अपने अधिकार क्षेत्र से परिचित एक ओडू कंसल्टेंसी पार्टनर से परामर्श लें।

अकाउंट रणनीति का चार्ट

विभिन्न कंपनियों के खातों के चार्ट प्रबंधित करने के लिए आपके पास दो विकल्प हैं:

विकल्प 1: खातों का साझा चार्ट

सभी कंपनियाँ समान COA संरचना का उपयोग करती हैं। यह समेकन रिपोर्टिंग को सरल बनाता है लेकिन सीओए को सभी कंपनियों की जरूरतों को समायोजित करने की आवश्यकता होती है।

इसके लिए सर्वोत्तम: समान व्यवसाय मॉडल वाली एक ही देश की कंपनियां।

विकल्प 2: खातों के अलग-अलग चार्ट

प्रत्येक कंपनी का अपना सीओए होता है, संभवतः विभिन्न खाता कोड और संरचनाओं के साथ।

इसके लिए सर्वोत्तम: अलग-अलग देशों में अलग-अलग नियामक आवश्यकताओं या मौलिक रूप से अलग-अलग प्रकार के व्यवसाय वाली कंपनियां (उदाहरण के लिए, एक विनिर्माण कंपनी और एक ही होल्डिंग के तहत एक सॉफ्टवेयर कंपनी)।

अलग-अलग सीओए के साथ समेकन रिपोर्टिंग के लिए, कंपनी-विशिष्ट खातों और समेकित रिपोर्टिंग श्रेणियों के बीच एक मैपिंग बनाएं। ओडू के विश्लेषणात्मक लेखांकन और कस्टम रिपोर्टिंग उपकरण इस मैपिंग को संभालते हैं।

समेकित वित्तीय रिपोर्टिंग

बहु-कंपनी वित्तीय समेकन प्राथमिक कारणों में से एक है जिसके कारण व्यवसाय अलग-अलग उदाहरणों के बजाय एकल-डेटाबेस बहु-कंपनी को चुनते हैं।

अंतर्निहित समेकन

ओडू एंटरप्राइज़ मानक वित्तीय रिपोर्टों पर बहु-कंपनी फ़िल्टरिंग प्रदान करता है:

• लाभ और हानि: व्यक्तिगत कंपनी परिणाम या संयुक्त योग देखें
• बैलेंस शीट: प्रति-कंपनी या समेकित स्थिति
• सामान्य खाता-बही: कंपनी द्वारा फ़िल्टर करें या सभी प्रविष्टियाँ देखें
• ट्रायल बैलेंस: प्रति-कंपनी तुलना

अंतर-कंपनी शेष को ख़त्म करना

सच्ची समेकित रिपोर्टिंग के लिए, अंतर-कंपनी प्राप्य और देय को समाप्त किया जाना चाहिए। Odoo इसे इसके माध्यम से संभालता है:

1. अंतर-कंपनी भागीदारों को एक विशिष्ट टैग या श्रेणी के साथ चिह्नित करना
2. फ़िल्टर किए गए रिपोर्ट दृश्यों का उपयोग करना जो अंतर-कंपनी लेनदेन को बाहर करता है
3. समेकन जर्नल प्रविष्टियाँ बनाना जो अंतर-कंपनी शेष को शून्य कर दें

जटिल समेकन आवश्यकताओं (अल्पसंख्यक हित, मुद्रा अनुवाद, इक्विटी पद्धति निवेश) के लिए, ओडू अनुकूलन आपके कॉर्पोरेट ढांचे के अनुरूप स्वचालित समेकन वर्कफ़्लो का निर्माण कर सकता है।

सुरक्षा और रिकॉर्ड नियम

मल्टी-कंपनी डेटा अलगाव ओडू के रिकॉर्ड नियम प्रणाली पर निर्भर करता है:

डिफ़ॉल्ट रिकॉर्ड नियम लागू होते हैं:

• उपयोगकर्ता केवल अपनी निर्दिष्ट कंपनियों के लिए लेखांकन डेटा (चालान, जर्नल प्रविष्टियाँ, भुगतान) देख सकते हैं
• इन्वेंटरी संचालन को कंपनी-विशिष्ट वेयरहाउस असाइनमेंट द्वारा फ़िल्टर किया जाता है
• बिक्री और खरीद ऑर्डर केवल उपयोगकर्ता की कंपनी के दायरे में ही दिखाई देते हैं

कस्टम रिकॉर्ड नियम जिनकी आपको आवश्यकता हो सकती है:

• क्रॉस-कंपनी उत्पाद दृश्यता: उत्पाद प्रबंधकों को सभी इकाइयों में उनकी कंपनी-विशिष्ट संपत्तियों वाले उत्पाद देखने की अनुमति दें
• कार्यकारी ओवरराइड: सी-सूट उपयोगकर्ताओं को निरीक्षण और रिपोर्टिंग के लिए अप्रतिबंधित क्रॉस-कंपनी पहुंच प्रदान करें
• प्रतिबंधित अंतर-कंपनी डेटा: सीमित करें कि कौन सी कंपनियां एक-दूसरे के परिचालन डेटा को देख सकती हैं

सेटिंग्स > तकनीकी > सुरक्षा > रिकॉर्ड नियम के अंतर्गत रिकॉर्ड नियम कॉन्फ़िगर करें। उत्पादन परिनियोजन से पहले नमूना उपयोगकर्ताओं के साथ सभी नियमों का अच्छी तरह से परीक्षण करें।

सामान्य बहु-कंपनी चुनौतियाँ

चुनौती 1: विभिन्न शर्तों के साथ साझा संपर्क

एक विक्रेता कई कंपनियों को आपूर्ति कर सकता है लेकिन प्रति कंपनी अलग-अलग भुगतान शर्तों, मूल्य सूची या क्रेडिट सीमा के साथ। साझा संपर्क रिकॉर्ड पर प्रति-कंपनी मान सेट करने के लिए ओडू की कंपनी-निर्भर संपत्तियों का उपयोग करें।

चुनौती 2: सभी कंपनियों में उत्पाद की लागत

एक ही उत्पाद की अलग-अलग कंपनियों में अलग-अलग लागत हो सकती है (उदाहरण के लिए, इंटरकंपनी मार्कअप)। सक्रिय कंपनी संदर्भ को स्विच करके उत्पाद प्रपत्र पर कंपनी-विशिष्ट मानक लागत और लेखांकन खातों को कॉन्फ़िगर करें।

चुनौती 3: सक्रिय कंपनी के बारे में उपयोगकर्ता का भ्रम

कई कंपनियों तक पहुंचने वाले उपयोगकर्ता कभी-कभी गलत कंपनी में रिकॉर्ड बनाते हैं। इसे इससे कम करें:

• स्विचर में स्पष्ट कंपनी का नाम (स्थान या संक्षिप्त नाम शामिल करें)
• प्रत्येक उपयोगकर्ता की प्राथमिक भूमिका से मेल खाने वाली डिफ़ॉल्ट कंपनी असाइनमेंट
• लेनदेन करने से पहले सक्रिय कंपनी की जाँच करने पर प्रशिक्षण
• रंग-कोडित कंपनी थीम (कस्टम सीएसएस या ओडू स्टूडियो के माध्यम से उपलब्ध)

चुनौती 4: रिपोर्ट जटिलता

कई कंपनियों और मुद्राओं से जुड़ी वित्तीय रिपोर्टों में विनिमय दरों और उन्मूलन प्रविष्टियों को सावधानीपूर्वक संभालने की आवश्यकता होती है। बाद में रेट्रोफ़िटिंग से बचने के लिए प्रारंभिक ओडू कार्यान्वयन के दौरान अपनी रिपोर्टिंग आवश्यकताओं की योजना बनाएं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न: मेरे पास एक Odoo डेटाबेस में कितनी कंपनियाँ हो सकती हैं? कोई कठोर सीमा नहीं है. व्यवसाय एक ही डेटाबेस में 20-50+ कंपनियों को सफलतापूर्वक चलाते हैं। प्रदर्शन कंपनियों की संख्या के बजाय कुल लेनदेन मात्रा और सर्वर संसाधनों पर निर्भर करता है।

प्रश्न: क्या अलग-अलग कंपनियां अलग-अलग ओडू मॉड्यूल का उपयोग कर सकती हैं? हाँ। मॉड्यूल इंस्टॉलेशन डेटाबेस-व्यापी है, लेकिन आप मॉड्यूल को केवल विशिष्ट कंपनियों के लिए सक्रिय होने के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, विनिर्माण केवल आपकी उत्पादन इकाई के लिए सक्षम किया जा सकता है जबकि सभी कंपनियां लेखांकन का उपयोग करती हैं।

प्रश्न: क्या ओडू सामुदायिक संस्करण में मल्टी-कंपनी उपलब्ध है? समुदाय में बुनियादी बहु-कंपनी समर्थन (अलग-अलग कंपनियां, प्रति-कंपनी डेटा) उपलब्ध है। हालाँकि, अंतर-कंपनी लेनदेन स्वचालन, समेकित रिपोर्टिंग और ओडू स्टूडियो अनुकूलन के लिए एंटरप्राइज़ संस्करण की आवश्यकता होती है।

प्रश्न: क्या मैं दो अलग-अलग Odoo डेटाबेस को एक मल्टी-कंपनी डेटाबेस में मर्ज कर सकता हूँ? हां, लेकिन आईडी टकराव से बचने और डेटा अखंडता बनाए रखने के लिए सावधानीपूर्वक डेटा माइग्रेशन की आवश्यकता होती है। यह एक सामान्य परिदृश्य है जब कोई मूल कंपनी एक नई सहायक कंपनी का अधिग्रहण करती है। पेशेवर ओडू माइग्रेशन सेवाएं पूर्ण डेटा सत्यापन के साथ डेटाबेस मर्ज को संभालती हैं।

मल्टी-कंपनी के साथ शुरुआत करना

एक अच्छी तरह से कॉन्फ़िगर किया गया मल्टी-कंपनी सेटअप पूर्ण डेटा अलगाव और समेकित दृश्यता प्रदान करते हुए अलग-अलग ईआरपी उदाहरणों को प्रबंधित करने के ओवरहेड को समाप्त करता है। लाइव होने से पहले आपकी कंपनी की संरचना, अंतर-कंपनी नियमों और पहुंच नियंत्रण की उचित योजना बनाना महत्वपूर्ण है।

मल्टी-कंपनी आर्किटेक्चर परामर्श के लिए ECOSIRE से संपर्क करें। हमारी टीम होल्डिंग कंपनियों, फ्रेंचाइजी और बहु-ब्रांड संगठनों के लिए बहु-कंपनी ओडू वातावरण को डिजाइन और कार्यान्वित करती है। जैसे-जैसे आपका व्यवसाय विकसित हो रहा है, हम आपके मल्टी-कंपनी सेटअप को सुचारू रूप से चलाने के लिए निरंतर समर्थन और रखरखाव भी प्रदान करते हैं।