ईआरपी सिस्टम कैसे चुनें: 7-चरणीय निर्णय ढांचा

मुख्य बातें

• व्यावसायिक आवश्यकताओं से शुरुआत करें, विक्रेता डेमो से नहीं - समाधान देखने से पहले अपनी आवश्यकताओं को समझने से उन सुविधाओं को बेचने से रोका जा सकता है जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है
• कार्यक्षमता, प्रौद्योगिकी, लागत और विक्रेता व्यवहार्यता में 40-60 मानदंडों के साथ एक भारित स्कोरिंग मैट्रिक्स बनाएं
• अपनी लंबी सूची में कम से कम 5 विक्रेताओं को शामिल करें और विस्तृत मूल्यांकन के लिए इसे 3 तक सीमित करें
• डेमो मूल्यांकन में आपके वास्तविक व्यावसायिक परिदृश्यों का उपयोग किया जाना चाहिए, न कि विक्रेता की पूर्व-पैक डेमो स्क्रिप्ट का
• 5 वर्षों में स्वामित्व की कुल लागत वर्ष 1 लाइसेंस लागत से अधिक मायने रखती है - कार्यान्वयन, अनुकूलन, और चल रहा समर्थन टीसीओ पर हावी है
• आपके जैसे व्यवसायों के साथ संदर्भ जांच से पता चलता है कि डेमो क्या छिपाता है
• हस्ताक्षर करने से पहले बातचीत करें - ईआरपी विक्रेता बातचीत की उम्मीद करते हैं और उनके पास महत्वपूर्ण मूल्य निर्धारण लचीलापन होता है

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चरण 1: मूल्यांकन की आवश्यकता (सप्ताह 1-3)

व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण

किसी भी ईआरपी विक्रेता को देखने से पहले, दस्तावेज़ करें कि आपका व्यवसाय आज कैसे संचालित होता है और आप इसे 3-5 वर्षों में कैसे संचालित करना चाहते हैं।

प्रक्रिया मानचित्रण कार्यशाला एजेंडा:

प्रत्येक विभाग (वित्त, बिक्री, संचालन, मानव संसाधन, आदि) के लिए उत्तर:

1. आप प्रतिदिन कौन सी 5-10 मुख्य प्रक्रियाएं करते हैं?
2. कौन सी प्रक्रियाएँ मैनुअल हैं और स्वचालित होनी चाहिए?
3. विभागों के बीच सूचना का आदान-प्रदान कहाँ टूटता है?
4. आपको कौन सी रिपोर्ट चाहिए जो आप आज तैयार नहीं कर सकते?
5. कौन सी अनुपालन या नियामक आवश्यकताएं इस विभाग को प्रभावित करती हैं?
6. प्रत्येक प्रक्रिया को कितने लोग निष्पादित करते हैं?
7. अधिकतम मात्रा अवधि क्या हैं?

आवश्यकताएँ श्रेणियाँ

आवश्यकताओं को चार स्तरों में व्यवस्थित करें:

विशिष्ट आवश्यकता क्षेत्र:

• वित्तीय प्रबंधन: सामान्य खाता बही, एपी/एआर, बैंक समाधान, बहु-मुद्रा, बहु-कंपनी समेकन, बजट, अचल संपत्ति, कर प्रबंधन
• बिक्री और सीआरएम: लीड प्रबंधन, अवसर ट्रैकिंग, कोटेशन, बिक्री आदेश, कमीशन ट्रैकिंग, ग्राहक पोर्टल
• खरीदारी: खरीद आदेश, विक्रेता प्रबंधन, तीन-तरफ़ा मिलान, अनुमोदन वर्कफ़्लो, व्यापक आदेश
• इन्वेंटरी: मल्टी-वेयरहाउस, लॉट/सीरियल ट्रैकिंग, बारकोड स्कैनिंग, रीऑर्डर नियम, चक्र गिनती, लैंडेड लागत
• विनिर्माण: सामग्री का बिल, कार्य आदेश, रूटिंग, गुणवत्ता नियंत्रण, दुकान के फर्श पर नियंत्रण, एमआरपी
• मानव संसाधन: कर्मचारी रिकॉर्ड, अवकाश प्रबंधन, पेरोल, भर्ती, प्रदर्शन समीक्षा, व्यय प्रबंधन
• परियोजना प्रबंधन: कार्य ट्रैकिंग, संसाधन आवंटन, समय ट्रैकिंग, परियोजना बिलिंग, गैंट चार्ट
• रिपोर्टिंग और एनालिटिक्स: मानक वित्तीय रिपोर्ट, कस्टम रिपोर्ट बिल्डर, डैशबोर्ड, डेटा निर्यात, बीआई एकीकरण
• तकनीकी: क्लाउड/ऑन-प्रिमाइसेस परिनियोजन, एपीआई उपलब्धता, मोबाइल एक्सेस, एसएसओ, भूमिका-आधारित सुरक्षा, ऑडिट ट्रेल्स, डेटा एन्क्रिप्शन

आवश्यकताएँ दस्तावेज़ टेम्पलेट

प्रत्येक आवश्यकता के लिए, दस्तावेज़:

• आवश्यकता आईडी: REQ-FIN-001
• श्रेणी: वित्तीय प्रबंधन
• विवरण: सिस्टम को स्वचालित विनिमय दर अपडेट के साथ बहु-मुद्रा लेनदेन का समर्थन करना चाहिए
• प्राथमिकता: अवश्य होनी चाहिए
• वर्तमान स्थिति: बैंक वेबसाइट से दैनिक विनिमय दरों का उपयोग करके एक्सेल में मैन्युअल रूपांतरण
• वांछित स्थिति: लाभ/हानि गणना के साथ, लाइव विनिमय दरों का उपयोग करके लेनदेन के समय स्वचालित रूपांतरण
• हितधारक: वित्त नियंत्रक
• स्वीकृति मानदंड: सिस्टम वास्तविक समय दर लुकअप और स्वचालित लाभ/हानि पोस्टिंग के साथ बहु-मुद्रा चालान निर्माण प्रदर्शित करता है

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चरण 2: विक्रेता लंबी सूची (सप्ताह 3-4)

प्रारंभिक स्क्रीनिंग के लिए चयन मानदंड

विस्तृत मूल्यांकन के लिए 8-12 विक्रेताओं से शुरुआत करें और 5-6 तक सीमित करें। प्रारंभिक स्क्रीनिंग मानदंड:

खंड के अनुसार प्रमुख ईआरपी विक्रेता

लॉन्गलिस्ट स्कोरिंग मैट्रिक्स

प्रारंभिक मानदंड पर प्रत्येक विक्रेता को 1-5 अंक दें:

शीर्ष 5-6 स्कोरर विस्तृत मूल्यांकन के लिए आगे बढ़ते हैं।

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चरण 3: डेमो मूल्यांकन (सप्ताह 5-8)

प्रभावी डेमो तैयार करना

ईआरपी चयन में सबसे बड़ी गलती विक्रेताओं को अपना मानक डेमो चलाने देना है। मानक डेमो विक्रेता के पसंदीदा वर्कफ़्लो में, सही डेटा के साथ सिस्टम को सर्वोत्तम रूप में दिखाते हैं।

इसके बजाय, अपने व्यवसाय के आधार पर एक डेमो स्क्रिप्ट बनाएं:

1. विक्रेताओं को अपने व्यवसाय से नमूना डेटा प्रदान करें (यदि आवश्यक हो तो साफ किया हुआ)
2. 5-8 एंड-टू-एंड परिदृश्यों को परिभाषित करें जो आपकी मुख्य प्रक्रियाओं का प्रतिनिधित्व करते हैं
3. कम से कम एक परिदृश्य को शामिल करें जिसके बारे में आप जानते हैं कि यह आपके व्यवसाय में जटिल है
4. विक्रेताओं से कहें कि वे अपने परिदृश्यों का उपयोग करके प्रदर्शित करें, न कि उनके परिदृश्यों का

डेमो परिदृश्य उदाहरण

परिदृश्य 1: नकद के लिए उद्धरण

• छूट सहित 5 लाइन आइटम के साथ ग्राहक एक्स के लिए एक कोटेशन बनाएं
• कोटेशन को बिक्री ऑर्डर में बदलें
• इन्वेंट्री आरक्षण या उपलब्धता जांच दिखाएं
• चालान जेनरेट करें और भेजें
• आंशिक भुगतान रिकॉर्ड करें
• खुली शेष राशि को दर्शाने वाली पुरानी प्राप्य रिपोर्ट दिखाएं

परिदृश्य 2: भुगतान करने के लिए खरीदारी करें

• अनुमोदन रूटिंग के साथ विक्रेता वाई के लिए एक खरीद आदेश बनाएं
• आंशिक शिपमेंट प्राप्त करें (5 में से 3 आइटम)
• विक्रेता के बिल का पीओ और रसीद से मिलान करें
• विसंगति की पहचान करें (1 आइटम पर कीमत में अंतर)
• शीघ्र भुगतान छूट के साथ भुगतान की प्रक्रिया करें
• एपी उम्र बढ़ने की रिपोर्ट दिखाएं

परिदृश्य 3: माह के अंत में समापन

• बैंक समाधान चलाएँ
• पोस्ट प्रोद्भवन और पूर्व भुगतान
• ट्रायल बैलेंस जेनरेट करें
• पी एंड एल और बैलेंस शीट तैयार करें
• किसी भी समायोजित प्रविष्टि के लिए ऑडिट ट्रेल दिखाएं

डेमो स्कोरिंग टेम्पलेट

प्रत्येक डेमो को मानकीकृत पैमाने पर स्कोर करें। प्रत्येक विभाग से मूल्यांकनकर्ताओं को शामिल करें।

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चरण 4: संदर्भ जाँच (सप्ताह 8-9)

सन्दर्भ क्यों मायने रखते हैं

डेमो वातावरण नियंत्रित होते हैं. उत्पादन परिनियोजन नहीं हैं. संदर्भ जाँच से पता चलता है:

-उद्धृत समयरेखा की तुलना में कार्यान्वयन में वास्तव में कितना समय लगा

• कार्यान्वयन के दौरान और बाद में क्या अप्रत्याशित लागतें उत्पन्न हुईं
• लाइव होने के बाद विक्रेता की सहायता टीम कितनी संवेदनशील है
• कौन सी सुविधाएं व्यवहार में अच्छी तरह से काम करती हैं बनाम कौन सी खराब या अधूरी हैं
• बिक्री प्रक्रिया के दौरान विक्रेता आपको क्या नहीं बताएगा

संदर्भ जाँच प्रश्न

प्रत्येक संदर्भ से ये प्रश्न पूछें:

कार्यान्वयन अनुभव:

1. कार्यान्वयन में कितना समय लगा? क्या यह निर्धारित समय पर और बजट पर था?
2. कार्यान्वयन के दौरान सबसे बड़ी चुनौतियाँ क्या थीं?
3. क्या आपको मूल अपेक्षा से अधिक अनुकूलन की आवश्यकता थी?
4. आप कार्यान्वयन भागीदार की क्षमता (1-10) को कैसे आंकेंगे?

दैनिक उपयोग: 5. ईआरपी ने आपके दैनिक कार्यों को कैसे प्रभावित किया है? किस चीज़ में सबसे ज़्यादा सुधार हुआ? 6. आपके उपयोगकर्ताओं को सिस्टम से सबसे बड़ी निराशा क्या है? 7. रिपोर्टिंग प्रदर्शन आपकी अपेक्षाओं की तुलना में कैसा है? 8. नए कर्मचारियों के लिए सीखने की प्रणाली कितनी सहज है?

विक्रेता संबंध: 9. विक्रेता की सहायता टीम कितनी उत्तरदायी है? आपका औसत टिकट समाधान समय क्या है? 10. अपग्रेड कैसे काम करते हैं? क्या किसी अपग्रेड ने अनुकूलन को तोड़ दिया है? 11. क्या आपने किसी महत्वपूर्ण डाउनटाइम या डेटा समस्या का अनुभव किया है? 12. अब आप जो जानते हैं, उसे जानकर क्या आप इस विक्रेता को दोबारा चुनेंगे?

संदर्भ चयन मानदंड

उन संदर्भों का अनुरोध करें जो आपकी प्रोफ़ाइल से मेल खाते हों:

• वही उद्योग
• समान कंपनी का आकार (कर्मचारी संख्या और राजस्व)
• समान मॉड्यूल सेट
• कम से कम 12 महीने से उत्पादन में
• आदर्श रूप से आपके भौगोलिक क्षेत्र में

लाल झंडा: यदि कोई विक्रेता आपकी प्रोफ़ाइल से मेल खाने वाले 3 संदर्भ प्रदान नहीं कर सकता है, तो हो सकता है कि उनके पास आपके सेगमेंट में अनुभव की कमी हो।

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चरण 5: स्वामित्व विश्लेषण की कुल लागत (सप्ताह 9-11)

टीसीओ घटक

ईआरपी की लागत लाइसेंस शुल्क से कहीं अधिक है। व्यापक 5-वर्षीय टीसीओ विश्लेषण में शामिल हैं:

टीसीओ तुलना उदाहरण

देखने योग्य छिपी हुई लागतें

• प्रति-मॉड्यूल मूल्य निर्धारण: कुछ विक्रेता प्रति मॉड्यूल शुल्क लेते हैं, जो आपके बढ़ने के साथ बढ़ता जाता है
• एपीआई कॉल सीमाएं: क्लाउड विक्रेता एक सीमा से अधिक एपीआई कॉल के लिए शुल्क ले सकते हैं
• भंडारण सीमा: डेटाबेस भंडारण, फ़ाइल भंडारण, या लेनदेन की मात्रा के लिए अतिरिक्त शुल्क
• उपयोगकर्ता स्तरीय अधिभार: "पूर्ण" बनाम "सीमित" उपयोगकर्ताओं के लिए अलग-अलग मूल्य निर्धारण
• अपग्रेड लेबर: आपके अनुकूलित सिस्टम में विक्रेता अपडेट के परीक्षण और लागू करने की लागत
• डेटा निर्यात शुल्क: यदि आप छोड़ते हैं तो कुछ विक्रेता आपका अपना डेटा निर्यात करने के लिए शुल्क लेते हैं
• अनुबंध वृद्धि खंड: बहु-वर्षीय अनुबंधों में वार्षिक मूल्य वृद्धि शामिल होती है

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चरण 6: अनुबंध वार्ता (सप्ताह 11-13)

बातचीत उत्तोलन बिंदु

ईआरपी विक्रेता बातचीत की उम्मीद करते हैं। उनके प्रारंभिक उद्धरण में आम तौर पर 15-30% लचीलापन होता है। आपका उत्तोलन इसके साथ बढ़ता है:

• बहु-वर्षीय प्रतिबद्धता: कम वार्षिक मूल्य निर्धारण के बदले में 3-वर्षीय अनुबंध की पेशकश करें
• समय: विक्रेताओं के पास त्रैमासिक और वार्षिक लक्ष्य होते हैं - तिमाही के अंत में खरीदारी करने से बेहतर सौदे मिलते हैं
• मात्रा: बड़ी उपयोगकर्ता संख्या में प्रति-उपयोगकर्ता छूट के लिए अधिक जगह होती है
• प्रतिस्पर्धी बोलियाँ: यह दिखाना कि आपके पास एक प्रतिस्पर्धी विकल्प है, तात्कालिकता पैदा करता है
• चरणबद्ध तैनाती: वर्ष 2 में अतिरिक्त मॉड्यूल के लिए प्रतिबद्ध होने से वर्ष 1 की छूट मिल सकती है

अनुबंध चेकलिस्ट

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चरण 7: कार्यान्वयन भागीदार चयन (सप्ताह 12-14)

सॉफ़्टवेयर से ज़्यादा पार्टनर क्यों मायने रखता है

कार्यान्वयन भागीदार का सॉफ़्टवेयर की तुलना में आपकी ईआरपी सफलता पर अधिक प्रभाव पड़ता है। एक अच्छा साझेदार एक पर्याप्त उत्पाद को अच्छी तरह से कार्यान्वित करता है। एक ख़राब साझेदार सर्वोत्तम उत्पाद को विफल बना देता है।

भागीदार मूल्यांकन मानदंड

भागीदार चयन में लाल झंडे

• पार्टनर आपके उद्योग में संदर्भ प्रदान नहीं कर सकता
• पार्टनर प्रतिस्पर्धियों की तुलना में काफी कम समय-सीमा का प्रस्ताव करता है (संभवतः अंडरस्कोपिंग)
• पार्टनर बिना किसी अनुमान सीमा के समय और सामग्री के मूल्य निर्धारण पर जोर देता है
• आपके प्रोजेक्ट के लिए नियुक्त प्रमुख सलाहकारों को एक साथ अन्य परियोजनाओं के लिए भी नियुक्त किया जाता है
• पार्टनर के पास कोई परिभाषित कार्यान्वयन पद्धति नहीं है
• पार्टनर विशिष्ट आवश्यकताओं के बारे में आपकी चिंताओं को खारिज करता है ("यह आसान होगा" बिना विवरण के)

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निर्णय मैट्रिक्स: सब कुछ एक साथ लाना

सभी सात चरणों को पूरा करने के बाद, अपने निष्कर्षों को अंतिम निर्णय मैट्रिक्स में समेकित करें:

उच्चतम स्कोरिंग विक्रेता आपकी अनुशंसित पसंद है। यदि दो विक्रेता 5 अंक के भीतर हैं, तो टाईब्रेकर के रूप में सांस्कृतिक फिट और साझेदार संबंध पर आंतरिक भावना का उपयोग करें।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

पूर्ण ईआरपी चयन प्रक्रिया में कितना समय लगता है?

सात-चरणीय रूपरेखा किकऑफ़ से अंतिम निर्णय तक 12-16 सप्ताह लेती है। सरल आवश्यकताओं वाले छोटे व्यवसायों के लिए इस समय-सीमा को 8-10 सप्ताह तक सीमित किया जा सकता है, या जटिल, बहु-देशीय तैनाती का मूल्यांकन करने वाले बड़े उद्यमों के लिए 20-24 सप्ताह तक बढ़ाया जा सकता है।

क्या हमें ईआरपी चयन में सहायता के लिए एक सलाहकार नियुक्त करना चाहिए?

50 से कम कर्मचारियों और सीधी आवश्यकताओं वाले व्यवसायों के लिए, इस गाइड की रूपरेखा स्व-निर्देशित चयन के लिए पर्याप्त है। बड़े व्यवसायों के लिए, एक स्वतंत्र ईआरपी चयन सलाहकार (किसी भी विक्रेता से संबद्ध नहीं) वस्तुनिष्ठ मार्गदर्शन, गहन बाजार ज्ञान और बातचीत का लाभ प्रदान करता है। चयन परामर्श के लिए $10,000-$50,000 का भुगतान करने की अपेक्षा करें।

हमें कितने विक्रेताओं का मूल्यांकन करना चाहिए?

अपनी लंबी सूची में 8-12 से प्रारंभ करें, प्रारंभिक स्क्रीनिंग के लिए 5-6 तक सीमित करें, और 3 विक्रेताओं के साथ पूर्ण डेमो करें। 3 से अधिक का विस्तार से मूल्यांकन करने से निर्णय लेने में थकान होती है और समय-सीमा में देरी होती है। 3 से कम का मूल्यांकन करने से आपकी बातचीत का लाभ और तुलना गुणवत्ता कम हो जाती है।

ईआरपी चुनते समय कंपनियां सबसे बड़ी गलती क्या करती हैं?

संदर्भ जाँच के बजाय डेमो के आधार पर चयन करना। डेमो नियंत्रित वातावरण होते हैं जो सॉफ़्टवेयर को उसके सर्वोत्तम रूप में दिखाते हैं। संदर्भ जाँच से दिन-प्रतिदिन की वास्तविकता का पता चलता है: बग, समर्थन प्रतिक्रिया, अपग्रेड कठिनाइयाँ, और सुविधाएँ जो डेमो में अच्छी लगती हैं लेकिन बड़े पैमाने पर अच्छी तरह से काम नहीं करती हैं।

अंतिम विकल्प के लिए हमें संगठनात्मक खरीदारी कैसे मिलेगी?

डेमो मूल्यांकन और स्कोरिंग में प्रत्येक विभाग के हितधारकों को शामिल करें। जब लोग निर्णय में भाग लेते हैं, तो परिणाम पर उनका अधिकार होता है। पूर्ण स्कोरिंग डेटा के साथ अंतिम अनुशंसा प्रस्तुत करें - पारदर्शी, डेटा-संचालित निर्णयों को ऊपर से नीचे के जनादेश की तुलना में चुनौती देना कठिन है।

क्या ECOSIRE ईआरपी चयन में मदद कर सकता है?

हाँ। जबकि ECOSIRE Odoo कार्यान्वयन में माहिर है, हमारी परामर्श सेवाओं में अपने विकल्प तलाशने वाले व्यवसायों के लिए विक्रेता-तटस्थ ईआरपी चयन मार्गदर्शन शामिल है। हम आपको आवश्यकता दस्तावेज़ बनाने, डेमो की सुविधा प्रदान करने और इस बात का ईमानदार मूल्यांकन प्रदान करने में मदद करते हैं कि क्या ओडू सही फिट है - या क्या कोई अन्य सिस्टम आपकी आवश्यकताओं को बेहतर ढंग से पूरा करता है। हमसे संपर्क करें परामर्श के लिए।

क्या होगा यदि हम 3-5 वर्षों के बाद अपनी ईआरपी से आगे निकल जाएं?

यही कारण है कि टीसीओ विश्लेषण में 5 साल का क्षितिज शामिल है। ऐसा सिस्टम चुनें जिसमें बढ़ने की गुंजाइश हो - अतिरिक्त मॉड्यूल, उच्च उपयोगकर्ता संख्या और अधिक जटिल कॉन्फ़िगरेशन बिना प्लेटफ़ॉर्म परिवर्तन के उपलब्ध होने चाहिए। ओडू जैसे ओपन-सोर्स ईआरपी का यहां एक फायदा है क्योंकि आप कभी भी विक्रेता की विकास सीमा में बंद नहीं होते हैं।

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अपना ईआरपी चयन शुरू करने के लिए तैयार हैं?

ईआरपी चयन प्रक्रिया को अत्यधिक कठिन नहीं होना चाहिए। एक संरचित ढांचे, स्पष्ट आवश्यकताओं और अनुशासित मूल्यांकन के साथ, आप आत्मविश्वास से एक ऐसी प्रणाली चुन सकते हैं जो अगले दशक तक आपके व्यवसाय की सेवा करेगी।

यदि ओडू आपकी शॉर्टलिस्ट में है - और मध्य-बाज़ार व्यवसायों के लिए, यह होना चाहिए - ECOSIRE की टीम आवश्यकताओं की मैपिंग, डेमो सुविधा और कार्यान्वयन योजना में मदद कर सकती है। हमारी परामर्श सेवाएँ आपको सही विकल्प चुनने में मदद करने के लिए डिज़ाइन की गई हैं, चाहे वह विकल्प ओडू हो या नहीं।

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