Fund Accounting for Nonprofits: Best Practices

गैर-लाभकारी लेखांकन मूल रूप से एक महत्वपूर्ण मामले में लाभ-आधारित लेखांकन से अलग है: लक्ष्य मालिकों के लिए लाभ उत्पन्न करना नहीं है, बल्कि एक मिशन की सेवा में संसाधनों को तैनात करना है - और दाताओं, अनुदानकर्ताओं, नियामकों और जनता को प्रदर्शित करना है कि आपने जिम्मेदारी से और धन पर लगाए गए किसी भी प्रतिबंध के अनुसार ऐसा किया है।

फंड अकाउंटिंग वह प्रणाली है जिसका उपयोग गैर-लाभकारी संस्थाएं उन संसाधनों को ट्रैक करने के लिए करती हैं जो सामान्य परिचालन के लिए उपलब्ध अप्रतिबंधित संसाधनों से अलग, विशिष्ट उद्देश्यों, कार्यक्रमों या समय अवधि तक सीमित हैं। उचित फंड लेखांकन के बिना, एक गैर-लाभकारी संस्था अनुदान अनुपालन प्रदर्शित नहीं कर सकती है, फॉर्म 990 के लिए आवश्यक वित्तीय विवरण प्रस्तुत नहीं कर सकती है, और अपने बोर्ड को ठोस प्रबंधन निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी नहीं दे सकती है।

मुख्य बातें

• गैर-लाभकारी वित्तीय विवरण शुद्ध संपत्ति वर्गीकरण का उपयोग करते हैं: दाता प्रतिबंध के बिना शुद्ध संपत्ति और दाता प्रतिबंध के साथ शुद्ध संपत्ति (समय-प्रतिबंधित या उद्देश्य-प्रतिबंधित)
• फॉर्म 990 गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए प्राथमिक वार्षिक अनुपालन फाइलिंग है - यह सार्वजनिक है, और प्रमुख दानदाता और निगरानी समूह इसे पढ़ते हैं
• कार्यात्मक व्यय का विवरण स्वास्थ्य और मानव सेवा संगठनों के लिए एक आवश्यक प्रकटीकरण है और सभी गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए अत्यधिक अनुशंसित है
• कार्यात्मक व्यय आवंटन (कार्यक्रम, प्रबंधन/सामान्य, धन उगाहने) के लिए एक दस्तावेजी, रक्षात्मक पद्धति की आवश्यकता होती है
• अनुदान लेखांकन के लिए प्रत्येक अनुदान को अलग से ट्रैक करने की आवश्यकता होती है: प्राप्त नकदी, प्रभारित व्यय, मिलान आवश्यकताएं, और रिपोर्टिंग समय सीमा
• वस्तुगत योगदान (दान की गई वस्तुएं, सेवाएं) को उचित मूल्य पर दर्ज किया जाना चाहिए यदि वे मान्यता मानदंडों को पूरा करते हैं
• यदि आप एक वित्तीय वर्ष में संघीय पुरस्कारों में $750,000+ खर्च करते हैं तो एकल ऑडिट (ओएमबी यूनिफ़ॉर्म गाइडेंस) आवश्यक है
• बोर्ड द्वारा नामित फंड तकनीकी रूप से अप्रतिबंधित हैं - केवल दाता द्वारा लगाए गए प्रतिबंध ही प्रतिबंधित शुद्ध संपत्ति बनाते हैं

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गैर-लाभकारी वित्तीय विवरण ढांचा

गैर-लाभकारी संस्थाएँ चार प्राथमिक वित्तीय विवरण प्रस्तुत करती हैं, जो लाभ-लाभ तुलन पत्र/आय विवरण संरचना से भिन्न हैं:

1. वित्तीय स्थिति का विवरण (बैलेंस शीट समतुल्य)

संपत्ति, देनदारियां और शुद्ध संपत्ति। शुद्ध संपत्तियों को इस प्रकार वर्गीकृत किया गया है:

• दाता प्रतिबंध के बिना शुद्ध संपत्ति (पूर्व में "अप्रतिबंधित")
• दाता प्रतिबंधों के साथ शुद्ध संपत्ति (पूर्व में "अस्थायी रूप से प्रतिबंधित" और "स्थायी रूप से प्रतिबंधित" संयुक्त, फिर प्रकार के अनुसार खुलासा)

2. गतिविधियों का विवरण (आय विवरण समतुल्य)

प्रत्येक शुद्ध परिसंपत्ति वर्ग में राजस्व, लाभ, व्यय और परिवर्तन। राजस्व को इस आधार पर वर्गीकृत किया जाता है कि वे प्रतिबंधित हैं या अप्रतिबंधित। व्यय केवल दाता-प्रतिबंध के बिना कॉलम में रिपोर्ट किए जाते हैं (खर्च अप्रतिबंधित शुद्ध संपत्ति को कम करते हैं, प्रतिबंधित नहीं - प्रतिबंध पूरा होने पर प्रतिबंधित धनराशि "प्रतिबंध से मुक्त हो जाती है", खर्च होने से पहले प्रतिबंधित से अप्रतिबंधित में स्थानांतरित हो जाती है)।

3. नकदी प्रवाह का विवरण

लाभ के लिए (परिचालन, निवेश, वित्तपोषण) के समान तीन-खंड प्रारूप, आमतौर पर अप्रत्यक्ष विधि का उपयोग करके तैयार किया जाता है।

4. कार्यात्मक व्यय का विवरण

स्वैच्छिक स्वास्थ्य और कल्याण संगठनों के लिए आवश्यक, सभी गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए पुरजोर अनुशंसा की जाती है। कॉलम में प्राकृतिक श्रेणी (वेतन, किराया, आपूर्ति) और पंक्तियों में कार्यात्मक श्रेणी (कार्यक्रम सेवाएं, प्रबंधन/सामान्य, धन उगाहने) द्वारा वर्गीकृत खर्च दिखाता है।

प्रतिबंध तंत्र से मुक्ति:

जब कोई दानकर्ता किसी उपहार को "युवा कार्यक्रमों" के लिए प्रतिबंधित करता है, तो आप उपहार को प्रतिबंधित राजस्व के रूप में दर्ज करते हैं। आप युवा कार्यक्रमों पर पैसा खर्च करते हैं। जब आप इसे खर्च करते हैं, तो आप "उद्देश्य प्रतिबंध की संतुष्टि" रिलीज रिकॉर्ड करते हैं: डेबिट नेट एसेट्स - प्रतिबंधित, क्रेडिट नेट एसेट्स - अप्रतिबंधित। फिर सामान्य रूप से व्यय डेबिट करें और नकद जमा करें। व्यय दाता-प्रतिबंध के बिना कॉलम में दिखाई देता है, जो दाता के इच्छित उद्देश्य से मेल खाता है।

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व्यवहार में शुद्ध परिसंपत्ति वर्गीकरण

दाता प्रतिबंध के बिना:

अधिकांश परिचालन राजस्व (सदस्यता बकाया, इवेंट राजस्व, सेवा शुल्क, सामान्य दान) अप्रतिबंधित है। बोर्ड-नामित निधि - जहां बोर्ड एक विशिष्ट उद्देश्य के लिए पैसा अलग रखता है - दाता प्रतिबंधों के बिना रहता है क्योंकि केवल दाता द्वारा लगाए गए प्रतिबंध ही प्रतिबंधित शुद्ध संपत्ति बनाते हैं। कोई बोर्ड किसी भी समय अपनी निर्दिष्ट निधि को रद्द कर सकता है; दाता द्वारा लगाए गए प्रतिबंध को निर्दिष्ट के अलावा जारी नहीं किया जा सकता है।

दाता प्रतिबंधों के साथ - समय-प्रतिबंधित:

पाँच वर्षों में $50,000 का भुगतान करने की प्रतिज्ञा (पहले वर्ष का भुगतान 1 जुलाई को देय, 2-5 वर्ष का भुगतान भविष्य के वर्षों में किया जाना है) एक समय प्रतिबंध बनाता है। पूर्ण प्रतिज्ञा का वर्तमान मूल्य प्रतिज्ञा प्राप्त होने पर प्रतिबंधित राजस्व के रूप में दर्ज किया जाता है, प्रत्येक भुगतान देय होने पर प्रतिबंध जारी किया जाता है।

दाता प्रतिबंधों के साथ - उद्देश्य-प्रतिबंधित:

एक नई कंप्यूटर लैब बनाने के लिए $200,000 का अनुदान एक उद्देश्य प्रतिबंध बनाता है। कंप्यूटर लैब पर खर्च होने तक धनराशि प्रतिबंधित है। यदि आप पूरे $200,000 अग्रिम प्राप्त करते हैं और इस वर्ष $75,000 खर्च करते हैं, तो वर्ष के अंत में $125,000 प्रतिबंधित शुद्ध संपत्ति में रहता है।

स्थायी रूप से प्रतिबंधित (बंदोबस्ती):

दाता-प्रतिबंधित बंदोबस्ती स्थायी रूप से प्रतिबंधित शुद्ध संपत्ति बनाती है - मूलधन को हमेशा के लिए बनाए रखा जाता है। केवल बंदोबस्ती कोष (निवेश रिटर्न) द्वारा उत्पन्न आय ही उपलब्ध है, और स्वयं समय- या उद्देश्य-प्रतिबंधित हो सकती है। अपने राज्य के यूनिफ़ॉर्म प्रूडेंट मैनेजमेंट ऑफ़ इंस्टीट्यूशनल फंड्स एक्ट (यूपीएमआईएफए) प्रावधानों के तहत बंदोबस्ती गतिविधि के लिए खाता।

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अनुदान लेखांकन: सेटअप और अनुपालन

अनुदान लेखांकन गैर-लाभकारी वित्तीय प्रबंधन का सबसे तकनीकी रूप से मांग वाला पहलू है। प्रत्येक अनुदान में अद्वितीय हैं: बजट लाइन आइटम, पात्र और अपात्र व्यय, मिलान आवश्यकताएं, अप्रत्यक्ष लागत दरें, रिपोर्टिंग अवधि और समापन आवश्यकताएं।

नया अनुदान स्थापित करना:

1. अपने लेखा प्रणाली में अनुदान के लिए एक परियोजना या लागत केंद्र कोड बनाएं
2. लाइन आइटम द्वारा पूर्ण अनुदान बजट दर्ज करें
3. दस्तावेज़ अप्रत्यक्ष लागत दर समझौता (संघीय रूप से बातचीत की गई दर या न्यूनतम 10% एमटीडीसी)
4. अनुदान बजट के विरुद्ध खर्च की निगरानी के लिए बजट ट्रैकिंग स्थापित करें
5. सभी रिपोर्टिंग समयसीमा (वित्तीय और प्रोग्रामेटिक) के लिए एक कैलेंडर अनुस्मारक बनाएं
6. नकदी प्रबंधन आवश्यकताओं की पहचान करें - ड्रॉ-डाउन प्रणाली या प्रतिपूर्ति आधार

स्वीकार्य और अस्वीकार्य लागत:

संघीय अनुदान (और कई फाउंडेशन अनुदान) उन लागतों की श्रेणियां निर्दिष्ट करते हैं जो स्वीकार्य हैं। ओएमबी यूनिफ़ॉर्म गाइडेंस (2 सीएफआर 200) के तहत, सामान्य अस्वीकार्य लागतों में शामिल हैं: मनोरंजन, शराब, लॉबिंग गतिविधियां, जुर्माना और दंड, खराब ऋण, और आईआरएस बेंचमार्क से ऊपर कुछ कार्यकारी मुआवजा। सुनिश्चित करें कि आपके खातों का चार्ट अस्वीकार्य लागत श्रेणियों को अलग करता है ताकि आप उन्हें अनुदान बिलिंग और रिपोर्ट से आसानी से बाहर कर सकें।

मिलान आवश्यकताएँ:

कई अनुदानों के लिए लागत-साझाकरण या मिलान प्रतिबद्धता की आवश्यकता होती है - आम तौर पर गैर-संघीय स्रोतों से कुल परियोजना लागत का 25-50%। मिलान नकद हो सकता है (परियोजना पर आपके द्वारा खर्च की जाने वाली अप्रतिबंधित धनराशि) या वस्तु के रूप में (उचित मूल्य पर स्वयंसेवक का समय, दान किया गया सामान, स्थान का उपयोग)। अपने लेखांकन सिस्टम में अनुदान द्वारा मिलान योगदान को उसी कठोरता के साथ ट्रैक करें जैसा आप अनुदान खर्चों पर लागू करते हैं। मेल खाती आवश्यकताओं को पूरा करने में विफलता भविष्य की फंडिंग को खतरे में डालती है।

संघीय अनुदान के लिए ड्रॉ-डाउन प्रक्रियाएँ:

अधिकांश संघीय अनुदान भुगतान प्रबंधन प्रणाली (पीएमएस) या अनुदानकर्ता-विशिष्ट प्रणालियों के माध्यम से प्रबंधित किए जाते हैं। केवल वास्तविक नकदी जरूरतों के लिए धन निकालें - आवश्यकता से अधिक निकालने से ब्याज आय दायित्व पैदा होता है (आपको एक कार्य दिवस से अधिक रखे गए $500 से अधिक के संघीय फंड पर ब्याज भेजना होगा)। प्रत्येक ड्रा-डाउन का मिलान संबंधित अवधि में किए गए खर्चों से करें।

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कार्यात्मक व्यय आवंटन

कार्यात्मक खर्चों के विवरण के लिए आपको सभी खर्चों को प्रकृति (आपने किस पर खर्च किया) और कार्य (आपने इसे क्यों खर्च किया) दोनों के आधार पर वर्गीकृत करने की आवश्यकता है। कार्यात्मक श्रेणियां हैं:

कार्यक्रम सेवाएँ: गतिविधियाँ जो संगठन के मिशन को पूरा करती हैं। यदि आप नौकरी प्रशिक्षण, युवा कार्यक्रम और आवास सहायता चलाते हैं, तो प्रत्येक एक अलग कार्यक्रम सेवा श्रेणी है।

प्रबंधन और सामान्य (एम एंड जी): प्रशासनिक गतिविधियाँ जो समग्र संगठन का समर्थन करती हैं लेकिन किसी कार्यक्रम या धन उगाहने के लिए विशिष्ट नहीं हैं। इसमें सीईओ/सीएफओ का समय, बोर्ड प्रशासन, सामान्य लेखांकन, कानूनी और सभी विभागों द्वारा उपयोग की जाने वाली सुविधाएं शामिल हैं।

धन उगाही: योगदान मांगने के लिए गतिविधियाँ। इसमें विकास कर्मचारी, अनुदान लेखन, प्रत्यक्ष मेल अभियान, भव्य कार्यक्रम (धन उगाहने वाला भाग), और दाता संबंध प्रबंधन शामिल हैं।

आवंटन पद्धति:

वे व्यय जो स्पष्ट रूप से एक कार्य से संबंधित हैं, सीधे वसूले जाते हैं। संयुक्त लागत - जो कई कार्य करती हैं - एक व्यवस्थित और तर्कसंगत पद्धति का उपयोग करके आवंटित की जानी चाहिए। सामान्य आवंटन आधार:

समय अध्ययन आवश्यकताएँ:

वेतन आवंटन के लिए, समय अध्ययन बनाए रखें - या तो कार्यात्मक श्रेणी के अनुसार वास्तविक टाइमशीट या आवधिक आवंटन अध्ययन जो दस्तावेज करते हैं कि स्टाफ सदस्य अपना समय कैसे विभाजित करते हैं। एक कार्यक्रम निदेशक जो कार्यक्रम वितरण पर 80% और अनुदान लेखन पर 20% खर्च करता है, उसका वेतन 80% कार्यक्रम के लिए और 20% धन उगाहने के लिए आवंटित किया जाता है। समय अध्ययन को वार्षिक रूप से अद्यतन करें या जब भूमिकाएँ महत्वपूर्ण रूप से बदल जाएँ।

75%+ कार्यक्रम अनुपात बेंचमार्क:

वॉचडॉग संगठन (चैरिटी नेविगेटर, गाइडस्टार, बेटर बिजनेस ब्यूरो वाइज गिविंग एलायंस) कार्यक्रम सेवाओं पर होने वाले खर्च के प्रतिशत के आधार पर आंशिक रूप से गैर-लाभकारी संस्थाओं का आकलन करते हैं। सामान्य बेंचमार्क 75% या उससे अधिक है। यदि आपकी कार्यात्मक आवंटन पद्धति सुदृढ़ है और संयुक्त लागतों का आवंटन रक्षात्मक है, तो आप स्वाभाविक रूप से अपने कार्यक्रम अनुपात का उचित प्रतिनिधित्व प्राप्त करेंगे।

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वस्तुगत योगदान

दान की गई वस्तुएं, सेवाएं और सुविधाओं का उपयोग किसी गैर-लाभकारी संस्था की वित्तीय तस्वीर को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकता है और जब वे मान्यता मानदंडों को पूरा करते हैं तो उन्हें दर्ज किया जाना चाहिए।

मान्यता मानदंड (एएसयू 2018-08 / एएससी 958):

एक वस्तुगत योगदान को तब मान्यता दी जाती है जब: उचित मूल्य उचित रूप से निर्धारित किया जा सकता है और दान नहीं दिए जाने पर दान को आम तौर पर खरीदने की आवश्यकता होगी।

दान की गई पेशेवर सेवाएँ:

पहचानें कि कब सेवाएँ: (1) एक गैर-वित्तीय संपत्ति बनाना या बढ़ाना, या (2) विशेष कौशल की आवश्यकता होती है, उन कौशल रखने वाले व्यक्तियों द्वारा प्रदान की जाती है, और आम तौर पर दान नहीं किए जाने पर खरीदी जाएगी।

योग्य उदाहरण: एक सीपीए जो निशुल्क ऑडिट सेवाएं प्रदान करता है, एक वकील जो कानूनी सलाह प्रदान करता है, एक निर्माण फर्म जो नवीकरण कार्य दान करती है। ऐसे उदाहरण जो आम तौर पर योग्य नहीं होते हैं: सामान्य स्वैच्छिक श्रम (जब तक कि यह उस काम की जगह न ले ले जिसे अन्यथा खरीदा जाएगा)।

उचित मूल्य पर रिकॉर्ड करें - आपने खुले बाज़ार में उसी सेवा के लिए कितना भुगतान किया होगा। एक व्यय खाते (पेशेवर सेवाओं, सुविधाओं, आदि) को डेबिट करें और वस्तुगत योगदान राजस्व को क्रेडिट करें। शुद्ध प्रभाव शून्य है, लेकिन राजस्व और व्यय दोनों का उचित रूप से खुलासा किया गया है।

दान किया गया सामान:

उचित मूल्य पर मूल्य (बाज़ार में बिक्री मूल्य जहां आप सामान्य रूप से समान सामान खरीदते हैं)। 500 लैपटॉप के दान का मूल्य तुलनीय उपयोग किए गए लैपटॉप के मौजूदा बाजार मूल्य पर लगाया जाता है, न कि मूल खुदरा मूल्य या दाता के बुक मूल्य पर।

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फॉर्म 990 की तैयारी और अनुपालन

फॉर्म 990 एक सार्वजनिक दस्तावेज़ है. कोई भी व्यक्ति आईआरएस से इसके लिए अनुरोध कर सकता है या प्रोपब्लिका नॉनप्रॉफिट एक्सप्लोरर या गाइडस्टार के माध्यम से इसे एक्सेस कर सकता है। प्रमुख दानदाता, फाउंडेशन कार्यक्रम अधिकारी और खोजी पत्रकार फॉर्म 990 पढ़ते हैं। सटीक, पारदर्शी और पेशेवर 990 तैयारी एक अनुपालन आवश्यकता और प्रतिष्ठा प्रबंधन अनिवार्यता दोनों है।

990 फाइलिंग सीमाएँ:

मुख्य 990 अनुसूचियाँ:

• अनुसूची ए: सार्वजनिक समर्थन परीक्षण गणना (संगठनों को सार्वजनिक दान की स्थिति बनाए रखने के लिए व्यापक सार्वजनिक समर्थन प्रदर्शित करना होगा)
• अनुसूची बी: योगदानकर्ताओं की अनुसूची (सीमा से ऊपर के प्रमुख दानकर्ता)
• अनुसूची डी: पूरक वित्तीय विवरण (बंदोबस्ती समाधान, संरक्षण सुख सुविधा)
• अनुसूची एफ: अमेरिका के बाहर की गतिविधियाँ (विदेशी अनुदान, विदेशी बैंक खाते)
• अनुसूची जी: धन उगाहने वाली गतिविधियाँ और गेमिंग
• अनुसूची एच: केवल अस्पताल - सामुदायिक लाभ रिपोर्टिंग
• अनुसूची एल: इच्छुक व्यक्तियों (बोर्ड के सदस्य, प्रमुख कर्मचारी, संबंधित पक्ष) के साथ लेनदेन
• अनुसूची ओ: पूरक जानकारी (मुख्य रूप पर कई वर्णनात्मक प्रश्नों की व्याख्या करती है)

मुआवजा प्रकटीकरण:

फॉर्म 990 भाग VII में अधिकारियों, निदेशकों, प्रमुख कर्मचारियों और $100,000 से अधिक कमाने वाले पांच सबसे अधिक मुआवजा पाने वाले कर्मचारियों को दिए गए मुआवजे के प्रकटीकरण की आवश्यकता होती है। यह पूर्णतः सार्वजनिक है. सुनिश्चित करें कि मुआवजा आईआरसी 4958 के तहत तर्कसंगतता के खंडन योग्य अनुमान को संतुष्ट करने के लिए एक तुलनीयता डेटा प्रक्रिया (वेतन सर्वेक्षण का उपयोग करके प्रलेखित बोर्ड अनुमोदन) के माध्यम से निर्धारित किया गया है।

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एकल लेखापरीक्षा आवश्यकताएँ

गैर-लाभकारी संस्थाएं जो एक वित्तीय वर्ष में संघीय पुरस्कारों में $750,000 या अधिक खर्च करती हैं, उन्हें अपने नियमित वित्तीय विवरण ऑडिट के अलावा एकल ऑडिट (पूर्व में ए-133 ऑडिट) से गुजरना होगा।

एकल लेखापरीक्षा क्या परीक्षण करती है:

• वित्तीय विवरण (नियमित ऑडिट के समान)
• संघीय कार्यक्रमों पर आंतरिक नियंत्रण
• प्रत्येक प्रमुख कार्यक्रम के लिए संघीय कार्यक्रम आवश्यकताओं का अनुपालन

प्रमुख कार्यक्रम निर्धारण:

लेखा परीक्षक जोखिम-आधारित दृष्टिकोण का उपयोग करके कुल संघीय व्यय के आधार पर "प्रमुख कार्यक्रम" निर्धारित करता है। एक ही कार्यक्रम से बड़े संघीय पुरस्कार वाले संगठन (उदाहरण के लिए, एक हेड स्टार्ट अनुदानकर्ता) लगभग निश्चित रूप से उस कार्यक्रम को एक प्रमुख कार्यक्रम के रूप में परीक्षण करेंगे।

एकल ऑडिट की तैयारी:

संघीय पुरस्कारों (एसईएफए) के व्यय की एक अनुसूची बनाए रखें - वर्ष के दौरान खर्च किए गए सभी संघीय पुरस्कारों की एक पूरी सूची, जिसमें शामिल हैं: सीएफडीए संख्या, संघीय एजेंसी, पास-थ्रू इकाई (यदि कोई हो), पुरस्कार पहचान और कुल व्यय। केवल वर्ष के अंत में ही नहीं, बल्कि त्रैमासिक रूप से अपने सामान्य बही-खाते से SEFA का मिलान करें।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

फंड बैलेंस और शुद्ध संपत्ति के बीच क्या अंतर है?

फंड बैलेंस और शुद्ध संपत्ति मूलतः एक ही अवधारणा है - संपत्ति और देनदारियों के बीच का अंतर - लेकिन शब्दावली अलग है। पारंपरिक फंड लेखांकन में प्रत्येक फंड के भीतर इक्विटी का वर्णन करने के लिए "फंड बैलेंस" का उपयोग किया जाता है। आधुनिक गैर-लाभकारी लेखांकन (FASB ASC 958 के बाद) दाता प्रतिबंध द्वारा वर्गीकृत "शुद्ध संपत्ति" का उपयोग करता है। बाहरी वित्तीय विवरणों में एफएएसबी-आवश्यक शुद्ध संपत्ति वर्गीकरण प्रस्तुत करते समय कई गैर-लाभकारी संस्थाएं अभी भी फंड-आधारित आंतरिक ट्रैकिंग (प्रत्येक कार्यक्रम, अनुदान या प्रतिबंधित उद्देश्य के लिए अलग फंड) का उपयोग करती हैं।

क्या बोर्ड-नामित निधि का उपयोग किसी भी उद्देश्य के लिए किया जा सकता है?

हाँ - यही बात उन्हें "दाता प्रतिबंध के बिना" बनाती है। बोर्ड रणनीतिक उद्देश्यों (बिल्डिंग रिज़र्व, उपकरण प्रतिस्थापन, ऑपरेटिंग रिज़र्व) के लिए आंतरिक रूप से धनराशि निर्दिष्ट करता है, लेकिन ये पदनाम ऐसे निर्णय हैं जिन्हें बोर्ड उलट सकता है। यदि संगठन को नकदी संकट का सामना करना पड़ता है, तो बोर्ड संचालन उद्देश्यों के लिए निर्दिष्ट निधि का उपयोग करने के लिए मतदान कर सकता है। इसके विपरीत, दाता-प्रतिबंधित धनराशि को दाता की सहमति के बिना या प्रतिबंध की शर्तों को पूरा किए बिना पुन: नियोजित नहीं किया जा सकता है।

मैं उस अनुदान को कैसे संभाल सकता हूं जिसके लिए प्रोग्राम आय को अनुदानकर्ता को वापस करना आवश्यक है?

कार्यक्रम की आय (उदाहरण के लिए, संघ द्वारा वित्त पोषित कार्यक्रम में प्रतिभागियों से ली जाने वाली फीस) अनुदानकर्ता की आवश्यकताओं के अधीन हो सकती है - कुछ अनुदानों के लिए आवश्यक है कि कार्यक्रम की आय को अनुदान बजट में जोड़ा जाए, अनुदान ड्रा से काटा जाए, या अनुदानकर्ता को वापस कर दिया जाए। अपने पुरस्कार की शर्तों की सावधानीपूर्वक समीक्षा करें। अनुदान परियोजना कोड के साथ अपने लेखा प्रणाली में कार्यक्रम आय को अलग से रिकॉर्ड करें। इसे अनुदान शर्तों के अनुसार मानें - यदि यह ड्रॉ को कम करता है, तो आपके अगले ड्रॉ-डाउन को प्राप्त कार्यक्रम आय से कम किया जाना चाहिए।

फॉर्म 990 समय पर दाखिल न करने के क्या परिणाम होते हैं?

$1 मिलियन से कम सकल प्राप्तियों वाले संगठनों के लिए देर से फाइलिंग के लिए जुर्माना $20/दिन है, और बड़े संगठनों के लिए $100/दिन ($50,000 तक) है। अधिक महत्वपूर्ण रूप से, लगातार तीन वर्षों तक फाइल करने में विफल रहने पर कर-मुक्त स्थिति स्वत: रद्द हो जाती है। निरसन के बाद बहाली के लिए एक नए आवेदन (फॉर्म 1023 या 1024) और एक बहाली शुल्क की आवश्यकता होती है, और आप निरसन अवधि के दौरान कर-कटौती योग्य योगदान प्राप्त नहीं कर सकते हैं।

एक गैर-लाभकारी संस्था को बहु-वर्षीय अनुदान का हिसाब कैसे देना चाहिए?

यदि बहु-वर्षीय अनुदान में बिना शर्त भुगतान के वादे हैं (अनुदानकर्ता सभी वर्षों के लिए पहले से प्रतिबद्ध है), तो अनुदान पुरस्कार के वर्ष में भविष्य के सभी भुगतानों के वर्तमान मूल्य को राजस्व के रूप में रिकॉर्ड करें। छूट प्राप्य प्रतिज्ञाओं पर छूट बनाती है। गिरवी अवधि के दौरान ब्याज आय में छूट को शामिल करें। प्रत्येक वर्ष का वास्तविक भुगतान प्राप्य प्रतिज्ञा को कम कर देता है। यदि अनुदान सशर्त है (भविष्य का भुगतान प्रदर्शन, रिपोर्टिंग, या निरंतर अनुदानकर्ता के विवेक पर निर्भर करता है), तो राजस्व को केवल तभी मान्यता दें जब शर्तें पूरी हों।

गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए कौन से आंतरिक नियंत्रण सबसे महत्वपूर्ण हैं?

महत्वपूर्ण नियंत्रणों में शामिल हैं: एक सीमा से ऊपर संवितरण पर दोहरे हस्ताक्षर (आमतौर पर $ 5,000- $ 10,000), मासिक वित्तीय विवरणों की बोर्ड वित्त समिति की समीक्षा, नकदी प्रबंधन में कर्तव्यों का पृथक्करण (अलग-अलग लोग भुगतान को अधिकृत करते हैं, लेनदेन रिकॉर्ड करते हैं, और बैंक खातों का मिलान करते हैं), कार्यक्रम के कर्मचारियों से अलग एक वित्तीय कर्मचारी सदस्य द्वारा दस्तावेज अनुदान व्यय समीक्षा, जिसने लागत वहन की, इच्छुक पार्टियों के साथ किसी भी लेनदेन के लिए बोर्ड की मंजूरी, और वार्षिक स्वतंत्र ऑडिट या समीक्षा।

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अगले चरण

गैर-लाभकारी निधि लेखांकन के लिए विशेष विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है जो गैर-लाभकारी नियामक आवश्यकताओं, अनुदान अनुपालन और मिशन-संचालित संगठनों की अनूठी जरूरतों की समझ के साथ लेखांकन तकनीकी ज्ञान को जोड़ती है। कई गैर-लाभकारी संस्थाएं गैर-लाभकारी-विशिष्ट प्रशिक्षण के बिना लेखांकन कर्मचारियों पर भरोसा करती हैं, जिससे अनुपालन अंतराल, ऑडिट निष्कर्ष और वित्तीय विवरण त्रुटियां होती हैं जो फंडर्स और नियामकों के साथ विश्वसनीयता को नुकसान पहुंचाती हैं।

ECOSIRE की लेखा टीम गैर-लाभकारी वित्तीय प्रबंधन सहायता प्रदान करती है - बुनियादी बहीखाता और अनुदान ट्रैकिंग से लेकर फॉर्म 990 की तैयारी, एकल ऑडिट तैयारी और बोर्ड-स्तरीय वित्तीय रिपोर्टिंग तक। हम $200K बजट वाले सामुदायिक संगठनों से लेकर कई मिलियन डॉलर के संघीय अनुदान वाले क्षेत्रीय गैर-लाभकारी संस्थाओं तक, सभी आकार की गैर-लाभकारी संस्थाओं का समर्थन करते हैं।

ECOSIRE लेखांकन सेवाओं का अन्वेषण करें यह जानने के लिए कि हम आपकी गैर-लाभकारी संस्था की वित्तीय नींव और अनुपालन स्थिति को कैसे मजबूत कर सकते हैं।