Gestion des documents et des connaissances Odoo : organiser, partager et collaborer

Selon une étude d'IDC, les processus papier et le stockage de fichiers dispersés coûtent aux organisations en moyenne 19,8 % de productivité. Les modules Documents et Connaissances d'Odoo centralisent la gestion des fichiers et les connaissances institutionnelles au sein de l'ERP, connectant les documents directement aux dossiers commerciaux et rendant les informations accessibles à tous ceux qui en ont besoin. Ce guide couvre les deux modules en détail --- depuis la configuration de l'espace de travail jusqu'aux flux de travail avancés d'automatisation et de collaboration.

Points clés à retenir

• Odoo Documents fournit un stockage de fichiers centralisé avec balisage, organisation de l'espace de travail et règles de traitement automatisées
• Les documents sont directement liés aux dossiers professionnels (factures, contrats, dossiers des employés) pour un accès contextuel
• Le module Connaissances crée un wiki collaboratif pour les procédures, les politiques et les connaissances institutionnelles
• Des flux de travail automatisés traitent les documents entrants (scanner les factures, extraire les données, acheminer pour approbation)
• Les contrôles d'accès garantissent que les documents sensibles ne sont visibles que par les utilisateurs autorisés

Module de documents Odoo

Configuration de l'espace de travail

Accédez à Documents > Configuration > Espaces de travail pour créer la hiérarchie des documents :

Chaque espace de travail prend en charge des sous-espaces de travail pour une organisation plus poussée. L'arborescence de l'espace de travail apparaît dans la barre latérale gauche de l'interface Documents.

Gestion des fichiers

Téléchargez des fichiers via plusieurs méthodes :

• Glisser-déposer : déposez les fichiers directement sur l'espace de travail
• Bouton de téléchargement : cliquez pour sélectionner des fichiers sur votre ordinateur
• Passerelle de messagerie : transférer les e-mails vers une adresse e-mail spécifique à l'espace de travail
• Intégration du scanner : Numérisez des documents physiques directement dans Odoo (nécessite IoT Box)
• Téléchargement API : téléchargement de fichiers programmatiques pour les intégrations

Système de marquage

Les balises fournissent une catégorisation inter-espaces de travail :

1. Définissez les catégories de balises dans Documents > Configuration > Balises (par exemple, « Type de document », « Statut », « Année »).
2. Créez des balises dans les catégories (par exemple, « Facture », « Contrat », « Proposition » sous « Type de document »).
3. Appliquez des balises aux documents pour le filtrage et la recherche

Les balises fonctionnent avec les espaces de travail : un document réside dans un seul espace de travail mais peut avoir plusieurs balises pour une organisation multidimensionnelle.

Actions sur les documents

Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel document (ou sélectionnez plusieurs documents) pour accéder aux actions :

• Partager : générer un lien partageable avec mot de passe et expiration facultatifs
• Demander une signature : Envoyer le document pour signature électronique (s'intègre à Odoo Sign)
• Créer à partir d'un modèle : utilisez le document comme modèle pour générer de nouveaux documents
• Split : divisez des PDF de plusieurs pages en documents individuels
• Lock : Empêcher les modifications tout en préservant l'accès en lecture
• Archiver : déplacer vers l'archive sans supprimer

Lier des documents à des enregistrements

Les documents gagnent en contexte lorsqu'ils sont liés à des dossiers commerciaux :

• Factures du fournisseur : Joignez le PDF de la facture originale au dossier comptable
• Contrats d'employé : Liez les contrats au dossier de l'employé RH
• Livrables du projet : joindre des spécifications et des rapports aux tâches du projet
• Propositions commerciales : lier les PDF de devis à la commande client

Accédez à n'importe quel dossier professionnel et cliquez sur le bouton intelligent Documents pour voir et ajouter des fichiers liés.

Automatisation des documents

Règles de traitement

Automatisez la gestion des documents avec des règles dans Documents > Configuration > Règles de workflow :

Traitement de documents basé sur l'IA

Odoo 19 inclut l'OCR (Optical Character Recognition) pour l'extraction automatisée des données :

1. Traitement des factures : téléchargez une facture fournisseur au format PDF ; Odoo extrait le nom du fournisseur, le montant, la date et les éléments de campagne pour pré-remplir la facture du fournisseur
2. Reçus de dépenses : Photographiez un reçu ; Odoo extrait le montant, le fournisseur et la date de la note de frais
3. Relevés bancaires : importez des relevés bancaires au format PDF ; Odoo extrait les transactions pour le rapprochement

La précision s'améliore au fil du temps à mesure que le système apprend des corrections apportées par les utilisateurs.

Workflows d'approbation

Construisez des chaînes d’approbation de documents :

1. Définir les étapes d'approbation (par exemple, « Brouillon », « En cours de révision », « Approuvé », « Publié »)
2. Attribuez des approbateurs par étape et par espace de travail
3. Configurez les notifications par e-mail pour les approbations en attente
4. Fixez des délais et des règles de remontée des approbations en retard

Lorsqu'un document passe à « En cours de révision », l'approbateur désigné reçoit un e-mail avec un lien pour réviser et approuver/rejeter directement à partir de la notification.

Module de connaissances Odoo

Structure de la base de connaissances

Le module Connaissances dans Connaissances > Articles organise les informations sous forme de wiki :

Articles : pages individuelles de contenu avec du texte enrichi, des images, des tableaux et du contenu intégré. Les articles prennent en charge les hiérarchies imbriquées (relations parent-enfant) pour organiser des sujets complexes.

Sections : regroupez les articles liés sous un en-tête commun. Chaque section peut avoir ses propres règles d'accès.

Favoris : les utilisateurs marquent les articles fréquemment consultés dans leurs favoris pour un accès rapide.

Éditeur d'articles

L'éditeur d'articles Knowledge fournit :

• Formatage de texte enrichi : titres, gras, italique, listes, tableaux, blocs de code
• Contenu intégré : vidéos YouTube, Google Maps et autres widgets intégrables
• Pièces jointes : joignez des fichiers de référence directement aux articles
• Liens internes : Lien entre articles pour croisement
• Historique des versions : suivez les modifications avec l'historique complet des révisions
• Commentaires : commentaires en ligne pour l'édition collaborative

Modèles

Créez des modèles d'articles pour un contenu standardisé :

Fonctionnalités collaboratives

• Édition en temps réel : plusieurs utilisateurs peuvent modifier le même article simultanément
• Mentions : identifiez vos collègues avec des mentions @ pour les notifier et demander des commentaires
• Suivi d'activité : découvrez qui a consulté, modifié ou commenté chaque article
• Partage : partagez des articles avec des utilisateurs, des groupes ou publiquement spécifiques.

Contrôle d'accès

Niveaux d'accès aux documents

Autorisations de l'espace de travail

Définissez les règles d'accès par espace de travail :

1. Accédez aux paramètres de l'espace de travail
2. Ajoutez des groupes d'utilisateurs avec leur niveau d'accès
3. Activez ou désactivez l'héritage (les sous-espaces de travail héritent des autorisations parentales)
4. Configurer les règles de partage externes (utilisateurs du portail, liens publics)

Gestion des documents sensibles

Pour les documents très sensibles (contrats, dossiers du personnel, dossiers financiers) :

• Créez des espaces de travail restreints avec un accès utilisateur explicite (pas d'héritage de groupe)
• Activer le cryptage des documents au repos
• Configurer la journalisation d'audit pour tous les événements d'accès
• Définir l'expiration automatique sur les liens partagés
• Utiliser le filigrane pour les copies téléchargées

Intégration avec les processus métier

Intégration comptable

• Factures des fournisseurs : les factures numérisées créent automatiquement des brouillons de facture avec extraction OCR
• Notes de frais : les photos des reçus sont jointes aux notes de frais
• Préparation d'audit : Baliser et organiser les pièces justificatives par exercice

Intégration RH

• Dossiers des employés : contrats, certifications et avis liés aux dossiers des employés
• Intégration : nouveaux packages de documents d'embauche avec demandes de signature
• Conformité : suivez l'expiration de la certification et déclenchez des workflows de renouvellement

Intégration du projet

• Livrables : lier les spécifications, les conceptions et les rapports aux tâches du projet
• Modèles : créez des documents de projet à partir de modèles standardisés
• Cycles de révision : acheminer les livrables via des workflows d'approbation

Recherche et découverte

Recherche en texte intégral

Odoo indexe le contenu des documents (y compris le texte extrait par OCR des documents numérisés) pour la recherche en texte intégral. La barre de recherche en haut de l'interface Documents recherche dans :

• Noms de fichiers
• Balises
• Contenu du document (texte, texte OCR extrait)
• Métadonnées (dates, auteurs, notices liées)

Filtres avancés

Combinez des filtres pour une récupération précise des documents :

• Espace de travail + balise + plage de dates
• Type de document + propriétaire + statut
• Type d'enregistrement lié + date de création

Services de gestion de documents ECOSIRE

La mise en œuvre de la gestion documentaire nécessite de comprendre le cycle de vie des documents de votre organisation. L'équipe de mise en œuvre Odoo d'ECOSIRE configure les structures d'espace de travail, les règles d'automatisation et les flux de travail d'approbation adaptés à vos processus métier. Nos services de personnalisation étendent le module Documents avec des fonctionnalités spécifiques au secteur telles que le suivi de la conformité, les politiques de contrôle des versions et les calendriers de conservation automatisés.

Lecture connexe

• Configuration de la base de connaissances Odoo
• Gestion des documents Odoo
• Flux de travail des approbations Odoo
• Sécurité Odoo et contrôle d'accès
• Guide des rapports et tableaux de bord Odoo

Odoo Documents peut-il remplacer les systèmes de gestion de documents dédiés comme SharePoint ?

Pour la plupart des petites et moyennes organisations, oui. Odoo Documents gère le stockage de fichiers, la gestion des versions, le balisage, le partage et l'automatisation de base du flux de travail. L’avantage est l’intégration native de l’ERP. Les organisations ayant des exigences complexes telles que des schémas de métadonnées étendus, un branchement de versions avancé ou des fonctionnalités de conformité réglementaire peuvent avoir besoin d'un DMS dédié aux côtés d'Odoo.

Quels types de fichiers sont pris en charge par Odoo Documents ?

Odoo Documents prend en charge tous les types de fichiers. Les documents PDF, Office (Word, Excel, PowerPoint), les images et les vidéos sont rendus avec des aperçus en ligne. D'autres types de fichiers sont stockés et téléchargeables mais peuvent ne pas avoir d'aperçu en ligne. Le traitement OCR est disponible pour les fichiers PDF et image.

Y a-t-il une limite de stockage pour les documents Odoo ?

Les forfaits Odoo.sh incluent une allocation de stockage de base (généralement 1 à 5 Go) avec un stockage supplémentaire disponible à l'achat. Les instances auto-hébergées sont limitées uniquement par l'espace disque de votre serveur. Pour les gros volumes de fichiers, envisagez d'utiliser le connecteur de stockage S3 d'Odoo pour décharger les fichiers vers le stockage d'objets cloud.