Guide de comptabilité des restaurants et de l'hôtellerie

Le secteur de la restauration et de l’hôtellerie fonctionne avec des marges extrêmement minces, où la différence entre une opération rentable et une opération défaillante peut représenter une variation de 3 % du coût des aliments ou un pourcentage de main-d’œuvre légèrement supérieur à la référence. Les opérateurs qui réussissent à long terme sont ceux qui suivent leurs chiffres de manière obsessionnelle – non pas mensuellement comme la plupart des entreprises, mais quotidiennement et hebdomadairement, car dans le secteur de l’hôtellerie, les problèmes qui tuent les entreprises s’aggravent rapidement s’ils sont détectés tardivement.

La comptabilité des restaurants se distingue de la comptabilité générale des entreprises de plusieurs manières : le rapprochement quotidien des ventes, la déclaration et l'attribution des pourboires, le calcul du crédit pour les pourboires, la gestion des stocks d'aliments et de boissons, le suivi des coûts de revient et les contrôles uniques de gestion des espèces requis dans une entreprise à volume élevé de liquidités. Ce guide couvre chacun de ces domaines en profondeur.

Points clés à retenir

Le coût de revient (coût de la nourriture + des boissons + coût de la main-d'œuvre) ne doit pas dépasser 60 à 65 % des ventes ; plus de 65 % est un signe d'avertissement

Le pourcentage du coût des aliments correspond au coût des aliments vendus ÷ les revenus alimentaires, pas les achats ÷ les revenus — vous devez tenir compte du mouvement des stocks

Le coût de la main-d'œuvre doit inclure tous les coûts de l'emploi : salaires, charges sociales, avantages sociaux, rémunération des travailleurs et uniformes.

Comptabilité des pourboires : l'IRS exige que tous les pourboires soient déclarés ; les pourboires alloués (règle des 8 % des recettes brutes) s'appliquent si les pourboires déclarés sont inférieurs au seuil

Le rapprochement quotidien des ventes est essentiel : l'argent du système de point de vente avec l'argent réel dans le tiroir, chaque jour

L'inventaire doit être compté chaque semaine pour les articles coûteux (viande, fruits de mer, spiritueux), au minimum mensuellement pour tous les articles.

L'ingénierie des menus (marge de contribution × matrice de popularité) identifie les éléments qui génèrent la rentabilité

Comptes séparés pour la nourriture, les boissons et les boissons non alcoolisées pour un suivi précis des coûts par catégorie

Le plan comptable du restaurant

Le plan comptable d'un restaurant doit permettre à la fois les états financiers de l'exercice et le reporting opérationnel nécessaire à la gestion quotidienne et hebdomadaire. La structure standard :

Comptes de revenus :

4000 - Food Revenue
4010 - Beverage Revenue - Alcoholic
4020 - Beverage Revenue - Non-Alcoholic
4030 - Catering Revenue
4040 - Private Dining Revenue
4050 - Delivery Revenue
4060 - Merchandise Revenue
4070 - Gift Card Redemption Revenue
4080 - Service Charges (if recognised as revenue)

Coût des ventes :

5000 - Food Cost
5010 - Beverage Cost - Alcoholic
5020 - Beverage Cost - Non-Alcoholic
5030 - Paper / Packaging Cost
5040 - Kitchen Supplies

Main-d'œuvre :

6000 - Management Salaries
6100 - Front of House - Hourly
6200 - Back of House - Hourly
6300 - Payroll Taxes (employer portion)
6400 - Health Insurance
6500 - Workers' Compensation
6600 - Uniforms and Laundry
6700 - Employee Meals

Dépenses de fonctionnement :

7000 - Rent / Occupancy
7100 - Utilities
7200 - Repairs and Maintenance
7300 - Cleaning and Sanitation
7400 - Small Equipment
7500 - China, Glass, Silverware
7600 - Linen
7700 - Marketing and Advertising
7800 - Credit Card Processing Fees
7900 - POS System
8000 - Telephone and Internet
8100 - Music and Entertainment
8200 - Waste Removal
8300 - Pest Control
8400 - Liquor Licence Fees
8500 - Health Department Permits

Prime Cost : la mesure la plus importante pour les restaurants

Le coût principal est la somme du coût de vos biens vendus (nourriture et boissons) plus votre coût total de main-d'œuvre (salaires, impôts, avantages sociaux et tous les coûts liés à l'emploi). Il est exprimé en pourcentage du total des ventes nettes.

Calcul du coût principal :

Prime Cost % = (Cost of Food Sold + Cost of Beverages Sold + Total Labour Cost) ÷ Net Sales × 100

Références du secteur :

Type de restaurant	Coût alimentaire %	% de travail	Coût principal %
Service rapide / fast casual	28 à 32 %	25 à 30 %	53 à 62 %
Dîner décontracté	30 à 35 %	30 à 35 %	60 à 70 %
Gastronomie	28 à 35 %	35 à 40 %	63 à 75 %
Axé sur le bar	20 à 25 % de nourriture, 20 à 25 % de boissons	28 à 35 %	68 à 85 %
Restaurant d'hôtel (comp)	Varie	40 à 50 %+	Supérieur

Pourquoi le coût de revient est important :

Si le coût de revient dépasse 65 %, vous n’avez pratiquement aucune marge de manœuvre pour l’occupation, les dépenses d’exploitation et les bénéfices. Un restaurant avec 65 % de prix de revient, 15 % d'occupation et 10 % de dépenses d'exploitation n'a plus que 10 % – et ces 10 % doivent couvrir les taxes, l'amortissement, le service de la dette et tout retour au propriétaire. Faire monter le prix de revient au-dessus de 70 % dans un restaurant à service complet est une urgence financière.

Suivi hebdomadaire des coûts de revient :

Calculez le coût de revient hebdomadairement et non mensuellement. Un calcul mensuel vous indique ce qui s'est passé, mais pas quand ni pourquoi cela s'est produit. Un calcul hebdomadaire vous permet de détecter une hausse du coût des aliments ou de la main-d'œuvre à temps pour la corriger avant que les dégâts ne s'aggravent.

Comptabilité des coûts alimentaires : bien faire les choses

L’erreur comptable la plus courante dans les restaurants consiste à calculer le coût des aliments en divisant les achats par les ventes. C'est incorrect : cela ignore le mouvement des stocks et donnera des résultats extrêmement inexacts d'une semaine à l'autre à mesure que les habitudes d'achat varient.

Le calcul correct du coût de la nourriture :

Cost of Food Sold = Beginning Inventory + Purchases − Ending Inventory − Employee Meals − Comps − Waste

Étape par étape :

Comptage des stocks de début : Comptage physique de tous les produits alimentaires à leur valeur coûtante au début de la période
Enregistrez tous les achats : Chaque facture de chaque vendeur de produits alimentaires au cours de la période
Inventaire de clôture : Inventaire physique en fin de période
Ajuster pour les transferts : Aliments déplacés vers le bar (utilisés dans les cocktails), transferts du bar vers la cuisine, repas des employés, repas de la direction, articles gratuits et déchets documentés
Calculer le coût des aliments vendus : (Début + Achats) − Fin − Ajustements

Méthode d'évaluation des stocks :

La plupart des restaurants utilisent la méthode de la moyenne pondérée ou FIFO pour l'évaluation des stocks. La méthode doit être cohérente et doit être choisie en fonction de vos pratiques de réception. Si vous effectuez une rotation des stocks de manière cohérente (les articles les plus anciens sont utilisés en premier), le FIFO est le plus précis. Si vous recevez du vrac et que vous mélangez avec le stock existant, la moyenne pondérée est plus simple et presque aussi précise.

Coût théorique par rapport au coût réel des aliments :

Votre système de point de vente peut calculer le coût théorique des aliments, c'est-à-dire le coût de vos aliments en fonction des recettes et des quantités vendues. Comparez le coût théorique au coût réel des aliments. Si la valeur réelle est de 3 à 5 % supérieure à la valeur théorique, vous avez un problème : surportion, vol, gaspillage ou détérioration. Étudiez l’écart avant de l’accepter comme d’habitude.

Coût des boissons alcoolisées et gestion des boissons

La gestion des coûts des boissons – en particulier pour les spiritueux, le vin et la bière – est une discipline distincte de la gestion des coûts des aliments. L’alcool a une plus grande valeur, est plus facile à voler et est comptabilisé en onces plutôt qu’en dollars.

Références de coûts standard :

Catégorie	Coût de coulée cible %
Esprits (bien)	14 à 18 %
Spiritueux (appel/premium)	18 à 22 %
Bière (pression)	20 à 26 %
Bière (bouteille/canette)	22 à 28 %
Vin au verre	28 à 33 %
Vin à la bouteille	30 à 38 %
Cocktails spéciaux	15 à 20 %

Contrôle des stocks de boissons :

Pesez les bouteilles à l’aide d’une balance numérique pour l’inventaire hebdomadaire : c’est le seul moyen d’obtenir un décompte précis des bouteilles partielles. Un système de balance de bouteille (niveau nominal par rapport au poids réel) le rend rapide. Comptez toutes les bouteilles, y compris derrière le bar, dans le puits, dans le stock et dans toutes les zones de stockage.

Analyse des écarts :

Pour chaque esprit, calculez :

Utilisation théorique (boissons PLV vendues × format de coulée standard pour chaque recette)
Utilisation réelle (inventaire effectué − inventaire final)
Variance (réelle − théorique)

Des écarts importants (plus de 0,5 équivalent bouteille par produit) nécessitent une enquête : versement lourd, vol, déversement non suivi ou entrées de boissons fantômes.

Astuce Comptabilité et conformité IRS

La comptabilité des pourboires est un champ de mines en matière de conformité qui fait trébucher de nombreux restaurateurs. L'IRS prend au sérieux la déclaration des revenus des pourboires et a ciblé les entreprises hôtelières dans le cadre de mesures coercitives.

Exigences en matière de déclaration des pourboires aux employés :

Les employés doivent signaler tous les pourboires reçus à leur employeur si les pourboires dépassent 20 $ au cours d'un mois civil. Les employeurs doivent collecter ces informations et les inclure dans les calculs de paie. Pour les pourboires de carte de crédit, l'employeur dispose d'une documentation indiquant le montant et doit l'ajouter au salaire de l'employé sur chaque chèque de paie.

Crédit de pourboire (crédit de salaire minimum) :

Dans les États qui autorisent un crédit de pourboire, les employeurs peuvent verser aux employés bénéficiant d'un pourboire un salaire en espèces inférieur (minimum 2,13 $/heure fédéral ; de nombreux États ont des minimums plus élevés) car les pourboires compensent la différence par rapport au salaire minimum normal. Si les pourboires ne permettent pas à l'employé d'atteindre le salaire minimum requis au cours d'une semaine de travail, l'employeur doit combler la différence. Suivez cela chaque semaine par employé.

Pourboires attribués :

Si le total des pourboires déclarés par tous les employés est inférieur à 8 % des ventes brutes d'aliments et de boissons (présomption de l'IRS), vous devez répartir le manque à gagner entre tous les employés qui ont reçu des pourboires (à l'exclusion des employés qui ont déclaré 8 % ou plus de leurs ventes individuelles). Les pourboires alloués sont ajoutés aux salaires W-2 et déclarés dans l'encadré 8 (pourboires alloués) par rapport à l'encadré 7 (pourboires de sécurité sociale).

Formulaire IRS 8027 :

Les grands établissements de restauration (plus de 10 employés régulièrement, pourboires habituels) doivent déposer le formulaire 8027 chaque année, en déclarant les recettes brutes, les pourboires facturés et les pourboires déclarés. Ceci est distinct des déclarations de charges sociales.

Frais de service :

Les frais de service obligatoires (automatiquement ajoutés à tous les chèques ou aux grandes fêtes) ne sont PAS des pourboires – ce sont des revenus de restaurant. Si vous distribuez des frais de service aux employés, cette distribution correspond à un salaire, soumis aux charges sociales. L'employé n'a pas le choix ; ce n'est donc pas un pourboire. Classer à tort les frais de service comme pourboires est une erreur courante qui a des implications fiscales importantes.

Rapprochement quotidien des ventes

Dans une entreprise à volume de trésorerie élevé, le rapprochement quotidien est le contrôle interne le plus important dont vous disposez. Chaque jour, le système de point de vente sait ce qui a été vendu et le tiroir-caisse doit contenir le montant correspondant en espèces, les reçus de carte de crédit et l'activité des cartes-cadeaux.

Le processus de rapprochement quotidien :

Exécutez le rapport de fin de journée du point de vente : Capture les ventes totales par catégorie, la répartition des types de paiement (espèces, Visa, Mastercard, Amex, carte-cadeau, comps, annulations) et l'argent attendu dans le tiroir.
Comptez le tiroir : Comptez tout l'argent liquide dans le tiroir. Dénominations de documents.
Calculer le surplus/le découvert de trésorerie : Trésorerie comptée − Trésorerie attendue (rapport POS) = Plus/(Court). Tout écart supérieur à 5 $ nécessite une explication.
Réconcilier les lots de cartes de crédit : Le total des pourboires facturés plus les ventes par carte de crédit sur le point de vente doit correspondre au total du lot déclaré par votre processeur. Les différences de lots doivent être étudiées.
** Documents composés et annulés : ** Tous les articles complémentaires et transactions annulées doivent avoir l'autorisation du gestionnaire. Extrayez le rapport comp/void et vérifiez que chacun a une raison documentée.
Enregistrez les ventes dans le système comptable : Publiez l'entrée du journal des ventes quotidiennes basée sur le rapport du point de vente.

Entrée du journal des ventes quotidiennes :

Dr. Cash (amount of cash counted, less bank deposit float)
Dr. Credit Card Receivable (total credit card sales)
Dr. Gift Card Liability (gift cards sold today)
Dr. Comps / Employee Meals Expense (authorised comps)
  Cr. Food Revenue (food sales net of comps)
  Cr. Beverage Revenue (beverage sales)
  Cr. Sales Tax Payable (tax collected)
  Cr. Gift Card Revenue (gift cards redeemed)

Spécificités de la comptabilité hôtelière et hôtelière

Les hôtels et les sociétés d'accueil sont confrontés à une complexité comptable supplémentaire au-delà des restaurants : constatation des revenus des chambres, taxe de séjour, dépôts pour les événements et les banquets, comptabilité des programmes de fidélité et allocation des frais généraux au niveau de l'établissement par rapport à l'entreprise.

Constatation des revenus des chambres :

Comptabilisez quotidiennement les revenus de la chambre au fur et à mesure que le client occupe la chambre. Un séjour de 5 nuits à 200 $/nuit génère 200 $ de revenus par nuit, et non 1 000 $ à l’arrivée ou au départ. Enregistrez un dépôt anticipé ou un paiement anticipé comme passif (dépôts reçus) une fois collectés, libérant ainsi chaque nuit de séjour.

Taxes de séjour et de tourisme :

La plupart des juridictions imposent des taxes de séjour (taxes hôtelières, taxes de séjour temporaire ou évaluations des districts d'amélioration touristique) sur les revenus des chambres. Ceux-ci sont collectés auprès des clients et remis à l’autorité fiscale – ils ne constituent pas des revenus. Enregistrez-les comme un passif lors de l’encaissement et débitez le passif lors de la remise.

Dépôts et attrition pour les événements :

Les dépôts pour les banquets et les événements sont comptabilisés comme produits reportés jusqu'à la tenue de l'événement. Les provisions pour attrition (pénalités lorsqu'un groupe ne respecte pas le nombre minimum de chambres ou de restauration) représentent une contrepartie variable : estimez les revenus d'attrition attendus et incluez-les dans le prix de la transaction s'il est probable que le minimum ne sera pas atteint.

USALI (Système uniforme de comptes pour le secteur de l'hébergement) :

L'industrie hôtelière dispose d'un plan comptable et d'un format de reporting standardisés : l'USALI (11e édition révisée). Si vous exploitez un hôtel, adoptez USALI pour être en cohérence avec les références du secteur et pour faciliter les relations potentielles de refinancement, de vente ou de société de gestion. Les prêteurs et les marques partenaires attendent des déclarations au format USALI.

KPI et indicateurs financiers des restaurants

Au-delà du coût de revient et des pourcentages de coût des aliments/boissons, surveillez ces mesures spécifiques au restaurant :

KPI	Formule	Référence
Revenu par heure de travail	Ventes nettes ÷ heures de travail totales	Varie selon le concept
Couvertures par heure de travail	Le total couvre ÷ les heures de travail en salle	2,5 à 4,0
Chèque moyen par couverture	Ventes nettes d'aliments et de boissons ÷ couvertures	Varie selon le concept
Revenu par siège	Ventes nettes annuelles ÷ nombre de sièges	5 000 $ à 15 000 $
Taux de rotation des tables	Couvre ÷ places disponibles par période de repas	2 à 4 fois par période de repas
Coût d'occupation %	Loyer + CAM ÷ ventes nettes	Moins de 8% idéal ; moins de 12% acceptable
Marge de trésorerie opérationnelle	EBITDA ÷ ventes nettes	Objectif de 10 à 15 %
Ventes de boissons %	Ventes de boissons ÷ ventes totales	25 à 40 % pour le service complet

Questions fréquemment posées

Comment dois-je comptabiliser les cartes cadeaux dans mon restaurant ?

Enregistrez les ventes de cartes-cadeaux comme un passif (revenus non gagnés ou passif de carte-cadeau) lorsque la carte est vendue – ce n'est pas un revenu jusqu'à ce que la carte soit utilisée. Lorsqu'un client utilise une carte-cadeau, débitez la responsabilité de la carte-cadeau et créditez les revenus pour la valeur nominale. En cas de casse (cartes jamais échangées), estimez le taux de casse sur la base de données historiques et comptabilisez les revenus de casse au fur et à mesure des rachats. Selon l'ASC 606, la casse est reconnue proportionnellement au fur et à mesure des rachats, et non à l'expiration des cartes.

Quelle est la meilleure façon de gérer les remises et les avantages sur les repas des employés ?

Établissez une politique claire : repas gratuits pour les employés en service, réduits (50 %) pour les visites hors service, et un responsable doit autoriser toute table gratuite. Suivez les repas et les compensations des employés séparément dans votre système de point de vente. Enregistrez le coût des repas des employés comme une dépense (repas des employés) et ajustez le coût des aliments en conséquence. Les repas fournis par l'employeur à sa convenance sont exclus du revenu de l'employé s'ils sont fournis dans les locaux de l'entreprise pour une raison professionnelle. Assurez-vous que votre police respecte les règles des avantages sociaux de minimis de l’IRS.

Comment gérer les pourboires partagés via un pool de pourboires ?

La mise en commun des pourboires – où les pourboires sont collectés de manière centralisée et redistribués entre les employés éligibles – est légale dans la plupart des juridictions si elle est correctement structurée. L'IRS traite les pourboires redistribués comme un salaire à l'employé qui les reçoit. L'employé qui a reçu le pourboire se déclare initialement et est imposé sur le montant total ; les employés recevant des distributions de pourboires déclarent et sont imposés sur leur distribution. Utilisez votre système de paie pour suivre les entrées et les distributions de pourboires par employé. N’incluez pas les gestionnaires ou les propriétaires dans les pools de pourboires.

Quels registres dois-je conserver pour assurer la conformité comptable du restaurant ?

Conservez pendant au moins 7 ans : les rapports quotidiens de point de vente et les bandes Z, les feuilles de décompte des espèces, toutes les factures des fournisseurs et les journaux de réception, les registres de paie, y compris les déclarations de pourboires, les feuilles d'inventaire, toutes les déclarations de taxe de vente et confirmations de paiement, ainsi que les paiements des droits de permis d'alcool. Le statut d'audit de l'IRS pour les réclamations pour fraude fiscale sur l'emploi n'a pas de délai de prescription, de sorte que les registres de paie et de pourboires devraient sans doute être conservés en permanence.

Comment comptabiliser le matériel de restaurant acheté en location ?

Distinguer les contrats de location simple et les contrats de location financement (location-financement). La plupart des locations d'équipements de restauration (systèmes de point de vente, équipements de cuisine, réfrigération) sont des locations financières à des fins comptables : vous obtenez la quasi-totalité des avantages et supportez la quasi-totalité des risques liés à la propriété. Selon l'ASC 842, les contrats de location-financement sont enregistrés au bilan avec un droit d'utilisation et un passif de location. Les contrats de location simple figurent également au bilan sous ASC 842, mais sont comptabilisés différemment. Consultez votre comptable pour classer correctement chaque bail.

Que dois-je faire si le coût de mes aliments est systématiquement supérieur au coût théorique ?

Examinez dans cet ordre : (1) Contrôle des portions – effectuer une vérification en ligne en comparant les portions réelles aux spécifications de la recette ; (2) Respect des recettes : les cuisiniers modifient-ils les recettes ou utilisent-ils des ingrédients différents ? (3) Déchets et détérioration : examinez votre registre des déchets, les denrées périssables sont-elles gérées correctement ? (4) Réception — recevez-vous ce que vous avez commandé ? Vérifiez la livraison des poids courts et des substitutions. (5) Vol – si toutes les autres causes sont exclues, mettez en œuvre des contrôles d’accès plus stricts et envisagez une surveillance par caméra dans les zones de réception et de stockage.

Prochaines étapes

La gestion financière des restaurants et de l’hôtellerie nécessite une discipline quotidienne, des connaissances spécifiques au secteur et un soutien comptable qui comprend les rythmes de fonctionnement uniques du secteur de la restauration et de l’hébergement. Un mauvais suivi financier est l’une des principales causes de faillite des restaurants : les opérateurs qui connaissent leur nombre survivent alors que d’autres ne le savent pas.

L'équipe comptable d'ECOSIRE aide les restaurateurs, les chaînes multi-unités, les propriétaires d'hôtels et les groupes hôteliers dans la tenue de livres, le rapprochement quotidien des ventes, la paie avec le respect des pourboires, l'analyse des coûts alimentaires et les rapports financiers mensuels qui vous donnent les informations opérationnelles dont vous avez besoin pour gérer une entreprise rentable.

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Restaurant and Hospitality Accounting Guide