Comptabilité par fonds pour les organisations à but non lucratif : meilleures pratiques

La comptabilité à but non lucratif est fondamentalement différente de la comptabilité à but lucratif sur un point crucial : l’objectif n’est pas de générer des profits pour les propriétaires, mais de déployer des ressources au service d’une mission – et de démontrer aux donateurs, aux concédants, aux régulateurs et au public que vous l’avez fait de manière responsable et conformément aux restrictions imposées sur les fonds.

La comptabilité par fonds est le système utilisé par les organisations à but non lucratif pour suivre les ressources limitées à des objectifs, programmes ou périodes spécifiques, séparément des ressources non restreintes disponibles pour les opérations générales. Sans une comptabilité de fonds appropriée, une organisation à but non lucratif ne peut pas démontrer la conformité des subventions, ne peut pas produire les états financiers requis pour le formulaire 990 et ne peut pas fournir à son conseil d'administration les informations dont il a besoin pour prendre des décisions de gestion judicieuses.

Points clés à retenir

• Les états financiers des organisations à but non lucratif utilisent des classifications d'actifs nets : actifs nets sans restrictions des donateurs et actifs nets avec restrictions des donateurs (limités dans le temps ou limités à un objectif)
• Le formulaire 990 est le principal dépôt de conformité annuel pour les organisations à but non lucratif : il est public et les principaux donateurs et groupes de surveillance le lisent.
• L'état des dépenses fonctionnelles est une divulgation obligatoire pour les organisations de santé et de services sociaux et fortement recommandée pour tous les organismes à but non lucratif.
• L'allocation des dépenses fonctionnelles (programme, gestion/général, collecte de fonds) nécessite une méthodologie documentée et défendable
• La comptabilité des subventions nécessite de suivre chaque subvention séparément : espèces reçues, dépenses facturées, exigences de contrepartie et délais de reporting.
• Les contributions en nature (dons de biens, services) doivent être comptabilisées à la juste valeur si elles répondent aux critères de comptabilisation
• Un audit unique (OMB Uniform Guidance) est requis si vous dépensez plus de 750 000 $ en subventions fédérales au cours d'un exercice.
• Les fonds désignés par le conseil d'administration ne sont techniquement soumis à aucune restriction : seules les restrictions imposées par les donateurs créent des actifs nets restreints.

---

Le cadre des états financiers des organisations à but non lucratif

Les organisations à but non lucratif présentent quatre états financiers principaux, qui diffèrent de la structure du bilan/compte de résultat des organisations à but lucratif :

1. État de la situation financière (équivalent au bilan)

Actifs, passifs et actifs nets. L'actif net est classé comme suit :

• Actif net sans restrictions des donateurs (anciennement « sans restriction »)
• Actifs nets soumis à des restrictions des donateurs (anciennement « temporairement restreints » et « définitivement restreints » combinés, puis divulgués par type)

2. État des activités (équivalent au compte de résultat)

Revenus, gains, dépenses et changements dans chaque classe d'actifs nets. Les revenus sont classés selon qu'ils sont restreints ou non. Les dépenses sont déclarées uniquement dans la colonne sans restrictions des donateurs (les dépenses réduisent les actifs nets non affectés, et non ceux affectés — les fonds affectés sont « libérés de la restriction » lorsque la restriction est remplie, passant de restreint à non affecté avant d'être dépensés).

3. État des flux de trésorerie

Même format en trois sections que celui à but lucratif (exploitation, investissement, financement), généralement préparé selon la méthode indirecte.

4. État des dépenses fonctionnelles

Obligatoire pour les organisations bénévoles de santé et de bien-être, fortement recommandé pour toutes les organisations à but non lucratif. Affiche les dépenses classées par catégorie naturelle (salaires, loyer, fournitures) en colonnes et par catégorie fonctionnelle (services de programme, gestion/général, collecte de fonds) en lignes.

Le mécanisme de libération du mécanisme de restriction :

Lorsqu'un donateur limite un don à des « programmes jeunesse », vous enregistrez le don comme revenu restreint. Vous dépensez de l'argent dans des programmes pour les jeunes. Lorsque vous le dépensez, vous enregistrez une libération « restriction de satisfaction de l'objet » : débit Actif net — Restreint, crédit Actif net — Sans restriction. Débitez ensuite la dépense et créditez l’argent comme d’habitude. La dépense apparaît dans la colonne sans restrictions du donateur, correspondant à l'objectif visé par le donateur.

---

Classifications de l'actif net en pratique

Sans restrictions de donateurs :

La plupart des revenus d'exploitation (cotisations des membres, revenus des événements, frais de service, dons généraux) ne sont soumis à aucune restriction. Les fonds désignés par le conseil d'administration – où le conseil d'administration met de l'argent de côté dans un but spécifique – restent sans restrictions des donateurs, car seules les restrictions imposées par les donateurs créent des actifs nets restreints. Un conseil peut annuler la désignation de ses fonds désignés à tout moment ; une restriction imposée par un donateur ne peut être levée que dans les cas spécifiés.

Avec restrictions relatives aux donateurs — limité dans le temps :

Un engagement à payer 50 000 $ sur cinq ans (le paiement de la première année étant dû le 1er juillet, les années 2 à 5 devant être payé dans les années suivantes) crée une restriction de temps. La valeur actuelle de la totalité du gage est enregistrée comme revenu affecté lorsque le gage est reçu, la restriction étant levée à mesure que chaque paiement devient exigible.

Avec restrictions relatives aux donateurs – restreint à des fins :

Une subvention de 200 000 $ pour construire un nouveau laboratoire informatique crée une restriction quant aux objectifs. Les fonds sont limités jusqu'à ce qu'ils soient dépensés pour le laboratoire informatique. Si vous recevez la totalité de 200 000 $ d'avance et dépensez 75 000 $ cette année, il reste 125 000 $ en actif net restreint à la fin de l'année.

Restriction permanente (dotations) :

Les dotations restreintes par les donateurs créent des actifs nets restreints de façon permanente – le principal est maintenu à perpétuité. Seuls les revenus générés par le corpus de dotation (rendements des investissements) sont disponibles et peuvent eux-mêmes être limités dans le temps ou dans un but précis. Tenez compte des activités de dotation en vertu des dispositions de la Loi uniforme sur la gestion prudente des fonds institutionnels (UPMIFA) de votre État.

---

Grant Accounting : configuration et conformité

La comptabilité des subventions est l’aspect le plus techniquement exigeant de la gestion financière des organisations à but non lucratif. Chaque subvention est unique : éléments budgétaires, dépenses éligibles et non éligibles, exigences de contrepartie, taux de coûts indirects, périodes de reporting et exigences de clôture.

Mise en place d'une nouvelle subvention :

1. Créez un code de projet ou de centre de coûts pour la subvention dans votre système comptable
2. Saisissez le budget complet de la subvention par poste
3. Documenter l'accord sur les tarifs des coûts indirects (taux négocié au niveau fédéral ou de minimis 10 % MTDC)
4. Mettre en place un suivi budgétaire pour surveiller les dépenses par rapport au budget de la subvention
5. Créez un calendrier de rappel pour toutes les échéances de reporting (financières et programmatiques)
6. Identifier les besoins en matière de gestion de trésorerie – système de tirage ou base de remboursement

Coûts admissibles et non admissibles :

Les subventions fédérales (et de nombreuses subventions de fondations) précisent les catégories de coûts admissibles. Selon les directives uniformes de l'OMB (2 CFR 200), les coûts courants non admissibles comprennent : les divertissements, l'alcool, les activités de lobbying, les amendes et pénalités, les créances irrécouvrables et certaines rémunérations des dirigeants supérieures à la référence de l'IRS. Assurez-vous que votre plan comptable sépare les catégories de coûts non admissibles afin de pouvoir facilement les exclure des facturations et des rapports sur les subventions.

Exigences correspondantes :

De nombreuses subventions nécessitent un partage des coûts ou un engagement de contrepartie – généralement 25 à 50 % du coût total du projet provenant de sources non fédérales. La contrepartie peut être en espèces (fonds non affectés que vous dépensez pour le projet) ou en nature (temps de bénévolat à la juste valeur, dons de biens, utilisation de l'espace). Suivez les contributions de contrepartie par subvention dans votre système comptable avec la même rigueur que celle que vous appliquez aux dépenses de subvention. Le non-respect des exigences de contrepartie compromet le financement futur.

Procédures de retrait des subventions fédérales :

La plupart des subventions fédérales sont gérées via le système de gestion des paiements (PMS) ou des systèmes spécifiques au bailleur de fonds. Retirez les fonds uniquement pour répondre à vos besoins de trésorerie réels : retirer plus que nécessaire crée des obligations de revenus d'intérêts (vous devez verser des intérêts sur les fonds fédéraux de plus de 500 $ détenus plus d'un jour ouvrable). Rapprochez chaque prélèvement avec les dépenses engagées au cours de la période correspondante.

---

Allocation des dépenses fonctionnelles

L’état des dépenses fonctionnelles vous oblige à classer toutes les dépenses selon leur nature (ce pour quoi vous avez dépensé) et leur fonction (pourquoi vous les avez dépensées). Les catégories fonctionnelles sont :

Services du programme : Activités qui remplissent la mission de l'organisation. Si vous organisez une formation professionnelle, des programmes pour les jeunes et une aide au logement, chacun constitue une catégorie de services de programme distincte.

Gestion et général (M&G) : Activités administratives qui soutiennent l'organisation globale mais ne sont spécifiques à aucun programme ou collecte de fonds. Comprend le temps du PDG/CFO, la gouvernance du conseil d'administration, la comptabilité générale, les services juridiques et les installations utilisées par tous les départements.

Collecte de fonds : Activités pour solliciter des contributions. Comprend le personnel de développement, la rédaction des subventions, les campagnes de publipostage, les événements de gala (la partie collecte de fonds) et la gestion des relations avec les donateurs.

Méthodologie d'attribution :

Les dépenses qui appartiennent clairement à une fonction sont facturées directement. Les coûts communs – ceux qui remplissent des fonctions multiples – doivent être répartis selon une méthode systématique et rationnelle. Assiettes communes de répartition :

Exigences en matière d'étude de temps :

Pour la répartition des salaires, conservez des études de temps – soit des feuilles de temps réelles par catégorie fonctionnelle, soit des études de répartition périodiques qui documentent la manière dont les membres du personnel répartissent leur temps. Un directeur de programme qui consacre 80 % à l’exécution du programme et 20 % à la rédaction de subventions voit son salaire alloué à 80 % au programme et à 20 % à la collecte de fonds. Mettez à jour les études de temps chaque année ou lorsque les rôles changent de manière significative.

Le ratio de référence du programme 75 %+ :

Les organisations de surveillance (Charity Navigator, GuideStar, Better Business Bureau Wise Giving Alliance) évaluent les organisations à but non lucratif en partie sur le pourcentage des dépenses consacrées aux services du programme. La référence commune est de 75 % ou plus. Si votre méthodologie de répartition fonctionnelle est solide et que votre répartition des coûts communs est défendable, vous obtiendrez naturellement une représentation équitable du ratio de votre programme.

---

Contributions en nature

Les dons de biens, de services et l'utilisation des installations peuvent affecter considérablement la situation financière d'une organisation à but non lucratif et doivent être enregistrés lorsqu'ils répondent aux critères de reconnaissance.

Critères de reconnaissance (ASU 2018-08 / ASC 958) :

Une contribution en nature est comptabilisée lorsque : la juste valeur peut être raisonnablement déterminée ET que le don devrait généralement être acheté s'il n'était pas donné.

Services professionnels donnés :

Reconnaître lorsque les services : (1) créent ou améliorent un actif non financier, OU (2) nécessitent des compétences spécialisées, sont fournis par des personnes possédant ces compétences et seraient généralement achetés s'ils n'étaient pas donnés.

Exemples admissibles : un CPA fournissant des services d'audit pro bono, un avocat fournissant des conseils juridiques, une entreprise de construction faisant don de travaux de rénovation. Exemples qui ne sont généralement pas admissibles : le travail bénévole général (à moins qu'il ne remplace un travail qui serait autrement acheté).

Enregistrez à la juste valeur – ce que vous auriez payé pour le même service sur le marché libre. Débitez un compte de dépenses (services professionnels, installations, etc.) et créditez les revenus des contributions en nature. L’effet net est nul, mais les revenus et les dépenses sont correctement divulgués.

Biens donnés :

Valeur à la juste valeur (prix de vente sur le marché où vous achèteriez normalement des biens similaires). Un don de 500 ordinateurs portables est évalué au prix actuel du marché pour des ordinateurs portables d'occasion comparables, et non au prix de détail original ou à la valeur comptable du donateur.

---

Préparation et conformité du formulaire 990

Le formulaire 990 est un document public. Toute personne peut le demander à l'IRS ou y accéder via ProPublica Nonprofit Explorer ou GuideStar. Les principaux donateurs, les responsables des programmes de la fondation et les journalistes d'investigation lisent les formulaires 990. Une préparation 990 précise, transparente et professionnelle est à la fois une exigence de conformité et un impératif de gestion de la réputation.

990 seuils de dépôt :

Horaires clés 990 :

• Annexe A : Calcul du test de soutien public (les organisations doivent démontrer un large soutien public pour conserver leur statut d'organisme de bienfaisance public)
• Annexe B : Calendrier des contributeurs (principaux donateurs au-dessus du seuil)
• Annexe D : États financiers supplémentaires (rapprochement des dotations, servitudes de conservation)
• Annexe F : Activités en dehors des États-Unis (subventions étrangères, comptes bancaires étrangers)
• Annexe G : Activités de collecte de fonds et jeux
• Annexe H : Hôpitaux uniquement – rapports sur les avantages communautaires
• Annexe L : Transactions avec les personnes intéressées (membres du conseil d'administration, employés clés, parties liées)
• Annexe O : Informations supplémentaires (explique de nombreuses questions narratives sur le formulaire de base)

Divulgation de la rémunération :

Le formulaire 990, partie VII, exige la divulgation de la rémunération versée aux dirigeants, aux administrateurs, aux employés clés et aux cinq employés les mieux rémunérés gagnant plus de 100 000 $. Ceci est entièrement public. Veiller à ce que la rémunération soit fixée via un processus de données de comparabilité (approbation documentée du conseil d'administration à l'aide d'enquêtes sur les salaires) pour satisfaire à la présomption réfutable de caractère raisonnable en vertu de l'IRC 4958.

---

Exigences d'audit unique

Les organisations à but non lucratif qui dépensent 750 000 $ ou plus en subventions fédérales au cours d'un exercice doivent se soumettre à un audit unique (anciennement audit A-133) en plus de leur audit régulier des états financiers.

Quels sont les tests d'un audit unique :

• États financiers (identiques à l'audit régulier)
• Contrôles internes des programmes fédéraux
• Conformité aux exigences des programmes fédéraux pour chaque programme majeur

Détermination du programme majeur :

L'auditeur détermine les « grands programmes » sur la base des dépenses fédérales totales en utilisant une approche basée sur les risques. Les organisations bénéficiant de subventions fédérales importantes dans le cadre d'un seul programme (par exemple, un bénéficiaire d'une subvention Head Start) verront presque certainement ce programme testé en tant que programme majeur.

Préparation d'un audit unique :

Tenir à jour un calendrier des dépenses des subventions fédérales (SEFA) - une liste complète de toutes les subventions fédérales dépensées au cours de l'année, y compris : le numéro CFDA, l'agence fédérale, l'entité intermédiaire (le cas échéant), l'identification de la récompense et les dépenses totales. Rapprochez le SEFA avec votre grand livre général tous les trimestres, et pas seulement à la fin de l'année.

---

Questions fréquemment posées

Quelle est la différence entre le solde d'un fonds et l'actif net ?

Le solde du fonds et l’actif net sont essentiellement le même concept – la différence entre l’actif et le passif – mais la terminologie diffère. La comptabilité par fonds traditionnelle utilisait le « solde du fonds » pour décrire les capitaux propres de chaque fonds. La comptabilité moderne à but non lucratif (conformément au FASB ASC 958) utilise des « actifs nets » classés par restriction de donateur. De nombreuses organisations à but non lucratif utilisent encore un suivi interne basé sur les fonds (fonds distincts pour chaque programme, subvention ou objectif restreint) tout en présentant les classifications d'actifs nets requises par le FASB dans les états financiers externes.

Les fonds désignés par le conseil d'administration peuvent-ils être utilisés à n'importe quelle fin ?

Oui, c'est ce qui les rend « sans restrictions des donateurs ». Le conseil désigne des fonds en interne à des fins stratégiques (réserve immobilière, remplacement d'équipement, réserve de fonctionnement), mais ces désignations sont des décisions que le conseil peut annuler. Si l'organisation est confrontée à une crise de trésorerie, le conseil d'administration peut voter pour utiliser le fonds désigné à des fins de fonctionnement. En revanche, les fonds affectés par les donateurs ne peuvent être redéployés sans le consentement du donateur ou sans respecter les conditions de la restriction.

Comment gérer une subvention qui nécessite que les revenus du programme soient restitués au donateur ?

Les revenus du programme (les frais facturés aux participants à un programme financé par le gouvernement fédéral, par exemple) peuvent être soumis aux exigences du bailleur de fonds : certaines subventions exigent que les revenus du programme soient ajoutés au budget de la subvention, déduits des tirages de subventions ou restitués au bailleur de fonds. Examinez attentivement les conditions de votre récompense. Enregistrez les revenus du programme séparément dans votre système comptable avec le code du projet de subvention. Traitez-le selon les conditions de la subvention : s'il réduit les tirages, votre prochain prélèvement devrait être réduit du revenu du programme reçu.

Quelles sont les conséquences si vous ne produisez pas le formulaire 990 à temps ?

La pénalité en cas de dépôt tardif est de 20 $/jour pour les organisations dont les recettes brutes sont inférieures à 1 million de dollars, et de 100 $/jour (jusqu'à 50 000 $) pour les organisations plus grandes. Plus important encore, le fait de ne pas déposer de déclaration pendant trois années consécutives entraîne la révocation automatique du statut d'exonération fiscale. La réintégration après révocation nécessite une nouvelle demande (formulaire 1023 ou 1024) et des frais de réintégration, et vous ne pouvez pas recevoir de cotisations déductibles d'impôt pendant la période de révocation.

Comment une organisation à but non lucratif doit-elle comptabiliser une subvention pluriannuelle ?

Si une subvention pluriannuelle comporte des promesses de paiement inconditionnelles (le donateur s'engage à l'avance pour toutes les années), enregistrez la valeur actuelle de tous les paiements futurs en tant que revenus l'année de l'attribution de la subvention. La décote crée une décote sur les promesses de dons à recevoir. Accroître la décote sur les revenus d’intérêts sur la période de gage. Le paiement effectif de chaque année réduit la contribution à recevoir. Si la subvention est conditionnelle (les paiements futurs dépendent des performances, des rapports ou du pouvoir discrétionnaire continu du concédant), comptabilisez les produits uniquement lorsque les conditions sont remplies.

Quels contrôles internes sont les plus importants pour les organisations à but non lucratif ?

Les contrôles critiques comprennent : les doubles signatures sur les décaissements supérieurs à un seuil (généralement entre 5 000 $ et 10 000 $), l'examen par le comité des finances du conseil d'administration des états financiers mensuels, la séparation des tâches dans la gestion des espèces (différentes personnes autorisent les paiements, enregistrent les transactions et rapprochent les comptes bancaires), l'examen documenté des dépenses de subvention par un membre du personnel financier différent du personnel du programme qui a supporté les coûts, l'approbation du conseil pour toute transaction avec les parties intéressées, et un audit ou un examen indépendant annuel.

---

Prochaines étapes

La comptabilité des fonds à but non lucratif nécessite une expertise spécialisée qui combine des connaissances techniques en comptabilité avec une compréhension des exigences réglementaires des organisations à but non lucratif, de la conformité des subventions et des besoins uniques des organisations axées sur une mission. De nombreuses organisations à but non lucratif s'appuient sur un personnel comptable sans formation spécifique, ce qui entraîne des lacunes en matière de conformité, des conclusions d'audit et des erreurs dans les états financiers qui nuisent à leur crédibilité auprès des bailleurs de fonds et des régulateurs.

L'équipe comptable d'ECOSIRE fournit un soutien à la gestion financière des organisations à but non lucratif - depuis la comptabilité de base et le suivi des subventions jusqu'à la préparation du formulaire 990, la préparation à l'audit unique et les rapports financiers au niveau du conseil d'administration. Nous soutenons les organisations à but non lucratif de toutes tailles, depuis les organisations communautaires dotées d'un budget de 200 000 $ jusqu'aux organisations à but non lucratif régionales bénéficiant de subventions fédérales de plusieurs millions de dollars.

Découvrez les services de comptabilité ECOSIRE pour découvrir comment nous pouvons renforcer les bases financières et la conformité de votre organisation à but non lucratif.