Contabilidad multidivisa: cómo gestionar divisas en Odoo, QuickBooks y Xero

Negocios internacionales significa dinero internacional. Ya sea que venda a clientes en Europa, pague a proveedores en Asia o contrate personal remoto en todos los continentes, las transacciones multidivisa introducen una complejidad que la contabilidad en moneda única simplemente no aborda.

Contabilidad multidivisa es la práctica de registrar, informar y conciliar transacciones financieras que ocurren en monedas distintas a la moneda funcional (local) de su empresa. Si se hace correctamente, proporciona estados financieros precisos y evita costosas sorpresas en los tipos de cambio. Si se hace mal, genera ganancias y pérdidas fantasmas, problemas de auditoría e informes poco confiables.

Esta guía cubre los conceptos, los errores comunes y la configuración específica de la plataforma para administrar divisas en Odoo, QuickBooks y Xero.

Definiciones clave

Antes de profundizar en la configuración, comprenda estos términos fundamentales:

• Moneda funcional: la moneda principal del entorno económico en el que opera su empresa. Normalmente, la moneda en la que declara los impuestos. Para una empresa con sede en EE. UU., es USD.
• Moneda extranjera: cualquier moneda distinta de la moneda funcional utilizada en una transacción.
• Tasa de fecha de transacción: el tipo de cambio en la fecha en que se produce una transacción (factura emitida, pago recibido, factura registrada).
• Ganancia/pérdida realizada: la diferencia entre el tipo de cambio cuando se registró una transacción y el tipo cuando el pago realmente se recibió o realizó. Se trata de dinero real ganado o perdido.
• Ganancia/pérdida no realizada: la diferencia entre la tasa registrada y la tasa actual para transacciones que aún están abiertas (facturas o facturas impagas). Se trata de una ganancia o pérdida en papel que puede cambiar antes de la liquidación.
• Revaluación: el proceso de ajustar los saldos abiertos en moneda extranjera para reflejar los tipos de cambio actuales en una fecha de presentación de informes (normalmente, fin de mes o fin de año).

Cómo funcionan las transacciones multidivisa

Considere este ejemplo: su empresa con sede en EE. UU. factura a un cliente del Reino Unido 10.000 GBP cuando el tipo de cambio es 1 GBP = 1,27 USD.

A la fecha de la factura:

• Cuentas por cobrar: $12.700 (GBP 10.000 x 1,27)
• Ingresos: $12,700

En la fecha de pago (30 días después, la tarifa ahora es 1 GBP = 1,30):

• Efectivo recibido: $13.000 (GBP 10.000 x 1,30)
• Cuentas por cobrar liquidadas: $12,700
• Ganancia cambiaria realizada: $300

La ganancia de $300 es un ingreso real que debe declararse. Por el contrario, si la tasa hubiera bajado a 1,24, registraría una pérdida realizada de $300.

Mejores prácticas de gestión del tipo de cambio

1. Utilice fuentes de tasas consistentes: elija una fuente (banco central, Bloomberg, OANDA o las tasas integradas de su plataforma de contabilidad) y úsela de manera consistente. Mezclar fuentes crea discrepancias.

2. Tasas de actualización con una frecuencia definida: las actualizaciones diarias proporcionan la mayor precisión. Las actualizaciones semanales son aceptables para empresas con un volumen moderado de divisas. Las actualizaciones mensuales corren el riesgo de variaciones significativas.

3. Realizar revaluación de fin de mes: revalúe todos los saldos abiertos en moneda extranjera al tipo de cambio de cierre de fin de mes. Esto garantiza que su balance refleje los valores actuales y que sus pérdidas y ganancias capturen las ganancias y pérdidas no realizadas en el período correcto.

4. Separar las ganancias/pérdidas realizadas de las no realizadas: utilice cuentas de libro mayor distintas para las ganancias y pérdidas cambiarias realizadas y no realizadas. Esta distinción es importante para la presentación de informes fiscales y el análisis financiero.

5. Documente su política cambiaria: registre qué fuente de tasas utiliza, cuándo actualiza las tasas, cómo maneja la revaluación y qué umbral activa la consideración de cobertura. Los auditores esperan políticas documentadas.

Configuración específica de la plataforma

Contabilidad Odoo

Odoo proporciona un sólido soporte multidivisa con actualizaciones automáticas de tasas y herramientas de revaluación.

Pasos de configuración:

1. Navegue a Contabilidad > Configuración > Ajustes
2. Habilite "Múltiples monedas" en la sección Monedas
3. Activa las monedas que necesitas de la lista de monedas
4. Establezca su moneda principal (moneda funcional) como moneda de la empresa.
5. Configure actualizaciones automáticas de tarifas: elija su proveedor (Banco Central Europeo, Banco de Canadá o personalizado) y frecuencia de actualización
6. Cree cuentas dedicadas para las ganancias y pérdidas del tipo de cambio en la sección Configuración > Configuraciones > Cambio de divisas.

Características clave de Odoo:

• Obtención automática del tipo de cambio de múltiples fuentes del banco central
• Conversión en tiempo real de facturas y recibos con la tasa mostrada en cada documento
• Asistente de revaluación de moneda incorporado para el cierre de fin de mes (Contabilidad > Contabilidad > Revaluación de moneda)
• Diarios bancarios multidivisa para recibir y realizar pagos en moneda extranjera.
• Entradas de diferencias de cambio generadas automáticamente cuando los pagos se concilian con las facturas

Odoo es particularmente sólido para empresas que necesitan múltiples monedas junto con otras funciones de ERP como inventario, fabricación y compras. ECOSIRE ofrece servicios de implementación de Odoo que incluyen una configuración multidivisa completa.

QuickBooks en línea

QuickBooks Online admite múltiples monedas en los planes Plus y Advanced.

Pasos de configuración:

1. Vaya a Configuración (icono de engranaje) > Cuenta y configuración > Avanzado
2. Active "Multidivisa" (advertencia: esto no se puede desactivar una vez habilitado)
3. Su moneda local se establece automáticamente según su país.
4. Agregue monedas extranjeras según sea necesario al crear clientes, proveedores o cuentas bancarias.
5. QuickBooks utiliza tipos de cambio de Open Exchange Rates y se actualiza automáticamente

Características clave de QuickBooks:

• Búsqueda automática del tipo de cambio al ingresar transacciones en moneda extranjera
• Informe de ajuste de moneda local para ganancias y pérdidas no realizadas
• Antigüedad de cuentas por cobrar y por pagar en monedas específicas
• Opción de anulación de tasa manual para transacciones específicas

Limitaciones de QuickBooks:

• La multidivisa no se puede desactivar una vez habilitada
• Control limitado sobre las fuentes de tipos de cambio.
• La revaluación está menos automatizada en comparación con Odoo y Xero.
• Sin cobertura nativa ni seguimiento de contratos a plazo

Xero

Xero incluye soporte multidivisa en todos los planes, lo cual es una ventaja significativa sobre QuickBooks.

Pasos de configuración:

1. Vaya a Configuración > Configuración general > Monedas
2. Su moneda base se establece durante la configuración de la organización y no se puede cambiar.
3. Agregue monedas de la lista disponible
4. Xero importa automáticamente los tipos de cambio diarios desde Open Exchange Rates

Características clave de Xero:

• Multidivisa en todos los niveles de suscripción
• Actualizaciones automáticas diarias del tipo de cambio.
• Cuentas bancarias en moneda extranjera con conversión automática
• Revaluación de moneda a fin de mes a través de Ejecutar Revaluación de Moneda
• Las ganancias y pérdidas no realizadas se rastrean automáticamente
• Separación clara de diferencias de cambio realizadas y no realizadas en los informes.

Limitaciones de Xero:

• La moneda base no se puede cambiar después de la configuración (elija con cuidado)
• Personalización limitada de las fuentes de tipos de cambio.
• Algunas funciones avanzadas, como las eliminaciones entre empresas, requieren aplicaciones de terceros.

Errores comunes en múltiples divisas

1. No realizar revaluación periódica

Los saldos abiertos en moneda extranjera que no se revalúan a fin de mes hacen que su balance muestre valores obsoletos. Esto tergiversa su situación financiera real y puede dar lugar a ajustes importantes al final del año.

2. Ignorar las implicaciones fiscales

Las ganancias y pérdidas cambiarias tienen consecuencias fiscales. En la mayoría de las jurisdicciones, las ganancias realizadas son ingresos gravables y las pérdidas realizadas son deducibles. Las ganancias y pérdidas no realizadas pueden o no estar sujetas a impuestos según su jurisdicción y método contable. Consulte a un profesional de impuestos para su situación específica.

3. Mezclar tipos de cambio personales

Algunas empresas utilizan la tasa de su extracto bancario en lugar de una fuente consistente de terceros. Las tasas bancarias incluyen un margen (margen) que difiere de las tasas medias del mercado. El uso de tasas bancarias para algunas transacciones y tasas de mercado para otras crea pesadillas de conciliación.

4. Olvidar la conciliación bancaria en moneda extranjera

Si mantiene cuentas bancarias en moneda extranjera, la conciliación debe tener en cuenta tanto el saldo en moneda extranjera como el equivalente en moneda funcional. Una cuenta bancaria que muestra 50.000 GBP puede conciliarse perfectamente en GBP pero mostrar una variación en USD debido a los movimientos del tipo de cambio.

5. Asignación de moneda de factura incorrecta

Una vez que se emite una factura en una moneda, el pago debe recibirse en esa misma moneda (o convertirse explícitamente). Facturar en libras esterlinas y recibir pagos en euros requiere dos conversiones y crea una exposición adicional al tipo de cambio.

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué plataforma de contabilidad es mejor para múltiples monedas? R: Xero ofrece multidivisa en todos los planes y tiene el proceso de revaluación más simplificado. Odoo proporciona la integración más profunda con compras, inventario y fabricación en moneda extranjera. QuickBooks es adecuado para necesidades simples de múltiples monedas, pero requiere un plan de nivel superior.

P: ¿Cómo manejo las transacciones entre compañías en diferentes monedas? R: Cada entidad registra la transacción en su propia moneda funcional. Para ambas entidades se utiliza el tipo de cambio a la fecha de la transacción. En la consolidación, eliminar los saldos entre compañías y reconocer cualquier diferencia de cambio en otro resultado integral.

P: ¿Necesito cubrir mi exposición a moneda extranjera? R: La cobertura tiene sentido cuando las transacciones en moneda extranjera representan una parte significativa de sus ingresos o costos (normalmente 10% o más) y la volatilidad del tipo de cambio podría afectar materialmente la rentabilidad. Los instrumentos de cobertura comunes incluyen contratos a término, opciones y cobertura natural (que igualan los ingresos en moneda extranjera con los gastos en la misma moneda).

P: ¿Con qué frecuencia se deben actualizar los tipos de cambio en mi software de contabilidad? R: Las actualizaciones diarias son ideales para empresas con un alto volumen de transacciones en moneda extranjera. Las actualizaciones semanales son suficientes para empresas con transacciones internacionales ocasionales. Como mínimo, actualizar las tasas al cierre de cada mes.

Soporte profesional para múltiples divisas

La contabilidad multidivisa añade capas de complejidad que se agravan con cada moneda, entidad y jurisdicción adicional. La configuración incorrecta puede provocar errores materiales, errores fiscales y problemas de auditoría.

ECOSIRE proporciona servicios de contabilidad con una profunda experiencia en múltiples monedas en Odoo, QuickBooks, Xero, Microsoft Dynamics y Sage. Ya sea que necesite una configuración inicial multidivisa, procesos de revaluación de fin de mes o una gestión continua de transacciones internacionales, nuestro equipo garantiza que sus registros financieros sean precisos en todas las monedas.

Para las empresas que eligen Odoo como su plataforma multidivisa, ofrecemos servicios de personalización que incluyen fuentes de tipos de cambio personalizadas, programas de revaluación automatizados y paneles de informes multidivisa.

Contáctenos para una consulta gratuita sobre la gestión de sus operaciones financieras internacionales.