Contabilidad para empresas constructoras: costeo de trabajos y WIP

La contabilidad de la construcción opera según reglas diferentes a las de la mayoría de las otras industrias. Mientras que una empresa minorista registra una venta cuando un cliente paga y los ingresos son claros de inmediato, una empresa de construcción firma un contrato de $5 millones, dedica 18 meses a completarlo y debe contabilizar los ingresos, los costos, las ganancias y el flujo de efectivo a través de docenas de solicitudes de pago, órdenes de cambio y retenciones de retención, ninguna de las cuales sigue un patrón de tiempo simple.

Los dos conceptos fundamentales que todo contador de la construcción debe dominar son el costeo del trabajo (el proceso de rastrear cada dólar de costo por proyecto) y la contabilidad del trabajo en progreso (WIP) (el mecanismo para reconocer los ingresos y las ganancias a medida que avanzan los proyectos). Estos conceptos interactúan con el flujo de caja de tal manera que pueden hacer que un contratista rentable parezca estar perdiendo dinero (o que una empresa con problemas parezca rentable) si la contabilidad no se lleva correctamente.

Conclusiones clave

• El costeo del trabajo rastrea la mano de obra, los materiales, los subcontratistas, el equipo y los gastos generales por proyecto: es la base de toda la gestión financiera de la construcción.
• El método de porcentaje de finalización (métodos de entrada o salida ASC 606) se requiere para la mayoría de los contratos de construcción a largo plazo.
• Las sobrefacturaciones (facturación por encima de los costos y ganancias) son pasivos; Las subfacturaciones (costos y ganancias que exceden la facturación) son activos.
• El cronograma WIP es el informe financiero más importante para un contratista: los bancos, las fianzas y los propietarios dependen de él.
• La retención (entre el 5% y el 10% del valor del contrato retenido) crea una cuenta por cobrar que a menudo se cobra entre 60 y 180 días después de la finalización del proyecto.
• La asignación de gastos generales a los trabajos es esencial para una rentabilidad precisa a nivel de trabajo: los gastos generales no asignados hacen que todos los trabajos parezcan más rentables de lo que son
• Las órdenes de cambio deben documentarse antes de incurrir en costos: las órdenes de cambio no aprobadas crean un reconocimiento de ingresos en disputa
• El análisis de la variación de los costos del trabajo (presupuesto versus real por categoría de costos) debe revisarse semanalmente en los proyectos activos

---

El plan de cuentas de construcción

La contabilidad de la construcción requiere un plan de cuentas diseñado en torno a proyectos, no solo a departamentos. La estructura estándar separa los ingresos por contratos, los costos directos del trabajo, los costos indirectos (gastos generales) y los gastos generales y administrativos.

Cuentas de ingresos:

4000 - Contract Revenue - Original Contract
4010 - Contract Revenue - Approved Change Orders
4020 - Contract Revenue - Claims (when recovery is probable)
4100 - Subcontract Revenue (on GC contracts)

Cuentas de costos directos del trabajo (costos que se pueden atribuir directamente a un proyecto específico):

5000 - Direct Labour
5010 - Labour Burden (payroll taxes, benefits, workers comp)
5100 - Materials and Supplies
5200 - Subcontractors
5300 - Equipment - Owned (depreciation, maintenance)
5310 - Equipment - Rented
5400 - Architectural and Engineering Fees
5500 - Permits and Inspections
5600 - Temporary Facilities (job trailers, fencing, portable toilets)
5700 - Small Tools
5800 - Insurance - Builder's Risk (job-specific)
5900 - Bonds (project-specific performance and payment bonds)

Costos indirectos/gastos generales (asignados a puestos de trabajo):

6000 - Shop and Yard Labour
6100 - Indirect Materials
6200 - Vehicle Costs - Fleet
6300 - Equipment - Common Fleet
6400 - Safety and Training
6500 - Project Management (not directly chargeable)
6600 - Estimating Department

General y Administrativo (NO asignado a puestos de trabajo):

7000 - Executive Salaries
7100 - Office Salaries
7200 - Office Rent and Utilities
7300 - Accounting and Legal
7400 - Business Development
7500 - Corporate Insurance

La separación entre costos indirectos y gastos generales y administrativos es fundamental: los costos indirectos son parte del costo de realizar el trabajo de construcción y deben asignarse a los proyectos para una evaluación precisa de la rentabilidad. Los costos generales y administrativos no son asignables a proyectos específicos y se contabilizan como costos del período.

---

Costeo del trabajo: la base de la gestión financiera de la construcción

El costeo del trabajo es el proceso de acumular todos los costos incurridos en un proyecto específico (horas y tarifas de mano de obra, compras de materiales, facturas de subcontratistas, cargos por equipos y gastos generales asignados) y compararlos con los costos estimados y los ingresos obtenidos en ese proyecto.

Configurar un sistema de costos laborales:

Cada proyecto recibe un número de trabajo (a veces llamado centro de costos o código de proyecto). Cada transacción de costos (orden de compra, entrada de hojas de horas, factura de subcontratista, registro de equipos) debe hacer referencia a un número de trabajo y un código de costo.

Los códigos de costos brindan granularidad dentro de un proyecto. Un proyecto de construcción comercial puede tener códigos de costos para:

• 01-000: Requisitos generales
• 03-000: Hormigón
• 04-000: Albañilería
• 05-000: Acero estructural
• 06-000: Estructura de madera
• 07-000: Protección térmica y contra la humedad.
• 08-000: Puertas y ventanas
• 09-000: Acabados
• 15-000: Mecánico
• 16-000: Eléctrico

Estos códigos (basados ​​en el sistema MasterFormat del Instituto de Especificaciones de Construcción) le permiten comparar los costos reales con los costos estimados a nivel de categoría de costos, lo cual es esencial para identificar dónde un proyecto se está ejecutando por encima del presupuesto.

Seguimiento de mano de obra:

La mano de obra suele ser el costo más variable y más difícil de rastrear en la construcción. Each worker must report their hours by project and cost code daily. Los supervisores deben verificar las horas semanalmente. La tasa laboral cargada al trabajo debería incluir no sólo el salario sino la tasa de carga total: impuestos sobre la nómina (FICA, FUTA, SUTA), seguro de compensación laboral, seguro de responsabilidad civil, beneficios de salud y contribuciones de jubilación.

Un carpintero de $25 por hora podría tener una tasa de carga total de $38 a $42 por hora cuando se incluyen todos los costos laborales. La tarifa totalmente cargada es lo que se incluye en el costo de su trabajo, no solo el salario.

Carga de equipos:

Para los equipos propios, establezca una tasa de cargo interno para cada pieza de equipo basada en la depreciación, el mantenimiento, los costos operativos y la utilización esperada. Cobre el trabajo una tarifa por hora, día o semana cuando se implemente el equipo en el proyecto. Esto asigna el costo del equipo al proyecto que se beneficia de él y mantiene el seguimiento de la rentabilidad del equipo a nivel de activo.

---

Método de porcentaje de finalización

El método del porcentaje de finalización (POC) es el enfoque de reconocimiento de ingresos requerido para la mayoría de los contratos de construcción a largo plazo según la ASC 606. Reconoce los ingresos y la ganancia bruta proporcionales al progreso realizado en el contrato durante cada período contable.

Medición del progreso:

La ASC 606 permite tanto medidas de entrada (costos incurridos) como medidas de salida (encuestas de finalización, hitos, unidades completadas) para medir el progreso hacia la finalización. La mayoría de las empresas constructoras utilizan el método de entrada de costo a costo porque es objetivo y auditable.

Fórmula de porcentaje de finalización de costo-costo:

Percent Complete = Costs Incurred to Date ÷ Total Estimated Contract Costs
Revenue Earned to Date = Percent Complete × Total Contract Revenue
Revenue Earned This Period = Revenue Earned to Date − Revenue Earned in Prior Periods
Gross Profit This Period = Revenue Earned This Period − Costs Incurred This Period

Ejemplo resuelto:

---

Calendario de trabajo en progreso: el informe más importante del contratista

El cronograma WIP recopila el estado de todos los proyectos activos en un solo informe que muestra los ingresos obtenidos, los costos incurridos, la facturación y la posición de sobrefacturación o subfacturación resultante para cada proyecto y en total.

Columnas del programa WIP:

Leyendo el cronograma WIP:

Los proyectos con subfacturaciones significativas pueden tener problemas de flujo de caja: usted ha obtenido ingresos pero no los ha recaudado. Investigar si las facturaciones están retrasadas (un problema en el proceso de facturación) o si el proyecto está adelantado en cuanto a ganancias (generalmente positivo).

Los proyectos con sobrefacturaciones significativas representan montos recibidos del propietario que exceden los ingresos obtenidos. Esto está bien si refleja cronogramas de facturación anticipados, pero si las sobrefacturaciones aumentan en relación con el progreso del proyecto, el proyecto puede estar en problemas: es posible que haya cobrado depósitos por un trabajo que tendrá dificultades para completar de manera rentable.

El método del contrato completado:

Una alternativa al porcentaje de finalización, el método del contrato completado reconoce todos los ingresos y costos al finalizar el proyecto. Es más simple pero no proporciona visibilidad de la rentabilidad durante el proyecto y puede distorsionar significativamente los resultados financieros del período. Según la ASC 606, los contratos completados generalmente no se permiten, excepto para contratos de corta duración (generalmente menos de 1 año) que no se encuentran significativamente por encima de los límites del período de informe.

---

Sobrefacturación y subfacturación: tratamiento del balance

Las sobrefacturaciones y subfacturaciones aparecen en el balance general, no en el estado de resultados, y su presentación ha cambiado según la ASC 606.

Según la terminología ASC 606:

• Sobrefacturación = "Pasivo contractual: facturación que excede los costos y las ganancias estimadas": un pasivo corriente
• Subfacturación = "Activo del contrato: costos y ganancias estimadas que exceden la facturación": un activo corriente (pero condicionado al desempeño continuo)

Por qué es importante la distinción:

El balance de un contratista puede verse muy diferente según sus prácticas de facturación. Un contratista que constantemente adelanta la facturación (factura más de lo que gana al principio de los proyectos) mostrará grandes obligaciones contractuales: no son capital ni ganancias, son obligaciones de realizar trabajos futuros. Un contratista que tarda en facturar (tal vez porque está esperando la aprobación del propietario) mostrará grandes activos contractuales, que representan ingresos obtenidos que aún no se han facturado.

Los agentes de fianzas y los prestamistas prestan mucha atención a la relación entre los activos del contrato y los pasivos del contrato y a la tendencia en el tiempo. Las subfacturaciones (activos contractuales) que crecen rápidamente pueden indicar una tensión en el flujo de caja: el contratista ha realizado el trabajo pero aún no puede cobrar. Las sobrefacturaciones (pasivos contractuales) en rápido crecimiento pueden indicar riesgos de desempeño futuro.

---

Gestión y contabilidad de órdenes de cambio

Las órdenes de cambio (modificaciones al alcance del contrato original) son una característica definitoria de la contratación de construcción. Un gran proyecto comercial puede tener cientos de órdenes de cambio a lo largo de su vida. Cada uno debe ser rastreado, valorado, negociado y contabilizado correctamente.

Cambiar categorías de pedidos y tratamiento contable:

Órdenes de cambio aprobadas: Agregue inmediatamente al monto del contrato y al costo estimado. Actualice el cronograma WIP. Reconocer ingresos proporcionales al trabajo realizado.

Órdenes de cambio pendientes: probables y estimables: Según la ASC 606, incluya en el precio de la transacción si es probable que el cambio sea aprobado y el monto pueda estimarse de manera confiable. Limitarse al monto en el que no sea probable una reversión significativa de los ingresos.

Órdenes de cambio/reclamaciones en disputa: Incluya solo en los ingresos si: tiene una base legal para tener derecho, el monto adicional se puede medir de manera confiable y la recuperación es probable. El listón para el reconocimiento de reclamaciones es alto: la mayoría de los contratistas no deberían reconocer los ingresos por reclamaciones no aprobadas.

Asiento contable para orden de cambio aprobada:

Cuando se aprueba una orden de cambio de $50 000 en un proyecto:

• Actualice el monto del contrato y el costo estimado en su sistema de proyectos
• No se requiere ningún asiento de diario de inmediato: los ingresos se reconocerán mediante el cálculo del porcentaje de finalización en el siguiente período.

---

Contabilidad de retención

La retención (o retención) es el porcentaje de cada facturación de progreso que el propietario retiene hasta la finalización del proyecto o un hito definido. Por lo general, entre el 5% y el 10% de la facturación, la retención es un componente importante de las cuentas por cobrar de un contratista y una fuente común de estrés en el flujo de efectivo.

Retención de grabación:

Cuando envía una facturación progresiva de $100 000 con una retención del 10 %:

• Débito de Cuentas por Cobrar — Retención: $10,000
• Cuentas por cobrar de débito - Facturación progresiva: $90,000
• Facturación de Contratos de Crédito: $100.000

La retención por cobrar de $10,000 permanece en su balance hasta que el propietario la libere. En proyectos grandes, las cuentas por cobrar de retención pueden representar entre el 10% y el 15% del valor total del contrato, una suma sustancial que no está disponible para las operaciones.

Retención en subcontratistas:

Los contratistas suelen retener a los subcontratistas el mismo porcentaje de retención que los propietarios les retienen. Esto crea una retención por pagar que compensa la retención por cobrar. Cuando el propietario libera la retención, el contratista la libera a los subcontratistas (generalmente después de un breve período para verificar que no haya gravámenes ni reclamos por defectos).

---

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre la contabilidad de costos del trabajo y la contabilidad de proyectos?

La contabilidad de costos del trabajo y la contabilidad de proyectos a menudo se usan indistintamente en la construcción. El costeo del trabajo enfatiza la acumulación de costos a nivel de proyecto individual para el seguimiento de la rentabilidad. La contabilidad de proyectos es más amplia y abarca el costeo del trabajo más la gestión de facturación, el seguimiento de órdenes de cambio, la gestión de subcontratos, el análisis de variaciones de cronograma y los informes WIP. En la práctica, una contabilidad de la construcción sólida requiere ambos: acumulación de costos a nivel de trabajo e informes financieros a nivel de proyecto y empresa.

¿Con qué frecuencia se debe actualizar el cronograma WIP?

El cronograma WIP debe actualizarse como mínimo mensualmente, coincidiendo con su cierre financiero. Para proyectos activos con ciclos de facturación frecuentes, actualícelo semanalmente. El cronograma WIP es tan preciso como sus estimaciones de costo de finalización: los gerentes de proyecto deben actualizar estas estimaciones cada mes, no simplemente copiarlas del presupuesto original. Las estimaciones obsoletas del costo de finalización son la fuente más común de inexactitud en el cronograma WIP.

¿Cómo contabilizo un proyecto que perderá dinero?

Cuando determine que un contrato resultará en una pérdida (el costo estimado revisado excede los ingresos del contrato), reconozca la pérdida esperada completa inmediatamente en el período actual según la ASC 606. Esta es una disposición de "contrato de pérdida". Calcule: Pérdida total esperada = Ingresos del contrato revisado - Costo total estimado revisado. Registre la pérdida total esperada en el estado de resultados como un costo laboral, no como una reducción de ingresos. No espere a que se complete el proyecto; reconozca la pérdida anticipada tan pronto como sea probable.

¿Qué costos generales deberían asignarse a los trabajos?

Asigne los costos indirectos que se relacionan con la actividad de producción: costos de flota de equipos, mano de obra en taller y patio, materiales indirectos, salarios de gestión de proyectos (por el tiempo que no se puede cobrar directamente), seguridad y capacitación, y estimación de costos. No asigne costos generales y administrativos (pago de ejecutivos, gastos generales de oficina, desarrollo comercial) a los puestos de trabajo. Bases de asignación comunes: horas de mano de obra directa, dólares de mano de obra directa o costo directo total. Utilice la misma base de manera consistente en todos los trabajos y documente su metodología.

¿Cómo debo manejar el equipo comprado para un proyecto específico?

Si el equipo se compra específicamente para un proyecto y se venderá o no tendrá valor una vez finalizado el proyecto, el costo es un costo de trabajo directo. Si el equipo se utilizará en varios proyectos, capitalícelo como un activo fijo, cargue a cada proyecto la tarifa interna del equipo y deprecie el equipo a lo largo de su vida útil. La depreciación fluye hacia los costos generales de equipo asignados a los proyectos. No gaste compras de equipos para múltiples proyectos directamente en un solo trabajo.

¿Qué información financiera exigen los agentes de fianzas y los prestamistas a los contratistas?

Los agentes de fianzas y los prestamistas generalmente requieren: estados financieros anuales preparados (revisados ​​o auditados) por la CPA, un cronograma WIP actual con el historial de contratos completo, un cronograma de todos los subcontratos abiertos y responsabilidades de los proveedores, estados financieros personales de los principales principales, una lista de equipos con valores justos de mercado y una narrativa del trabajo disponible (canalización). La calidad del cronograma WIP es a menudo el documento más examinado: revela qué tan bien la gerencia comprende sus carteras de proyectos y si las estimaciones de costo de finalización son realistas.

---

Próximos pasos

La contabilidad de la construcción requiere experiencia especializada que va más allá de la contabilidad general. Los sistemas de costeo de trabajos, cronogramas WIP, cálculos de porcentaje de finalización, seguimiento de retenciones y cumplimiento certificado de nómina para contratos gubernamentales requieren conocimientos específicos de la construcción de los que los contadores generalistas a menudo carecen.

El equipo de contabilidad de ECOSIRE proporciona especialistas de la industria de la construcción que comprenden el ciclo de vida financiero completo de un proyecto de construcción, desde el presupuesto inicial y la revisión del contrato hasta la facturación final, el cobro de retenciones y el cierre. Apoyamos a contratistas con ingresos anuales de entre 1 millón de dólares y más de 100 millones de dólares en contratación general, oficios especializados y gestión de la construcción.

Explore los servicios de contabilidad de ECOSIRE para saber cómo nuestros especialistas en contabilidad de la construcción pueden mejorar su visibilidad financiera, precisión de WIP y gestión del flujo de efectivo.