Buchhaltung mit mehreren Währungen: So verwalten Sie Devisen in Odoo, QuickBooks und Xero

Internationales Geschäft bedeutet internationales Geld. Unabhängig davon, ob Sie an Kunden in Europa verkaufen, Lieferanten in Asien bezahlen oder Remote-Mitarbeiter auf verschiedenen Kontinenten beschäftigen, bringen Transaktionen in mehreren Währungen eine Komplexität mit sich, die mit der Buchhaltung in einer einzigen Währung einfach nicht gelöst werden kann.

Buchhaltung in mehreren Währungen ist die Praxis der Aufzeichnung, Berichterstattung und Abstimmung von Finanztransaktionen, die in anderen Währungen als der funktionalen (Heimat-)Währung Ihres Unternehmens erfolgen. Bei richtiger Durchführung liefert es genaue Finanzberichte und verhindert kostspielige Wechselkursüberraschungen. Wenn es schlecht gemacht wird, führt es zu Phantomgewinnen und -verlusten, Prüfungsproblemen und unzuverlässigen Berichten.

Dieser Leitfaden behandelt die Konzepte, häufigen Fallstricke und die plattformspezifische Einrichtung für die Verwaltung von Devisen in Odoo, QuickBooks und Xero.

Schlüsseldefinitionen

Bevor Sie sich mit der Einrichtung befassen, sollten Sie sich mit den folgenden grundlegenden Begriffen vertraut machen:

• Funktionale Währung – Die Hauptwährung des Wirtschaftsumfelds, in dem Ihr Unternehmen tätig ist. In der Regel die Währung, in der Sie Steuern melden. Bei einem in den USA ansässigen Unternehmen ist dies USD.
• Fremdwährung – Jede andere Währung als Ihre funktionale Währung, die bei einer Transaktion verwendet wird.
• Transaktionsdatumskurs – Der Wechselkurs am Tag einer Transaktion (Rechnungsausstellung, Zahlungseingang, Rechnungserfassung).
• Realisierter Gewinn/Verlust – Die Differenz zwischen dem Wechselkurs zum Zeitpunkt der Erfassung einer Transaktion und dem Wechselkurs zum Zeitpunkt des tatsächlichen Zahlungseingangs oder der tatsächlichen Zahlung. Dabei handelt es sich um echtes gewonnenes oder verlorenes Geld.
• Nicht realisierter Gewinn/Verlust – Die Differenz zwischen dem erfassten Kurs und dem aktuellen Kurs für Transaktionen, die noch offen sind (unbezahlte Rechnungen oder Rechnungen). Hierbei handelt es sich um einen Papiergewinn oder -verlust, der sich vor der Abrechnung ändern kann.
• Neubewertung – Der Prozess der Anpassung offener Fremdwährungssalden, um die aktuellen Wechselkurse zu einem Berichtsdatum (normalerweise Monats- oder Jahresende) widerzuspiegeln.

So funktionieren Transaktionen in mehreren Währungen

Betrachten Sie dieses Beispiel: Ihr in den USA ansässiges Unternehmen stellt einem britischen Kunden 10.000 GBP in Rechnung, wenn der Wechselkurs 1 GBP = 1,27 USD beträgt.

Am Rechnungsdatum:

• Debitorenbuchhaltung: 12.700 USD (10.000 GBP x 1,27)
• Umsatz: 12.700 $

Beim Zahlungsdatum (30 Tage später beträgt der Kurs jetzt 1 GBP = 1,30):

• Erhaltenes Bargeld: 13.000 USD (10.000 GBP x 1,30)
• Debitorenbegleichung: 12.700 $
• Realisierter Wechselkursgewinn: 300 $

Der Gewinn von 300 $ ist ein reales Einkommen, das gemeldet werden muss. Wäre der Kurs hingegen auf 1,24 gesunken, würden Sie einen realisierten Verlust von 300 $ verzeichnen.

Best Practices für das Wechselkursmanagement

1. Konsistente Kursquellen verwenden – Wählen Sie eine Quelle (Zentralbank, Bloomberg, OANDA oder die integrierten Kurse Ihrer Buchhaltungsplattform) und verwenden Sie sie konsistent. Das Mischen von Quellen führt zu Diskrepanzen.

2. Aktualisierungsraten mit einer definierten Häufigkeit – Tägliche Aktualisierungen bieten die höchste Genauigkeit. Wöchentliche Aktualisierungen sind für Unternehmen mit moderatem Fremdwährungsvolumen akzeptabel. Bei monatlichen Updates besteht das Risiko erheblicher Abweichungen.

3. Neubewertung am Monatsende durchführen – Alle offenen Fremdwährungssalden zum Monatsendkurs neu bewerten. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Bilanz den aktuellen Wert widerspiegelt und Ihre Gewinn- und Verlustrechnung nicht realisierte Gewinne und Verluste im richtigen Zeitraum erfasst.

4. Getrennte realisierte und nicht realisierte Gewinne/Verluste – Verwenden Sie unterschiedliche Hauptbuchkonten für realisierte und nicht realisierte Wechselkursgewinne und -verluste. Diese Unterscheidung ist für die Steuerberichterstattung und Finanzanalyse wichtig.

5. Dokumentieren Sie Ihre Devisenpolitik – Notieren Sie, welche Kursquelle Sie verwenden, wann Sie Kurse aktualisieren, wie Sie mit Neubewertungen umgehen und welcher Schwellenwert eine Absicherungserwägung auslöst. Prüfer erwarten dokumentierte Richtlinien.

Plattformspezifisches Setup

Odoo Buchhaltung

Odoo bietet robuste Unterstützung für mehrere Währungen mit automatischen Kursaktualisierungen und Neubewertungstools.

Einrichtungsschritte:

1. Navigieren Sie zu Buchhaltung > Konfiguration > Einstellungen
2. Aktivieren Sie „Mehrere Währungen“ im Abschnitt „Währungen“.
3. Aktivieren Sie die gewünschten Währungen aus der Währungsliste
4. Legen Sie Ihre Hauptwährung (funktionale Währung) als Unternehmenswährung fest
5. Konfigurieren Sie automatische Tarifaktualisierungen: Wählen Sie Ihren Anbieter (Europäische Zentralbank, Bank of Canada oder benutzerdefiniert) und die Aktualisierungshäufigkeit
6. Erstellen Sie im Abschnitt „Konfiguration > Einstellungen > Währungsumtausch“ dedizierte Konten für Wechselkursgewinne und -verluste

Wichtige Odoo-Funktionen:

• Automatischer Wechselkursabruf aus mehreren Zentralbankquellen
• Echtzeitumrechnung von Rechnungen und Rechnungen mit Anzeige des Wechselkurses auf jedem Dokument
• Integrierter Währungsneubewertungsassistent für den Monatsabschluss (Buchhaltung > Buchhaltung > Währungsneubewertung)
• Bankjournale für mehrere Währungen zum Empfangen und Ausführen von Zahlungen in Fremdwährungen
• Wechselkursdifferenzbuchungen werden automatisch generiert, wenn Zahlungen mit Rechnungen abgeglichen werden

Odoo eignet sich besonders gut für Unternehmen, die neben anderen ERP-Funktionen wie Lagerhaltung, Fertigung und Einkauf mehrere Währungen benötigen. ECOSIRE bietet Odoo-Implementierungsdienste, die eine vollständige Konfiguration für mehrere Währungen umfassen.

QuickBooks Online

QuickBooks Online unterstützt mehrere Währungen in den Plus- und Advanced-Plänen.

Einrichtungsschritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen (Zahnradsymbol) > Konto und Einstellungen > Erweitert
2. Aktivieren Sie „Mehrwährung“ (Achtung: Dies kann nach der Aktivierung nicht mehr deaktiviert werden)
3. Ihre Heimatwährung wird automatisch basierend auf Ihrem Land eingestellt
4. Fügen Sie bei Bedarf Fremdwährungen hinzu, wenn Sie Debitoren, Kreditoren oder Bankkonten erstellen
5. QuickBooks verwendet Wechselkurse von Open Exchange Rates und aktualisiert sie automatisch

Wichtige QuickBooks-Funktionen:

• Automatische Wechselkurssuche bei der Eingabe von Fremdwährungstransaktionen
• Bericht zur Heimatwährungsanpassung für nicht realisierte Gewinne und Verluste
• Währungsspezifische Fälligkeit der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Manuelle Tarifüberschreibungsoption für bestimmte Transaktionen

QuickBooks-Einschränkungen:

• Mehrere Währungen können nicht deaktiviert werden, sobald sie aktiviert sind
• Begrenzte Kontrolle über Wechselkursquellen
• Die Neubewertung ist im Vergleich zu Odoo und Xero weniger automatisiert
• Keine native Absicherung oder Terminverfolgung von Kontrakten

Xero

Xero bietet in allen Plänen Unterstützung für mehrere Währungen, was einen erheblichen Vorteil gegenüber QuickBooks darstellt.

Einrichtungsschritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Währungen
2. Ihre Basiswährung wird bei der Organisationseinrichtung festgelegt und kann nicht geändert werden
3. Fügen Sie Währungen aus der verfügbaren Liste hinzu
4. Xero importiert automatisch tägliche Wechselkurse aus Open Exchange Rates

Wichtige Xero-Funktionen:

• Mehrere Währungen auf allen Abonnementstufen
• Automatische tägliche Wechselkursaktualisierungen
• Bankkonten in Fremdwährung mit automatischer Umrechnung
• Währungsneubewertung am Monatsende durch Ausführen der Währungsneubewertung
• Nicht realisierte Gewinne und Verluste werden automatisch erfasst
• Klare Trennung von realisierten und nicht realisierten Wechselkursdifferenzen in Berichten

Xero-Einschränkungen:

• Die Basiswährung kann nach der Einrichtung nicht geändert werden (sorgfältig auswählen)
• Begrenzte Anpassung der Wechselkursquellen
• Für einige erweiterte Funktionen wie unternehmensübergreifende Eliminierungen sind Apps von Drittanbietern erforderlich

Häufige Fallstricke bei mehreren Währungen

1. Keine regelmäßige Neubewertung durchführen

Offene Fremdwährungsbestände, die am Monatsende nicht neu bewertet werden, führen dazu, dass Ihre Bilanz veraltete Werte aufweist. Dies stellt Ihre tatsächliche Finanzlage falsch dar und kann zu erheblichen Anpassungen am Jahresende führen.

2. Ignorieren der steuerlichen Auswirkungen

Wechselkursgewinne und -verluste haben steuerliche Konsequenzen. In den meisten Rechtsordnungen sind realisierte Gewinne steuerpflichtiges Einkommen und realisierte Verluste sind abzugsfähig. Nicht realisierte Gewinne und Verluste können abhängig von Ihrem Rechtsgebiet und Ihrer Rechnungslegungsmethode steuerpflichtig sein oder auch nicht. Wenden Sie sich für Ihre spezifische Situation an einen Steuerberater.

3. Persönliche Wechselkurse mischen

Einige Unternehmen verwenden den Kurs aus ihrem Kontoauszug anstelle einer konsistenten Quelle von Drittanbietern. Bankzinsen beinhalten einen Spread (Aufschlag), der von den Mittelzinssätzen abweicht. Die Verwendung von Bankzinsen für einige Transaktionen und Marktzinsen für andere führt zu Albträumen bei der Abstimmung.

4. Den Bankabgleich in Fremdwährungen vergessen

Wenn Sie Bankkonten in Fremdwährungen führen, muss bei der Abstimmung sowohl der Fremdwährungssaldo als auch der Gegenwert in der funktionalen Währung berücksichtigt werden. Ein Bankkonto, auf dem 50.000 GBP ausgewiesen sind, kann in GBP perfekt ausgeglichen werden, weist jedoch aufgrund von Wechselkursschwankungen eine Abweichung in USD auf.

5. Falsche Zuordnung der Rechnungswährung

Sobald eine Rechnung in einer Währung ausgestellt wird, muss die Zahlung in derselben Währung eingehen (oder explizit umgerechnet werden). Für die Rechnungsstellung in GBP und den Zahlungseingang in EUR sind zwei Umrechnungen erforderlich und es entsteht ein zusätzliches Wechselkursrisiko.

Häufig gestellte Fragen

F: Welche Buchhaltungsplattform eignet sich am besten für mehrere Währungen? A: Xero bietet bei allen Plänen mehrere Währungen und verfügt über den effizientesten Neubewertungsprozess. Odoo bietet die tiefste Integration mit Einkauf, Lagerhaltung und Fertigung in Fremdwährungen. QuickBooks ist für einfache Anforderungen mit mehreren Währungen ausreichend, erfordert jedoch einen höherstufigen Plan.

F: Wie gehe ich mit konzerninternen Transaktionen in verschiedenen Währungen um? A: Jedes Unternehmen erfasst die Transaktion in seiner eigenen funktionalen Währung. Für beide Einheiten wird der Wechselkurs zum Transaktionsdatum verwendet. Eliminieren Sie bei der Konsolidierung konzerninterne Salden und erfassen Sie etwaige Umrechnungsdifferenzen im sonstigen Gesamtergebnis.

F: Muss ich mein Fremdwährungsrisiko absichern? A: Eine Absicherung ist sinnvoll, wenn Fremdwährungstransaktionen einen erheblichen Teil Ihres Umsatzes oder Ihrer Kosten ausmachen (in der Regel 10 % oder mehr) und die Wechselkursvolatilität die Rentabilität erheblich beeinträchtigen könnte. Zu den gängigen Absicherungsinstrumenten gehören Terminkontrakte, Optionen und natürliche Absicherung (Abgleich von Fremdwährungserträgen mit Aufwendungen in derselben Währung).

F: Wie oft sollten Wechselkurse in meiner Buchhaltungssoftware aktualisiert werden? A: Tägliche Updates sind ideal für Unternehmen mit einem hohen Transaktionsvolumen in Fremdwährungen. Für Unternehmen mit gelegentlichen internationalen Transaktionen reichen wöchentliche Updates aus. Aktualisieren Sie die Kurse mindestens zum Monatsende.

Professionelle Unterstützung mehrerer Währungen

Die Buchhaltung in mehreren Währungen erhöht die Komplexität, die sich mit jeder zusätzlichen Währung, jedem weiteren Unternehmen und jeder weiteren Gerichtsbarkeit verschärft. Eine falsche Einrichtung kann zu erheblichen Falschangaben, Steuerfehlern und Prüfungsproblemen führen.

ECOSIRE bietet Buchhaltungsdienstleistungen mit umfassendem Fachwissen in mehreren Währungen für Odoo, QuickBooks, Xero, Microsoft Dynamics und Sage. Ganz gleich, ob Sie die Ersteinrichtung mehrerer Währungen, Neubewertungsprozesse am Monatsende oder die laufende Verwaltung internationaler Transaktionen benötigen, unser Team stellt sicher, dass Ihre Finanzunterlagen in allen Währungen korrekt sind.

Für Unternehmen, die Odoo als Plattform für mehrere Währungen wählen, bieten wir Anpassungsdienste an, die benutzerdefinierte Wechselkursquellen, automatisierte Neubewertungspläne und Dashboards für die Berichterstellung in mehreren Währungen umfassen.

Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Beratung zur Verwaltung Ihrer internationalen Finanzgeschäfte.