موافقات Odoo: أتمتة سير عمل الأعمال وسلاسل الموافقة

يغطي هذا الدليل كل شيء بدءًا من تكوين مسارات عمل الموافقة الأساسية وحتى إنشاء تسلسلات هرمية متطورة متعددة المستويات مع التوجيه الشرطي وسلاسل التفويض وتجارب الموافقة على الأجهزة المحمولة أولاً.

الوجبات الرئيسية

• تصميم فئات الموافقة التي تتوافق مع عمليات عملك (الشراء، والنفقات، والإجازة، ورأس المال، وما إلى ذلك)
• إنشاء تسلسلات هرمية متعددة المستويات للموافقة مع الحد الأدنى من متطلبات الموافق والتوجيه المتسلسل/المتوازي
• قم بتكوين قواعد التفويض بحيث لا تتوقف الموافقات مطلقًا عند عدم توفر المعتمدين
• قم بتعيين تنفيذ الموعد النهائي من خلال التصعيد الآلي عند تأخر الموافقات
• تمكين الموافقات المتنقلة للمديرين الذين يوافقون على الحركة والتنقل
• إنشاء فئات موافقة مخصصة لأي عملية تجارية فريدة لمؤسستك
• إنشاء لوحات معلومات تحليلية للموافقة لوقت الدورة وتحديد الاختناقات والامتثال
• دمج الموافقات مع الشراء والمصروفات والإجازة والوحدات المخصصة

---

تصميم فئة الموافقة

الفئات المضمنة

يتضمن Odoo 19 عدة فئات موافقة تم تكوينها مسبقًا:

إنشاء فئات مخصصة

انتقل إلى الموافقات > التكوين > أنواع الموافقة لإنشاء فئات لأي عملية تجارية:

تكوين الفئة

يحتوي كل نوع موافقة على خيارات تكوين مفصلة:

حقول نموذج الطلب: تحديد الحقول التي تظهر في نموذج الطلب. تتضمن الحقول القياسية: الوصف، والمبلغ، والتاريخ المطلوب، والإلحاح، والمرفقات. أضف حقولًا مخصصة للبيانات الخاصة بفئة معينة - قد يحتاج طلب النفقات الرأسمالية إلى "عائد الاستثمار المتوقع" و"فترة الاسترداد" و"خط الميزانية".

قواعد الموافقة: قم بتعيين الحد الأدنى لعدد الموافقات المطلوبة ومن يمكنه الموافقة. تتضمن الخيارات: مستخدمين محددين، أو جميع المديرين في القسم، أو المستخدمين الذين لديهم دور محدد، أو المدير المباشر لمقدم الطلب (التوجيه الديناميكي).

متطلبات المستند: حدد المستندات التي يجب إرفاقها قبل الإرسال. قد يتطلب طلب الشراء عرض أسعار من البائع. يتطلب تقرير النفقات إيصالات. يتطلب طلب التوظيف وصفًا وظيفيًا. تمنع المستندات المفقودة تقديمها، مما يضمن وصول الطلبات الكاملة للمراجعة.

التسلسل: قم بتعيين ترتيب العرض لأنواع الموافقة في قائمة إنشاء الطلب. ضع الفئات الأكثر استخدامًا أولاً.

---

التسلسل الهرمي للموافقة متعدد المستويات

سلاسل الموافقة المتسلسلة

قم بتكوين الموافقات التي يتم توجيهها عبر مستويات متعددة بالتسلسل:

Employee Submits → Direct Manager (Level 1) → Department Head (Level 2) → CFO (Level 3)

في كل مستوى، يمكن للموافق: الموافقة (التوجيه إلى المستوى التالي)، الرفض (الرجوع إلى مقدم الطلب مع السبب)، أو طلب التغييرات (العودة للتعديل دون رفض).

الموافقات الموازية

بالنسبة للطلبات التي تتطلب التوقيع من عدة أطراف مستقلة:

Employee Submits →
  ├── Legal Review (parallel)
  ├── Finance Review (parallel)
  └── Department Approval (parallel)
All three approved → Request Approved

قم بتكوين الموافقات الموازية عن طريق إضافة قواعد موافقة متعددة على نفس المستوى باستخدام المنطق "AND" - يجب أن تتم الموافقة على الجميع حتى يستمر الطلب. وبدلاً من ذلك، استخدم منطق "OR" حيث يمكن لأي من المعتمدين المعينين الموافقة.

التوجيه الشرطي

موافقات المسار بناءً على سمات الطلب:

قم بتنفيذ التوجيه المشروط باستخدام إجراءات Odoo الآلية المرتبطة بحقول طلب الموافقة. عندما يتجاوز المبلغ الحد الأدنى، قم بإضافة معتمدين إضافيين إلى سلسلة الموافقة تلقائيًا.

مصفوفة الموافقة

بالنسبة للمؤسسات ذات الحوكمة المعقدة، قم ببناء مصفوفة الموافقة:

قم بتكوين هذه المصفوفة باستخدام أنواع الموافقة المتعددة مع القواعد المستندة إلى المبلغ. تمثل كل خلية سير عمل موافقة فريدًا مع سلسلة الموافقين الخاصة بها.

---

الموافقون على التفويض والبديل

التفويض خارج المكتب

عندما يكون المعتمد في إجازة أو غير متاح، يضمن التفويض استمرار تحرك الموافقات:

التفويض التلقائي: قم بتكوين الموافقين البديلين ضمن إعدادات كل مستخدم. عندما يكون المعتمد الأساسي في إجازة معتمدة، يتم توجيه الموافقات المعلقة تلقائيًا إلى البديل المعين. ليست هناك حاجة للتدخل اليدوي.

التفويض اليدوي: يمكن للموافقين تفويض موافقات معلقة محددة إلى زميل. ضمن موافقاتي > معلقة، حدد الطلبات وانقر على "تفويض إلى...". يؤدي ذلك إلى إنشاء نشاط للمفوض وتسجيل التفويض في مسار تدقيق الموافقة.

قواعد التصعيد

عندما لا يتم تكوين أي تفويض ولا يستجيب المعتمد:

قم بتكوين هذه الأطر الزمنية ضمن إعدادات نوع الموافقة. يجب أن تتمتع الفئات الحرجة (السلامة، والقانونية، ومواجهة العملاء) بفترات تصعيد أقصر من الموافقات الروتينية.

تكوين الموافقة الاحتياطية

بالنسبة لسلاسل الموافقة المهمة حيث لا يكون التفويض كافيًا، قم بتكوين المعتمدين الاحتياطيين على كل مستوى. إذا لم يتصرف المعتمد الأساسي خلال الموعد النهائي، فستتلقى النسخة الاحتياطية الطلب في نفس الوقت. يمكن لأي شخص الموافقة، مما يمنع الاختناقات التي يتعرض لها الشخص الواحد.

---

تنفيذ الموعد النهائي

تحديد المواعيد النهائية

يمكن أن يكون لكل نوع موافقة موعد نهائي افتراضي:

إشعارات الموعد النهائي

قم بتكوين الإشعارات المتصاعدة مع اقتراب المواعيد النهائية:

1. عند التقديم: يتلقى المعتمد الطلب مع تحديد الموعد النهائي بوضوح
2. انقضاء 50% من الموعد النهائي: تذكير لطيف إذا لم تتم مراجعته بعد
3. 24 ساعة قبل الموعد النهائي: تذكير عاجل مع تحذير من التصعيد
4. في الموعد النهائي: ضع علامة على أنها متأخرة، وأخطر مقدم الطلب، ثم قم بالتصعيد إلى المستوى التالي
5. الموعد النهائي بعد: ملخص يومي للمتأخرات إلى مدير الجهة المعتمدة

تتبع جيش تحرير السودان

تتبع الامتثال لاتفاقية مستوى الخدمة (SLA) للموافقة عبر المؤسسة:

• معدل الالتزام بالوقت المحدد: النسبة المئوية للموافقات المكتملة خلال الموعد النهائي
• متوسط وقت الدورة: متوسط الوقت منذ الإرسال حتى الموافقة النهائية
• تحديد عنق الزجاجة: الجهات المعتمدة التي تؤخر العملية باستمرار
• أداء الفئة: أنواع الموافقة التي تتمتع بأفضل/أسوأ فترة تنفيذ

قم ببناء تقرير اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) للموافقة الشهرية وشاركه مع رؤساء الأقسام لدفع المساءلة.

---

تجربة الموافقة على الهاتف المحمول

ميزات تطبيقات الهاتف المحمول

يوفر تطبيق Odoo للهاتف المحمول تجربة موافقة مبسطة للمديرين الذين نادرًا ما يجلسون على مكاتبهم:

** سير العمل المبني على الإشعارات: ** إشعارات الدفع لتنبيه المديرين إلى الموافقات المعلقة. يؤدي النقر فوق الإشعار إلى فتح طلب الموافقة مع ظهور جميع التفاصيل والمرفقات وتعليقات المعتمد السابقة.

إجراءات التمرير: على الهاتف المحمول، يمكنك الموافقة أو الرفض بحركة تمرير سريعة. يؤدي التمرير السريع لليمين إلى الموافقة، والتمرير لليسار إلى فتح مربع حوار الرفض/التعليق. وهذا يجعل مراجعة قائمة انتظار الموافقات الروتينية سريعة وبديهية.

عرض المرفقات: افتح ومراجعة المستندات المرفقة (ملفات PDF والصور وجداول البيانات) مباشرة في تطبيق الهاتف المحمول. قرصة للتكبير على إيصالات النفقات أو عروض أسعار البائعين. لا حاجة لتنزيل الملفات أو التبديل إلى تطبيق آخر.

التعليقات الصوتية: أضف ملاحظات صوتية كتعليقات موافقة بدلاً من الكتابة على شاشة صغيرة. الملاحظات الصوتية مرفقة بسجل الموافقة ويمكن لجميع الأطراف الوصول إليها.

الدعم في وضع عدم الاتصال: الموافقات التي يتم إجراؤها أثناء وضع قائمة الانتظار في وضع عدم الاتصال محليًا ومزامنتها عند عودة الاتصال. يعد هذا أمرًا ضروريًا للمديرين الذين يسافرون أو يعملون في مناطق ذات اتصال ضعيف.

لوحة تحكم المدير (الجوال)

تظهر لوحة القيادة للجوال:

• عدد الموافقات المعلقة: مؤشر الشارة على أيقونة التطبيق
• الموافقات المتأخرة: تم تمييزها باللون الأحمر للانتباه الفوري
• النشاط الأخير: الموافقات المكتملة في آخر 7 أيام
• طلبات الفريق: الطلبات المعلقة من مرؤوسيك المباشرين

---

سير عمل الموافقة المخصصة

ما وراء الفئات القياسية

وحدة الموافقات في Odoo قابلة للتوسيع لأي عملية تجارية. أمثلة على سير العمل المخصص الذي أنشأه عملاء ECOSIRE:

الموافقة على انحراف الجودة: عندما تفشل دفعة التصنيع في فحص الجودة، يتطلب تقرير الانحراف موافقة مدير الجودة ومدير الإنتاج ومدير المبيعات (إذا كان الانحراف يؤثر على عمليات تسليم العملاء) قبل إعادة تصنيف الدفعة أو إعادة صياغتها أو إلغائها.

الموافقة على تأهيل البائع: يتطلب تسجيل البائع الجديد الحصول على موافقة من قسم المشتريات (تأهيل البائع)، والشؤون المالية (شروط الائتمان)، والشؤون القانونية (مراجعة العقد). يكمل كل قسم القسم الخاص به من التقييم قبل تنشيط البائع في النظام.

إدارة التغيير في تكنولوجيا المعلومات: تتطلب تغييرات النظام (تحديثات البرامج، وتغييرات التكوين، وتعديلات الوصول) موافقة من أمن تكنولوجيا المعلومات، ومالك النظام، ومدير تكنولوجيا المعلومات. تتبع التغييرات الطارئة مسارًا سريعًا مع مراجعة ما بعد التنفيذ.

الموافقة على الأصول التسويقية: تتطلب الأصول الإبداعية (الإعلانات والكتيبات ومحتوى موقع الويب) مراجعة مدير العلامة التجارية للتأكد من امتثال العلامة التجارية، والمراجعة القانونية للامتثال التنظيمي، وتوقيع رئيس القسم قبل النشر.

إنشاء مسارات عمل مخصصة

لإنشاء سير عمل موافقة مخصص:

1. حدد الفئة: حقول الاسم والوصف والنموذج الخاصة بالعملية
2. تصميم سلسلة الموافقة: من يوافق، وبأي ترتيب، وبأي شروط
3. وضع القواعد: المواعيد النهائية، ومتطلبات المستندات، والتوجيه المشروط
4. تكوين الإشعارات: من يتم إخطاره في كل مرحلة، عبر أي قناة
5. إنشاء لوحة المعلومات: تتبع طرق العرض لمقدمي الطلبات والمعتمدين والمسؤولين
6. اختبار سير العمل: تنفيذ جميع المسارات (الموافقة، والرفض، والتفويض، والتصعيد، والمهلة)
7. تدريب المستخدمين: تدريب موجز لكل من مقدمي الطلبات وجهات الموافقة

---

التكامل مع وحدات Odoo الأخرى

الموافقات + الشراء

عند الموافقة على طلب الشراء، قم تلقائيًا بإنشاء طلب عرض الأسعار في وحدة الشراء. تقوم تفاصيل الطلب المعتمد (المنتجات والكميات والمورد المفضل والميزانية) بملء طلب عرض الأسعار. وهذا يلغي الخطوة اليدوية لنقل الطلبات المعتمدة إلى فريق المشتريات.

الموافقات + النفقات

تحتوي وحدة Odoo Expense على مسارات عمل الموافقة المضمنة. بالنسبة للمؤسسات التي تريد طبقات موافقة إضافية (على سبيل المثال، موافقة مدير المشروع قبل موافقة المدير)، تعمل وحدة الموافقات على توسيع سير عمل النفقات باستخدام سلاسل مخصصة.

الموافقات + إجازة

يتم توجيه طلبات الإجازة عبر وحدة التخطيط للتحقق من تأثير الجدولة قبل الوصول إلى المدير للحصول على الموافقة. إذا كانت الموافقة على الإجازة ستؤدي إلى حدوث حالة نقص في الموظفين، فسيرى المدير تحذيرًا بالمناوبات المتأثرة.

الموافقات + توظيف الموارد البشرية

تبدأ طلبات التوظيف كطلبات موافقة. بمجرد الموافقة، يقومون تلقائيًا بإنشاء منصب وظيفي في وحدة التوظيف، والتي يتم ملؤها مسبقًا بالوصف الوظيفي المعتمد والقسم والميزانية. وهذا يضمن عدم بدء التوظيف دون الحصول على إذن مناسب.

الموافقات + المحاسبة

يمكن للموافقات المعتمدة على الميزانية التحقق من توفر الميزانية في الوقت الفعلي قبل التوجيه. إذا تجاوز المبلغ المطلوب ميزانية الإدارة المتبقية، فسيتم حظر الموافقة إما بتحذير أو توجيهها إلى سلطة أعلى للموافقة على استثناء الميزانية.

---

تحليلات الموافقة والامتثال

لوحة التحكم في التقارير

أنشئ تحليلات الموافقة ضمن الموافقات > إعداد التقارير:

مسار التدقيق

يحتفظ كل طلب موافقة بمسار تدقيق كامل ومقاوم للتلاعب:

• طلب الخلق: من، متى، ماذا طلب
• كل موافقة/رفض: من، متى، التعليقات
• الوفود: من، إلى، السبب، الطابع الزمني
• التعديلات: أي تغييرات على الطلب بعد تقديمه
• التصعيد: أحداث تصعيد تلقائية مع مشغلات
• النتيجة النهائية: الموافقة/الرفض مع جميع الوثائق الداعمة

يعد مسار التدقيق هذا ضروريًا للامتثال التنظيمي (SOX وISO ولوائح الصناعة) ومراجعات الإدارة الداخلية.

تحسين العملية

استخدم تحليلات الموافقة لتحسين سير العمل بشكل مستمر:

• تحديد الاختناقات: إذا كان أحد المعتمدين يؤخر السلسلة باستمرار، فتحقق مما إذا كان عبء العمل لديه يحتاج إلى إعادة التوزيع أو أن قواعد التفويض تحتاج إلى تعديل
• تبسيط السلاسل: إذا تمت الموافقة على 98% من الطلبات التي تقل قيمتها عن 1000 دولار أمريكي (أو ما يعادله بالعملة المحلية)، ففكر في رفع حد الموافقة التلقائية
• تقليل التكرار: إذا وافق اثنان من المعتمدين في سلسلة دائمًا في وقت واحد، ففكر في جعل أحدهما اختياريًا
• إضافة التشغيل الآلي: إذا كانت فئات موافقة معينة تتمتع بمعدلات موافقة تبلغ 100%، ففكر في تحويلها إلى عمليات سير عمل للإشعارات فقط

---

الأسئلة المتداولة

هل يمكن تكوين الموافقات للموافقة التلقائية بناءً على شروط معينة؟

نعم. قم بإنشاء إجراءات تلقائية توافق تلقائيًا على الطلبات التي تلبي معايير محددة. على سبيل المثال، يمكن الموافقة تلقائيًا على تقارير النفقات التي تقل قيمتها عن 50 دولارًا مع الإيصال المرفق، مما يؤدي إلى تخطي خطوة المراجعة اليدوية. لا تزال طلبات الموافقة التلقائية تحتفظ بسجل تدقيق يوضح الموافقة التلقائية والقاعدة التي أدت إلى تشغيلها.

كيف أتعامل مع الموافقات التي تتطلب توقيعات وليس مجرد نقرات؟

قم بدمج وحدة الموافقات مع التوقيع الإلكتروني. بالنسبة للفئات التي تتطلب توقيعات قانونية (العقود، وإقرارات السياسة، والمشتريات ذات القيمة العالية)، قم بتكوين خطوة الموافقة لطلب توقيع إلكتروني بدلاً من زر موافقة بسيط. الوثيقة الموقعة مرفقة بسجل الموافقة.

هل يمكن للأطراف الخارجية (البائعين والعملاء) المشاركة في سير عمل الموافقة؟

نعم، من خلال بوابة Odoo. يمكن للمستخدمين الخارجيين إرسال الطلبات (على سبيل المثال، يرسل المورد أمر تغيير) وعرض حالة طلباتهم. تعتبر خطوات الموافقة الخارجية أقل شيوعًا ولكن يمكن تكوينها - على سبيل المثال، يقوم العميل بتسجيل الخروج على أحد مراحل المشروع قبل متابعة الموافقة على الفوترة الداخلية.

كيف يمكنني ترحيل عمليات الموافقة الحالية من الورق أو البريد الإلكتروني إلى Odoo؟

ابدأ بتوثيق تدفقات الموافقة الحالية لديك: من يطلب ماذا، ومن يوافق، وما هي الشروط التي تؤدي إلى التصعيد، وما هو الجدول الزمني النموذجي. قم بتعيين كل تدفق إلى نوع موافقة Odoo. قم بتشغيل عملية الورق/البريد الإلكتروني وعملية Odoo بالتوازي لمدة 2-4 أسابيع للتحقق من صحتها. بمجرد التحقق من الصحة، قم بإيقاف العملية اليدوية وقم بتدريب جميع المستخدمين على سير العمل الرقمي.

هل يمكنني تعيين حدود الإنفاق لكل موظف والتي تفرض متطلبات الموافقة تلقائيًا؟

نعم. تكوين مستويات سلطة الإنفاق على سجلات الموظفين أو إعدادات القسم. عندما يتجاوز طلب الشراء أو النفقات سلطة الموظف، يقوم النظام تلقائيًا بالتوجيه إلى مستوى الموافقة التالي. يمكن الموافقة تلقائيًا على الطلبات ضمن السلطة أو تتطلب تأكيدًا واحدًا فقط.

كيف يتعامل Odoo مع طلبات الموافقة المقدمة بعد ساعات العمل؟

الطلبات المقدمة خارج ساعات العمل تبقى في قائمة الانتظار بشكل طبيعي. يمكن تكوين مؤقتات الموعد النهائي لحساب ساعات العمل فقط (باستثناء عطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية) بحيث يكون التقديم مساء الجمعة بموعد نهائي مدته 24 ساعة مستحقًا مساء الاثنين، وليس مساء السبت. قم بتكوين تقويم ساعات العمل لشركتك ضمن الإعدادات > عام > الشركة.

هل يمكنني إنشاء مسارات عمل الموافقة التي تشمل وحدات Odoo المتعددة؟

نعم. استخدم الإجراءات التلقائية وإجراءات الخادم لتشغيل مهام سير العمل عبر الوحدات النمطية. يمكن لطلب الشراء المعتمد إنشاء أمر شراء في الشراء، ويمكن لطلب التوظيف المعتمد إنشاء منشور وظيفة في التوظيف، ويمكن لاستثناء الميزانية المعتمدة تحديث الميزانية في المحاسبة. يتم تكوين كل نقطة تكامل بشكل مستقل لتحقيق أقصى قدر من المرونة.

---

قم بتبسيط الموافقات الخاصة بك مع ECOSIRE

تمثل كل موافقة يدوية عائقًا محتملاً، وطلبًا مفقودًا محتملاً، ونتائج محتملة للتدقيق. تحقق المؤسسات التي تقوم برقمنة سير عمل الموافقة عوائد فورية من حيث السرعة والامتثال ورضا الموظفين - لا أحد يستمتع بمطاردة المديرين للحصول على التوقيعات.

قام [فريق تنفيذ Odoo] (/services/odoo/implementation) التابع لـ ECOSIRE بتكوين مسارات عمل الموافقة للشركات التي تتراوح من الشركات الناشئة المكونة من 20 شخصًا (سلاسل بسيطة من مستويين) إلى المؤسسات التي تضم 5000 شخص (مصفوفات معقدة مع التوجيه المشروط والتفويض والتكامل عبر الوحدات). يتضمن تنفيذنا تحليل العمليات، وتصميم سير العمل، وتكوين النظام، وتدريب المستخدمين، والتحسين لمدة 90 يومًا.

اتصل بـ ECOSIRE لتقييم سير عمل الموافقة، أو استكشف خدمات تخصيص Odoo للتعرف على عمليات الموافقة المتخصصة الفريدة لمجال عملك.

** القراءة ذات الصلة: **

• دليل سير عمل موافقات Odoo
• دليل الشراء والمشتريات لبرنامج Odoo
• إدارة موظفي الموارد البشرية في Odoo
• خدمات تخصيص Odoo