Odoo 文档和知识管理：组织、共享和协作

根据 IDC 的研究，基于纸质的流程和分散的文件存储使组织的生产力平均降低 19.8%。 Odoo 的文档和知识模块将文件管理和机构知识集中在 ERP 中，将文档直接连接到业务记录，并使每个需要它的人都可以找到信息。本指南详细介绍了这两个模块——从工作区配置到高级自动化和协作工作流程。

要点

• Odoo Documents 提供带有标记、工作区组织和自动处理规则的集中式文件存储
• 文档直接链接到业务记录（发票、合同、员工文件）以进行上下文访问
• 知识模块为程序、政策和机构知识创建协作维基
• 自动化工作流程处理传入文档（扫描发票、提取数据、审批路径）
• 访问控制确保敏感文档仅对授权用户可见

Odoo 文档模块

工作区配置

导航到 文档 > 配置 > 工作区 以创建文档层次结构：

每个工作区都支持子工作区以进行进一步组织。工作区树显示在文档界面的左侧边栏中。

文件管理

通过多种方式上传文件：

• 拖放：将文件直接拖放到工作区中
• 上传按钮：单击以从计算机中选择文件
• 电子邮件网关：将电子邮件转发到工作区特定的电子邮件地址
• 扫描仪集成：将物理文档直接扫描到 Odoo（需要 IoT Box）
• API上传：用于集成的编程文件上传

标签系统

标签提供跨工作空间分类：

1. 在 文档 > 配置 > 标签 中定义标签类别（例如“文档类型”、“状态”、“年份”）
2. 在类别内创建标签（例如，“文档类型”下的“发票”、“合同”、“提案”）
3. 对文档应用标签以进行过滤和搜索

标签与工作区一起工作——文档位于一个工作区中，但可以具有多个标签以进行多维组织。

记录操作

右键单击任何文档（或选择多个文档）以访问操作：

• 共享：生成带有可选密码和过期时间的可共享链接
• 请求签名：发送文档进行电子签名（与 Odoo Sign 集成）
• 从模板创建：使用文档作为模板生成新文档
• 分割：将多页 PDF 分割成单独的文档
• 锁定：防止修改，同时保留读取访问权限
• 存档：移至存档而不删除

将文档链接到记录

文档在链接到业务记录时获得上下文：

• 供应商账单：将原始发票 PDF 附加到会计记录中
• 员工合同：将合同链接到人力资源员工记录
• 项目可交付成果：将规范和报告附加到项目任务中
• 销售建议：将报价 PDF 链接到销售订单

导航到任何业务记录，然后单击“文档”智能按钮以查看并添加链接文件。

文档自动化

处理规则

使用 文档 > 配置 > 工作流程规则 中的规则自动处理文档：

AI 支持的文档处理

Odoo 19 包括用于自动数据提取的 OCR（光学字符识别）：

1. 发票处理：上传供应商发票PDF； Odoo 提取供应商名称、金额、日期和行项目以预填写供应商账单
2. 费用收据：拍摄收据照片； Odoo 提取费用报告的金额、供应商和日期
3. 银行对账单：导入PDF银行对账单； Odoo 提取交易以进行对账

随着系统从用户所做的更正中学习，准确性会随着时间的推移而提高。

审批工作流程

构建文档审批链：

1. 定义审批阶段（例如“草稿”、“审核中”、“已批准”、“已发布”）
2. 为每个阶段和工作区分配审批者
3. 配置待批准的电子邮件通知
4. 设定逾期审批的截止日期和升级规则

当文档移至“正在审核”时，指定的审批者会收到一封电子邮件，其中包含直接从通知中审核和批准/拒绝的链接。

Odoo 知识模块

知识库结构

知识 > 文章 的知识模块将信息组织为 wiki：

文章：包含丰富文本、图像、表格和嵌入内容的各个内容页面。文章支持嵌套层次结构（父子关系）来组织复杂的主题。

部分：将相关文章分组在公共标题下。每个部分可以有自己的访问规则。

收藏夹：用户为经常访问的文章添加书签以便快速访问。

文章编辑

Knowledge 文章编辑器提供：

• 富文本格式：标题、粗体、斜体、列表、表格、代码块
• 嵌入内容：YouTube 视频、Google 地图和其他可嵌入的小部件
• 文件附件：将参考文件直接附加到文章中
• 内部链接：文章之间的交叉引用链接
• 版本历史记录：通过完整的修订历史记录跟踪更改
• 评论：用于协作编辑的内嵌评论

模板

为标准化内容创建文章模板：

协作功能

• 实时编辑：多个用户可以同时编辑同一篇文章
• 提及：用@提及标记同事以通知并请求输入
• 活动跟踪：查看谁查看、编辑或评论了每篇文章
• 分享：与特定用户、群组或公开分享文章

访问控制

文档访问级别

工作区权限

设置每个工作区的访问规则：

1. 导航至工作区设置
2. 添加用户组及其访问级别 3.启用或禁用继承（子工作空间继承父权限） 4.配置外部共享规则（门户用户、公共链接）

敏感文档处理

对于高度敏感的文件（合同、人事档案、财务记录）：

• 创建具有显式用户访问权限的受限工作区（无组继承）
• 启用静态文档加密
• 为所有访问事件配置审核日志记录
• 设置共享链接自动过期
• 对下载的副本使用水印

与业务流程集成

会计整合

• 供应商账单：扫描发票通过 OCR 提取自动创建账单草稿
• 费用报告：收据照片附加到费用记录中
• 审计准备：按财政年度标记和组织支持文件

人力资源整合

• 员工档案：与员工记录相关的合同、认证和审查
• 入职：带有签名请求的新员工文件包
• 合规性：跟踪认证到期并触发续订工作流程

项目集成

• 可交付成果：将规范、设计和报告链接到项目任务
• 模板：从标准化模板创建项目文档
• 审核周期：通过审批工作流程传送可交付成果

搜索和发现

全文搜索

Odoo 索引文档内容（包括从扫描文档中 OCR 提取的文本）以进行全文搜索。文档界面顶部的搜索栏可搜索：

• 文件名
• 标签
• 文档内容（文本、提取的 OCR 文本）
• 元数据（日期、作者、链接记录）

高级过滤器

组合过滤器以实现精确的文档检索：

• 工作区+标签+日期范围
• 文件类型+所有者+状态
• 链接记录类型+创建日期

ECOSIRE 文档管理服务

实施文档管理需要了解组织的文档生命周期。 ECOSIRE 的 Odoo 实施团队 根据您的业务流程配置工作区结构、自动化规则和审批工作流程。我们的定制服务 通过行业特定功能（例如合规性跟踪、版本控制策略和自动保留计划）扩展了文档模块。

相关阅读

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• Odoo 文档管理
• Odoo 审批工作流程
• Odoo 安全和访问控制
• Odoo 报告和仪表板指南

Odoo Documents 能否取代 SharePoint 等专用文档管理系统？

对于大多数中小型组织来说，是的。 Odoo Documents 处理文件存储、版本控制、标记、共享和基本工作流程自动化。优点是原生 ERP 集成。具有复杂需求（例如广泛的元数据模式、高级版本分支或法规遵从性功能）的组织可能需要与 Odoo 一起使用的专用 DMS。

Odoo Documents 支持哪些文件类型？

Odoo Documents 支持所有文件类型。 PDF、Office 文档（Word、Excel、PowerPoint）、图像和视频通过内联预览进行渲染。其他文件类型可以存储和下载，但可能没有内联预览。 OCR 处理可用于 PDF 和图像文件。

Odoo 文档有存储限制吗？

Odoo.sh 计划包括基本存储分配（通常为 1-5 GB）以及可供购买的额外存储。自托管实例仅受服务器磁盘空间的限制。对于大文件量，请考虑使用 Odoo 的 S3 存储连接器将文件卸载到云对象存储。