非营利组织基金会计：最佳实践

非营利性会计在一个关键方面与营利性会计有着本质上的不同：其目标不是为所有者创造利润，而是为了使命而部署资源，并向捐赠者、资助者、监管者和公众证明您的做法是负责任的，并且符合对资金的任何限制。

基金会计是非营利组织用来跟踪仅限于特定目的、计划或时间段的资源的系统，与可用于一般运营的不受限制的资源分开。如果没有适当的基金会计，非营利组织就无法证明拨款合规性，无法生成 990 表格所需的财务报表，也无法向董事会提供做出合理管理决策所需的信息。

要点

• 非营利组织财务报表使用净资产分类：无捐赠者限制的净资产和有捐赠者限制的净资产（时间限制或目的限制）
• 990 表格是非营利组织的主要年度合规申报文件 — 它是公开的，主要捐助者和监管机构都会阅读它
• 职能费用表是健康和公共服务组织必须披露的信息，强烈建议所有非营利组织披露
• 职能费用分配（计划、管理/一般、筹款）需要有记录的、可靠的方法
• 赠款会计要求单独跟踪每笔赠款：收到的现金、收取的费用、匹配要求和报告截止日期
• 实物捐赠（捐赠的货物、服务）如果符合认可标准，则必须按公允价值记录
• 如果您在一个财政年度的联邦补助支出超过 750,000 美元，则需要进行单次审计（OMB 统一指南）
• 董事会指定的资金在技术上不受限制——只有捐助者施加的限制才会产生受限的净资产

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非营利组织财务报表框架

非营利组织提供四种主要财务报表，与营利组织的资产负债表/损益表结构不同：

1.财务状况表（相当于资产负债表）

资产、负债和净资产。净资产分类为：

• 不受捐赠者限制的净资产（以前的“无限制”）
• 受捐赠者限制的净资产（以前“暂时限制”和“永久限制”合并，然后按类型披露）

2.活动报表（相当于损益表）

每个净资产类别的收入、收益、支出和变化。收入按是否受限制或不受限制进行分类。仅在无捐助者限制栏中报告费用（费用减少不受限制的净资产，而不是受限制的净资产——当满足限制时，受限制的资金将“解除限制”，在支出前从受限制转为不受限制）。

3.现金流量表

与营利性组织相同的三部分格式（运营、投资、融资），通常使用间接方法准备。

4.职能费用表

自愿健康和福利组织必需，强烈建议所有非营利组织使用。在列中显示按自然类别（工资、租金、用品）分类的支出，在行中按功能类别（计划服务、管理/一般、筹款）显示支出。

解除限制机制：

当捐赠者限制“青年计划”的捐赠时，您将该捐赠记录为限制收入。你把钱花在青少年项目上。当您花费它时，您会记录“满足目的限制”释放：借方净资产 - 受限制，贷方净资产 - 无限制。然后照常借记费用并贷记现金。费用出现在无捐赠者限制栏中，与捐赠者的预期目的相符。

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净资产分类的实践

无捐赠者限制：

大多数营业收入（会员费、活动收入、服务费、一般捐赠）不受限制。董事会指定的基金（董事会为特定目的预留资金）仍然不受捐助者限制，因为只有捐助者施加的限制才会产生有限的净资产。董事会可以随时取消指定其指定的基金；除非另有规定，否则捐助者施加的限制不得解除。

有捐赠者限制——有时间限制：

承诺在五年内支付 50,000 美元（第一年付款将于 7 月 1 日到期，第 2-5 年将在未来几年支付）会产生时间限制。全额质押的现值在收到质押时记录为限制收入，并在每次付款到期时解除限制。

有捐赠者限制——目的受限：

用于建造新计算机实验室的 200,000 美元拨款会产生用途限制。资金在用于计算机实验室之前受到限制。如果您收到全额 200,000 美元预付款并今年花费 75,000 美元，则年底时仍有 125,000 美元受限制净资产。

永久限制（捐赠）：

捐赠者限制的捐赠会产生永久受限的净资产——本金永久保留。只有捐赠主体产生的收入（投资回报）​​是可用的，并且本身可能受到时间或目的的限制。根据您所在州的《机构基金统一审慎管理法》(UPPMIFA) 规定核算捐赠活动。

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拨款会计：设置和合规性

赠款会计是非营利组织财务管理中技术要求最高的方面。每项补助金都有其独特之处：预算项目、合格和不合格费用、匹配要求、间接成本率、报告期和结清要求。

设立新补助金：

1. 在会计系统中为补助金创建项目或成本中心代码
2. 按行项目输入完整的拨款预算
3. 记录间接成本费率协议（联邦协商费率或最低 10% MTDC）
4. 建立预算跟踪来监控拨款预算的支出
5. 为所有报告截止日期（财务和计划）创建日历提醒
6. 确定现金管理要求——提款制度或报销基础

允许和不允许的成本：

联邦拨款（以及许多基金会拨款）指定了允许的费用类别。根据 OMB 统一指南 (2 CFR 200)，常见的不允许成本包括：娱乐、酒精、游说活动、罚款和处罚、坏账以及高于 IRS 基准的某些高管薪酬。确保您的会计科目表将不允许的成本类别分开，以便您可以轻松地将它们从拨款账单和报告中排除。

匹配要求：

许多赠款需要成本分摊或匹配承诺——通常来自非联邦来源的项目总成本的 25-50%。匹配可以是现金（您在项目上花费的不受限制的资金）或实物（按公允价值提供的志愿者时间、捐赠的物品、空间使用）。在您的会计系统中以与补助金支出相同的严格程度跟踪补助金的匹配捐款。未能满足匹配要求会危及未来的资助。

Draw-down procedures for federal grants:

大多数联邦拨款是通过支付管理系统（PMS）或拨款人特定系统进行管理的。仅根据实际现金需求提取资金——提取超过需要的资金会产生利息收入义务（您必须汇出持有超过 1 个工作日超过 500 美元的联邦基金的利息）。将每次提款与相应期间发生的费用进行核对。

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职能费用分配

职能费用表要求您按性质（您花的钱）和功能（您花的原因）对所有费用进行分类。功能类别有：

计划服务： 履行组织使命的活动。如果您经营职业培训、青年计划和住房援助，则每一项都是一个单独的计划服务类别。

管理和一般事务 (M&G)： 支持整个组织但不特定于任何计划或筹款的行政活动。包括首席执行官/首席财务官的时间、董事会治理、一般会计、法律以及所有部门使用的设施。

筹款： 募捐活动。包括开发人员、赠款写作、直邮活动、晚会活动（筹款部分）和捐助者关系管理。

分配方法：

明确属于一项职能的费用直接收取。联合成本（即具有多种功能的成本）必须使用系统且合理的方法进行分配。常见的分配基础：

学习时间要求：

对于工资分配，维护时间研究——按职能类别划分的实际时间表或记录员工如何分配时间的定期分配研究。项目总监将 80% 用于项目交付，20% 用于资助撰写，其工资将 80% 用于项目，20% 用于筹款。每年或当角色发生重大变化时更新时间研究。

75%+ 的计划比率基准：

监督组织（Charity Navigator、GuideStar、Better Business Bureau Wise Giving Alliance）部分根据项目服务费用的百分比来评估非营利组织。共同基准是 75% 或更高。如果你的职能分配方法合理，并且你的联合成本分配是合理的，那么你自然会实现你的计划比率的公平表述。

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实物捐助

捐赠的商品、服务和设施的使用可能会严重影响非营利组织的财务状况，应在满足认可标准时进行记录。

认可标准（ASU 2018-08 / ASC 958）：

实物捐赠在以下情况下予以确认： 公允价值可以合理确定且捐赠如果不捐赠通常需要购买。

捐赠的专业服务：

识别服务何时：(1) 创建或增强非金融资产，或 (2) 需要专门技能，由拥有这些技能的个人提供，并且如果不捐赠，通常会被购买。

合格的例子：提供无偿审计服务的注册会计师、提供法律建议的律师、捐赠装修工程的建筑公司。通常不符合条件的示例：一般志愿劳动（除非它取代了本来可以购买的工作）。

以公允价值记录——您在公开市场上为相同服务支付的价格。借记费用账户（专业服务、设施等）并贷记实物捐助收入。净效应为零，但收入和费用均得到适当披露。

捐赠物品：

公允价值价值（您通常购买类似商品的市场售价）。捐赠 500 台笔记本电脑的价值按同类二手笔记本电脑的当前市场价格计算，而不是原始零售价或捐赠者的账面价值。

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990 表格的准备和合规

990 表格是一份公开文件。任何人都可以向 IRS 请求或通过 ProPublica Nonprofit Explorer 或 GuideStar 访问它。主要捐助者、基金会项目官员和调查记者阅读了 990 表格。准确、透明和专业的 990 准备既是合规要求，也是声誉管理的必要条件。

990 申请门槛：

关键 990 时间表：

• 附表 A： 公众支持测试计算（组织必须表现出广泛的公众支持以维持公共慈善地位）
• 附表 B： 捐助者名单（超过阈值的主要捐助者）
• 附表 D： 补充财务报表（捐赠调节、保护地役权）
• 附表 F： 美国境外的活动（外国赠款、外国银行账户）
• 时间表 G： 筹款活动和游戏
• 附表 H： 仅限医院 — 社区福利报告
• 附表 L： 与利益相关者（董事会成员、主要员工、关联方）的交易
• 附表 O： 补充信息（解释核心表格上的许多叙述性问题）

薪酬披露：

990 表第七部分要求披露支付给管理人员、董事、关键员工以及收入超过 100,000 美元的五名最高薪酬员工的薪酬。这是完全公开的。确保通过可比数据流程（通过薪资调查记录董事会批准）设定薪酬，以满足 IRC 4958 下可反驳的合理性推定。

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单次审核要求

在一个财政年度中花费 750,000 美元或以上联邦奖励的非营利组织除了定期财务报表审计外，还必须接受单一审计（以前称为 A-133 审计）。

单一审核测试内容：

• 财务报表（与定期审计相同）
• 对联邦计划的内部控制
• 遵守每个主要计划的联邦计划要求

主要项目确定：

审计员使用基于风险的方法根据联邦总支出确定“主要计划”。从单一计划中获得巨额联邦资助的组织（例如，启蒙计划受资助者）几乎肯定会将该计划作为主要计划进行测试。

准备单次审核：

维护联邦奖励支出表 (SEFA) — 年内支出的所有联邦奖励的完整列表，包括：CFDA 编号、联邦机构、传递实体（如果有）、奖励标识和总支出。每季度（而不仅仅是在年底）将 SEFA 与总账进行核对。

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常见问题

资金余额和净资产有什么区别？

基金余额和净资产本质上是同一概念——资产和负债的区别——但术语不同。传统的基金会计使用“基金余额”来描述每个基金的权益。现代非营利会计（遵循 FASB ASC 958）使用按捐助者限制分类的“净资产”。许多非营利组织仍然使用基于基金的内部跟踪（每个计划、拨款或限制目的都有单独的基金），同时在外部财务报表中提交 FASB 要求的净资产分类。

董事会指定的资金可以用于任何目的吗？

是的——这就是他们“不受捐助者限制”的原因。董事会在内部指定资金用于战略目的（建筑储备、设备更换、运营储备），但董事会可以撤销这些指定。如果组织面临现金危机，董事会可以投票决定将指定资金用于运营目的。相比之下，未经捐助者同意或未满足限制条件，捐助者限制资金不能重新部署。

如何处理需要将计划收入退还给资助者的资助？

计划收入（例如，向联邦资助计划的参与者收取的费用）可能会受到资助者的要求 - 一些资助要求将计划收入添加到资助预算中，从赠款提取中扣除，或退还给资助者。仔细审查您的奖励条款。使用赠款项目代码在您的会计系统中单独记录项目收入。根据赠款条款对待它——如果它减少了提款，您的下一次提款应该减少收到的计划收入。

不按时提交 990 表格会有什么后果？

对于总收入低于 100 万美元的组织，逾期提交的罚款为每天 20 美元；对于较大的组织，罚款为每天 100 美元（最高 50,000 美元）。更重要的是，连续三年未能提交申请将导致自动撤销免税地位。撤销后恢复需要重新申请（表格 1023 或 1024）并缴纳恢复费，并且您在撤销期间无法获得免税供款。

非营利组织应如何核算多年补助金？

如果多年赠款有无条件付款承诺（赠款人承诺所有年份的预付款），请将所有未来付款的现值记录为赠款当年的收入。该折扣对应收认捐产生了折扣。在质押期内累计利息收入折扣。每年的实际付款都会减少质押应收款。如果赠款是有条件的（未来付款取决于绩效、报告或赠款人持续的酌情权），则仅在满足条件时确认收入。

哪些内部控制对于非营利组织最重要？

关键控制措施包括：对超过阈值（通常为 5,000 至 10,000 美元）的支出进行双重签名、董事会财务委员会对每月财务报表的审查、现金处理职责的分离（不同的人授权付款、记录交易和核对银行账户）、由与产生费用的项目人员不同的财务人员进行记录的补助金费用审查、董事会对与相关方的任何交易的批准以及年度独立审计或审查。

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后续步骤

非营利基金会计需要专业知识，将会计技术知识与对非营利监管要求、赠款合规性和使命驱动组织的独特需求的理解结合起来。许多非营利组织依赖未经非营利组织特定培训的会计人员，导致合规差距、审计结果和财务报表错误，从而损害资助者和监管机构的信誉。

ECOSIRE 的会计团队提供非营利性财务管理支持 - 从基本簿记和拨款跟踪到 990 表格准备、单一审计准备和董事会级财务报告。我们支持各种规模的非营利组织，从预算为 20 万美元的社区组织到拥有数百万美元联邦拨款的地区非营利组织。

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