Post-Implementation ERP Optimization: Getting Full Value After Go-Live

زیادہ تر تنظیمیں گو لائیو کے بعد اپنی ERP صلاحیتوں کا صرف 40-60 فیصد استعمال کرتی ہیں۔ ابتدائی نفاذ پرانے نظام کو تبدیل کرنے پر توجہ مرکوز کرتا ہے --- نئی ٹیکنالوجی میں موجودہ عمل کو نقل کرنے پر۔ حقیقی اصلاح گو لائیو کے بعد شروع ہوتی ہے، جب صارفین سسٹم کو اس کی پوری صلاحیت سے فائدہ اٹھانے کے لیے اچھی طرح سمجھتے ہیں۔

گارٹنر کی تحقیق سے پتہ چلتا ہے کہ نفاذ کے بعد کی اصلاح میں سرمایہ کاری کرنے والی تنظیمیں اپنے ERP سے 20-30 فیصد زیادہ ROI حاصل کرتی ہیں جو کہ لائیو کے فوراً بعد اگلے پراجیکٹ پر جاتی ہیں۔ یہ گائیڈ چھ جہتوں میں اصلاح کے لیے ایک منظم طریقہ فراہم کرتا ہے۔

---

نفاذ کے بعد کی اصلاح کی ٹائم لائن

---

طول و عرض 1: عمل کی تطہیر

اصلاح کے مواقع کی نشاندہی کرنا

3-6 ماہ کے لائیو آپریشن کے بعد، پیٹرن ابھرتے ہیں جو اصلاح کے مواقع کو ظاہر کرتے ہیں:

دستی کام ابھی بھی استعمال میں ہے:

• اسپریڈ شیٹس ERP کے ساتھ ساتھ رکھی جاتی ہیں۔
• سسٹم ورک فلو کے بجائے ای میل پر مبنی منظوری
• دستی ڈیٹا انٹری جو خودکار ہوسکتی ہے۔
• بلٹ ان رپورٹنگ استعمال کرنے کے بجائے ایکسل کو ایکسپورٹ کرکے رپورٹس تیار کی جاتی ہیں۔

** عمل میں رکاوٹیں:**

• ایسے اقدامات جو عمل میں مسلسل تاخیر کرتے ہیں۔
• ورک فلو میں مخصوص پوائنٹس پر بار بار غلطیاں
• بعض عملوں کے بارے میں سپورٹ ٹکٹوں کی زیادہ مقدار
• ایسے عمل جو نئے نظام میں پرانے سے زیادہ وقت لیتے ہیں۔

آپٹیمائزیشن اسسمنٹ فریم ورک:

فوری جیت (ماہ 3-6)

ان اصلاحوں کے لیے عام طور پر کم سے کم کوشش کی ضرورت ہوتی ہے لیکن فوری قیمت فراہم کرتے ہیں:

1. فی الحال دستی طور پر بتائے گئے واقعات کے لیے خودکار ای میل اطلاعات کو ترتیب دیں
2. دستی رپورٹ جنریشن کو تبدیل کرنے کے لیے **شیڈول رپورٹس مرتب کریں۔
3. عام طور پر استعمال ہونے والے ڈیٹا سب سیٹس کے لیے محفوظ کردہ فلٹرز اور ویوز بنائیں
4. ریئل ٹائم KPI مرئیت کے لیے **ڈیش بورڈ ویجٹس کو کنفیگر کریں۔
5. خودکار بار بار چلنے والے لین دین (ماہانہ جمع، معیاری جرنل اندراجات)

---

طول و عرض 2: فیچر اپنانا

صلاحیت کا اندازہ

زیادہ تر ERPs سینکڑوں خصوصیات کے ساتھ بھیجتے ہیں۔ سہ ماہی صلاحیت کا جائزہ لیں:

فیزڈ فیچر رول آؤٹ

منظم لہروں میں نئی خصوصیات کو رول آؤٹ کریں، ایک ساتھ نہیں:

ویو 1 (ماہ 3-6): خصوصیات جو موجودہ دستی اقدامات کو خودکار کرتی ہیں

• خودکار بینک مفاہمت
• خودکار ادائیگی کی مماثلت
• شیڈول رپورٹ کی تقسیم
• ورک فلو پر مبنی منظوری

ویو 2 (ماہ 6-9): خصوصیات جو مرئیت کو بہتر کرتی ہیں۔

• ایگزیکٹو ڈیش بورڈز
• بجٹ بمقابلہ اصل رپورٹنگ
• سیلف سروس کے لیے کسٹمر پورٹل
• انوائس جمع کرانے کے لیے وینڈر پورٹل

ویو 3 (ماہ 9-12): خصوصیات جو نئی صلاحیتوں کو فعال کرتی ہیں

• اعلی درجے کے تجزیات اور پیشن گوئی
• ملٹی کمپنی کنسولیڈیشن
• اعلی درجے کی مینوفیکچرنگ پلاننگ
• پروجیکٹ اکاؤنٹنگ

---

ڈائمینشن 3: پرفارمنس ٹیوننگ

گو لائیو کے بعد عام کارکردگی کے مسائل

پرفارمنس مانیٹرنگ چیک لسٹ

• ڈیٹا بیس کے استفسار کی کارکردگی کی نگرانی کی گئی (سست استفسار لاگ فعال)
• درخواست کے جواب کے اوقات کو ٹریک کیا گیا (p95 لیٹنسی بذریعہ اختتامی نقطہ)
• وسائل کے استعمال کے ڈیش بورڈز ترتیب دیے گئے (CPU، میموری، ڈسک، نیٹ ورک)
• کارکردگی میں کمی کے لیے خودکار الرٹس
• رجحان کے تجزیہ کے ساتھ ماہانہ کارکردگی کا جائزہ
• ترقی کے تخمینوں پر مبنی سالانہ صلاحیت کی منصوبہ بندی

---

طول و عرض 4: صارف کی مہارت کی ترقی

ابتدائی تربیت سے آگے

ابتدائی تربیت صارفین کو سسٹم کو استعمال کرنے کا طریقہ سکھاتی ہے۔ جاری ترقی انہیں سکھاتی ہے کہ اسے کیسے استعمال کیا جائے۔

** مہارت کی ترقی کا پروگرام:**

ٹریک کرنے کے لیے میٹرکس:

• فی صارف ٹکٹ کا حجم سپورٹ کریں (وقت کے ساتھ ساتھ کم ہونا چاہیے)
• عمل کی تکمیل کا وقت فی صارف (کم ہونا چاہیے)
• فی صارف استعمال کی وسعت (بڑھنا چاہئے)
• سیلف سروس ریزولوشن کی شرح (بڑھنا چاہئے)

---

طول و عرض 5: ڈیٹا کوالٹی مینجمنٹ

جاری ڈیٹا گورننس کا قیام

فعال انتظام کے بغیر وقت کے ساتھ ڈیٹا کا معیار گر جاتا ہے۔ نفاذ کے بعد حکمرانی قائم کرنے کا بہترین وقت ہے۔

ڈیٹا کوالٹی سکور کارڈ:

ڈیٹا اسٹیورڈ کی ذمہ داریاں:

• ان کے ڈومین کے لیے ڈیٹا کوالٹی میٹرکس کی نگرانی کریں۔
• معیار کے مسائل کی چھان بین اور حل کریں۔
• نئے ڈیٹا انٹری کے لیے توثیق کے قواعد کی وضاحت کریں۔
• ماسٹر ڈیٹا تبدیلیوں کو منظور کریں (نئے گاہک، فروش، مصنوعات)
• سہ ماہی ڈیٹا کے معیار کے جائزے کا انعقاد کریں۔

---

طول و عرض 6: انضمام میں اضافہ

ابتدائی انضمام سے آگے

ابتدائی انضمام عام طور پر گو لائیو کے لیے درکار کم از کم کا احاطہ کرتے ہیں۔ نفاذ کے بعد توسیع کا وقت ہے۔

انضمام کی پختگی کی ترقی:

---

اپنا آپٹیمائزیشن بزنس کیس بنانا

بجٹ اور وسائل کو محفوظ بنانے کے لیے اصلاح کی قدر کا اندازہ لگائیں:

---

آپٹیمائزیشن گورننس

سہ ماہی جائزہ کیڈنس

ہر سہ ماہی میں، ERP اسٹیئرنگ کمیٹی کو جائزہ لینا چاہیے:

1. سسٹم کے استعمال کے میٹرکس اور اپنانے کے رجحانات
2. Outstanding optimization opportunities
3. صارف کی اطمینان کے سروے کے نتائج
4. کارکردگی کی پیمائش اور رجحانات
5. آنے والی وینڈر ریلیز اور نئی خصوصیات
6. اگلی سہ ماہی کے لیے بجٹ اور وسائل کی تقسیم

---

متعلقہ وسائل

• ERP Go-Live Checklist --- گو لائیو عمل درآمد
• ERP ٹریننگ پروگرام ڈیزائن --- جاری تربیتی حکمت عملی
• ERP تبدیلی کی درخواست کا انتظام --- اضافہ کی درخواستوں کا انتظام کرنا
• ڈیجیٹل میچورٹی اسیسمنٹ --- اصلاح کے بعد دوبارہ تشخیص

---

ERP کے نفاذ کا منصوبہ براہ راست ختم ہوتا ہے۔ ERP کی اصلاح کا سفر اس کے فوراً بعد شروع ہوتا ہے۔ وہ تنظیمیں جو نفاذ کے بعد کی اصلاح میں سرمایہ کاری کرتی ہیں وہ اپنی ERP سرمایہ کاری سے 2-3x زیادہ قیمت حاصل کرتی ہیں جو کہ گو لائیو پر رک جاتی ہیں۔ ECOSIRE سے رابطہ کریں عمل درآمد کے بعد کی اصلاح کی تشخیص اور منصوبہ بندی کے لیے۔