Odoo ہیلپ ڈیسک: ایک پروفیشنل ٹکٹنگ سسٹم بنائیں

یہ گائیڈ Odoo 19 میں ایک پیشہ ور ٹکٹنگ سسٹم کی مکمل ترتیب کا احاطہ کرتا ہے، ابتدائی سیٹ اپ سے لے کر جدید آٹومیشن کے ذریعے جو 3 افراد کی سپورٹ ٹیم سے 100 ایجنٹوں کے آپریشن تک پیمانہ ہوتا ہے۔

اہم ٹیک ویز

• SLA پالیسیوں کو بڑھنے کے اصولوں کے ساتھ ترتیب دیں جو ردعمل اور حل کی آخری تاریخ کو نافذ کرتی ہیں۔
• راؤنڈ رابن، لوڈ بیلنسنگ، یا مہارت پر مبنی روٹنگ کا استعمال کرتے ہوئے خودکار ٹکٹ اسائنمنٹ مرتب کریں
• ایک کسٹمر پورٹل بنائیں جہاں صارف ٹکٹ جمع کرواسکیں، ٹریک کرسکیں اور ریٹ کر سکیں
• ای میل عرفی نام بنائیں جو ان باؤنڈ ای میلز کو منظم ٹکٹوں میں تبدیل کریں۔
• ہینڈلنگ کے وقت کو 40-60% تک کم کرنے کے لیے عام مسائل کے لیے ڈبہ بند جوابات تعینات کریں
• ٹائر 1، ٹائر 2، اور انجینئرنگ کے درمیان بڑھنے والے راستوں کے ساتھ ملٹی ٹیم سپورٹ ڈیزائن کریں
• رپورٹنگ ڈیش بورڈز بنائیں جو SLA کی تعمیل، ایجنٹ کی کارکردگی، اور کسٹمر کی اطمینان کو ٹریک کریں
• مکمل کسٹمر سیاق و سباق کے لیے نالج بیس، CRM، اور سیلز کے ساتھ ہیلپ ڈیسک کو مربوط کریں۔

---

ہیلپ ڈیسک ٹیم آرکیٹیکچر

موثر مدد کی بنیاد ایک اچھی طرح سے ڈیزائن کردہ ٹیم ڈھانچہ ہے۔ Odoo Helpdesk متعدد ٹیموں کو سپورٹ کرتا ہے، ہر ایک کی اپنی کنفیگریشن، SLA پالیسیاں، اور تفویض کے اصول۔

سپورٹ ٹیمیں بنانا

Helpdesk> Configuration> Helpdesk Teams پر جائیں اور اپنے سپورٹ ماڈل کی بنیاد پر ٹیمیں بنائیں:

ٹیم کنفیگریشن کے اختیارات

ہر ٹیم کے پاس ایک جامع کنفیگریشن پینل ہوتا ہے:

ای میل عرف: ایک منفرد ای میل پتہ تفویض کریں (جیسے، [email protected]، [email protected])۔ اس پتے پر بھیجی گئی ہر ای میل خود بخود متعلقہ ٹیم میں ایک ٹکٹ بناتی ہے جس میں بھیجنے والے کو بطور صارف، مضمون کو ٹکٹ کے عنوان کے طور پر، اور ای میل کا باڈی تفصیل کے طور پر۔

ویب سائٹ فارم: اپنے کسٹمر پورٹل میں ٹکٹ جمع کرانے کا فارم شامل کرنے کے لیے "ویب سائٹ فارم" کو فعال کریں۔ کنفیگر کریں کہ فارم پر کون سے فیلڈز نظر آتے ہیں — خودکار روٹنگ کو فعال کرنے کے لیے ٹکٹ کی قسم، ترجیح، اور پروڈکٹ کے لیے ڈراپ ڈاؤن انتخاب شامل کریں۔

لائیو چیٹ: اوڈو لائیو چیٹ کو ہیلپ ڈیسک ٹیم سے مربوط کریں۔ جب لائیو چیٹ گفتگو ختم ہوتی ہے، تو آپریٹر اسے ایک کلک کے ساتھ ٹکٹ میں تبدیل کر سکتا ہے۔ سیاق و سباق کو محفوظ رکھتے ہوئے چیٹ کی پوری نقل ٹکٹ کی تفصیل بن جاتی ہے۔

اختتامی مراحل: وضاحت کریں کہ SLA کیلکولیشن کے مقاصد کے لیے کون سے مراحل ٹکٹ کو "بند" کے طور پر نشان زد کرتے ہیں۔ عام طور پر، "حل شدہ" اور "منسوخ" اختتامی مراحل ہیں۔

---

SLA پالیسی کنفیگریشن

SLA پالیسیاں آپ کی خدمت کے وعدوں کی وضاحت کرتی ہیں اور آپ کی سپورٹ ٹیم کے اندر جوابدہی پیدا کرتی ہیں۔

SLA پالیسیوں کی وضاحت

ہیلپ ڈیسک> کنفیگریشن> SLA پالیسیاں پر جائیں اور ہر ٹیم کے لیے پالیسیاں بنائیں:

SLA کے مراحل اور پیمائش

ہر SLA پالیسی ٹکٹ کے مراحل کے ذریعے پیش رفت کو ٹریک کرتی ہے۔ "پہنچنے" کے مراحل کو ترتیب دیں - جب ٹکٹ ہدف کے وقت کے اندر ایک طے شدہ مرحلے تک پہنچ جاتا ہے، SLA کو پورا کیا جاتا ہے۔ مثال کے طور پر:

• پہلا جواب SLA: ٹکٹ بنانے سے لے کر پہلے عوامی جواب تک ماپا گیا (گاہک کو پیغام)
• ریزولوشن SLA: ٹکٹ بنانے سے لے کر "حل شدہ" مرحلے تک پہنچنے تک ماپا جاتا ہے۔
• Escalation SLA: ٹکٹ بنانے سے لے کر اسکیلیشن ایکشن تک کی پیمائش اگر حد کے اندر حل نہ ہو

SLA اسکیلیشن آٹومیشن

SLA کی آخری تاریخ کے قریب آنے پر خودکار اضافہ کو ترتیب دیں:

1. بقیہ SLA وقت کے 50% پر: تفویض کردہ ایجنٹ کو اندرونی اطلاع بھیجیں ("ٹکٹ SLA کی آخری تاریخ کے قریب پہنچ رہا ہے")
2. SLA وقت کے 80% باقی پر: ٹیم لیڈر کو مطلع کریں اور کنبن ویو میں ٹکٹ کو نمایاں کریں
3. SLA کی خلاف ورزی پر: خودکار طور پر ٹیم لیڈر کو دوبارہ تفویض کریں، سپورٹ مینیجر کو الرٹ بھیجیں، ترجیح کو "ارجنٹ" میں تبدیل کریں۔
4. 2x SLA وقت پر: محکمہ کے سربراہ کو مطلع کریں، روزانہ کی بڑھتی ہوئی رپورٹ میں شامل کریں

SLA ڈیڈ لائن فیلڈ سے متعلق وقت پر مبنی محرکات کے ساتھ Odoo خودکار کارروائیوں کا استعمال کرتے ہوئے ان کو نافذ کریں۔

---

خودکار ٹکٹ اسائنمنٹ

دستی ٹکٹ کی تفویض رکاوٹیں اور ناہموار کام کا بوجھ پیدا کرتی ہے۔ Odoo متعدد خودکار تفویض کی حکمت عملیوں کی حمایت کرتا ہے۔

راؤنڈ رابن اسائنمنٹ

آسان ترین طریقہ تمام ٹیم ممبران میں ٹکٹوں کو یکساں طور پر تقسیم کرتا ہے۔ تفویض کے طریقہ کے طور پر "متوازن" کو منتخب کرکے ٹیم کی ترتیب کے تحت فعال کریں۔ Odoo ہر ایجنٹ کے موجودہ کھلے ٹکٹوں کی گنتی کو ٹریک کرتا ہے اور کم سے کم کھلی اشیاء کے ساتھ ایجنٹ کو نئے ٹکٹ تفویض کرتا ہے۔

مہارت پر مبنی روٹنگ

ٹیکنیکل سپورٹ ٹیموں کے لیے، مہارت پر مبنی روٹنگ ٹکٹوں کی صحیح ماہر تک پہنچنے کو یقینی بناتی ہے۔ Helpdesk> Configuration> Skills کے تحت مہارتوں کو ترتیب دیں اور انہیں ٹیم کے اراکین کو تفویض کریں:

جب کوئی ٹکٹ مماثل حالات کے ساتھ آتا ہے، تو Odoo اسے موجودہ کام کے بوجھ سے متوازن، متعلقہ مہارت والے ایجنٹ کے پاس بھیجتا ہے۔

کسٹمر کے لیے مخصوص اسائنمنٹ

پریمیئم صارفین کے لیے، سرشار ایجنٹ اسائنمنٹ کو ترتیب دیں۔ گاہک کے رابطہ ریکارڈ پر، ایک "ڈیڈیکیٹڈ سپورٹ ایجنٹ" فیلڈ سیٹ کریں۔ ایک خودکار کارروائی بنائیں جو اس گاہک سے ٹکٹس براہ راست ان کے مخصوص ایجنٹ کو تفویض کرتی ہے، عام روٹنگ کی قطار کو نظرانداز کرتے ہوئے۔

کاروباری اوقات اور دستیابی۔

ٹیم کی ترتیبات کے تحت فی ٹیم کاروباری اوقات ترتیب دیں۔ SLA ٹائمر صرف کاروباری اوقات کے دوران شمار ہوتے ہیں — 4 گھنٹے کے SLA کے ساتھ جمعہ شام 5 بجے بنایا گیا ٹکٹ پیر کی دوپہر 1 بجے تک (سوم سے جمعہ 9-5 کاروباری اوقات فرض کرتے ہوئے) کی خلاف ورزی نہیں کرتا۔ اگر آپ کی ٹیم سورج کی پیروی کی کوریج کو یقینی بنانے کے لیے متعدد ٹائم زونز پر محیط ہے تو انفرادی ایجنٹ کے نظام الاوقات کو ترتیب دیں۔

---

کسٹمر پورٹل اور سیلف سروس

ایک کسٹمر پورٹل صارفین کو جوابات تلاش کرنے اور مسائل کو آزادانہ طور پر ٹریک کرنے کے لیے بااختیار بنا کر ٹکٹوں کے حجم کو کم کرتا ہے۔

پورٹل کنفیگریشن

ہیلپ ڈیسک> کنفیگریشن> سیٹنگز کے تحت کسٹمر پورٹل کو فعال کریں۔ صارفین کر سکتے ہیں:

• فائل اٹیچمنٹ، ترجیحی انتخاب، اور پروڈکٹ/کیٹیگری ڈراپ ڈاؤن کے ساتھ ویب فارم کے ذریعے ٹکٹس جمع کروائیں
• اسٹیٹس اپ ڈیٹس، تفویض کردہ ایجنٹ کا نام، اور SLA کی پیشرفت کے ساتھ اصل وقت میں ٹکٹوں کو ٹریک کریں**
• ای میل بھیجے بغیر اٹیچمنٹ سمیت ان کے ٹکٹ میں پیغامات شامل کر کے **مواصلات کریں۔
• ماضی کے تمام ٹکٹوں کی تاریخ دیکھیں، تلاش کے قابل اور حیثیت، تاریخ اور زمرہ کے لحاظ سے فلٹر کے قابل
• ٹکٹ کی بندش کے بعد اطمینان بخش سروے کے ساتھ ریٹ ریزولوشن (1-5 ستاروں کے علاوہ تبصرہ)

نالج بیس انٹیگریشن

سیلف سروس مضامین فراہم کرنے کے لیے ہیلپ ڈیسک کو نالج ایپ سے مربوط کریں۔ جب کوئی گاہک ٹکٹ کا مضمون ٹائپ کرنا شروع کرتا ہے، تو Odoo متعلقہ علمی مضامین تجویز کرتا ہے جو ٹکٹ جمع کرائے بغیر ان کا مسئلہ حل کر سکتے ہیں۔ یہ ڈیفلیکشن میکانزم عام مسائل کے لیے ٹکٹوں کے حجم کو 15-30% تک کم کر سکتا ہے۔

ٹکٹ کے زمرے کی بنیاد پر علمی مضمون کی تجاویز کو ترتیب دیں۔ اگر کوئی صارف "پاس ورڈ ری سیٹ" کو اپنی ٹکٹ کی قسم کے طور پر منتخب کرتا ہے، تو فارم کو مکمل کرنے سے پہلے فوری طور پر پاس ورڈ ری سیٹ گائیڈ ڈسپلے کریں۔

پورٹل حسب ضرورت

ویب سائٹ> کنفیگریشن> کسٹمائز کے تحت اپنے برانڈ سے ملنے کے لیے پورٹل کی ظاہری شکل کو حسب ضرورت بنائیں۔ اپنا لوگو، برانڈ کے رنگ، اور حسب ضرورت CSS شامل کریں۔ اپنے سپورٹ سینٹر کے لیے ایک لینڈنگ صفحہ بنائیں جس میں شامل ہیں: ٹکٹ جمع کرانے کا فارم، نالج بیس سرچ، اکثر پوچھے گئے سوالات کا سیکشن، رابطہ کی معلومات، اور کاروباری اوقات۔

---

ڈبہ بند جوابات اور رسپانس ٹیمپلیٹس

ڈبہ بند جوابات پہلے سے لکھے ہوئے جوابات ہیں جنہیں ایجنٹ ایک کلک کے ساتھ منتخب کرتے ہیں، مستقل مزاجی کو برقرار رکھتے ہوئے ردعمل کے وقت کو ڈرامائی طور پر کم کرتے ہیں۔

ایک ڈبہ بند رسپانس لائبریری کی تعمیر

ہیلپ ڈیسک> کنفیگریشن> ڈبہ بند جوابات پر جائیں اور اپنی سب سے عام ٹکٹ کی اقسام کے لیے جوابات تخلیق کریں:

متحرک جگہ دار

ڈبہ بند جوابات متحرک پلیس ہولڈرز کی حمایت کرتے ہیں جو ہر پیغام کو ذاتی بناتے ہیں:

• ${ticket.partner_id.name} — گاہک کا نام
• ${ticket.name} — ٹکٹ کا حوالہ نمبر
• ${ticket.user_id.name} — تفویض کردہ ایجنٹ کا نام
• ${ticket.team_id.name} — سپورٹ ٹیم کا نام
• ${ticket.sla_deadline} — SLA ہدف کی تاریخ

ایک ڈبہ بند جواب یہ پڑھ سکتا ہے: "ہیلو $\\{ticket.partner_id.name\\}، $\\{ticket.team_id.name\\} سے رابطہ کرنے کا شکریہ۔ آپ کا ٹکٹ $\\{ticket.name\\} $\\{ticket.user_id.name\\} کو تفویض کیا گیا ہے جو ہماری SLA عزم کے مطابق تحقیقات کرے گا اور جواب دے گا۔ آپ کسی بھی وقت اپنے کسٹمر پورٹ کے ذریعے پیشرفت کو ٹریک کر سکتے ہیں۔"

کی بورڈ شارٹ کٹس

ایجنٹوں کو شارٹ کٹ ٹرگر استعمال کرنے کی تربیت دیں (ٹائپ کریں : اس کے بعد رسپانس شارٹ کوڈ) ڈبہ بند جوابات داخل کرنے کے لیے۔ یہ تجربہ کار ایجنٹوں کے لیے رسپانس لسٹ کو براؤز کرنے سے زیادہ تیز ہے۔ شارٹ کوڈز کو منطقی طور پر ترتیب دیں: مبارکباد کے لیے :greet، :reset پاس ورڈ دوبارہ ترتیب دینے کے لیے، :refund رقم کی واپسی کی پالیسی کے لیے۔

---

ملٹی ٹیم اسکیلیشن ورک فلوز

پیچیدہ سپورٹ آپریشنز کے لیے ٹیموں کے درمیان ہموار اضافے کی ضرورت ہوتی ہے۔

اسکیلیشن پاتھ ڈیزائن

Customer → Tier 1 (General)
              ↓ Cannot resolve in 4 hours
           Tier 2 (Technical)
              ↓ Requires code change
           Tier 3 (Engineering)
              ↓ Impacts billing
           Billing Support

اضافہ کنفیگر کرنا

ہر ٹیم کی پائپ لائن میں ایک "Escalation" مرحلہ بنائیں۔ جب کوئی ایجنٹ اس مرحلے پر ٹکٹ منتقل کرتا ہے، تو ایک خودکار کارروائی:

1. منزل کی ٹیم کو ٹکٹ کی کاپی کرتا ہے (تمام تاریخ اور منسلکات کو محفوظ کرتے ہوئے)
2. اضافہ کی وجہ اور کیا آزمایا گیا ہے کے ساتھ ایک اندرونی نوٹ شامل کرتا ہے۔
3. منزل ٹیم لیڈر کو مطلع کرتا ہے۔
4. اضافہ کی وضاحت کرنے والے پیغام کے ساتھ گاہک کو اپ ڈیٹ کرتا ہے۔
5. موجودہ ٹیم کے SLA ٹائمر کو روکتا ہے اور منزل ٹیم کا ٹائمر شروع کرتا ہے۔

کراس ٹیم کی مرئیت

مشترکہ خیالات کو ترتیب دیں تاکہ ٹائر 1 کے ایجنٹ ٹکٹوں کا اسٹیٹس دیکھ سکیں جو انہوں نے ٹائر 2 تک بڑھایا ہے۔ یہ صارفین کو اپنے مسئلے کی دوبارہ وضاحت کرنے سے روکتا ہے اگر وہ اسٹیٹس اپ ڈیٹ کے لیے ٹائر 1 سے رابطہ کرتے ہیں۔ Odoo کا "فالونگ" میکانزم استعمال کریں — جب کوئی ایجنٹ بڑھتا ہے، تو وہ خود بخود منزل کی ٹیم میں ٹکٹ کی پیروی کرتے ہیں۔

---

رپورٹنگ اور کارکردگی کے تجزیات

ایجنٹ پرفارمنس ڈیش بورڈ

ہیلپ ڈیسک> رپورٹنگ کے تحت ایجنٹ کی کارکردگی سے باخبر رہنا:

رجحان کا تجزیہ

پیٹرن کی شناخت کے لیے وقت کے ساتھ میٹرکس کو ٹریک کریں:

• ہفتہ کے دن کے حساب سے حجم: عملہ اس کے مطابق (بہت سے کاروبار پیر کی بڑھتی ہوئی تعداد کو دیکھتے ہیں)
• ٹکٹ کی قسم کے لحاظ سے حجم: سب سے زیادہ سپورٹ بوجھ پیدا کرنے والے پروڈکٹ کے علاقوں کی شناخت کریں۔
• کیٹیگری کے لحاظ سے ریزولیوشن ٹائم: ایسے علاقے تلاش کریں جہاں بہتر دستاویزات سے ہینڈلنگ کا وقت کم ہوسکتا ہے۔
• سی ایس اے ٹی بذریعہ ایجنٹ: کوچنگ کے مواقع کی شناخت کریں اور بہترین کارکردگی کا مظاہرہ کرنے والوں کو پہچانیں۔
• اضافے کی شرح: اگر ٹائر 1 کے 20% ٹکٹ بڑھتے ہیں، تربیت یا علم کی بنیاد میں فرق موجود ہے

خودکار ہفتہ وار رپورٹ

ایک طے شدہ کارروائی کو ترتیب دیں جو ہفتہ وار سپورٹ میٹرکس کو مرتب کرتی ہے اور انہیں ہر پیر کی صبح سپورٹ مینیجر کو بھیجتی ہے۔ شامل کریں: کل ٹکٹ بنائے گئے، بند کیے گئے اور کھلے ہوئے؛ SLA تعمیل کا فیصد؛ اوسط CSAT سکور؛ سب سے اوپر 5 ٹکٹ کے زمرے؛ سب سے زیادہ اور سب سے کم کارکردگی کے ساتھ ایجنٹ؛ اور اضافہ کی شرح.

---

دیگر اوڈو ماڈیولز کے ساتھ انضمام

ہیلپ ڈیسک + CRM

ہیلپ ڈیسک ٹکٹوں کو CRM مواقع سے لنک کریں۔ جب ایک سپورٹ ٹکٹ کسی امکان سے آتا ہے (کوئی ایسا شخص جس کے پاس فعال موقع ہو)، Odoo سیلز پرسن کو الرٹ کرتا ہے۔ یہ غیر حل شدہ تکنیکی خدشات کی وجہ سے سودے کو رک جانے سے روکتا ہے۔ سیلز پرسن موقع کی چیٹر سے معاون تعاملات دیکھ سکتا ہے۔

ہیلپ ڈیسک + سیلز

ٹکٹ کے منظر سے گاہک کی خریداری کی تاریخ دیکھیں۔ یہ سیاق و سباق ایجنٹوں کو متعلقہ مدد فراہم کرنے میں مدد کرتا ہے — رقم کی واپسی کی درخواست کو سنبھالنے والا ایجنٹ ایپلیکیشنز کو تبدیل کیے بغیر فوری طور پر اصل آرڈر، ادائیگی کا طریقہ اور ترسیل کی حیثیت دیکھ سکتا ہے۔

ہیلپ ڈیسک + نالج

نالج انٹیگریشن دو طرفہ طور پر کام کرتا ہے: ایجنٹ ٹکٹوں کا جواب دیتے ہوئے نالج بیس کو تلاش کر سکتے ہیں، اور وہ ٹکٹ کی ریزولوشنز سے براہ راست علم کے نئے مضامین بنا سکتے ہیں۔ جب کوئی ایجنٹ کسی نئے مسئلے کو حل کرتا ہے، تو وہ "آرٹیکل بنائیں" پر کلک کرتے ہیں تاکہ مستقبل کے حوالے کے لیے اپنی ریزولیوشن کو علم کی بنیاد کے اندراج میں تبدیل کر سکیں۔

ہیلپ ڈیسک + ٹائم شیٹس

ہیلپ ڈیسک ٹکٹوں پر ٹائم شیٹ ٹریکنگ کو فعال کریں تاکہ اصل امدادی اخراجات کی پیمائش کی جا سکے۔ ایجنٹس براہ راست ٹکٹوں پر لاگ ان وقت لگاتے ہیں، جو پراجیکٹ ٹائم شیٹس اور انوائسنگ پر جاتا ہے۔ یہ خاص طور پر ان سروس کمپنیوں کے لیے قابل قدر ہے جو امدادی اوقات کا بل دیتی ہیں یا فی گاہک سپورٹ لاگت کو ٹریک کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔

---

اکثر پوچھے گئے سوالات

میں کتنی ہیلپ ڈیسک ٹیمیں بناؤں؟

اپنے حقیقی معاون ڈھانچے کی عکاسی کرنے کے لیے کم از کم ضرورت کے ساتھ شروع کریں۔ زیادہ تر تنظیموں کو 2-3 ٹیموں کی ضرورت ہوتی ہے (جنرل/ٹیر 1، ٹیکنیکل/ٹیر 2، اور اختیاری طور پر بلنگ)۔ بہت زیادہ ٹیمیں بنانا آپ کے سپورٹ ڈیٹا کو ٹکڑے ٹکڑے کر دیتا ہے اور رپورٹنگ کو مشکل بنا دیتا ہے۔ ٹیمیں صرف اس صورت میں شامل کریں جب آپ کے پاس مخصوص SLA تقاضے یا خصوصی مہارتیں ہوں جو علیحدگی کی ضمانت دیتی ہیں۔

کیا صارفین اپنے ٹکٹوں پر اندرونی نوٹ دیکھ سکتے ہیں؟

نمبر Odoo ہیلپ ڈیسک "پیغام بھیجیں" (گاہکوں کو دکھائی دینے والا) اور "لاگ نوٹ" (صرف اندرونی) کے درمیان فرق کرتا ہے۔ اندرونی نوٹس صرف ایجنٹوں اور مینیجرز کو سپورٹ کرنے کے لیے نظر آتے ہیں۔ توسیعی سیاق و سباق، ٹربل شوٹنگ کے اقدامات، اور ایجنٹ سے ایجنٹ مواصلات کے لیے اندرونی نوٹ استعمال کریں۔

میں کاروباری اوقات سے باہر آنے والے ٹکٹوں کو کیسے ہینڈل کروں؟

عام طور پر کاروباری اوقات کے باہر ٹکٹوں کی قطار لگ جاتی ہے لیکن SLA ٹائمر اگلے کاروباری دن تک شروع نہیں ہوتے ہیں۔ ایک خودکار جواب والے ای میل ٹیمپلیٹ کو ترتیب دیں جو رسید کو تسلیم کرتا ہے اور توقعات کا تعین کرتا ہے: "آپ کا ٹکٹ موصول ہو گیا ہے۔ ہماری سپورٹ ٹیم پیر سے جمعہ صبح 9 بجے سے شام 5 بجے تک کام کرتی ہے۔ ہم اپنے اگلے کاروباری دن کے 1 کاروباری گھنٹے کے اندر جواب دیں گے۔"

کیا میں کسٹمر سیگمنٹ کے ذریعہ SLA کی کارکردگی کو ٹریک کرسکتا ہوں؟

جی ہاں صارفین کو ان کے رابطہ ریکارڈ پر "انٹرپرائز،" "معیاری" یا "مفت" کے بطور ٹیگ کریں۔ فی سیگمنٹ علیحدہ SLA پالیسیاں بنائیں۔ پھر یہ دیکھنے کے لیے کہ آپ فی درجے کے وعدوں کو کتنی اچھی طرح سے پورا کر رہے ہیں، کسٹمر ٹیگ کے ذریعے SLA تعمیل کی رپورٹوں کو فلٹر کریں۔ یہ انٹرپرائز سپورٹ ٹائرز کے لیے پریمیم قیمتوں کا جواز پیش کرنے کے لیے ضروری ہے۔

Odoo Helpdesk کا موازنہ Zendesk یا Freshdesk سے کیسے ہوتا ہے؟

Odoo Helpdesk بنیادی فعالیت (ٹکٹنگ، SLA، پورٹل، رپورٹنگ) میں موازنہ اور انضمام کی گہرائی میں اعلیٰ ہے — ٹکٹیں مقامی طور پر سی آر ایم، سیلز، انوائسنگ، اور نالج سے تھرڈ پارٹی کنیکٹر کے بغیر جڑتی ہیں۔ Zendesk اور Freshdesk کے پاس اسٹینڈ اسٹون سپورٹ کی گہری خصوصیات ہیں (کمیونٹی فورمز، ایڈوانس چیٹ بوٹ بلڈرز) لیکن کاروباری ڈیٹا سے مربوط ہونے کے لیے مہنگے انضمام کی ضرورت ہوتی ہے۔ دیگر کاموں کے لیے پہلے سے ہی Odoo استعمال کرنے والی تنظیموں کے لیے، ہیلپ ڈیسک نمایاں طور پر زیادہ سرمایہ کاری مؤثر اور ڈیٹا سے بھرپور ہے۔

کیا میں ایک ہی گاہک کے ڈپلیکیٹ ٹکٹوں کو ملا سکتا ہوں؟

جی ہاں فہرست کے منظر میں متعدد ٹکٹوں کو منتخب کریں اور "ضم کریں" عمل کا استعمال کریں۔ Odoo تمام پیغامات، منسلکات، اور اندرونی نوٹ کو ایک ٹکٹ میں یکجا کرتا ہے۔ پرانا ٹکٹ نمبر محفوظ ہے، اور ایک نوٹ انضمام کو ریکارڈ کرتا ہے۔ یہ عام ہے جب گاہک اسی مسئلے کے لیے ای میل اور پورٹل ٹکٹ جمع کراتے ہیں۔

میں ٹکٹ کی بندش کے بعد اطمینان کا سروے کیسے ترتیب دوں؟

ہیلپ ڈیسک ٹیم کی ترتیبات کے تحت "کسٹمر اطمینان" کو فعال کریں۔ جب کوئی ٹکٹ "حل شدہ" مرحلے تک پہنچ جاتا ہے، تو Odoo خود بخود درجہ بندی کے پیمانے (1-5 ستارے یا مسکراہٹ والے چہرے) کے ساتھ ایک سروے ای میل بھیجتا ہے۔ نتائج ٹکٹ پر درج کیے جاتے ہیں اور اطمینان کی رپورٹ میں جمع کیے جاتے ہیں۔ سروے میں تاخیر کو کنفیگر کریں — بہت سی ٹیمیں بند ہونے کے بعد 1 گھنٹہ انتظار کرتی ہیں تاکہ کسٹمر کو درستگی کی تصدیق کرنے کا وقت دے سکے۔

---

ECOSIRE کے ساتھ عالمی معیار کا تعاون تیار کریں۔

آپ کا ہیلپ ڈیسک صرف لاگت کا مرکز نہیں ہے - یہ کسٹمر کی ضروریات کو سمجھنے، منتھن کو کم کرنے، اور مصنوعات میں بہتری کے مواقع کی نشاندہی کرنے کا سب سے براہ راست چینل ہے۔ Odoo Helpdesk کے ذریعے بہنے والا سپورٹ ڈیٹا، جب مناسب طریقے سے ترتیب دیا جائے اور تجزیہ کیا جائے تو یہ ایک اسٹریٹجک اثاثہ بن جاتا ہے۔

ECOSIRE کی Odoo سپورٹ اینڈ مینٹیننس ٹیم نے SaaS کمپنیوں، مینوفیکچررز، پیشہ ورانہ خدمات کی فرموں، اور ای کامرس کاروباروں کے لیے ہیلپ ڈیسک سسٹمز تعینات کیے ہیں۔ ہمارے نفاذ میں ٹیم آرکیٹیکچر ڈیزائن، SLA پالیسی کنفیگریشن، ڈبہ بند رسپانس ڈیولپمنٹ، پورٹل حسب ضرورت، نالج بیس سیٹ اپ، اور ایجنٹ کی تربیت شامل ہے۔

ہیلپ ڈیسک کے نظام کی تشخیص کے لیے ECOSIRE سے رابطہ کریں، یا ہماری Odoo نفاذ کی خدمات کو دریافت کریں تاکہ ہم ہیلپ ڈیسک کو آپ کے مکمل کسٹمر آپریشنز میں کیسے ضم کرتے ہیں۔

متعلقہ پڑھنا:

• اوڈو ہیلپ ڈیسک کسٹمر سروس گائیڈ
• اوڈو نالج بیس سیٹ اپ
• Odoo CRM پائپ لائن آٹومیشن
• اوڈو سپورٹ اور مینٹیننس سروسز