اوڈو دستاویزات: ڈیجیٹل دستاویز مینجمنٹ سسٹم گائیڈ

کاغذ پر مبنی عمل اور بکھرے ہوئے فائل اسٹوریج سے کاروبار کو دستاویزات کی تلاش، فائل کرنے اور ان کا انتظام کرنے میں سالانہ ہزاروں گھنٹے خرچ ہوتے ہیں۔ Odoo Documents ماڈیول آپ کی فائلوں کو سنٹرلائز کرتا ہے، دستاویز کے ورک فلو کو خودکار کرتا ہے، اور آپ کے کاروباری عمل کے ساتھ ضم کرتا ہے — دستاویز کے انتظام کو ایک کام سے مسابقتی فائدہ میں بدل دیتا ہے۔

دستاویز کے کام کی جگہیں ترتیب دینا

ورک اسپیس کا ڈھانچہ

کام کی جگہیں بنائیں جو آپ کے تنظیمی ڈھانچے کی آئینہ دار ہوں:

• فنانس — رسیدیں، رسیدیں، بینک اسٹیٹمنٹس، ٹیکس دستاویزات، آڈٹ فائلیں
• HR — ملازمین کے معاہدے، دوبارہ شروع، کارکردگی کے جائزے، تعمیل کے سرٹیفکیٹ
• قانونی — معاہدے، NDAs، دانشورانہ املاک کی فائلنگ، تعمیل کے دستاویزات
• آپریشنز — SOPs، معیاری دستاویزات، معائنہ رپورٹس، حفاظتی ریکارڈ
• مارکیٹنگ — برانڈ اثاثے، مہم کا مواد، فوٹو گرافی، ویڈیو مواد

ہر ورک اسپیس کے اپنے رسائی کے قواعد ہوتے ہیں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ مالیاتی دستاویزات پوری تنظیم کو نظر نہ آئیں۔

ٹیگز اور میٹا ڈیٹا

طاقتور فلٹرنگ کے لیے میٹا ڈیٹا کے ساتھ دستاویزات کو ٹیگ کریں: دستاویز کی قسم، تاریخ کی حد، متعلقہ ملازم یا فروش، پروجیکٹ کا حوالہ، حیثیت (مسودہ، منظور شدہ، محفوظ شدہ) اور آپ کے ورک فلو کے لیے مخصوص حسب ضرورت ٹیگز۔

دستاویزی ورک فلوز

خودکار کارروائیاں

Configure rules that trigger when documents are uploaded:

• انوائس موصول ہوئی — "جائزہ لینے کے لیے" کے بطور ٹیگ کریں، قابل ادائیگی اکاؤنٹس کو تفویض کریں، اکاؤنٹنگ میں وینڈر بل ڈرافٹ بنائیں
• ملازمین کا معاہدہ اپ لوڈ کر دیا گیا — ملازم کے نام، محکمہ، اور میعاد ختم ہونے کی تاریخ کے ساتھ ٹیگ؛ میعاد ختم ہونے سے 60 دن پہلے ایک یاد دہانی مقرر کریں۔
• کوالٹی رپورٹ دائر — منظوری کے لیے کوالٹی مینیجر کا راستہ، مینوفیکچرنگ آرڈر سے لنک

منظوری کے ورک فلو

جن دستاویزات کو سائن آف کرنے کی ضرورت ہوتی ہے وہ ترتیب شدہ منظوری کی زنجیروں کی پیروی کرتے ہیں۔ خریداری کی درخواست اپ لوڈ کریں، اور یہ خود بخود محکمہ کے سربراہ، پھر فنانس، پھر پروکیورمنٹ تک پہنچ جاتی ہے — ہر قدم پر ای میل اطلاعات کے ساتھ۔

ڈیجیٹل دستخط

Odoo کے اندر الیکٹرانک طور پر دستاویزات پر دستخط کریں۔ معاہدوں، منظوریوں، اور اجازت ناموں کو پلیٹ فارم چھوڑے بغیر قانونی طور پر ای دستخطوں کا پابند کیا جاتا ہے۔

اوڈو ماڈیولز کے ساتھ انضمام

اکاؤنٹنگ

دستاویزات پر اپ لوڈ کردہ آنے والے وینڈر انوائسز پر خود کار طریقے سے کارروائی کی جا سکتی ہے: OCR وینڈر، رقم اور تاریخ نکالتا ہے۔ اکاؤنٹنگ میں وینڈر بل کا مسودہ تیار کیا جاتا ہے۔ اصل دستاویز آڈٹ ٹریل کے لیے اکاؤنٹنگ اندراج سے منسلک ہے۔

HR

ملازمین کے دستاویزات - معاہدے، IDs، سرٹیفیکیشنز - دستاویزات کے اندر ملازم کے ریکارڈ میں محفوظ کیے جاتے ہیں۔ رسائی HR اور خود ملازم تک محدود ہے۔ میعاد ختم ہونے والے سرٹیفیکیشن خودکار یاد دہانیوں کو متحرک کرتے ہیں۔

فروخت

فروخت کے مواقع سے منسلک تجاویز، معاہدے، اور دستخط شدہ معاہدے۔ سیلز ٹیم ای میل کے ذریعے کھدائی کیے بغیر ڈیل ریکارڈ سے تازہ ترین ورژن تک رسائی حاصل کرتی ہے۔

پروجیکٹ

پروجیکٹ دستاویزات کو مرکزی طور پر مناسب ورژن کے ساتھ محفوظ کیا جاتا ہے۔ ٹیم کے اراکین ہمیشہ موجودہ ورژن تلاش کرتے ہیں، اور پروجیکٹ مینیجر دستاویز کی تکمیل کی حیثیت کو ٹریک کرتے ہیں۔

اسکیننگ اور ڈیجیٹلائزیشن

سکینر انٹیگریشن

نیٹ ورک اسکینرز کو اوڈو دستاویزات سے مربوط کریں۔ اسکین شدہ دستاویزات ایک نامزد ان باکس ورک اسپیس میں پہنچتی ہیں جہاں ان کی درجہ بندی اور روٹ کی جاتی ہے۔ کاغذ کے بغیر جانے والے دفاتر کے لیے، یہ پہلا اہم قدم ہے۔

موبائل اپ لوڈ

ملازمین اوڈو موبائل ایپ کا استعمال کرتے ہوئے رسیدوں، معاہدوں اور دستاویزات کی تصویر کشی کرتے ہیں۔ بنیادی میٹا ڈیٹا کے ساتھ تصاویر براہ راست درست ورک اسپیس پر اپ لوڈ کی جاتی ہیں۔

تلاش اور بازیافت

دستاویز کے مواد (صرف فائل کے نام نہیں) پر مکمل متن کی تلاش معلومات کو تیزی سے تلاش کرتی ہے۔ ٹیگ فلٹرز اور میٹا ڈیٹا کے ساتھ مل کر، یہاں تک کہ دستاویز کے بڑے ذخیرے بھی قابل رسائی ہیں۔

براہ راست براؤزر میں دستاویزات کا پیش نظارہ کریں — PDFs، تصاویر اور آفس دستاویزات — ڈاؤن لوڈ کیے بغیر۔ یہ جائزہ لینے کے عمل کو کافی تیز کرتا ہے۔

بہترین طرز عمل

1. **دستاویزات کو منتقل کرنے سے پہلے ایک واضح ورک اسپیس ڈھانچے کی وضاحت کریں۔
2. ٹیگنگ کے معیارات کو نافذ کریں تاکہ دستاویزات قابل تلاش ہوں۔
3. برقرار رکھنے کی پالیسیاں مرتب کریں — دستاویزات کو ان کی برقراری کی مدت گزر جانے کے بعد خودکار آرکائیو یا حذف کریں
4. دستی روٹنگ اور درجہ بندی کو کم کرنے کے لیے ** ورک فلو آٹومیشن کا استعمال کریں۔
5. ملازمین کو موبائل اپ لوڈ پر تربیت دیں تاکہ تخلیق کے مقام پر دستاویزات حاصل کریں۔
6. تنظیمی کرداروں میں تبدیلی کے ساتھ ہی ورک اسپیس کی اجازتوں کا باقاعدہ آڈٹ

ہماری Odoo نفاذ سروس میں ورک فلو آٹومیشن کے ساتھ دستاویز کے انتظام کا سیٹ اپ شامل ہے۔

اکثر پوچھے گئے سوالات

کیا اوڈو دستاویزات شیئرپوائنٹ یا گوگل ڈرائیو کی جگہ لے سکتے ہیں؟

کاروباری عمل کے ساتھ مربوط دستاویز کے انتظام کے لیے، ہاں۔ Odoo دستاویزات کو ورک فلو آٹومیشن اور ERP انضمام کے لیے مقصد سے بنایا گیا ہے۔ خالص فائل سٹوریج اور دستاویزات پر تعاون کے لیے (ریئل ٹائم کو ایڈیٹنگ)، Odoo کے ساتھ وقف شدہ ٹولز کی ضرورت بھی ہو سکتی ہے۔

کون سی فائل کی اقسام سپورٹ ہیں؟

تمام عام فائل کی اقسام: پی ڈی ایف، آفس دستاویزات (ورڈ، ایکسل، پاورپوائنٹ)، تصاویر، ویڈیوز، اور آرکائیوز۔ پیش نظارہ فیچر پی ڈی ایف اور امیج فارمیٹس کو مقامی طور پر سپورٹ کرتا ہے۔

کیا ذخیرہ کرنے کی کوئی حد ہے؟

اسٹوریج آپ کے Odoo ہوسٹنگ پلان پر منحصر ہے۔ خود میزبان تنصیبات آپ کے اپنے اسٹوریج انفراسٹرکچر کا استعمال کرتی ہیں۔ کلاؤڈ ہوسٹڈ پلانز میں وسعت کے اختیارات کے ساتھ فراخ اسٹوریج شامل ہے۔

ذخیرہ شدہ دستاویزات کتنی محفوظ ہیں؟

دستاویزات اوڈو ایکسیس کنٹرول سسٹم کے ذریعے محفوظ ہیں۔ صرف ورک اسپیس تک رسائی والے صارفین ہی فائلوں کو دیکھ یا ترمیم کرسکتے ہیں۔ آڈٹ لاگز ٹریک کرتے ہیں کہ ہر دستاویز تک کس نے رسائی کی، اس میں ترمیم کی یا ڈاؤن لوڈ کیا۔