Odoo کی منظوری: منظوری کے ورک فلو کو ترتیب دینا

ہر تنظیم کے پاس ایسے فیصلے ہوتے ہیں جن کے لیے کارروائی سے پہلے اجازت درکار ہوتی ہے۔ ایک حد سے اوپر کے آرڈرز خریدیں۔ ایک حد سے زیادہ اخراجات کی ادائیگی۔ رعایتی منظوری۔ سرمائے کے اخراجات کی درخواستیں۔ ملازمین کی کارروائیاں جیسے کہ ملازمت پر رکھنا، تنخواہ میں تبدیلی، یا ایک مخصوص مدت سے زیادہ وقت کی چھٹی۔ ایک منظم منظوری کے نظام کے بغیر، یہ فیصلے غیر رسمی ای میل چینز کے ذریعے کیے جاتے ہیں جو سست، متضاد، غیر دستاویزی، اور آڈٹ کے لیے ناممکن ہیں۔ Odoo 19 Enterprise Approvals ماڈیول ایک قابل ترتیب، کثیر سطحی منظوری کے ورک فلو کا نظام فراہم کرتا ہے جو آپ کی تنظیم میں اجازت کے عمل کو معیاری بناتا ہے — مکمل دستاویزات، موبائل رسائی، اور ماڈیولز کے ساتھ انضمام کے ساتھ جہاں کام اصل میں ہوتا ہے۔

اس گائیڈ میں مکمل Odoo منظوریوں کی ترتیب کا احاطہ کیا گیا ہے: منظوری کی اقسام، منظور کنندہ کنفیگریشن، ملٹی لیول چینز، درخواست گزار کا تجربہ، موبائل منظوری، دیگر Odoo ماڈیولز کے ساتھ انضمام، اور منظوری کے تجزیات۔ آخر تک، آپ کے پاس غیر رسمی منظوری کے عمل کو منظم، قابل آڈٹ ورک فلوز سے تبدیل کرنے کے لیے ایک بلیو پرنٹ ہوگا۔

اہم ٹیک ویز

• اجازت کی ضرورت کے ہر کاروباری عمل کے لیے منظوری کی اقسام کو ترتیب دیں۔
• مشروط روٹنگ کے ساتھ ترتیب وار اور متوازی کثیر سطحی منظوری کی زنجیروں کو ڈیزائن کریں۔
• جب منظوری ختم ہو جائے تو خودکار اضافہ ترتیب دیں۔
• زیر التواء منظوریوں کے لیے ای میل اور موبائل پش اطلاعات کو فعال کریں۔
• خریداری، اخراجات، HR، اور حسب ضرورت کاروباری عمل کے ساتھ منظوریوں کو مربوط کریں۔
• تعمیل اور حکمرانی کے لیے مکمل منظوری کے آڈٹ ٹریل کو برقرار رکھیں
• درخواست کنندگان کو حقیقی وقت میں ان کی منظوری کی درخواست کی حیثیت میں مرئیت فراہم کریں۔
• رپورٹنگ کے ذریعے منظوری کے چکر کے اوقات اور رکاوٹ کی شناخت کا تجزیہ کریں۔

---

منظوریوں کے ماڈیول آرکیٹیکچر کو سمجھنا

Odoo Approvals ماڈیول تین تصورات کے ارد گرد بنایا گیا ہے: منظوری کی اقسام (کیا منظور کیا جا سکتا ہے)، منظوری کی درخواستیں (انفرادی اجازت کی مثالیں)، اور منظور کنندگان (جو اجازت دے سکتے ہیں)۔

منظوری کی اقسام بطور ٹیمپلیٹس: منظوری کی ہر قسم فیصلے کے ایک زمرے کی وضاحت کرتی ہے جس کے لیے اجازت درکار ہوتی ہے۔ عام منظوری کی اقسام میں شامل ہیں: خریداری کی درخواست ($5,000 سے اوپر)، اخراجات کی رپورٹ ($500 سے اوپر)، اوور ٹائم اجازت، رعایت کی منظوری (15% سے اوپر)، سرمائے کے اخراجات، نئے وینڈر آن بورڈنگ، اور ملازم کی تنخواہ میں تبدیلی۔ منظوری کی اقسام ٹیمپلیٹس ہیں — اس قسم کی ہر انفرادی درخواست ٹیمپلیٹ میں بیان کردہ اسی روٹنگ اور معیار کی پیروی کرتی ہے۔

مثال کے طور پر درخواستیں: جب کوئی ملازم منظوری کا آغاز کرتا ہے، تو وہ ایک "منظوری کی درخواست" بناتے ہیں — جو متعلقہ منظوری کی قسم کی مثال ہے۔ درخواست میں مخصوص تفصیلات (رقم، پروڈکٹ، ملازم، تاریخیں) شامل ہیں اور منظوری کی قسم کے سانچے میں بیان کردہ روٹنگ کی پیروی کرتی ہے۔ ہر درخواست کا اپنا لائف سائیکل ہوتا ہے: ڈرافٹ > جمع کرایا > منظور شدہ/مسترد، ہر قدم پر ٹائم اسٹیمپ اور صارف کی انتساب کے ساتھ۔

منظوری دینے والے اور منظوری کا سلسلہ: منظور کنندگان وہ صارفین ہیں جو منظوری کی درخواستوں کا جائزہ لیتے ہیں اور ان کی اجازت (یا انکار) کرتے ہیں۔ منظوری کا سلسلہ منظور کنندگان کی ترتیب کو متعین کرتا ہے: کس کو، کس ترتیب میں، اور آیا کسی سطح پر تمام منظوری دہندگان کو منظور کرنا چاہیے یا صرف ایک کو۔ ملٹی لیول چینز ڈپارٹمنٹ مینیجر، پھر ڈپارٹمنٹ ڈائریکٹر، پھر سی ایف او کے ذریعے روٹ کر سکتی ہیں — ہر لیول کی منظوری کے ساتھ اگلی کو متحرک کرتی ہے۔

---

منظوری کی اقسام بنانا

منظوری کی نئی قسم بنانے کے لیے Approvals > Configuration > Approval Types > New پر جائیں۔ کنفیگریشن فارم منظوری کے ورک فلو کے تمام پہلوؤں کا احاطہ کرتا ہے۔

بنیادی ترتیب:

• نام: صاف، مخصوص نام (مثال کے طور پر، صرف "خریداری کی درخواست" کے بجائے "خریداری کی درخواست - $5,000 سے زیادہ")
• زمرہ: فلٹرنگ اور رپورٹنگ کے لیے منظوری کی اقسام کی درجہ بندی کریں (مالی، HR، آپریشنل، IT)
• مینیجر کی منظوری: ٹوگل کریں کہ آیا درخواست کنندہ کے براہ راست مینیجر کو منظور کرنا ضروری ہے (تنظیمی درجہ بندی کی بنیاد پر ایک خودکار پہلی سطح کی منظوری شامل کرتا ہے)
• خودکار منظوری: کیا درخواستیں خود بخود منظور کی جا سکتی ہیں اگر معیار پر پورا اترا جائے (مثال کے طور پر، ثانوی حد سے کم رقم کو منظوری کی ضرورت نہیں ہے)
• میعاد ختم: کیا منظوری کی درخواستیں ایک مقررہ وقت کے بعد ختم ہوجاتی ہیں اگر اس پر عمل نہیں کیا گیا

منظوری دینے والے رابطے (منظوری دینے والے): مخصوص صارفین یا صارف گروپس کو شامل کریں جنہیں اس قسم کی درخواستوں کو منظور کرنا ہوگا۔ ہر منظور کنندہ کے لیے ترتیب کے اختیارات:

• منظوری کی قسم: درکار (منظوری دینا ضروری ہے)، اختیاری (منظوری دے سکتا ہے لیکن لازمی نہیں)، یا صرف انکار (انکار کر سکتا ہے لیکن منظور نہیں - تعمیل کے جائزہ لینے والوں کے لیے مفید)
• تسلسل: وہ ترتیب جس میں منظور کنندگان کو ترتیب وار ورک فلو میں درخواست موصول ہوتی ہے۔
• ای میل اطلاع: جب ان کی منظوری کی ضرورت ہو تو ای میل کے ذریعے مطلع کیا جائے۔

منظوری کے پروڈکٹس اور فارمز: اس قسم کے لیے منظوری کی درخواست کے فارم میں حسب ضرورت فیلڈز شامل کریں۔ خریداری کی درخواست کی قسم کی ضرورت ہو سکتی ہے: وینڈر کا نام، کاروباری جواز، بجٹ کوڈ، اور منسلک اقتباسات۔ سرمائے کے اخراجات کی قسم کی ضرورت ہو سکتی ہے: پراجیکٹ کوڈ، ROI کیلکولیشن، اور منیجر سائن آف اسٹیٹمنٹ۔ اس قسم کی ہر درخواست پر حسب ضرورت فیلڈز نظر آتے ہیں، جائزہ لینے سے پہلے مکمل معلومات کو یقینی بناتے ہوئے

---

ترتیب وار بمقابلہ متوازی منظوری کی زنجیریں۔

منظوری کے سلسلے کی ساخت اس بات کا تعین کرتی ہے کہ درخواستیں آپ کی تنظیم کے ذریعے کیسے جاتی ہیں۔

تسلسل کی منظوری: منظور کنندگان کو ترتیب وار ایک وقت میں مطلع کیا جاتا ہے۔ لیول 1 (براہ راست مینیجر) پہلے درخواست وصول کرتا ہے۔ منظوری کے بعد، لیول 2 (ڈپارٹمنٹ ڈائریکٹر) کو مطلع کیا جاتا ہے۔ لیول 2 کی منظوری پر، لیول 3 (CFO یا CEO) کو مطلع کیا جاتا ہے۔ ہر منظور کنندہ صرف پچھلی سطح کی منظوری کے بعد ہی کام کرتا ہے، نوٹیفکیشن کے سیلاب کو روکتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ہر منظور کنندہ کو معلوم ہو کہ پچھلی سطح نے درخواست کا جائزہ لیا ہے۔

متوازی منظوری: ایک سطح پر تمام منظوری دینے والوں کو ایک ساتھ مطلع کیا جاتا ہے۔ ان میں سے کوئی بھی منظور کر سکتا ہے (یا سب کو منظور ہونا چاہیے — قابل ترتیب)۔ یہ مناسب ہے جب منظوری کسی بھی ترتیب میں ہو سکتی ہے، یا جب بنیادی منظوری دینے والا دستیاب نہ ہو تو بیک اپ منظور کنندگان دستیاب ہوں۔ ایک ساتھ مطلع شدہ تین IT مینیجرز کے ساتھ ایک متوازی منظوری کا سلسلہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ سسٹم تک رسائی کی درخواست منظور کی جا سکتی ہے چاہے دو مینیجر سفر کر رہے ہوں۔

** مخلوط زنجیریں:** ایک ہی سلسلہ میں ترتیب وار اور متوازی کو یکجا کریں۔ لیول 1 براہ راست مینیجر ہے (تسلسل کی ضرورت ہے)۔ لیول 2 دو آئی ٹی سیکیورٹی آفیسرز ہیں (متوازی - یا تو منظوری دے سکتے ہیں)۔ سطح 3 CISO ہے (تسلسل کی ضرورت ہے)۔ یہ لچک حقیقی دنیا کی اجازت کے پیچیدہ تقاضوں کو سنبھالتی ہے۔

مشروط روٹنگ: منظوری کی اقسام کے لیے جہاں روٹنگ درخواست کی تفصیلات پر منحصر ہوتی ہے، درخواست کی قدروں کی بنیاد پر منظوری کے سلسلے میں ترمیم کرنے کے لیے Odoo آٹومیشن کے قوانین کا استعمال کریں۔ $50,000 سے زیادہ کی درخواستیں $5,000 اور $50,000 کے درمیان کی درخواستوں کے مقابلے میں لمبی زنجیر کے راستے کے لیے۔ R&D ڈیپارٹمنٹ کے راستے سے CTO تک درخواستیں؛ سیلز روٹ سے وی پی آف سیلز تک کی درخواستیں۔ یہ مشروط روٹنگ مختلف منظرناموں میں واحد منظوری کی اقسام کو لچکدار رکھتی ہے۔

---

درخواست گزار کا تجربہ

منظوری کی درخواستوں کو بنانے اور ٹریک کرنے کے لیے ملازم کا تجربہ اپنانے کے لیے اہم ہے۔ پیچیدہ، مبہم منظوری کے نظام کو نظر انداز کر دیا جاتا ہے - ان کے مقصد کو شکست دینا۔

ایک درخواست بنانا: منظوریوں > میری درخواستیں > نئی درخواست پر جائیں۔ ڈراپ ڈاؤن مینو سے منظوری کی قسم منتخب کریں۔ فارم اس قسم کے لیے بیان کردہ حسب ضرورت فیلڈز کے ساتھ پہلے سے آباد ہوتا ہے۔ مطلوبہ معلومات پُر کریں، کوئی معاون دستاویزات منسلک کریں (کوٹیشن، اخراجات کی رسیدیں، کارکردگی کا جواز)، اور جمع کرائیں۔

درخواست کی حیثیت سے باخبر رہنا: جمع کرانے کے بعد، درخواست کنندہ اپنی درخواست کی موجودہ حیثیت کو منظوریوں کے ڈیش بورڈ پر دیکھ سکتا ہے: فی الحال یہ کس منظور کنندہ کے پاس ہے، وہ کتنے عرصے سے انتظار کر رہا ہے، اور اب تک کی منظوری کی تاریخ۔ مینیجرز کو یہ پوچھنے کی ضرورت نہیں ہے کہ "کیا آپ نے ابھی تک میری درخواست منظور کر لی ہے؟" - حیثیت ایک نظر میں نظر آتی ہے۔

ای میل اطلاعات: درخواست دہندگان کو اہم حیثیت کی تبدیلیوں پر ای میل اطلاعات موصول ہوتی ہیں: جمع کرانے کی تصدیق، منظوری دینے والے کے نام اور کسی بھی تبصرے کے ساتھ ہر منظوری یا انکار، اور حتمی منظوری یا انکار۔ اطلاعی ای میلز میں فوری رسائی کی درخواست کا براہ راست لنک شامل ہوتا ہے۔

منظوری کے تبصرے: منظور یا انکار کرتے وقت منظوری دینے والے تبصرے شامل کر سکتے ہیں۔ یہ تبصرے درخواست کنندہ کو نظر آتے ہیں اور منظوری کے آڈٹ ٹریل میں محفوظ ہیں۔ ایک تبصرہ کے ساتھ مسترد کردہ درخواست جس میں وضاحت کی گئی ہے کہ درخواست کنندہ کو دوبارہ جمع کرانے کے لیے قابل عمل تاثرات کیوں دیتا ہے۔

انکار کے بعد دوبارہ جمع کرانا: جب کسی درخواست سے انکار کر دیا جاتا ہے، تو درخواست کنندہ بنیادی مسائل کو درست کر کے دوبارہ جمع کر سکتا ہے۔ دوبارہ جمع کرانے سے منظوری کا ایک نیا سلسلہ شروع ہوتا ہے لیکن پچھلی کوشش کی تاریخ کو برقرار رکھتا ہے — منظور کرنے والے دیکھ سکتے ہیں کہ یہ دوبارہ جمع کرانا ہے اور کیا تبدیل کیا گیا ہے۔

---

منظور کنندہ کا تجربہ

منظور کنندگان کو زیر التواء درخواستوں کا جائزہ لینے اور ان پر کارروائی کرنے کے لیے بغیر کسی رکاوٹ کے طریقے کی ضرورت ہوتی ہے۔ منظوری کے عمل میں تاخیر کاروبار کو سست کر دیتی ہے۔

منظوری کا ڈیش بورڈ: آپ کی منظوری کے منتظر تمام زیر التواء درخواستوں کو دیکھنے کے لیے منظوریوں > منظور کرنے کے لیے نیویگیٹ کریں۔ فہرست ظاہر کرتی ہے: درخواست کی قسم، درخواست کنندہ، جمع کرائی گئی تاریخ، انتظار کا وقت، اور خلاصہ کی معلومات۔ ایک کلک سے جائزہ لینے کے لیے درخواست کی تفصیل کھل جاتی ہے۔

ای میل سے منظوری: ای میل اطلاعات میں درخواست کا خلاصہ اور دو بٹن شامل ہیں: منظور کریں اور انکار کریں۔ منظوری دینے والے Odoo میں لاگ ان کیے بغیر کام کر سکتے ہیں — ای میل میں بٹن پر کلک کرنے سے منظوری کا کم سے کم انٹرفیس کھل جاتا ہے (یا براہ راست کام کرتا ہے اگر ایک کلک کی منظوری کے لیے ترتیب دیا گیا ہو)۔ یہ خاص طور پر ان مصروف ایگزیکٹوز کے لیے قابل قدر ہے جو Odoo میں نہیں رہتے ہیں۔

موبائل سے منظوری: Odoo موبائل ایپ اطلاع مرکز میں زیر التواء منظوریوں کو دکھاتی ہے۔ منظور کنندگان کو پش اطلاعات موصول ہوتی ہیں جب کسی نئی درخواست کو ان کی توجہ کی ضرورت ہوتی ہے۔ ایک ہی نل کے ساتھ فون سے براہ راست جائزہ لیں اور منظوری دیں۔

منظوریوں کو تفویض کرنا: جب منظوری دینے والا دستیاب نہ ہو (چھٹی، سفر، طبی چھٹی)، ایک وفد کو ترتیب دیں — ایک اور صارف کو ایک مقررہ مدت کے لیے منظوری کی ذمہ داریاں موصول ہوتی ہیں۔ متبادل دستاویزی ہے، جوابدہی کو برقرار رکھتے ہوئے اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ منظوری غیر معینہ مدت تک رکے نہیں۔

بلک منظوریاں: جب ایک جیسی متعدد درخواستیں زیر التواء ہوں (جیسے، مہینے کے آخر کے اخراجات کی رپورٹ)، فہرست سے متعدد درخواستیں منتخب کریں اور انہیں بیچ میں منظور کریں۔ معمول کی منظوریوں کے لیے جہاں ہر فرد کا جائزہ ضروری نہیں ہے، بڑی تعداد میں منظوری ڈرامائی طور پر منظوری دینے والے کے وقت کو کم کر دیتی ہے۔

---

اضافہ اور زائد المیعاد انتظام

منظوری کی درخواستیں جن کا جواب نہیں دیا گیا وہ ایک رکاوٹ ہے جو درخواست کرنے والوں کو مایوس کرتی ہے اور کاروبار کی رفتار کو کم کرتی ہے۔

تعاون کا وقت: منظوری کی ہر قسم کے لیے ایک توسیعی پالیسی ترتیب دیں: اگر X گھنٹے کے اندر اس پر عمل نہیں کیا جاتا ہے، تو منظوری دینے والے کو ایک یاد دہانی بھیجیں۔ اگر Y گھنٹے کے بعد بھی کارروائی نہیں کی جاتی ہے، تو منظوری دینے والے کے مینیجر کے پاس جائیں۔ یہ خودکار اضافہ یقینی بناتا ہے کہ منظوریوں کو کبھی خاموشی سے نظر انداز نہیں کیا جاتا۔

** زائد المیعاد مرئیت:** منظوری کے منتظمین پوری تنظیم میں تمام زائد المیعاد درخواستوں کو دیکھ سکتے ہیں — منظوری کی قسم، منظور کنندہ، یا انتظار کے وقت کے لحاظ سے فلٹرنگ۔ تاخیر کو روکنے سے پہلے یہ مرئیت فعال مداخلت کو قابل بناتی ہے۔

SLA مانیٹرنگ: ہر قسم کی منظوری کے لیے SLA اہداف کو ترتیب دیں (مثال کے طور پر، تمام اخراجات کی منظوریوں پر 24 کاروباری گھنٹوں کے اندر کارروائی ہونی چاہیے؛ 4 گھنٹے کے اندر $1,000 سے کم کی خریداری کی تمام درخواستیں)۔ دائمی تاخیر کے ساتھ منظوری دینے والوں یا منظوری کی اقسام کی شناخت کرنے کے لیے منظوری کی رپورٹوں میں SLA کی تعمیل کو ٹریک کریں۔

تعطیلات کا موڈ: جب صارفین اوڈو میں خود کو آفس سے باہر کے طور پر سیٹ کرتے ہیں، تو انہیں تفویض کردہ منظوری کی درخواستیں خود بخود ان کے نامزد کردہ بیک اپ اپروور کے پاس بھیجی جا سکتی ہیں۔ یہ منصوبہ بند غیر حاضریوں کے دوران منظوری کی قطاروں کو بیک اپ کرنے سے روکتا ہے۔

---

دیگر اوڈو ماڈیولز کے ساتھ انضمام

Odoo منظوریوں کی اصل طاقت آپریشنل ماڈیولز کے ساتھ اس کا انضمام ہے جہاں حقیقی کاروباری فیصلے کیے جاتے ہیں۔

خریداری کی منظوری: ایک حد سے اوپر کے آرڈرز کے لیے منظوری کی ضرورت کے لیے خریداری کے ماڈیول کو کنفیگر کریں۔ جب کوئی سیلز پرسن یا خریدار $5,000 سے زیادہ کا پرچیز آرڈر بناتا ہے، تو اسے ترمیم کے لیے بند کر دیا جاتا ہے اور خریداری کی منظوری کی درخواست خود بخود تیار ہو جاتی ہے، جو طے شدہ سلسلہ سے گزرتی ہے۔ منظوری ملنے کے بعد ہی خریداری کا آرڈر قابل عمل ہے۔

خرچ کی منظوری: اخراجات کے ماڈیول میں پہلے سے منظوری کا انضمام ہے۔ جمع کرائے جانے پر اخراجات کی رپورٹیں خود بخود منظوری کی درخواستیں تیار کرتی ہیں۔ بڑے اخراجات کی رپورٹس کے لیے کثیر سطحی منظوری کو ترتیب دیں (مثال کے طور پر، $1,000 تک کی رقم کے لیے مینیجر کی منظوری، $1,000-$5,000 کے لیے ڈائریکٹر کی منظوری، $5,000 سے زیادہ CFO کی منظوری)۔

HR منظوری: منظوریوں کے ماڈیول کو HR ایکشنز سے جوڑیں: 10 گھنٹے فی ہفتہ سے زیادہ اوور ٹائم HR مینیجر کو منظوری کی درخواست کو متحرک کرتا ہے۔ لگاتار 5 دن سے زیادہ وقت کے لیے مینیجر اور HR ڈائریکٹر کی منظوری درکار ہوتی ہے۔ تنخواہ میں تبدیلی کی درخواستوں کے لیے محکمہ کے سربراہ اور HR ڈائریکٹر کے سائن آف کی ضرورت ہوتی ہے۔

حسب ضرورت منظوری: مقامی Odoo ماڈیول کے انضمام کے بغیر کاروباری عمل کے لیے، منظوریوں کے ماڈیول کو اسٹینڈ اکیلے عمل کے طور پر استعمال کریں۔ کوئی بھی ملازم کسی بھی کاروباری فیصلے کے لیے اپنی مرضی کی منظوری کی درخواست جمع کرا سکتا ہے جس میں کوئی وقف شدہ ماڈیول ورک فلو نہیں ہے۔ اس لچک کا مطلب ہے کہ منظوری آپ کی تنظیم کے لیے یونیورسل گورننس پرت بن جاتی ہے۔

---

آڈٹ ٹریل اور تعمیل

رسمی منظوری کے نظام کی بنیادی اقدار میں سے ایک آڈٹ ٹریل ہے جو یہ تخلیق کرتا ہے۔

مکمل منظوری کی تاریخ: منظوری کی ہر درخواست ایک مکمل تاریخ کو برقرار رکھتی ہے: اسے کس نے، کب، کس معلومات کے ساتھ بنایا؛ جسے ہر سطح پر مطلع کیا گیا تھا۔ کس نے منظور یا انکار کیا، کب، اور کون سے تبصرے شامل کیے گئے؛ اور حتمی نتیجہ. یہ تاریخ ناقابل تغیر ہے - حقیقت کے بعد اس میں ترمیم نہیں کی جا سکتی۔

آڈٹ کے لیے برآمد کریں: ریگولیٹری تعمیل، مالیاتی آڈٹ، یا SOX تعمیل کے لیے، پی ڈی ایف یا ایکسل کے بطور منظوری کے ریکارڈ برآمد کریں۔ وقت کی مدت، منظوری کی قسم، یا منظوری دینے والے کے لحاظ سے فلٹر کریں تاکہ بالکل وہی ثبوت پیش کیا جا سکے جس کی ضرورت ہے۔ برآمد میں درخواست کی تمام تفصیلات اور منظوری کے سلسلہ کی مکمل تاریخ شامل ہے۔

فرائض کے ثبوت کی علیحدگی: مالیاتی کنٹرول کے لیے جن میں فرائض کی علیحدگی کی ضرورت ہوتی ہے (خریداری کی درخواست بنانے والا وہی شخص نہیں ہوسکتا جو اسے منظور کرتا ہے)، درخواست کنندہ کو خود بخود منظوری کے سلسلے سے خارج کرنے کے لیے منظوری کی اقسام کو ترتیب دیں۔ منظوری کی تاریخ اس بات کا ثبوت فراہم کرتی ہے کہ مطلوبہ علیحدگی کو برقرار رکھا گیا تھا۔

پالیسی کی تعمیل: وقت گزرنے کے ساتھ، منظوری کی سرگزشت ظاہر کرتی ہے کہ آیا آپ کی اجازت کی پالیسیوں کی مسلسل پیروی کی جا رہی ہے۔ اگر غیر مجاز افراد کی طرف سے خریداری کے آرڈر باقاعدگی سے حد سے اوپر منظور کیے جاتے ہیں، تو منظوری کا ماڈیول اسے حاصل کرتا ہے — پالیسی کے وجود کے بجائے پالیسی کے نفاذ کو فعال کرنا۔

---

منظوری کے تجزیات اور رپورٹنگ

منظوری والیوم رپورٹنگ: منظوریوں > رپورٹنگ > منظوری کے تجزیہ پر جائیں۔ قسم، مدت، درخواست کنندہ کے شعبہ اور حیثیت کے لحاظ سے درخواستوں کی تعداد دیکھیں۔ قسم کے لحاظ سے حجم کو سمجھنا اس بات کی نشاندہی کرتا ہے کہ کون سے عمل سب سے زیادہ فعال ہیں اور اس لیے آپٹمائز کرنے کے لیے سب سے زیادہ مؤثر ہیں۔

سائیکل ٹائم تجزیہ: پیمائش کریں کہ درخواستوں کو منظوری کے ہر سطح سے گزرنے میں کتنا وقت لگتا ہے۔ رکاوٹوں کی شناخت کریں — منظوری کی اقسام یا مخصوص منظوری دہندگان جو مسلسل طویل سائیکل کے اوقات کے ساتھ ہیں۔ اس ڈیٹا کو کوچنگ گفتگو کے لیے استعمال کریں (منظوری دینے والے جو اکثر تاخیر کرتے ہیں)، عمل کو دوبارہ ڈیزائن کریں (منظوری کی زنجیریں جو ملوث ہونے کے خطرے کے لیے بہت لمبی ہیں) یا عملے کے فیصلوں (منظوری کا بوجھ جو ایک شخص کی صلاحیت سے زیادہ ہو)۔

انکار کا تجزیہ: منظوری کی قسم اور منظوری دینے والے کے ذریعہ انکار کی شرحوں کو ٹریک کریں۔ زیادہ تردید کی شرحیں یا تو اس بات کی نشاندہی کرتی ہیں کہ درخواست گزار غیر تعمیل شدہ درخواستیں جمع کر رہے ہیں (تربیت یا وضاحت کا مسئلہ) یا یہ کہ منظوری کے معیار کاروباری ضروریات کے لیے بہت سخت ہیں (پالیسی پر نظرثانی کی ضرورت ہے)۔ کم تردید کی شرح ربڑ سٹیمپنگ کی نشاندہی کر سکتی ہے — منظور کنندگان درخواستوں کے ساتھ بامعنی طور پر مشغول نہیں ہوتے ہیں۔

---

اکثر پوچھے گئے سوالات

کیا مختلف محکموں کے لیے منظوری کی اقسام کو مختلف طریقے سے ترتیب دیا جا سکتا ہے؟

جی ہاں ہر محکمے کے لیے منظوری کی قسم کی مختلف قسمیں بنائیں، یا مشروط روٹنگ کے قواعد کے ساتھ واحد قسم کا استعمال کریں۔ مثال کے طور پر، "ٹریول ریکوئسٹ" کی منظوری کی قسم IT ڈیپارٹمنٹ کی درخواستوں کو IT ڈائریکٹر کو بھیج سکتی ہے جبکہ سیلز ڈیپارٹمنٹ کی درخواستوں کو VP آف سیلز کو روٹ کر سکتی ہے — آٹومیشن کے قواعد کا استعمال کرتے ہوئے جو درخواست کنندہ کے شعبہ کا پتہ لگاتے ہیں اور اس کے مطابق منظوری دینے والے سلسلہ میں ترمیم کرتے ہیں۔

کیا منظوریوں کو حد سے نیچے چھوٹی درخواستوں کو خودکار طور پر منظور کرنے کے لیے ترتیب دیا جا سکتا ہے؟

جی ہاں خودکار منظوری کے قواعد کو ترتیب دیں جو انسانی جائزہ کے بغیر کسی حد سے نیچے کی درخواستوں کو منظور کرتے ہیں۔ $50 سے کم اخراجات خود بخود منظور ہو سکتے ہیں۔ $50 اور $500 کے درمیان درخواستوں کے لیے مینیجر کی منظوری درکار ہوتی ہے۔ $500 سے اوپر کی درخواستوں کے لیے ڈائریکٹر کی منظوری درکار ہوتی ہے۔ خودکار منظوری کو درخواست کی تاریخ میں لاگ ان کیا جاتا ہے، آڈٹ ٹریل کو برقرار رکھتے ہوئے، معمول کی، کم خطرے والی درخواستوں کے لیے غیر ضروری رگڑ کو ختم کرتے ہوئے

Odoo منظوری کی درخواستوں کو کیسے ہینڈل کرتا ہے جب کوئی منظوری دینے والا چھٹی پر ہوتا ہے؟

صارف کی ترتیبات میں دفتر سے باہر کے وفد کو ترتیب دیں۔ جب کوئی صارف خود کو دفتر سے باہر کے طور پر نشان زد کرتا ہے، تو ان کی تمام زیر التواء منظوری کی درخواستیں غیر حاضری کی مدت کے لیے خود بخود ان کے نامزد مندوب کو منتقل ہو جاتی ہیں۔ نئی درخواستیں جو عام طور پر ان تک پہنچتی ہیں وہ بھی اس مدت کے دوران مندوب کو جاتی ہیں۔ جب صارف واپس آتا ہے اور اپنی دفتر سے باہر کی حیثیت کو منسوخ کرتا ہے تو روٹنگ معمول پر آجاتی ہے۔

کیا ہم منظوری کے ورک فلو کو ترتیب دے سکتے ہیں جن کے لیے درخواست کی مختلف اقدار کے لیے مختلف دستاویزات کی ضرورت ہوتی ہے؟

جی ہاں منظوری کی درخواست فارم پر مشروط مطلوبہ فیلڈز استعمال کریں۔ ایک اصول ترتیب دیں: اگر درخواست کی گئی رقم $10,000 سے زیادہ ہے، تو "وینڈر کوٹس (3 درکار)" فیلڈ لازمی ہو جاتا ہے۔ اس حد سے نیچے، یہ اختیاری ہے۔ یہ غیر ضروری کاغذی کارروائی کے ساتھ چھوٹی درخواستوں پر بوجھ ڈالے بغیر اعلی قیمت کی درخواستوں کے لیے مناسب دستاویزات کو یقینی بناتا ہے۔

کیا پوری تنظیم میں زیر التواء منظوریوں کی کل قدر دیکھنے کا کوئی طریقہ ہے؟

جی ہاں منظوری کے تجزیہ کی رپورٹ کو صرف "زیر التواء" درخواستوں کو دکھانے کے لیے فلٹر کیا جا سکتا ہے اور منظوری کی قسم کے لحاظ سے گروپ کیا جا سکتا ہے۔ اگر آپ کی منظوری کی اقسام میں رقم کی فیلڈز شامل ہیں (جو انہیں مالی منظوریوں کے لیے ہونی چاہئیں)، تو آپ منظوری کے منتظر کل مالیاتی نمائش کو دیکھنے کے لیے زیر التواء درخواستوں میں قدروں کو جمع کر سکتے ہیں۔ یہ مجموعی نقطہ نظر خزانے اور کیش فلو کی پیشن گوئی کے لیے قابل قدر ہے۔

کیا Odoo ای میل کے بجائے WhatsApp یا Slack کے ذریعے منظوری کی اطلاعات بھیج سکتا ہے؟

ای میل اور پش اطلاعات (بذریعہ موبائل ایپ) معیاری اطلاعاتی چینلز ہیں۔ WhatsApp اطلاعات کے لیے، Odoo 19 Enterprise کے WhatsApp انضمام کو اس چینل کو ترجیح دینے والوں کے لیے WhatsApp کے ذریعے منظوری کی اطلاعات بھیجنے کے لیے ترتیب دیا جا سکتا ہے۔ Slack کے لیے، اپنی مرضی کے مطابق آٹومیشن قوانین Slack ویب ہُک پر پوسٹ کر سکتے ہیں جب ایک نئی منظوری بن جاتی ہے، جس سے Slack پیغام کو متحرک کیا جاتا ہے۔ ان انضمام کے لیے اضافی کنفیگریشن کی ضرورت ہوتی ہے لیکن یہ Odoo کی آٹومیشن اور ویب ہک خصوصیات کے ذریعے تعاون یافتہ ہیں۔

ہم یہ کیسے یقینی بناسکتے ہیں کہ منظور شدہ فیصلوں پر عمل درآمد صحیح طریقے سے ہوا ہے؟

Odoo میں منظوریوں کو نیچے کی طرف جانے والی کارروائیوں کو گیٹ کرنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ ماڈیول سے مربوط منظوری کی اقسام (خریداری، اخراجات) کے لیے، بنیادی ریکارڈ کو اس وقت تک بند کر دیا جاتا ہے جب تک کہ منظوری نہیں مل جاتی — اس پر کسی صورت عمل نہیں کیا جا سکتا۔ اسٹینڈ اکیلے منظوری کی درخواستوں کے لیے، عمل درآمد آپ کے عمل کے ڈیزائن پر منحصر ہے۔ منظوری کے بعد درخواست پر ایک "اگلی کارروائی" کی سرگرمی ترتیب دیں جو متعلقہ شخص کو عمل درآمد کا کام تفویض کرتی ہے، جس سے فالو تھرو کے لیے جوابدہی پیدا ہوتی ہے۔

---

اگلے اقدامات

Odoo Approvals غیر رسمی، ای میل پر مبنی اجازت کے عمل کو منظم، دستاویزی، موبائل قابل رسائی ورک فلو سے بدل دیتا ہے جو آپ کی تنظیم کو بیوروکریٹک تاخیر کے بغیر اس کی ضرورت کی حکمرانی فراہم کرتا ہے۔ جب منظوری کے عمل خودکار، قابل پیمائش، اور ان نظاموں کے ساتھ مربوط ہوتے ہیں جہاں کام ہوتا ہے، تنظیمیں تیزی سے اور بہتر کنٹرول کے ساتھ حرکت کرتی ہیں۔

ECOSIRE Odoo کی منظوریوں کو وسیع تر Odoo نفاذ کے حصے کے طور پر ترتیب دیتا ہے، منظوری کے ورک فلو کو ڈیزائن کرتا ہے جو آپ کی گورننس کی ضروریات اور اجازت کے درجہ بندی سے میل کھاتا ہے۔ ہمارے نفاذ میں تمام اہم کاروباری عملوں کے لیے منظوری کی قسم کا ڈیزائن، آپ کے موجودہ Odoo ماڈیولز کے ساتھ انضمام، اور منظوری دینے والوں اور درخواست گزاروں دونوں کے لیے تربیت شامل ہے۔

منظوری کے ورک فلو کے نفاذ کے بارے میں جاننے کے لیے ہمارا Odoo سروسز کا صفحہ ملاحظہ کریں، یا Odoo 19 انٹرپرائز کے لیے ایڈوانس کنڈیشنل روٹنگ، بیرونی منظوری دینے والے تک رسائی، اور تعمیل رپورٹنگ ڈیش بورڈز سمیت منظوری کی توسیع کے لیے ہمارے مارکیٹ پلیس ماڈیولز کو براؤز کریں۔