Odoo کی منظوری: کاروباری درخواست کے ورک فلو کو خودکار بنائیں

ہر تنظیم کے پاس ایسی درخواستیں ہوتی ہیں جنہیں آگے بڑھنے سے پہلے اجازت کی ضرورت ہوتی ہے — خریداری کی درخواستیں، اخراجات کی منظوری، رسائی کی درخواستیں، پالیسی مستثنیات، بجٹ مختص کرنا۔ جب یہ ای میل یا چیٹ کے ذریعے بہتے ہیں، تو وہ گم ہو جاتے ہیں، تاخیر ہو جاتے ہیں اور جوابدہی کی کمی ہوتی ہے۔ Odoo Approvals ماڈیول طے شدہ منظوری کی زنجیروں، خودکار روٹنگ، اور مکمل آڈٹ ٹریلز کے ساتھ منظم درخواست کے ورک فلو کو تخلیق کرتا ہے۔

منظوری کی اقسام کو ترتیب دینا

مشترکہ منظوری کے زمرے

اپنی تنظیم میں ہر درخواست کے زمرے کے لیے منظوری کی قسمیں بنائیں:

• خریداری کی درخواستیں — ملازمین بجٹ کے جواز کے ساتھ اشیاء یا خدمات کی درخواست کرتے ہیں۔
• خرچ کی منظوری — اخراجات کی رپورٹس جن کے لیے مینیجر اور فنانس سائن آف کی ضرورت ہوتی ہے
• سفر کی درخواستیں - کاروباری سفر جس کے لیے سفری پروگرام اور بجٹ کے ساتھ پیشگی منظوری درکار ہوتی ہے
• بجٹ کی درخواستیں — اضافی بجٹ مختص کرنے کی درخواستیں۔
• رسائی کی درخواستیں — سسٹم تک رسائی، عمارت تک رسائی، یا سامان کی چیک آؤٹ
• پالیسی مستثنیات — جواز کے ساتھ معیاری پالیسیوں سے انحراف کرنے کی درخواستیں۔
• دستاویز کی منظوری — معاہدے، تجاویز، یا اشاعتیں جن کے لیے سائن آف کی ضرورت ہوتی ہے۔

ہر قسم کو ترتیب دینا

منظوری کی ہر قسم کے لیے، وضاحت کریں: ایک وضاحتی ٹیمپلیٹ (درخواست کنندہ کو کیا معلومات فراہم کرنی چاہیے)، مطلوبہ فیلڈز بمقابلہ اختیاری فیلڈز، منظور کنندگان کی کم از کم تعداد، مخصوص منظور کنندگان یا کردار کے لحاظ سے منظوری (مینیجر، ڈیپارٹمنٹ ہیڈ، فنانس)، ہر قدم پر خودکار اطلاعات، اور جواب کے لیے آخری تاریخ/SLA۔

منظوری کی زنجیریں۔

سنگل سطح کی منظوری

سب سے آسان سیٹ اپ: درخواست کنندہ جمع کراتا ہے، ایک منظور کنندہ جائزہ لیتا ہے۔ آفس سپلائی آرڈرز یا معمولی اخراجات کی رپورٹس جیسی کم رسک درخواستوں کے لیے موزوں ہے۔

کثیر سطح کی منظوری

ترتیب میں متعدد منظور کنندگان کے ذریعے پیچیدہ درخواستیں:

1. Direct manager reviews and approves
2. محکمہ کا سربراہ بجٹ کے اثرات کی توثیق کرتا ہے۔
3. فنانس فنڈ کی دستیابی کی تصدیق کرتا ہے۔
4. VP یا ڈائریکٹر سے حتمی سائن آف

پچھلی سطح کی منظوری کے بعد ہی ہر سطح کو درخواست موصول ہوتی ہے۔ اگر کسی بھی سطح کو مسترد کرتا ہے، درخواست کنندہ کو وجہ کے ساتھ مطلع کیا جاتا ہے۔

مشروط روٹنگ

معیار کی بنیاد پر مختلف منظوری دہندگان کو روٹ کی درخواستیں: $500 سے کم خریداری کی درخواستیں صرف مینیجر کے پاس جاتی ہیں، $500-$5,000 فنانس کی منظوری، $5,000 سے زیادہ VP کی منظوری شامل کرتی ہیں۔ یہ چھوٹی درخواستوں کے لیے رکاوٹوں کو روکتا ہے جبکہ بڑی درخواستوں کی نگرانی کو برقرار رکھتا ہے۔

درخواست لائف سائیکل

جمع کروانا

ملازمین ایک سادہ فارم کے ذریعے درخواستیں بناتے ہیں: منظوری کی قسم منتخب کریں، مطلوبہ معلومات (تفصیل، رقم، جواز، منسلکات) کو پُر کریں، اور جمع کرائیں۔ سسٹم خود بخود پہلے منظور کنندہ تک پہنچ جاتا ہے۔

جائزہ

منظوری دینے والوں کو ای میل اور درون ایپ اطلاعات موصول ہوتی ہیں۔ جائزہ انٹرفیس دکھاتا ہے: درخواست کی مکمل تفصیلات، کوئی معاون دستاویزات، درخواست گزار کی تاریخ (پچھلی درخواستیں، منظوری کی شرح)، اور منظور/مسترد/درخواست-تبدیلیوں کے بٹن۔

ٹریکنگ

درخواست دہندگان اور منظوری دینے والے دونوں ہی اصل وقت کی حیثیت دیکھتے ہیں: زیر التواء، 3 کی سطح 1 پر منظور شدہ، وجہ کے ساتھ مسترد، یا مکمل۔ ایک مکمل ٹائم لائن درخواست پر کی گئی ہر کارروائی کو ظاہر کرتی ہے۔

دوسرے ماڈیولز کے ساتھ انضمام

خریداری: منظور شدہ خریداری کی درخواستیں خود بخود پرچیز ماڈیول میں RFQs یا خریداری کے آرڈرز بناتی ہیں، دوبارہ اندراج کو ختم کر دیتی ہیں۔

خرچ: اخراجات کی منظوری اخراجات کے ماڈیول میں ری ایمبرسمنٹ پروسیسنگ اور اکاؤنٹنگ اندراجات میں شامل ہوتی ہے۔

HR: ٹائم آف کی درخواستیں اور HR سے متعلقہ دیگر منظوریاں ٹائم آف اور HR ماڈیولز کے ساتھ ضم ہوجاتی ہیں۔

اکاؤنٹنگ: بجٹ پر اثر انداز ہونے والی منظوری دستیاب بجٹوں کے خلاف چیک کرتی ہے اور زیادہ بجٹ کی درخواستوں کو جھنڈا دیتی ہے۔

رپورٹنگ اور تجزیات

• منظوری سائیکل کا وقت — جمع کرانے سے حتمی فیصلے تک اوسط وقت، قسم کے لحاظ سے
• بٹلنک کی شناخت — جسے منظور کرنے والوں کو جواب دینے میں سب سے زیادہ وقت لگتا ہے۔
• منظوری کی شرح — قسم اور محکمہ کے لحاظ سے منظور شدہ بمقابلہ مسترد شدہ درخواستوں کا فیصد
• حجم کے رجحانات — وقت کے ساتھ حجم کی درخواست کریں، صلاحیت کی منصوبہ بندی کے لیے مفید

بہترین طرز عمل

1. منظوری کی زنجیروں کو مختصر رکھیں — ہر اضافی سطح متناسب خطرے میں کمی کے بغیر تاخیر کا اضافہ کرتی ہے۔
2. جوابی SLAs سیٹ کریں اور آخری تاریخ گزرنے پر خود بخود بڑھ جائیں۔
3. سادہ درخواستوں کو تیز رکھنے کے لیے **مشروط روٹنگ کا استعمال کریں۔
4. جوابدہی پیدا کرنے کے لیے نامنظوروں کے لیے **جواز کی ضرورت ہے۔
5. جائزہ لیں اور آسان بنائیں منظوری کی زنجیروں کو سہ ماہی - غیر ضروری سطحوں کو ہٹا دیں
6. موبائل تک رسائی فراہم کریں تاکہ منظوری دینے والے اپنی میز پر بیٹھے بغیر جواب دے سکیں

ہماری Odoo نفاذ کی خدمت آپ کے تنظیمی ڈھانچے سے مماثل منظوری کے ورک فلو کو ڈیزائن کرتی ہے۔

اکثر پوچھے گئے سوالات

کیا منظوری دینے والے اپنا اختیار سونپ سکتے ہیں؟

جی ہاں منظور کنندگان مدتوں کے لیے ڈیلی گیشن رولز ترتیب دے سکتے ہیں جب وہ دستیاب نہ ہوں، درخواستوں کو متبادل منظور کنندہ کو بھیجیں۔ This prevents delays during vacations or business travel.

کیا یہ متوازی منظوریوں کی حمایت کرتا ہے؟

جی ہاں منظوری کی اقسام کو ترتیب دیں جہاں ایک سے زیادہ منظور کنندگان کو سبھی کو منظور کرنا چاہیے (اور منطق) یا جہاں کوئی ایک منظوری دینے والا کافی ہے (یا منطق)۔ متوازی منظوری ملٹی اسٹیک ہولڈر کے فیصلوں کے لیے سائیکل کا وقت کم کر دیتی ہے۔

کیا ہم اپنی مرضی کے مطابق منظوری کے فارم بنا سکتے ہیں؟

بالکل۔ ہر منظوری کی قسم میں اس درخواست کی قسم کے لیے مخصوص فیلڈز کے ساتھ حسب ضرورت فارم ہوتا ہے — ٹیکسٹ فیلڈز، ڈراپ ڈاؤن، نمبر فیلڈز، ڈیٹ فیلڈز، اور فائل منسلکات۔

مسترد شدہ درخواستوں کو کیسے ہینڈل کیا جاتا ہے؟

مسترد شدہ درخواستیں مسترد ہونے کی وجہ کے ساتھ درخواست گزار کو واپس آجاتی ہیں۔ درخواست کنندہ ترمیم اور دوبارہ جمع کر سکتا ہے، یا درخواست کو ترک کر سکتا ہے۔ پوری تاریخ محفوظ ہے۔