اکاؤنٹس قابل وصول انتظام: تیزی سے ادائیگی حاصل کرنے اور خراب قرض کو کم کرنے کے 10 نکات

دیر سے ادائیگی چھوٹے کاروبار کی بقا کے لیے سب سے بڑے خطرات میں سے ایک ہے۔ Atradius ادائیگی کے طریقوں کے اعداد و شمار کے مطابق، عالمی اوسط ڈیز سیلز آؤٹ اسٹینڈنگ (DSO) 66 دن ہے، یعنی زیادہ تر کاروبار اپنے واجب الادا رقم جمع کرنے کے لیے دو ماہ سے زیادہ انتظار کرتے ہیں۔ پتلے مارجن پر کام کرنے والے چھوٹے کاروباروں کے لیے، اس تاخیر کا مطلب پے رول کو پورا کرنے اور اس سے محروم ہونے کے درمیان فرق ہو سکتا ہے۔

قابل وصول اکاؤنٹس (AR) مینجمنٹ پالیسیوں، عملوں اور ٹولز کا مجموعہ ہے جو ایک کاروبار صارفین کی بقایا ادائیگیوں کو ٹریک کرنے، جمع کرنے اور بہتر بنانے کے لیے استعمال کرتا ہے۔ مؤثر AR مینجمنٹ نقد کی آمد کو تیز کرتا ہے، قرضوں کی خراب ادائیگی کو کم کرتا ہے، اور کسٹمر کے تعلقات کو مضبوط کرتا ہے۔

تیزی سے ادائیگی حاصل کرنے اور اپنے کیش فلو کو صحت مند رکھنے کے لیے یہاں 10 قابل عمل تجاویز ہیں۔

1. کام شروع ہونے سے پہلے ادائیگی کی واضح شرائط طے کریں۔

ادائیگی کی مبہم شرائط زیادہ تر جمع کرنے کے مسائل کی جڑ ہیں۔ کسی بھی پروڈکٹ یا سروس کو ڈیلیور کرنے سے پہلے اپنی شرائط کی وضاحت اور ان سے بات کریں۔

آپ کی ادائیگی کی شرائط کو واضح کرنا چاہیے:

• مقررہ تاریخ — نیٹ 15، نیٹ 30، یا نیٹ 60 (مختصر اصطلاحات کا مطلب ہے تیزی سے جمع کرنا)
• منظور شدہ ادائیگی کے طریقے — بینک ٹرانسفر، کریڈٹ کارڈ، چیک، ڈیجیٹل والیٹ
• دیر سے ادائیگی کے جرمانے — عام طور پر 1% سے 1.5% فی مہینہ واجب الادا بیلنس پر
• ابتدائی ادائیگی کی چھوٹ — جیسے کہ 2/10 نیٹ 30 (10 دنوں کے اندر ادائیگی کرنے پر 2% رعایت)
• ڈپازٹ کی ضروریات — پروجیکٹ پر مبنی کام کے لیے 25% سے 50% تک

ان شرائط کو اپنے معاہدوں، تجاویز اور رسیدوں میں شامل کریں۔ زبانی معاہدے تنازعات کو جنم دیتے ہیں۔

2. فوری اور درست طریقے سے انوائس

انوائس میں تاخیر براہ راست ادائیگیوں میں تاخیر کا سبب بنتی ہے۔ سروس ڈیلیوری اور انوائس جاری کرنے کے درمیان ہر دن آپ کی کلیکشن ٹائم لائن میں شامل ہونے والا دن ہے۔

انوائسنگ کے بہترین طریقے:

• سامان کی فراہمی یا خدمات مکمل کرنے کے 24 گھنٹے کے اندر رسیدیں بھیجیں۔
• ایک منفرد انوائس نمبر، تاریخ، تفصیلی لائن آئٹمز، اور کل واجب الادا رقم شامل کریں۔
• اگر قابل اطلاق ہو تو خریداری آرڈر نمبر کا حوالہ دیں۔
• اپنی ادائیگی کی شرائط اور ادائیگی کے قبول طریقے براہ راست انوائس پر شامل کریں۔
• معاون دستاویزات منسلک کریں (ڈیلیوری کی رسیدیں، ٹائم لاگ، پروجیکٹ سنگ میل)

رسیدوں میں غلطیاں صارفین کو تصحیح کی درخواست کرتے وقت ادائیگی میں تاخیر کا سبب دیتی ہیں۔ بھیجنے سے پہلے ہر انوائس کو دو بار چیک کریں۔

3. ادائیگی کے متعدد طریقے پیش کریں۔

آپ ادائیگی کرنے میں جتنی آسانی پیدا کریں گے، اتنی ہی تیزی سے ادائیگیاں پہنچ جائیں گی۔ وہ کاروبار جو صرف بینک ٹرانسفر یا چیک ادائیگی کی پیشکش کرتے ہیں غیر ضروری رگڑ پیدا کرتے ہیں۔

قبول کرنے پر غور کریں:

• ACH/بینک ٹرانسفر — کم فیس، بڑی B2B رسیدوں کے لیے ترجیح دی جاتی ہے۔
• کریڈٹ اور ڈیبٹ کارڈز — زیادہ فیس (2% سے 3%) لیکن تیزی سے جمع
• ڈیجیٹل بٹوے — پے پال، سٹرائپ، یا دیگر آن لائن ادائیگی کے لنکس جو براہ راست رسیدوں میں سرایت کر گئے ہیں
• خودکار کلیئرنگ — سبسکرپشن یا ریٹینر کلائنٹس کے لیے بار بار چلنے والی ادائیگیاں

Odoo، QuickBooks، اور Xero جیسے پلیٹ فارمز آپ کو ادائیگی کے لنکس کو براہ راست ڈیجیٹل انوائس میں سرایت کرنے کی اجازت دیتے ہیں، جس سے صارفین ایک کلک کے ساتھ ادائیگی کر سکتے ہیں۔

4. خودکار ادائیگی کی یاد دہانی

زائد المیعاد رسیدوں پر دستی فالو اپ وقت طلب اور نظر انداز کرنا آسان ہے۔ اہم وقفوں پر خودکار یاد دہانیاں ترتیب دیں:

| ٹائمنگ | پیغام کی قسم | ٹون | |---|---|---| | مقررہ تاریخ سے 7 دن پہلے | آئندہ ادائیگی کی یاد دہانی | دوستانہ، معلوماتی | | مقررہ تاریخ | ادائیگی آج واجب الادا ہے | پیشہ ورانہ، براہ راست | | 3 دن گزر چکے ہیں | پہلی التوا یاد دہانی | شائستہ لیکن پختہ | | 14 دن گزر چکے ہیں | دوسری التوا یاد دہانی | فرم، حوالہ کی شرائط | | 30 دن گزر چکے ہیں | بڑھنے سے پہلے حتمی نوٹس | رسمی، نتائج کا ذکر کریں |

آٹومیشن ادائیگیوں کا پیچھا کرنے کے جذباتی بوجھ کو کم کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ کوئی زائد المیعاد رسید دراڑ سے نہ گرے۔

5. عمر رسیدہ رپورٹس کی ہفتہ وار نگرانی کریں۔

ایک اکاؤنٹس کی قابل وصول عمر کی رپورٹ بقایا رسیدوں کی اس لحاظ سے درجہ بندی کرتی ہے کہ وہ کتنے عرصے سے ادا نہیں ہوئے: موجودہ، 1 سے 30 دن، 31 سے 60 دن، 61 سے 90 دن، اور 90+ دن۔

یہ رپورٹ آپ کا ابتدائی وارننگ سسٹم ہے۔ عمر بڑھنے کی بنیاد پر اہم اقدامات:

• موجودہ سے 30 دنوں تک — عام مجموعہ سائیکل؛ خودکار یاد دہانیاں اسے سنبھالتی ہیں۔
• 31 سے 60 دن — فون یا ای میل کے ذریعے ذاتی پیروی؛ تنازعات کی شناخت اور حل
• 61 سے 90 دن - اندرونی طور پر بڑھانا؛ کسٹمر کے لیے نئے آرڈرز کو روکنے پر غور کریں۔
• 90+ دن — جمع کرنے کے عمل میں مشغول ہوں؛ رائٹ آف بمقابلہ جاری تعاقب کا اندازہ کریں۔

اپنی عمر رسیدہ رپورٹ کا ہفتہ وار جائزہ لیں، ماہانہ نہیں۔ 90 دنوں کے بعد قابل وصولی جمع کرنے کا امکان نمایاں طور پر کم ہو جاتا ہے: جمع کرنے کی شرح 30 دنوں میں تقریباً 90% سے گر کر 90 دنوں میں 50% سے کم ہو جاتی ہے۔

6. نئے صارفین کے لیے کریڈٹ چیک لاگو کریں۔

ہر صارف نیٹ 30 شرائط کا مستحق نہیں ہے۔ کریڈٹ بڑھانے سے پہلے، گاہک کی قابلیت اور ادائیگی کے لیے آمادگی کا جائزہ لیں۔

کریڈٹ کی ایک بنیادی تشخیص میں شامل ہیں:

• دوسرے دکانداروں سے تجارتی حوالہ جات جن کے ساتھ صارف کام کرتا ہے۔
• ڈن اینڈ بریڈسٹریٹ، ایکسپیریئن بزنس، یا ایکو فیکس سے کریڈٹ رپورٹس
• مالی بیانات بڑی کریڈٹ درخواستوں کے لیے
• آپ کی کمپنی کے ساتھ کسی بھی سابقہ ​​لین دین سے ادائیگی کی تاریخ

اپنے نتائج کی بنیاد پر کریڈٹ کی حدیں مقرر کریں۔ ایک نیا کسٹمر پری پے یا نیٹ 15 شرائط کے ساتھ شروع کر سکتا ہے اور ادائیگی کے مستقل رویے کا مظاہرہ کرنے کے بعد نیٹ 30 میں گریجویٹ ہو سکتا ہے۔

7. ابتدائی ادائیگی کی چھوٹ پیش کریں۔

ابتدائی ادائیگی کی چھوٹ گاہکوں کو شیڈول سے پہلے ادائیگی کرنے کی ترغیب دیتی ہے۔ سب سے عام ڈھانچہ 2/10 نیٹ 30 ہے، جو 2% ڈسکاؤنٹ پیش کرتا ہے اگر انوائس کی ادائیگی 10 دنوں کے اندر کی جاتی ہے، 30 دنوں میں مکمل ادائیگی کے ساتھ۔

اگرچہ 2% چھوٹا لگتا ہے، گاہک کے لیے سالانہ واپسی اہم ہے (تقریباً 36%)، یہ ایک پرکشش تجویز ہے۔ آپ کے کاروبار کے لیے، 20 دن پہلے انوائس کا 98% جمع کرنا تقریباً ہمیشہ 30 دن یا اس کے بعد کے 100% انتظار کرنے سے بہتر ہوتا ہے۔

8. اپنے اکاؤنٹنگ پلیٹ فارم میں اے آر مینجمنٹ کو سنٹرلائز کریں۔

ای میل، اسپریڈ شیٹس، اور دستی ریکارڈ میں بکھری ہوئی رسیدیں خلاء پیدا کرتی ہیں۔ تمام AR سرگرمی کو ایک پلیٹ فارم میں سنٹرلائز کریں:

• Odoo اکاؤنٹنگ بلٹ ان کسٹمر انوائسنگ، خودکار فالو اپس، عمر رسیدہ تجزیہ، اور بینک اسٹیٹمنٹس کے ساتھ ادائیگی کی مماثلت پیش کرتا ہے۔
• QuickBooks Online انوائس ٹریکنگ، ادائیگی کی یاد دہانیاں، اور قابل وصول رپورٹس فراہم کرتا ہے
• Xero میں انوائس مینجمنٹ، متوقع ادائیگی کی تاریخیں، اور قابل وصول ڈیش بورڈز شامل ہیں

مرکزیت آپ کو سچائی کا واحد ذریعہ فراہم کرتی ہے کہ کس کا واجب الادا ہے، کب واجب الادا ہے، اور کیا کارروائی کی گئی ہے۔

9. ایک باضابطہ کلیکشن اسکیلیشن پروسیس قائم کریں۔

جب دوستانہ یاد دہانیاں ناکام ہو جاتی ہیں، تو آپ کو ایک متعین توسیعی راستے کی ضرورت ہوتی ہے۔ اپنے عمل کو دستاویزی بنائیں تاکہ ٹیم کا ہر رکن مجموعہ کو مستقل طور پر ہینڈل کرے۔

** نمونہ بڑھانے کا عمل:**

1. دن 1 سے 30 اوور ڈیو: خودکار ای میل یاددہانی
2. 31 سے 45 دن: اکاؤنٹ مینیجر کی طرف سے ذاتی فون کال
3. 46 سے 60 دن: فنانس ٹیم کی طرف سے تحریری مطالبہ خط
4. 61 سے 90 دن: مستقبل کے آرڈرز کو روکیں؛ ادائیگی کی منصوبہ بندی پیش کرتے ہیں
5. 90+ دن: جمع کرنے والی ایجنسی سے منسلک ہوں یا قانونی علاج کی پیروی کریں۔

دستاویزی عمل کا ہونا ابہام کو دور کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ مجرم اکاؤنٹس بغیر کارروائی کے ختم نہ ہوں۔

10. ماہانہ AR KPIs کو ٹریک کریں۔

آپ کی AR کارکردگی کی پیمائش کرنے سے رجحانات اور مسائل کی شناخت میں مدد ملتی ہے اس سے پہلے کہ وہ بحران بن جائیں۔

ضروری AR میٹرکس:

• ڈیز سیلز بقایا (DSO) — ادائیگی جمع کرنے کے لیے اوسط دن۔ ہدف: 45 دن سے کم۔
• AR ٹرن اوور تناسب — خالص کریڈٹ سیلز کو اوسط AR سے تقسیم کیا گیا ہے۔ زیادہ بہتر ہے۔
• کلیکشن ایفیکٹیونس انڈیکس (CEI) — جمع کردہ وصولیوں کا فیصد بمقابلہ جمع کرنے کے لیے دستیاب۔ ہدف: 80٪ سے اوپر۔
• خراب قرض کا تناسب - کل کریڈٹ سیلز کے فیصد کے طور پر رائٹ آف۔ ہدف: 2٪ سے نیچے۔
• عمر رسیدہ بالٹی کی تقسیم — ہر عمر رسیدہ زمرے میں AR کا فیصد۔ صحت مند: 70%+ موجودہ یا 1 سے 30 دنوں میں۔

اکثر پوچھے گئے سوالات

س: چھوٹے کاروباروں کے لیے صحت مند DSO کیا ہے؟ A: 45 دن سے کم عمر کے DSO کو عام طور پر صحت مند سمجھا جاتا ہے۔ تاہم، مثالی نمبر آپ کی صنعت اور ادائیگی کی شرائط پر منحصر ہے۔ اگر آپ کی معیاری شرائط نیٹ 30 ہیں، تو 35 سے 40 دنوں کا DSO مناسب ہے۔

س: میں ایک ایسے گاہک کو کیسے ہینڈل کروں جو مسلسل دیر سے ادائیگی کرتا ہے؟ A: سب سے پہلے، وجہ کو سمجھنے کے لیے براہ راست بات چیت کریں۔ پھر ان کی ادائیگی کی شرائط کو مختصر کرنے پر غور کریں، ڈپازٹس کی ضرورت ہے، انہیں قبل از ادائیگی پر تبدیل کریں، یا آپ کی شرائط میں بیان کردہ تاخیر سے ادائیگی کی فیسیں لاگو کریں۔

سوال: مجھے برا قرض کب معاف کرنا چاہیے؟ A: زیادہ تر کاروبار 120 سے 180 دن کی عدم ادائیگی کے بعد، وصولی کی تمام کوششیں ختم ہونے کے بعد وصولی کو لکھ دیتے ہیں۔ اپنے دائرہ اختیار میں خراب قرضوں کی ادائیگی کے ٹیکس مضمرات کے بارے میں اپنے اکاؤنٹنٹ سے مشورہ کریں۔

پیشہ ورانہ مدد کے ساتھ اپنے AR کو بہتر بنائیں

قابل وصول اکاؤنٹس کو مؤثر طریقے سے منظم کرنے کے لیے مستقل عمل، صحیح ٹیکنالوجی، اور وقف توجہ کی ضرورت ہوتی ہے۔ ECOSIRE اکاؤنٹنگ سروسز فراہم کرتا ہے جس میں مکمل AR مینجمنٹ شامل ہے: انوائسنگ، خودکار فالو اپس، عمر رسیدہ تجزیہ، کلیکشن سپورٹ، اور کیش فلو رپورٹنگ۔

چاہے آپ کو Odoo، QuickBooks، یا Xero میں خودکار AR ورک فلو کو ترتیب دینے میں مدد کی ضرورت ہو، یا آپ کی وصولی کے اختتام سے آخر تک انتظام کرنے کے لیے ایک سرشار ٹیم چاہیں، مفت مشاورت کے لیے ہم سے رابطہ کریں۔