Tekliften Siparişe İş Akışları: CPQ, Onaylar ve Dijital İmzalar

Ortalama B2B teklifinin manuel olarak oluşturulması 4,5 gün sürer. Bu 4,5 gün boyunca alıcı rakip bir fiyat teklifi alabilir, gereksinimlerini değiştirebilir veya satın alma işlemine ilişkin dahili momentumu kaybedebilir. Her günlük gecikme, kazanma olasılığını tahminen %1-2 oranında azaltır.

Fiyat Teklifini Yapılandır (CPQ) sistemleri bu döngüyü günlerden dakikalara indirir. Bir satış temsilcisi ürünü yapılandırır, sistem, müşterinin fiyatlandırma katmanına ve hacmine göre fiyatı hesaplar ve teklif tek bir tıklamayla oluşturulur. Otomatik onay yönlendirmesi ve dijital imzalar eklenince siparişten teklife tüm süreç haftalar yerine saatler içinde tamamlanabilir.

Önemli Çıkarımlar

• CPQ iş akışları ortalama fiyat teklifi oluşturma süresini 4,5 günden 1 saatin altına düşürür
• Çok seviyeli onay zincirleri darboğazları önlemek için otomatik yükseltmeyi içermelidir
• Dijital imzalar, yazdır-imzala-tara-e-posta döngüsünü ortadan kaldırır ve yasal olarak bağlayıcı kayıtlar oluşturur
• Revizyon takibi, ilk fiyat teklifinden son siparişe kadar her değişikliğin eksiksiz bir denetim izini tutar

---

Siparişten Teklif Süreci

Geleneksel Süreç (Manuel)

Manüel tekliften siparişe süreci, her biri gecikme ve hata riski getiren bir dizi aktarmadan oluşur.

1. Alıcı e-posta veya telefon aracılığıyla fiyat teklifi ister (0. Gün)
2. Satış temsilcisi, ileri geri iletişim yoluyla gereksinimleri toplar (0-1. Günler)
3. Satış temsilcisi fiyatlandırmayı e-tablolardan veya fiyatlandırma yöneticisinden kontrol eder (1-2. Gün)
4. Satış temsilcisi depo ekibiyle envanteri kontrol ediyor (2. Gün)
5. Word veya Excel'de Satış temsilcisi taslak teklifi (2-3. Gün)
6. Yönetici, eşiğin üzerindeyse inceler ve onaylar (3-4. Gün)
7. Satış temsilcisi alıcıya e-posta yoluyla fiyat teklifi gönderir (4-5. Gün)
8. Alıcı incelemeleri, değişiklik talepleri (5-10. Günler)
9. Satış temsilcisi revize eder ve yeniden gönderir (10-12. Günler)
10. Alıcı imzalayıp geri gönderir, tarama veya faks yoluyla (12-15. Günler)
11. Satış temsilcisi siparişi ERP sistemine girer (15-16. Gün)

Toplam geçen süre: 2-3 hafta. Temas noktaları: 8-12. Hata fırsatları: her aktarımda.

Otomatik CPQ Süreci

1. Alıcı, portal veya satış temsilcisi başlatarak fiyat teklifi ister (Saat 0)
2. Ürünü yapılandırın --- geçerli seçenekler, sistem tarafından uygulanan bağımlılıklar (Saat 0)
3. Hesaplanan fiyat --- müşteri fiyat listesi otomatik olarak uygulanır (Anında)
4. Alıntı oluşturuldu --- tüm terimleri içeren profesyonel PDF (Anında)
5. Onay yönlendirme --- kurallara göre otomatik olarak yönlendirilir (0-4. Saatler)
6. Teklif teslim edildi --- Alıcıya portal bağlantısını içeren e-posta (Onaydan hemen sonra)
7. Self servis değişiklikle portalda alıcı incelemeleri (4-24 saat)
8. Dijital imza --- alıcı çevrimiçi imzalar (Dakika)
9. Sipariş oluşturuldu --- satış siparişi ERP'de otomatik olarak oluşturuldu (Anında)

Toplam geçen süre: 4-24 saat. Temas noktaları: 3-4. Hata fırsatları: minimum (sistem tarafından uygulanan kurallar).

---

Ürün Yapılandırması

Yapılandırma Kuralları

B2B'deki ürün konfigürasyonu genellikle karmaşık bağımlılıklar içerir. Bir hidrolik pompa siparişinde pompa tipinin, akış hızının, basınç değerinin, conta malzemesinin, motor voltajının ve montaj konfigürasyonunun seçilmesi gerekebilir. Tüm kombinasyonlar geçerli değildir; belirli conta malzemeleriyle yüksek basınç değeri mevcut olmayabilir veya belirli bir motor voltajı yalnızca belirli montaj seçenekleriyle işe yarayabilir.

CPQ sistemleri bu kuralları yapılandırma aşamasında uygular.

Malzeme Listesi Entegrasyonu

Üretilen veya montajı yapılan ürünler için CPQ konfigürasyonu doğrudan ERP'deki malzeme listesi (BOM) ile eşlenmelidir. Bir satış temsilcisi özel bir ürünü yapılandırdığında sistem otomatik olarak ürün reçetesini oluşturmalı, üretim maliyetini hesaplamalı, malzeme kullanılabilirliğini doğrulamalı ve teslim süresini tahmin etmelidir.

Odoo'da Satış modülü ile Üretim modülü arasındaki bu entegrasyon, teklif sistemden ayrılmadan önce yapılandırılmış her ürünün üretilebilir, maliyetlendirilebilir ve programlanabilir olmasını sağlar.

---

CPQ Akışında Fiyatlandırma

Otomatik Fiyat Hesaplama

Satış temsilcisi bir müşteri seçip bir ürünü yapılandırdığında, fiyatlandırma motoru fiyatlandırma hiyerarşisinden geçerli tüm kuralları değerlendirir ve doğru fiyatı döndürür. Satış temsilcisi hesaplanan fiyatı, geçerli indirimi ve ortaya çıkan marjı görür.

Fiyat Geçersiz Kılma Kontrolleri

Satış temsilcilerinin bazen bir rakiple eşleşmek, stratejik bir anlaşmaya varmak veya bir hizmet sorununu telafi etmek için fiyatları ayarlaması gerekir. CPQ sistemi, belirlenen sınırlar dahilinde fiyat geçersiz kılmalarına izin vermelidir.

Her geçersiz kılma, temsilcinin adı, orijinal fiyat, geçersiz kılınan fiyat ve neden koduyla birlikte günlüğe kaydedilir. Bu veriler, geçersiz kılmaların stratejik olarak mı yoksa zayıf müzakere için bir destek olarak mı kullanıldığını belirlemek için fiyatlandırma analitiğini besler.

---

Çok Seviyeli Onay Zincirleri

Onay Matrisi Tasarımı

Onay matrisi, özelliklerine göre bir teklifi kimin onaylaması gerektiğini tanımlar. En yaygın tetikleyici sipariş değeridir ancak onaylar indirim derinliği, ürün kategorisi, müşteri risk profili veya ödeme koşullarıyla da tetiklenebilir.

Yükseltme Kuralları

Onaylayanlar mevcut olmadığında onaylar darboğaz haline gelir. Otomatik yükseltme, tekliflerin durmasını önler.

• SLA'nın %75'inde uyarı --- Onaylayan bir hatırlatma bildirimi alır
• SLA'nın %100'ünde yükseltme --- Onaylayanın yöneticisine rota talep etme
• SLA'nın %150'sinde otomatik onaylama --- Tanımlanmış bir risk eşiğinin altındaysa teklif otomatik olarak onaylanır (isteğe bağlı, yapılandırılabilir)
• SLA'nın %200'ünde yönetici bildirimi --- Liderlik görünürlüğü için kontrol paneli uyarısı

Paralel Onay Optimizasyonu

Birden fazla onay gerektiğinde (satış müdürü VE kredi yöneticisi VE hukuk), bunları sıralı olarak değil paralel olarak çalıştırın. 8 saatlik SLA'larla üç onay gerektiren bir fiyat teklifi art arda 24 saat sürer, ancak paralel olarak yalnızca 8 saat sürer.

Odoo'nun onay modülü hem paralel hem de sıralı onay yapılandırmalarını destekler. En uygun yaklaşım, bağımsız onayları paralel ve zincirleme bağımlı onayları sırayla yürütmektir (örneğin, yasal inceleme başlamadan önce fiyatlandırma onayının tamamlanması gerekir, çünkü yasal olarak nihai fiyatın görülmesi gerekir).

---

Dijital İmzalar

Yasal Geçerlilik

Dijital imzalar, ABD ESIGN Yasası, AB eIDAS Yönetmeliği ve 60'tan fazla ülkedeki benzer yasalar gibi çerçeveler kapsamında çoğu yargı bölgesinde yasal olarak bağlayıcıdır. Dijital imzayla kabul edilen bir fiyat teklifi, ıslak imzayla aynı hukuki statüye sahiptir.

Odoo'nun dijital imza özelliği, imzalayanın adını, e-postasını, IP adresini ve zaman damgasını yakalayarak kapsamlı bir imza kaydı oluşturur. İmzalanan belge daha fazla değişikliğe karşı kilitlenir ve bir kopyası, denetim amacıyla imza meta verileriyle birlikte saklanır.

İmza İş Akışı

1. Teklif kesinleşti --- Satış temsilcisi, teklifi imzaya hazır olarak işaretler
2. İmza isteği gönderildi --- Alıcı, portalın bağlantısını içeren bir e-posta alır
3. Alıcı incelemeleri --- Şartlar ve koşullarla birlikte portalda tam fiyat teklifi görüntülenir
4. Alıcı imzalar --- İmzayı atar veya yazar, kimliği doğrular
5. Onay --- Her iki tarafa da imzalı bir kopya e-posta yoluyla gönderilir
6. Sipariş oluşturuldu --- Satış siparişi, imzalı tekliften otomatik olarak oluşturulur

Birden Fazla İmza Sahibi

Büyük B2B siparişleri genellikle birden fazla imza gerektirir; sipariş için satın alma müdürü ve ödeme koşulları için finans direktörü. Sistem, her aşamada bildirimlerle birlikte sıralı imzalamayı (önce satın alma, sonra finans) veya paralel imzalamayı (her ikisi de bağımsız olarak imzalama) desteklemelidir.

---

Revizyon Takibi ve Versiyon Kontrolü

Revizyonlar Neden Önemlidir

B2B teklifleri nadiren olduğu gibi kabul edilir. Alıcı; adet değişikliği, ürün değişimi, garanti uzatımı veya farklı ödeme koşulları talep eder. Her değişiklik yeni bir revizyon oluşturur. Sürüm kontrolü olmadan, alıcının hangi sürümü kabul ettiğini, sürümler arasında nelerin değiştiğini veya değişikliklerden sonra fiyatlandırmanın yeniden hesaplanıp hesaplanmadığını bilmek imkansız hale gelir.

Revizyon Yönetimi

Her revizyon, teklifin o andaki tam durumunu, yani tüm satır öğelerini, miktarları, fiyatları, şartları ve notları saklar. Bu, denetim, eğitim ve anlaşmazlık çözümü amacıyla eksiksiz bir müzakere geçmişi sağlar.

Geçerlilik Dönemleri

Her teklifin bir son kullanma tarihi olmalıdır. Bu olmadan, alıcı bir teklifi yayınlandıktan altı ay sonra kabul edebilir; bu süre içinde maliyetler değişir, envanter tükenir veya fiyatlandırma kuralları güncellenir.

Standart geçerlilik süreleri sektöre ve ürün türüne göre değişiklik gösterir ancak standart ürünler için 15-30 gün, değişken maliyetli ürünler için ise 7-15 gün yaygındır. CPQ sistemi, geçerlilik süresinden sonra tekliflerin geçerliliğini otomatik olarak sona erdirmeli ve satış temsilcisini takip etmesi veya revize edilmiş bir teklif yayınlaması konusunda bilgilendirmelidir.

---

CPQ Etkinliğini Ölçme

Temel Metrikler

Darboğaz Analizi

CPQ sistemi her aşamada zamanlama verilerini yakalar. Darboğazları belirlemek için bu verileri kullanın. Onay döngüsü süresi uzunsa hangi onaylayanların en yavaş olduğuna bakın. Tekliften siparişe dönüşüm düşükse hangi ürün yapılandırmalarının reddedildiğini analiz edin. Düzeltme sayıları yüksekse yapılandırma kurallarının hataları yeterince erken yakalayıp yakalamadığını inceleyin.

B2B e-Ticaret stratejisinin tamamı için temel kılavuzumuza bakın: B2B e-Ticaret Başucu Kitabı.

---

Sıkça Sorulan Sorular

CPQ ile basit bir alıntı aracı arasındaki fark nedir?

Basit bir fiyat teklifi aracı, ürünleri ve fiyatları içeren bir belge oluşturur. CPQ üç kritik özellik ekler: kural uygulamalı ürün yapılandırması (yapılandırma), çok düzeyli indirim hesaplaması (fiyat) ile otomatik fiyatlandırma ve onay iş akışları ile profesyonel belge oluşturma (teklif). Aradaki fark, CPQ'nun hataları aşağı yönde yakalamak yerine, oluşturma noktasında önlemesidir.

CPQ, Odoo gibi mevcut ERP sistemleriyle nasıl entegre olur?

Odoo'da CPQ işlevi Satış modülünde yerleşiktir. Ürün çeşitleri ve isteğe bağlı ürünler yapılandırmayı yönetir. Fiyat listeleri fiyatlandırmayı yönetir. Teklif iş akışı, onayları ve dijital imzaları yönetir. Bu yerel entegrasyon, yönetilecek veri senkronizasyonu, bakımı yapılacak API ve sorun giderilecek ara yazılım olmadığı anlamına gelir. Teklif, sipariş, envanter rezervasyonu ve faturanın tümü aynı işlemden gelir.

CPQ abonelik ve yinelenen sipariş fiyatlandırmasını yönetebilir mi?

Evet. Odoo'nun abonelik modülü, yinelenen fiyatlandırmayı desteklemek için teklif iş akışıyla bütünleşir. Fiyat teklifi, tek seferlik kurulum ücretlerini, aylık yinelenen ücretleri ve kullanıma dayalı bileşenleri içerebilir. Teklif kabul edildiğinde sistem otomatik olarak uygun faturalandırma planına sahip aboneliği oluşturur.

Satış temsilcilerinin CPQ'yu etkili bir şekilde kullanabilmeleri için hangi eğitime ihtiyacı var?

Çoğu satış temsilcisi, temel CPQ iş akışını 2-4 saat içinde öğrenebilir. Eğitim, ürün konfigürasyonunu (seçenekleri seçme, bağımlılıkları anlama), fiyatlandırma görünürlüğünü (hesaplanan fiyatı okuma, hangi indirimin uygulandığını anlama) ve teklif göndermeyi (müşteriye gönderme, onayları yönetme) kapsamalıdır. Fiyat geçersiz kılma ve istisna yönetimine ilişkin ileri düzey eğitim genellikle ek 2 saat gerektirir. Önemli olan, CPQ'nun eğitim yükünü azaltmasıdır; sistem bunları otomatik olarak uyguladığı için yeni temsilcilerin fiyatlandırma kurallarını ezberlemelerine gerek yoktur.

---

Sırada Ne Var

Tekliften siparişe süreç, anlaşmaların kazanıldığı veya kaybedildiği yerdir. Hızlı, doğru ve profesyonel bir fiyat teklifi verme süreci, yetkinliğin sinyalini verir ve alıcının güvenini oluşturur. Yavaş, hataya açık bir süreç, işlev bozukluğunun sinyalini verir ve alıcıları rakiplere yönlendirir.

ECOSIRE'ın Odoo uygulama hizmetleri CPQ yapılandırmasını, onay iş akışı tasarımını ve dijital imza kurulumunu içerir. B2B şirketlerinin satış döngülerini sıkıştırmalarına ve otomasyon yoluyla kazanma oranlarını artırmalarına yardımcı oluyoruz.

Tekliften siparişe iş akışınızı görüşmek ve Odoo CPQ'nun satış operasyonlarınızı nasıl hızlandırabileceğini görmek için bize ulaşın.

---

ECOSIRE tarafından yayınlandı --- işletmelerin Odoo ERP, Shopify eCommerce ve OpenClaw AI genelinde yapay zeka destekli çözümlerle ölçeklenmesine yardımcı oluyor.