Odoo Proje Yönetimi: Görevler, Zaman Çizelgeleri ve Faturalandırma

Proje yönetimi araçları her yerdedir. Nadir olan şey, doğrudan mali tablolarınıza bağlanan, kaydedilen her saatin otomatik olarak faturalandırma sisteminize aktığı, proje maliyetlerinin gerçek zamanlı olarak bütçeye göre görülebildiği ve kârlılığın ay sonu e-tablo jimnastiği olmadan proje düzeyinde hesaplanabildiği bir proje yönetim sistemidir. Odoo 19 Enterprise Project tam olarak bunu yapıyor: zaman çizelgeleri, faturalama ve bordro ile yerel olarak entegre edilmiş tamamen işlevsel bir proje yönetimi platformu.

Bu kılavuz Odoo Projesi modülünün tamamını kapsar: proje yapılandırması, görev yönetimi, aşama takibi, ekip işbirliği, zaman çizelgesi entegrasyonu ve proje tabanlı faturalandırma. İster müşteri ilişkilerini yöneten profesyonel bir hizmet firması olun, ister geliştirme süreçlerini takip eden dahili bir BT ekibi olun, bu kılavuz size proje yönetimi için iş sonuçlarınıza gerçekten bağlanan yapılandırma planını verir.

Önemli Çıkarımlar

Müşteri çalışması için aşamaları, görünürlük ayarlarını ve müşteri ilişkilerini içeren projeleri yapılandırın

Alt görevler, bağımlılıklar ve kilometre taşı işaretçileriyle görev hiyerarşileri oluşturun

Yönetici onayı iş akışlarıyla entegre zaman çizelgeleri aracılığıyla görevlere harcanan zamanı takip edin

Müşterileri zaman çizelgelerine, kilometre taşlarına veya sabit ücretli programlara göre otomatik olarak faturalandırın

Zaman çizelgesi planlaması ve kritik yol görselleştirmesi için Gantt grafiğini kullanın

Gerçek zamanlı maliyet ve gelir raporlaması ile proje karlılığını izleyin

Müşteri tarafında proje görünürlüğü ve onayı için müşteri portalı erişimini etkinleştirin

Uçtan uca hizmet sunumu yönetimi için Yardım Masası, CRM ve Faturalama ile entegrasyon

Proje Konfigürasyonu ve Mimarisi

Görev oluşturmaya başlamadan önce doğru proje mimarisi çok önemlidir. Proje türleri, aşamaları ve görünürlüğüyle ilgili kararlar ekibinizin nasıl çalıştığını ve verilerin faturalandırmaya nasıl aktığını etkiler.

Proje oluşturma: Bir proje oluşturmak için Proje > Projeler > Yeni'ye gidin. Anahtar yapılandırma alanları şunları içerir:

Müşteri: Müşteriye yönelik projeler için müşteri kaydına bağlantı. Bu, projeyi faturalandırmaya bağlar.
Faturalandırma yöntemi: Sabit Fiyat (proje başına bir fatura), Kilometre Taşları (her kilometre taşı tamamlanana göre fatura) veya Zaman Çizelgeleri (kaydedilen saatlere göre fatura)
Proje Yöneticisi: Bu projeden sorumlu kullanıcı. Gecikmiş görevler için otomatik bildirimler alırlar.
Planlanan tarihler: Projenin Gantt görünümünde ve kaynak planlamasında kullanılan başlangıç ve bitiş tarihleri
Etiketler: Projeleri türe göre sınıflandırmak için etiketleri kullanın (Uygulama, Destek, Dahili, Ar-Ge)

Özel ve genel projeler: Proje ayarları altında proje görünürlüğünü yapılandırın. "Özel" projeler yalnızca davet edilen üyeler tarafından görülebilir. "Dahili" projeler tüm şirket çalışanları tarafından görülebilir. "Kamuya açık" projeler müşteri portalında görünür. Müşteri projelerinin çoğu "Özel" olmalı (belirli ekip üyeleriyle paylaşılmalı) ve müşteri portalı erişimi seçici olarak etkinleştirilmelidir.

Proje aşamaları: Proje düzeyindeki aşamalar projenin genel durumunu temsil eder: Keşif, Devam Ediyor, Beklemede, Teslim Edildi, Kapalı. Bunlar görev aşamalarından (her projenin içindeki aşamalar) farklıdır. Proje Kanban genel bakışında görünen proje düzeyindeki aşamaları yapılandırmak için Proje > Yapılandırma > Aşamalar'a gidin.

Görev aşamaları: Her projenin kendi yapılandırılabilir görev akışı vardır. Varsayılan aşamalar: Biriktirme Listesi, Devam Ediyor, Gözden Geçirme, Bitti. Bunları proje metodolojinize uyacak şekilde özelleştirin. Bir yazılım geliştirme projesi şunları kullanabilir: İş Listesi, Sprint Hazır, Geliştirme Aşamasında, İncelemede, QA, Bitti. Bir danışmanlık projesi şunları kullanabilir: Yapılacaklar, Devam Ediyor, Müşteri İncelemesi, Onaylandı, Faturalandırıldı.

Görev Yönetimi ve İş Kırılım Yapısı

Görevler Odoo Projesi'ndeki atomik iş birimidir. İyi görev tasarımı, yönetebileceğiniz bir proje ile sizi yöneten bir proje arasındaki farktır.

Görev oluşturma: Kanban panosundan, Liste görünümünden veya Gantt şemasından görevler oluşturun. Her görevde şunlar bulunur: başlık, açıklama, atanmış kullanıcı, son tarih, öncelik (normal veya acil), etiketler, tahmini saatler ve aşama. Kabul kriterleri, ilgili bağlantılar ve spesifikasyonlar dahil olmak üzere zengin metinli kapsam belgeleri için görev açıklaması alanını kullanın.

Alt görevler: Odoo üst-alt görev ilişkisini kullanarak karmaşık görevleri alt görevlere ayırın. "Ödeme entegrasyonunu geliştirme" görevinin alt görevleri olabilir: "API sarmalayıcı yazma", "Hata işlemeyi uygulama", "Birim testleri yazma", "Entegrasyon testi" ve "Dağıtım". Alt görevler, liste görünümünde üst öğelerinin altında girintili olarak görünür ve üst görev tamamlanma yüzdesi, alt görev tamamlandıktan sonra otomatik olarak toplanır.

Görev bağımlılıkları: Proje > Yapılandırma > Ayarlar'da görev bağımlılıklarını etkinleştirin. Etkinleştirildiğinde, her göreve önceki görevleri ayarlayın — Odoo, bir görevin öncülleri tamamlanmadan başlatılmasını engeller. Gantt görünümü, bağımlılıkları görevler arasındaki oklar şeklinde görselleştirerek kritik yolun hemen görünür olmasını sağlar.

Dönüm Noktaları: Önemli teslimatları veya müşteri onay kapılarını işaret eden proje kilometre taşlarını tanımlayın. Yeniden kullanılabilir kilometre taşları oluşturmak veya bir proje içinden projeye özel kilometre taşları oluşturmak için Proje > Yapılandırma > Kilometre Taşları'na gidin. Görevler kilometre taşlarına bağlanabilir; bir kilometre taşına bağlı tüm görevler tamamlandığında, kilometre taşı tamamlanmaya hazır hale gelir ve ilgili faturalandırma veya bildirim tetiklenir.

Yinelenen görevler: Yinelenen işler için (haftalık durum raporları, aylık bakım görevleri, üç aylık incelemeler), yinelenen görevleri yapılandırın. Yinelenme modelini (günlük, haftalık, aylık, özel) ve başlangıç tarihini ayarlayın. Odoo, yeni görev örneklerini zamanında otomatik olarak oluşturarak yinelenen işlerin asla kaçırılmamasını sağlar.

Kanban, Gantt ve Liste Görünümleri

Farklı durumlar, proje verilerinizin farklı görünümlerini gerektirir. Odoo Project, her biri farklı bir kullanım durumu için optimize edilmiş dört görünüm sunar.

Kanban görünümü: Varsayılan görev görünümü, görevleri aşamaları temsil eden sütunlardaki kartlar halinde gösterir. Kanban günlük görev yönetimi için idealdir; ilerledikçe görevleri aşamalar arasında sürükleyin, ekibin iş yükünü hızlı bir şekilde tarayın ve darboğazları (çok fazla kart içeren aşamalar) belirleyin. Herhangi bir ekip üyesinin kişisel kuyruğunu görmek için atanan kişiye göre filtreleyin.

Gantt görünümü: Gantt şeması, görevleri bir zaman çizelgesinde görselleştirerek planlanan başlangıç ve bitiş tarihlerini, görev süresini ve bağımlılıkları gösterir. Proje planlama, son tarih yönetimi ve zaman çizelgelerini müşterilere iletmek için gereklidir. Odoo'nun Gantt görünümü etkileşimlidir; tarihleri değiştirmek için görev çubuklarını sürükleyin, süreyi ayarlamak için yeniden boyutlandırın ve doğrudan grafik üzerinde bağımlılık okları çizin.

Liste görünümü: Liste görünümü, tüm görevleri e-tablo benzeri bir düzende gösterir; toplu işlemler için kullanışlıdır. Birden fazla görevi seçin ve aynı anda bunların aşamasını, atanan kişiyi veya son tarihini değiştirin. Teslimatlara göre düzenlenen görevleri görmek için Kilometre Taşına göre gruplandırın veya her kişinin iş yükünü görmek için Atanana göre gruplandırın.

Etkinlik görünümü: Bir sonraki zamanlanmış etkinliğe göre düzenlenen görevleri gösterir; yöneticilerin, hangi görevlerin gecikmiş takipleri, yaklaşan son teslim tarihleri veya planlanmış hiçbir etkinliği (ihmal edilmiş olması muhtemel görevler) olduğunu görmeleri açısından kullanışlıdır.

Zaman Çizelgeleri ve Zaman Takibi

Zaman çizelgeleri, proje yönetiminin finansal gerçeklikle buluştuğu yerdir. Proje zaman çizelgesinde oturum açılan her saat, proje maliyeti, ekip kullanımı ve faturalandırılabilir projeler için gelir hakkında bir veri noktasıdır.

Zaman çizelgelerini etkinleştirme: Proje > Yapılandırma > Ayarlar'a gidin ve Zaman Çizelgeleri'ni etkinleştirin. Bu, ekip üyelerinin zaman kaydedebileceği her göreve bir "Zaman Çizelgeleri" sekmesi ekler.

Görevlerdeki zamanı günlüğe kaydetme: Ekip üyeleri zamanı doğrudan görevlere kaydeder: "Zaman Çizelgeleri" sekmesini tıklayın, tarih, açıklama ve saatleri içeren bir satır ekleyin. Bu en doğru zaman takip yöntemidir çünkü bağlam (hangi görev) önceden belirlenmiş durumdadır. Zaman çizelgesi satırı, projenin zaman çizelgesi raporunda proje yöneticisi tarafından hemen görülebilir.

Zamanlayıcı tabanlı günlük kaydı: Odoo, görev formunda çalışan bir zamanlayıcı içerir. İş başladığında "Başlat"a ve bittiğinde "Durdur"a tıklayın; Odoo otomatik olarak geçen süreyi içeren bir zaman çizelgesi girişi oluşturur. Bu özellikle yanlış olduğu bilinen gün sonu zamanının yeniden yapılandırılmasını ortadan kaldırmak için kullanışlıdır.

Mobil zaman çizelgesi: Odoo mobil uygulaması hareket halindeyken zaman çizelgesi girişini destekler. Saha danışmanları, uzak çalışanlar ve müşteri sitelerindeki çalışanlar, masaüstü arayüzüyle aynı proje ve görev yapısıyla telefonlarından zaman kaydı yapabilirler.

Yönetici onayı: Faturalandırılabilir projeler için zaman çizelgesi onayını etkinleştirin. Ekip üyeleri haftalık olarak zaman çizelgeleri gönderir; proje yöneticileri çalışma saatleri faturalandırılabilir hale gelmeden önce inceleyip onaylıyor. Bu doğrulama adımı, veri girişi hatalarını yakalar ve faturalar oluşturulmadan önce faturalandırmanın doğruluğunu sağlar.

Zaman çizelgesi analizi: Zaman Çizelgeleri > Raporlama > Zaman Çizelgesi Analizi'ne gidin. Zamanın nerede harcandığını analiz etmek için projeye, çalışana veya zaman dilimine göre filtreleyin. Faturalandırılabilir ve faturalandırılamayan saatleri karşılaştırın, fazla veya az kullanılan ekip üyelerini belirleyin ve zaman tahsisinin proje planına uyup uymadığını takip edin.

Proje Faturalandırma ve Gelirin Tanınması

Profesyonel hizmet işletmeleri için Odoo'nun proje faturalandırma entegrasyonu dönüştürücü niteliktedir. Faturalandırma için zaman çizelgesi verilerini çıkarmak için ay sonu karmaşasını ortadan kaldırır ve proje karlılığını otomatik olarak hesaplar.

Sabit fiyatlı faturalandırma: Sabit ücretli projeler için, üzerinde anlaşmaya varılan proje ücretiyle sözleşmeli satış siparişini oluşturun. Satış siparişini projeye bağlayın. Proje tamamlandığında satış siparişini doğrudan faturalayın. Sabit fiyatlı projeler, dönüm noktası faturalandırmasını içerebilir; %30'u başlangıçta, %40'ı proje ortası onayında ve %30'u teslimatta faturalanır.

Zaman ve malzeme faturalandırması: T&M projeleri için projenin faturalandırma yöntemini "Zaman Çizelgeleri" olarak ayarlayın. Zaman günlüğe kaydedilip onaylandıkça projenin fatura kuyruğunda birikir. Faturalama zamanında (haftalık, aylık veya isteğe bağlı), Proje > Faturalama > Fatura Zaman Çizelgeleri'ne gidin. Odoo, onaylanmış, faturalandırılmamış tüm saatleri incelenmek üzere sunar. Faturayı onaylayın ve oluşturun; satır öğeleri zaman çizelgesi dökümüyle eşleşerek müşterilere tam şeffaflık sağlar.

Saatlik ücret yapılandırması: Faturalandırma ücretlerini birden fazla düzeyde ayarlayın: proje ücreti (tüm ekip üyeleri için geçerlidir), bireysel çalışan ücretleri (farklı kişiler farklı oranlarda faturalandırır) veya göreve özel ücretler (farklı oranlarda farklı iş faturası türleri). Odoo, her zaman çizelgesi girişine en spesifik eşleşme oranını otomatik olarak uygular.

Proje kârlılığı: Proje > Raporlama > Kârlılık'a gidin. Bu rapor, her proje için şunları gösterir: faturalanan toplam gelir, toplam maliyet (dahili maliyet oranında çalışan saatleri), brüt kar marjı ve marj yüzdesi. Kırmızıyla gösterilen projeler anında görünür; kayıplar daha da artmadan yönetim müdahalesine olanak tanır.

Bütçe yönetimi: Her proje için maksimum saatleri ve maliyeti belirten bir bütçe belirleyin. Zaman çizelgeleri biriktikçe Odoo, tüketilen ve kalan bütçeyi gösterir. Bir proje bütçe tavanına yaklaştığında Odoo bir uyarı oluşturarak kapsam kaymasının proje bütçesini aşana kadar fark edilmemesini önler.

Müşteri Portalı ve Müşteri İşbirliği

Müşteriler, sürekli durum toplantısı ek yükü gerektirmeden projenin ilerleyişinin giderek daha fazla görülebilmesini istiyor. Odoo'nun müşteri portalı bu şeffaflığı sağlıyor.

Portal erişimini etkinleştirme: Müşteri kaydı aracılığıyla müşteri kişilerine portal erişimi verin (onları portal kullanıcısı olarak davet edin). Davet edildikten sonra müşteriler, sirketiniz.com/web/portal URL'si için oturum açma kimlik bilgilerini içeren bir e-posta alırlar.

Müşteriler ne görür: Müşteriler projelerini (şirketlerine göre filtrelenmiş), proje görevlerini (dahili notlar olmadan basitleştirilmiş bir görünümde), aşama durumunu, onaylanmış zaman çizelgelerini (şeffaflığın gerekli olduğu T&M projeleri için) ve faturaları görür. Dahili notlar ve özel tartışmalar portal kullanıcılarından gizli kalır.

Müşteri görevi onayı: Teslim edilecek ürünlerde müşterinin imzasını gerektiren iş akışları için "Müşteri Değerlendirmesi" özelliğini etkinleştirin. Bir görev "Müşteri İncelemesi" aşamasına ulaştığında, Odoo müşteriye e-posta göndererek incelemesini ve onaylamasını ister. Müşteri e-postadan veya portaldan onaylayarak görevi otomatik olarak ilerletebilir. Bu, her teslimat için belgelenmiş bir onay izi oluşturur.

Müşteri mesajlaşması: Müşteriler portaldan proje ekibine mesaj göndererek ilgili görev veya projeyle ilgili sohbet mesajları oluşturabilirler. Bu mesajlar proje yöneticisini bilgilendirir ve projenin iletişim geçmişine entegre edilir; sistem dışında e-posta gönderimi yoktur.

Kaynak Planlama ve Ekip Kullanımı

Bireysel proje yönetimi basittir; Birden fazla eş zamanlı projede ekip tahsisinin yönetilmesi, Odoo'nun planlama yeteneklerinin kritik hale geldiği yerdir.

Kaynak planlama: Proje > Raporlama > Kaynak Analizi'ne gidin. Bu rapor, tüm projelerdeki her ekip üyesinin planlanan ve fiili saatlerini gösterir. Kimin aşırı taahhütte bulunduğunu (planlanan saatlerin kapasiteyi aştığını) ve kimin ek iş için müsait olduğunu belirleyin. Son teslim tarihleri kaymadan önce bilinçli personel kararları vermek için bu verileri kullanın.

İş yükünün yeniden dengelenmesi: Gantt görünümünden, bir kişinin tüm projelerdeki tam iş yükünü görmek için atanana göre filtreleyin. Son teslim tarihleri çakışan görevler hemen görünür. Çatışmaları sorun haline gelmeden önce çözmek için görevleri yeniden atayın veya zaman çizelgelerini ayarlayın.

Proje portföyü: Birden fazla projeyi denetleyen proje yöneticileri, portföy kontrol paneli olarak Proje > Projeler Kanban'ını kullanır. Her proje kartında genel tamamlanma yüzdesi, yaklaşan kilometre taşı tarihleri ve ekip gösterilir. Dikkat edilmesi gerekenlere odaklanmak için proje durumuna veya müşteriye göre filtreleyin.

Sıkça Sorulan Sorular

Odoo Project sprint'lerle çevik/scrum metodolojilerini destekleyebilir mi?

Evet. Sprintleri zaman sınırlı proje aşamaları veya ayrı yinelenen proje örnekleri olarak yapılandırın. Sprint görselleştirmesi için Kanban panosunu kullanın. Odoo'nun yerleşik bir sprint planlama töreni yapısı yoktur, ancak aşama sistemi, birikim yönetimi ve görev bağımlılıkları temel iş akışını sağlar. Bazı ekipler, hafif scrum benzeri bir süreci etkili bir şekilde uygulamak için Odoo'nun Kanban'ını Zaman Çizelgeleri modülüyle birlikte kullanır.

Odoo, yinelenen proje türleri için proje şablonlarını nasıl ele alıyor?

Önceden tanımlanmış görev yapısına, aşamalara ve zaman çizelgesine sahip bir şablon proje oluşturun. Aynı türden yeni bir projeye başlarken şablon projeyi çoğaltın. Tüm görevler, alt görevler ve ilgili zaman çizelgeleri yeni projeye kopyalanır ve daha sonra bunları belirli müşteri tarihlerine göre ayarlarsınız. Bu, aynı proje yapısını tekrar tekrar yeniden inşa etme yükünü ortadan kaldırır ve benzer projeler arasında tutarlılık sağlar.

Farklı ekip üyeleri proje ayrıntısının farklı düzeylerini görebilir mi?

Evet. Odoo'nun proje erişim kontrolleri, görünürlüğün proje düzeyinde yapılandırılmasına olanak tanır. Bireysel görevlerde dahili notlar yalnızca ekip üyeleri tarafından görülebilir (portal kullanıcıları tarafından görülemez). Genel görevleriniz (istemci tarafından görülebilir), özel görevleriniz (yalnızca dahili) ve karma projeleriniz olabilir. Proje yöneticisi her görevin görünürlüğünü kontrol eder veya proje düzeyinde varsayılanları ayarlayabilir.

Odoo Project, müşteri hizmetleri yönetimi için Odoo Yardım Masası ile nasıl entegre olur?

Yardım masası biletleri, koordineli çalışma gerektiren karmaşık sorunlar için proje görevlerine dönüştürülebilir. Görev, orijinal bilete olan bağlantıyı korur. Görev tamamlandığında bilet otomatik olarak çözümlenebilir. Bu entegrasyon, aynı müşteriler için hem reaktif destek (yardım masası) hem de proaktif proje çalışmasını yürüten yönetilen hizmet sağlayıcılar için özellikle yararlıdır.

Odoo Project'te proje harcamalarını (sadece zamanı değil) takip edebilir miyiz?

Evet. Giderler modülünü etkinleştirin ve Project'e bağlanacak şekilde yapılandırın. Ekip üyeleri projeyle ilgili harcamaları (seyahat, ekipman, üçüncü taraf hizmetleri) gönderebilir ve bunları ilgili projeye bağlayabilir. Onaylanan proje giderleri, proje kârlılık raporunda görünür ve hem işçilik hem de giderler dahil olmak üzere proje maliyetinin tam bir görünümünü sunar. T&M projeleri için harcamalar, zaman çizelgesi saatleriyle birlikte müşterilere faturalandırılabilir.

Odoo, ekip üyelerinin farklı birimlerde olduğu çok şirketli projeleri nasıl ele alıyor?

Odoo'nun çok şirketli yapısı, farklı şirketlerdeki kullanıcıların ortak bir projedeki görevlere atanmasına olanak tanır. Zaman çizelgesi girişleri, bordro amacıyla çalışanın kendi şirketi altında kaydedilir, ancak proje maliyet analizi, şirketler arasındaki maliyetleri toplar. Şirketler arası faturalandırma için, B Şirketi çalışanlarının A Şirketinin projesine kaydettiği zamanın otomatik olarak şirketler arası bir ücret oluşturmasını sağlayacak şekilde şirketler arası kuralları yapılandırın.

Odoo'da proje riskini yönetmenin ve sorun takibinin en iyi yolu nedir?

Görevleri "Risk" veya "Sorun" olarak sınıflandırmak için proje etiketlerini kullanın. Bilinen sorunları takip etmek için projenizde özel bir "Sorunlar" aşaması oluşturun. Görev önceliği alanı (normal ve acil) temel bir risk göstergesi sağlar. Daha karmaşık risk yönetimi için olasılık, etki ve azaltma durumuna ilişkin görevlere özel alanlar eklenebilir. Proje sohbeti, her risk veya sorunla ilgili kararların ve tartışmaların denetim izini sağlar.

Sonraki Adımlar

Odoo Proje Yönetimi, çalışılan her saati faturalamaya, her görevi teslimata ve her projeyi kârlılığa bağlayarak proje yürütme ile iş sonuçları arasındaki boşluğu doldurur. Doğru şekilde uygulandığında, profesyonel hizmet firmaları faturalandırma doğruluğunda %20-30 oranında iyileşme ve proje yönetimi idari giderlerinde önemli bir azalma rapor etmektedir.

ECOSIRE, danışmanlık firmaları, BT hizmet sağlayıcıları, inşaat şirketleri ve dahili BT ekipleri için Odoo Projesi'ni uygulamaktadır. Uygulamamız proje metodolojisi atölyelerini, faturalandırma yapılandırmasını, mevcut faturalama ve muhasebe kurulumunuzla entegrasyonu ve ekip eğitimini içerir.

Proje yönetimi uygulaması hakkında bilgi edinmek için Odoo hizmetleri sayfamızı ziyaret edin veya Odoo 19 Enterprise için gelişmiş kaynak planlaması, proje tahmin kontrol panelleri ve müşteri portalı geliştirmeleri dahil olmak üzere proje uzantıları için pazaryeri modüllerimize göz atın.

Odoo Project Management: Tasks, Timesheets, and Billing