Vaka Çalışması: Odoo 19 ile Üretim ERP Uygulaması

Al-Faris Auto Components, 2025'in başlarında ECOSIRE'a başvurduğunda, orta ölçekli üreticiler arasında oldukça yaygın olan bir sorunla karşılaştılar: Eski yazılımlar, elektronik tablolar ve kabile bilgisinden oluşan bir yama çalışmasıyla çalışan 22 yıllık bir işletme. Üretim planlamaları Excel'de yürütülüyordu. Envanterleri, 2019'dan beri güncellenmeyen bağımsız bir sistemde takip ediliyordu. Muhasebe yazılımları, finans ekibinin bir günlük manuel veri çalışması olmadan konsolide bir kâr ve zarar üretemezdi.

Şirket, esas olarak OEM montaj tesislerine ve yenileme pazarına otomotiv parçaları tedarik ederek 340 çalışana ve 28 milyon dolarlık yıllık gelire ulaşmıştı. Bu ölçekte, eski sistemlerindeki operasyonel verimsizlikler sadece rahatsız edici olmakla kalmıyor, aynı zamanda şirketin gerçek zamanlı üretim görünürlüğü ve sertifikalı kalite yönetimi süreçleri gerektiren yeni OEM sözleşmelerini kazanma yeteneğini de sınırlıyordu.

Bu vaka çalışması, ECOSIRE'nin Al-Faris için sunduğu on sekiz haftalık Odoo 19 Enterprise uygulamasını, karşılaşılan belirli zorluklar, alınan uygulama kararları ve canlıya geçişten on iki ay sonra elde edilen ölçülebilir sonuçlar dahil olmak üzere belgelemektedir.

Önemli Çıkarımlar

• Al-Faris, üretim, envanter, muhasebe, kalite, İK ve satın alma modülleri dahil olmak üzere 18 haftada Odoo 19'da yayına girdi
• Sipariş işleme süresi sipariş başına 4,2 saatten 1,3 saate düştü (%68 azalma)
• Envanter farkı, uygulamaya geçişten sonraki altı ay içinde %12,4'ten %1,8'e düştü
• Üretim OEE'si iş emri görünürlüğü ve planlı bakımla %61'den %74'e çıktı
• Otomatik yevmiye kayıtları ve mutabakat sayesinde ay sonu kapanışı 12 günden 3 güne kısaltıldı
• Uygulama planlanandan bir hafta önce ve bütçenin altında hayata geçirildi
• Al-Faris, sistemin görünürlüğünü önemli bir faktör olarak öne sürerek uygulama sonrası iki yeni OEM sözleşmesi imzaladı

---

Arka Plan: Al-Faris Auto Components

Al-Faris Auto Components, başta fren sistemi parçaları, direksiyon bileşenleri ve süspansiyon braketleri olmak üzere hassas işlenmiş otomotiv bileşenleri üreten Lahor merkezli bir üreticidir. 2003 yılında Chaudhry ailesi tarafından kurulan şirket, 2010'lu yıllarda yenileme pazarında kalite konusunda itibar kazanarak ve sonunda 2018'de OEM tedarikine geçerek istikrarlı bir şekilde büyüdü.

Al-Faris, 2025 yılına kadar Lahor sanayi koridorunda 340 çalışanı, 8 CNC işleme merkezi, 4 ısıl işlem fırını ve son montaj ve kalite kontrol hattıyla üç üretim tesisini işletiyordu. Müşteri tabanı arasında 2 yurt içi OEM montaj tesisi ve yaklaşık 180 yedek parça pazarı distribütörü yer alıyordu.

İşletme kârlıydı ancak teknoloji altyapısı nedeniyle giderek daha fazla kısıtlanıyordu. Operasyon müdürü, ilk keşif toplantısında durumu açık bir şekilde anlattı: "İşletmemizde yaklaşık olarak ne olduğunu biliyoruz. Tam olarak ne olduğunu hiçbir zaman bilemeyiz. Bir OEM tedarikçisi için yaklaşık olarak yeterince iyi değil."

---

Uygulama Öncesi Durum

ECOSIRE'ın keşif ekibi, mevcut durum değerlendirmesini yapmadan önce iki hafta boyunca bölüm başkanlarıyla yapılandırılmış görüşmeler ve operasyonel personel ile süreç haritalama oturumları gerçekleştirdi. Bulgular, sistemlerinden daha hızlı büyüyen bir işletmeyi gösterdi.

Üretim planlaması: Üretim planlama müdürü, Excel'de her sabah depo personeliyle envanter seviyeleri hakkında ve üretim bölümü amirleriyle iş emri durumu hakkında yapılan telefon görüşmelerine dayanarak manuel olarak güncellenen bir ana program tuttu. Program sabah 7'den itibaren doğruydu ve öğlene doğru giderek güvenilmez hale geliyordu.

Envanter yönetimi: Bağımsız envanter sistemi, bitmiş ürünleri ve hammaddeleri, ikisi arasında herhangi bir entegrasyon olmaksızın ayrı ayrı takip ediyordu. Devam eden çalışma envanteri yalnızca üretim müdürünün zihinsel modelinde mevcuttu; üretim sürecindeki bileşenler için herhangi bir kayıt sistemi yoktu. Üç ayda bir yapılan fiziki stok sayımlarında sistem kayıtlarından %8 ila %16 arasında sapmalar ortaya çıktı.

Kalite yönetimi: Kalite denetim kayıtları, taranan ve ortak sürücülerde dosyalanan kağıt denetim sayfalarında tutuluyordu. Uygunsuzluklar, kalite müdürü tarafından tutulan bir elektronik tabloda takip edildi. Düzeltici faaliyet takibi tamamen kalite yöneticisinin kişisel ilgisine bağlıydı; otomatik bir üst kademeye yükseltme veya takip sistemi yoktu.

Muhasebe: Şirket, üretim kayıtlarından manuel olarak girilen verilerle muhasebe için QuickBooks'u çalıştırıyordu. Finans ekibi, aylık bir yönetim raporu oluşturmak için QuickBooks'tan, envanter sisteminden ve üretim tablolarından veri çıkarmak için her ay yaklaşık 6 kişi-gün harcadı. Ay sonu kapanışı on iki iş günü sürdü.

Satın alma yönetimi: Tedarikçi siparişleri e-posta ve açık PO'ları takip eden paylaşılan bir e-tablo aracılığıyla yönetiliyordu. Tedarikçi faturalarının alınan mallarla eşleştirilmesi, PO e-tablosunun QuickBooks girişleriyle manuel olarak karşılaştırılmasını gerektiriyordu; bu, iki borç hesabı personelinin her ayın yaklaşık üç gününü alan bir süreçti.

---

Uygulama Planı

ECOSIRE, keşif değerlendirmesine dayanarak altı işlevsel alanı kapsayan on sekiz haftalık bir uygulama önerdi: Üretim, Envanter, Muhasebe, Satın Alma, Kalite ve İK. Uygulamaya başlangıçta CRM ve Satış dahil edilmedi; operasyonel omurga stabil hale geldikten sonra ikinci bir aşama planlandı.

Proje ekibi şunlardan oluşuyordu:

• Fahad Malik, ECOSIRE Proje Yöneticisi
• Sarah Khan, ECOSIRE Çözüm Mimarı
• Usman Ahmed, ECOSIRE Üretim Fonksiyonel Danışmanı
• Imran Qureshi, ECOSIRE Finans Fonksiyonel Danışmanı
• Asım Raza, ECOSIRE Teknik Geliştiricisi
• Zara Baig, ECOSIRE Kalite Güvence Uzmanı

The implementation was structured in four phases with clear exit criteria for each phase transition.

Aşama 1 (1-4. Haftalar): Temel Odoo veritabanı yapısını, hesap planını, vergi yapılandırmasını, şirket ayarlarını ve kullanıcı erişim modelini yapılandırın. Tamamlanan konfigürasyonu Al-Faris proje ekibine teslim edin ve doğrulayın. Çıkış kriterleri: Al-Faris finans yöneticisi hesap planı eşlemesini ve açılış bakiyesi planını imzalar.

2. Aşama (5-10. Haftalar): Temel Operasyonlar Üretimi (BOM'lar, iş merkezleri, yönlendirme, iş emirleri), envanteri (depolar, konumlar, yeniden sipariş kuralları, çok adımlı rotalar) ve satın almayı (tedarikçi ana, satın alma iş akışları, üç yönlü eşleştirme) yapılandırın. Eski sistemlerle paralel çalışma. Çıkış kriterleri: Farkın %3'ün altında olduğu art arda on iş günü paralel operasyon.

3. Aşama (11-14. Haftalar): Finans ve İK Muhasebeyi (üretim ve envanterle entegre), İK'yı (çalışanlar, katılım, bordro) ve kalite modülünü (denetim şablonları, uygunsuzluk iş akışı) yapılandırın. Eski sistemlerden veri geçişi. Çıkış kriterleri: %0,5'in altında varyansla Odoo'da ay sonu kapanışını QuickBooks'a karşı test edin.

4. Aşama (15-18. Haftalar): UAT ve Canlı Yayına Geçiş Kullanıcı kabul testi, kullanıcı eğitimi, geçiş planlaması ve canlıya geçiş desteği. Çıkış kriterleri: tüm UAT oturumları, kullanıcılar eğitildi, geçiş provaları tamamlandı.

---

Temel Uygulama Zorlukları

Hiçbir üretim ERP uygulaması tam olarak plana göre çalışmaz. Al-Faris'in uygulanması sırasında üç önemli zorluk ortaya çıktı.

Zorluk 1: Malzeme Listesi Karmaşıklığı

Al-Faris, her biri müşteri spesifikasyonuna göre değişen çok seviyeli bir ürün reçetesine sahip yaklaşık 1.200 farklı parça numarası üretmektedir. Üretim ekibi resmi olmayan ürün reçetesi belgelerini muhafaza etmişti ancak Odoo üretiminin gerektirdiği çok seviyeli yapıyı hiçbir zaman resmileştirmemişti. BOM veri toplama ve doğrulama çalışması tahmin edilenden iki hafta daha uzun sürdü ve ECOSIRE'ın paralel testleri sıralı olarak değil BOM tamamlanmasıyla eş zamanlı çalışacak şekilde yeniden yapılandırarak Aşama 2'yi sıkıştırmasını gerektirdi.

ECOSIRE'ın çözümü: Al-Faris'in zaten ihtiyaç duyduğu BOM revizyon geçmişini ve mühendislik değişikliği takibini yönetmek için ECOSIRE'ın Gelişmiş BOM Yönetimi pazar modülünü kullanın. Modülün toplu Malzeme Listesi içe aktarma aracı, ekibin her bir Malzeme Listesini manuel olarak girmek yerine doğrulanmış Malzeme Listesini Excel şablonlarından içe aktarmasına olanak tanıyarak yaklaşık 80 saatlik veri giriş süresinden tasarruf sağladı.

Zorluk 2: Devam Eden Çalışma Envanteri Değerlemesi

Al-Faris, devam eden iş envanterini hiçbir zaman resmi olarak takip etmemişti. Odoo'nun üretim modülü Devam Eden Çalışma yevmiye kayıtlarını otomatik olarak oluşturuyor ancak bu, daha önce hesaplanmamış açılış Devam Eden Çalışma değerlerinin oluşturulmasını gerektiriyordu. ECOSIRE'ın finans danışmanıyla birlikte çalışan finans ekibi, üç gün boyunca fiziki Devam Eden Çalışma değerlendirmesi yaptı ve açılış bakiyelerini belirledi. Süreç, daha önce kaydedilmemiş Devam Eden Değerin 340.000 ABD Doları olduğunu ortaya çıkardı; bu, yönetim kurulunun bildirimini gerektiren önemli bir muhasebe düzenlemesiydi.

ECOSIRE'ın çözümü: ECOSIRE'ın finans danışmanı, Devam Eden Açılış Bakiyesi girişini Pakistan IFRS gereksinimlerine uyacak şekilde yapılandırdı, yaklaşımı doğrulamak için Al-Faris'in dış denetçileriyle birlikte çalıştı ve gelecekte referans olarak kullanılmak üzere metodolojiyi belgeledi.

Zorluk 3: Eski Sistem Veri Kalitesi

Bağımsız sistemden envanter verilerinin taşınması, önemli veri kalitesi sorunlarını ortaya çıkardı: mükerrer öğe kodları, tutarsız ölçü birimi tanımları ve en son fiziksel sayımla uyuşmayan envanter bakiyeleri. Veri temizliği üç hafta daha gerektirdi ve depo yöneticisinin yaklaşık 4.800 öğe kaydını manuel olarak incelemesini ve doğrulamasını gerektirdi.

ECOSIRE'ın çözümü: ECOSIRE, temizleme süreci sırasında sorunları tanımlayan doğrulama kuralları içeren yapılandırılmış bir veri taşıma şablonu sağladı. Ek üç hafta, sabit ücretli sözleşmenin bir veri taşıma beklenmedik durumu içermesi nedeniyle maliyet değişikliği olmadan tamamlandı. ECOSIRE geliştiricisi, manuel inceleme iş yükünü ilk tahmin olan altı haftadan üç haftaya indiren özel doğrulama komut dosyaları oluşturdu.

---

Canlı Yayına Geçme ve Lansmanın Hemen Sonrası Dönem

Al-Faris, 17. Haftada Pazartesi sabahı Odoo 19'da, taahhüt edilen zaman çizelgesinden bir hafta önce canlı yayına başladı. Hafta sonu kesintisi şunları içeriyordu:

• Eski sistemlerden son veri geçişi
• Sistem yapılandırmasının donması
• Kullanıcı kimlik bilgileri dağıtımı
• Yerinde 24 saat ECOSIRE desteği

Operasyonun ilk haftasında, canlıya geçiş sorunlarının normal kategorisi ortaya çıktı: kullanıcıların eski alışkanlıklara dönmesi, üretim iş akışlarındaki tam olarak test edilmemiş uç durumlar ve ithalatlar için KDV hesaplamasında 3. Günde düzeltme gerektiren bir yapılandırma hatası. Bu sorunların hiçbiri projeyi durduramadı ve tümü sekiz haftalık hiper bakım dönemi içinde çözüldü.

Canlıya geçiş sonrası en önemli düzenleme teknik olmaktan ziyade kültüreldi: üretim planlama ekibi Excel ana programını kullanmayı bırakıp Odoo üretim planına güvenmek zorunda kaldı. Bu geçiş, 17. ve 18. haftalarda ECOSIRE'ın üretim danışmanından bireysel koçluk almayı gerektirdi. 19. haftaya gelindiğinde üretim planlama ekibi yalnızca Odoo'yu kullanıyordu.

---

Canlı Yayına Geçildikten 12 Ay Sonra Elde Edilen Sonuçlar

ECOSIRE, canlıya geçişten on iki ay sonra Al-Faris ile resmi bir sonuç incelemesi gerçekleştirdi. Sonuçlar, uygulama yatırımını haklı çıkarmak için kullanılan iş senaryosu tahminlerini önemli ölçüde aştı.

İki yeni OEM sözleşmesi özel ilgiyi hak ediyor. Bu sözleşmelere yol açan uygulama sonrası satış toplantılarında, her iki OEM tedarik ekibi de Al-Faris'in gerçek zamanlı üretim durumu, kalite sertifikaları ve izlenebilirlik belgelerini (hepsi artık Odoo'da mevcuttur) sağlama yeteneğini tedarikçi seçim kararlarındaki faktörler olarak gösterdi. OEM sözleşmeleri yıllık gelirde yaklaşık 4,2 milyon $'ı temsil ediyor.

Uygulama yatırımının finansal getirisi:

• Uygulama maliyeti: 148.000 $ (ECOSIRE ücretleri + Al-Faris dahili süresi)
• Yıllık operasyonel tasarruf (süreç verimliliği + azaltılmış stok taşıma maliyeti): 210.000 $
• Yeni OEM sözleşmelerinden artan gelir katkısı: 4.200.000 $
• Basit geri ödeme süresi: Yalnızca operasyonel tasarruflarda 8,5 ay; gelir etkisi dahil 2 haftadan az

---

El Faris Neyi Farklı Yapardı

On iki aylık incelemede Al-Faris'in operasyon müdürü geriye dönüp bakıldığında farklı yapacağı üç şeyi belirledi:

Kullanıcıların benimsenmesine daha erken yatırım yapın: Üretim planlama ekibinin Odoo'ya geçişi gerekenden daha uzun sürdü çünkü değişiklik yönetimi yatırımı canlıya geçişte yoğunlaşmıştı. Üretim planlama personelinin sistem tasarımı kararlarına daha erken dahil edilmesi, sahiplenmeyi artıracak ve direnci azaltacaktır.

BOM temizliğini uygulamaya başlamadan önce başlatın: BOM karmaşıklığı sorunu tahmin edilebilirdi. Al-Faris, BOM verilerinin gayri resmi olduğunu biliyordu. Uygulama başlamadan üç ay önce BOM verilerini temizlemeye ve resmileştirmeye başlasalardı program etkisi ortadan kaldırılacaktı.

CRM'yi Aşama 1'e dahil edin: Al-Faris'in satış ekibi artık ayrı bir CRM aracı kullanıyor ve Odoo-CRM entegrasyonunun eksikliği koordinasyonda sürtüşme yaratıyor. CRM'nin ilk uygulamaya dahil edilmesi, yaklaşık 15.000 ABD Doları ek uygulama maliyeti gerektirecek ve şu anda yönetmekte oldukları entegrasyon karmaşıklığının önüne geçebilecekti.

---

Sıkça Sorulan Sorular

340 kişilik bir üretici için 18 haftalık uygulama zaman çizelgesine nasıl ulaşıldı?

Zaman çizelgesi üç faktör nedeniyle mümkün oldu: Al-Faris'in hızlı karar verme yetkisine sahip güçlü bir dahili proje sahibi (operasyon yöneticisi) vardı, ECOSIRE geleneksel şelale yaklaşımı yerine iki haftada bir sprint incelemeleri içeren çevik bir uygulama metodolojisi kullandı ve kapsam, büyük bir uygulama girişimi yerine kasıtlı olarak Aşama 1'deki operasyonel modüllerle sınırlıydı. Odaklanmış kapsam, hızlı karar verme ve yinelemeli teslimat, ERP uygulama zaman çizelgelerini en güvenilir şekilde sıkıştıran üç faktördür.

ECOSIRE, projenin ortasında Devam Eden İşlem muhasebesi keşfini nasıl ele aldı?

Bu, ECOSIRE'ın birden fazla üretim uygulamasında karşılaştığı bir senaryodur. Sabit ücret sözleşmesi, veri geçişi sırasında keşfedilen muhasebe düzenlemelerine ilişkin hükümleri içeriyordu ve ECOSIRE'ın finans danışmanının bu noktada katılımı, sözleşme kapsamındaydı. Anahtar şeffaflıktı: ECOSIRE, Devam Eden Çalışmalar arasındaki tutarsızlığı Al-Faris yönetimine derhal bildirdi, dış denetçileri proaktif bir şekilde devreye soktu ve düzenlemeyi istisnai bir sorundan ziyade geçiş sürecinin standart bir parçası olarak ele aldı.

Al-Faris uygulama sonrasında hangi sürekli desteği kullanıyor?

Al-Faris, ECOSIRE'ın, uzatılmış iş saatleri sırasında dört saatlik yanıt süreleri ve karmaşık sorunlar için uygulama ekibine doğrudan erişim sağlayan Öncelikli Destek planında yer alıyor. Ayda ortalama iki ila üç destek bildirimi (öncelikle kullanıcı soruları ve küçük yapılandırma ayarlamaları) ve ilk yılda iki iyileştirme anlaşması talep ettiler (2. Aşamaya CRM eklemek ve Üretim Verimliliği Kontrol Paneli pazar modülünü dağıtmak).

İmalatçı olmayan bir şirket için de aynı yaklaşım işe yarar mı?

Temel uygulama metodolojisi platformdan bağımsızdır: yapılandırılmış keşif, aşamalı teslimat, paralel test, kilometre taşı geçişli kabul. Belirli işlevsel uzmanlık ve yapılandırma ayrıntıları sektöre göre farklılık gösterir. ECOSIRE, Odoo'yu dağıtım şirketleri, profesyonel hizmet firmaları, perakende operasyonları ve sağlık kuruluşları için her sektörün gereksinimlerine uyarlanmış aynı metodolojiyi kullanarak uyguladı.

---

Sonraki Adımlar

Üretim veya dağıtım işletmeniz benzer operasyonel zorluklarla karşı karşıyaysa, ECOSIRE'ın üretim uygulamalarıyla ücretsiz keşif danışmanlığıyla başlayın. Mevcut durumunuzu değerlendireceğiz, ölçümlerinizi sektör referans noktalarıyla karşılaştıracağız ve size bir Odoo uygulamasının sizin özel durumunuz için neler sunabileceğine dair gerçekçi bir tablo sunacağız.

ECOSIRE'ın üretim ERP uygulama uygulaması hakkında daha fazla bilgi için /services/odoo/implementation adresini ziyaret edin.