Guia de contabilidade para restaurantes e hospitalidade

A indústria da restauração e da hospitalidade opera com margens muito reduzidas, onde a diferença entre uma operação lucrativa e uma operação fracassada pode ser uma variação de 3% no custo dos alimentos ou uma percentagem de mão-de-obra ligeiramente acima do valor de referência. Os operadores que têm sucesso a longo prazo são aqueles que monitorizam os seus números obsessivamente – não mensalmente como a maioria das empresas, mas diariamente e semanalmente, porque na hotelaria os problemas que matam as empresas agravam-se rapidamente se forem detectados tardiamente.

A contabilidade de restaurantes é diferente da contabilidade comercial geral de várias maneiras: reconciliação diária de vendas, relatórios e alocação de gorjetas, cálculos de crédito de gorjetas, gerenciamento de estoque de alimentos e bebidas, rastreamento de custos principais e controles exclusivos de manuseio de dinheiro necessários em um negócio de alto volume de caixa. Este guia cobre cada uma dessas áreas em profundidade.

Principais conclusões

• O custo prime (custo de alimentos + bebidas + custo de mão de obra) não deve exceder 60–65% das vendas; mais de 65% é um sinal de alerta
• A porcentagem do custo dos alimentos é o custo dos alimentos vendidos ÷ receita de alimentos, não compras ÷ receita — você deve contabilizar a movimentação do estoque
• O custo trabalhista deve incluir todos os custos trabalhistas: salários, impostos sobre folha de pagamento, benefícios, compensação trabalhista e uniformes
• Contabilidade de gorjetas: o IRS exige que todas as gorjetas sejam relatadas; gorjetas alocadas (regra de receita bruta de 8%) se aplicam se as gorjetas relatadas estiverem abaixo do limite
• A reconciliação diária de vendas é essencial - o dinheiro do sistema POS para o dinheiro real na gaveta, todos os dias
• O estoque deve ser contado semanalmente para itens de alto custo (carnes, frutos do mar, destilados), mensalmente, no mínimo, para todos os itens
• A engenharia do cardápio (margem de contribuição x matriz de popularidade) identifica quais itens geram lucratividade
• Contas separadas para alimentos, bebidas e bebidas não alcoólicas para rastreamento preciso de custos por categoria

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O Plano de Contas do Restaurante

O plano de contas de um restaurante deve permitir tanto as demonstrações financeiras do período quanto as necessidades de gerenciamento de relatórios operacionais diários e semanais. A estrutura padrão:

Contas de receita:

4000 - Food Revenue
4010 - Beverage Revenue - Alcoholic
4020 - Beverage Revenue - Non-Alcoholic
4030 - Catering Revenue
4040 - Private Dining Revenue
4050 - Delivery Revenue
4060 - Merchandise Revenue
4070 - Gift Card Redemption Revenue
4080 - Service Charges (if recognised as revenue)

Custo das vendas:

5000 - Food Cost
5010 - Beverage Cost - Alcoholic
5020 - Beverage Cost - Non-Alcoholic
5030 - Paper / Packaging Cost
5040 - Kitchen Supplies

Trabalho:

6000 - Management Salaries
6100 - Front of House - Hourly
6200 - Back of House - Hourly
6300 - Payroll Taxes (employer portion)
6400 - Health Insurance
6500 - Workers' Compensation
6600 - Uniforms and Laundry
6700 - Employee Meals

Despesas Operacionais:

7000 - Rent / Occupancy
7100 - Utilities
7200 - Repairs and Maintenance
7300 - Cleaning and Sanitation
7400 - Small Equipment
7500 - China, Glass, Silverware
7600 - Linen
7700 - Marketing and Advertising
7800 - Credit Card Processing Fees
7900 - POS System
8000 - Telephone and Internet
8100 - Music and Entertainment
8200 - Waste Removal
8300 - Pest Control
8400 - Liquor Licence Fees
8500 - Health Department Permits

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Custo principal: a métrica mais importante do restaurante

O custo principal é a soma do custo dos produtos vendidos (alimentos e bebidas) mais o custo total da mão de obra (salários, impostos, benefícios e todos os custos relacionados ao emprego). É expresso como uma porcentagem das vendas líquidas totais.

Cálculo do custo principal:

Prime Cost % = (Cost of Food Sold + Cost of Beverages Sold + Total Labour Cost) ÷ Net Sales × 100

Benchmarks do setor:

Por que o custo principal é importante:

Se o custo principal exceder 65%, você basicamente não terá colchão para ocupação, despesas operacionais e lucro. Um restaurante com 65% de custo principal, 15% de ocupação e 10% de despesas operacionais tem apenas 10% restantes – e esses 10% devem cobrir impostos, depreciação, serviço da dívida e qualquer retorno ao proprietário. Manter o custo principal acima de 70% em um restaurante com serviço completo é uma emergência financeira.

Acompanhamento semanal de custos principais:

Calcule o custo principal semanalmente, não mensalmente. Um cálculo mensal informa o que aconteceu, mas não quando ou por que aconteceu. Um cálculo semanal permite detectar um aumento no custo dos alimentos ou da mão de obra a tempo de corrigi-lo antes que os danos aumentem.

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Contabilidade de custos de alimentos: acertando

O erro contábil mais comum em restaurantes é calcular o custo dos alimentos como compras divididas pelas vendas. Isso está incorreto – ignora o movimento do estoque e fornecerá resultados extremamente imprecisos semana após semana, à medida que os padrões de compra variam.

O cálculo correto do custo dos alimentos:

Cost of Food Sold = Beginning Inventory + Purchases − Ending Inventory − Employee Meals − Comps − Waste

Passo a passo:

1. Contagem do estoque inicial: Contagem física de todos os itens alimentares pelo valor de custo no início do período
2. Registre todas as compras: Todas as faturas de todos os vendedores de alimentos no período
3. Contagem do estoque final: Contagem física no final do período
4. Ajuste para transferências: Alimentos transferidos para o bar (usados em coquetéis), transferências do bar para a cozinha, refeições de funcionários, refeições de gerenciamento, itens de cortesia e desperdício documentado
5. Calcular custo dos alimentos vendidos: (Início + Compras) − Fim − Ajustes

Método de avaliação de estoque:

A maioria dos restaurantes usa o método da média ponderada ou FIFO para avaliação de estoque. O método deve ser consistente e escolhido com base em suas práticas de recebimento. Se você rotacionar o estoque de forma consistente (os itens mais antigos são usados ​​primeiro), o FIFO será mais preciso. Se você receber a granel e misturar com o estoque existente, a média ponderada será mais simples e quase tão precisa.

Custo teórico versus real dos alimentos:

Seu sistema POS pode calcular o custo teórico dos alimentos - qual deve ser o custo dos alimentos com base nas receitas e quantidades vendidas. Compare o custo teórico com o real dos alimentos. Se o valor real estiver 3–5% acima do teórico, você terá um problema: porcionamento excessivo, roubo, desperdício ou deterioração. Investigue a variação antes de aceitá-la como normal.

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Custo de licores e gerenciamento de bebidas

A gestão de custos de bebidas – especialmente destilados, vinhos e cervejas – é uma disciplina separada da gestão de custos de alimentos. As bebidas alcoólicas têm maior valor, são mais fáceis de roubar e são rastreadas em onças em vez de dólares.

Benchmarks de custo padrão:

Controle de estoque de bebidas:

Pesar garrafas usando uma balança digital para inventário semanal – esta é a única maneira de obter contagens parciais precisas de garrafas. Um sistema de balança de garrafas (nível nominal versus peso real) torna isso rápido. Conte todas as garrafas, inclusive atrás do bar, no poço, no estoque e em qualquer área de armazenamento.

Análise de variação:

Para cada espírito, calcule:

• Uso teórico (bebidas vendidas no PDV × tamanho padrão para cada receita)
• Uso real (inventário realizado - inventário no final)
• Variância (real - teórica)

Variações significativas (mais de 0,5 garrafa equivalente por produto) exigem investigação: derramamento pesado, roubo, derramamento não rastreado ou entradas de bebidas fantasmas.

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Dica de contabilidade e conformidade com o IRS

A contabilidade de gorjetas é um campo minado de conformidade que confunde muitos operadores de restaurantes. O IRS leva a sério a declaração de rendimentos de gorjetas e tem como alvo as empresas de hospitalidade em ações de fiscalização.

Requisitos de relatórios de gorjetas de funcionários:

Os funcionários devem relatar todas as gorjetas recebidas ao seu empregador se as gorjetas excederem US$ 20 em um mês civil. Os empregadores devem coletar essas informações e incluí-las nos cálculos da folha de pagamento. Para gorjetas de cartão de crédito, o empregador possui a documentação do valor e deve adicioná-lo ao salário do empregado em cada contracheque.

Crédito de gorjeta (crédito de salário mínimo):

Nos estados que permitem crédito de gorjeta, os empregadores podem pagar aos empregados que recebem gorjeta um salário em dinheiro mais baixo (mínimo de US$ 2,13/hora federal; muitos estados têm mínimos mais altos) porque as gorjetas compensam a diferença em relação ao salário mínimo regular. Se as gorjetas não levarem o empregado ao salário mínimo exigido em qualquer semana de trabalho, o empregador deverá compensar a diferença. Acompanhe isso semanalmente por funcionário.

Dicas alocadas:

Se o total de gorjetas relatadas de todos os funcionários for inferior a 8% das vendas brutas de alimentos e bebidas (a presunção do IRS), você deverá alocar o déficit entre todos os funcionários que receberam gorjetas (excluindo os funcionários que relataram 8% ou mais de suas vendas individuais). As gorjetas alocadas são adicionadas aos salários W-2 e relatadas na Caixa 8 (gorjetas alocadas) versus Caixa 7 (gorjetas da previdência social).

Formulário IRS 8027:

Grandes estabelecimentos de alimentos ou bebidas (mais de 10 funcionários regularmente, gorjetas habituais) devem preencher o Formulário 8027 anualmente, informando receitas brutas, gorjetas cobradas e gorjetas relatadas. Isso é separado das declarações de impostos sobre a folha de pagamento.

Taxas de serviço:

Taxas de serviço obrigatórias (adicionadas automaticamente a todos os cheques ou para grandes festas) NÃO são gorjetas – são receitas do restaurante. Se você distribuir taxas de serviço aos funcionários, essa distribuição será o salário, sujeito a impostos sobre a folha de pagamento. O funcionário não tem escolha; portanto não é uma dica. Classificar erroneamente as taxas de serviço como gorjetas é um erro comum com implicações significativas nos impostos sobre a folha de pagamento.

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Reconciliação Diária de Vendas

Em um negócio com alto volume de caixa, a reconciliação diária é o controle interno mais importante que você possui. Todos os dias, o sistema POS sabe o que foi vendido, e a gaveta de dinheiro deve ter uma quantia correspondente de dinheiro, recibos de cartão de crédito e atividade de cartão-presente.

O processo de reconciliação diária:

1. Executar relatório de final do dia no PDV: captura o total de vendas por categoria, detalhamento do tipo de pagamento (dinheiro, Visa, Mastercard, Amex, cartão-presente, compensações, anulados) e o dinheiro esperado na gaveta.

2. Conte a gaveta: conte todo o dinheiro na gaveta. Denominações de documentos.

3. Calcular caixa a mais/curto: Caixa contado - Caixa esperado (relatório POS) = Acima/(a descoberto). Qualquer variação acima de US$ 5 requer explicação.

4. Conciliar lotes de cartão de crédito: O total de gorjetas cobradas mais as vendas com cartão de crédito no PDV devem corresponder ao total do lote relatado pelo processador. As diferenças de lote devem ser investigadas.

5. Compactações e anulações de documentos: Todos os itens complementares e transações anuladas devem ter autorização do gerente. Obtenha o relatório de compensação/anulação e verifique se cada um tem um motivo documentado.

6. Registre as vendas no sistema contábil: Publique o lançamento diário de vendas com base no relatório do PDV.

Lançamento diário de vendas:

Dr. Cash (amount of cash counted, less bank deposit float)
Dr. Credit Card Receivable (total credit card sales)
Dr. Gift Card Liability (gift cards sold today)
Dr. Comps / Employee Meals Expense (authorised comps)
  Cr. Food Revenue (food sales net of comps)
  Cr. Beverage Revenue (beverage sales)
  Cr. Sales Tax Payable (tax collected)
  Cr. Gift Card Revenue (gift cards redeemed)

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Especificações de contabilidade de hotéis e hospitalidade

Hotéis e empresas de hospitalidade têm complexidade contábil adicional além dos restaurantes: reconhecimento de receitas de quartos, imposto de ocupação, depósitos para eventos e banquetes, contabilidade de programas de fidelidade e alocação de despesas gerais corporativas versus nível de propriedade.

Reconhecimento de receita de quarto:

Reconheça a receita do quarto diariamente à medida que o hóspede ocupa o quarto. Uma estadia de 5 noites a US$ 200/noite gera US$ 200 de receita por noite, e não US$ 1.000 no check-in ou check-out. Registrar um depósito antecipado ou pré-pagamento como passivo (Depósitos Recebidos) quando cobrado, liberando para receita cada noite de estadia.

Impostos de ocupação e turismo:

A maioria das jurisdições impõe impostos de ocupação (impostos hoteleiros, impostos de ocupação transitória ou avaliações distritais de melhoria do turismo) sobre as receitas dos quartos. Estes são cobrados dos hóspedes e remetidos à autoridade tributária – não constituem receita. Registre-os como um passivo no momento da cobrança e debite o passivo no momento da remessa.

Depósitos e desgaste de eventos:

Os depósitos para banquetes e eventos são registrados como receita diferida até a realização do evento. As provisões de desgaste (penalidades quando um grupo não cumpre o mínimo de quartos contratados ou alimentos e bebidas) representam contraprestação variável – estime a receita de desgaste esperada e inclua-a no preço da transação se for provável que o mínimo não será atingido.

USALI (Sistema Uniforme de Contas para a Indústria de Hospedagem):

A indústria hoteleira possui um plano de contas e formato de relatório padronizados – o USALI (11ª Edição Revisada). Se você administra um hotel, adote o USALI para obter consistência com os benchmarks do setor e para facilitar possíveis relacionamentos de refinanciamento, venda ou gestão com empresas. Credores e parceiros de marca esperam declarações no formato USALI.

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KPIs de restaurantes e métricas financeiras

Além das porcentagens de custo principal e de custo de alimentos/bebidas, monitore estas métricas específicas do restaurante:

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Perguntas frequentes

Como devo contabilizar os cartões-presente no meu restaurante?

Registre as vendas de cartões-presente como um passivo (receita não obtida ou responsabilidade com cartões-presente) quando o cartão for vendido - não será receita até que o cartão seja resgatado. Quando um cliente resgata um vale-presente, debite a responsabilidade do vale-presente e credite a receita pelo valor nominal. Para breakage (cartões nunca resgatados), estime a taxa de breakage com base em dados históricos e reconheça a receita de breakage proporcionalmente à medida que os resgates ocorrem. De acordo com o ASC 606, a quebra é reconhecida proporcionalmente à medida que os resgates acontecem, e não quando os cartões expiram.

Qual é a melhor maneira de lidar com descontos e compensações em refeições para funcionários?

Estabeleça uma política clara: refeições gratuitas para funcionários de plantão, desconto (50%) para visitas fora de serviço e um gestor deve autorizar qualquer mesa complementar. Acompanhe as refeições e compensações dos funcionários separadamente em seu sistema POS. Registre o custo das refeições dos funcionários como uma despesa (refeições dos funcionários) e ajuste o custo dos alimentos de acordo. As refeições fornecidas pelo empregador, conforme sua conveniência, são excluídas da renda do empregado se fornecidas nas instalações comerciais por motivos comerciais. Certifique-se de que sua apólice atenda às regras de benefícios adicionais de minimis do IRS.

Como lidar com as gorjetas compartilhadas por meio de um conjunto de gorjetas?

O agrupamento de gorjetas – onde as gorjetas são coletadas centralmente e redistribuídas entre os funcionários elegíveis – é legal na maioria das jurisdições, se devidamente estruturado. O IRS trata as gorjetas redistribuídas como salários ao funcionário receptor. O funcionário que recebeu a gorjeta reporta originalmente e é tributado pelo valor integral; os funcionários que recebem relatórios de distribuição de gorjetas e são tributados sobre sua distribuição. Use seu sistema de folha de pagamento para rastrear entradas e distribuições de gorjetas por funcionário. Não inclua gerentes ou proprietários em pools de gorjetas.

Quais registros devo manter para conformidade contábil do restaurante?

Retenha por pelo menos 7 anos: relatórios diários de PDV e fitas Z, planilhas de contagem de caixa, todas as faturas de fornecedores e registros de recebimento, registros de folha de pagamento, incluindo declarações de gorjetas, planilhas de contagem de estoque, todas as declarações de impostos sobre vendas e confirmações de pagamento, e pagamentos de taxas de licença de bebidas alcoólicas. O estatuto de auditoria do IRS para reivindicações de fraude fiscal trabalhista não tem prazo de prescrição, portanto, os registros da folha de pagamento e das gorjetas devem ser mantidos permanentemente.

Como contabilizar equipamentos de restaurante adquiridos em regime de locação?

Distinguir entre locações operacionais e locações financeiras (locações de capital). A maioria dos arrendamentos de equipamentos de restaurantes (sistemas POS, equipamentos de cozinha, refrigeração) são arrendamentos financeiros para fins contábeis – você obtém substancialmente todos os benefícios e assume substancialmente todos os riscos de propriedade. De acordo com a ASC 842, os arrendamentos financeiros são registrados no balanço patrimonial com um ativo de direito de uso e um passivo de arrendamento. Os arrendamentos operacionais também estão no balanço patrimonial sob ASC 842, mas são contabilizados de forma diferente. Consulte seu contador para classificar cada locação corretamente.

O que devo fazer se o custo dos meus alimentos for consistentemente superior ao teórico?

Investigue nesta ordem: (1) Controle de porções – conduza uma verificação de linha comparando as porções reais com as especificações da receita; (2) Aderência às receitas — os cozinheiros estão modificando as receitas ou usando ingredientes diferentes? (3) Resíduos e deterioração — reveja o seu registo de resíduos. Os produtos perecíveis estão a ser geridos corretamente? (4) Recebendo – você está recebendo o que pediu? Verifique pesos curtos e substituições de entrega. (5) Roubo – se todas as outras causas forem descartadas, implementar controles de acesso mais rígidos e considerar monitoramento por câmeras nas áreas de recebimento e armazenamento.

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Próximas etapas

A gestão financeira de restaurantes e hospitalidade requer disciplina diária, conhecimento específico do setor e suporte contábil que compreenda os ritmos operacionais únicos do setor de serviços de alimentação e hospedagem. O mau acompanhamento financeiro é uma das principais causas do fracasso dos restaurantes – os operadores que conhecem os seus números sobrevivem quando outros não.

A equipe de contabilidade da ECOSIRE oferece suporte a operadores de restaurantes, redes de múltiplas unidades, proprietários de hotéis e grupos hoteleiros com contabilidade, reconciliação diária de vendas, folha de pagamento com conformidade de gorjetas, análise de custos de alimentos e relatórios financeiros mensais que fornecem os insights operacionais necessários para administrar um negócio lucrativo.

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