会計事務所向け Odoo: 業務管理とクライアント ポータル

会計事務所は、顧客文書の追跡、エンゲージメント ステータスの追跡、ワークフローの管理など、請求対象外の管理タスクに平均 60% の時間を費やしています。 これらのプロセスを自動化している会計事務所は、スタッフ メンバーあたりの請求対象時間が 30 ～ 40% 長くなり、新人研修コストが大幅に削減されたと報告しています。

重要なポイント

• Odoo の診療管理は、4 ～ 6 個のスタンドアロン ツール (PM、CRM、請求、ドキュメント、ポータル、時間追跡) を置き換えます。
• クライアント ポータルにより、ドキュメント収集時間が 50 ～ 70% 削減されます。
• 自動化されたワークフロールーティングにより、期限の遅れやタスクの放棄を排除します
• エンゲージメントレベルの収益性追跡により、どのクライアントが実際に収益を上げているかが明らかになります

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会計事務所が Odoo を選ぶ理由

CCH Axcess Practice や Canopy などの従来の業務管理ツールはエンゲージメントを処理しますが、CRM、請求、文書管理、クライアントとのコミュニケーションのために企業を別のシステムに強制する必要があります。 Odoo はすべてを 1 つのプラットフォームで提供します。

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練習管理のセットアップ

プロジェクト テンプレートとしてのエンゲージメント タイプ

各サービスのプロジェクト テンプレートを作成します: 納税申告書 (個人/法人)、月次簿記、監査、勧告。各テンプレートは、標準のワークフロー、タスク リスト、および推定時間を定義します。

テンプレートからエンゲージメントを作成すると、相対的な期限を設定してタスクが生成されます。納税申告期限が 4 月 15 日の場合、システムは逆算して、4 月 10 日までにレビュー、4 月 5 日までに準備、3 月 15 日までに書類を受け取ります。

ワークフローの段階と自動化

会社に合わせてステージを設定します: 開始保留中、情報要求中、進行中、マネージャーレビュー、パートナーレビュー、ファイル準備完了、完了。自動化されたアクションは、ポータル通知、レビュー担当者の割り当て、請求書の生成など、各移行時にトリガーされます。

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クライアントポータルの設定

ポータルは業務を変革します。クライアントは、添付ファイルを含む電子メール チェーンの代わりに、安全なブランド インターフェイスを通じて対話します。

• ドキュメントのアップロード: クライアントは、タイプごとに分類された W-2、1099、および銀行取引明細書を直接アップロードします。
• エンゲージメントステータス: オフィスに電話しなくてもリアルタイムでステータスを確認できます
• 安全なメッセージング: エンゲージメントによってスレッド化されたコミュニケーション
• 電子署名: 契約書と納税申告書は電子的に署名されます。
• 請求書と支払い: オンラインで請求書を表示して支払います
• 書類の納品: 完了した返品はダウンロード追跡付きで納品されます

セキュリティには、2 要素認証、ロールベースのアクセス、包括的な監査証跡、データ暗号化、構成可能な保持ポリシーが含まれます。

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時間の追跡と請求

料金スケジュールにマッピングする請求可能なアクティビティを構成します: 税務準備 (階層別)、簿記、助言、監査フィールドワーク、およびクライアントとのコミュニケーション。スタッフはエンゲージメントとアクティビティに対する時間を記録し、WIP はリアルタイムで計算されます。

サポートされている請求モデル:

• 時間当たり: スタッフのレベルによって異なる料金
• 固定料金: 進捗マイルストーンによるエンゲージメントごとの定額料金
• サブスクリプション: 簿記担当者向けの毎月の定期購読
• ハイブリッド: 固定ベースと範囲外の作業の時間給

追跡される主要な指標:

• 実現率：標準請求額の回収率（目標：85～95％）
• 稼働率: 利用可能な時間に対する請求対象時間の割合 (目標: スタッフの 60 ～ 75%)
• WIP 経過時間: エンゲージメントによる未請求時間
• 実効レート: クライアントとスタッフによる 1 時間あたりの実際の収益

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納税シーズンのワークフロー

プレシーズン (12 月から 1 月): すべての常連クライアントのエンゲージメントを生成します。ポータル経由で文書リクエストのチェックリストを送信します。 Assign preparers and reviewers based on capacity.

シーズン中 (2 月から 4 月): ダッシュボードには会社全体のステータスが表示されます。未処理のドキュメントの自動リマインダー。ワークロードバランシングのアラート。期限に間に合わないクライアントのための延長追跡。各ゲートにある品質レビューのチェックリスト。

ポストシーズン (5 月～6 月): エンゲージメントの収益性分析。使用率に基づいたスタッフのパフォーマンス評価。ボトルネック分析によるプロセス改善。 10月の拡張管理。

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クライアント関係管理

収益、サービスの組み合わせ、業界、成長の可能性によってクライアントをセグメント化します。クロスセルの機会を特定します。簿記の恩恵を受ける可能性がある税務のみの顧客、またはアドバイザリー サービスの準備が整った簿記の顧客です。

自動化されたタッチポイントには、創業記念日の通知、税法の変更通知、四半期ごとのチェックインのリマインダー、年末計画の支援、紹介の追跡などが含まれます。

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よくある質問

Q: Odoo は納税準備ソフトウェアと統合できますか?

Odoo は税務ソフトウェアに代わるものではありません。 UltraTax、ProConnect、または同様のツールと並行して診療管理レイヤーとして統合されます。顧客データ、契約ステータス、請求書は Odoo を介して流れ、実際の準備は税務ソフトウェアで行われます。

Q: Odoo は複数法人の企業をどのように処理しますか?

複数の会社のアーキテクチャは、複数のオフィスまたはエンティティをサポートします。各オフィスには独自のスタッフ、顧客の割り当て、請求があり、企業レベルのレポートではすべてが統合されます。

Q: 現在のシステムからの移行スケジュールはどのようなものですか?

通常 4 ～ 8 週間: 要件と構成に 2 週間、データの移行とカスタマイズに 2 ～ 3 週間、トレーニングに 1 ～ 2 週間、並列操作に 1 ～ 2 週間。納税シーズンの間に移行することをお勧めします。

Q: Odoo SOC 2 に準拠していますか?

Odoo.sh は SOC 2 Type II への準拠を維持します。セルフホスト型の展開は、適切なセキュリティ制御を使用して、SOC 2、AICPA、および州委員会の要件を満たすように構成できます。

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次は何ですか

Odoo で診療管理、ポータル、請求を統合している会計事務所は、より高い実現率、より迅速なオンボーディング、および大幅な管理オーバーヘッドの削減を報告しています。

会計事務所の ERP コンサルティングについては ECOSIRE にお問い合わせ、お客様の業務に合わせたソリューションについては Odoo カスタマイズ サービス をご覧ください。

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