Odoo ドキュメントとナレッジ管理: 整理、共有、コラボレーション

IDC の調査によると、紙ベースのプロセスと分散したファイル ストレージは組織の生産性の平均 19.8% のコストをもたらします。 Odoo のドキュメントとナレッジ モジュールは、ERP 内のファイル管理と組織の知識を一元化し、ドキュメントをビジネス記録に直接結び付け、情報を必要とするすべての人が情報を見つけられるようにします。このガイドでは、ワークスペース構成から高度な自動化およびコラボレーション ワークフローまで、両方のモジュールを詳細に説明します。

重要なポイント

• Odoo ドキュメントは、タグ付け、ワークスペースの編成、および自動処理ルールを備えた一元的なファイル ストレージを提供します
• ドキュメントはビジネス記録 (請求書、契約書、従業員ファイル) に直接リンクされており、状況に応じてアクセスできます。
• ナレッジ モジュールは、手順、ポリシー、組織の知識をまとめた共同 Wiki を作成します。
• 自動化されたワークフローによる受信ドキュメントの処理 (請求書のスキャン、データの抽出、承認のためのルート)
• アクセス制御により、許可されたユーザーのみが機密文書を閲覧できるようになります

Odoo ドキュメント モジュール

ワークスペースの構成

[ドキュメント] > [構成] > [ワークスペース] に移動して、ドキュメント階層を作成します。

各ワークスペースは、さらに整理するためのサブワークスペースをサポートしています。ワークスペース ツリーは、ドキュメント インターフェイスの左側のサイドバーに表示されます。

ファイル管理

複数の方法でファイルをアップロードします。

• ドラッグ アンド ドロップ: ファイルをワークスペースに直接ドロップします。
• アップロード ボタン: クリックしてコンピュータからファイルを選択します
• 電子メール ゲートウェイ: ワークスペース固有の電子メール アドレスに電子メールを転送します。
• スキャナーの統合: 物理ドキュメントをスキャンして Odoo に直接送信 (IoT Box が必要)
• API アップロード: 統合のためのプログラムによるファイルのアップロード

タグ付けシステム

タグはワークスペース間の分類を提供します。

1. ドキュメント > 設定 > タグ でタグ カテゴリを定義します (例: 「ドキュメント タイプ」、「ステータス」、「年」)
2. カテゴリ内にタグを作成します (例: 「文書タイプ」の下の「請求書」、「契約書」、「提案書」)
3. フィルタリングと検索のためにドキュメントにタグを適用します

タグはワークスペースと並行して機能します。ドキュメントは 1 つのワークスペース内に存在しますが、多次元に構成するために複数のタグを含めることができます。

アクションを文書化する

任意のドキュメントを右クリックして (または複数のドキュメントを選択して)、アクションにアクセスします。

• 共有: オプションのパスワードと有効期限を指定して共有可能なリンクを生成します
• 署名のリクエスト: 電子署名のためにドキュメントを送信します (Odoo Sign と統合)
• テンプレートから作成: ドキュメントを新しいドキュメントを生成するためのテンプレートとして使用します。
• 分割: 複数ページの PDF を個々のドキュメントに分割します
• ロック: 読み取りアクセスを維持しながら変更を防止します
• アーカイブ: 削除せずにアーカイブに移動します

ドキュメントをレコードにリンクする

ドキュメントはビジネス記録にリンクされるとコンテキストを獲得します。

• 仕入先請求書: 請求書の原本 PDF を会計記録に添付します。
• 従業員契約: 契約を人事従業員記録にリンクします。
• プロジェクト成果物: 仕様書とレポートをプロジェクト タスクに添付します
• 販売提案書: 見積書 PDF を販売注文にリンクします。

任意のビジネス レコードに移動し、ドキュメント スマート ボタンをクリックして、リンクされたファイルを表示して追加します。

ドキュメントの自動化

処理ルール

[ドキュメント] > [構成] > [ワークフロー ルール] のルールを使用してドキュメント処理を自動化します。

AI を活用した文書処理

Odoo 19 には、自動データ抽出のための OCR (光学式文字認識) が含まれています。

1. 請求書の処理: ベンダーの請求書 PDF をアップロードします。 Odoo はベンダー名、金額、日付、項目を抽出してベンダー請求書に事前入力します
2. 経費の領収書: 領収書の写真を撮ります。 Odoo は経費報告書の金額、ベンダー、日付を抽出します。
3. 銀行取引明細書: PDF 銀行取引明細書をインポートします。 Odoo は調整のためにトランザクションを抽出します

システムがユーザーによる修正から学習するため、時間の経過とともに精度が向上します。

承認ワークフロー

文書承認チェーンを構築します。

1. 承認段階を定義します (例: 「ドラフト」、「レビュー中」、「承認済み」、「公開済み」)
2. ステージおよびワークスペースごとに承認者を割り当てる
3. 保留中の承認に関する電子メール通知を構成する 4.期限を過ぎた承認に対する期限とエスカレーションルールを設定する

ドキュメントが「レビュー中」に移動すると、割り当てられた承認者は、通知から直接レビューして承認/拒否するためのリンクが記載された電子メールを受け取ります。

Odoo ナレッジ モジュール

ナレッジベースの構造

ナレッジ > 記事 のナレッジ モジュールは、情報を Wiki として整理します。

記事: リッチ テキスト、画像、表、埋め込みコンテンツを含むコンテンツの個別ページ。記事は、複雑なトピックを整理するためのネストされた階層 (親子関係) をサポートしています。

セクション: 関連記事を共通のヘッダーの下にグループ化します。各セクションには独自のアクセス ルールを設定できます。

お気に入り: ユーザーは頻繁にアクセスする記事をブックマークして、すぐにアクセスできるようにします。

記事編集者

ナレッジ記事エディターは次の機能を提供します。

• リッチ テキスト形式: 見出し、太字、斜体、リスト、表、コード ブロック
• 埋め込みコンテンツ: YouTube ビデオ、Google マップ、その他の埋め込み可能なウィジェット
• ファイル添付: 参考ファイルを記事に直接添付します。
• 内部リンク: 相互参照のための記事間のリンク
• バージョン履歴: 完全な改訂履歴で変更を追跡します。
• コメント: 共同編集用のインライン コメント

テンプレート

標準化されたコンテンツの記事テンプレートを作成します。

コラボレーション機能

• リアルタイム編集: 複数のユーザーが同じ記事を同時に編集できます
• メンション: @ メンションで同僚にタグを付けて通知し、入力を要求します
• アクティビティ追跡: 各記事を閲覧、編集、またはコメントした人を確認します。
• 共有: 記事を特定のユーザー、グループ、または公開で共有します。

アクセス制御

ドキュメントのアクセス レベル

ワークスペースの権限

ワークスペースごとにアクセス ルールを設定します。

1. ワークスペース設定に移動します
2. ユーザーグループをアクセスレベルとともに追加します
3. 継承を有効または無効にします (サブワークスペースは親のアクセス許可を継承します)。
4. 外部共有ルールの構成 (ポータル ユーザー、パブリック リンク)

機密文書の取り扱い

機密性の高い文書 (契約書、人事ファイル、財務記録) の場合:

• 明示的なユーザー アクセスを使用して制限付きワークスペースを作成します (グループ継承なし)
• 保存時のドキュメント暗号化を有効にする
• すべてのアクセス イベントの監査ログを構成する
• 共有リンクに自動有効期限を設定する
• ダウンロードしたコピーに透かしを使用する

ビジネスプロセスとの統合

会計の統合

• 仕入先請求書: スキャンした請求書から OCR 抽出を使用して請求書草案を自動作成します
• 経費報告書: 領収書の写真を経費記録に添付します。
• 監査の準備: 会計年度ごとに裏付け書類にタグを付けて整理します。

人事統合

• 従業員ファイル: 従業員記録にリンクされた契約、証明書、レビュー
• オンボーディング: 署名要求を含む新入社員ドキュメント パッケージ
• コンプライアンス: 認定の有効期限を追跡し、更新ワークフローをトリガーします

プロジェクトの統合

• 成果物: 仕様、設計、レポートをプロジェクト タスクにリンクします。
• テンプレート: 標準化されたテンプレートからプロジェクト ドキュメントを作成します。
• レビュー サイクル: 承認ワークフローを通じて成果物をルーティングします。

検索と発見

全文検索

Odoo は、全文検索のためにドキュメント コンテンツ (スキャンされたドキュメントから OCR 抽出されたテキストを含む) にインデックスを付けます。ドキュメント インターフェイスの上部にある検索バーは、以下を検索します。

• ファイル名
• タグ
• 文書コンテンツ (テキスト、抽出された OCR テキスト)
• メタデータ (日付、作成者、リンクされたレコード)

高度なフィルター

フィルタを組み合わせてドキュメントを正確に取得します。

• ワークスペース + タグ + 日付範囲
• ドキュメントの種類 + 所有者 + ステータス
• リンクされたレコードの種類 + 作成日

ECOSIRE ドキュメント管理サービス

ドキュメント管理を実装するには、組織のドキュメントのライフサイクルを理解する必要があります。 ECOSIRE の Odoo 実装チーム は、ビジネス プロセスに合わせてワークスペース構造、自動化ルール、承認ワークフローを構成します。当社の カスタマイズ サービス は、コンプライアンス追跡、バージョン管理ポリシー、自動保存スケジュールなどの業界固有の機能を使用してドキュメント モジュールを拡張します。

関連書籍

• Odoo ナレッジベースのセットアップ
• Odoo ドキュメント管理
• Odoo 承認ワークフロー
• Odoo のセキュリティとアクセス制御
• Odoo レポートとダッシュボード ガイド

Odoo ドキュメントは SharePoint のような専用のドキュメント管理システムを置き換えることができますか?

ほとんどの中小規模の組織では、そうです。 Odoo Documents は、ファイルのストレージ、バージョン管理、タグ付け、共有、および基本的なワークフローの自動化を処理します。利点は、ネイティブ ERP 統合です。広範なメタデータ スキーマ、高度なバージョン分岐、規制遵守機能などの複雑な要件を持つ組織には、Odoo と並行して専用の DMS が必要になる場合があります。

Odoo ドキュメントはどのようなファイル タイプをサポートしていますか?

Odoo ドキュメントはすべてのファイル タイプをサポートしています。 PDF、Office ドキュメント (Word、Excel、PowerPoint)、画像、ビデオはインライン プレビューでレンダリングされます。他のファイル タイプは保存およびダウンロード可能ですが、インライン プレビューができない場合があります。 PDFや画像ファイルに対してOCR処理が可能です。

Odoo ドキュメントにはストレージ制限がありますか?

Odoo.sh プランには、基本ストレージ割り当て (通常 1 ～ 5 GB) と購入可能な追加ストレージが含まれています。セルフホスト型インスタンスは、サーバーのディスク容量によってのみ制限されます。ファイル ボリュームが大きい場合は、Odoo の S3 ストレージ コネクタを使用してファイルをクラウド オブジェクト ストレージにオフロードすることを検討してください。