Odoo 承認: ビジネス ワークフローと承認チェーンを自動化

このガイドでは、基本的な承認ワークフローの構成から、条件付きルーティング、委任チェーン、モバイル ファーストの承認エクスペリエンスを備えた高度なマルチレベル階層の構築まで、すべてを説明します。

重要なポイント

• ビジネス プロセス (購買、経費、休暇、資本など) に適合する承認カテゴリを設計します。
• 最小限の承認者の要件と順次/並列ルーティングを備えた複数レベルの承認階層を構築する
• 承認者が不在の場合でも承認が滞らないように委任ルールを構成する
• 承認が期限を過ぎた場合に自動エスカレーションを使用して期限の適用を設定します
• 外出先で承認するマネージャーのモバイル承認を有効にする
• 組織に固有のビジネス プロセスに対してカスタム承認カテゴリを作成する
• サイクルタイム、ボトルネックの特定、コンプライアンスのための承認分析ダッシュボードを構築する
• 承認を購入、経費、休暇、カスタム モジュールと統合

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承認カテゴリの設計

組み込みカテゴリ

Odoo 19 には、事前設定された承認カテゴリがいくつか含まれています。

カスタム カテゴリの作成

[承認] > [構成] > [承認の種類] に移動して、ビジネス プロセスのカテゴリを作成します。

カテゴリ構成

各承認タイプには詳細な構成オプションがあります。

リクエスト フォームのフィールド: リクエスト フォームに表示されるフィールドを定義します。標準フィールドには、説明、金額、必要な日付、緊急性、添付ファイルが含まれます。カテゴリ固有のデータ用のカスタム フィールドを追加します。資本支出リクエストには、「予想 ROI」、「回収期間」、「予算ライン」が必要になる場合があります。

承認ルール: 必要な承認の最小数と承認できるユーザーを設定します。オプションには、特定のユーザー、部門内のすべてのマネージャー、特定の役割を持つユーザー、または要求者の直属のマネージャー (動的ルーティング) が含まれます。

書類要件: 提出前にどの書類を添付する必要があるかを指定します。購入リクエストにはベンダーの見積もりが必要な場合があります。経費報告書には領収書が必要です。採用リクエストには職務内容の説明が必要です。書類が不足していると提出が妨げられ、完全なリクエストが審査のために到着することが保証されます。

順序: 申請作成メニューの承認タイプの表示順序を設定します。最もよく使用されるカテゴリを最初に置きます。

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複数レベルの承認階層

順次承認チェーン

複数のレベルを順番にルーティングする承認を構成します。

Employee Submits → Direct Manager (Level 1) → Department Head (Level 2) → CFO (Level 3)

各レベルで、承認者は次の操作を行うことができます: 承認 (次のレベルにルーティング)、拒否 (理由を付けて要求者に返す)、または 変更要求 (拒否せずに変更のために返す)。

並行承認

複数の独立した関係者からの承認が必要なリクエストの場合:

Employee Submits →
  ├── Legal Review (parallel)
  ├── Finance Review (parallel)
  └── Department Approval (parallel)
All three approved → Request Approved

「AND」ロジックを使用して同じレベルに複数の承認者ルールを追加して、並列承認を構成します。リクエストを続行するには、すべての承認者が承認する必要があります。あるいは、指定された承認者のいずれか 1 人が承認できる「OR」ロジックを使用します。

条件付きルーティング

リクエスト属性に基づいて承認をルーティングします。

承認リクエストのフィールドに関連付けられた Odoo の自動アクションを使用して、条件付きルーティングを実装します。金額がしきい値を超えると、承認チェーンに承認者が自動的に追加されます。

承認マトリックス

複雑なガバナンスを持つ組織の場合は、承認マトリックスを作成します。

金額ベースのルールを持つ複数の承認タイプを使用して、このマトリックスを構成します。各セルは、独自の承認者チェーンを持つ固有の承認ワークフローを表します。

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委任および代理承認者

不在時の代表団

承認者が休暇中またはその他の理由で不在の場合でも、委任により承認が確実に進められます。

自動委任: 各ユーザーの設定で代理承認者を構成します。主承認者が承認された休暇を取っている場合、保留中の承認は自動的に指定された代理承認者にルーティングされます。手動による介入は必要ありません。

手動委任: 承認者は、特定の保留中の承認を同僚に委任できます。 [私の承認] > [保留中] でリクエストを選択し、[委任先...] をクリックします。これにより、委任者のアクティビティが作成され、承認監査証跡に委任が記録されます。

エスカレーション ルール

委任が設定されておらず、承認者が応答しない場合:

これらの時間枠は承認タイプ設定で構成します。重要なカテゴリ (安全性、法的、顧客対応) では、日常的な承認よりも短いエスカレーション期間を設ける必要があります。

バックアップ承認者の構成

委任が不十分な重要な承認チェーンの場合は、各レベルでバックアップ承認者を構成します。プライマリ承認者が期限内に行動しない場合、バックアップは同時にリクエストを受け取ります。どちらのユーザーも承認できるため、1 人によるボトルネックを防ぎます。

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期限の強制

期限の設定

各承認タイプにはデフォルトの期限を設定できます。

締切通知

期限が近づくとエスカレーションする通知を構成します。

1. 提出時: 承認者は期限が明確に記載されたリクエストを受け取ります
2. 期限の 50% が経過: まだレビューされていない場合は、丁寧なリマインダーが表示されます。
3. 期限の 24 時間前: エスカレーション警告を含む緊急リマインダー
4. 期限: 期限超過としてマークし、要求者に通知し、次のレベルにエスカレーションします
5. 締め切り後: 承認者のマネージャーへの毎日の期限超過の概要

SLA 追跡

組織全体で承認の SLA 準拠を追跡します。

• オンタイム率: 期限内に完了した承認の割合
• 平均サイクルタイム: 提出から最終承認までの平均時間
• ボトルネックの特定: どの承認者が一貫してプロセスを遅延させているか
• カテゴリのパフォーマンス: どの承認タイプの承認時間が最も優れているか、最も悪いか

月次承認 SLA レポートを作成し、部門長と共有して説明責任を推進します。

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モバイル承認エクスペリエンス

モバイルアプリの機能

Odoo のモバイル アプリは、机に座ることがほとんどないマネージャーに合理化された承認エクスペリエンスを提供します。

通知主導型のワークフロー: プッシュ通知により、マネージャーに保留中の承認について警告します。通知をタップすると承認リクエストが開き、すべての詳細、添付ファイル、および以前の承認者のコメントが表示されます。

スワイプ アクション: モバイルでは、スワイプ ジェスチャで承認または拒否します。右にスワイプすると承認され、左にスワイプすると拒否/コメント ダイアログが開きます。これにより、日常的な承認のキューを迅速かつ直感的に確認できるようになります。

添付ファイルの表示: モバイル アプリで直接添付ドキュメント (PDF、画像、スプレッドシート) を開いて確認します。経費の領収書やベンダーの見積書をピンチして拡大表示します。ファイルをダウンロードしたり、別のアプリに切り替えたりする必要はありません。

音声コメント: 小さな画面に入力する代わりに、音声メモを承認コメントとして追加します。音声メモは承認記録に添付され、すべての関係者がアクセスできます。

オフライン サポート: オフライン中に行われた承認はローカルにキューに入れられ、接続が戻ったときに同期されます。これは、接続が不十分な地域に出張または勤務している管理者にとって不可欠です。

マネージャー ダッシュボード (モバイル)

モバイル ダッシュボードには以下が表示されます。

• 保留中の承認数: アプリアイコンのバッジインジケーター
• 承認期限を過ぎたもの: すぐに注意できるように赤で強調表示されます。
• 最近のアクティビティ: 過去 7 日間に完了した承認
• チームリクエスト: 直属の部下からの保留中のリクエスト

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カスタム承認ワークフロー

標準カテゴリを超えて

Odoo の承認モジュールは、あらゆるビジネス プロセスに拡張可能です。 ECOSIRE クライアントによって構築されたカスタム ワークフローの例:

品質逸脱の承認: 製造バッチが品質検査に合格しなかった場合、バッチを再分類、再加工、または廃棄する前に、逸脱レポートには品質マネージャー、生産マネージャー、および (逸脱が顧客の納品に影響する場合) 営業マネージャーの承認が必要です。

ベンダー オンボーディングの承認: 新しいベンダー登録には、調達 (ベンダー資格)、財務 (クレジット条件)、法務 (契約レビュー) の承認が必要です。各部門は、ベンダーがシステムでアクティブ化される前に、評価のセクションを完了します。

IT 変更管理: システム変更 (ソフトウェア更新、構成変更、アクセス変更) には、IT セキュリティ、システム所有者、および IT ディレクターの承認が必要です。緊急の変更は、実装後のレビューによって迅速に行われます。

マーケティング アセットの承認: クリエイティブ アセット (広告、パンフレット、Web サイト コンテンツ) には、ブランド コンプライアンスに関するブランド マネージャーのレビュー、規制遵守に関する法的レビュー、公開前に部門長の承認が必要です。

カスタム ワークフローの構築

カスタム承認ワークフローを作成するには:

1. カテゴリを定義します: プロセスに固有の名前、説明、およびフォーム フィールド
2. 承認チェーンの設計: 誰が、どの順序で、どのような条件で承認するか
3. ルールの設定: 期限、ドキュメント要件、条件付きルーティング
4. 通知の設定: 各段階で誰に、どのチャネルを通じて通知を受け取るか
5. ダッシュボードの構築: 要求者、承認者、管理者のビューを追跡する
6. ワークフローをテストします: すべてのパスを実行します (承認、拒否、委任、エスカレーション、タイムアウト)。
7. ユーザーのトレーニング: 要求者と承認者の両方に対する簡単なトレーニング

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他の Odoo モジュールとの統合

承認 + 購入

購入リクエストが承認されると、購入モジュールで見積依頼が自動的に生成されます。承認されたリクエストの詳細 (製品、数量、優先ベンダー、予算) が RFQ に入力されます。これにより、承認されたリクエストを調達チームに転送する手動の手順が不要になります。

承認 + 経費

Odoo Expense モジュールには承認ワークフローが組み込まれています。追加の承認レイヤー (マネージャーの承認の前にプロジェクト マネージャーの承認を行うなど) が必要な組織の場合、承認モジュールはカスタム チェーンを使用して経費ワークフローを拡張します。

承認 + 休暇

休暇申請は計画モジュールを経由してスケジュールへの影響を確認してから、マネージャーに承認を求めます。休暇を承認すると人員不足の状況が生じる場合、マネージャーには影響を受けるシフトに関する警告が表示されます。

承認 + 人事採用

採用リクエストは承認リクエストとして開始されます。承認されると、承認された職務内容、部門、予算が事前に入力された求人モジュールに自動的に職務が作成されます。これにより、適切な許可なしに雇用が開始されることはありません。

承認 + 会計

予算依存の承認では、ルーティングする前にリアルタイムで予算の利用可能性を確認できます。要求された金額が残りの部門予算を超える場合、承認は警告によってブロックされるか、予算の例外承認のために上級当局にルーティングされます。

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承認分析とコンプライアンス

レポートダッシュボード

承認 > レポート で承認分析を構築します。

監査証跡

すべての承認リクエストは、完全な改ざん防止監査証跡を維持します。

• リクエストの作成: 誰が、いつ、何をリクエストしたか ・各承認・拒否：誰が、いつ、コメントしたのか
• 委任: 開始者、終了者、理由、タイムスタンプ
• 変更: 送信後のリクエストへの変更
• エスカレーション: トリガーによる自動エスカレーション イベント
• 最終結果: すべての裏付け文書とともに承認/拒否

この監査証跡は、法規制順守 (SOX、ISO、業界規制) および内部ガバナンスのレビューに不可欠です。

プロセスの改善

承認分析を使用してワークフローを継続的に改善します。

• ボトルネックを特定する: 1 人の承認者が一貫してチェーンを遅らせている場合は、その承認者のワークロードの再分散が必要か、委任ルールの調整が必要かどうかを調査します。
• チェーンの簡素化: 1,000 ドル未満のリクエストの 98% が承認された場合は、自動承認のしきい値を上げることを検討してください。
• 冗長性を削減: チェーン内の 2 人の承認者が常に同時に承認する場合は、1 人の承認者をオプションにすることを検討してください。
• 自動化を追加: 特定の承認カテゴリの承認率が 100% である場合は、通知のみのワークフローに変換することを検討してください。

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よくある質問

特定の条件に基づいて自動承認するように承認を構成できますか?

はい。特定の基準を満たすリクエストを自動的に承認する自動アクションを作成します。たとえば、領収書が添付された 50 ドル未満の経費報告書は自動承認され、手動によるレビュー手順をスキップできます。自動承認されたリクエストは、自動承認とそれをトリガーしたルールを示す監査証跡を維持します。

クリックだけではなく署名が必要な承認をどのように処理すればよいですか?

承認モジュールを電子署名と統合します。法的署名が必要なカテゴリ (契約書、ポリシーの承認、高額購入) の場合は、単純な承認ボタンではなく電子署名を要求するように承認ステップを構成します。署名された文書は承認記録に添付されます。

外部関係者 (ベンダー、顧客) は承認ワークフローに参加できますか?

はい、Odoo ポータル経由で可能です。外部ユーザーはリクエストを送信し (ベンダーが変更要求を送信するなど)、その送信ステータスを表示できます。外部承認ステップはあまり一般的ではありませんが、構成することができます。たとえば、顧客は内部の請求承認が進む前にプロジェクトのマイルストーンにサインオフします。

既存の承認プロセスを紙や電子メールから Odoo に移行するにはどうすればよいですか?

まずは現在の承認フローを文書化することから始めます。つまり、誰が何をリクエストし、誰が承認するのか、エスカレーションをトリガーする条件は何か、一般的なタイムラインは何かなどです。各フローを Odoo 承認タイプにマッピングします。紙/電子メールのプロセスと Odoo プロセスを 2 ～ 4 週間並行して実行して検証します。検証が完了したら、手動プロセスを廃止し、デジタル ワークフローについてすべてのユーザーをトレーニングします。

承認要件を自動的に強制する従業員ごとの支出制限を設定できますか?

はい。従業員レコードまたは部門設定で支出権限レベルを構成します。購入または経費申請が従業員の権限を超える場合、システムは自動的に次の承認レベルに転送します。権限内のリクエストは自動承認することも、1 回の確認のみを必要とすることもできます。

Odoo は営業時間外に送信された承認リクエストをどのように処理しますか?

営業時間外に送信されたリクエストは通常​​キューに入れられます。締め切りタイマーは営業時間 (週末と祝日を除く) のみをカウントするように構成できるため、24 時間以内の締め切りを持つ金曜日の夜の提出期限は土曜日の夜ではなく月曜日の夜になるようになります。 [設定] > [一般] > [会社] で会社の営業時間カレンダーを設定します。

複数の Odoo モジュールにまたがる承認ワークフローを作成できますか?

はい。自動アクションとサーバー アクションを使用して、モジュール間のワークフローをトリガーします。承認された購入リクエストは購買で発注書を作成でき、承認された採用リクエストは採用で求人情報を作成でき、承認された予算例外は会計で予算を更新できます。各統合ポイントは、最大限の柔軟性を実現するために独立して構成されます。

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ECOSIRE で承認を効率化

すべての手動承認は潜在的なボトルネック、潜在的なリクエストの紛失、および潜在的な監査結果につながります。承認ワークフローをデジタル化した組織は、スピード、コンプライアンス、従業員の満足度において即座に利益を得ることができます。マネージャーの署名を追いかけることを楽しんでいる人は誰もいません。

ECOSIRE の Odoo 実装チーム は、20 人のスタートアップ企業 (単純な 2 レベルのチェーン) から 5,000 人の企業 (条件付きルーティング、委任、およびモジュール間統合を備えた複雑なマトリックス) までの範囲の企業向けに承認ワークフローを構成しました。当社の実装には、プロセス分析、ワークフロー設計、システム構成、ユーザートレーニング、90 日間の最適化が含まれます。

承認ワークフローの評価については ECOSIRE にお問い合わせ、業界固有の特殊な承認プロセスについては Odoo カスタマイズ サービス をご覧ください。

関連書籍:

• Odoo 承認ワークフロー ガイド
• Odoo 購入および調達ガイド
• Odoo HR 従業員管理
• Odoo カスタマイズ サービス