Odoo 承認: ビジネス リクエストのワークフローを自動化する

どの組織にも、購入リクエスト、経費承認、アクセスリクエスト、ポリシー例外、予算割り当てなど、続行する前に承認が必要なリクエストがあります。これらが電子メールやチャットを通じて流れると、紛失したり、遅れたり、説明責任を欠いたりします。 Odoo 承認モジュールは、定義された承認チェーン、自動ルーティング、完全な監査証跡を備えた構造化されたリクエスト ワークフローを作成します。

承認タイプの設定

一般的な承認カテゴリ

組織内のリクエスト カテゴリごとに承認タイプを作成します。

• 購入リクエスト — 従業員は予算の正当性を伴う品目またはサービスをリクエストします。
• 経費の承認 — マネージャーと財務の承認が必要な経費報告書
• 旅行リクエスト — 旅程と予算の事前承認が必要な出張
• 予算リクエスト — 追加の予算割り当てのリクエスト
• アクセス リクエスト — システム アクセス、建物へのアクセス、または機器のチェックアウト
• ポリシーの例外 — 正当な理由を伴う標準ポリシーからの逸脱の要求
• 文書の承認 — 承認が必要な契約、提案書、または出版物

各タイプの設定

承認タイプごとに、説明テンプレート (要求者が提供する必要がある情報)、必須フィールドとオプション フィールド、最小承認者数、特定の承認者または役割別の承認 (マネージャー、部門長、財務)、各ステップでの自動通知、および応答の期限/SLA を定義します。

承認チェーン

単一レベルの承認

最も単純な設定: 要求者が送信し、1 人の承認者がレビューします。事務用品の注文や少額の経費報告など、リスクの低いリクエストに適しています。

複数レベルの承認

複雑なリクエストは、複数の承認者を順番に経由してルーティングされます。

1. 直属のマネージャーがレビューおよび承認します
2. 部門長が予算への影響を検証する
3. 財務部門が資金の利用可能性を確認する
4. 副社長またはディレクターからの最終承認

各レベルは、前のレベルが承認した後にのみリクエストを受け取ります。いずれかのレベルが拒否した場合は、要求者にその理由が通知されます。

条件付きルーティング

条件に基づいてリクエストをさまざまな承認者にルーティングします。500 ドル未満の購入リクエストはマネージャーのみに送られ、500 ～ 5,000 ドルの場合は財務の承認が追加され、5,000 ドルを超える場合は副社長の承認が追加されます。 This prevents bottlenecks for small requests while maintaining oversight for large ones.

リクエストのライフサイクル

提出

従業員は簡単なフォームを通じてリクエストを作成します。承認タイプを選択し、必要な情報 (説明、金額、理由、添付ファイル) を入力して送信します。システムは自動的に最初の承認者にルーティングします。

＃＃＃ レビュー

承認者は電子メールとアプリ内通知を受け取ります。レビュー インターフェイスには、リクエストの完全な詳細、サポート文書、リクエスト者の履歴 (以前のリクエスト、承認率)、および承認/拒否/リクエスト変更ボタンが表示されます。

追跡

要求者と承認者の両方に、保留中、レベル 1/3 で承認、理由付き拒否、完了などのリアルタイムのステータスが表示されます。完全なタイムラインには、リクエストに対して実行されたすべてのアクションが表示されます。

他のモジュールとの統合

購入: 承認された購入リクエストは、購入モジュールで RFQ または注文書を自動的に作成し、再入力を必要としません。

経費: 経費の承認は、払い戻し処理と会計入力のために経費モジュールに入力されます。

人事: 休暇申請およびその他の人事関連の承認は、休暇および人事モジュールと統合されています。

会計: 予算に影響を与える承認は、利用可能な予算と照合してチェックされ、予算超過のリクエストにフラグを立てます。

レポートと分析

• 承認サイクル タイム — タイプ別の提出から最終決定までの平均時間
• ボトルネックの特定 - 承認者が応答するのに最も時間がかかるもの
• 承認率 — タイプおよび部門別の、承認されたリクエストと拒否されたリクエストの割合
• ボリュームの傾向 — 時間の経過に伴うリクエスト量。容量計画に役立ちます。

ベストプラクティス

1. 承認チェーンを短くする — レベルが追加されるたびに、リスクが比例的に軽減されずに遅延が追加されます
2. 対応 SLA を設定し、期限を過ぎると自動的にエスカレーションします
3. 条件付きルーティングを使用して、単純なリクエストを高速に処理する
4. 責任を持たせるために、拒否には 正当な理由が必要
5. 四半期ごとに承認チェーンを 見直して簡素化 - 不必要なレベルを削除する
6. モバイル アクセスを提供すると、承認者は自席にいなくても応答できます。

当社の Odoo 導入サービス は、組織構造に合わせた承認ワークフローを設計します。

よくある質問

承認者は権限を委任できますか?

はい。承認者は、自分が対応できない期間の委任ルールを設定し、リクエストを代理の承認者に転送できます。これにより、休暇や出張中の遅延を防ぐことができます。

並行承認はサポートされていますか?

はい。複数の承認者全員が承認する必要がある (AND ロジック)、または 1 人の承認者で十分である (OR ロジック) 承認タイプを構成します。並行承認により、複数の関係者による意思決定のサイクル タイムが短縮されます。

カスタム承認フォームを作成できますか?

絶対に。各承認タイプには、そのリクエスト タイプに固有のフィールド (テキスト フィールド、ドロップダウン、数値フィールド、日付フィールド、添付ファイル) を備えたカスタマイズ可能なフォームがあります。

拒否されたリクエストはどのように処理されますか?

拒否されたリクエストは、拒否理由とともにリクエスターに返されます。要求者は、要求を変更して再送信することも、要求を放棄することもできます。完全な履歴が保存されます。