Liste de contrôle pour la préparation des déclarations de revenus des entreprises : documents, délais et déductions à ne pas manquer

La saison des impôts ne doit pas nécessairement être une ruée. Les entreprises qui déposent leurs déclarations en douceur, maximisent les déductions et évitent les pénalités partagent un trait commun : elles se préparent systématiquement tout au long de l'année, et non dans les dernières semaines avant une date limite.

Cette liste de contrôle couvre les documents que vous devez rassembler, les délais que vous devez respecter, les déductions qui pourraient vous manquer et les processus qui permettent d'organiser votre préparation de déclarations de revenus, quel que soit l'endroit où votre entreprise opère.

Documents fiscaux essentiels par catégorie

Rassemblez ces documents avant de commencer votre déclaration de revenus ou d'envoyer des documents à votre comptable.

Documents sur les revenus

• Compte de résultat annuel
• Rapports de ventes par produit ou ligne de service
• Relevés bancaires pour tous les comptes professionnels (12 mois)
• Formulaires 1099-NEC ou 1099-MISC reçus des clients (US)
• Résumés des processeurs de paiement (Stripe, PayPal, relevés annuels Square)
• Comptes de revenus d'intérêts et de dividendes
• Registres des revenus locatifs le cas échéant
• Documents sur les revenus étrangers et enregistrements de conversion de devises

Documents de dépenses

• Reçus pour tous les achats professionnels dépassant votre seuil de matérialité
• Relevés de cartes de crédit pour toutes les cartes de visite (12 mois)
• Contrats de location ou de location et relevés de paiement
• Factures de services publics (électricité, internet, téléphone)
• Relevés de primes d'assurance (responsabilité civile professionnelle, santé, indemnités du travail)
• Journaux de kilométrage des véhicules et reçus de carburant pour les déplacements professionnels
• Reçus de voyage et de divertissement à des fins commerciales notés
• Factures de services professionnels (juridique, comptabilité, conseil)
• Dossiers d'abonnement aux logiciels et résumés annuels des dépenses SaaS

Dossiers de paie et d'entrepreneur

• Formulaires W-2 pour tous les employés (États-Unis)
• Formulaires 1099-NEC délivrés aux entrepreneurs (États-Unis)
• Dossiers de dépôt de charges sociales (formulaires 941, 940)
• Dossiers P11D pour les avantages sociaux (Royaume-Uni)
• Déclarations de charges sociales nationales et locales
• Certificats d'assurance contre les accidents du travail
• Dossiers de cotisations aux régimes d'avantages sociaux des employés (401k, assurance maladie)

Dossiers d'actifs et d'amortissement

• Registre des immobilisations avec dates d'achat, coûts et plans d'amortissement
• Documents d'achat ou de location de véhicule
• Reçus d'achat d'équipement
• Dossiers d'achat et d'amélioration de biens immobiliers
• Dossiers de disposition pour tous les actifs vendus ou mis au rebut

Référence de l'année précédente

• Déclaration de revenus de l'année précédente (fédérale, étatique et locale)
• Calendriers de report (pertes nettes d'exploitation, crédits non utilisés)
• Estimation des relevés de paiement d'impôts pour l'année en cours
• Toute correspondance de l'administration fiscale

Principales échéances fiscales

États-Unis

| Type de dépôt | Date limite | Extension disponible | |---|---|---| | Partenariats (formulaire 1065) | 15 mars | Prolongation de 6 mois (15 septembre) | | Sociétés S (formulaire 1120-S) | 15 mars | Prolongation de 6 mois (15 septembre) | | Sociétés C (formulaire 1120) | 15 avril | Prolongation de 6 mois (15 octobre) | | Propriétaires uniques (Annexe C) | 15 avril | Prolongation de 6 mois (15 octobre) | | Paiements d'impôts estimés | 15 avril, 15 juin, 15 septembre, 15 janvier | Aucun | | 1099 formulaires aux entrepreneurs | 31 janvier | Aucun | | Formulaires W-2 aux employés | 31 janvier | Aucun |

Royaume-Uni

| Type de dépôt | Date limite | |---|---| | Déclaration d'impôt sur les sociétés (CT600) | 12 mois après la fin de la période comptable | | Paiement de l'impôt sur les sociétés | 9 mois et 1 jour après la fin de l'exercice comptable | | Auto-évaluation (en ligne) | 31 janvier suivant la fin de l'année fiscale | | Déclarations de TVA | 1 mois et 7 jours après la fin de la période TVA | | Formulaires P11D | 6 juillet suivant l'année fiscale |

Pakistan

| Type de dépôt | Date limite | |---|---| | Déclaration de revenus (entreprises) | 31 décembre suivant l'année fiscale (juillet-juin) | | Déclaration de revenus (particuliers/AOP) | 30 septembre suivant l'année d'imposition | | Déclaration de taxe de vente | 15 du mois suivant | | Déclarations de retenue à la source | Trimestriel (janvier, avril, juillet, octobre) |

Le non-respect de ces délais entraîne des pénalités et des intérêts. Définissez des rappels de calendrier au moins 30 jours avant chaque date limite.

Déductions fréquemment manquées

Les entreprises laissent beaucoup d’argent sur la table en négligeant ces déductions :

1. Déduction pour bureau à domicile — Si vous utilisez un espace dédié de votre maison exclusivement à des fins professionnelles, vous pouvez déduire une part proportionnelle du loyer, des intérêts hypothécaires, des services publics et de l'assurance. La méthode simplifiée autorise 5 $ par pied carré jusqu'à 300 pieds carrés (1 500 $ maximum aux États-Unis).

2. Coûts de démarrage — Les entreprises peuvent déduire jusqu'à 5 000 $ de dépenses de démarrage la première année (États-Unis), le reste étant amorti sur 15 ans.

3. Dépenses liées au véhicule — Suivez les dépenses réelles ou utilisez le taux kilométrique standard (0,70 $ par mile pour 2026 aux États-Unis). Tenez un journal de kilométrage détaillé.

4. Développement professionnel — Les cours, certifications, conférences et publications industrielles qui maintiennent ou améliorent les compétences commerciales sont déductibles.

5. Logiciel et technologie — Les abonnements SaaS, l'hébergement cloud, les enregistrements de domaine et les coûts des logiciels de comptabilité sont des dépenses d'exploitation entièrement déductibles.

6. ** Radiations de créances irrécouvrables ** — Les factures clients impayées que vous avez déployé des efforts raisonnables pour recouvrer peuvent être radiées en tant que créances irrécouvrables.

7. Primes d'assurance entreprise — Les primes d'assurance responsabilité civile générale, responsabilité professionnelle (E&O), cyberassurance et personne clé sont déductibles.

8. Cotisations de retraite — Les cotisations SEP IRA, SIMPLE IRA et Solo 401(k) réduisent le revenu imposable des propriétaires d'entreprise et des employés.

9. Amortissement et article 179 — L'équipement, le mobilier et les véhicules peuvent être immédiatement passés en charges en vertu de l'article 179 (jusqu'à 1 250 000 $ en 2026) plutôt que d'être amortis sur plusieurs années.

10. Frais bancaires et marchands — Les frais de traitement des cartes de crédit, les frais bancaires, les frais de virement bancaire et les coûts de la passerelle de paiement sont des dépenses professionnelles déductibles.

Dépôt trimestriel ou annuel

Des paiements d'impôts trimestriels estimés sont requis aux États-Unis si vous prévoyez devoir payer 1 000 $ ou plus d'impôts pour l'année et que votre retenue à la source ne couvre pas au moins 90 % de l'impôt à payer de l'année en cours ou 100 % de l'impôt à payer de l'année précédente.

Des pénalités pour sous-paiement s'appliquent si vous manquez ou sous-payez les estimations trimestrielles. Calculez les paiements estimés en fonction du moindre des montants suivants :

• 90 % de l'impôt à payer prévu pour l'année en cours (divisé par 4)
• 100 % de l'impôt à payer réel de l'année précédente (divisé par 4), ou 110 % si le revenu brut ajusté dépassait 150 000 $

La plupart des plateformes comptables peuvent suivre les obligations fiscales estimées et vous rappeler avant les échéances trimestrielles.

Questions fréquemment posées

Q : Combien de temps dois-je conserver les dossiers fiscaux ? R : Aux États-Unis, l'IRS recommande de conserver les dossiers pendant au moins 3 ans à compter de la date de dépôt. Cependant, conservez les registres pendant 6 ans si vous avez sous-déclaré vos revenus de plus de 25 % et conservez indéfiniment les registres des déclarations non produites. Au Royaume-Uni, le HMRC exige que les dossiers soient conservés pendant au moins 6 ans.

Q : Dois-je déposer une déclaration trimestrielle ou annuelle ? R : Si vous êtes un propriétaire individuel, une société de personnes ou un propriétaire de S-Corp aux États-Unis avec un impôt annuel à payer supérieur à 1 000 $, vous devez effectuer des paiements trimestriels estimés. La déclaration annuelle est toujours déposée une fois par an, mais les paiements sont effectués trimestriellement pour éviter les pénalités.

Q : Que se passe-t-il si je manque une date limite fiscale ? R : Les sanctions varient selon la juridiction. Aux États-Unis, la pénalité pour défaut de déclaration s'élève à 5 % des impôts impayés par mois (jusqu'à 25 %) et la pénalité pour défaut de paiement est de 0,5 % par mois. Le dépôt d’une prolongation évite la pénalité pour défaut de production mais ne prolonge pas le délai de paiement.

Q : Puis-je modifier une déclaration déjà produite si je constate des déductions manquées ? R : Oui. Aux États-Unis, vous pouvez produire une déclaration modifiée (formulaire 1040-X ou 1120-X) dans les 3 ans suivant la date de production initiale ou dans les 2 ans suivant le paiement de l'impôt, selon la date la plus tardive.

Travailler avec un fiscaliste

Même si vous gérez la comptabilité quotidienne en interne, faire appel à un fiscaliste apporte une valeur significative :

• Planification fiscale — Stratégies proactives pour minimiser la responsabilité avant la fin de l'année, pas seulement au moment de la déclaration
• Assurance de conformité — Les professionnels se tiennent au courant des modifications annuelles du code qui affectent vos déductions et crédits.
• Support d'audit — Représentation et documentation si vous recevez un avis ou une demande d'audit
• Dépôt multi-juridictionnel — Coordonner les obligations fiscales fédérales, étatiques, locales et internationales

Comment ECOSIRE peut vous aider

ECOSIRE fournit des services de comptabilité professionnels qui incluent une assistance à la préparation de déclarations de revenus tout au long de l'année. Notre équipe tient des dossiers organisés tout au long de l'année, de sorte que la saison des impôts est un simple examen plutôt qu'une ruée de panique. Nous travaillons avec Odoo, QuickBooks, Xero, Microsoft Dynamics et Sage pour garantir que vos données financières sont exactes, correctement catégorisées et prêtes à être classées.

Besoin d'aide pour rattraper votre retard sur les années précédentes, organiser vos dossiers actuels ou mettre en œuvre un système qui vous permet d'être prêt pour un audit ? Contactez notre équipe pour une évaluation gratuite de préparation à l'impôt.