Optimisation des achats : de la demande d'offre à l'automatisation des bons de commande

L'équipe d'approvisionnement moyenne consacre 60 % de son temps à des tâches transactionnelles : créer des bons de commande, rechercher les approbations, faire correspondre les factures, ce qui ne laisse que 40 % à des activités stratégiques telles que la négociation de meilleures conditions et la qualification de nouveaux fournisseurs. L'automatisation du travail transactionnel inverse ce ratio. Les entreprises qui mettent en œuvre l'automatisation des achats signalent des temps de cycle 60 % plus courts, 90 % d'erreurs de saisie de données en moins et une réduction de 5 à 12 % des coûts de matériaux grâce à une meilleure concurrence entre les fournisseurs et au respect des contrats.

Points clés à retenir

• Les flux de travail automatisés des appels d'offres réduisent le temps de cycle d'approvisionnement de plus de 15 jours à moins de 5 jours.
• La correspondance à trois voies entre les bons de commande, les reçus et les factures élimine les paiements en double et les trop-payés
• Les commandes globales avec des prix pré-négociés permettent de réaliser des économies et de réduire les efforts par transaction
• Les workflows d'approbation appliquent les politiques de dépenses sans créer de goulots d'étranglement

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Le problème des achats manuels

Avant d’examiner l’automatisation, il convient de comprendre ce que coûte réellement l’approvisionnement manuel. Les chiffres sont systématiquement pires que ce que la plupart des managers pensent.

Ces inefficacités s’aggravent. Une dépense annuelle d'approvisionnement de 10 millions de dollars avec 3 % d'erreurs et 30 % de dépenses non-conformistes laisse échapper entre 300 000 et 600 000 dollars par an en trop-payés, en remises manquées et en achats hors contrat. L'automatisation colmate ces fuites.

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Le cycle de vie des achats dans Odoo

Odoo structure les achats comme un flux de travail clair avec des étapes définies. Chaque étape peut être manuelle ou automatisée selon vos besoins.

Étape 1 : Identification du besoin

L'approvisionnement commence lorsqu'une personne identifie un besoin : un entrepôt à court de matériaux, un chef de projet ayant besoin d'équipement ou un planificateur de production planifiant une fabrication.

Chez Odoo, les besoins peuvent être identifiés à travers trois canaux. Des règles de réapprovisionnement automatisées surveillent les niveaux de stock et génèrent des demandes d'achat lorsque le stock tombe en dessous des seuils minimaux. Les demandes d'achat manuelles permettent aux chefs de service de créer des demandes via le module Achats. La demande de fabrication se produit lorsque les commandes de fabrication confirmées génèrent des besoins en matériaux qui déclenchent l'approvisionnement pour des composants non en stock.

La clé est de centraliser tous les signaux de demande dans un seul pipeline d’approvisionnement afin que rien ne passe entre les mailles du filet et que l’équipe d’approvisionnement ait une visibilité totale.

Étape 2 : Demande de devis (RFQ)

Une fois le besoin identifié, l’étape suivante consiste à solliciter les prix auprès des fournisseurs. Le workflow RFQ d'Odoo prend en charge plusieurs scénarios.

** Appel d'offres à source unique. ** Pour les articles avec un fournisseur préféré et un prix établi, le système peut générer automatiquement des appels d'offres en utilisant le dernier prix connu du fournisseur. Ceci est approprié pour les achats répétés de produits de base pour lesquels les appels d’offres n’ajoutent aucune valeur.

** Appels d'offres multi-fournisseurs. ** Pour les achats de plus grande valeur ou les nouveaux articles, envoyez des appels d'offres à plusieurs fournisseurs simultanément. Odoo suit toutes les réponses dans une seule vue, ce qui rend la comparaison simple. La comparaison inclut le prix unitaire, le délai de livraison, les conditions de paiement, les quantités minimales de commande et le coût total de possession.

Contrats d'achat. Pour les besoins récurrents, les commandes globales définissent des conditions pré-négociées (prix, calendrier de livraison, plages de quantités) afin que les commandes individuelles soient passées conformément à l'accord sans renégocier à chaque fois.

Étape 3 : Sélection du fournisseur et création du bon de commande

Après avoir reçu les devis, l'équipe d'approvisionnement évalue et sélectionne un fournisseur. Odoo permet de confirmer une demande de prix directement dans un bon de commande en un seul clic. Pour les comparaisons multi-fournisseurs, le système met en évidence le meilleur prix et permet une évaluation côte à côte.

Les facteurs au-delà du prix unitaire qui devraient influencer la sélection du fournisseur incluent la fiabilité de la livraison (taux de ponctualité historique suivi dans Odoo), l'historique de la qualité (taux de rejet des commandes passées), les conditions de paiement (Net-30 vs Net-60 a un impact différent sur les flux de trésorerie), la proximité géographique (affecte le délai de livraison et les frais d'expédition) et la stabilité financière (risque de défaillance du fournisseur). Pour une approche structurée de l'évaluation des fournisseurs, consultez notre guide sur la gestion des risques liés aux fournisseurs et les tableaux de bord des fournisseurs.

Étape 4 : Confirmation et suivi de la commande

Une fois le bon de commande confirmé, Odoo suit sa progression jusqu'aux dates de livraison prévues avec l'intégration du calendrier, la gestion partielle des reçus lorsque les fournisseurs expédient en plusieurs lots, la création automatisée de reçus à l'arrivée des marchandises, la gestion des commandes en souffrance pour les articles non encore livrés et la communication avec les fournisseurs via le système de messagerie intégré (chatter).

Étape 5 : réception des marchandises et rapprochement à trois

Lorsque les marchandises arrivent à l'entrepôt, le processus de réception dans Odoo capture les quantités réelles, inspecte la qualité selon les points de qualité configurés et crée un enregistrement d'entrée de marchandises. Le système effectue ensuite un rapprochement à trois facteurs en comparant le bon de commande (ce qui a été commandé), l'entrée de marchandises (ce qui a été reçu) et la facture du fournisseur (ce qui est facturé).

Les écarts sont signalés automatiquement. Les problèmes courants incluent les différences de quantité (reçues inférieures ou supérieures à la commande), les différences de prix (le montant facturé diffère du prix du bon de commande) et les rejets de qualité (articles reçus mais non acceptés). Chaque type d'écart possède un seuil de tolérance configurable. Dans les limites de tolérance, le système traite automatiquement. Au-delà de la tolérance, le problème est transmis à la personne appropriée pour résolution.

Étape 6 : Traitement et paiement des factures

Les factures des fournisseurs dans Odoo peuvent être créées manuellement, générées à partir de bons de commande ou capturées via OCR à partir de documents numérisés. Une fois appariées et approuvées, les factures entrent dans la file d’attente des paiements.

La planification des paiements peut optimiser les flux de trésorerie en payant le dernier jour avant les pénalités de retard, en regroupant les paiements pour réduire les coûts de transaction et en bénéficiant d'escomptes pour paiement anticipé lorsque le rendement dépasse le coût du capital.

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Automatisation des règles d'achat

Les règles d'achat automatisées d'Odoo constituent le fondement de l'automatisation des achats. Ils éliminent le besoin pour quiconque de surveiller manuellement les niveaux de stock et de créer des commandes.

Comment fonctionnent les règles automatisées

Chaque produit peut avoir une ou plusieurs règles de réapprovisionnement configurées avec un entrepôt ou un emplacement source, un fournisseur préféré, un niveau de stock minimum qui déclenche la commande, un niveau de stock maximum qui définit la quantité cible de commande et un délai de livraison pour le fournisseur.

Le planificateur de réapprovisionnement s'exécute selon un calendrier configurable (généralement quotidiennement). Pour chaque règle, il vérifie si la quantité disponible actuelle plus la quantité entrante (provenant des bons de commande ouverts) est inférieure au minimum. Si tel est le cas, il calcule la quantité de commande nécessaire pour atteindre le maximum et génère une demande de prix.

Configuration de règles efficaces

Des règles mal configurées entraînent deux problèmes : commander trop fréquemment (coûts de transaction élevés) ou commander trop (coûts de port élevés).

Définition du minimum. Le minimum doit couvrir la demande attendue pendant le délai de livraison plus un tampon de sécurité. Formule : Minimum = (Average Daily Demand x Lead Time in Days) + Safety Stock. Le stock de sécurité dépend de la variabilité de la demande et de votre risque de rupture de stock acceptable. Pour les articles A, utilisez un écart type de 1,5 à 2 fois la demande quotidienne. Pour les éléments C, 0,5 à 1x est généralement suffisant.

Définition du maximum. Le maximum détermine les quantités commandées. Définissez-le en fonction de considérations relatives à la quantité économique de commande (EOQ), en équilibrant les coûts de commande et les coûts de possession. Un point de départ pratique est Maximum = Minimum + (Average Monthly Demand).

Précision du délai de livraison. Utilisez le délai de livraison du 90e centile du fournisseur, et non le délai de livraison promis. Si un fournisseur indique 5 jours mais que 10 % des livraisons prennent 8 jours, utilisez 8 jours dans vos calculs.

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Commandes globales et contrats d'achat

Pour les achats récurrents, les commandes globales (également appelées accords-cadres ou contrats d'achat) réduisent les coûts par transaction et garantissent des prix avantageux.

Quand utiliser les commandes globales

Les commandes globales ont du sens lorsque vous achetez régulièrement le même article auprès du même fournisseur, que le volume annuel donne droit à des remises sur volume, que la stabilité des prix est importante pour la budgétisation et que vous souhaitez réduire le processus d'appel d'offres pour les achats de routine.

Configuration des commandes globales dans Odoo

Une commande globale dans Odoo définit le fournisseur, les produits et les prix unitaires convenus, la période de validité (généralement 6 à 12 mois), la quantité ou la valeur totale convenue et le calendrier de livraison (le cas échéant).

Les bons de commande individuels sont ensuite « annulés » par rapport à la commande provisionnelle. Le système suit les quantités et les valeurs cumulées par rapport à l'accord, en alertant lorsque l'accord est sur le point d'être terminé ou d'expirer.

Levier de négociation

Les commandes globales donnent aux fournisseurs une visibilité sur la demande et un engagement en matière de volume, ce qui permet de réduire les prix unitaires, d'allouer la production par priorité, de conserver des stocks dédiés par le fournisseur et d'améliorer la fiabilité des livraisons. En retour, vous bénéficiez d’une stabilité des prix, d’une réduction des efforts d’approvisionnement et, souvent, de meilleures conditions de paiement.

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Workflows d'approbation

Les achats incontrôlés entraînent des dépassements de budget et des dépenses non-contrôlées. Les workflows d'approbation dans Odoo appliquent les politiques sans créer de goulots d'étranglement.

Configuration des règles d'approbation

Les structures d'approbation courantes incluent des approbations basées sur des seuils où les achats inférieurs à 500 $ ne nécessitent aucune approbation, les achats de 500 $ à 5 000 $ nécessitent l'approbation du responsable, les achats de 5 000 $ à 25 000 $ nécessitent l'approbation du directeur et ceux de plus de 25 000 $ nécessitent l'approbation de la direction. Les approbations basées sur le budget vérifient le budget restant du département avant l'approbation. Les approbations par catégorie appliquent des règles différentes pour les dépenses en capital et les dépenses de fonctionnement.

Odoo prend en charge tout cela grâce à des règles d'approbation configurables sur les bons de commande. Plusieurs niveaux d'approbation peuvent être enchaînés et les approbateurs reçoivent des notifications par e-mail avec des actions d'approbation ou de rejet en un clic.

Prévenir les goulots d'étranglement

Les workflows d'approbation ne fonctionnent que si les approbateurs répondent rapidement. Configurez les règles d'escalade pour envoyer des rappels après 24 heures sans réponse, passer au niveau suivant après 48 heures et autoriser la délégation lorsque l'approbateur principal n'est pas disponible. Suivez les temps de cycle d’approbation dans les rapports pour identifier les goulots d’étranglement chroniques.

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Mesurer la performance des achats

Suivez ces mesures pour garantir que votre automatisation des achats donne des résultats :

Le durée du cycle d'approvisionnement mesure le nombre de jours écoulés entre l'identification du besoin et la confirmation du bon de commande. Objectif sous 5 jours pour les achats standards et sous 1 jour pour les achats de réapprovisionnement automatisés.

Les économies de coûts comparent les prix d'achat réels aux références du marché ou aux prix historiques. Suivez séparément les économies réalisées grâce aux appels d’offres, au respect des contrats et aux remises sur volume pour comprendre où la valeur est créée.

Le taux de livraison à temps des fournisseurs mesure le pourcentage de commandes livrées au plus tard à la date promise. Cela alimente votre tableau de bord des fournisseurs et influence la sélection future des fournisseurs.

La précision des bons de commande mesure le pourcentage de bons de commande qui ne nécessitent aucune correction après leur création. Une faible précision indique des problèmes avec les données produit, les enregistrements de prix des fournisseurs ou la configuration des règles de réapprovisionnement.

Les dépenses Maverick suivent les achats effectués en dehors des contrats et processus établis. L'objectif est inférieur à 5 % des dépenses totales.

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Questions fréquemment posées

Comment gérer les achats d'urgence qui ne peuvent pas attendre le processus normal d'appel d'offres ?

Odoo permet de créer des bons de commande directement sans étape de RFQ. Pour les achats d’urgence, configurez un flux de travail d’approbation simplifié avec un seul approbateur senior. Suivez les achats d’urgence dans une catégorie distincte et examinez-les mensuellement : les urgences fréquentes indiquent généralement des règles de réapprovisionnement qui doivent être ajustées.

Odoo peut-il gérer les achats dans plusieurs devises ?

Oui. Les bons de commande peuvent être créés dans n'importe quelle devise, avec conversion automatique vers votre devise de base à l'aide de taux de change configurables. Le système suit le montant en devise d'origine et le montant converti, en gérant les différences de taux de change au moment du paiement.

Quelle est la différence entre un contrat d'achat et une commande provisionnelle ?

Dans la terminologie Odoo, un contrat d'achat est le concept général et les commandes globales en sont un type. Odoo prend en charge deux types : les commandes globales (prix fixe pour une période définie, quantités commandées selon les besoins) et les appels d'offres (appel d'offres dans lequel plusieurs fournisseurs soumettent des devis sur les mêmes exigences).

Comment les règles de réapprovisionnement automatisées gèrent-elles les changements saisonniers de la demande ?

Les règles de réapprovisionnement standard utilisent des valeurs minimales et maximales fixes, qui ne s'ajustent pas automatiquement en fonction de la saisonnalité. Pour gérer les variations saisonnières, mettez à jour les paramètres des règles de réapprovisionnement tous les trimestres en fonction de la demande prévue, utilisez des stocks tampons de sécurité qui tiennent compte de la variabilité maximale ou mettez en œuvre des prévisions de la demande pour générer des plans d'approvisionnement échelonnés. Consultez notre guide sur les stratégies de prévision de la demande pour connaître les approches détaillées.

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Quelle est la prochaine étape

L'automatisation des achats ne consiste pas seulement à réduire la paperasse : elle consiste à transformer les achats d'un centre de coûts en une fonction stratégique qui améliore directement les marges, les flux de trésorerie et la fiabilité des approvisionnements.

Commencez par l'automatisation à fort impact : réorganisez les règles de commande pour vos produits les plus volumineux et les workflows d'approbation pour le contrôle des dépenses. Ensuite, développez les commandes globales, les appels d'offres multifournisseurs et la correspondance à trois à mesure que votre équipe renforce sa confiance dans le système.

Cet article fait partie de notre guide complet de gestion de la chaîne d'approvisionnement avec Odoo 19, qui couvre l'intégralité de la chaîne d'approvisionnement de bout en bout, depuis l'approvisionnement jusqu'à la livraison.

ECOSIRE fournit des services de implémentation Odoo et d'intégration axés sur l'optimisation des achats et de la chaîne d'approvisionnement. Contactez-nous pour discuter de la manière dont l'automatisation peut transformer vos opérations d'approvisionnement.

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Publié par ECOSIRE — aider les entreprises à évoluer grâce à des solutions basées sur l'IA dans Odoo ERP, Shopify eCommerce et OpenClaw AI.