Comptabilité des entreprises de construction : chiffrage des travaux et en-cours

La comptabilité de la construction fonctionne selon des règles différentes de celles de la plupart des autres secteurs. Alors qu'une entreprise de vente au détail enregistre une vente lorsqu'un client paie et que les revenus sont immédiatement clairs, une entreprise de construction signe un contrat de 5 millions de dollars, passe 18 mois à le terminer et doit comptabiliser les revenus, les coûts, les bénéfices et les flux de trésorerie sur des dizaines de demandes de paiement, d'ordres de modification et de retenues de retenue - dont aucun ne suit un modèle de calendrier simple.

Les deux concepts fondamentaux que tout comptable en construction doit maîtriser sont le coût des travaux (le processus de suivi de chaque dollar de coût par projet) et la comptabilité des travaux en cours (WIP) (le mécanisme de comptabilisation des revenus et des bénéfices au fur et à mesure de l'avancement des projets). Ces concepts interagissent avec les flux de trésorerie de manière à donner l’impression qu’un entrepreneur rentable perd de l’argent – ou qu’une entreprise en difficulté semble rentable – si la comptabilité n’est pas effectuée correctement.

Points clés à retenir

Le calcul des coûts des travaux suit la main d'œuvre, les matériaux, les sous-traitants, l'équipement et les frais généraux par projet - c'est le fondement de toute gestion financière de la construction

La méthode du pourcentage d'avancement (méthodes d'entrée ou de sortie ASC 606) est requise pour la plupart des contrats de construction à long terme.

Les surfacturations (facturation dépassant les coûts et les bénéfices) sont des passifs ; les sous-facturations (coûts et revenus supérieurs aux facturations) sont des actifs

Le calendrier des en-cours est le rapport financier le plus important pour un entrepreneur : les banques, les cautions et les propriétaires s'en servent tous.

La retenue (5 à 10 % de la valeur du contrat retenue) crée une créance qui est souvent recouvrée 60 à 180 jours après l'achèvement du projet.

L'allocation des frais généraux aux tâches est essentielle pour une rentabilité précise au niveau des tâches : les frais généraux non alloués donnent l'impression que toutes les tâches sont plus rentables qu'elles ne le sont.

Les ordres de modification doivent être documentés avant que les coûts ne soient engagés – les ordres de modification non approuvés créent une reconnaissance de revenus contestée

L'analyse des écarts de coût du travail (budget par rapport au réel par catégorie de coût) doit être revue chaque semaine sur les projets actifs.

Le plan comptable de la construction

La comptabilité de la construction nécessite un plan comptable conçu autour des projets, et pas seulement des départements. La structure standard sépare les revenus du contrat, les coûts directs du travail, les coûts indirects (frais généraux) et les frais généraux et administratifs.

Comptes de revenus :

4000 - Contract Revenue - Original Contract
4010 - Contract Revenue - Approved Change Orders
4020 - Contract Revenue - Claims (when recovery is probable)
4100 - Subcontract Revenue (on GC contracts)

Comptes de coûts directs des travaux (coûts pouvant être directement attribués à un projet spécifique) :

5000 - Direct Labour
5010 - Labour Burden (payroll taxes, benefits, workers comp)
5100 - Materials and Supplies
5200 - Subcontractors
5300 - Equipment - Owned (depreciation, maintenance)
5310 - Equipment - Rented
5400 - Architectural and Engineering Fees
5500 - Permits and Inspections
5600 - Temporary Facilities (job trailers, fencing, portable toilets)
5700 - Small Tools
5800 - Insurance - Builder's Risk (job-specific)
5900 - Bonds (project-specific performance and payment bonds)

Coûts indirects/frais généraux (attribués aux emplois) :

6000 - Shop and Yard Labour
6100 - Indirect Materials
6200 - Vehicle Costs - Fleet
6300 - Equipment - Common Fleet
6400 - Safety and Training
6500 - Project Management (not directly chargeable)
6600 - Estimating Department

Général et administratif (NON attribué aux emplois) :

7000 - Executive Salaries
7100 - Office Salaries
7200 - Office Rent and Utilities
7300 - Accounting and Legal
7400 - Business Development
7500 - Corporate Insurance

La séparation entre les coûts indirects et les frais généraux et administratifs est essentielle : les coûts indirects font partie du coût des travaux de construction et doivent être alloués aux projets pour une évaluation précise de la rentabilité. Les frais généraux et administratifs ne sont pas imputables à des projets spécifiques et sont passés en charges en tant que coûts de la période.

Calcul des coûts de travail : le fondement de la gestion financière de la construction

L'évaluation des coûts des travaux est le processus consistant à accumuler tous les coûts encourus sur un projet spécifique (heures et tarifs de main-d'œuvre, achats de matériaux, factures des sous-traitants, frais d'équipement et frais généraux alloués) et à les comparer aux coûts estimés et aux revenus gagnés sur ce projet.

Mise en place d'un système de coût des travaux :

Chaque projet reçoit un numéro de travail (parfois appelé centre de coûts ou code de projet). Chaque transaction de coût (bon de commande, saisie de feuille de temps, facture de sous-traitant, journal d'équipement) doit faire référence à un numéro de travail et à un code de coût.

Les codes de coûts fournissent la granularité au sein d’un projet. Un projet de bâtiment commercial peut avoir des codes de coûts pour :

01-000 : Exigences générales
03-000 : Béton
04-000 : Maçonnerie
05-000 : Structures métalliques
06-000 : Charpente bois
07-000 : Protection thermique et humidité
08-000 : Portes et fenêtres
09-000 : Finitions
15-000 : Mécanique
16-000 : Électrique

Ces codes (basés sur le système MasterFormat du Construction Spécifications Institute) vous permettent de comparer les coûts réels aux coûts estimés au niveau de la catégorie de coûts – ce qui est essentiel pour identifier les cas où un projet dépasse le budget.

Suivi du travail :

La main-d’œuvre est généralement le coût le plus variable et le plus difficile à suivre dans la construction. Chaque travailleur doit déclarer quotidiennement ses heures par projet et code de coût. Les superviseurs doivent vérifier les heures chaque semaine. Le taux de main-d'œuvre facturé pour l'emploi devrait inclure non seulement le salaire, mais aussi l'intégralité du taux de charge : les charges sociales (FICA, FUTA, SUTA), l'assurance contre les accidents du travail, l'assurance responsabilité civile, les prestations de santé et les cotisations de retraite.

Un menuisier à 25 $/heure peut avoir un taux de charge total de 38 $ à 42 $/heure lorsque tous les coûts d'emploi sont inclus. Le taux entièrement majoré est ce qui entre dans le coût de votre travail, pas seulement le salaire.

Chargement de l'équipement :

Pour l'équipement détenu, établissez un taux de facturation interne pour chaque élément d'équipement en fonction de l'amortissement, de la maintenance, des coûts d'exploitation et de l'utilisation prévue. Facturez le travail à un tarif horaire, quotidien ou hebdomadaire lorsque l'équipement est déployé sur le projet. Cela alloue le coût de l'équipement au projet qui en bénéficie et maintient le suivi de la rentabilité de l'équipement au niveau des actifs.

Méthode de pourcentage d'achèvement

La méthode du pourcentage d'avancement (POC) est l'approche de comptabilisation des revenus requise pour la plupart des contrats de construction à long terme selon l'ASC 606. Elle comptabilise les revenus et la marge brute proportionnellement à l'avancement du contrat au cours de chaque période comptable.

Mesurer les progrès :

L'ASC 606 permet à la fois aux mesures d'entrée (coûts engagés) et aux mesures de sortie (enquêtes d'achèvement, jalons, unités achevées) de mesurer les progrès vers l'achèvement. La plupart des entreprises de construction utilisent la méthode du coût par coût car elle est objective et vérifiable.

Formule de pourcentage d'achèvement coût-coût :

Percent Complete = Costs Incurred to Date ÷ Total Estimated Contract Costs
Revenue Earned to Date = Percent Complete × Total Contract Revenue
Revenue Earned This Period = Revenue Earned to Date − Revenue Earned in Prior Periods
Gross Profit This Period = Revenue Earned This Period − Costs Incurred This Period

Exemple concret :

Article	Valeur
Montant initial du contrat	3 000 000 $
Ordres de modification approuvés	200 000 $
Montant du contrat révisé	3 200 000 $
Coût estimé initial	2 500 000 $
Modifier le coût de la commande	150 000 $
Coût estimatif révisé	2 650 000 $
Coûts engagés à ce jour	1 060 000 $
Pourcentage achevé	40 % (1 060 000 $ ÷ 2 650 000 $)
Revenus gagnés à ce jour	1 280 000 $ (40 % × 3 200 000 $)
Facturations à ce jour	1 400 000 $
Sur/sous-facturation	Surfacturé de 120 000 $

Calendrier des travaux en cours : le rapport le plus important de l'entrepreneur

Le calendrier WIP compile le statut de tous les projets actifs dans un seul rapport qui montre les revenus gagnés, les coûts engagés, les facturations et la position de surfacturation ou de sous-facturation qui en résulte pour chaque projet et au total.

Colonnes du planning WIP :

Colonne	Descriptif
N° d'emploi	Identifiant du projet
Montant du contrat	Valeur actuelle du contrat, y compris les CO approuvés
Coût estimé	Estimation actuelle des coûts
Coûts à ce jour	Coûts réels engagés
% terminé	Coûts à ce jour / Coût estimé
Revenu gagné	% achevé × montant du contrat
Facturations à ce jour	Montant total facturé au propriétaire
Surfacturation	Facturations > Revenus gagnés (passif)
Sous-facturation	Revenus gagnés > Facturations (actif)
HNE. marge brute à l'achèvement	Contrat − Coût estimé
Bénéfice brut réalisé à ce jour	Revenus gagnés − Coûts à ce jour
Bénéfice brut %	Bénéfice brut réalisé / Revenu gagné

Lecture du planning WIP :

Les projets présentant des sous-facturations importantes peuvent avoir des problèmes de trésorerie : vous avez gagné des revenus mais ne les avez pas collectés. Déterminez si les facturations sont retardées (un problème de processus de facturation) ou si le projet est en avance sur le calendrier en termes de revenus (généralement positifs).

Les projets présentant des surfacturations importantes représentent des montants reçus du propriétaire dépassant les revenus gagnés. C'est bien si cela reflète des calendriers de facturation anticipés, mais si les surfacturations augmentent par rapport à l'avancement du projet, le projet peut être en difficulté : vous avez peut-être collecté des dépôts pour des travaux que vous aurez du mal à réaliser de manière rentable.

La méthode du contrat terminé :

Alternative au pourcentage d'avancement, la méthode du contrat achevé comptabilise tous les revenus et tous les coûts à l'achèvement du projet. C'est plus simple mais n'offre aucune visibilité sur la rentabilité pendant le projet et peut fausser considérablement les résultats financiers de la période. Selon l'ASC 606, les contrats achevés ne sont généralement pas autorisés, sauf pour les contrats de courte durée (généralement moins d'un an) qui ne s'étendent pas de manière significative sur une période de reporting.

Surfacturations et sous-facturations : traitement du bilan

Les surfacturations et sous-facturations apparaissent au bilan et non au compte de résultat, et leur présentation a changé selon l'ASC 606.

Sous la terminologie ASC 606 :

Surfacturation = "Passif contractuel — facturations dépassant les coûts et les bénéfices estimés" — un passif courant
Sous-facturation = "Actif du contrat — coûts et revenus estimés supérieurs aux facturations" — un actif actuel (mais conditionnel à la performance continue)

Pourquoi la distinction est importante :

Le bilan d'un entrepreneur peut être très différent selon ses pratiques de facturation. Un entrepreneur qui anticipe systématiquement la facturation (factures supérieures à celles gagnées au début des projets) affichera d'importantes responsabilités contractuelles : il ne s'agit pas de capitaux propres ou de bénéfices, mais d'obligations de réalisation de travaux futurs. Un entrepreneur qui tarde à facturer (peut-être parce qu’il attend l’approbation du propriétaire) affichera d’importants actifs contractuels – ceux-ci représentent des revenus gagnés non encore facturés.

Les agents de cautionnement et les prêteurs accordent une attention particulière au ratio actifs sur contrat/passifs sur contrat ainsi qu’à son évolution dans le temps. L’augmentation rapide des sous-facturations (actifs contractuels) peut signaler des difficultés de trésorerie : l’entrepreneur a effectué le travail mais ne peut pas encore le recouvrer. L’augmentation rapide des surfacturations (passifs contractuels) peut signaler un risque de performance future.

Gestion des commandes de changement et comptabilité

Les ordres de changement (modifications de la portée initiale du contrat) sont une caractéristique déterminante des contrats de construction. Un grand projet commercial peut faire l’objet de centaines d’ordres de modification au cours de sa durée de vie. Chacun doit être suivi, tarifé, négocié et comptabilisé correctement.

Modifier les catégories de commandes et le traitement comptable :

Ordres de modification approuvés : Ajoutez immédiatement le montant du contrat et le coût estimé. Mettez à jour le calendrier des en-cours. Comptabiliser les revenus proportionnels au travail effectué.

Ordres de modification en attente — probables et estimables : Conformément à l'ASC 606, incluez dans le prix de la transaction s'il est probable que la modification sera approuvée et que le montant peut être estimé de manière fiable. Limiter le montant pour lequel une inversion significative des revenus n'est pas probable.

Ordres de modification/réclamations contestés : A inclure dans les revenus uniquement si : vous disposez d'une base légale pour le droit, le montant supplémentaire peut être évalué de manière fiable et le recouvrement est probable. La barre en matière de reconnaissance des sinistres est haute : la plupart des entrepreneurs ne devraient pas comptabiliser les revenus des sinistres non approuvés.

Entrée comptable pour ordre de modification approuvé :

Lorsqu'un ordre de modification de 50 000 $ est approuvé sur un projet :

Mettre à jour le montant du contrat et le coût estimé dans votre système de projet
Aucune écriture de journal n'est requise immédiatement : les revenus seront reconnus via le calcul du pourcentage d'avancement au cours de la période suivante.

Comptabilité de retenue

La retenue (ou rétention) est le pourcentage de chaque facturation progressive que le propriétaire retient jusqu'à l'achèvement du projet ou jusqu'à un jalon défini. Généralement représentant 5 à 10 % des facturations, la retenue de garantie est un élément important des créances d'un entrepreneur et une source courante de stress en matière de trésorerie.

Conservation des enregistrements :

Lorsque vous soumettez une facturation progressive de 100 000 $ avec une retenue de 10 % :

Comptes débiteurs — Rétention : 10 000 $
Comptes débiteurs – Facturation progressive : 90 000 $
Facturation du contrat de crédit : 100 000 $

La retenue de garantie de 10 000 $ à recevoir reste inscrite à votre bilan jusqu'à ce que le propriétaire la libère. Sur les grands projets, les retenues à recevoir peuvent représenter 10 à 15 % de la valeur totale du contrat – une somme substantielle qui n'est pas disponible pour les opérations.

Retenue sur sous-traitants :

Les entrepreneurs retiennent généralement le même pourcentage de retenue aux sous-traitants que les propriétaires. Cela crée une retenue à payer qui compense la retenue à recevoir. Lorsque le propriétaire libère la retenue, l'entrepreneur la cède aux sous-traitants (généralement après une brève période pour vérifier l'absence de privilèges ou de réclamations pour défauts).

Questions fréquemment posées

What is the difference between job cost accounting and project accounting?

La comptabilité analytique des travaux et la comptabilité des projets sont souvent utilisées de manière interchangeable dans la construction. L'évaluation des coûts des travaux met l'accent sur l'accumulation des coûts au niveau de chaque projet pour le suivi de la rentabilité. La comptabilité de projet est plus large et englobe le calcul des coûts des travaux ainsi que la gestion de la facturation, le suivi des commandes de modification, la gestion des sous-traitances, l'analyse des écarts de calendrier et les rapports en cours. En pratique, une comptabilité de construction solide nécessite à la fois une accumulation des coûts au niveau du poste et des rapports financiers au niveau du projet et de l’entreprise.

À quelle fréquence le planning WIP doit-il être mis à jour ?

Le calendrier WIP doit être mis à jour au moins une fois par mois, coïncidant avec votre clôture financière. Pour les projets actifs avec des cycles de facturation fréquents, mettez-le à jour chaque semaine. Le calendrier des travaux en cours est aussi précis que vos estimations de coût d'achèvement : ces estimations doivent être mises à jour par les chefs de projet chaque mois, et pas seulement copiées à partir du budget d'origine. Les estimations obsolètes des coûts de réalisation sont la source la plus courante d’inexactitude du calendrier des en-cours.

Comment puis-je comptabiliser un projet qui va perdre de l'argent ?

Lorsque vous déterminez qu'un contrat entraînera une perte (le coût estimé révisé dépasse les revenus du contrat), comptabilisez immédiatement la totalité de la perte attendue dans la période en cours selon l'ASC 606. Il s'agit d'une disposition de « contrat de perte ». Calculer : Perte totale attendue = Revenus du contrat révisés – Coût total estimé révisé. Enregistrez la totalité de la perte attendue dans le compte de résultat en tant que coût du travail et non en tant que réduction des revenus. N’attendez pas que le projet soit terminé – reconnaissez la perte anticipée dès qu’elle devient probable.

Quels frais généraux doivent être alloués aux tâches ?

Imputez les coûts indirects liés à l'activité de production : coûts du parc d'équipements, main-d'œuvre en atelier et dans la cour, matériaux indirects, salaires de gestion de projet (pour le temps non directement facturable), sécurité et formation, et estimation des coûts. N'attribuez pas les coûts généraux et administratifs (salaire des dirigeants, frais généraux de bureau, développement commercial) aux emplois. Bases d'allocation courantes : heures de travail directes, dollars de main-d'œuvre directe ou coût direct total. Utilisez la même base de manière cohérente pour tous les travaux et documentez votre méthodologie.

Comment dois-je gérer l'équipement acheté pour un projet spécifique ?

Si l'équipement est acheté spécifiquement pour un projet et sera vendu ou n'a aucune valeur une fois le projet terminé, le coût est un coût direct du travail. Si l'équipement doit être utilisé dans plusieurs projets, capitalisez-le en tant qu'immobilisation, facturez à chaque projet le taux d'équipement interne et amortissez l'équipement sur sa durée de vie utile. L'amortissement est répercuté sur les frais généraux d'équipement affectés aux projets. Ne dépensez pas les achats d’équipement multi-projets directement sur un seul travail.

Quelles informations financières les agents de cautionnement et les prêteurs exigent-ils des entrepreneurs ?

Les agents de cautionnement et les prêteurs exigent généralement : des états financiers annuels (révisés ou audités) préparés par l'ACP, un calendrier des en-cours à jour avec l'historique complet des contrats, un calendrier de tous les contrats de sous-traitance en cours et des responsabilités des fournisseurs, des états financiers personnels des principaux dirigeants, une liste d'équipement avec justes valeurs marchandes et un récit du travail en cours (pipeline). La qualité du calendrier des travaux en cours est souvent le document le plus examiné : elle révèle dans quelle mesure la direction comprend ses portefeuilles de projets et si les estimations des coûts de réalisation sont réalistes.

Prochaines étapes

La comptabilité de la construction nécessite une expertise spécialisée qui va au-delà de la comptabilité générale. Les systèmes de calcul des coûts des travaux, les calendriers d'en-cours, les calculs du pourcentage d'avancement, le suivi des retenues et la conformité certifiée de la paie pour les contrats gouvernementaux nécessitent tous des connaissances spécifiques à la construction qui manquent souvent aux comptables généralistes.

L'équipe comptable d'ECOSIRE fournit des spécialistes du secteur de la construction qui comprennent le cycle de vie financier complet d'un projet de construction - depuis le budget initial et l'examen du contrat jusqu'à la facturation finale, la collecte des retenues et la clôture. Nous soutenons les entrepreneurs de 1 à 100 millions de dollars de revenus annuels dans les domaines de l'entrepreneur général, des métiers spécialisés et de la gestion de la construction.

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Accounting for Construction Companies: Job Costing and WIP