Leitfaden zur Lohn- und Gehaltsabrechnung: Compliance, Automatisierung und Best Practices für 2026

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt für die meisten Unternehmen den größten Kostenfaktor dar und macht in der Regel 25 bis 50 % der gesamten Betriebskosten aus. Es ist auch eines der am stärksten regulierten. Eine falsche Gehaltsabrechnung frustriert nicht nur die Mitarbeiter; Dies führt zu Strafen seitens der Steuerbehörden, zu Klagen von Arbeitnehmern und zu Reputationsschäden, die schwer wiedergutzumachen sind.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst die Berechnung der Mitarbeitervergütung, das Einbehalten und Abführen von Steuern, die Verwaltung von Leistungen, die Führung von Compliance-Aufzeichnungen und die Verteilung von Zahlungen. Dieser Leitfaden behandelt den gesamten Gehaltsabrechnungsworkflow, häufige Fehler, Automatisierungsmöglichkeiten und Compliance-Anforderungen für 2026.

Bestandteile der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Jeder Lohn- und Gehaltsabrechnungszyklus umfasst die Berechnung mehrerer Komponenten:

Bruttolohn

• Angestellte – Jahresgehalt geteilt durch Zahlungsperioden (typischerweise 24 halbmonatlich oder 26 zweiwöchentlich)
• Stündliche Mitarbeiter – Geleistete Stunden multipliziert mit dem Stundensatz, plus Überstunden (1,5-facher Satz für Stunden über 40 pro Woche gemäß FLSA in den USA)
• Provisionen und Boni – Variable Vergütung, berechnet gemäß den Vertragsbedingungen

Steuereinbehalte (USA)

| Steuer | Mitarbeiteranteil | Arbeitgeberanteil | Lohnbasis 2026 | |---|---|---|---| | Soziale Sicherheit (OASDI) | 6,2 % | 6,2 % | 176.100 $ (geschätzt) | | Medicare | 1,45 % | 1,45 % | Keine Begrenzung | | Zusätzliche Medicare | 0,9 % (über 200.000 $) | Keine | Über 200.000 $ | | Bundeseinkommensteuer | Gemäß W-4 und Steuertabellen | Keine | Variiert | | Staatliche Einkommensteuer | Variiert je nach Bundesland | Variiert je nach Bundesland | Variiert | | Bundesarbeitslosigkeit (FUTA) | Keine | 6,0 % (0,6 % effektiv) | 7.000 $ | | Staatliche Arbeitslosigkeit (SUTA) | Variiert | Variiert | Variiert |

Leistungsabzüge

• Krankenkassenprämien (Mitarbeiteranteil)
• Zahn- und Sehversicherung
• Rentenbeiträge (401k, 403b, SIMPLE IRA)
• Lebens- und Invaliditätsversicherung
• Gesundheitssparkonto (HSA) oder flexibles Ausgabenkonto (FSA)
• Vorteile für Pendler

Abzüge nach Steuern

• Lohnpfändungen (gerichtlich angeordnet)
• Roth 401(k)-Beiträge
• Freiwillige Abzüge (Spenden für wohltätige Zwecke, Gewerkschaftsbeiträge)

Nettolohn

Nettolohn = Bruttolohn – Steuereinbehalte – Abzüge von Sozialleistungen vor Steuern – Abzüge nach Steuern

Der Workflow für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Ein zuverlässiger Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess folgt in jeder Lohnperiode diesen Schritten:

Schritt 1: Zeit- und Anwesenheitsdaten sammeln Sammeln Sie Arbeitszeittabellen, Stempelaufzeichnungen, PTO-Anfragen, Überstunden und etwaige Provisions- oder Bonusberechnungen. Digitale Zeiterfassungssysteme reduzieren manuelle Fehler.

Schritt 2: Bruttolohn berechnen Wenden Sie reguläre Sätze, Überstundensätze, Schichtunterschiede und etwaige variable Vergütungen für den Zeitraum an.

Schritt 3: Einbehalte und Abzüge anwenden Berechnen Sie die Steuereinbehalte auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene basierend auf den aktuellen W-4-Wahlen. Ziehen Sie die Sozialversicherungsbeiträge und etwaige Nachsteuerabzüge ab.

Schritt 4: Überprüfen und genehmigen Ein Vorgesetzter oder Lohnbuchhalter überprüft die Berechnungen vor der Verarbeitung auf Richtigkeit. Markieren Sie etwaige Anomalien (ungewöhnlich hohe Überstunden, noch nicht konfigurierte Neueinstellungen, fehlende Stundenzettel).

Schritt 5: Zahlungen verarbeiten Verteilen Sie den Nettolohn per Direkteinzahlung, Scheck oder Kreditkarte. Direkteinzahlung ist der Standard und wird von über 93 % der US-amerikanischen Arbeitnehmer genutzt.

Schritt 6: Steuern und Steuererklärungen überweisen Einbehaltene Steuern gemäß dem geltenden Zeitplan (halbwöchentlich oder monatlich für Bundesländer, je nach Bundesstaat unterschiedlich). Reichen Sie die erforderlichen Erklärungen ein (Formular 941 vierteljährlich, Formular 940 jährlich, W-2 jährlich).

Schritt 7: Aufzeichnen und archivieren Buchen Sie Lohnbucheinträge in Ihrem Hauptbuch. Archivieren Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuererklärungen und Mitarbeiterunterlagen gemäß den Aufbewahrungsanforderungen.

Lohn- und Gehaltsabrechnungsautomatisierung: Tools und Plattformen

Die manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Moderne Plattformen automatisieren den Großteil des Arbeitsablaufs:

Odoo-Gehaltsabrechnung

• Vollständig integriert mit Odoo HR-, Zeiterfassungs- und Buchhaltungsmodulen
• Lokalisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsregeln für über 50 Länder
• Automatische Gehaltsberechnung basierend auf Verträgen, Freizeit und Ausgaben
• Gehaltsabrechnungserstellung mit detaillierter Aufschlüsselung
• Direkte Integration mit der Buchhaltung für Journaleinträge – Am besten für Unternehmen geeignet, die Odoo bereits als ERP verwenden

QuickBooks-Gehaltsabrechnung

• Integrierte US-Gehaltsabrechnung mit automatischer Steuerberechnung
• Direkteinzahlung am nächsten oder am selben Tag
• Automatische Steuererklärungen auf Bundes- und Landesebene
• Verwaltung der Arbeitnehmerentschädigung
• 1099 Auftragnehmerzahlungen – Am besten für in den USA ansässige Kleinunternehmen geeignet, die bereits QuickBooks nutzen

Xero-Gehaltsabrechnung

• Native Lohn- und Gehaltsabrechnung für die USA, Großbritannien, Australien und Neuseeland
• Automatische Registrierung für britische Betriebsrenten
• Urlaubsverwaltung integriert mit Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Single Touch Payroll (STP)-Konformität für Australien
• Am besten für internationale Unternehmen in unterstützten Ländern geeignet

Dedizierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattformen

Für Unternehmen mit komplexen Lohn- und Gehaltsabrechnungsanforderungen (mehrere Bundesstaaten, mehrere Länder oder große Belegschaften) bieten spezielle Plattformen wie Gusto, ADP, Paychex oder Deel möglicherweise speziellere Funktionen.

Compliance-Anforderungen

Die Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst mehrere Regulierungsebenen:

Federal (USA)

• FLSA-Konformität – Mindestlohn (7,25 US-Dollar bundesweit, in vielen Bundesstaaten höher), Überstundenregeln, Einstufung als steuerbefreit vs. nicht steuerfrei
• Steuereinzahlungen – Halbwöchentliche oder monatliche Einzahlungen basierend auf der Verbindlichkeit im Lookback-Zeitraum
• Formular 941 – Vierteljährliche Bundessteuererklärung
• Formular 940 – Jährliche Arbeitslosensteuererklärung des Bundes
• W-2-Verteilung – Fällig an die Mitarbeiter bis zum 31. Januar
• ACA-Berichterstattung – Formulare 1095-C für entsprechende große Arbeitgeber (50+ Vollzeitäquivalente)

Bundesstaat und lokal

• Einbehaltung und Überweisung der staatlichen Einkommensteuer (variiert je nach Bundesstaat)
• Beiträge zur staatlichen Arbeitslosenversicherung
• Staatliche Invalidenversicherung (Kalifornien, New Jersey, New York, andere)
• Bezahlter Familienurlaub (variiert je nach Bundesland)
• Lokale Einkommens- oder Lohnsteuern (Städte wie New York, Philadelphia, San Francisco)

Internationale Überlegungen

• Die gesetzlichen Leistungen (Sozialversicherung, Rente, Gesundheitsversorgung) variieren erheblich je nach Land
• In einigen Ländern ist das 13. oder 14. Monatsgehalt obligatorisch
• Kündigungs- und Abfindungsvoraussetzungen
• Datenschutzbestimmungen (DSGVO in Europa), die sich auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen auswirken

Häufige Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Vermeiden Sie diese häufigen Fehler, die zu Strafen und Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern führen:

1. Falsche Einstufung von Arbeitnehmern als Auftragnehmer – Das IRS verhängt erhebliche Strafen für die Fehleinstufung von Arbeitnehmern. Wenden Sie die Verhaltenskontroll-, Finanzkontroll- und Beziehungstyptests an, um die richtige Klassifizierung zu ermitteln.

2. Versäumte Steuerfristen – Die IRS-Strafe für verspätete Lohnsteuerzahlungen liegt zwischen 2 % (1 bis 5 Tage Verspätung) und 15 % (mehr als 10 Tage Verspätung nach Benachrichtigung). Richten Sie automatische Einzahlungen über Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattform ein.

3. Falsche Überstundenberechnungen – Überstunden müssen auf der Grundlage des regulären Lohnsatzes berechnet werden, der Provisionen, Schichtdifferenzen und nicht diskretionäre Prämien umfassen kann, nicht nur auf der Grundlage des Basisstundensatzes.

4. Nichtaktualisierung der W-4-Einbehalte – Wenn Mitarbeiter aktualisierte W-4-Formulare einreichen, müssen Änderungen ab der ersten Lohnperiode nach Erhalt des Formulars (oder spätestens innerhalb von 30 Tagen) angewendet werden.

5. Vernachlässigung bundesstaatlicher Steuerpflichten – Remote-Mitarbeiter können eine Verbindung in Staaten herstellen, in denen Ihr Unternehmen keine physische Präsenz hat, was zur Einbehaltung staatlicher Einkommenssteuer und zu Arbeitslosenpflichten führt.

6. Aufbewahrung von Aufzeichnungen nicht lange genug – Das IRS verlangt, dass Lohn- und Gehaltsabrechnungen mindestens vier Jahre lang aufbewahrt werden. Die FLSA verlangt 3 Jahre für Gehaltsnachweise und 2 Jahre für Zeitkarten. Die staatlichen Anforderungen können länger sein.

Überlegungen zur Gehaltsabrechnung für Remote-Teams

Da verteilte Teams mittlerweile an der Tagesordnung sind, hat die Komplexität der Gehaltsabrechnung deutlich zugenommen:

• Einbehaltung in mehreren Bundesstaaten – Der Arbeitsstatus jedes Remote-Mitarbeiters kann eine separate Registrierung, Einbehaltung und Archivierung erfordern
• Gegenseitigkeitsvereinbarungen – In einigen Staaten gibt es Vereinbarungen, die den Quellensteuerabzug für Mitarbeiter vereinfachen, die in einem Staat leben und in einem anderen arbeiten
• Internationale Auftragnehmer – Zahlungen an Auftragnehmer außerhalb der USA erfordern W-8BEN-Formulare und können Überlegungen zu Steuerabkommen beinhalten
• Employer of Record (EOR)-Dienste – Für die Einstellung von Vollzeitmitarbeitern in Ländern, in denen Sie keine juristische Person haben, kümmern sich EOR-Anbieter wie Deel, Remote oder Oyster um die lokale Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Compliance
• Ausrüstungs- und Kostenerstattung – Einige Bundesstaaten verlangen von Arbeitgebern, Telearbeitern geschäftsbezogene Ausgaben zu erstatten (Kalifornien, Illinois, andere).

Häufig gestellte Fragen

F: Wie oft sollte ich die Gehaltsabrechnung durchführen? A: Die gängigsten Abrechnungshäufigkeiten sind zweiwöchentlich (alle 2 Wochen, 26 Lohnperioden pro Jahr) und halbmonatlich (zweimal im Monat, 24 Lohnperioden). Einige Staaten schreiben Mindestlohnhäufigkeiten vor. Wählen Sie den Zeitplan, der die Präferenzen der Mitarbeiter mit dem Verwaltungsaufwand in Einklang bringt.

F: Wie hoch ist die Strafe für verspätete Lohnsteuereinzahlungen? A: In den USA liegen die IRS-Strafen zwischen 2 % (1 bis 5 Tage Verspätung) und 15 % (10+ Tage nach der ersten IRS-Benachrichtigung). Darüber hinaus kann eine Strafe für die Rückforderung von Treuhandfonds dazu führen, dass verantwortliche Personen persönlich für 100 % der unbezahlten Mitarbeitereinbehalte haftbar gemacht werden.

F: Kann ich die Gehaltsabrechnung selbst durchführen oder sollte ich einen Dienst in Anspruch nehmen? A: Für Unternehmen mit weniger als 5 Mitarbeitern in einem Bundesstaat ist die Self-Service-Gehaltsabrechnung über QuickBooks oder Xero machbar. Über diesen Schwellenwert hinaus rechtfertigen das Compliance-Risiko und der Verwaltungsaufwand in der Regel einen speziellen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst oder einen ausgelagerten Anbieter.

F: Wie gehe ich mit der Gehaltsabrechnung für internationale Mitarbeiter um? A: Sie haben im Wesentlichen drei Möglichkeiten: eine lokale juristische Person gründen und die Lohn- und Gehaltsabrechnung vor Ort durchführen, einen Employer of Record (EOR)-Dienst nutzen oder Arbeitnehmer als unabhängige Auftragnehmer engagieren (nur wenn die Beziehung tatsächlich als Vertragsverhältnis nach lokalem Recht gilt).

Professionelle Unterstützung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind teuer, sowohl in Form von Strafen als auch im Hinblick auf das Vertrauen der Mitarbeiter. ECOSIRE bietet Buchhaltungsdienstleistungen, die die vollständige Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuererklärung, Sozialleistungsverwaltung und Compliance-Management umfassen. Wir arbeiten mit Odoo, QuickBooks, Xero und speziellen Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattformen zusammen, um genaue und pünktliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Unternehmen jeder Größe zu liefern.

Ganz gleich, ob Sie zum ersten Mal eine Gehaltsabrechnung einrichten, von der manuellen Verarbeitung zur Automatisierung übergehen oder eine Belegschaft aus mehreren Bundesstaaten und international verwalten müssen, kontaktieren Sie unser Team für eine kostenlose Gehaltsabrechnungsbeurteilung.