Odoo-Genehmigungen: Automatisieren Sie Arbeitsabläufe für Geschäftsanfragen

In jeder Organisation gibt es Anfragen, die vor dem Fortfahren genehmigt werden müssen – Kaufanfragen, Ausgabengenehmigungen, Zugriffsanfragen, Richtlinienausnahmen, Budgetzuweisungen. Wenn diese per E-Mail oder Chat übermittelt werden, gehen sie verloren, werden verzögert und unterliegen keiner Verantwortung. Das Odoo Approvals-Modul erstellt strukturierte Anfrage-Workflows mit definierten Genehmigungsketten, automatischer Weiterleitung und vollständigen Audit-Trails.

Genehmigungstypen einrichten

Gemeinsame Genehmigungskategorien

Erstellen Sie Genehmigungstypen für jede Anforderungskategorie in Ihrer Organisation:

• Kaufanfragen – Mitarbeiter fordern Artikel oder Dienstleistungen mit Budgetbegründung an
• Kostengenehmigungen – Spesenabrechnungen, die eine Genehmigung durch den Manager und die Finanzabteilung erfordern
• Reiseanfragen – Geschäftsreisen erfordern eine Vorabgenehmigung mit Reiseroute und Budget
• Budgetanfragen – Anfragen für zusätzliche Budgetzuweisungen
• Zugriffsanfragen – Systemzugang, Gebäudezugang oder Geräteüberprüfung
• Richtlinienausnahmen – Anträge auf Abweichung von den Standardrichtlinien mit Begründung
• Dokumentgenehmigungen – Verträge, Vorschläge oder Veröffentlichungen, die abgezeichnet werden müssen

Konfigurieren jedes Typs

Definieren Sie für jeden Genehmigungstyp: eine Beschreibungsvorlage (welche Informationen der Anforderer bereitstellen muss), erforderliche Felder im Vergleich zu optionalen Feldern, Mindestanzahl von Genehmigern, bestimmte Genehmiger oder Genehmigung nach Rolle (Manager, Abteilungsleiter, Finanzen), automatische Benachrichtigungen bei jedem Schritt und Frist/SLA für die Antwort.

Genehmigungsketten

Einstufige Genehmigung

Das einfachste Setup: Der Anforderer reicht ein, ein Genehmiger prüft. Geeignet für Anfragen mit geringem Risiko, z. B. Bestellungen von Büromaterial oder kleinere Spesenabrechnungen.

Mehrstufige Genehmigung

Komplexe Anfragen werden nacheinander durch mehrere Genehmiger weitergeleitet:

1. Direct manager reviews and approves
2. Der Abteilungsleiter validiert die Auswirkungen auf das Budget
3. Die Finanzen bestätigen die Verfügbarkeit der Finanzierung
4. Endgültige Freigabe durch den Vizepräsidenten oder Direktor

Jede Ebene erhält die Anfrage erst, nachdem die vorherige Ebene zugestimmt hat. Wenn eine Ebene ablehnt, wird der Antragsteller mit dem Grund benachrichtigt.

Bedingtes Routing

Leiten Sie Anfragen basierend auf Kriterien an verschiedene Genehmiger weiter: Kaufanfragen unter 500 $ gehen nur an den Manager, 500–5.000 $ fügen eine Finanzgenehmigung hinzu, über 5.000 $ fügen Sie eine VP-Genehmigung hinzu. Dies verhindert Engpässe bei kleinen Anfragen und behält gleichzeitig den Überblick über große Anfragen.

Der Anforderungslebenszyklus

Einreichung

Mitarbeiter erstellen Anträge über ein einfaches Formular: Wählen Sie den Genehmigungstyp aus, geben Sie die erforderlichen Informationen ein (Beschreibung, Betrag, Begründung, Anhänge) und senden Sie sie ab. Das System leitet automatisch an den ersten Genehmiger weiter.

Rezension

Genehmiger erhalten E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen. Die Überprüfungsschnittstelle zeigt: die vollständigen Anfragedetails, alle unterstützenden Dokumente, die Historie des Antragstellers (frühere Anfragen, Genehmigungsraten) und Schaltflächen zum Genehmigen/Ablehnen/Anfordern von Änderungen.

Nachverfolgung

Sowohl Anforderer als auch Genehmiger sehen den Status in Echtzeit: „Ausstehend“, „Genehmigt auf Stufe 1 von 3“, „Abgelehnt mit Grund“ oder „Abgeschlossen“. Eine vollständige Zeitleiste zeigt alle aufgrund der Anfrage durchgeführten Aktionen.

Integration mit anderen Modulen

Kauf: Genehmigte Kaufanfragen erstellen automatisch RFQs oder Bestellungen im Kaufmodul, wodurch eine erneute Eingabe entfällt.

Kosten: Spesengenehmigungen fließen in das Spesenmodul für die Erstattungsverarbeitung und Buchhaltungseinträge ein.

HR: Abwesenheitsanträge und andere HR-bezogene Genehmigungen sind in die Module „Freistellung“ und „HR“ integriert.

Buchhaltung: Genehmigungen, die sich auf das Budget auswirken, prüfen die verfügbaren Budgets und kennzeichnen Anfragen, die das Budget überschreiten.

Berichterstattung und Analyse

• Genehmigungszykluszeit – durchschnittliche Zeit von der Einreichung bis zur endgültigen Entscheidung, nach Typ
• Erkennung von Engpässen – welche Genehmiger am längsten brauchen, um zu antworten
• Genehmigungsraten – Prozentsatz der genehmigten im Vergleich zu den abgelehnten Anträgen, nach Art und Abteilung
• Volumentrends – Anforderungsvolumina im Zeitverlauf, nützlich für die Kapazitätsplanung

Best Practices

1. Halten Sie die Genehmigungsketten kurz – jede weitere Stufe führt zu Verzögerungen ohne proportionale Risikominderung
2. Reaktions-SLAs festlegen und automatisch eskalieren, wenn Fristen verstrichen sind
3. Verwenden Sie bedingtes Routing, um einfache Anfragen schnell zu halten
4. Erfordern Sie eine Begründung für Ablehnungen, um Rechenschaftspflicht zu schaffen
5. Überprüfen und vereinfachen Sie die Genehmigungsketten vierteljährlich – entfernen Sie unnötige Ebenen
6. Stellen Sie mobilen Zugriff bereit, damit Genehmiger antworten können, ohne an ihrem Schreibtisch sitzen zu müssen

Unser Odoo-Implementierungsservice entwirft Genehmigungsworkflows, die auf Ihre Organisationsstruktur abgestimmt sind.

Häufig gestellte Fragen

Können Genehmiger ihre Befugnisse delegieren?

Ja. Genehmiger können Delegationsregeln für Zeiträume einrichten, in denen sie nicht verfügbar sind, und Anfragen an einen Ersatzgenehmiger weiterleiten. Dies verhindert Verzögerungen im Urlaub oder auf Geschäftsreisen.

Unterstützt es parallele Genehmigungen?

Ja. Konfigurieren Sie Genehmigungstypen, bei denen mehrere Genehmiger alle genehmigen müssen (UND-Logik) oder bei denen ein Genehmiger ausreicht (ODER-Logik). Die parallele Genehmigung verkürzt die Zykluszeit für Multi-Stakeholder-Entscheidungen.

Können wir benutzerdefinierte Genehmigungsformulare erstellen?

Absolut. Jeder Genehmigungstyp verfügt über ein anpassbares Formular mit Feldern, die für diesen Anforderungstyp spezifisch sind – Textfelder, Dropdown-Listen, Zahlenfelder, Datumsfelder und Dateianhänge.

Wie werden abgelehnte Anfragen behandelt?

Abgelehnte Anträge werden mit dem Ablehnungsgrund an den Anforderer zurückgesendet. Der Anforderer kann die Anfrage ändern und erneut übermitteln oder abbrechen. Die vollständige Geschichte bleibt erhalten.