7 أسباب للاستعانة بمصادر خارجية للمحاسبة: توفير التكاليف، والخبرة، وقابلية التوسع

لم يعد قرار الاستعانة بمصادر خارجية لوظائف المحاسبة يقتصر على الشركات الناشئة التي تحاول توفير المال. تعمل الشركات بمختلف أحجامها، بدءًا من الوكالات التي تضم 10 أشخاص إلى الشركات المصنعة التي يعمل بها 500 موظف، على تحويل العمليات المالية إلى فرق خارجية متخصصة. وفقاً لاستطلاع ديلويت العالمي حول الاستعانة بمصادر خارجية، تشير 70% من الشركات إلى خفض التكاليف باعتباره المحرك الرئيسي للالاستعانة بمصادر خارجية، في حين تشير 40% منها إلى المرونة والقدرة على الوصول إلى المهارات التي لا يمكنها بناءها داخل الشركة.

إذا كنت تناقش ما إذا كنت تريد التوظيف داخليًا أو الشراكة مع مزود محاسبة خارجي، فإليك سبعة أسباب تجعل الاستعانة بمصادر خارجية تحقق عائدًا أقوى على الاستثمار.

1. توفير كبير في التكاليف

إن الفائدة الأكثر إلحاحا من الاستعانة بمصادر خارجية هي تقليل النفقات العامة. إن تعيين محاسب داخلي بدوام كامل ينطوي على ما هو أكثر بكثير من الراتب.

توزيع تكاليف المحاسب الداخلي (المتوسطات الأمريكية):

تكلفة المحاسبة الخارجية:

حتى على مستوى الخدمة الكاملة، عادة ما تكون تكلفة الاستعانة بمصادر خارجية أقل بنسبة 40٪ إلى 60٪ من تكلفة التوظيف الداخلي المماثل مع توفير الوصول إلى فريق أوسع من المتخصصين.

2. الوصول إلى فريق من الخبراء

عندما تقوم بتعيين محاسب داخلي واحد، فإنك تحصل على معرفة وخبرة شخص واحد. عند الاستعانة بمصادر خارجية، يمكنك الوصول إلى فريق كامل يتمتع بخبرات متنوعة في التخطيط الضريبي والامتثال وكشوف المرتبات والتحليل المالي والتكنولوجيا.

عادةً ما يوفر شريك المحاسبة الخارجي ما يلي:

• المتخصصون المعتمدون — المحاسبون القانونيون المعتمدون، والمحاسبون القانونيون، والمحاسبون الإداريون المعتمدون
• ** المعرفة الخاصة بالصناعة ** - خبرة في التجارة الإلكترونية والتصنيع والخدمات المهنية وSaaS والمزيد
• إتقان التعامل مع الأنظمة الأساسية المتعددة — خبرة في Odoo وQuickBooks وXero وMicrosoft Dynamics وSage والأنظمة الأساسية الأخرى
• التدريب المستمر — تظل الفرق مطلعة على التغييرات التنظيمية وتحديثات البرامج وأفضل الممارسات

يكاد يكون من المستحيل تكرار هذا النطاق الواسع من الخبرة مع موظف واحد أو حتى فريق داخلي صغير.

3. قابلية التوسع حسب الطلب

نادراً ما يتبع نمو الأعمال خطاً مستقيماً. يمكنك معالجة 200 معاملة شهريًا خلال فترات التباطؤ و2000 معاملة خلال موسم الذروة. تكلفة الموظفين الداخليين ثابتة بغض النظر عن الحجم.

موازين المحاسبة الخارجية مع عملك:

• الزيادات الموسمية — زيادة الدعم خلال موسم الضرائب، أو إقفال نهاية العام، أو الأشهر التي ترتفع فيها الإيرادات بدون تعيين موظفين مؤقتين
• مراحل النمو — أضف كيانات أو عملات أو مواقع دون إعادة بناء فريقك المالي
• فترات الركود — تقليص الخدمات خلال فترات البطء دون تسريح العمال
• نشاط الاندماج والاستحواذ — الوصول إلى العناية الواجبة ودعم التكامل دون الحاجة إلى تعيينات دائمة

تعني هذه المرونة أنك تدفع مقابل السعة التي تحتاجها بالضبط، عندما تحتاج إليها.

4. تحسين الامتثال وتقليل المخاطر

تتغير اللوائح الضريبية ومعايير إعداد التقارير ومتطلبات الامتثال باستمرار. يمكن أن يؤدي عدم الموعد النهائي لتقديم الإقرارات أو تطبيق معاملة ضريبية غير صحيحة إلى فرض عقوبات ورسوم فائدة ومحفزات للتدقيق.

تقوم شركات المحاسبة الخارجية بتخفيف مخاطر الامتثال من خلال:

• تتبع التغييرات التنظيمية بشكل استباقي عبر السلطات القضائية الفيدرالية والولائية والدولية
• تنفيذ الضوابط الداخلية التي تكتشف الأخطاء قبل وصولها إلى السلطات الضريبية
• الحفاظ على معايير التوثيق التي تتحمل التدقيق والتدقيق
• حفظ الملفات في الوقت المحدد، في كل مرة مع إدارة التقويم والتذكيرات الآلية

بالنسبة للشركات العاملة على المستوى الدولي، يصبح الامتثال أكثر تعقيدًا بشكل كبير. يتعامل الشريك الخارجي الذي يتمتع بخبرة متعددة البلدان مع قوانين الضرائب المحلية ومتطلبات ضريبة القيمة المضافة/ضريبة السلع والخدمات وقواعد التسعير التحويلي التي من شأنها أن تطغى على المحاسب العام الداخلي.

5. الوصول إلى تكنولوجيا أفضل

يستثمر كبار مقدمي خدمات المحاسبة الخارجية في مجموعات التكنولوجيا على مستوى المؤسسات والتي قد تكون باهظة التكلفة بالنسبة لمعظم الشركات للبناء بشكل مستقل.

يتضمن هذا عادةً ما يلي:

• منصات المحاسبة السحابية مثل Odoo، أو QuickBooks Online، أو Xero مع الخلاصات البنكية والتسوية الآلية
• أدوات إدارة النفقات مع فحص الإيصالات وسير عمل الموافقة وتنفيذ السياسة
• لوحات معلومات التقارير المالية مع تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية في الوقت الفعلي وتصورات قابلة للتخصيص
• أنظمة إدارة المستندات للتخزين الآمن واسترجاع السجلات المالية
• سير العمل الآلي الذي يلغي إدخال البيانات يدويًا للفواتير والفواتير والمعاملات المصرفية

عند الاستعانة بمصادر خارجية مع ECOSIRE، فإنك تستفيد من خبرتنا العميقة في تنفيذ Odoo والتخصيص، مما يضمن تكوين نظام المحاسبة الخاص بك على النحو الأمثل لتلبية احتياجات عملك المحددة.

6. المزيد من الوقت للتركيز على الأعمال الأساسية

كل ساعة يقضيها صاحب العمل في تسوية البيانات المصرفية هي ساعة لا تقضيها في المبيعات أو تطوير المنتجات أو العلاقات مع العملاء أو التخطيط الاستراتيجي.

خذ بعين الاعتبار استثمار الوقت في إدارة المحاسبة داخل الشركة:

• مسك الدفاتر اليومية: من 30 إلى 60 دقيقة يوميًا (من 10 إلى 20 ساعة شهريًا)
• الإغلاق الشهري: من 8 إلى 16 ساعة شهريًا
• معالجة كشوف المرتبات: من 4 إلى 8 ساعات لكل فترة دفع
• التحضير الضريبي: من 40 إلى 80 ساعة سنويًا
• إدارة البرامج: من 2 إلى 5 ساعات شهريًا للحصول على التحديثات واستكشاف الأخطاء وإصلاحها وتعلم الميزات الجديدة

بالنسبة لصاحب العمل، يضيف ذلك ما يصل إلى 30 إلى 50 ساعة شهريًا. الاستعانة بمصادر خارجية تعيد ذلك الوقت إلى الأنشطة التي تولد الإيرادات بشكل مباشر وتنمي الأعمال.

7. استمرارية الأعمال وتقليل مخاطر الأشخاص الرئيسيين

عندما يأخذ محاسبك الوحيد إجازة لمدة أسبوعين، أو يتصل بالمرض، أو يستقيل مع إشعار مدته أسبوعين، فإن عملياتك المالية تتوقف. يعد هذا الاعتماد على الشخص الرئيسي أحد أكثر المخاطر التي يتم الاستهانة بها في تمويل الأعمال الصغيرة.

يقوم مقدمو الخدمات الخارجيون بالقضاء على هذه المخاطر من خلال:

• تغطية قائمة على الفريق — يتم تدريب العديد من المتخصصين على حسابك
• العمليات الموثقة — تضمن إجراءات التشغيل القياسية الاتساق بغض النظر عمن يتولى عملك
• أنظمة النسخ الاحتياطي — تضمن الأنظمة الأساسية المستندة إلى السحابة مع التكرار إمكانية الوصول دائمًا إلى البيانات
• لا يوجد انقطاع في دوران الموظفين — إذا ترك أحد أعضاء الفريق الشركة التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية فيها، فإن عملية النقل تكون غير مرئية بالنسبة لك

الأسئلة المتداولة

س: هل المحاسبة الخارجية آمنة؟ ج: يستخدم مقدمو الخدمات ذوو السمعة الطيبة التشفير على مستوى البنك، وعناصر التحكم في الوصول المستندة إلى الأدوار، والبنية التحتية المتوافقة مع SOC 2. غالبًا ما تكون البيانات أكثر أمانًا مع موفر خدمة محترف مقارنةً بسطح المكتب المحلي مع تسجيل دخول مستخدم واحد.

س: هل سأفقد السيطرة على أموالي إذا قمت بالاستعانة بمصادر خارجية؟ ج: لا، أنت تتمتع بحق الوصول الكامل إلى منصة المحاسبة الخاصة بك، والموافقة على جميع المعاملات والمدفوعات، وتلقي تقارير منتظمة. إن الاستعانة بمصادر خارجية يؤدي إلى تحويل عبء التنفيذ، وليس سلطة اتخاذ القرار.

س: ما مدى سرعة الانتقال إلى المحاسبة الخارجية؟ ج: تستغرق معظم عمليات النقل من 2 إلى 4 أسابيع لمسك الدفاتر الأساسي ومن 4 إلى 8 أسابيع للمحاسبة كاملة الخدمة، بما في ذلك ترحيل البيانات التاريخية ووثائق العملية.

س: ماذا لو كان نشاطي التجاري صغيرًا جدًا بحيث لا يسمح بالاستعانة بمصادر خارجية للمحاسبة؟ ج: تعتبر المحاسبة الخارجية ذات قيمة خاصة للشركات الصغيرة لأنها توفر الخبرة والتكنولوجيا التي قد تكون بعيدة المنال لولا ذلك. الخطط الشهرية التي تبدأ من 500 دولار تجعل مسك الدفاتر الاحترافي في متناول الشركات من أي حجم تقريبًا.

كيف يساعد ECOSIRE

توفر ECOSIRE [خدمات المحاسبة ومسك الدفاتر] الشاملة (/services/accounting) المصممة خصيصًا لتناسب حجم عملك وصناعتك ومجموعة التكنولوجيا الخاصة بك. نحن نعمل عبر Odoo وQuickBooks وXero وMicrosoft Dynamics وSage لتقديم ما يلي:

• مسك الدفاتر والتسويات الشهرية
• التقارير المالية ولوحات معلومات مؤشرات الأداء الرئيسية
• إعداد الضرائب ودعم الامتثال
• إدارة الحسابات الدائنة والمدينة
• معالجة الرواتب وإدارتها

هل أنت مستعد لتقليل التكاليف وتحسين الدقة وتوفير وقتك؟ اتصل بفريقنا للحصول على تقييم مجاني لعملياتك المحاسبية الحالية واقتراح مخصص للاستعانة بمصادر خارجية.