يقضي العاملون في مجال المعرفة ما متوسطه 2.5 ساعة يوميًا في البحث عن المستندات، وفقًا لأبحاث IDC - وهذا يعني ضياع 30% من يوم العمل بسبب فوضى خزانة الملفات، ومرفقات البريد الإلكتروني، ومحركات الأقراص السحابية المتناثرة.
يقضي العاملون في مجال المعرفة ما متوسطه 2.5 ساعة يوميًا في البحث عن المستندات، وفقًا لأبحاث IDC - وهذا يعني ضياع 30% من يوم العمل بسبب فوضى خزانة الملفات، ومرفقات البريد الإلكتروني، ومحركات الأقراص السحابية المتناثرة. تصل التكلفة السنوية لسوء إدارة المستندات إلى 19,732 دولارًا أمريكيًا لكل عامل معرفة عند تضمين وقت البحث، وإعادة إنشاء المستندات المفقودة، وحالات فشل الامتثال. توفر وحدة مستندات Odoo 19 Enterprise نظامًا كامل الميزات لإدارة المستندات (DMS) الذي يقوم بمركزية تخزين الملفات، ويتيح البحث الذكي، ويقوم بأتمتة حفظ الملفات، ويفرض سياسات الاحتفاظ - كل ذلك مدمج أصلاً مع كل تطبيق Odoo آخر. تفيد المنظمات التي تنفذ إدارة المستندات المنظمة عن انخفاض بنسبة 40-60% في وقت البحث عن المستندات والتخلص شبه الكامل من ارتباك الإصدار.
يغطي هذا الدليل الإعداد الكامل لإدارة مستندات المؤسسة في Odoo 19، بدءًا من هندسة مساحة العمل وحتى أتمتة التعرف الضوئي على الحروف، وتكامل جداول البيانات، وسياسات الاحتفاظ الجاهزة للامتثال.
الوجبات الرئيسية
- تصميم تسلسلات هرمية لمساحة العمل تعكس الهيكل التنظيمي ومتطلبات الوصول
- تنفيذ تصنيفات العلامات لاكتشاف المستندات بسرعة ومتعددة الأبعاد
- قم بتكوين روابط المشاركة مع تواريخ انتهاء الصلاحية وكلمات المرور وأذونات التنزيل/العرض فقط
- تتبع إصدارات المستندات مع السجل الكامل، والمقارنة، وإمكانيات التراجع
- نشر تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لاستخراج البيانات تلقائيًا من المستندات والإيصالات الممسوحة ضوئيًا
- إنشاء مستندات جداول البيانات التي تسحب البيانات المباشرة من قواعد بيانات Odoo
- إنشاء قواعد حفظ تلقائية تقوم بفرز المستندات الواردة دون تدخل يدوي
- تنفيذ سياسات الاحتفاظ التي تفرض الامتثال للمتطلبات التنظيمية
هندسة مساحة العمل
تصميم التسلسل الهرمي لمساحة العمل الخاصة بك
مساحات العمل هي العمود الفقري التنظيمي لمستندات Odoo. فكر فيها كمجلدات ذكية تحتوي على عناصر تحكم في الوصول وقواعد سير العمل والعلامات الافتراضية.
انتقل إلى المستندات > التكوين > مساحات العمل وقم بإنشاء تسلسل هرمي يعكس مؤسستك:
| مساحة العمل | مساحات العمل الفرعية | الوصول | الغرض |
|---|---|---|---|
| تمويل | الفواتير، الإيصالات، المستندات الضريبية، الميزانيات، التدقيق | الفريق المالي + مدققي الحسابات | التوثيق المالي |
| الموارد البشرية | ملفات الموظفين، العقود، السياسات، التوظيف، التدريب | فريق الموارد البشرية | توثيق الناس |
| قانوني | العقود، اتفاقيات عدم الإفشاء، الامتثال، التقاضي، الملكية الفكرية | الفريق القانوني | التوثيق القانوني |
| العمليات | إجراءات التشغيل الموحدة والأدلة وقوائم المراجعة والسلامة والجودة | جميع الموظفين (اقرأ)، العمليات (اكتب) | الوثائق التشغيلية |
| مبيعات | المقترحات والعقود ودراسات الحالة والعروض التقديمية | فريق المبيعات | ضمانات المبيعات |
| التسويق | أصول العلامة التجارية، مواد الحملة، المحتوى، التحليلات | فريق التسويق | توثيق التسويق |
| المشاريع | (مساحات العمل الفرعية لكل مشروع) | فرق المشروع | توثيق المشروع |
| تكنولوجيا المعلومات | الهندسة المعمارية، Runbooks، التراخيص، مستندات البائع | فريق تكنولوجيا المعلومات | الوثائق الفنية |
تكوين التحكم في الوصول
تحتوي كل مساحة عمل على تحكم مستقل في الوصول:
| مستوى الوصول | القدرات | المستخدمون النموذجيون |
|---|---|---|
| مدير | التحكم الكامل: إنشاء القواعد وتحريرها وحذفها ومشاركتها وإدارتها | رؤساء الأقسام |
| المحرر | إنشاء، تحرير، تحميل، وضع علامة | أعضاء الفريق |
| عارض | عرض وتحميل فقط | أصحاب المصلحة متعددي الوظائف |
| لا شيء | لا توجد رؤية | أقسام غير مرتبطة |
قم بتعيين الوصول الافتراضي لكل مساحة عمل وقم بالتجاوز على مساحة العمل الفرعية أو مستوى المستند الفردي عند الحاجة. يعد نموذج الأمان بمثابة نموذج إضافي - فالمستخدم الذي لديه حق الوصول "للعارض" على مستوى مساحة العمل والذي تم منحه حق الوصول "للمحرر" في مساحة عمل فرعية معينة يحصل على إمكانات "المحرر" فقط في مساحة العمل الفرعية تلك.
الخصائص الافتراضية
تكوين الإعدادات الافتراضية لكل مساحة عمل لتوحيد معالجة المستندات:
- العلامات الافتراضية: تطبيق العلامات تلقائيًا على المستندات التي تم تحميلها إلى مساحة العمل هذه
- المالك الافتراضي: قم بتعيين مدير مساحة العمل كمالك افتراضي للمستند
- القفل: تمكين القفل التلقائي عند تحرير مستند
- المفضلة لـ: إضافة مساحة العمل إلى المفضلة تلقائيًا لأعضاء الفريق المعنيين
- النموذج المرتبط: الاتصال بنموذج Odoo (على سبيل المثال، مساحة عمل الشؤون المالية المرتبطة بالحساب.نقل مستندات الفاتورة)
تصميم تصنيف العلامات
بناء هيكل العلامة
تتيح العلامات تصنيفًا متعدد الأبعاد لا تستطيع بنيات المجلدات المسطحة تحقيقه. يمكن أن ينتمي مستند واحد إلى مساحة عمل واحدة ولكن يحتوي على علامات متعددة.
انتقل إلى Documents > Configuration > Tag وقم بإنشاء تصنيف منظم:
| فئة العلامة | العلامات | الغرض |
|---|---|---|
| نوع الوثيقة | الفاتورة، العقد، التقرير، المذكرة، إجراءات التشغيل القياسية، القالب | ما هي الوثيقة |
| الحالة | مسودة، قيد المراجعة، تمت الموافقة عليها، منتهية الصلاحية، مؤرشفة | مرحلة دورة الحياة |
| السرية | عام، داخلي، سري، مقيد | التصنيف الأمني |
| القسم | المالية والموارد البشرية والقانونية والمبيعات والهندسة | قسم المنشأ |
| سنة | 2024، 2025، 2026 | فترة التقديم |
| الأولوية | منخفض، متوسط، مرتفع، حرج | مستوى الأهمية |
| الامتثال | سوكس، اللائحة العامة لحماية البيانات، HIPAA، ISO، PCI | الأهمية التنظيمية |
البحث القائم على العلامات
بفضل التصنيف المصمم جيدًا، يتمكن المستخدمون من العثور على المستندات من خلال دمج العلامات بدلاً من التنقل في أشجار المجلدات. أمثلة:
- "العقد" + "المورد" + "2026" ← جميع عقود البائعين لعام 2026
- "الفاتورة" + "متأخرة" + "المالية" → الفواتير المتأخرة لمراجعة التمويل
- "SOP" + "التصنيع" + "موافق عليه" ← إجراءات التصنيع النشطة
- "سري" + "الموارد البشرية" → جميع وثائق الموارد البشرية السرية
يعد البحث المستند إلى العلامات أسرع بكثير من التنقل بين المجلدات للاستعلامات متعددة الوظائف، ولهذا السبب تعتمد المؤسسات التي لديها تطبيقات DMS ناضجة بشكل كبير على وضع العلامات المتسقة.
العلامات الإلزامية
قم بتكوين فئات العلامات الإلزامية لكل مساحة عمل. عند تحميل مستند إلى مساحة عمل الشؤون المالية، يجب على المستخدم تحديد علامة واحدة على الأقل من فئتي "نوع المستند" و"السنة". وهذا يمنع المستندات التي لا تحتوي على علامات من تراكم وتقليل فعالية البحث بمرور الوقت.
مشاركة الروابط والتعاون
مشاركة المستندات
مشاركة المستندات الفردية أو مساحات العمل بأكملها مع المستخدمين الداخليين والخارجيين:
| نوع المشاركة | التكوين | حالة الاستخدام |
|---|---|---|
| رابط داخلي | انسخ الرابط، الذي يمكن لمستخدمي Odoo الوصول إليه | المشاركة بين الأقسام |
| رابط البوابة | المشاركة مع مستخدمي البوابة (العملاء، البائعين) | الوصول إلى عقد البائع |
| رابط عام | يمكن الوصول إليه لأي شخص لديه الرابط | الوثائق العامة |
| محمية بكلمة مرور | يتطلب كلمة مرور للوصول إلى | المشاركة الخارجية الحساسة |
| زمنية محدودة | تنتهي صلاحيته بعد التاريخ المحدد | الوصول المؤقت للمراجعات |
| التنزيل مقيد | للعرض فقط، لا يوجد زر تنزيل | حماية IP أثناء المشاركة |
إنشاء روابط المشاركة
انتقل إلى أي مستند وانقر على "مشاركة". تكوين:
- نوع المستلم: داخلي، أو بوابة، أو عام
- الإذن: العرض فقط أو التنزيل مسموح به
- انتهاء الصلاحية: لا يوجد انتهاء صلاحية، أو قم بتعيين تاريخ محدد
- كلمة المرور: حماية اختيارية لكلمة المرور
- تتبع النشاط: قم بتمكين معرفة من قام بالوصول إلى المستند ومتى
مشاركة مساحة العمل
مشاركة مجلدات مساحة العمل بأكملها للتعاون المستمر. عند مشاركة مساحة عمل، يرى المستلم جميع المستندات الموجودة بداخلها (مع احترام عناصر التحكم في الوصول). تصبح المستندات الجديدة المضافة إلى مساحة العمل مرئية تلقائيًا لمستلم المشاركة — لا حاجة لمشاركة كل مستند على حدة.
ميزات التعاون
التحرير في الوقت الفعلي: بالنسبة للمستندات التي تم إنشاؤها في برامج التحرير المدمجة في Odoo (النصوص وجداول البيانات)، يمكن لعدة مستخدمين التحرير في وقت واحد مع ظهور مواضع المؤشر. يتم حفظ التغييرات تلقائيًا.
** التعليقات والمناقشات: ** أضف تعليقات إلى أي مستند عبر الدردشة. قم بالإشارة إلى الزملاء باستخدام @الإشارات لجذب انتباههم. تدعم التعليقات التنسيق والمرفقات والردود المترابطة.
تعيينات الأنشطة: قم بتعيين أنشطة المراجعة أو الموافقة أو التحديث للزملاء مباشرةً من المستند. تظهر الأنشطة في لوحة معلومات النشاط الخاصة بهم وتقوم بتشغيل إشعارات البريد الإلكتروني.
التحكم في الإصدار
الإصدار التلقائي
يتتبع Odoo كل تغيير في المستند كإصدار جديد. يظهر سجل الإصدار:
| النسخة | التاريخ | المؤلف | الحجم | التغييرات |
|---|---|---|---|---|
| الإصدار 3 (الحالي) | 2026-03-20 | جين سميث | 2.4 ميجا بايت | تم تحديث القسم 5، تمت إضافة الملحق |
| v2 | 2026-03-15 | جون دو | 2.1 ميجا بايت | جدول التسعير المنقح |
| v1 | 2026-03-01 | جين سميث | 1.8 ميجا بايت | التحميل الأولي |
عمليات الإصدار
- عرض: فتح أي إصدار سابق في وضع القراءة فقط
- مقارنة: مقارنة جنبًا إلى جنب بين أي نسختين (للمستندات النصية)
- الاستعادة: العودة إلى الإصدار السابق، مما يؤدي إلى إنشاء إدخال إصدار جديد (مع الحفاظ على السجل الكامل)
- التنزيل: تنزيل أي إصدار محدد
- حذف: إزالة الإصدارات المتوسطة التي لم تعد هناك حاجة إليها (بإذن المشرف)
تسمية الإصدار
بشكل افتراضي، يتم ترقيم الإصدارات بالتسلسل. بالنسبة للإصدارات المهمة، أضف تسمية الإصدار: "المسودة النهائية"، "موافقة مجلس الإدارة"، "منشور". وهذا يجعل من السهل العثور على الإصدارات المهمة دون التمرير عبر التغييرات الإضافية.
تسجيل الخروج / تسجيل الوصول
تمكين قفل المستند للبيئات التي لا يكون فيها التحرير المتزامن مرغوبًا فيه:
- السحب: يقوم المستخدم بتأمين المستند للتحرير الحصري. ويرى آخرون مؤشر "مقفل بواسطة [الاسم]".
- تحرير: يمكن لحامل القفل فقط تعديل المستند
- تسجيل الوصول: يحفظ المستخدم التغييرات ويحرر القفل، مما يؤدي إلى إنشاء إصدار جديد
- إلغاء القفل القسري: يمكن لمديري مساحة العمل فرض إلغاء قفل المستندات التي تركها المستخدمون الذين نسوا تسجيل الوصول
التعرف الضوئي على الحروف والمعالجة الذكية للمستندات
تكوين التعرف الضوئي على الحروف
يشتمل Odoo Enterprise على تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) المدمجة والمدعومة بالتعلم الآلي. قم بتمكين التعرف الضوئي على الحروف ضمن الإعدادات > عام > التحويل الرقمي.
أنواع المستندات المدعومة
| نوع الوثيقة | البيانات المستخرجة | دقة |
|---|---|---|
| فواتير البائعين | اسم البائع، التاريخ، الإجمالي، البنود، مبالغ الضريبة | 90-95% |
| إيصالات المصروفات | التاجر، التاريخ، المبلغ، طريقة الدفع | 85-90% |
| معرفات الموظفين | الاسم ورقم الهوية وتاريخ انتهاء الصلاحية | 85-90% |
| بطاقات العمل | الاسم، الشركة، البريد الإلكتروني، الهاتف | 80-85% |
| كشوفات بنكية | التاريخ والوصف والمبلغ والرصيد | 90-95% |
سير عمل التعرف الضوئي على الحروف
- تحميل: قم بمسح المستند ضوئيًا أو تصويره ثم تحميله إلى مساحة العمل المخصصة
- المعالجة: يقوم محرك OCR الخاص بـ OCR بتحليل المستند (عادةً ما يستغرق من 5 إلى 15 ثانية)
- الاستخراج: يتم تمييز حقول البيانات المحددة وتعبئتها في نموذج منظم
- المراجعة: يقوم المستخدم بمراجعة البيانات المستخرجة وتصحيح أي أخطاء
- الإجراء: قم بإنشاء سجل Odoo المقابل (فاتورة البائع، النفقات، جهة الاتصال) بنقرة واحدة
التدريب على نموذج التعرف الضوئي على الحروف
يتحسن التعرف الضوئي على الحروف في Odoo مع الاستخدام. كل تصحيح تجريه يدرب النموذج من أجل التعرف بشكل أفضل في المستقبل. بعد معالجة 50-100 مستند من نفس البائع، تصل دقة فواتير هذا البائع إلى 98%. وهذا يعني أن فترة الإعداد الأولية تتطلب مزيدًا من المراجعة، ولكن التجربة طويلة المدى تكاد تكون بدون استخدام اليدين.
تكامل جداول البيانات
جداول بيانات أودو
تشتمل مستندات Odoo على تطبيق جداول بيانات مدمج يتصل مباشرة ببيانات عملك.
إنشاء جداول بيانات: انتقل إلى أي مساحة عمل وانقر على "إنشاء > جدول بيانات". يوفر محرر جداول البيانات وظائف قياسية: الصيغ والتنسيق والمخططات والجداول المحورية والتنسيق الشرطي.
اتصال البيانات المباشر: ما يميزه بشكل رئيسي هو القدرة على سحب بيانات Odoo المباشرة إلى جداول البيانات. قم بإدراج مصدر بيانات يستعلم عن جهات الاتصال أو الفواتير أو أوامر المبيعات أو المخزون أو أي نموذج Odoo. يتم تحديث جدول البيانات في الوقت الفعلي مع تغير البيانات الأساسية.
** أمثلة لحالات الاستخدام: **
| جدول البيانات | مصادر البيانات | الغرض |
|---|---|---|
| لوحة تحكم المبيعات | أوامر المبيعات + خط أنابيب CRM | مراجعة المبيعات الأسبوعية |
| الميزانية مقابل الفعلية | بنود نقل الحساب + إدخالات الميزانية | المراجعة المالية الشهرية |
| تقرير الجرد | كميات المخزون + أوامر الشراء | تخطيط الطلب |
| عدد موظفي الموارد البشرية | موظفون + أقسام | تخطيط القوى العاملة |
| محفظة المشروع | المشاريع + المهام + الجداول الزمنية | تخصيص الموارد |
قوالب جداول البيانات
إنشاء جداول بيانات قالبية للتحليلات المتكررة. كل شهر، قم بتكرار القالب، وتقوم اتصالات البيانات المباشرة بسحب البيانات الحالية تلقائيًا. تعمل القوالب على توحيد التقارير عبر الأقسام وتضمن منهجية متسقة.
مشاركة رؤى جدول البيانات
يمكن مشاركة جداول البيانات تمامًا مثل أي مستند آخر — عبر الروابط الداخلية أو الوصول إلى البوابة الإلكترونية أو الروابط العامة. لإعداد التقارير التنفيذية، قم بجدولة اللقطات التلقائية التي تصدر جدول البيانات إلى PDF وإرسالها بالبريد الإلكتروني إلى أصحاب المصلحة وفقًا لجدول زمني محدد.
قواعد الإيداع الآلي
تكوين القاعدة
تقوم قواعد حفظ الملفات الآلية بفرز المستندات الواردة دون تدخل يدوي. انتقل إلى المستندات > التكوين > إجراءات سير العمل وقم بإنشاء القواعد:
| القاعدة | الزناد | العمل |
|---|---|---|
| ملف تلقائي للفاتورة | تم تحميل المستند الذي يحمل علامة "فاتورة" إلى Inbox | انتقل إلى المالية > مساحة عمل الفواتير |
| العلامة التلقائية للعقد | يحتوي اسم المستند على "عقد" أو "اتفاقية" | أضف علامة "العقد"، وانتقل إلى مساحة العمل القانونية |
| إيصال للنفقة | تم تحميل الصورة إلى مساحة عمل Expense | قم بتشغيل OCR، وقم بإنشاء مسودة تقرير النفقات |
| توجيه مستند الموظف | الوثيقة الموسومة باسم الموظف | ملف في الموارد البشرية > ملفات الموظفين > [الاسم] مساحة العمل الفرعية |
| انتهت صلاحية الأرشيف | حقل "تاريخ انتهاء الصلاحية" للمستند قد تجاوز اليوم | انتقل إلى مساحة عمل الأرشيف، وأضف علامة "منتهية الصلاحية" |
حفظ الاسم المستعار للبريد الإلكتروني
قم بتكوين الأسماء المستعارة للبريد الإلكتروني التي تقوم بإنشاء المستندات تلقائيًا. على سبيل المثال:
invoices@yourcompany.com→ المرفقات المودعة في الشؤون المالية > الفواتير مع معالجة التعرف الضوئي على الحروفcontracts@yourcompany.com→ المرفقات المودعة في القسم القانوني > العقود التي تم إنشاء نشاط المراجعة فيهاreceipts@yourcompany.com→ المرفقات المقدمة في الشؤون المالية > الإيصالات مع إنشاء النفقات
يقوم الموظفون ببساطة بإرسال المستندات بالبريد الإلكتروني أو إعادة توجيهها إلى الاسم المستعار المناسب، ويتم حفظ الملفات تلقائيًا.
إجراءات سير العمل
بالإضافة إلى عملية حفظ الملفات البسيطة، يمكنك تكوين مسارات عمل متعددة الخطوات يتم تشغيلها بواسطة أحداث المستند:
- عند التحميل: قم بتطبيق العلامات الافتراضية بناءً على مساحة العمل
- بعد التعرف الضوئي على الحروف: التوجيه إلى الجهة المعتمدة بناءً على الكمية المستخرجة
- عند الموافقة: انتقل إلى مساحة العمل الدائمة، وأزل علامة "مسودة"، وأضف علامة "موافق عليه"
- عند انتهاء الصلاحية: قم بإبلاغ مالك المستند، وأضف علامة "مطلوب التجديد".
- في تاريخ المراجعة: قم بإنشاء نشاط لمراجع المستندات
سياسات الاستبقاء
تكوين السياسة
يتطلب الامتثال فترات احتفاظ موثقة لأنواع المستندات المختلفة. قم بتكوين سياسات الاستبقاء ضمن المستندات > التكوين > الاستبقاء:
| نوع الوثيقة | فترة الاحتفاظ | اللائحة | إجراءات ما بعد الاحتفاظ |
|---|---|---|---|
| المستندات الضريبية | 7 سنوات | مصلحة الضرائب / مصلحة الضرائب المحلية | أرشفة ثم احذف |
| سجلات الموظفين | 7 سنوات بعد الفراق | قانون العمل | أرشفة ثم احذف |
| عقود البائعين | 10 سنوات بعد انتهاء الصلاحية | القانون التجاري | أرشفة ثم احذف |
| القوائم المالية | دائم | حوكمة الشركات | انتقل إلى الأرشيف الدائم |
| مراسلات العملاء | 3 سنوات | اللائحة العامة لحماية البيانات / حماية البيانات | حذف |
| سجلات التوظيف | سنة واحدة (غير ناجحة) | اللائحة العامة لحماية البيانات / لجنة تكافؤ فرص العمل | حذف |
| سجلات السلامة | 5 سنوات | إدارة السلامة والصحة المهنية | أرشفة ثم احذف |
فرض الاحتفاظ الآلي
قم بتكوين الإجراءات التلقائية التي تفرض سياسات الاحتفاظ:
- في تاريخ الاحتفاظ - 30 يومًا: أبلغ مالك المستند بانتهاء فترة الاحتفاظ
- في تاريخ الاحتفاظ: انقل المستند إلى مساحة العمل "في انتظار الحذف".
- في تاريخ الاحتفاظ + 30 يومًا: إذا لم يكن هناك طلب احتجاز، فاحذف المستند نهائيًا
- تجاوز التحفظ القانوني: تُعفى المستندات الخاضعة للتحفظ القانوني من الحذف بغض النظر عن فترة الاحتفاظ بها
تقارير تدقيق الامتثال
إنشاء تقارير الامتثال التي تظهر:
- المستندات التي تقترب من الموعد النهائي للاحتفاظ بها (90 يومًا القادمة)
- توثيق الاحتفاظ السابق دون اتخاذ أي إجراء
- المخزون القانوني
- فجوات تغطية سياسة الاحتفاظ (أنواع المستندات بدون سياسات محددة)
- الوصول إلى مسار التدقيق لفئات المستندات الحساسة
التكامل مع تطبيقات Odoo
المستندات + المحاسبة
تقوم فواتير المورد التي تم إنشاؤها في المحاسبة تلقائيًا بإنشاء المستندات المقابلة في مساحة العمل Finance. يرتبط المستند بشكل ثنائي الاتجاه بإدخال المحاسبة - انقر من المستند إلى الفاتورة أو من الفاتورة إلى المستند. يؤدي هذا إلى التخلص من المشكلة الشائعة المتمثلة في الفواتير الموجودة في البريد الإلكتروني ولكن ليس في نظام إدارة الوجهات السياحية، أو في نظام إدارة الوجهات السياحية ولكنها غير مرتبطة بالسجل المحاسبي.
المستندات + الموارد البشرية
يتم تخزين مستندات الموظف (العقود والتقييمات والشهادات ونسخ الهوية) في مساحة عمل الموارد البشرية. كل موظف لديه مجلد مستندات مخصص يمكن الوصول إليه من سجل الموارد البشرية الخاص به. عند انضمام أحد الموظفين، يقوم سير العمل التلقائي بإنشاء مجلد المستندات الخاص به وإرسال طلبات للمستندات المطلوبة.
وثائق + مشاريع
تتم إدارة مستندات المشروع ضمن مساحات العمل الفرعية الخاصة بالمشروع. عند إنشاء مشروع جديد، يقوم الإجراء التلقائي بإنشاء مساحة عمل المستند المقابلة مع المجلدات الفرعية الافتراضية: التسليمات وملاحظات الاجتماع والمواصفات واتصالات العميل.
المستندات + التوقيع
قم بدمج المستندات مع Odoo Sign لسير عمل التوقيع الرقمي. قم بتحميل العقد إلى مساحة عمل المستندات، وأرسله للتوقيع من خلال Odoo Sign، وستستبدل النسخة الموقعة تلقائيًا النسخة غير الموقعة بمسار تدقيق كامل.
الأسئلة المتداولة
ما هي أنواع الملفات التي تدعمها مستندات Odoo؟
تدعم مستندات Odoo جميع أنواع الملفات الشائعة: PDF، وWord (.doc/.docx)، وExcel (.xls/.xlsx)، وPowerPoint (.ppt/.pptx)، والصور (JPG، وPNG، وGIF، وSVG)، والملفات النصية، وأرشيفات CSV، وZIP، وملفات الفيديو/الصوت. يتم تخزين الملفات بتنسيقها الأصلي ويمكن معاينتها في المتصفح لمعظم الأنواع الشائعة دون تنزيلها.
هل هناك حد لحجم الملف عند تحميل المستندات؟
الحد الأقصى الافتراضي لحجم التحميل هو 128 ميجابايت لكل ملف، ويمكن تكوينه بواسطة مسؤول النظام. بالنسبة للملفات الكبيرة جدًا (رسومات CAD وملفات الفيديو)، فكر في استخدام واجهة التخزين الخلفية S3 من Odoo والتي تتعامل مع الملفات التي يصل حجمها إلى 5 جيجابايت. يحدد تكوين الواجهة الخلفية للتخزين مكان تخزين الملفات فعليًا - نظام الملفات المحلي، أو S3، أو أي وحدة تخزين سحابية أخرى.
هل يمكنني البحث ضمن محتوى المستند (البحث عن نص كامل)؟
نعم. يقوم Odoo بفهرسة المحتوى النصي للمستندات التي تم تحميلها (PDF، Word، الملفات النصية) للبحث عن النص الكامل. إلى جانب التصفية المستندة إلى العلامات والتنقل في مساحة العمل، يتيح ذلك العثور على المستندات حسب أي مجموعة من المحتوى وبيانات التعريف والتصنيف. كما يمكن البحث في المستندات التي تتم معالجتها باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) في النص الكامل.
كيف يمكن مقارنة مستندات Odoo بـ SharePoint أو Google Drive؟
توفر مستندات Odoo إمكانات مماثلة لإدارة الملفات (إصدار الإصدارات والمشاركة والبحث والتحكم في الوصول) مع الميزة المهمة المتمثلة في التكامل الأصلي مع عمليات أعمالك. فاتورة البائع في مستندات Odoo ليست مجرد ملف - فهي مرتبطة بسجل البائع وأمر الشراء والإدخال المحاسبي والدفع. يتطلب SharePoint وGoogle Drive عمليات تكامل مخصصة أو عمليات يدوية لتحقيق هذا المستوى من سياق الأعمال.
هل يمكنني ترحيل المستندات الموجودة من DMS آخر إلى Odoo؟
نعم. يدعم Odoo استيراد المستندات المجمعة عبر تعيين ملف CSV (للبيانات التعريفية) مع تحميل الملف. بالنسبة لعمليات الترحيل الكبيرة (عشرات الآلاف من المستندات)، استخدم واجهة برمجة تطبيقات Odoo لإنشاء سجلات المستندات برمجيًا باستخدام العلامات ومساحات العمل والبيانات التعريفية. قامت ECOSIRE بترحيل مكتبات المستندات من SharePoint وGoogle Drive وDropbox وأنظمة DMS القديمة المحلية.
كيف تتم محاسبة تخزين المستندات في أودو؟
يتضمن Odoo Online تخصيصًا أساسيًا للتخزين لكل اشتراك (عادةً 50 جيجابايت). تتوفر مساحة تخزين إضافية بتكلفة شهرية لكل جيجابايت. بالنسبة إلى Odoo.sh وعمليات النشر داخل الشركة، يقتصر التخزين على البنية الأساسية لديك فقط. تستخدم معظم المؤسسات تخزين الكائنات المتوافق مع S3 لتخزين المستندات بشكل غير محدود وفعال من حيث التكلفة.
هل يمكنني إعداد نسخ احتياطية تلقائية للمستندات الهامة؟
يعد تخزين المستندات في Odoo جزءًا من قاعدة البيانات الشاملة ومخزن الملفات، والذي يجب تضمينه في إستراتيجية النسخ الاحتياطي الخاصة بك. بالنسبة لعمليات النشر داخل الشركة، قم بتكوين نسخ احتياطية يومية تلقائية لكل من قاعدة بيانات PostgreSQL ودليل مخزن الملفات. بالنسبة إلى Odoo Online وOdoo.sh، تتم إدارة النسخ الاحتياطية بواسطة Odoo SA مع لقطات يومية وتكرار جغرافي.
قم بتحديث إدارة المستندات الخاصة بك مع ECOSIRE
تعد إدارة المستندات بنية أساسية أساسية — فهي تمس كل قسم وكل عملية وكل متطلبات الامتثال في مؤسستك. يتم قياس تكلفة عدم إدارة المستندات بشكل صحيح بالوقت الضائع، ومخاطر الامتثال، والمعرفة المؤسسية المفقودة.
قام فريق تنفيذ Odoo التابع لـ ECOSIRE بنشر أنظمة إدارة المستندات لشركات التصنيع التي لديها الآلاف من إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، وشركات الخدمات المهنية ذات هياكل مستندات العميل المعقدة، ومؤسسات الرعاية الصحية ذات متطلبات الامتثال الصارمة، والشركات المتنامية التي تنتقل من محركات الأقراص المشتركة إلى DMS المنظم. يتضمن تنفيذنا تصميم بنية مساحة العمل، وتطوير تصنيف العلامات، وتكوين التعرف الضوئي على الحروف، وقواعد الملفات الآلية، وإعداد سياسة الاحتفاظ، والترحيل من الأنظمة الحالية، وتدريب المستخدمين.
اتصل بـ ECOSIRE لتقييم إدارة المستندات، أو استكشف خدمات تخصيص Odoo الخاصة بسير عمل المستندات الخاصة بالصناعة.
** القراءة ذات الصلة: **
بقلم
ECOSIRE Research and Development Teamالكتابة التقنية
يغطي فريق الكتابة التقنية في ECOSIRE موضوعات Odoo ERP والتجارة الإلكترونية عبر Shopify ووكلاء الذكاء الاصطناعي وتحليلات Power BI والأتمتة عبر GoHighLevel وأفضل ممارسات برمجيات المؤسسات. تساعد أدلتنا الشركات على اتخاذ قرارات تقنية مدروسة.
ECOSIRE
قم بتحويل أعمالك باستخدام Odoo ERP
تنفيذ وتخصيص ودعم خبير Odoo لتبسيط عملياتك.
مقالات ذات صلة
تجزئة العملاء المدعومة بالذكاء الاصطناعي: من RFM إلى التجميع التنبؤي
تعرف على كيفية قيام الذكاء الاصطناعي بتحويل تجزئة العملاء من تحليل RFM الثابت إلى التجميع التنبؤي الديناميكي. دليل التنفيذ باستخدام Python وOdoo وبيانات عائد الاستثمار الحقيقي.
الذكاء الاصطناعي لتحسين سلسلة التوريد: الرؤية والتنبؤ والأتمتة
تحويل عمليات سلسلة التوريد باستخدام الذكاء الاصطناعي: استشعار الطلب، وتسجيل مخاطر الموردين، وتحسين المسار، وأتمتة المستودعات، والتنبؤ بالاضطرابات. دليل 2026.
دليل التجارة الإلكترونية للجملة B2B: بوابات المشترين وشروط الدفع الآجل والتسعير المخصص
أنشئ بوابة جملة B2B يستخدمها المشترون فعلاً: تسعير خاص بكل عميل، وشروط دفع آجل وحدود ائتمان، وإتمام شراء بأوامر الشراء والموافقات، وإعادة الطلب من سجل الطلبات.