Odoo Approvals：配置审批工作流程

每个组织都有需要在行动之前获得授权的决策。采购订单超过阈值。超过限额的费用报销。折扣批准。资本支出要求。人事行为，例如招聘、薪资变动或超过一定期限的休假。如果没有结构化的审批系统，这些决策是通过非正式的电子邮件链做出的，这些电子邮件链缓慢、不一致、无记录且无法审核。 Odoo 19 Enterprise Approvals 模块提供了一个可配置的多级审批工作流程系统，可标准化整个组织的授权流程 - 具有完整的文档、移动访问以及与实际发生工作的模块的集成。

本指南涵盖了完整的 Odoo Approvals 配置：审批类型、审批者配置、多级链、请求者体验、移动审批、与其他 Odoo 模块的集成以及审批分析。最后，您将获得一个用结构化、可审核的工作流程取代非正式审批流程的蓝图。

要点

• 为每个需要授权的业务流程配置审批类型
• 使用条件路由设计顺序和并行的多级审批链
• 设置审批逾期时自动升级
• 为待批准启用电子邮件和移动推送通知
• 将审批与采购、费用、人力资源和自定义业务流程集成
• 维护完整的审批审计跟踪以确保合规性和治理
• 让请求者实时了解其批准请求状态
• 通过报告分析审批周期时间和瓶颈识别

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了解审批模块架构

Odoo 批准模块围绕三个概念构建：批准类型（可以批准什么）、批准请求（单个授权实例）和批准者（可以授权的人）。

审批类型作为模板： 每个审批类型都定义需要授权的决策类别。常见的批准类型包括：采购请求（5,000 美元以上）、费用报告（500 美元以上）、加班授权、折扣批准（15% 以上）、资本支出、新供应商入职和员工薪资变更。批准类型是模板 - 该类型的每个单独请求都遵循模板中定义的相同路由和标准。

请求作为实例： 当员工发起审批时，他们会创建一个“审批请求”——相关审批类型的实例。该请求包括具体详细信息（金额、产品、员工、日期），并遵循审批类型模板中定义的路由。每个请求都有自己的生命周期：草稿 > 已提交 > 已批准/拒绝，每个步骤都有时间戳和用户属性。

审批者和审批链： 审批者是审查和授权（或拒绝）审批请求的用户。批准链定义了批准者的顺序：谁必须批准、按什么顺序以及同一级别中的所有批准者都必须批准还是只有一个批准者必须批准。多级链条可以依次经过部门经理、部门主管、首席财务官——每一级的批准都会触发下一级。

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创建批准类型

导航到审批 > 配置 > 审批类型 > 新建以创建新的审批类型。配置表单涵盖了审批工作流程的各个方面。

基本配置：

• 名称： 清晰、具体的名称（例如，“购买请求 - 超过 5,000 美元”而不仅仅是“购买请求”）
• 类别： 对过滤和报告的审批类型进行分类（财务、人力资源、运营、IT）
• 经理批准： 切换请求者的直接经理是否必须批准（根据组织层次结构添加自动一级批准）
• 自动批准： 如果满足条件，请求是否可以自动批准（例如，低于次要阈值的金额不需要批准）
• **过期：**如果不采取行动，批准请求是否会在设定时间后过期

批准联系人（批准者）： 添加必须批准此类请求的特定用户或用户组。每个审批者的配置选项：

• 批准类型： 必需（必须批准）、可选（可以批准但不强制）或仅拒绝（可以拒绝但不批准 - 对于合规审核人员有用）
• 顺序： 审批者在连续工作流程中接收请求的顺序
• 电子邮件通知： 需要批准时是否通过电子邮件通知

批准产品和表单： 将自定义字段添加到此类型的批准请求表单中。采购请求类型可能需要：供应商名称、业务理由、预算代码和附加的报价。资本支出类型可能需要：项目代码、投资回报率计算和经理签字声明。自定义字段在此类请求中可见，确保审核前信息完整。

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顺序审批链与并行审批链

批准链的结构决定了请求如何在您的组织中流动。

顺序批准： 按顺序一次通知一位批准者。 1 级（直接经理）首先接收请求。批准后，通知2级（部门主任）。 2 级批准后，将通知 3 级（CFO 或 CEO）。每个审批者仅在上一级别批准后才采取行动，从而防止通知泛滥并确保每个审批者知道上一级别已审核该请求。

并行审批： 同一级别的所有审批者都会同时收到通知。他们中的任何一个都可以批准（或者所有人都必须批准——可配置）。当审批可以按任何顺序进行时，或者当主要审批者不可用时备用审批者应该可用时，这是合适的。同时通知三名 IT 经理的并行审批链确保即使两名经理出差也可以批准系统访问请求。

混合链： 将顺序链和并行链组合在同一个链中。 1 级是直接经理（顺序 — 必需）。 2 级是两名 IT 安全官员（并行 — 任何一个都可以批准）。 3 级是 CISO（顺序 — 必需）。这种灵活性可以处理复杂的现实世界授权要求。

条件路由： 对于路由取决于请求详细信息的审批类型，使用 Odoo 自动化规则根据请求值修改审批链。超过 50,000 美元的请求会比 5,000 美元到 50,000 美元之间的请求路由到更长的链。研发部门的请求传递给 CTO；销售请求会路由至销售副总裁。这种条件路由使单一审批类型在不同场景中保持灵活。

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请求者经验

创建和跟踪批准请求的员工体验对于采用至关重要。复杂、混乱的审批系统被绕过——违背了他们的目的。

创建请求： 导航到“批准”>“我的请求”>“新请求”。从下拉菜单中选择批准类型。该表单预先填充了为该类型定义的自定义字段。填写所需信息，附上任何证明文件（报价、费用收据、绩效理由），然后提交。

请求状态跟踪： 提交后，请求者可以在审批仪表板上查看其请求的当前状态：哪个审批者当前拥有该请求、等待了多长时间以及迄今为止的审批历史记录。无需向经理发送电子邮件询问“您批准我的请求了吗？” ——状态一目了然。

电子邮件通知： 请求者会在关键状态发生变化时收到电子邮件通知：提交确认、每次批准或拒绝以及批准者的姓名和任何评论，以及最终批准或拒绝。通知电子邮件包含快速访问请求的直接链接。

审批意见： 审批人在批准或拒绝时可以添加批注。这些评论对请求者可见，并保存在批准审核跟踪中。被拒绝的请求并附有解释原因的评论，为请求者提供可操作的反馈以重新提交。

拒绝后重新提交： 当请求被拒绝时，请求者可以更正潜在问题并重新提交。重新提交会启动一个新的审批链，但会保留之前尝试的历史记录 - 审批者可以看到这是一次重新提交以及更改的内容。

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审批人经验

审批者需要一种顺畅的方式来审查待处理的请求并对其采取行动。审批过程中的延误会拖慢业务发展。

批准仪表板： 导航到“批准”>“批准”以查看所有等待您批准的待处理请求。该列表显示：请求类型、请求者、提交日期、等待时间和摘要信息。一键单击即可打开请求详细信息以供审核。

来自电子邮件的批准： 电子邮件通知包括请求摘要和两个按钮：批准和拒绝。审批者可以在不登录 Odoo 的情况下进行操作 - 单击电子邮件中的按钮会打开一个最小的审批界面（或者如果配置为一键审批，则可以直接进行操作）。这对于不住在 Odoo 的忙碌管理人员来说尤其有价值。

来自移动设备的批准： Odoo 移动应用程序在通知中心显示待批准的内容。当新请求需要审批者关注时，审批者会收到推送通知。只需轻轻一按，即可直接通过手机进行审核和批准。

委派审批： 当审批者无法工作（休假、旅行、病假）时，配置委派 - 另一个用户在规定的时间内接收审批职责。替换被记录下来，保持问责制，同时确保批准不会无限期拖延。

批量审批： 当有多个类似请求待处理时（例如月末费用报告），从列表中选择多个请求并批量审批。对于不需要每次单独审核的例行审批，批量审批可显着减少审批时间。

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升级和逾期管理

未得到答复的批准请求是一个瓶颈，会令请求者感到沮丧并降低业务速度。

升级时间： 为每种审批类型配置升级策略：如果 X 小时内未采取行动，则向审批者发送提醒。如果 Y 小时后仍未采取行动，请上报给审批者的经理。这种自动升级可确保永远不会默默地忽略批准。

逾期可见性： 审批经理可以查看整个组织内所有逾期请求 - 按审批类型、审批人或等待时间进行过滤。这种可见性可以在延误成为障碍之前进行主动干预。

SLA 监控： 为每种审批类型配置 SLA 目标（例如，所有费用审批必须在 24 个工作小时内处理；所有低于 1,000 美元的采购请求必须在 4 小时内处理）。跟踪批准报告中的 SLA 合规性，以识别长期延迟的批准者或批准类型。

休假模式： 当用户在 Odoo 中将自己设置为外出时，分配给他们的审批请求可以自动重新路由到其指定的备份审批人。这可以防止审批队列在计划缺勤期间出现积压。

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与其他 Odoo 模块集成

Odoo Approvals 的真正强大之处在于它与做出实际业务决策的运营模块的集成。

采购批准： 配置采购模块以要求批准高于阈值的订单。当销售人员或买家创建超过 5,000 美元的采购订单时，该订单将被锁定以进行编辑，并会自动生成采购批准请求，并通过定义的链进行路由。采购订单只有在获得批准后才能执行。

费用审批： 费用模块具有内置审批集成。费用报告在提交时自动生成审批请求。为大额费用报告配置多级审批（例如，经理审批金额高达 1,000 美元，总监审批金额为 1,000-5,000 美元，首席财务官审批金额高于 5,000 美元）。

人力资源审批： 将审批模块连接到人力资源操作：每周加班超过 10 小时会触发向人力资源经理提出审批请求；连续休假超过 5 天需要经理和人力资源总监批准；薪资变更请求需要部门主管和人力资源总监签字。

自定义审批： 对于没有本机 Odoo 模块集成的业务流程，请使用审批模块作为独立流程。任何员工都可以针对没有专用模块工作流程的任何业务决策提交自定义审批请求。这种灵活性意味着批准成为您组织的通用治理层。

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审计跟踪和合规性

正式审批系统的核心价值之一是它创建的审计跟踪。

完整的审批历史记录： 每个审批请求都维护完整的历史记录：谁创建的、何时创建的、使用什么信息；每个级别都通知了谁；谁批准或拒绝、何时添加以及添加了哪些评论；以及最终的结果。这段历史是不可改变的——事后无法编辑。

导出以供审计： 为了遵守法规、财务审计或 SOX 合规性，将审批记录导出为 PDF 或 Excel。按时间段、审批类型或审批人进行过滤，以准确生成所需的证据包。导出包括所有请求详细信息和完整的审批链历史记录。

职责分离证据： 对于需要职责分离的财务控制（创建采购请求的人不能与批准该请求的人是同一个人），配置批准类型以自动将请求者从批准链中排除。批准历史提供了维持所需隔离的证据。

政策合规性： 随着时间的推移，审批历史记录会显示您的授权政策是否得到一致遵循。如果未经授权的个人定期批准采购订单超过阈值，则批准模块会捕获这一点 - 启用策略执行而不仅仅是策略存在。

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审批分析和报告

审批量报告： 导航到审批 > 报告 > 审批分析。按类型、期间、请求者部门和状态查看请求数。按类型了解数量可以确定哪些流程最活跃，因此最有利于优化。

周期时间分析： 衡量请求通过每个审批级别所需的时间。识别瓶颈——审批类型或周期时间持续较长的特定审批人。使用此数据来指导对话（经常拖延的审批者）、流程重新设计（审批链对于所涉及的风险而言太长）或人员配置决策（超出个人能力的审批负载）。

拒绝分析： 按审批类型和审批人跟踪拒绝率。高拒绝率表明请求者提交了不合规的请求（培训或清晰度问题），或者批准标准对于业务需求来说过于严格（需要政策审查）。低拒绝率可能表明批准者没有有意义地参与请求。

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常见问题

不同部门的审批类型可以配置不同吗？

是的。为每个部门创建审批类型变体，或使用带有条件路由规则的单一类型。例如，“旅行请求”审批类型可以将 IT 部门的请求路由至 IT 总监，同时将销售部门的请求路由至销售副总裁 - 使用自动化规则检测请求者的部门并相应地修改审批者链。

是否可以将审批配置为自动批准低于阈值的小请求？

是的。配置自动审批规则，无需人工审核即可批准低于阈值的请求。 50美元以下的费用可以自动批准； 50 至 500 美元之间的请求需要经理批准；超过 500 美元的请求需要董事批准。自动批准会记录在请求历史记录中，维护审核跟踪，同时消除例行低风险请求的不必要摩擦。

当审批者休假时，Odoo 如何处理审批请求？

在用户设置中配置外出委派。当用户将自己标记为不在办公室时，他们所有待批准的请求都会自动转移到缺勤期间指定的代表。通常发送给他们的新请求也会在此期间发送给代理人。当用户返回并取消其外出状态时，路由恢复正常。

我们可以配置审批工作流程，使不同的请求值需要不同的文档吗？

是的。使用批准申请表上的条件必填字段。配置规则：如果请求的金额超过 10,000 美元，则“供应商报价（需要 3 个）”字段变为必填字段。低于该阈值，它是可选的。这确保了高价值请求的适当记录，而不会给小请求带来不必要的文书工作负担。

有没有办法查看整个组织内待批准的总价值？

是的。可以过滤审批分析报告以仅显示“待处理”请求并按审批类型进行分组。如果您的审批类型包括金额字段（财务审批应包含该金额字段），您可以将待处理请求中的值相加，以查看等待审批的总财务风险。这种总体观点对于财务和现金流量预测很有价值。

Odoo 可以通过 WhatsApp 或 Slack 而不是电子邮件发送批准通知吗？

电子邮件和推送通知（通过移动应用程序）是标准的通知渠道。对于 WhatsApp 通知，Odoo 19 Enterprise 的 WhatsApp 集成可以配置为通过 WhatsApp 向喜欢此渠道的审批者发送审批通知。对于 Slack，自定义自动化规则可以在创建新批准时发布到 Slack Webhook，从而触发 Slack 消息。这些集成需要额外的配置，但通过 Odoo 的自动化和 Webhook 功能提供支持。

如何确保批准的决策真正得到正确执行？

Odoo 中的批准旨在控制下游操作。对于模块集成的审批类型（采购、费用），基础记录将被锁定，直到获得批准为止 - 否则根本无法对其进行处理。对于独立的批准请求，实施取决于您的流程设计。批准后针对请求配置“下一步操作”活动，将实施任务分配给相关人员，从而建立后续责任。

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后续步骤

Odoo Approvals 将非正式的、基于电子邮件的授权流程替换为结构化、记录在案、可通过移动设备访问的工作流程，为您的组织提供所需的治理，而不会造成官僚主义的延误。当审批流程实现自动化、可衡量并与工作所在的系统集成时，组织就会更快地行动并获得更好的控制。

ECOSIRE 将 Odoo Approvals 配置为更广泛的 Odoo 实施的一部分，设计符合您的治理要求和授权层次结构的审批工作流程。我们的实施包括所有关键业务流程的审批类型设计、与现有 Odoo 模块的集成以及对审批者和请求者的培训。

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