Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlar için Fon Muhasebesi: En İyi Uygulamalar

Kâr amacı gütmeyen muhasebe, kâr amacı güden muhasebeden temel olarak çok önemli bir açıdan farklıdır: amaç, sahipler için kâr elde etmek değil, kaynakları bir misyonun hizmetinde dağıtmak ve bağışçılara, hibe verenlere, düzenleyicilere ve kamuoyuna bunu sorumlu bir şekilde ve fonlara getirilen kısıtlamalara uygun olarak yaptığınızı göstermektir.

Fon muhasebesi, kâr amacı gütmeyen kuruluşların, belirli amaçlarla, programlarla veya zaman aralıklarıyla sınırlandırılmış kaynakları, genel operasyonlar için mevcut sınırsız kaynaklardan ayrı olarak izlemek için kullandıkları sistemdir. Uygun fon muhasebesi olmadan, kar amacı gütmeyen bir kuruluş hibe uyumluluğunu gösteremez, Form 990 için gereken mali tabloları üretemez ve yönetim kuruluna sağlam yönetim kararları almak için ihtiyaç duyduğu bilgileri veremez.

Önemli Çıkarımlar

• Kâr amacı gütmeyen mali tablolar net varlık sınıflandırmalarını kullanır: bağışçı kısıtlamaları olmayan net varlıklar ve bağışçı kısıtlamaları olan net varlıklar (zaman kısıtlamalı veya amaç kısıtlamalı)
• Form 990, kar amacı gütmeyen kuruluşlar için birincil yıllık uyumluluk dosyasıdır — kamuya açıktır ve büyük bağışçılar ve gözlemci gruplar bunu okur
• İşlevsel gider beyanı, sağlık ve insani hizmet kuruluşları için zorunlu bir açıklamadır ve tüm kar amacı gütmeyen kuruluşlar için şiddetle tavsiye edilir.
• İşlevsel gider tahsisi (program, yönetim/genel, bağış toplama) belgelenmiş, savunulabilir bir metodoloji gerektirir
• Hibe muhasebesi, her hibenin ayrı ayrı izlenmesini gerektirir: alınan nakit, tahsil edilen masraflar, eşleştirme gereklilikleri ve son raporlama tarihleri
• Ayni katkılar (bağışlanan mallar, hizmetler) muhasebeleştirme kriterlerini karşılamaları durumunda gerçeğe uygun değer üzerinden kaydedilmelidir
• Bir mali yılda federal ödüllere 750.000 ABD dolarının üzerinde harcama yaparsanız tek denetim (OMB Tekdüzen Kılavuzu) gereklidir
• Yönetim Kurulu tarafından belirlenen fonlar teknik olarak sınırsızdır — yalnızca bağışçıların uyguladığı kısıtlamalar sınırlı net varlıklar yaratır

---

Kâr Amacı Gütmeyen Mali Tablo Çerçevesi

Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, kâr amaçlı bilanço/gelir tablosu yapısından farklı olan dört temel mali tablo sunar:

1. Mali Durum Tablosu (Bilanço eşdeğeri)

Varlıklar, yükümlülükler ve net varlıklar. Net varlıklar şu şekilde sınıflandırılır:

• Bağışçı kısıtlaması olmayan net varlıklar (önceden "kısıtlamasız")
• Bağışçı kısıtlamaları bulunan net varlıklar (önceden "geçici olarak kısıtlanmış" ve "kalıcı olarak kısıtlanmıştı" birleştirilmiş, daha sonra türüne göre açıklanmıştı)

2. Faaliyet Tablosu (Gelir Tablosu eşdeğeri)

Her net varlık sınıfındaki gelirler, kazançlar, giderler ve değişiklikler. Gelirler kısıtlı veya kısıtlamasız olmasına göre sınıflandırılır. Giderler yalnızca bağışçı kısıtlamalarının olmadığı sütununda raporlanır (giderler kısıtlanmamış net varlıkları azaltır, kısıtlanmış olanları değil; kısıtlanmış fonlar, kısıtlama karşılandığında "kısıtlamadan serbest bırakılır" ve harcanmadan önce kısıtlıdan kısıtlamasıza aktarılır).

3. Nakit Akış Tablosu

Genellikle dolaylı yöntem kullanılarak hazırlanan, kâr amaçlı (işletme, yatırım, finansman) ile aynı üç bölümlü format.

4. İşlevsel Giderler Tablosu

Gönüllü sağlık ve sosyal yardım kuruluşları için gereklidir, tüm kar amacı gütmeyen kuruluşlar için şiddetle tavsiye edilir. Sütunlarda doğal kategoriye (maaşlar, kira, malzeme) ve satırlarda işlevsel kategoriye (program hizmetleri, yönetim/genel, bağış toplama) göre sınıflandırılan giderleri gösterir.

Kısıtlama mekanizmasından kurtulma:

Bir bağışçı "gençlik programları" için bir hediyeyi kısıtladığında, hediyeyi kısıtlı gelir olarak kaydedersiniz. Parayı gençlik programlarına harcıyorsunuz. Harcadığınızda, bir "amacın karşılanması kısıtlaması" iznini kaydedersiniz: borç Net Varlıklar - Kısıtlı, kredi Net Varlıklar - Sınırsız. Daha sonra normal şekilde gideri borçlandırın ve nakit parayı kredilendirin. Masraf, bağışçının amaçladığı amaca uygun olarak bağışçı kısıtlamaları olmayan sütununda görünür.

---

Uygulamada Net Varlık Sınıflandırmaları

Bağışçı kısıtlaması olmadan:

İşletme gelirlerinin çoğu (üyelik aidatları, etkinlik gelirleri, hizmet ücretleri, genel bağışlar) sınırsızdır. Yönetim kurulunun belirli bir amaç için para ayırdığı, yönetim kurulu tarafından belirlenen fonlar, bağışçı kısıtlaması olmadan kalır çünkü yalnızca bağışçı tarafından uygulanan kısıtlamalar sınırlı net varlıklar yaratır. Bir kurul, belirlenen fonların atamasını istediği zaman iptal edebilir; bağışçı tarafından uygulanan bir kısıtlama, belirtilen durumlar dışında kaldırılamaz.

Bağışçı kısıtlamalarıyla — zaman kısıtlamalı:

Beş yıl boyunca 50.000$ ödeme taahhüdü (ilk yıl ödemesi 1 Temmuz'da yapılacak, 2-5. yıllar ise gelecek yıllarda ödenecek) bir zaman kısıtlaması yaratıyor. Teminatın tamamının bugünkü değeri, teminat alındığında sınırlı gelir olarak kaydedilir ve her ödemenin vadesi geldiğinde kısıtlama kaldırılır.

Bağışçı kısıtlamalarıyla — amaç kısıtlı:

Yeni bir bilgisayar laboratuvarı inşa etmek için verilen 200.000 dolarlık hibe, amaç kısıtlaması yaratıyor. Fonlar bilgisayar laboratuarında harcanana kadar sınırlıdır. 200.000 $'ın tamamını peşin alırsanız ve bu yıl 75.000 $ harcarsanız, yıl sonunda 125.000 $ kısıtlı net varlıklarda kalır.

Kalıcı olarak kısıtlanmış (bağışlar):

Bağışçı tarafından kısıtlanan bağışlar, kalıcı olarak kısıtlanan net varlıklar yaratır; anapara sonsuza kadar korunur. Yalnızca bağış külliyatı (yatırım getirileri) tarafından üretilen gelir mevcuttur ve kendisi de zaman veya amaç açısından sınırlı olabilir. Eyaletinizin Kurumsal Fonların Tekdüzen İhtiyatlı Yönetimi Yasası (UPMIFA) hükümleri uyarınca bağış faaliyetini hesaba katın.

---

Hibe Muhasebesi: Kurulum ve Uyumluluk

Hibe muhasebesi, kar amacı gütmeyen finansal yönetimin teknik açıdan en zorlu yönüdür. Her hibenin benzersiz özellikleri vardır: bütçe kalemleri, uygun ve uygun olmayan harcamalar, eşleştirme gereksinimleri, dolaylı maliyet oranları, raporlama dönemleri ve kapanış gereksinimleri.

Yeni bir hibe ayarlama:

1. Hibe için muhasebe sisteminizde bir proje veya maliyet merkezi kodu oluşturun
2. Hibe bütçesinin tamamını satır öğesine göre girin
3. Dolaylı maliyet oranı anlaşmasını belgeleyin (federal olarak müzakere edilen oran veya minimum %10 MTDC)
4. Hibe bütçesine göre harcamaları izlemek için bütçe takibini kurun
5. Tüm raporlama son tarihleri (finansal ve programatik) için bir takvim hatırlatıcısı oluşturun
6. Nakit yönetimi gerekliliklerini belirleyin – çekme sistemi veya geri ödeme esası

İzin verilen ve izin verilmeyen maliyetler:

Federal hibeler (ve birçok vakıf hibesi) izin verilen maliyet kategorilerini belirtir. OMB Tekdüzen Kılavuzu (2 CFR 200) uyarınca, izin verilmeyen ortak maliyetler şunları içerir: eğlence, alkol, lobi faaliyetleri, para cezaları ve cezalar, şüpheli borçlar ve IRS kıyaslamasının üzerinde belirli idari tazminatlar. Hesap planınızın izin verilmeyen maliyet kategorilerini ayırdığından emin olun, böylece bunları hibe faturalarından ve raporlardan kolayca hariç tutabilirsiniz.

Eşleşen gereksinimler:

Çoğu hibe, maliyet paylaşımı veya eşleştirme taahhüdü gerektirir; genellikle toplam proje maliyetinin %25-50'si federal olmayan kaynaklardan sağlanır. Eşleştirme nakit (projeye harcadığınız sınırsız fon) veya ayni (gerçeğe uygun değerde gönüllü zaman, bağışlanan ürünler, alan kullanımı) olabilir. Hibeye göre eşleşen katkıları muhasebe sisteminizde, hibe giderlerine uyguladığınız titizlikle takip edin. Eşleştirme gereksinimlerinin karşılanamaması gelecekteki finansmanı tehlikeye atar.

Federal hibelerin azaltılması prosedürleri:

Çoğu federal hibe, Ödeme Yönetim Sistemi (PMS) veya bağışçıya özel sistemler aracılığıyla yönetilir. Yalnızca gerçek nakit ihtiyaçları için fon çekin; ihtiyaç duyulandan fazlasını çekmek, faiz geliri yükümlülükleri yaratır (bir iş gününden fazla tutulan 500 doların üzerindeki federal fonlara olan faizi ödemeniz gerekir). Her harcamanın ilgili dönemde yapılan harcamalarla mutabakatını yapın.

---

İşlevsel Gider Tahsisi

İşlevsel giderler beyanı, tüm giderleri hem niteliğine (neye harcadığınıza) hem de işlevine (neden harcadığınıza) göre sınıflandırmanızı gerektirir. İşlevsel kategoriler şunlardır:

Program hizmetleri: Kuruluşun misyonunu yerine getiren faaliyetler. İş eğitimi, gençlik programları ve barınma yardımı yürütüyorsanız her biri ayrı bir program hizmet kategorisidir.

Yönetim ve genel (M&G): Kuruluşun genelini destekleyen ancak herhangi bir programa veya bağış toplamaya özel olmayan idari faaliyetler. CEO/CFO süresini, yönetim kurulu yönetimini, genel muhasebeyi, hukuk ve tüm departmanlar tarafından kullanılan tesisleri içerir.

Fundraising: Activities to solicit contributions. Geliştirme personeli, hibe yazımı, doğrudan posta kampanyaları, gala etkinlikleri (bağış toplama kısmı) ve bağışçı ilişkileri yönetimini içerir.

Tahsis metodolojisi:

Açıkça bir fonksiyona ait olan harcamalar doğrudan tahsil edilir. Birden fazla işleve hizmet eden ortak maliyetler, sistematik ve rasyonel bir yöntem kullanılarak dağıtılmalıdır. Ortak tahsis esasları:

Zaman çalışması gereksinimleri:

Maaş tahsisi için, zaman çalışmalarını sürdürün - ya işlevsel kategoriye göre gerçek zaman çizelgeleri ya da personelin zamanlarını nasıl böldüğünü belgeleyen periyodik tahsis çalışmaları. Program sunumuna %80 ve hibe yazımına %20 harcayan bir program yöneticisinin maaşının %80'i programa ve %20'si bağış toplamaya tahsis edilir. Zaman çalışmalarını yıllık olarak veya roller önemli ölçüde değiştiğinde güncelleyin.

%75+ program oranı karşılaştırması:

Gözlemci kuruluşlar (Charity Navigator, GuideStar, Better Business Bureau Wise Giving Alliance) kar amacı gütmeyen kuruluşları kısmen program hizmetlerine giden harcamaların yüzdesine göre değerlendirir. Ortak kriter %75 veya daha yüksektir. İşlevsel tahsis metodolojiniz sağlamsa ve ortak maliyet tahsisiniz savunulabilirse, doğal olarak program oranınızın adil bir temsilini elde edeceksiniz.

---

Ayni Katkılar

Bağışlanan mallar, hizmetler ve tesislerin kullanımı, kar amacı gütmeyen bir kuruluşun mali tablosunu önemli ölçüde etkileyebilir ve tanınma kriterlerini karşıladıkları zaman kaydedilmelidir.

Tanınma kriterleri (ASU 2018-08 / ASC 958):

Ayni katkı şu durumlarda muhasebeleştirilir: Gerçeğe uygun değer makul bir şekilde belirlenebiliyorsa VE bağışın genellikle bağışlanmadıysa satın alınması gerekiyorsa.

Bağışlanan profesyonel hizmetler:

Hizmetlerin: (1) finansal olmayan bir varlık oluşturduğunu veya geliştirdiğini, VEYA (2) özel beceriler gerektirdiğini, bu becerilere sahip kişiler tarafından sağlandığını ve bağışlanmadığı takdirde genellikle satın alınacağını bilin.

Uygun örnekler: karşılıksız denetim hizmetleri sağlayan bir CPA, hukuki danışmanlık sağlayan bir avukat, yenileme işi bağışlayan bir inşaat firması. Tipik olarak uygun olmayan örnekler: genel gönüllü emek (aksi takdirde satın alınacak işin yerini almadığı sürece).

Gerçeğe uygun değer üzerinden kaydedin; açık piyasada aynı hizmet için ödeyeceğiniz tutar. Bir gider hesabını (profesyonel hizmetler, tesisler vb.) borçlandırın ve ayni katkı gelirini kredilendirin. Net etki sıfırdır ancak hem gelir hem de gider uygun şekilde açıklanmaktadır.

Bağışlanan ürünler:

Gerçeğe uygun değerdeki değer (normalde benzer ürünleri satın alacağınız piyasadaki satış fiyatı). 500 dizüstü bilgisayar bağışı, orijinal perakende fiyatı veya bağışçının defter değeri değil, karşılaştırılabilir kullanılmış dizüstü bilgisayarlar için geçerli piyasa fiyatı üzerinden değerlendirilir.

---

Form 990 Hazırlığı ve Uyumluluğu

Form 990 kamuya açık bir belgedir. Herkes bunu IRS'den talep edebilir veya ProPublica Nonprofit Explorer veya GuideStar aracılığıyla erişebilir. Büyük bağışçılar, vakıf program görevlileri ve araştırmacı gazeteciler Form 990'ları okuyor. Doğru, şeffaf ve profesyonel 990 hazırlığı hem uyumluluk gerekliliği hem de itibar yönetimi zorunluluğudur.

990 dosyalama eşiği:

Key 990 schedules:

• Tablo A: Kamu desteği testi hesaplaması (kuruluşlar, kamu hayır kurumu statüsünü korumak için geniş kamu desteğini göstermelidir)
• Tablo B: Katkıda Bulunanlar Programı (eşiğin üzerindeki büyük bağışçılar)
• Ek D: Ek mali tablolar (bağış mutabakatı, koruma irtifakları)
• Tablo F: ABD dışındaki faaliyetler (yabancı hibeler, yabancı banka hesapları)
• Tablo G: Bağış toplama faaliyetleri ve oyunlar
• Tablo H: Yalnızca hastaneler — toplum yararı raporlaması
• L Çizelgesi: İlgili kişilerle yapılan işlemler (yönetim kurulu üyeleri, kilit çalışanlar, ilişkili taraflar)
• Çizelge O: Ek bilgi (temel formdaki birçok anlatı sorusunu açıklar)

Tazminat açıklaması:

Form 990 Bölüm VII, memurlara, direktörlere, kilit çalışanlara ve 100.000 doların üzerinde kazanan en yüksek maaşlı beş çalışana ödenen tazminatın açıklanmasını gerektirir. Bu tamamen halka açıktır. Ücretlendirmenin, IRC 4958 uyarınca çürütülebilir makullük varsayımını karşılamak için karşılaştırılabilirlik veri süreci (maaş anketleri kullanılarak belgelenmiş yönetim kurulu onayı) yoluyla belirlenmesini sağlayın.

---

Tek Denetim Gereksinimleri

Bir mali yılda federal ödüllere 750.000 ABD Doları veya daha fazla harcama yapan kar amacı gütmeyen kuruluşların, düzenli mali tablo denetimlerine ek olarak Tek Denetimden (eski adıyla A-133 denetimi) geçmesi gerekir.

Tek Denetim neleri test eder:

• Mali tablolar (düzenli denetimle aynı)
• Federal programlar üzerindeki iç kontroller
• Her ana program için federal program gereksinimlerine uygunluk

Anadal programının belirlenmesi:

Denetçi, risk temelli bir yaklaşım kullanarak toplam federal harcamalara dayalı "ana programları" belirler. Tek bir programdan büyük federal ödüller alan kuruluşlar (örneğin, Head Start bağışçısı) neredeyse kesinlikle bu programı büyük bir program olarak test edeceklerdir.

Tek Denetime Hazırlık:

Federal Ödüllerin Harcama Planını (SEFA) tutun: CFDA numarası, federal kurum, doğrudan geçiş kuruluşu (varsa), ödül kimliği ve toplam harcamalar dahil olmak üzere yıl içinde harcanan tüm federal ödüllerin tam listesi. SEFA'yı yalnızca yıl sonunda değil, üç ayda bir genel muhasebe defterinizle mutabakata varın.

---

Sıkça Sorulan Sorular

Fon bakiyesi ile net varlıklar arasındaki fark nedir?

Fon bakiyesi ve net varlıklar aslında aynı kavramdır (varlıklar ve yükümlülükler arasındaki fark) ancak terminoloji farklıdır. Geleneksel fon muhasebesi, her bir fon içindeki eşitliği tanımlamak için "fon bakiyesi"ni kullanır. Modern kar amacı gütmeyen muhasebe (FASB ASC 958'e uygundur), bağışçı kısıtlamasına göre sınıflandırılan "net varlıkları" kullanır. Kâr amacı gütmeyen kuruluşların çoğu, FASB'nin gerektirdiği net varlık sınıflandırmalarını dış mali tablolarda sunarken hala fon bazlı dahili izleme (her program, hibe veya sınırlı amaç için ayrı fonlar) kullanıyor.

Yönetim kurulunun belirlediği fonlar herhangi bir amaç için kullanılabilir mi?

Evet, onları "bağışçı kısıtlaması olmadan" yapan da budur. Kurul, fonları stratejik amaçlarla (bina rezervi, ekipman değişimi, işletme rezervi) dahili olarak belirler, ancak bu atamalar, kurulun tersine çevirebileceği kararlardır. Kuruluşun nakit kriziyle karşı karşıya kalması durumunda yönetim kurulu, belirlenen fonun işletme amacıyla kullanılması yönünde oy kullanabilir. Bunun aksine, bağışçı tarafından kısıtlanan fonlar, bağışçının izni olmadan veya kısıtlamanın şartlarını karşılamadan yeniden dağıtılamaz.

Program gelirinin bağışçıya iade edilmesini gerektiren bir hibeyi nasıl halledebilirim?

Program geliri (örneğin, federal olarak finanse edilen bir programdaki katılımcılardan alınan ücretler) hibe verenin gereksinimlerine tabi olabilir; bazı hibeler, program gelirinin hibe bütçesine eklenmesini, hibe çekilişlerinden düşülmesini veya hibe verene iade edilmesini gerektirir. Ödül koşullarınızı dikkatlice inceleyin. Hibe proje koduyla program gelirlerini muhasebe sisteminize ayrı ayrı kaydedin. Hibe şartlarına göre davranın; çekilişleri azaltırsa, bir sonraki çekilişiniz alınan program geliri kadar azaltılmalıdır.

Form 990'ı zamanında doldurmamanın sonuçları nelerdir?

Geç başvuru cezası, brüt geliri 1 milyon doların altında olan kuruluşlar için günlük 20 ABD doları, daha büyük kuruluşlar için ise günlük 100 ABD dolarıdır (50.000 ABD dolarına kadar). Daha da önemlisi, üst üste üç yıl boyunca başvuruda bulunulmaması, vergiden muafiyet statüsünün otomatik olarak iptal edilmesiyle sonuçlanmaktadır. İptalden sonra yeniden etkinleştirme, yeni bir başvuru (Form 1023 veya 1024) ve yeniden etkinleştirme ücreti gerektirir ve iptal süresi boyunca vergiden düşülebilir katkı payı alamazsınız.

Kâr amacı gütmeyen bir kuruluş çok yıllı bir hibeyi nasıl hesaba katmalıdır?

Çok yıllı bir hibenin koşulsuz ödeme vaatleri varsa (bağış veren tüm yılları önceden taahhüt eder), gelecekteki tüm ödemelerin bugünkü değerini hibenin verildiği yılda gelir olarak kaydedin. İndirim, alacak rehinleri üzerinde bir indirim yaratır. Rehin süresi boyunca indirimi faiz gelirine ekleyin. Her yılın fiili ödemesi rehin alacak miktarını azaltır. Hibenin şartlı olması durumunda (gelecekteki ödemeler performansa, raporlamaya veya hibe verenin devam eden takdirine bağlıdır), geliri yalnızca koşullar yerine getirildiğinde muhasebeleştirin.

Kar amacı gütmeyen kuruluşlar için en önemli iç kontroller nelerdir?

Kritik kontroller şunları içerir: bir eşiğin (tipik olarak 5.000-10.000 ABD Doları) üzerindeki harcamalarda çift imza, aylık mali tabloların yönetim kurulu finans komitesi incelemesi, nakit kullanımında görev ayrımı (farklı kişiler ödemeleri yetkilendirir, işlemleri kaydeder ve banka hesaplarını mutabakata varır), maliyetleri üstlenen program personelinden farklı bir mali personel üyesi tarafından belgelenmiş hibe gideri incelemesi, ilgili taraflarla yapılan tüm işlemler için yönetim kurulu onayı ve yıllık bağımsız denetim veya inceleme.

---

Sonraki Adımlar

Kâr amacı gütmeyen fon muhasebesi, muhasebe teknik bilgisini, kâr amacı gütmeyen kuruluş düzenleme gereklilikleri, hibe uyumluluğu ve misyon odaklı kuruluşların benzersiz ihtiyaçları hakkındaki anlayışla birleştiren özel uzmanlık gerektirir. Kâr amacı gütmeyen kuruluşların çoğu, kâr amacı gütmeyen kuruluşlara özel eğitim almayan muhasebe personeline güveniyor; bu da uyumluluk boşluklarına, denetim bulgularına ve fon sağlayıcılar ve düzenleyiciler nezdinde güvenilirliği zedeleyen mali tablo hatalarına yol açıyor.

ECOSIRE'nin muhasebe ekibi, temel defter tutma ve hibe takibinden Form 990 hazırlığına, Tek Denetim hazırlığına ve yönetim kurulu düzeyinde mali raporlamaya kadar kar amacı gütmeyen mali yönetim desteği sağlar. 200.000 ABD Doları bütçeli topluluk kuruluşlarından multi milyon dolarlık federal bağışlara sahip bölgesel kâr amacı gütmeyen kuruluşlara kadar her büyüklükteki kâr amacı gütmeyen kuruluşu destekliyoruz.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun mali temelini ve uyumluluk duruşunu nasıl güçlendirebileceğimizi öğrenmek için ECOSIRE Muhasebe Hizmetlerini Keşfedin.