Como escolher um parceiro de implementação de ERP

A decisão do parceiro de implementação de ERP é uma das escolhas de fornecedor de tecnologia de maior risco que uma empresa de médio porte faz. Faça certo e você ganhará um consultor técnico de longo prazo que ajudará sua empresa a operar com mais eficiência ano após ano. Se errar, você gastará 18 meses em uma implementação cara e disruptiva que entrega uma fração do valor prometido – e depois gastará anos pagando alguém para consertar.

A taxa de insucesso nas implementações de ERP é bem documentada e consistentemente desanimadora: entre 55% e 75% dos projetos de ERP não conseguem cumprir os seus objetivos originais de cronograma, orçamento ou funcionalidade, dependendo do estudo que você citar. A causa raiz mais comum não é o software – as plataformas ERP modernas são genuinamente capazes. A causa raiz mais comum é uma incompatibilidade entre o parceiro de implementação e as necessidades reais do cliente.

Este guia fornece uma estrutura prática para tomar bem essa decisão: quais critérios avaliar, quais perguntas fazer, quais sinais de alerta observar e como estruturar a decisão final de seleção.

Principais conclusões

O conhecimento da plataforma e a experiência no setor são mais importantes do que o tamanho ou a marca do parceiro

A equipe específica que trabalhará em seu projeto é mais importante do que as capacidades gerais da empresa

A metodologia de entrega deve corresponder à velocidade de tomada de decisão da sua organização

Contratos com taxas fixas ou baseados em resultados alinham melhor os incentivos do que puramente tempo e materiais

As verificações de referência com clientes concluídos não são negociáveis

Os parceiros de implementação com capacidades de suporte contínuo são preferíveis àqueles que apenas fazem o go-live

A qualidade da fase de descoberta é o preditor mais forte do sucesso da implementação

Etapa 1: Defina seus critérios de avaliação antes de falar com alguém

O erro mais comum na seleção de parceiros é iniciar o processo sem critérios de avaliação definidos. Você conversa com algumas empresas, cada uma faz uma apresentação convincente e acaba selecionando com base nas vibrações e no preço, em vez de uma análise substantiva.

Antes de emitir uma solicitação de proposta ou agendar sua primeira conversa com o parceiro, defina o que você está avaliando. Estrutura de critérios recomendada:

Experiência em plataforma (peso: 25%) O parceiro é especializado na plataforma que você escolheu ou implementa múltiplas plataformas com conhecimento generalista em cada uma delas? Um parceiro que se concentra exclusivamente em Odoo, SAP ou NetSuite terá encontrado mais casos extremos, construído mais padrões de integração e resolvido mais problemas de implementação do que um parceiro que implementa cinco plataformas com igual entusiasmo.

Sinais de conhecimento genuíno da plataforma: o parceiro contribui para o ecossistema ou comunidade de código aberto da plataforma, a equipe do parceiro possui certificações reconhecidas do fornecedor da plataforma, o parceiro é referenciado pelo próprio programa de parceria do fornecedor da plataforma como um implementador certificado.

Experiência no setor (peso: 20%) As implementações de ERP para empresas de manufatura são fundamentalmente diferentes das implementações para empresas de serviços profissionais, que são fundamentalmente diferentes das implementações para empresas de distribuição. Cada setor tem fluxos de trabalho, requisitos regulatórios e modelos de dados específicos que um implementador experiente entende e um inexperiente aprende em seu projeto.

Pergunte especificamente: "Quantas implementações você já fez para empresas do nosso setor? Você pode me explicar detalhadamente uma delas?" Uma resposta confiante e específica é um forte sinal positivo. Referências vagas a “indústrias similares” são um sinal de alerta.

Qualidade e estabilidade da equipe (peso: 20%) A qualidade dos membros reais da equipe que trabalharão em seu projeto é mais importante do que a qualidade da equipe de vendas ou dos apresentadores executivos da empresa. Peça para conhecer o gerente de projeto específico, o arquiteto de soluções e o consultor líder que será designado para o seu contrato antes de assinar. Revise seus currículos. Pergunte sobre a experiência deles com sua plataforma e seu setor especificamente.

Pergunte também sobre a estabilidade da equipe: qual é a taxa anual de rotatividade de pessoal da empresa? O que acontece se um membro importante da equipe sair durante o projeto? Como a empresa gerencia a continuidade do conhecimento?

Metodologia de entrega (peso: 15%) A metodologia de entrega do parceiro deve corresponder à capacidade e velocidade de tomada de decisão da sua organização. Metodologias ágeis com sprints quinzenais e revisão contínua do cliente são apropriadas para organizações que podem fornecer envolvimento ativo das partes interessadas. Metodologias estruturadas em cascata com fases definidas e processos formais de aprovação são apropriadas para organizações que precisam de cronogramas previsíveis e governança formal.

Bandeira vermelha: uma empresa que utiliza a mesma metodologia para todos os clientes, independentemente do contexto do cliente. A metodologia deve adaptar-se ao cliente e não ser aplicada de maneira uniforme.

Suporte e capacidade pós-ativação (peso: 10%) Uma implementação de ERP é um relacionamento plurianual, não um projeto. A plataforma que você implanta hoje precisará evoluir à medida que seu negócio muda. Atualizações de módulos, atualizações de versão Odoo, implantações de novos módulos e treinamento de usuários para novas contratações são necessidades contínuas. Um parceiro que consegue atender a essas necessidades de forma consistente é mais valioso do que um parceiro que vai embora após a entrada em operação.

Termos comerciais e partilha de riscos (peso: 10%) A forma como o parceiro estrutura os preços revela como eles pensam sobre a responsabilidade. Os compromissos de honorários fixos com resultados definidos sinalizam confiança nas suas estimativas e responsabilidade pelos resultados. Tempo e materiais sem teto sinalizam o oposto. As condições de pagamento limitadas por marcos (você paga conforme as entregas são aceitas) alinham os incentivos melhor do que estruturas antecipadas ou apenas para conclusão do projeto.

Etapa 2: O processo de RFP

Uma Solicitação de Proposta bem estruturada economiza tempo para você e para os parceiros que você está avaliando. Uma RFP deve ser suficientemente específica para permitir uma comparação significativa entre propostas, mas não tão prescritiva que impeça os parceiros de propor abordagens criativas.

O que incluir na RFP:

Contexto da empresa: seu setor, tamanho, faixa de receita, presença geográfica e cenário tecnológico atual. Os parceiros precisam deste contexto para definir o escopo com precisão.

Requisitos de alto nível: as áreas funcionais que você precisa (fabricação, contabilidade, RH, etc.), as integrações necessárias (com quais sistemas) e o cronograma de entrada em operação que você está almejando.

Visão geral da migração de dados: os sistemas de origem que serão migrados, uma estimativa dos volumes de registros envolvidos e os problemas de qualidade dos dados que você conhece.

Critérios de avaliação: indique explicitamente como você avaliará as propostas. Isso faz com que os parceiros abordem seus critérios reais, em vez de liderar com seu discurso padrão.

Perguntas que você precisa responder: faça perguntas específicas sobre composição da equipe, clientes de referência, metodologia e condições comerciais. Os parceiros que dão respostas vagas a questões específicas darão respostas vagas a problemas específicos durante a implementação.

O que NÃO incluir na RFP: especificações técnicas muito detalhadas, a menos que você já tenha feito uma descoberta interna completa. Os parceiros precisam fazer suas próprias descobertas para definir o escopo com precisão. Uma RFP que especifica excessivamente os requisitos técnicos geralmente produz propostas com preços de acordo com essas especificações, e não com a necessidade real do negócio.

Etapa 3: Avaliação de propostas

As propostas dizem muito sobre as capacidades reais de uma empresa, se você souber o que procurar.

Sinais fortes:

A proposta demonstra conhecimento específico do seu setor e dos desafios que o seu setor enfrenta
A proposta identifica riscos específicos do seu projeto (qualidade dos dados, gestão de mudanças, complexidade específica de integração) em vez de riscos genéricos do projeto
A equipe apresentada nomeou indivíduos com experiência relevante, e não apenas descrições genéricas de funções
O escopo é específico sobre o que está incluído e o que não está incluído (as exclusões demonstram um pensamento claro)
A metodologia é explicada com detalhes suficientes para que você possa avaliar se ela se adapta à sua organização
As referências são de implementações concluídas em seu setor, e não de projetos em andamento ou setores não relacionados

Sinais de alerta:

A proposta é claramente um modelo com personalização mínima para sua situação específica
Descrições vagas da metodologia (“usamos uma abordagem ágil”) sem detalhes específicos do processo
Descrições genéricas da equipe ("um consultor sênior e dois analistas") sem nomes específicos de indivíduos
Referências de diferentes setores ou de implementações ainda em andamento
Preços suspeitosamente baixos (geralmente indicam escopo subestimado que surgirá posteriormente como pedidos de alteração) ou suspeitosamente altos (geralmente indicam despesas gerais ou prêmio de marca que não beneficiam sua implementação)
Linguagem de "parceria" que evita compromisso com resultados ou cronogramas específicos

Etapa 4: verificações de referência

As verificações de referências são a etapa mais valiosa no processo de seleção de parceiros e a mais frequentemente enganada. Não trate as referências como uma formalidade. Trate-os como devida diligência.

Como conseguir clientes de referência úteis: Peça ao parceiro três a cinco clientes de referência semelhantes a você: mesmo setor, tamanho semelhante, escopo de implementação semelhante. Se um parceiro só puder fornecer referências de setores ou tamanhos muito diferentes, pergunte por quê.

Peça especificamente referências de clientes cujas implementações não funcionaram perfeitamente. Toda implementação encontra problemas. Referências de clientes que tiveram problemas e viram como o parceiro respondeu a esses problemas dizem mais do que referências de implementações que ocorreram perfeitamente.

Perguntas a serem feitas aos clientes de referência:

Qual foi o escopo, cronograma e orçamento originais versus o que foi realmente entregue?
Qual foi o desafio mais significativo durante a implementação e como o parceiro respondeu?
Os mesmos membros da equipe propostos realmente trabalharam na implementação?
Como era trabalhar com o parceiro quando as coisas não iam bem?
O que você faria de diferente se iniciasse esta implementação hoje?
Você contrataria esse parceiro novamente para seu próximo projeto?
Como funcionou a relação de suporte pós-go-live?

Respostas de alerta:

Qualquer referência que não responderá a perguntas específicas sobre o que deu errado
Referências que descrevem um aumento significativo no escopo sem reconhecer o papel do parceiro no gerenciamento do escopo
Referências onde a equipe real era materialmente diferente da equipe proposta
Referências que não envolveriam o parceiro novamente, mas lutam para articular o porquê

Etapa 5: A decisão finalista

Após a análise da proposta e verificações de referências, você provavelmente terá uma ou duas empresas finalistas. A decisão final deve ser tomada com base nos critérios substantivos definidos na Etapa 1, com pesos de pontuação aplicados de forma consistente.

Uma estrutura de pontuação simples:

Critério	Peso	Empresa A	Empresa B
Experiência em plataforma	25%	Pontuação 1–10	Pontuação 1–10
Experiência na indústria	20%	Pontuação 1–10	Pontuação 1–10
Qualidade da equipe	20%	Pontuação 1–10	Pontuação 1–10
Metodologia de entrega	15%	Pontuação 1–10	Pontuação 1–10
Capacidade de suporte	10%	Pontuação 1–10	Pontuação 1–10
Condições comerciais	10%	Pontuação 1–10	Pontuação 1–10
Total ponderado

Aplique os pesos e calcule as pontuações ponderadas. Em seguida, tenha uma discussão honesta sobre se as pontuações quantitativas estão alinhadas com sua intuição qualitativa – e se não, quais evidências específicas explicam a discrepância.

Evite a armadilha comum de dar peso extra ao preço na fase final. A diferença de preço entre dois parceiros finalistas é quase sempre menor do que a diferença de valor entre uma implementação bem-sucedida e uma implementação fracassada.

Sinais de alerta que devem desqualificar um parceiro

Independentemente da pontuação de um parceiro em outros critérios, certos comportamentos durante o processo de vendas devem resultar em desqualificação.

Recusando-se a nomear a equipe de entrega real: Se um parceiro não puder ou não quiser dizer quem realmente trabalhará em seu projeto antes de você assinar, ele estará ocultando um problema de pessoal ou planejando atribuir seu projeto a quem estiver disponível após a assinatura do contrato.

Prometendo um cronograma irrealisticamente curto: Se o seu projeto tiver um escopo de 20 semanas por dois outros parceiros e um parceiro disser que pode fazê-lo em 8 semanas pelo mesmo preço, eles estão subestimando o escopo ou planejando economizar. Pergunte especificamente como eles planejam alcançar o cronograma acelerado e quais compensações estão envolvidas.

Relutância em fornecer referências no setor: um parceiro que realmente fez implementações no seu setor tem referências no seu setor. Se não puderem produzi-los, não fizeram as implementações que reivindicam.

Escopo que parece corresponder ao seu orçamento e não aos seus requisitos: As propostas que se enquadram exatamente no seu orçamento declarado, independentemente do que você disse ao parceiro sobre seus requisitos, muitas vezes têm como escopo fechar o negócio, em vez de entregar o projeto. Peça ao parceiro para explicar o que especificamente está ou não incluído nessa faixa de preço.

Táticas de pressão ou urgência artificial: “Temos disponibilidade limitada e precisamos de uma decisão até sexta-feira” de uma empresa que entrou em contato com você na semana passada deve deixá-lo desconfiado, e não apressado.

Perguntas frequentes

Vale a pena contratar um consultor independente de seleção de ERP antes de escolher um parceiro de implementação?

Para implementações acima de US$ 200.000, um consultor independente de seleção de ERP (que é pago para aconselhar sobre a seleção de plataformas e parceiros, e não para implementar) pode fornecer análises objetivas valiosas e protegê-lo de ser vendido para a plataforma ou parceiro errado. O custo (normalmente entre US$ 15.000 e US$ 40.000) é pequeno em relação ao investimento total de implementação e ao custo de um projeto fracassado. Para implementações menores, o valor de um consultor independente é mais difícil de justificar, e a estrutura de critérios deste guia pode substituir a maior parte do que um consultor independente fornece.

Quantos parceiros de implementação devo convidar para o processo de RFP?

Três a cinco parceiros é o intervalo ideal para a maioria das implementações no mercado intermediário. Menos de três limita sua base de comparação. Mais de cinco cria uma sobrecarga de avaliação que é desproporcional à melhoria na qualidade da seleção. Pré-qualifique os parceiros antes de emitir a RFP: revise o site deles, confirme se são parceiros certificados para sua plataforma e faça uma breve chamada de descoberta para confirmar a adequação antes de gastar tempo em propostas formais.

O que devo priorizar: menor custo de implementação ou suporte mais forte após a entrada em operação?

A maioria das empresas investe pouco no suporte pós-entrada em operação e sobrecarrega o custo de implementação inicial. O valor total de uma implementação de ERP é realizado ao longo de cinco a dez anos, e não nos primeiros seis meses. Um parceiro com maior capacidade de suporte pós-ativação normalmente é mais valioso durante toda a duração do relacionamento do que um parceiro que economiza 15% na implementação inicial. Dito isto, ambas as dimensões são importantes – não selecione um parceiro com capacidades de implementação fracas apenas porque a sua oferta de apoio é forte.

Como devo lidar com a situação em que nosso parceiro preferencial é mais caro que o orçamento?

Três opções: negociar a redução do escopo com seu parceiro preferido para ajustar o orçamento (o que pode ser adiado para uma fase posterior?), solicitar uma conversa sobre preços com o entendimento de que você está perto de selecioná-los e o preço é o único obstáculo restante, ou ajustar o orçamento com aprovação executiva. Se nenhuma destas opções estiver disponível, a decisão de selecção deve ser tomada sobre a melhor opção disponível dentro do orçamento e não sobre a empresa que teria escolhido se o orçamento não estivesse limitado.

Devemos incluir partes interessadas internas no processo de seleção de parceiros?

Sim, seletivamente. Inclua os empresários que serão mais afetados pela implementação – normalmente os chefes das principais áreas funcionais que estão sendo implementadas (finanças, operações, RH). Exclua as partes interessadas que sejam demasiado jovens para avaliar a qualidade dos parceiros ou demasiado numerosas para tornar o processo de avaliação gerível. Uma equipe de seleção de quatro a seis pessoas com autoridade apropriada é ideal.

Próximas etapas

Se você estiver iniciando uma avaliação de parceiro de ERP, a equipe de pré-vendas da ECOSIRE oferece uma consulta gratuita de 60 minutos para revisar seus requisitos, discutir os critérios de avaliação mais relevantes para sua situação específica e fornecer uma avaliação honesta de onde a ECOSIRE se enquadra no cenário de parceiros para o seu projeto.

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How to Choose an ERP Implementation Partner