Estudo de caso: Implementação de ERP de manufatura com Odoo 19

Quando a Al-Faris Auto Components abordou a ECOSIRE no início de 2025, tinha um problema que é dolorosamente comum entre os fabricantes de médio porte: uma empresa de 22 anos que funcionava com uma colcha de retalhos de software legado, planilhas e conhecimento tribal. Seu planejamento de produção foi executado em Excel. Seu inventário era rastreado em um sistema independente que não era atualizado desde 2019. Seu software de contabilidade não poderia produzir um P&L consolidado sem um dia de trabalho manual de dados por parte da equipe financeira.

A empresa cresceu para 340 funcionários e US$ 28 milhões em receita anual, fornecendo principalmente componentes automotivos para fábricas de montagem OEM e para o mercado de reposição. Nessa escala, as ineficiências operacionais incorporadas nos seus sistemas legados não eram apenas inconvenientes — elas limitavam a capacidade da empresa de ganhar novos contratos OEM que exigiam visibilidade da produção em tempo real e processos de gestão de qualidade certificados.

Este estudo de caso documenta a implementação de dezoito semanas do Odoo 19 Enterprise que a ECOSIRE entregou para a Al-Faris, incluindo os desafios específicos encontrados, as decisões de implementação tomadas e os resultados mensuráveis ​​alcançados doze meses após a entrada em operação.

Principais conclusões

• Al-Faris entrou no ar no Odoo 19 em 18 semanas, incluindo módulos de fabricação, estoque, contabilidade, qualidade, RH e compra
• O tempo de processamento de pedidos caiu de 4,2 horas para 1,3 horas por pedido (redução de 68%)
• A variação do estoque caiu de 12,4% para 1,8% seis meses após a entrada em operação
• OEE de fabricação melhorou de 61% para 74% com visibilidade de ordem de serviço e manutenção planejada
• Fechamento de final de mês reduzido de 12 para 3 dias com lançamentos contábeis manuais automatizados e reconciliação
• A implementação entrou em operação uma semana antes do previsto e abaixo do orçamento
• Al-Faris garantiu dois novos contratos OEM pós-implementação, citando a visibilidade do sistema como um fator chave

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Histórico: Componentes automotivos Al-Faris

Al-Faris Auto Components é um fabricante com sede em Lahore de componentes automotivos usinados com precisão, principalmente peças de sistemas de freio, componentes de direção e suportes de suspensão. Fundada em 2003 pela família Chaudhry, a empresa cresceu de forma constante ao longo da década de 2010, construindo uma reputação de qualidade no mercado de reposição e, eventualmente, invadindo o fornecimento OEM em 2018.

Em 2025, a Al-Faris operava três instalações de produção no corredor industrial de Lahore com 340 funcionários, 8 centros de usinagem CNC, 4 fornos de tratamento térmico e uma linha de montagem final e inspeção de qualidade. Sua base de clientes incluía duas fábricas de montagem OEM nacionais e aproximadamente 180 distribuidores no mercado de reposição.

O negócio era lucrativo, mas cada vez mais limitado pela sua infra-estrutura tecnológica. O gerente de operações descreveu a situação sem rodeios na reunião de descoberta inicial: "Sabemos aproximadamente o que está acontecendo em nossos negócios. Nunca sabemos exatamente o que está acontecendo. Para um fornecedor OEM, aproximadamente não é suficiente."

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O estado de pré-implementação

A equipe de descoberta da ECOSIRE passou duas semanas conduzindo entrevistas estruturadas com chefes de departamento e sessões de mapeamento de processos com a equipe operacional antes de produzir a avaliação do estado atual. As descobertas ilustraram um negócio que cresceu mais rápido que seus sistemas.

Planejamento de produção: o gerente de planejamento de produção mantinha um cronograma mestre no Excel que era atualizado manualmente todas as manhãs com base em ligações telefônicas com a equipe do armazém sobre os níveis de estoque e com os supervisores de chão de fábrica sobre o status das ordens de serviço. A programação era precisa a partir das 7h e cada vez menos confiável ao meio-dia.

Gerenciamento de estoque: o sistema de estoque independente rastreava produtos acabados e matérias-primas separadamente, sem integração entre os dois. O inventário de produtos em andamento existia apenas no modelo mental do gerente de produção – não havia sistema de registro para componentes no processo de produção. As contagens de inventário físico realizadas trimestralmente revelaram variações entre 8% e 16% dos registros do sistema.

Gerenciamento de qualidade: Os registros de inspeção de qualidade foram mantidos em folhas de inspeção de papel que foram digitalizadas e arquivadas em unidades compartilhadas. As não conformidades foram rastreadas em planilha mantida pelo gerente de qualidade. O acompanhamento das ações corretivas dependia inteiramente da atenção pessoal do gerente de qualidade — não havia escalonamento automatizado ou sistema de rastreamento.

Contabilidade: A empresa executou QuickBooks para contabilidade, com dados inseridos manualmente a partir de registros de produção. A equipe financeira gastou aproximadamente 6 dias-pessoa por mês extraindo dados do QuickBooks, do sistema de estoque e das planilhas de produção para produzir um relatório gerencial mensal. O fechamento do mês demorou doze dias úteis.

Gerenciamento de compras: os pedidos dos fornecedores foram gerenciados por e-mail e uma planilha compartilhada rastreando pedidos de compra abertos. A correspondência das faturas do fornecedor com as mercadorias recebidas exigia a comparação manual da planilha do pedido com as entradas do QuickBooks – um processo que levava dois funcionários de contas a pagar aproximadamente três dias por mês.

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O Plano de Implementação

Com base na avaliação da descoberta, a ECOSIRE propôs uma implementação de dezoito semanas abrangendo seis áreas funcionais: Fabricação, Estoque, Contabilidade, Compras, Qualidade e RH. A implementação excluiu CRM e Vendas inicialmente, com uma segunda fase planejada após a estrutura operacional estar estável.

A equipe do projeto era composta por:

• Fahad Malik, Gerente de Projeto ECOSIRE
• Sarah Khan, arquiteta de soluções ECOSIRE
• Usman Ahmed, consultor funcional de manufatura da ECOSIRE
• Imran Qureshi, consultor funcional financeiro da ECOSIRE
• Asim Raza, desenvolvedor técnico ECOSIRE
• Zara Baig, especialista em controle de qualidade da ECOSIRE

A implementação foi estruturada em quatro fases com critérios de saída claros para cada transição de fase.

Fase 1 (Semanas 1–4): Fundação Configure a estrutura do banco de dados Odoo, plano de contas, configuração tributária, configurações da empresa e modelo de acesso do usuário. Entregue e valide a configuração concluída para a equipe do projeto Al-Faris. Critérios de saída: O gerente financeiro da Al-Faris aprova o mapeamento do plano de contas e o plano de saldo de abertura.

Fase 2 (semanas 5 a 10): Operações principais Configure a fabricação (BOMs, centros de trabalho, roteiros, ordens de serviço), estoque (armazéns, locais, regras de reabastecimento, rotas de várias etapas) e compras (mestre de fornecedores, fluxos de trabalho de compra, correspondência de três vias). Execução paralela com sistemas legados. Critério de saída: dez dias úteis consecutivos de operação paralela com variação inferior a 3%.

Fase 3 (Semanas 11–14): Finanças e RH Configure contabilidade (integrada com fabricação e estoque), RH (funcionários, atendimento, folha de pagamento) e módulo de qualidade (modelos de inspeção, fluxo de trabalho de não conformidade). Migração de dados de sistemas legados. Critérios de saída: teste o fechamento do mês no Odoo em relação ao QuickBooks com variação abaixo de 0,5%.

Fase 4 (Semanas 15–18): UAT e Go-Live Testes de aceitação do usuário, treinamento de usuários, planejamento de transição e suporte de entrada em operação. Critérios de saída: aprovação de todas as UAT, usuários treinados, ensaio de transição concluído.

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Principais desafios de implementação

Nenhuma implementação de ERP de manufatura funciona exatamente de acordo com o planejado. Três desafios significativos surgiram durante a implementação do Al-Faris.

Desafio 1: Complexidade da lista de materiais

A Al-Faris fabrica aproximadamente 1.200 números de peças distintos, cada um com uma lista técnica multinível que varia de acordo com a especificação do cliente. A equipe de produção manteve a documentação informal da lista técnica, mas nunca formalizou a estrutura multinível exigida pela fabricação do Odoo. O exercício de recolha e validação de dados da lista de materiais demorou duas semanas a mais do que o estimado, exigindo que o ECOSIRE comprimisse a Fase 2 reestruturando os testes paralelos para serem executados simultaneamente com a conclusão da lista de materiais, em vez de sequencialmente.

A solução da ECOSIRE: Implantar o módulo de mercado de gerenciamento avançado de BOM da ECOSIRE para lidar com o histórico de revisões de BOM e o rastreamento de alterações de engenharia, que a Al-Faris precisava de qualquer maneira. A ferramenta de importação de BOM em massa do módulo permitiu que a equipe importasse BOMs validadas de modelos Excel em vez de inserir cada BOM manualmente, economizando aproximadamente 80 horas de entrada de dados.

Desafio 2: Avaliação de estoque em andamento

Al-Faris nunca acompanhou formalmente o inventário WIP. O módulo de fabricação do Odoo cria lançamentos contábeis WIP automaticamente, mas isso exigia o estabelecimento de valores iniciais de WIP que nunca haviam sido calculados. A equipa financeira, trabalhando com o consultor financeiro da ECOSIRE, passou três dias a realizar uma avaliação física do WIP e a estabelecer saldos iniciais. O processo revelou US$ 340.000 em valor de WIP anteriormente não registrado – um ajuste contábil material que exigiu notificação do conselho.

A solução da ECOSIRE: O consultor financeiro da ECOSIRE estruturou o lançamento do saldo de abertura do WIP para cumprir os requisitos IFRS do Paquistão, trabalhou com os auditores externos da Al-Faris para validar a abordagem e documentou a metodologia para referência futura.

Desafio 3: Qualidade dos dados do sistema legado

A migração de dados de inventário do sistema autônomo revelou problemas significativos de qualidade de dados: códigos de itens duplicados, definições inconsistentes de unidades de medida e saldos de estoque que não correspondiam à contagem física mais recente. A limpeza de dados exigiu três semanas adicionais e envolveu a revisão e validação manual de aproximadamente 4.800 registros de itens pelo gerente do armazém.

Solução da ECOSIRE: A ECOSIRE forneceu um modelo estruturado de migração de dados com regras de validação que identificaram problemas durante o processo de limpeza. As três semanas adicionais foram absorvidas sem alteração de custos porque o contrato de taxa fixa incluía uma contingência de migração de dados. O desenvolvedor do ECOSIRE criou scripts de validação personalizados que reduziram a carga de trabalho de revisão manual da estimativa inicial de seis semanas para três semanas.

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Go-Live e período pós-lançamento imediato

Al-Faris foi ao ar no Odoo 19 em uma manhã de segunda-feira na semana 17 – uma semana antes do cronograma contratado. A transição do fim de semana envolveu:

• Migração final de dados de sistemas legados
• Congelamento da configuração do sistema
• Distribuição de credenciais de usuário
• Suporte ECOSIRE 24 horas no local

A primeira semana de operação revelou a categoria normal de problemas de entrada em operação: usuários revertendo para hábitos legados, casos extremos em fluxos de trabalho de fabricação que não haviam sido totalmente testados e um erro de configuração no cálculo do IVA para importações que exigia um hotfix no dia 3. Nenhum desses problemas interrompeu o projeto e todos foram resolvidos dentro do período de hipercuidado de oito semanas.

O ajuste mais significativo após a entrada em operação foi cultural e não técnico: a equipe de planejamento de produção teve que parar de usar o cronograma mestre do Excel e confiar no plano de fabricação do Odoo. Essa transição exigiu treinamento individual do consultor de produção da ECOSIRE durante as semanas 17 e 18. Na semana 19, a equipe de planejamento de produção estava usando exclusivamente o Odoo.

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Resultados 12 meses após a entrada em operação

A ECOSIRE conduziu uma análise formal dos resultados com a Al-Faris doze meses após a entrada em funcionamento. Os resultados excederam significativamente as projeções de viabilidade comercial utilizadas para justificar o investimento na implementação.

Os dois novos contratos OEM merecem atenção específica. Nas reuniões de vendas pós-implementação que levaram a esses contratos, ambas as equipes de compras OEM citaram a capacidade demonstrada da Al-Faris de fornecer status de produção em tempo real, certificações de qualidade e documentação de rastreabilidade — tudo agora disponível na Odoo — como fatores em sua decisão de seleção de fornecedores. Os contratos OEM representam aproximadamente US$ 4,2 milhões em receita incremental anual.

Retorno financeiro do investimento de implementação:

• Custo de implementação: US$ 148.000 (taxas ECOSIRE + tempo interno da Al-Faris)
• Economia operacional anual (eficiência do processo + custo reduzido de manutenção de estoque): US$ 210.000
• Contribuição incremental de receita de novos contratos OEM: US$ 4.200.000
• Período de retorno simples: 8,5 meses apenas em economias operacionais; menos de duas semanas, incluindo impacto na receita

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O que Al-Faris faria de diferente

Na revisão de doze meses, o gerente de operações da Al-Faris identificou três coisas que ele faria de forma diferente em retrospectiva:

Invista mais na adoção dos usuários mais cedo: a transição da equipe de planejamento de produção para o Odoo demorou mais do que o necessário porque o investimento em gerenciamento de mudanças estava concentrado na entrada em operação. O envolvimento anterior da equipe de planejamento da produção nas decisões de projeto do sistema teria criado propriedade e reduzido a resistência.

Iniciar a limpeza da BOM antes do início da implementação: o desafio da complexidade da BOM era previsível. A Al-Faris sabia que os dados da sua lista técnica eram informais. Se eles tivessem começado a limpar e formalizar os dados da lista técnica três meses antes do início da implementação, o impacto no cronograma teria sido eliminado.

Incluir CRM na Fase 1: a equipe de vendas da Al-Faris agora está usando uma ferramenta de CRM separada, e a falta de integração Odoo-CRM está criando atritos de coordenação. A inclusão do CRM na implementação inicial exigiria aproximadamente US$ 15.000 em custos adicionais de implementação e evitaria a complexidade de integração que eles estão gerenciando agora.

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Perguntas frequentes

Como foi alcançado o cronograma de implementação de 18 semanas para um fabricante com 340 funcionários?

O cronograma foi possível devido a três fatores: a Al-Faris tinha um forte dono de projeto interno (o gerente de operações) que estava capacitado para tomar decisões rapidamente, a ECOSIRE usou uma metodologia de implementação ágil com revisões de sprint quinzenais em vez de uma abordagem tradicional em cascata, e o escopo foi deliberadamente limitado aos módulos operacionais na Fase 1, em vez de tentar uma implementação big-bang. Escopo focado, tomada de decisão rápida e entrega iterativa são os três fatores que comprimem de forma mais confiável os cronogramas de implementação de ERP.

Como a ECOSIRE lidou com a descoberta de contabilidade WIP no meio do projeto?

Este é um cenário que a ECOSIRE encontrou em múltiplas implementações de fabricação. O contrato de honorários fixos incluía disposições para ajustes contábeis descobertos durante a migração de dados, e o envolvimento do consultor financeiro da ECOSIRE neste momento estava dentro do escopo contratado. A chave era a transparência: a ECOSIRE sinalizou imediatamente a discrepância do WIP à gestão da Al-Faris, contratou os auditores externos de forma proactiva e tratou o ajustamento como uma parte padrão do processo de migração e não como um problema excepcional.

Qual suporte contínuo a Al-Faris usa após a implementação?

Al-Faris está no plano de Apoio Prioritário da ECOSIRE, que oferece tempos de resposta de quatro horas durante o horário comercial estendido e acesso direto à equipe de implementação para questões complexas. Eles têm em média dois a três tickets de suporte por mês – principalmente perguntas de usuários e pequenos ajustes de configuração – e solicitaram dois compromissos de melhoria no primeiro ano (adicionando CRM na Fase 2 e implantando o módulo de mercado do Painel de Eficiência de Produção).

A mesma abordagem funcionaria para uma empresa não-manufatureira?

A principal metodologia de implementação é independente de plataforma: descoberta estruturada, entrega em fases, testes paralelos, aceitação controlada por marcos. O conhecimento funcional específico e os detalhes de configuração variam de acordo com o setor. A ECOSIRE implementou o Odoo para empresas de distribuição, empresas de serviços profissionais, operações de varejo e organizações de saúde usando a mesma metodologia adaptada aos requisitos de cada setor.

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Próximas etapas

Se o seu negócio de fabricação ou distribuição estiver enfrentando desafios operacionais semelhantes, comece com uma consulta gratuita de descoberta da prática de fabricação da ECOSIRE. Avaliaremos seu estado atual, compararemos suas métricas com os pontos de referência do setor e forneceremos uma imagem realista do que uma implementação Odoo pode oferecer para sua situação específica.

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