Contabilidade para Empresas de Construção: Custeio de Trabalho e WIP

A contabilidade da construção opera de acordo com regras diferentes das da maioria dos outros setores. Enquanto uma empresa de retalho regista uma venda quando um cliente paga e a receita é imediatamente apurada, uma empresa de construção assina um contrato de 5 milhões de dólares, passa 18 meses a concluí-lo e deve contabilizar receitas, custos, lucros e fluxo de caixa através de dezenas de pedidos de pagamento, ordens de alteração e retenções de retenção – nenhum dos quais segue um padrão de tempo simples.

Os dois conceitos fundamentais que todo contador de construção deve dominar são o custo do trabalho (o processo de rastrear cada dólar de custo por projeto) e a contabilidade do trabalho em andamento (WIP) (o mecanismo para reconhecer receitas e lucros à medida que os projetos avançam). Estes conceitos interagem com o fluxo de caixa de formas que podem fazer com que um empreiteiro lucrativo pareça estar a perder dinheiro – ou que uma empresa em dificuldades pareça lucrativa – se a contabilidade não for feita correctamente.

Principais conclusões

• O custo do trabalho rastreia mão de obra, materiais, subcontratados, equipamentos e despesas gerais por projeto - é a base de toda a gestão financeira da construção
• O método de porcentagem de conclusão (métodos de entrada ou saída ASC 606) é exigido para a maioria dos contratos de construção de longo prazo
• Os sobrefacturamentos (facturação superior aos custos e proveitos) são passivos; subfaturamentos (custos e ganhos superiores ao faturamento) são ativos
• O cronograma WIP é o relatório financeiro mais importante para um empreiteiro – bancos, fiadores e proprietários confiam nele
• A retenção (5–10% do valor do contrato retido) cria uma conta a receber que geralmente é cobrada 60–180 dias após a conclusão do projeto
• A alocação de custos indiretos aos empregos é essencial para uma lucratividade precisa no nível do trabalho – os custos indiretos não alocados fazem com que todos os empregos pareçam mais lucrativos do que realmente são
• Os pedidos de alteração devem ser documentados antes que os custos sejam incorridos – pedidos de alteração não aprovados criam reconhecimento de receita contestado
• A análise de variação do custo do trabalho (orçamento vs. real por categoria de custo) deve ser revisada semanalmente em projetos ativos

---

O Plano de Contas de Construção

A contabilidade da construção requer um plano de contas elaborado em torno de projetos, não apenas de departamentos. A estrutura padrão separa receitas contratuais, custos diretos de trabalho, custos indiretos (despesas gerais) e despesas gerais e administrativas.

Contas de receita:

4000 - Contract Revenue - Original Contract
4010 - Contract Revenue - Approved Change Orders
4020 - Contract Revenue - Claims (when recovery is probable)
4100 - Subcontract Revenue (on GC contracts)

Contas de custos de trabalho direto (custos que podem ser atribuídos diretamente a um projeto específico):

5000 - Direct Labour
5010 - Labour Burden (payroll taxes, benefits, workers comp)
5100 - Materials and Supplies
5200 - Subcontractors
5300 - Equipment - Owned (depreciation, maintenance)
5310 - Equipment - Rented
5400 - Architectural and Engineering Fees
5500 - Permits and Inspections
5600 - Temporary Facilities (job trailers, fencing, portable toilets)
5700 - Small Tools
5800 - Insurance - Builder's Risk (job-specific)
5900 - Bonds (project-specific performance and payment bonds)

Custos indiretos/despesas gerais (alocados aos trabalhos):

6000 - Shop and Yard Labour
6100 - Indirect Materials
6200 - Vehicle Costs - Fleet
6300 - Equipment - Common Fleet
6400 - Safety and Training
6500 - Project Management (not directly chargeable)
6600 - Estimating Department

Geral e Administrativo (NÃO alocado para cargos):

7000 - Executive Salaries
7100 - Office Salaries
7200 - Office Rent and Utilities
7300 - Accounting and Legal
7400 - Business Development
7500 - Corporate Insurance

A separação entre custos indiretos e despesas gerais e administrativas é crítica: os custos indiretos fazem parte do custo da execução dos trabalhos de construção e devem ser alocados aos projetos para uma avaliação precisa da rentabilidade. Os custos gerais e administrativos não são alocáveis ​​a projetos específicos e são contabilizados como custos do período.

---

Custeio do trabalho: a base da gestão financeira da construção

O custeio do trabalho é o processo de acumular todos os custos incorridos em um projeto específico – horas e taxas de mão de obra, compras de materiais, faturas de subcontratados, encargos de equipamentos e despesas gerais alocadas – e compará-los com os custos estimados e as receitas obtidas nesse projeto.

Configurando um sistema de custos de trabalho:

Cada projeto recebe um número de trabalho (às vezes chamado de centro de custo ou código do projeto). Cada transação de custo – pedido de compra, entrada de quadro de horários, fatura de subcontratado, registro de equipamento – deve fazer referência a um número de trabalho e a um código de custo.

Os códigos de custo fornecem granularidade dentro de um projeto. Um projeto de construção comercial pode ter códigos de custo para:

• 01-000: Requisitos gerais
• 03-000: Concreto
• 04-000: Alvenaria
• 05-000: Aço estrutural
• 06-000: Moldura de madeira
• 07-000: Proteção térmica e contra umidade
• 08-000: Portas e janelas
• 09-000: Acabamentos
• 15-000: Mecânico
• 16-000: Elétrica

Esses códigos (baseados no sistema MasterFormat do Construction Specifications Institute) permitem comparar os custos reais com os custos estimados no nível da categoria de custo – essencial para identificar onde um projeto está ultrapassando o orçamento.

Acompanhamento de mão de obra:

A mão-de-obra é normalmente o custo mais variável e mais difícil de acompanhar na construção. Cada trabalhador deve reportar diariamente suas horas por projeto e código de custo. Os supervisores devem verificar as horas semanalmente. A taxa de trabalho cobrada pelo trabalho deve incluir não apenas o salário, mas também a taxa de encargos total – impostos sobre os salários (FICA, FUTA, SUTA), seguro contra acidentes de trabalho, seguro de responsabilidade civil, benefícios de saúde e contribuições para a reforma.

Um carpinteiro de US$ 25/hora pode ter uma taxa de carga total de US$ 38 a US$ 42/hora quando todos os custos trabalhistas estão incluídos. A taxa totalmente onerada é o que entra no custo do seu trabalho, não apenas no salário.

Carregamento de equipamento:

Para equipamentos próprios, estabeleça uma taxa de cobrança interna para cada equipamento com base na depreciação, manutenção, custos operacionais e utilização esperada. Cobrar do trabalho uma taxa por hora, diária ou semanal quando o equipamento for implantado no projeto. Isso aloca o custo do equipamento ao projeto que dele se beneficia e mantém o monitoramento da lucratividade do equipamento no nível do ativo.

---

Método de porcentagem de conclusão

O método de porcentagem de conclusão (POC) é a abordagem de reconhecimento de receita necessária para a maioria dos contratos de construção de longo prazo sob ASC 606. Ele reconhece a receita e o lucro bruto proporcionais ao progresso feito no contrato durante cada período contábil.

Medindo o progresso:

ASC 606 permite medidas de entrada (custos incorridos) e medidas de saída (pesquisas de conclusão, marcos, unidades concluídas) para medir o progresso em direção à conclusão. A maioria das empresas de construção utiliza o método de entrada cost-to-cost porque é objetivo e auditável.

Porcentagem de custo sobre custo da fórmula de conclusão:

Percent Complete = Costs Incurred to Date ÷ Total Estimated Contract Costs
Revenue Earned to Date = Percent Complete × Total Contract Revenue
Revenue Earned This Period = Revenue Earned to Date − Revenue Earned in Prior Periods
Gross Profit This Period = Revenue Earned This Period − Costs Incurred This Period

Exemplo resolvido:

---

Cronograma de trabalho em andamento: o relatório mais importante do empreiteiro

O cronograma WIP compila o status de todos os projetos ativos em um único relatório que mostra receitas obtidas, custos incorridos, faturamento e a posição resultante de superfaturamento ou subfaturamento para cada projeto e no total.

Colunas de programação WIP:

Lendo o cronograma WIP:

Projetos com subfaturamento significativo podem ter problemas de fluxo de caixa – você obteve receitas, mas não as cobrou. Investigue se o faturamento está atrasado (um problema no processo de faturamento) ou se o projeto está adiantado em termos de ganhos (geralmente positivo).

Projetos com superfaturamento significativo representam valores recebidos do proprietário que excedem a receita auferida. Isto é bom se refletir cronogramas de faturamento antecipados, mas se o superfaturamento estiver crescendo em relação ao progresso do projeto, o projeto pode estar em apuros – você pode ter coletado depósitos em trabalhos que terá dificuldade para concluir com lucro.

O método de contrato concluído:

Uma alternativa à percentagem de conclusão, o método do contrato concluído reconhece todas as receitas e custos na conclusão do projeto. É mais simples, mas não oferece visibilidade de lucratividade durante o projeto e pode distorcer significativamente os resultados financeiros do período. De acordo com a ASC 606, contratos concluídos geralmente não são permitidos, exceto para contratos de curta duração (normalmente menos de 1 ano) que não ultrapassem significativamente o limite do período do relatório.

---

Superfaturamento e Subfaturamento: Tratamento de Balanço

O superfaturamento e o subfaturamento aparecem no balanço patrimonial, não na demonstração de resultados, e sua apresentação mudou de acordo com o ASC 606.

De acordo com a terminologia ASC 606:

• Superfaturamento = "Responsabilidade contratual — faturamento superior aos custos e lucros estimados" — um passivo circulante
• Subfaturamento = "Ativo do contrato — custos e ganhos estimados superiores ao faturamento" — um ativo circulante (mas condicionado ao desempenho contínuo)

Por que a distinção é importante:

O balanço patrimonial de um contratante pode ser muito diferente dependendo de suas práticas de faturamento. Um empreiteiro que antecipa consistentemente o faturamento (fatura mais do que o ganho no início dos projetos) apresentará grandes responsabilidades contratuais – estas não são patrimônio ou lucro, são obrigações de entrega de trabalho futuro. Um empreiteiro que demora a facturar (talvez porque esteja à espera da aprovação do proprietário) apresentará grandes activos contratuais – estes representam receitas auferidas ainda não facturadas.

Os agentes fiadores e os credores prestam muita atenção à relação entre os ativos contratuais e os passivos contratuais e à tendência ao longo do tempo. O rápido crescimento da subfacturação (activos contratuais) pode sinalizar uma tensão no fluxo de caixa – o empreiteiro fez o trabalho, mas ainda não pode cobrar. O rápido crescimento de superfaturamentos (responsabilidades contratuais) pode sinalizar risco de desempenho futuro.

---

Gerenciamento e contabilidade de pedidos de alteração

Pedidos de alteração (modificações no escopo original do contrato) são uma característica definidora da contratação de construção. Um grande projeto comercial pode ter centenas de pedidos de alteração ao longo de sua vida. Cada um deve ser rastreado, precificado, negociado e contabilizado corretamente.

Alterar categorias de pedidos e tratamento contábil:

Pedidos de alteração aprovados: Adicione imediatamente ao valor do contrato e ao custo estimado. Atualize a programação WIP. Reconhecer a receita proporcional ao trabalho concluído.

Pedidos de alteração pendentes – prováveis ​​e estimáveis: De acordo com a ASC 606, incluir no preço da transação se for provável que a alteração será aprovada e o valor puder ser estimado com segurança. Restringir ao valor onde não é provável uma reversão significativa da receita.

Pedidos de alteração/reivindicações contestadas: Inclua na receita apenas se: você tiver uma base legal para o direito, o valor adicional puder ser mensurado de forma confiável e a recuperação for provável. A barreira para o reconhecimento de sinistros é alta – a maioria dos empreiteiros não deve reconhecer receitas de sinistros não aprovadas.

Lançamento contábil para pedido de alteração aprovado:

Quando um pedido de alteração de US$ 50.000 é aprovado em um projeto:

• Atualize o valor do contrato e o custo estimado em seu sistema de projeto
• Nenhum lançamento contábil manual é necessário imediatamente - a receita será reconhecida por meio do cálculo do percentual de conclusão no próximo período

---

Contabilidade de retenção

Retenção (ou retenção) é a porcentagem de cada faturamento progressivo que o proprietário retém até a conclusão do projeto ou um marco definido. Normalmente de 5 a 10% do faturamento, a retenção é um componente significativo das contas a receber de um empreiteiro e uma fonte comum de estresse no fluxo de caixa.

Retenção de gravação:

Ao enviar um faturamento progressivo de US$ 100.000 com retenção de 10%:

• Débito de contas a receber - Retenção: US$ 10.000
• Débito de contas a receber — Faturamento progressivo: US$ 90.000
• Faturamento de contrato de crédito: US$ 100.000

A retenção de $ 10.000 a receber permanece em seu balanço até que o proprietário a libere. Em grandes projetos, as contas a receber retidas podem representar 10-15% do valor total do contrato — uma quantia substancial que não está disponível para operações.

Retenção em subcontratados:

Os empreiteiros normalmente retêm a mesma porcentagem de retenção dos subcontratados que os proprietários retêm deles. Isso cria uma retenção a pagar que compensa a retenção a receber. Quando o proprietário libera a retenção, o empreiteiro a libera aos subcontratados (geralmente após um breve período para verificar se não há ônus ou reclamações de defeitos).

---

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre a contabilidade de custos do trabalho e a contabilidade do projeto?

A contabilidade de custos do trabalho e a contabilidade do projeto são frequentemente usadas de forma intercambiável na construção. O custeio do trabalho enfatiza o acúmulo de custos no nível do projeto individual para acompanhamento da lucratividade. A contabilidade do projeto é mais ampla, abrangendo o custo do trabalho, além do gerenciamento de faturamento, rastreamento de pedidos de alteração, gerenciamento de subcontratos, análise de variação de cronograma e relatórios WIP. Na prática, uma contabilidade robusta da construção exige ambos: acumulação de custos ao nível do trabalho e relatórios financeiros ao nível do projecto e da empresa.

Com que frequência o cronograma WIP deve ser atualizado?

O cronograma WIP deve ser atualizado no mínimo mensalmente, coincidindo com o seu fechamento financeiro. Para projetos ativos com ciclos de faturamento frequentes, atualize-o semanalmente. O cronograma WIP é tão preciso quanto suas estimativas de custo para conclusão – essas estimativas devem ser atualizadas pelos gerentes de projeto todos os meses, e não apenas copiadas do orçamento original. Estimativas obsoletas de custo para conclusão são a fonte mais comum de imprecisão no cronograma de WIP.

Como posso contabilizar um projeto que perderá dinheiro?

Quando você determinar que um contrato resultará em perda (o custo estimado revisado excede a receita do contrato), reconheça toda a perda esperada imediatamente no período atual de acordo com a ASC 606. Esta é uma provisão de “contrato de perda”. Calcule: Perda total esperada = Receita revisada do contrato - Custo total estimado revisado. Lance a perda total esperada na demonstração de resultados como um custo de trabalho, não como uma redução de receita. Não espere que o projeto seja concluído – reconheça a perda prevista assim que ela se tornar provável.

Quais custos indiretos devem ser alocados aos empregos?

Alocar custos indiretos relacionados com a atividade de produção: custos de frota de equipamentos, mão-de-obra de oficina e estaleiro, materiais indiretos, salários de gestão de projetos (por tempo não diretamente cobrável), segurança e formação, e estimativa de custos. Não aloque custos gerais e administrativos (remuneração de executivos, despesas gerais de escritório, desenvolvimento de negócios) a empregos. Bases de alocação comuns: horas de mão de obra direta, dólares de mão de obra direta ou custo direto total. Use a mesma base de forma consistente em todos os trabalhos e documente sua metodologia.

Como devo lidar com equipamentos adquiridos para um projeto específico?

Se o equipamento for adquirido especificamente para um projeto e for vendido ou não tiver valor após a conclusão do projeto, o custo será um custo direto do trabalho. Se o equipamento for usado em vários projetos, capitalize-o como um ativo fixo, cobre de cada projeto a taxa interna do equipamento e deprecia o equipamento ao longo de sua vida útil. A depreciação flui para custos indiretos de equipamentos alocados aos projetos. Não gaste a compra de equipamentos para vários projetos diretamente em um único trabalho.

Quais informações financeiras os agentes fiadores e credores exigem dos empreiteiros?

Os agentes de fiança e credores normalmente exigem: demonstrações financeiras anuais preparadas por CPA (revisadas ou auditadas), um cronograma WIP atual com histórico de contrato concluído, um cronograma de todos os subcontratos abertos e responsabilidades do fornecedor, demonstrações financeiras pessoais dos principais diretores, lista de equipamentos com valores justos de mercado e narrativa de trabalho disponível (pipeline). A qualidade do cronograma WIP é muitas vezes o documento mais examinado – revela quão bem a gestão entende seus portfólios de projetos e se as estimativas de custo para conclusão são realistas.

---

Próximas etapas

A contabilidade da construção requer conhecimentos especializados que vão além da contabilidade geral. Sistemas de custos de trabalho, cronogramas de WIP, cálculos de porcentagem de conclusão, rastreamento de retenção e conformidade certificada da folha de pagamento para contratos governamentais, todos exigem conhecimento específico de construção que muitas vezes falta aos contadores generalistas.

A equipe de contabilidade da ECOSIRE fornece especialistas do setor de construção que entendem todo o ciclo de vida financeiro de um projeto de construção – desde o orçamento inicial e revisão do contrato até o faturamento final, cobrança de retenção e encerramento. Apoiamos empreiteiros de US$ 1 milhão a US$ 100 milhões ou mais em receita anual em contratação geral, negócios especializados e gerenciamento de construção.

Explore os serviços de contabilidade ECOSIRE para saber como nossos especialistas em contabilidade de construção podem melhorar sua visibilidade financeira, precisão de WIP e gerenciamento de fluxo de caixa.