GoHighLevel क्लाइंट ऑनबोर्डिंग: अपनी एजेंसी वर्कफ़्लो को स्वचालित करें

क्लाइंट ऑनबोर्डिंग वह जगह है जहां एजेंसियां ​​जीतती हैं या हारती हैं। एक अव्यवस्थित ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया जिसमें तीन सप्ताह लगते हैं, परिसंपत्तियों के लिए पांच अनुवर्ती ईमेल की आवश्यकता होती है, और ग्राहक को आश्चर्य होता है कि उन्होंने किसके लिए भुगतान किया है, इससे पहले कि आप एक भी परिणाम दे सकें, मंथन होता है। एक व्यवस्थित ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया जिसमें 48 घंटे लगते हैं, एक व्यापक सेवन फॉर्म की आवश्यकता होती है, और तत्काल दृश्यमान मूल्य प्रदान करती है, ऐसे ग्राहक बनाती है जो वर्षों तक बने रहते हैं और दूसरों को संदर्भित करते हैं।

अधिकांश एजेंसियाँ जानती हैं कि उनकी ऑनबोर्डिंग आवश्यकताओं पर काम किया जाना चाहिए। समस्या जागरूकता नहीं है --- यह कार्यान्वयन है। एक विश्वसनीय ऑनबोर्डिंग सिस्टम के निर्माण के लिए फॉर्म, ऑटोमेशन, टेम्प्लेट और दस्तावेज़ीकरण में अग्रिम निवेश की आवश्यकता होती है। लाभ बहुत बड़ा है: प्रत्येक नया ग्राहक एक ही प्रक्रिया का पालन करता है, कुछ भी नहीं छूटता है, आपकी टीम दोहराए जाने वाले सेटअप पर कम समय खर्च करती है, और ग्राहक पहले दिन से ही व्यावसायिकता का अनुभव करते हैं।

GoHighLevel विश्व स्तरीय ऑनबोर्डिंग सिस्टम बनाने के लिए आवश्यक हर घटक प्रदान करता है। यह मार्गदर्शिका आपको दिखाती है कि उन घटकों को एक वर्कफ़्लो में कैसे इकट्ठा किया जाए जो आपके दसवें क्लाइंट से आपके सौवें क्लाइंट तक हो।

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आपका इनटेक सिस्टम डिजाइन करना

व्यापक सेवन प्रपत्र

इनटेक फॉर्म आपके ऑनबोर्डिंग का आधार है। ग्राहक का खाता स्थापित करने के लिए आवश्यक प्रत्येक जानकारी एक सबमिशन में एकत्र की जानी चाहिए। हस्ताक्षर करने के दो सप्ताह बाद ग्राहकों से उनके Google क्रेडेंशियल का पीछा करना एक प्रक्रिया विफलता है, ग्राहक विफलता नहीं।

आवश्यक सेवन क्षेत्र:

अपने इनटेक फॉर्म को तार्किक अनुभागों में व्यवस्थित करें। व्यावसायिक जानकारी में कंपनी का नाम, वेबसाइट यूआरएल, फ़ोन नंबर, भौतिक पता, व्यावसायिक घंटे और उद्योग या क्षेत्र शामिल हैं। ब्रांडिंग परिसंपत्तियों में लोगो फ़ाइलें (उच्च रिज़ॉल्यूशन), ब्रांड रंग (हेक्स कोड), ब्रांड फ़ॉन्ट और टैगलाइन या स्लोगन शामिल हैं। एक्सेस क्रेडेंशियल में Google My Business लॉगिन, Facebook पेज एडमिन एक्सेस, वेबसाइट CMS लॉगिन, मौजूदा CRM एक्सपोर्ट (CSV), और डोमेन रजिस्ट्रार लॉगिन (DNS परिवर्तनों के लिए) शामिल हैं। सेवा-विशिष्ट जानकारी में लक्षित दर्शकों का विवरण, भौगोलिक सेवा क्षेत्र, प्राथमिक सेवाएँ या उत्पाद, औसत सौदा मूल्य, वर्तमान मासिक लीड मात्रा और वांछित मासिक लीड मात्रा शामिल है। संचार प्राथमिकताओं में पसंदीदा संपर्क विधि, कॉल के लिए उपलब्धता, समय क्षेत्र और टीम के सदस्य शामिल हैं जिन्हें प्लेटफ़ॉर्म पहुंच की आवश्यकता है।

विभिन्न सेवा पैकेजों के लिए सशर्त तर्क

प्रत्येक ग्राहक को समान जानकारी एकत्र करने की आवश्यकता नहीं होती है। चयनित सेवा पैकेज के आधार पर अनुभागों को दिखाने या छिपाने के लिए GoHighLevel के फॉर्म सशर्त तर्क का उपयोग करें।

यदि क्लाइंट ने "प्रतिष्ठा प्रबंधन" पैकेज का चयन किया है, तो समीक्षा प्लेटफ़ॉर्म लिंक, वर्तमान समीक्षा गणना और समीक्षा प्रतिक्रिया प्राथमिकताओं के लिए फ़ील्ड प्रदर्शित करें। यदि उन्होंने "लीड जेनरेशन" चुना है, तो विज्ञापन बजट, लक्ष्य सीपीए और लीड योग्यता मानदंड के लिए फ़ील्ड प्रदर्शित करें। यह ग्राहकों को अप्रासंगिक प्रश्नों का सामना करने से रोकता है और साथ ही यह सुनिश्चित करता है कि आप उनके विशिष्ट जुड़ाव के लिए आवश्यक सभी चीजें पकड़ सकें।

फॉर्म सबमिशन ऑटोमेशन

जब कोई ग्राहक इनटेक फॉर्म जमा करता है, तो तत्काल स्वचालन अनुक्रम ट्रिगर करें।

सबमिट करने पर त्वरित कार्रवाई: सभी सबमिट किए गए डेटा के साथ संपर्क रिकॉर्ड बनाएं या अपडेट करें। संपर्क को "इनटेक रिसीव्ड" चरण पर ऑनबोर्डिंग पाइपलाइन में ले जाएं। ग्राहक को रसीद स्वीकार करते हुए एक पुष्टिकरण ईमेल भेजें। आंतरिक अधिसूचना या स्लैक के माध्यम से निर्दिष्ट टीम सदस्य को सूचित करें। प्रत्येक सेटअप चरण के लिए ऑनबोर्डिंग पाइपलाइन में कार्य बनाएं। टाइम-टू-वैल्यू ट्रैकिंग के लिए सबमिशन टाइमस्टैम्प लॉग करें।

परिसंपत्ति सत्यापन स्वचालन: कुछ एजेंसियां ​​एक द्वितीयक स्वचालन का निर्माण करती हैं जो गुम महत्वपूर्ण जानकारी की जांच करती है। यदि लोगो फ़ील्ड खाली है, तो केवल लोगो के लिए अनुरोध करने वाला एक विशिष्ट अनुवर्ती ईमेल ट्रिगर करें। यदि Google My Business क्रेडेंशियल गायब हैं, तो पहुंच प्रदान करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका ट्रिगर करें। यह लक्षित अनुवर्ती सामान्य "कृपया अपना सेवन फॉर्म पूरा करें" अनुस्मारक से अधिक प्रभावी है।

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ऑनबोर्डिंग पाइपलाइन का निर्माण

पाइपलाइन चरण

आपकी ऑनबोर्डिंग पाइपलाइन यह दृश्यता प्रदान करती है कि सेटअप प्रक्रिया में प्रत्येक ग्राहक कहाँ खड़ा है। डिज़ाइन चरण जो सार्थक मील के पत्थर दर्शाते हैं, व्यक्तिगत कार्य नहीं।

अनुशंसित ऑनबोर्डिंग पाइपलाइन चरण:

स्वचालित चरण परिवर्तन

पूरी की गई कार्रवाइयों के आधार पर ग्राहकों को चरणों के बीच ले जाने के लिए ऑटोमेशन कॉन्फ़िगर करें। जब संपर्क रिकॉर्ड में सभी आवश्यक फ़ील्ड भरे जाते हैं (संपत्ति सत्यापित होती है), तो स्वचालित रूप से "खाता कॉन्फ़िगर किया गया" पर आगे बढ़ जाते हैं। जब स्नैपशॉट परिनियोजन पूरा हो जाता है और ब्रांडिंग लागू हो जाती है, तो "एकीकरण कनेक्टेड" पर आगे बढ़ें। जब ग्राहक कैलेंडर लिंक के माध्यम से अपनी ऑनबोर्डिंग कॉल बुक करता है, तो "प्रशिक्षण शेड्यूल" पर आगे बढ़ें।

स्वचालित परिवर्तन मैन्युअल चरण प्रबंधन को कम करते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि पाइपलाइन हमेशा वर्तमान वास्तविकता को प्रतिबिंबित करती है। उन चरणों के लिए मैन्युअल संक्रमण बिंदु जोड़ें जिनके लिए मानव सत्यापन की आवश्यकता होती है, जैसे यह पुष्टि करना कि एकीकरण सही ढंग से काम कर रहा है।

पाइपलाइन अधिसूचनाएँ

महत्वपूर्ण पाइपलाइन घटनाओं पर सूचनाएं कॉन्फ़िगर करें। जब कोई ग्राहक "संपत्ति सत्यापित" में प्रवेश करता है, तो खाता कॉन्फ़िगरेशन शुरू करने के लिए सेटअप विशेषज्ञ को सूचित करें। जब कोई ग्राहक 48 घंटे से अधिक समय तक किसी भी चरण में हो, तो ऑनबोर्डिंग मैनेजर को सचेत करें कि प्रक्रिया रुक रही है। जब कोई ग्राहक "ऑनबोर्डिंग पूर्ण" पर पहुंचता है, तो हैंडऑफ़ के लिए खाता प्रबंधक को सूचित करें।

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स्नैपशॉट परिनियोजन रणनीति

स्नैपशॉट में क्या शामिल है

GoHighLevel स्नैपशॉट संपूर्ण खाता टेम्पलेट हैं। तैनात होने पर, वे तुरंत सीआरएम (पाइपलाइन, कस्टम फ़ील्ड, टैग और स्मार्ट सूचियां), ऑटोमेशन (ईमेल अनुक्रम, एसएमएस फॉलो-अप, कार्य अनुस्मारक और वर्कफ़्लो ट्रिगर), फ़नल और लैंडिंग पेज (लीड कैप्चर, धन्यवाद पेज, और नियुक्ति बुकिंग), फॉर्म और सर्वेक्षण (सेवन प्रपत्र, फीडबैक सर्वेक्षण और समीक्षा अनुरोध), ईमेल और एसएमएस टेम्पलेट्स (स्वागत संदेश, अनुवर्ती अनुक्रम, और नियुक्ति अनुस्मारक), कैलेंडर (बुकिंग कॉन्फ़िगरेशन, उपलब्धता, और पुष्टिकरण संदेश), और सोशल मीडिया टेम्प्लेट (निर्धारित सामग्री के लिए पोस्ट टेम्प्लेट)।

उद्योग-विशिष्ट स्नैपशॉट लाइब्रेरी

आपके द्वारा प्रस्तावित प्रत्येक उद्योग या सेवा पैकेज के लिए स्नैपशॉट बनाएं। एक दंत चिकित्सा अभ्यास स्नैपशॉट एक रियल एस्टेट एजेंट स्नैपशॉट से मौलिक रूप से अलग है।

दंत चिकित्सा अभ्यास स्नैपशॉट में शामिल हैं: नई जांच, परामर्श बुक, उपचार की योजना और सक्रिय रोगी के चरणों के साथ एक रोगी पाइपलाइन। अपॉइंटमेंट से 48 घंटे और 24 घंटे पहले एसएमएस के साथ अपॉइंटमेंट अनुस्मारक स्वचालन। नियुक्ति के बाद समीक्षा अनुरोध वर्कफ़्लो। 6 महीने के चेकअप के कारण मरीजों के ईमेल अनुक्रम को याद करें। नए रोगी प्रवेश फार्म. वेबसाइट लैंडिंग पेज टेम्पलेट का अभ्यास करें.

रियल एस्टेट एजेंट स्नैपशॉट में शामिल हैं: प्रत्येक लेनदेन प्रकार के लिए उपयुक्त चरणों के साथ एक खरीदार और विक्रेता पाइपलाइन। मिलान की गई संपत्तियों के लिए लिस्टिंग अलर्ट स्वचालन। ओपन हाउस फॉलो-अप अनुक्रम। होम वैल्यूएशन लैंडिंग पेज. समापन के बाद प्रशंसापत्र अनुरोध वर्कफ़्लो चालू हो गया। वर्षगांठ ड्रिप अभियान (घर खरीदने की सालगिरह)।

होम सर्विसेज स्नैपशॉट में शामिल हैं: पूछताछ, अनुमान, शेड्यूल, पूर्ण और अनुवर्ती चरणों के साथ एक लीड-टू-जॉब पाइपलाइन। अनुमान अनुरोध प्रपत्र और स्वचालित पुष्टिकरण। कार्य पूर्णता समीक्षा अनुरोध स्वचालन। मौसमी सेवा अनुस्मारक अनुक्रम। आपातकालीन सेवा घंटों के बाद स्वचालन।

स्नैपशॉट अनुकूलन प्रक्रिया

स्नैपशॉट परिनियोजित करना पहला कदम है. अनुकूलन इसे ग्राहक का अपना बना देता है। स्नैपशॉट परिनियोजन के बाद आपकी सेटअप प्रक्रिया को इस क्रम का पालन करना चाहिए।

सबसे पहले, सभी प्लेसहोल्डर ब्रांडिंग (लोगो, रंग, व्यवसाय का नाम, संपर्क विवरण) बदलें। दूसरा, ग्राहक की जानकारी के लिए सभी फ़ोन नंबर और ईमेल पते अपडेट करें। तीसरा, ग्राहक के लहज़े और ऑफ़र के साथ स्वचालन सामग्री (ईमेल कॉपी, एसएमएस टेक्स्ट) को अनुकूलित करें। चौथा, ग्राहक के व्यावसायिक घंटों से मेल खाने के लिए कैलेंडर उपलब्धता को कॉन्फ़िगर करें। पांचवां, इस क्लाइंट (Google My Business, Facebook, डोमेन) के लिए विशिष्ट एकीकरण कनेक्ट करें। छठा, लाइव होने से पहले हर ऑटोमेशन और फ़नल का शुरू से अंत तक परीक्षण करें।

इस अनुकूलन चेकलिस्ट को GoHighLevel में एक कार्य टेम्पलेट के रूप में दस्तावेज़ित करें। प्रत्येक कार्य को सेटअप विशेषज्ञ को सौंपा जाता है और पूरा होने पर जाँच की जाती है।

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स्वचालित स्वागत क्रम

पहले 7 दिन

हस्ताक्षर करने के बाद पहला सप्ताह आपकी एजेंसी के प्रति ग्राहक की दीर्घकालिक धारणा को निर्धारित करता है। एक स्वचालित स्वागत क्रम यह सुनिश्चित करता है कि आपकी टीम के वर्तमान कार्यभार की परवाह किए बिना प्रत्येक ग्राहक को एक सुसंगत, पेशेवर परिचय प्राप्त हो।

दिन 0 (इनटेक फॉर्म जमा करने के तुरंत बाद):

एक स्वागत ईमेल भेजें जो पुष्टि करता है कि उनकी जानकारी प्राप्त हो गई है, उनके संपर्क के प्राथमिक बिंदु का परिचय देता है, समयरेखा के साथ आगे क्या होता है इसकी रूपरेखा देता है, और आपके ग्राहक ज्ञान आधार या एफएक्यू का लिंक शामिल करता है।

इसे संक्षिप्त रखते हुए एक स्वागत योग्य एसएमएस भेजें: "[एजेंसी का नाम] में आपका स्वागत है! हमें आपकी जानकारी मिल गई है और 48 घंटों के भीतर आपका खाता तैयार हो जाएगा। प्रश्न? यहां उत्तर दें।"

दिन 1 (अगला व्यावसायिक दिन):

उनके कॉन्फ़िगर किए गए खाते का पूर्वावलोकन दिखाने वाले एक लघु वीडियो (2-3 मिनट) के लिंक के साथ एक ईमेल भेजें। यहां तक ​​कि टेम्प्लेट खाते की स्क्रीन रिकॉर्डिंग भी उत्साह पैदा करती है और प्रगति को प्रदर्शित करती है।

तीसरा दिन:

ऑनबोर्डिंग कॉल बुकिंग लिंक भेजें। इसे इस प्रकार फ़्रेम करें "आपका प्लेटफ़ॉर्म वॉकथ्रू तैयार है --- वह समय चुनें जो काम करे।" आसान बुकिंग के लिए सीधा कैलेंडर लिंक शामिल करें।

दिन 5:

ऑनबोर्डिंग कॉल के लिए तैयारी निर्देशों के साथ "तैयार होना" ईमेल भेजें। उनसे लॉगिन क्रेडेंशियल रखने को कहें, स्वयं प्लेटफ़ॉर्म की समीक्षा करें और 3-5 प्रश्न तैयार करें।

दिन 7:

यदि ऑनबोर्डिंग कॉल बुक नहीं की गई है, तो एस्केलेशन ट्रिगर करें। खाता प्रबंधक से एक व्यक्तिगत संदेश (ईमेल या एसएमएस) भेजें। यदि 10 दिन के बाद भी कोई प्रतिक्रिया नहीं मिलती है, तो ऑनबोर्डिंग मैनेजर के लिए फ़ोन कॉल कार्य ट्रिगर करें।

ऑनबोर्डिंग के बाद का क्रम

ऑनबोर्डिंग कॉल और पहले अभियान लॉन्च के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए जुड़ाव जारी रखें कि ग्राहक प्लेटफ़ॉर्म को अपनाए।

सप्ताह 2: एक "त्वरित जीत" ईमेल भेजें जिसमें एक आसान कार्रवाई पर प्रकाश डाला जाए जिसे ग्राहक स्वतंत्र रूप से कर सकता है (उदाहरण के लिए, "हाल ही के ग्राहक को अपना पहला समीक्षा अनुरोध भेजें")।

सप्ताह 3: एक समान ग्राहक से केस स्टडी या सफलता मीट्रिक साझा करें। "हमारे दंत चिकित्सा ग्राहकों में से एक ने हमारे द्वारा आपके लिए स्थापित किए गए उसी स्वचालन का उपयोग करके अपने पहले महीने में 47 नए रोगियों से पूछताछ की।"

सप्ताह 4: एक संतुष्टि चेक-इन भेजें। एक प्रश्न पूछें: "1-10 के पैमाने पर, आप अब तक मंच पर कितने आश्वस्त हैं?" कम स्कोर (7 से नीचे) को तत्काल अनुवर्ती कार्रवाई के लिए खाता प्रबंधक के पास भेजें।

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एसओपी दस्तावेज़ीकरण

एसओपी क्यों मायने रखती है

मानक संचालन प्रक्रियाएं यह सुनिश्चित करती हैं कि आपकी ऑनबोर्डिंग गुणवत्ता इस बात पर निर्भर नहीं है कि टीम का कौन सा सदस्य सेटअप संभालता है। एसओपी जनजातीय ज्ञान को खत्म कर देते हैं, नए कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण का समय कम कर देते हैं और मामले सामने आने पर संदर्भ प्रदान करते हैं।

एसओपी टेम्पलेट संरचना

प्रत्येक एसओपी को एक सुसंगत प्रारूप का पालन करना चाहिए।

शीर्षलेख: एसओपी शीर्षक, संस्करण संख्या, अंतिम अद्यतन तिथि और स्वामी। उद्देश्य: एक वाक्य यह बताता है कि इस एसओपी में क्या शामिल है और यह क्यों मौजूद है। दायरा: यह एसओपी किन ग्राहकों, सेवाओं या परिदृश्यों पर लागू होता है। आवश्यकताएँ: शुरू करने से पहले क्या सत्य होना चाहिए (उदाहरण के लिए, "इनटेक फॉर्म पूरा हो गया है और सभी संपत्ति सत्यापित हैं")। चरण: क्रमांकित, विशिष्ट और कार्रवाई योग्य। GoHighLevel-विशिष्ट क्रियाओं के लिए स्क्रीनशॉट शामिल करें। प्रत्येक चरण अतिरिक्त संदर्भ या व्याख्या के बिना पूरा होने योग्य होना चाहिए। गुणवत्ता जांच: कैसे सत्यापित करें कि कार्य सही ढंग से किया गया है (उदाहरण के लिए, "ग्राहक के खाते से एक परीक्षण ईमेल भेजें और ब्रांडिंग डिस्प्ले को सही ढंग से सत्यापित करें")। समस्या निवारण: सामान्य मुद्दे और उनके समाधान। वृद्धि: उन समस्याओं को कब और कैसे बढ़ाया जाए जो एसओपी में शामिल नहीं हैं।

आवश्यक ऑनबोर्डिंग एसओपी

प्रत्येक महत्वपूर्ण ऑनबोर्डिंग गतिविधि के लिए एसओपी बनाएं। कम से कम, आपको उप-खाता निर्माण और स्नैपशॉट परिनियोजन, ब्रांडिंग और अनुकूलन, एकीकरण सेटअप (Google, फेसबुक, डोमेन, ईमेल), कैलेंडर और बुकिंग कॉन्फ़िगरेशन, स्वचालन परीक्षण और सक्रियण, फ़नल परिनियोजन और परीक्षण, ऑनबोर्डिंग कॉल सुविधा, और खाता प्रबंधन के लिए पोस्ट-ऑनबोर्डिंग हैंडऑफ़ के लिए एसओपी की आवश्यकता है।

एसओपी को GoHighLevel के दस्तावेज़ या सदस्यता क्षेत्र में संग्रहीत करें ताकि टीम के सदस्य प्लेटफ़ॉर्म के भीतर से उन तक पहुंच सकें। वैकल्पिक रूप से, स्पष्ट संगठन और खोज कार्यक्षमता वाले नोशन, कॉन्फ्लुएंस या Google डॉक्स जैसे टूल का उपयोग करें।

एसओपी रखरखाव

एसओपी जीवित दस्तावेज हैं। सभी ऑनबोर्डिंग एसओपी की त्रैमासिक समीक्षा शेड्यूल करें। प्रत्येक GoHighLevel प्लेटफ़ॉर्म अपडेट के बाद, सटीकता के लिए प्रभावित SOP की जाँच करें। जब आपको कोई ऑनबोर्डिंग समस्या आती है जो मौजूदा एसओपी में शामिल नहीं है, तो समाधान का दस्तावेजीकरण करें और इसे संबंधित एसओपी में जोड़ें।

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ऑनबोर्डिंग सफलता को मापना

समय-दर-मूल्य (टीटीवी)

टाइम-टू-वैल्यू सबसे महत्वपूर्ण ऑनबोर्डिंग मीट्रिक है। यह ग्राहक द्वारा अपने अनुबंध पर हस्ताक्षर करने और आपकी सेवाओं से उनके पहले मापने योग्य परिणाम का अनुभव करने के बीच की अवधि को मापता है। इसका परिणाम नए फ़नल के माध्यम से उनकी पहली लीड, उनका पहला समीक्षा अनुरोध भेजा जाना, उनकी पहली स्वचालित अपॉइंटमेंट बुकिंग, या उनकी पहली अभियान रिपोर्ट हो सकता है।

अपने सीआरएम में अनुबंध हस्ताक्षर तिथि और "प्रथम मूल्य" तिथि लॉग करके टीटीवी को ट्रैक करें। सभी ग्राहकों के औसत टीटीवी की गणना करें। फिर इसे कम करने के लिए योजनाबद्ध तरीके से काम करें।

सेवा प्रकार के अनुसार टीटीवी बेंचमार्क:

ऑनबोर्डिंग पूर्णता दर

उन ग्राहकों के प्रतिशत को ट्रैक करें जो आपके लक्षित समयसीमा के भीतर सभी ऑनबोर्डिंग चरणों को पूरा करते हैं। यदि आपका लक्ष्य 10 व्यावसायिक दिनों का है और केवल 60% ग्राहक उस विंडो के भीतर ऑनबोर्डिंग पूरा करते हैं, तो बाधा चरणों की पहचान करें।

आम बाधाओं में ग्राहक आवश्यक संपत्ति जमा नहीं कर रहे हैं (बेहतर इनटेक फॉर्म और स्वचालित अनुस्मारक के साथ हल करें), एकीकरण सेटअप विफलताएं (स्पष्ट निर्देशों और समर्पित समर्थन के साथ हल करें), और ग्राहक अपने ऑनबोर्डिंग कॉल की बुकिंग नहीं कर रहे हैं (स्वचालित शेड्यूलिंग और एस्केलेशन के साथ हल करें)।

ग्राहक संतुष्टि स्कोर

ऑनबोर्डिंग पूर्ण होने के तुरंत बाद एक संक्षिप्त संतुष्टि सर्वेक्षण भेजें। इसे 3 प्रश्नों तक रखें. आप अपने ऑनबोर्डिंग अनुभव को कैसे रेटिंग देंगे (1--10)? हम इससे बेहतर क्या कर सकते थे? क्या आप हमें किसी सहकर्मी के बारे में बताएंगे (हाँ/नहीं)?

समय के साथ औसत स्कोर और रेफरल इच्छा को ट्रैक करें। ये मेट्रिक्स किसी भी राजस्व मीट्रिक की तुलना में दीर्घकालिक प्रतिधारण की बेहतर भविष्यवाणी करते हैं।

प्रथम-90-दिवसीय प्रतिधारण

ऑनबोर्डिंग प्रभावशीलता का अंतिम उपाय अवधारण है। उन ग्राहकों के प्रतिशत को ट्रैक करें जो ऑनबोर्डिंग के बाद 30, 60 और 90 दिनों तक सक्रिय रहते हैं। यदि आप पहले 90 दिनों के भीतर 10% से अधिक ग्राहक खो देते हैं, तो आपका ऑनबोर्डिंग पर्याप्त प्रारंभिक मूल्य प्रदान नहीं कर रहा है।

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विकास के लिए स्केलिंग ऑनबोर्डिंग

बैच ऑनबोर्डिंग

जैसे-जैसे आपकी एजेंसी बढ़ती है, आप प्रति सप्ताह कई ग्राहकों को अपने साथ जोड़ सकते हैं। बैच ऑनबोर्डिंग ग्राहकों को समान चरणों में समूहित करता है और उन्हें एक साथ संसाधित करता है।

सोमवार: सभी नए प्रवेश सबमिशन की समीक्षा करें। शुक्रवार से रविवार तक प्राप्त सभी ग्राहकों की संपत्ति सत्यापित करें। मंगलवार--बुधवार: खाते कॉन्फ़िगर करें और बैच के लिए स्नैपशॉट तैनात करें। गुरुवार: ऑनबोर्डिंग कॉल आयोजित करें (प्रति दिन समर्पित समय ब्लॉक में 3-4 शेड्यूल करें)। शुक्रवार: पहले अभियान लॉन्च करें और खाता प्रबंधन को सौंप दें।

बैच प्रोसेसिंग संदर्भ-स्विचिंग को कम करती है और आपकी टीम को लय और दक्षता विकसित करने की अनुमति देती है।

स्वयं-सेवा ऑनबोर्डिंग

निचले स्तर के ग्राहकों या SaaS उत्पादों के लिए, स्वयं-सेवा ऑनबोर्डिंग प्रवाह पर विचार करें। ग्राहक साइन अप करता है, स्वचालित क्रेडेंशियल प्राप्त करता है, और एक निर्देशित सेटअप विज़ार्ड (गोहाईलेवल सदस्यता पाठ्यक्रम या कार्य पाइपलाइन के रूप में निर्मित) का पालन करता है।

स्व-सेवा ऑनबोर्डिंग में प्लेटफ़ॉर्म को समझाते हुए एक स्वागत योग्य वीडियो, चरण-दर-चरण कॉन्फ़िगरेशन चेकलिस्ट, प्रत्येक प्रमुख सुविधा के लिए पूर्व-रिकॉर्ड किए गए प्रशिक्षण वीडियो, नज संदेशों के साथ एक स्वचालित प्रगति ट्रैकर और अटक जाने पर लाइव कॉल बुक करने का विकल्प शामिल है।

स्व-सेवा ऑनबोर्डिंग का पैमाना अनंत है, लेकिन हाई-टच ऑनबोर्डिंग की तुलना में इसकी पूर्णता दर कम है। इसका उपयोग $200/माह से कम वाले खातों के लिए करें जहां व्यक्तिगत ध्यान राजस्व को उचित नहीं ठहराता है।

टीम विशेषज्ञता

जैसे-जैसे आपकी टीम बढ़ती है, भूमिकाओं में विशेषज्ञता हासिल करें। एक इंटेक विशेषज्ञ फॉर्म की समीक्षा और परिसंपत्ति सत्यापन का काम संभालता है, सेटअप में जाने से पहले पूर्णता सुनिश्चित करता है। एक तकनीकी विशेषज्ञ खाता कॉन्फ़िगरेशन, स्नैपशॉट परिनियोजन, एकीकरण कनेक्शन और परीक्षण संभालता है। एक ऑनबोर्डिंग ट्रेनर प्रशिक्षण कॉल आयोजित करता है, कस्टम वॉकथ्रू रिकॉर्ड करता है, और ग्राहक योग्यता सुनिश्चित करता है। एक खाता प्रबंधक हैंडऑफ़ प्राप्त करता है, पहला अभियान लॉन्च करता है, और चल रहे रिश्ते का मालिक होता है।

विशेषज्ञता प्रत्येक चरण में गुणवत्ता और गति बढ़ाती है क्योंकि टीम के सदस्य अपने विशिष्ट कार्य में गहरी विशेषज्ञता विकसित करते हैं।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्लाइंट ऑनबोर्डिंग में कितना समय लगना चाहिए?

इनटेक फॉर्म जमा करने से लेकर पहले अभियान के लाइव होने तक 5-10 कार्यदिवसों का लक्ष्य रखें। प्रतिष्ठा प्रबंधन और बुनियादी सीआरएम सेटअप 3-5 दिनों में पूरा किया जा सकता है। एकाधिक एकीकरणों, फ़नल और स्वचालन अनुक्रमों के साथ पूर्ण मार्केटिंग सुइट ऑनबोर्डिंग में 10-14 दिन लग सकते हैं। मुख्य बात बिक्री प्रक्रिया के दौरान स्पष्ट अपेक्षाएं निर्धारित करना है ताकि ग्राहक हस्ताक्षर करने से पहले समयसीमा जान सकें।

यदि ग्राहक अपना प्रवेश फॉर्म जमा नहीं करता है तो क्या होगा?

एक स्वचालित अनुस्मारक अनुक्रम बनाएँ। इंटेक फॉर्म भेजने के 24 घंटे, 72 घंटे और 7 दिन पर रिमाइंडर भेजें। बिना सबमिशन के 7 दिनों के बाद, व्यक्तिगत फ़ोन कॉल पर आगे बढ़ें। यदि कोई ग्राहक इंटेक फॉर्म को पूरा करने में 15 मिनट का समय नहीं लगा पाता है, तो यह भविष्य में जुड़ाव की समस्याओं का एक प्रमुख संकेतक है। कुछ एजेंसियां ​​बिलिंग चक्र शुरू करने के लिए इनटेक फॉर्म को पूरा करना एक शर्त बनाती हैं।

एक व्यक्ति एक साथ कितने ग्राहकों को अपने साथ जोड़ सकता है?

एक समर्पित ऑनबोर्डिंग विशेषज्ञ आमतौर पर व्यवस्थित प्रक्रियाओं और स्नैपशॉट का उपयोग करके 8-12 समवर्ती ऑनबोर्डिंग को संभाल सकता है। सिस्टम के बिना, गुणवत्ता प्रभावित होने से पहले संख्या घटकर 3-4 रह जाती है। सीमित कारक आमतौर पर ऑनबोर्डिंग कॉल शेड्यूल होता है --- एक विशेषज्ञ ऊर्जा और ध्यान में गिरावट से पहले प्रति दिन 3-4 गुणवत्ता प्रशिक्षण कॉल आयोजित कर सकता है।

क्या मुझे ऑनबोर्डिंग के लिए अलग से शुल्क लेना चाहिए?

कई एजेंसियां ​​घर्षण को कम करने के लिए अपने मासिक शुल्क में बुनियादी ऑनबोर्डिंग को शामिल करती हैं। प्रीमियम या जटिल सेटअप (कस्टम एकीकरण, डेटा माइग्रेशन, व्यापक प्रशिक्षण) के लिए, $500--$2,500 का एकमुश्त सेटअप शुल्क लें। यह शुल्क फ्रंट-लोडेड प्रयास की भरपाई करता है और ग्राहक को संकेत देता है कि सेटअप प्रक्रिया का वास्तविक मूल्य है। यदि ग्राहक 6-12 महीने का अनुबंध करता है तो कुछ एजेंसियां ​​सेटअप शुल्क पर छूट की पेशकश करती हैं।

ग्राहक संपत्ति संग्रह को संभालने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?

फ़ाइल अपलोड फ़ील्ड के साथ एक व्यापक इनटेक फॉर्म का उपयोग करें। संवेदनशील क्रेडेंशियल्स (Google लॉगिन, फेसबुक एक्सेस) के लिए, GoHighLevel के सुरक्षित फॉर्म फ़ील्ड का उपयोग करें या अनुरोध करें कि क्लाइंट प्लेटफ़ॉर्म के मूल टूल के माध्यम से एक्सेस साझा करें (उदाहरण के लिए, पासवर्ड साझा करने के बजाय फेसबुक पेज व्यवस्थापक भूमिका प्रदान करना)। क्लाइंट पासवर्ड को कभी भी सादे टेक्स्ट में संग्रहीत न करें। बड़ी फ़ाइल स्थानांतरण (उच्च-रिज़ॉल्यूशन संपत्ति, ब्रांड गाइड) के लिए, साझा Google ड्राइव या ड्रॉपबॉक्स फ़ोल्डर का उपयोग करें।

जैसे-जैसे मैं आगे बढ़ता हूं, मैं ऑनबोर्डिंग गुणवत्ता कैसे बनाए रखूं?

एसओपी, चेकलिस्ट और नियमित ऑडिट। अपनी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के हर चरण का दस्तावेज़ीकरण करें। पाइपलाइन चरणों को आगे बढ़ाने से पहले प्रत्येक ग्राहक के लिए पूरी की जाने वाली गुणवत्ता जांच सूची बनाएं। ऑनबोर्डिंग मेट्रिक्स (टीटीवी, पूर्णता दर, संतुष्टि स्कोर) की साप्ताहिक समीक्षा करें। गुणवत्ता स्थिरता के लिए एक वरिष्ठ टीम सदस्य से प्रति माह 2-3 पूर्ण ऑनबोर्डिंग का ऑडिट कराएं।

क्या मैं संपूर्ण ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को स्वचालित कर सकता हूं?

आप 70-80% ऑनबोर्डिंग को स्वचालित कर सकते हैं: सेवन संग्रह, पुष्टिकरण संदेश, स्नैपशॉट परिनियोजन, स्वागत अनुक्रम, कॉल शेड्यूलिंग और प्रगति ट्रैकिंग। शेष 20-30% में मानवीय निर्णय की आवश्यकता होती है: परिसंपत्ति सत्यापन, एकीकरण समस्या निवारण, व्यक्तिगत प्रशिक्षण और गुणवत्ता आश्वासन। हर चीज़ को स्वचालित करने का प्रयास एक सामान्य अनुभव उत्पन्न करता है जो अधिकांश एजेंसियों द्वारा चाही जाने वाली प्रीमियम स्थिति को कमज़ोर कर देता है।

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व्यावसायिक ऑनबोर्डिंग समाधान

एक स्केलेबल ऑनबोर्डिंग सिस्टम का निर्माण एक ऐसा निवेश है जो आपके द्वारा जोड़े जाने वाले प्रत्येक ग्राहक के साथ जुड़ता है। जो एजेंसियां ​​सबसे तेजी से बढ़ती हैं वे वे हैं जो पहले व्यवस्थित होती हैं और बाद में बेचती हैं।

ECOSIRE की GoHighLevel सेवाएं क्लाइंट प्रक्रियाओं के लिए एजेंसी सेटअप और ऑनबोर्डिंग, वर्कफ़्लो ऑटोमेशन और CRM पाइपलाइन डिज़ाइन में विशेषज्ञ हैं जो संरचित ऑनबोर्डिंग प्रवाह का समर्थन करती हैं।

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आपकी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया आपका पहला उत्पाद है। इससे पहले कि कोई ग्राहक किसी अभियान परिणाम, लीड रिपोर्ट या राजस्व वृद्धि को देखे, वे आपके जुड़ाव का अनुभव करते हैं। इसे असाधारण बनाएं, इसे सुसंगत बनाएं और इसे तेज़ बनाएं। जो एजेंसियाँ ऑनबोर्डिंग में महारत हासिल करती हैं, वे न केवल ग्राहकों को बनाए रखती हैं --- वे हर नए ग्राहक को एक रेफरल स्रोत में बदल देती हैं।