Payroll Processing: Setup, Compliance, and Automation

पेरोल एक व्यवसाय में सबसे परिचालन रूप से महत्वपूर्ण और सबसे कानूनी रूप से विनियमित कार्यों में से एक है। कर्मचारी सटीक, समय पर वेतन पर निर्भर रहते हैं। संघीय और राज्य सरकारों को सटीक कर रोक, समय पर जमा और सटीक रिपोर्टिंग की आवश्यकता होती है। और पेरोल त्रुटियों के लिए दंड - आईआरएस ट्रस्ट फंड रिकवरी पेनल्टी से लेकर राज्य वेतन उल्लंघन वर्ग कार्रवाइयों तक - छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए अस्तित्वगत हो सकता है।

अच्छी खबर यह है कि पेरोल स्वचालन ने सभी आकार के व्यवसायों के लिए अनुपालन को नाटकीय रूप से अधिक सुलभ बना दिया है। चुनौती आपके पेरोल सिस्टम को सही ढंग से कॉन्फ़िगर और सत्यापित करने के लिए नियमों को अच्छी तरह से समझने की है। स्वचालन जो लगातार गलत मात्रा को संसाधित करता है वह मैन्युअल पेरोल से भी बदतर है - त्रुटियाँ बढ़ती हैं, और वे बड़े पैमाने पर बढ़ती हैं।

मुख्य बातें

• श्रमिक वर्गीकरण (कर्मचारी बनाम स्वतंत्र ठेकेदार) सबसे परिणामी पेरोल निर्णय है - गलत वर्गीकरण से कर, जुर्माना और कानूनी दायित्व बनता है
• संघीय पेरोल कर: कर्मचारी भाग (6.2% सामाजिक सुरक्षा + 1.45% मेडिकेयर) नियोक्ता से मेल खाता है और अधिक कमाई करने वालों के लिए 0.9% अतिरिक्त मेडिकेयर टैक्स
• FUTA (संघीय बेरोजगारी कर): प्रति कर्मचारी वेतन के पहले $7,000 पर 6%, राज्य बेरोजगारी करों का भुगतान करने वाले राज्यों के लिए FUTA क्रेडिट के साथ घटाकर 0.6% कर दिया गया
• आपकी लुकबैक अवधि के आधार पर पेरोल कर जमा अर्ध-साप्ताहिक या मासिक किया जाना चाहिए - अगले दिन की जमा राशि $100,000 से अधिक के पेरोल के लिए लागू होती है
• सीसीपीए के तहत गार्निशमेंट (बाल सहायता, कर लेवी, छात्र ऋण गार्निशमेंट) में सख्त संघीय प्राथमिकता और गणना नियम हैं
• वर्ष के अंत: W-2s और 1099-NEC को कर्मचारियों/ठेकेदारों को 31 जनवरी तक वितरित किया जाना चाहिए; 31 जनवरी तक एसएसए/आईआरएस के पास दाखिल किया जाए
• राज्य पेरोल कर: बेरोजगारी बीमा (एसयूआई), राज्य आयकर रोक, और राज्य विकलांगता बीमा राज्य के अनुसार अलग-अलग होते हैं
• पेरोल ऑटोमेशन प्लेटफ़ॉर्म: गुस्टो, एडीपी, पेचेक्स, क्विकबुक पेरोल और रिपलिंग $0-$10M राजस्व से अधिकांश व्यावसायिक ज़रूरतों को पूरा करते हैं

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कार्यकर्ता वर्गीकरण: फाउंडेशन

इससे पहले कि आप एकल पेरोल की प्रक्रिया करें, आपको आपके व्यवसाय के लिए काम करने वाले प्रत्येक व्यक्ति को सही ढंग से वर्गीकृत करना होगा। आईआरएस और श्रम विभाग विभिन्न परीक्षणों का उपयोग करते हैं, और राज्य अपने स्वयं के मानक जोड़ते हैं (कैलिफ़ोर्निया का AB5 सबसे अधिक प्रतिबंधात्मक है)।

कर्मचारियों के लिए आईआरएस सामान्य कानून परीक्षण:

एक रोजगार संबंध तब मौजूद होता है जब आपको न केवल यह नियंत्रित करने का अधिकार होता है कि क्या काम किया जाता है बल्कि यह कैसे किया जाता है। मुख्य कारकों का मूल्यांकन किया गया:

• व्यवहार नियंत्रण (क्या आप यह नियंत्रित करते हैं कि वे कैसे काम करते हैं, न कि केवल परिणाम?)
• वित्तीय नियंत्रण (क्या उनके पास उपकरणों में महत्वपूर्ण निवेश है, वे कई ग्राहकों के लिए काम करते हैं, लाभ या हानि का एहसास कर सकते हैं?)
• रिश्ते का प्रकार (लिखित अनुबंध, लाभ, रिश्ते की स्थायित्व, क्या काम आपके व्यवसाय का अभिन्न अंग है)

कोई भी एक कारक निर्धारक नहीं है - आईआरएस परिस्थितियों की समग्रता को देखता है। अनिश्चित होने पर, आईआरएस निर्धारण के लिए फॉर्म एसएस-8 दाखिल करें।

स्वतंत्र ठेकेदार संकेतक:

अपने स्वयं के घंटे निर्धारित करते हैं, अपने स्वयं के स्थान से काम करते हैं, अपने स्वयं के उपकरणों का उपयोग करते हैं, एक साथ कई ग्राहकों के लिए काम करते हैं, परियोजना कार्य के लिए आपको चालान देते हैं (समय नहीं), एक अलग व्यवसाय इकाई रखते हैं, यदि परियोजना खराब हो जाती है तो वित्तीय नुकसान का जोखिम उठाते हैं।

गलत वर्गीकरण के परिणाम:

यदि आईआरएस निर्धारित करता है कि एक स्वतंत्र ठेकेदार वास्तव में एक कर्मचारी था, तो नियोक्ता का बकाया है: नियोक्ता का एफआईसीए का हिस्सा (7.65%), कर्मचारी का एफआईसीए का हिस्सा (7.65%), संघीय आय कर जो कर्मचारी को रोकना चाहिए था, राज्य कर, और कर्मचारी को मिलने वाले लाभ (यदि लागू हो)। साथ ही जुर्माना और ब्याज. ट्रस्ट फंड रिकवरी पेनल्टी (टीएफआरपी) व्यवसाय मालिकों को कर्मचारी के करों के हिस्से के लिए व्यक्तिगत रूप से उत्तरदायी बना सकती है - यह दिवालियापन में गायब नहीं होती है।

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पेरोल सेटअप: खातों और वर्गीकरण का चार्ट

वेतन संबंधी खाते:

Payroll Expenses
  6000 - Salaries and Wages - Salaried
  6010 - Wages - Hourly
  6020 - Overtime Wages
  6030 - Commissions
  6040 - Bonuses
  6050 - Vacation Pay
  6060 - Sick Pay

Payroll Tax Expenses (employer portions)
  6100 - FICA - Social Security (employer 6.2%)
  6110 - FICA - Medicare (employer 1.45%)
  6120 - FUTA (0.6%)
  6130 - SUTA (state unemployment - varies)
  6140 - State Disability Insurance (where applicable)

Payroll Liabilities (balances until deposited)
  2100 - Federal Income Tax Withholding Payable
  2110 - FICA - Social Security Withholding Payable
  2120 - FICA - Medicare Withholding Payable
  2130 - FUTA Payable
  2140 - State Income Tax Withholding Payable
  2150 - SUTA Payable
  2160 - Health Insurance Employee Premiums Payable
  2170 - 401(k) Employee Contributions Payable
  2180 - Garnishments Payable
  2190 - Net Pay Payable (pre-ACH clearance)

पेरोल जर्नल प्रविष्टि उदाहरण:

$10,000 सकल पेरोल के लिए:

• डेबिट वेतन और मजदूरी: $10,000
• डेबिट नियोक्ता FICA (SS): $620
• डेबिट नियोक्ता FICA (मेडिकेयर): $145
• डेबिट फ़ुटा: $60 (योग्य वेतन पर 0.6%)
• डेबिट SUTA: $270 (उदाहरण 3% दर)
• देय क्रेडिट संघीय आयकर रोक: $1,500
• क्रेडिट कर्मचारी FICA SS देय: $620
• क्रेडिट कर्मचारी FICA मेडिकेयर देय: $145
• देय क्रेडिट राज्य आयकर रोक: $350
• देय क्रेडिट स्वास्थ्य बीमा कर्मचारी प्रीमियम: $200
• क्रेडिट 401(के) कर्मचारी योगदान देय: $500
• क्रेडिट नेट देय भुगतान (बैंक): $6,685

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संघीय पेरोल कर: दरें और नियम (2026)

सामाजिक सुरक्षा कर:

• कर्मचारी दर: सामाजिक सुरक्षा वेतन आधार तक वेतन पर 6.2% (2026 के लिए $176,100 - मुद्रास्फीति के लिए सालाना समायोजित)
• नियोक्ता दर: 6.2% (मिलान)
• वेतन आधार से अधिक वेतन पर कोई सामाजिक सुरक्षा कर नहीं

चिकित्सा कर:

• कर्मचारी दर: सभी वेतन पर 1.45% (कोई सीमा नहीं)
• नियोक्ता दर: 1.45% (मिलान)
• अतिरिक्त चिकित्सा कर: $200,000 (एकल/एमएफएस फाइलर) या $250,000 (संयुक्त फाइलर) से अधिक वेतन पर 0.9%। नियोक्ता कर्मचारी का वेतन $200,000 से अधिक रोकता है लेकिन अतिरिक्त 0.9% से मेल नहीं खाता है।

संघीय बेरोजगारी कर (FUTA):

• सकल दर: प्रत्येक कर्मचारी के वेतन के पहले $7,000 पर 6.0%
• FUTA क्रेडिट: समय पर राज्य बेरोजगारी कर भुगतान के लिए 5.4% क्रेडिट
• शुद्ध FUTA दर: अधिकांश नियोक्ताओं के लिए 0.6% = प्रति वर्ष अधिकतम $42 प्रति कर्मचारी
• क्रेडिट कटौती में कहा गया है: यदि किसी राज्य ने संघीय बेरोजगारी निधि से उधार लिया है और चुकाया नहीं है, तो क्रेडिट प्रति वर्ष 0.3% कम हो जाता है। क्रेडिट कटौती की स्थिति के लिए प्रत्येक वर्ष आईआरएस अनुसूची ए (फॉर्म 940) की जाँच करें।

संघीय आयकर रोकना:

इनके आधार पर रोक: कर्मचारी का फॉर्म डब्लू-4 (फाइलिंग स्थिति, समायोजन, अतिरिक्त रोक), लागू वेतन ब्रैकेट टेबल (आईआरएस प्रकाशन 15-टी), और पेरोल अवधि (साप्ताहिक, द्विसाप्ताहिक, मासिक)। जब भी कोई कर्मचारी नया W-4 सबमिट करता है तो विदहोल्डिंग की पुनर्गणना की जानी चाहिए।

W-4 अपडेट (2020+ प्रारूप):

2020 में पुनः डिज़ाइन किए गए W-4 ने विदहोल्डिंग भत्ते को समाप्त कर दिया। कर्मचारी अब प्रदान करते हैं: दाखिल करने की स्थिति, चाहे उनके पास कई नौकरियां हों, आश्रितों का दावा हो, मानक से परे कटौती, और कोई अतिरिक्त रोक हो। कर्मचारियों को केवल इसलिए नया W-4 जमा करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि फॉर्म बदल गया है - 2020 से पहले के W-4 वैध रहेंगे।

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पेरोल कर जमा

आईआरएस के लिए नियोक्ताओं को EFTPS (इलेक्ट्रॉनिक फेडरल टैक्स पेमेंट सिस्टम) के माध्यम से रोके गए संघीय आय कर, कर्मचारी FICA और नियोक्ता FICA को जमा करने की आवश्यकता होती है। जमा कार्यक्रम आपकी लुकबैक अवधि पर निर्भर करते हैं।

देखने की अवधि:

लुकबैक अवधि पिछले वर्ष के 30 जून को समाप्त होने वाली 12 महीने की अवधि है। लुकबैक अवधि के दौरान आपकी कुल संघीय पेरोल कर देयता अगले कैलेंडर वर्ष के लिए आपकी जमा अनुसूची निर्धारित करती है।

मासिक जमाकर्ता:

यदि आपकी कुल लुकबैक अवधि देनदारी $50,000 या उससे कम थी, तो आप एक मासिक जमाकर्ता हैं। अगले महीने की 15 तारीख तक सभी पेरोल कर जमा करें। उदाहरण के लिए, जनवरी का पेरोल कर 15 फरवरी को देय है।

अर्ध-साप्ताहिक जमाकर्ता:

यदि आपकी कुल लुकबैक अवधि देनदारी $50,000 से अधिक है, तो आप अर्ध-साप्ताहिक जमाकर्ता हैं। बुधवार, गुरुवार या शुक्रवार को भुगतान किए गए वेतन पर कर अगले बुधवार तक देय होगा। शनिवार, रविवार, सोमवार या मंगलवार को भुगतान किए गए वेतन पर कर अगले शुक्रवार तक देय होगा।

अगले दिन जमा नियम:

जमा अनुसूची के बावजूद, यदि आप किसी भी दिन पेरोल कर देनदारी में $100,000 या अधिक जमा करते हैं, तो इसे अगले बैंकिंग दिवस तक जमा करें।

FUTA जमा:

यदि तिमाही के दौरान संचित FUTA देनदारी $500 से अधिक हो जाती है, तो FUTA त्रैमासिक जमा किया जाता है। तिमाही समाप्ति के बाद महीने के अंतिम दिन (30 अप्रैल, 31 जुलाई, 31 अक्टूबर, 31 जनवरी) तक जमा करें।

देर से जमा करने या चूकने पर जुर्माना:

ट्रस्ट फंड रिकवरी पेनल्टी (टीएफआरपी) - एफआईसीए के कर्मचारी के हिस्से और रोके गए आयकर पर लागू - किसी भी जिम्मेदार व्यक्ति (व्यवसाय के मालिक, अधिकारी, पेरोल प्रबंधक) के खिलाफ व्यक्तिगत रूप से मूल्यांकन किया जा सकता है जो जानबूझकर इन करों को इकट्ठा करने या जमा करने में विफल रहता है।

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राज्य पेरोल कर

प्रत्येक राज्य का अपना पेरोल कर परिदृश्य होता है। प्रमुख राज्य कर हैं:

राज्य आयकर रोक:

41 राज्यों में आवश्यक (अलास्का, फ्लोरिडा, नेवादा, न्यू हैम्पशायर, साउथ डकोटा, टेनेसी, टेक्सास, वाशिंगटन, व्योमिंग में कोई आयकर नहीं है)। प्रत्येक राज्य अपनी स्वयं की रोक तालिकाओं और फॉर्म (संघीय W-4 के बराबर) का उपयोग करता है। बहु-राज्य कर्मचारियों (जो एक राज्य में रहते हैं और दूसरे में काम करते हैं) को सावधानीपूर्वक विश्लेषण की आवश्यकता होती है कि किस राज्य की रोक लागू होती है - राज्यों के कुछ पड़ोसियों के साथ पारस्परिक समझौते होते हैं।

राज्य बेरोजगारी बीमा (एसयूआई):

सभी राज्यों में आवश्यक. नई नियोक्ता दरें आम तौर पर पहले $10,000-$40,000 वेतन पर 2-4% होती हैं (राज्य के अनुसार भिन्न होती हैं)। आपकी अनुभव रेटिंग (दावा इतिहास) के आधार पर दरें सालाना समायोजित होती हैं। राज्य कार्यबल एजेंसी के साथ त्रैमासिक एसयूआई दाखिल करें।

राज्य विकलांगता बीमा (एसडीआई):

कैलिफ़ोर्निया, हवाई, न्यू जर्सी, न्यूयॉर्क, प्यूर्टो रिको और रोड आइलैंड को राज्य विकलांगता बीमा की आवश्यकता है। आम तौर पर कर्मचारी को पेरोल कटौती के माध्यम से वित्त पोषित किया जाता है, जिसमें कुछ नियोक्ता योगदान की आवश्यकता होती है। $153,164 (2026) तक के वेतन पर कैलिफ़ोर्निया एसडीआई 0.9% है, जिसमें कोई नियोक्ता मैच नहीं है।

वैतनिक पारिवारिक अवकाश अंशदान:

कैलिफ़ोर्निया, कनेक्टिकट, मैसाचुसेट्स, न्यू जर्सी, न्यूयॉर्क, ओरेगन और वाशिंगटन ने कर्मचारी और/या नियोक्ता पेरोल योगदान के माध्यम से वित्तपोषित पारिवारिक अवकाश कार्यक्रमों का भुगतान किया है। दरें और सीमाएँ सालाना बदलती रहती हैं।

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सजावट: संघीय नियम और प्रसंस्करण

वेतन गार्निशमेंट किसी कर्मचारी के वेतन से अदालत द्वारा आदेशित या एजेंसी द्वारा आदेशित कटौती है। संघीय कानून (उपभोक्ता क्रेडिट संरक्षण अधिनियम) अधिकतम सजावट सीमा निर्धारित करता है; कई राज्यों में सख्त सीमाएँ हैं।

बाल सहायता सजावट:

सजावट के बीच सर्वोच्च प्राथमिकता। अधिकतम रोक: यदि कर्मचारी दूसरे परिवार का भरण-पोषण करता है तो डिस्पोजेबल कमाई का 50%, यदि नहीं तो 60%। यदि बकाया 12 सप्ताह से अधिक पीछे है तो प्रत्येक सीमा में 5% जोड़ें। प्रयोज्य आय = सकल वेतन घटाकर कानूनी रूप से आवश्यक कटौतियाँ (कर, सामाजिक सुरक्षा, चिकित्सा, अनिवार्य राज्य कटौतियाँ)।

बाल सहायता रोक आदेश में राशि निर्दिष्ट होती है, और नियोक्ता को प्राप्ति के तुरंत बाद रोक लगाना शुरू कर देना चाहिए। सीधे संरक्षक माता-पिता को नहीं, बल्कि राज्य संवितरण इकाई को भेजें।

कर शुल्क (आईआरएस या राज्य):

बाल सहायता के बाद आईआरएस लेवी को प्राथमिकता दी जाती है। जो राशि लगाई जा सकती है वह प्रकाशन 1494 तालिकाओं पर आधारित है (जो कर्मचारी की फाइलिंग स्थिति और छूट की संख्या को ध्यान में रखती है)। बाल सहायता के विपरीत, लेवी राशि की गणना तालिकाओं से प्रत्येक भुगतान अवधि के रूप में की जाती है, न कि किसी ऑर्डर से एक फ्लैट डॉलर राशि के रूप में।

छात्र ऋण गार्निशमेंट:

प्रयोज्य आय का अधिकतम 15%। बाल सहायता और कर शुल्क की तुलना में कम प्राथमिकता।

उपभोक्ता ऋण लाभ:

प्रयोज्य आय का अधिकतम 25% या वह राशि जिसके द्वारा प्रयोज्य आय संघीय न्यूनतम वेतन ($7.25/घंटा × 30 = $217.50/सप्ताह) से 30 गुना अधिक हो, जो भी कम हो।

नियोक्ता प्रशासनिक शुल्क:

कुछ राज्य नियोक्ताओं को गार्निशमेंट के प्रसंस्करण के लिए कर्मचारी से एक छोटा प्रशासनिक शुल्क लेने की अनुमति देते हैं (आमतौर पर $1-$5 प्रति कटौती)। राज्य के कानून की जाँच करें.

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साल के अंत में पेरोल अनुपालन

W-2 की तैयारी और फाइलिंग:

फॉर्म W-2 प्रत्येक कर्मचारी के लिए वार्षिक वेतन, टिप्स और कर कटौती की रिपोर्ट करता है। फाइलिंग और वितरण की समय सीमा:

• कर्मचारियों को वितरण: 31 जनवरी
• सामाजिक सुरक्षा प्रशासन (एसएसए) के पास फाइल: 31 जनवरी (10+ फॉर्म के लिए इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग आवश्यक)
• राज्य प्रतियां: राज्य के अनुसार अलग-अलग होती हैं, आमतौर पर 31 जनवरी

W-2 बॉक्स जो सामान्यतः त्रुटियों का कारण बनते हैं:

• बॉक्स 12: 401(के) योगदान (डी), एचएसए नियोक्ता योगदान (डब्ल्यू), $50,000 से अधिक समूह अवधि जीवन (सी), और गैर-योग्य आस्थगित मुआवजे (वाई/जेड) के लिए सही कोड का उपयोग करें।
• बॉक्स 14: कर्मचारी शैक्षिक सहायता, संघ बकाया, राज्य विकलांगता बीमा
• बॉक्स 3/4 बनाम बॉक्स 5/6: जब कर-पूर्व लाभ सामाजिक सुरक्षा/मेडिकेयर वेतन को कम कर देते हैं तो सामाजिक सुरक्षा वेतन बनाम मेडिकेयर वेतन अलग-अलग होते हैं।

स्वतंत्र ठेकेदारों के लिए 1099-एनईसी:

जिस किसी को भी आपने कर वर्ष में सेवाओं (उत्पाद खरीद नहीं) के लिए $600 या अधिक का भुगतान किया है, जो निगम नहीं है, उसे 1099-एनईसी प्राप्त करना होगा। ठेकेदारों को वितरण: 31 जनवरी। आईआरएस के पास फ़ाइल: 31 जनवरी।

पेरोल समाधान:

वर्ष के अंत से पहले, अपने पेरोल रिकॉर्ड का मिलान करें:

• आपके पेरोल सिस्टम के अनुसार कुल सकल वेतन सभी W-2 के संयुक्त बॉक्स 1 से मेल खाना चाहिए
• कुल सामाजिक सुरक्षा वेतन सभी W-2 पर संयुक्त रूप से बॉक्स 3 से मेल खाना चाहिए
• कुल टैक्स रोक (आय, FICA) आपके EFTPS भुगतान रिकॉर्ड से मेल खाना चाहिए
• कुल वेतन फॉर्म 941 त्रैमासिक सारांश (4 तिमाहियों) और फॉर्म डब्ल्यू-3 के योग से मेल खाना चाहिए

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पेरोल स्वचालन: सही प्लेटफ़ॉर्म चुनना

उत्साह: छोटे व्यवसायों (1-100 कर्मचारी) के लिए सर्वोत्तम। पूर्ण-सेवा पेरोल, स्वचालित कर गणना और फाइलिंग, कर्मचारी स्वयं-सेवा, लाभ प्रबंधन। $40/माह + $6/कर्मचारी से योजनाएं। QuickBooks, Xero और अधिकांश अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत होता है।

एडीपी रन: बढ़ते एसएमबी के लिए लोकप्रिय। व्यापक पेरोल और एचआर सुविधाएँ। गुस्टो से अधिक महंगा लेकिन मजबूत मानव संसाधन अनुपालन उपकरण। मूल्य निर्धारण भिन्न होता है; आम तौर पर 10-25 कर्मचारियों के लिए $80-$200/माह।

पेचेक्स फ्लेक्स: जटिल पेरोल आवश्यकताओं (बहु-राज्य, गार्निशमेंट, यूनियन कर्मचारी) वाले व्यवसायों के लिए मजबूत विकल्प। कीमत ADP के समान है। मजबूत ग्राहक सेवा के लिए जाना जाता है।

क्विकबुक पेरोल: यदि आप पहले से ही क्विकबुक ऑनलाइन का उपयोग करते हैं तो यह सर्वोत्तम है। निर्बाध एकीकरण दोहरी प्रविष्टि को समाप्त करता है। कोर प्लान ($45/माह) मूल पेरोल संभालता है; प्रीमियम ($80/माह) स्वचालित कर फाइलिंग जोड़ता है; एलीट ($125/माह) विशेषज्ञ समीक्षा जोड़ता है।

रिपलिंग: तेजी से बढ़ती तकनीकी कंपनियों के लिए आधुनिक एचआर/पेरोल प्लेटफॉर्म। मानव संसाधन, आईटी और वित्त प्रणालियों के साथ मजबूत स्वचालन और एकीकरण। जटिल लाभ संरचनाओं के साथ तेजी से आगे बढ़ने वाली कंपनियों के लिए सर्वोत्तम।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

ट्रस्ट फंड रिकवरी जुर्माना क्या है और जोखिम में कौन है?

टीएफआरपी आईआरएस द्वारा ट्रस्ट फंड करों को इकट्ठा करने और भुगतान करने में विफलता के लिए एक व्यक्तिगत दायित्व मूल्यांकन है - सामाजिक सुरक्षा, मेडिकेयर और रोके गए आय करों में कर्मचारी का हिस्सा। कोई भी व्यक्ति जो इन करों को एकत्र करने और भुगतान करने के लिए जिम्मेदार था और जानबूझकर ऐसा करने में विफल रहा, उसका मूल्यांकन किया जा सकता है। इसमें व्यवसाय के मालिक, अधिकारी, निदेशक और कर भुगतान पर अधिकार रखने वाले पेरोल प्रबंधक शामिल हैं। जुर्माना अवैतनिक ट्रस्ट फंड करों के 100% के बराबर है - यह कॉर्पोरेट दायित्व से अलग है और दिवालियापन से बचता है।

मैं कई राज्यों में दूरदराज के कर्मचारियों के लिए पेरोल कैसे प्रबंधित करूं?

प्रत्येक राज्य जहां आपके कर्मचारी हैं, उस राज्य में पेरोल कर दायित्व बनाता है - एसयूआई पंजीकरण, रोके गए कर पंजीकरण, और संभावित रूप से राज्य विकलांगता या भुगतान किए गए पारिवारिक अवकाश दायित्व। एक कर्मचारी जो कैलिफ़ोर्निया से दूर काम करता है वह आपको कैलिफ़ोर्निया पेरोल करों के अधीन करता है; न्यूयॉर्क में एक न्यूयॉर्क दायित्व बनाता है। पहला पेरोल शुरू करने से पहले प्रत्येक राज्य में पंजीकरण करें जहां आपके कर्मचारी हैं। आपके पंजीकृत होने के बाद बहु-राज्य पेरोल प्लेटफ़ॉर्म (गुस्टो, एडीपी, रिपलिंग) राज्य-स्तरीय स्वचालन को संभालते हैं।

क्या मैं कर्मचारियों को क्रिप्टोकरेंसी या कंपनी स्टॉक में भुगतान कर सकता हूं?

निष्पक्ष श्रम मानक अधिनियम (एफएलएसए) के लिए नकद या परक्राम्य उपकरणों (चेक, प्रत्यक्ष जमा) में मजदूरी के भुगतान की आवश्यकता होती है। क्रिप्टोकरेंसी एक परक्राम्य साधन नहीं है, इसलिए यह मजदूरी के भुगतान का प्राथमिक रूप नहीं हो सकता है। आप आवश्यक नकद वेतन के अलावा स्वैच्छिक अतिरिक्त लाभ के रूप में क्रिप्टोकरेंसी की पेशकश कर सकते हैं। स्टॉक क्षतिपूर्ति (आरएसयू, स्टॉक विकल्प) में विशिष्ट कर उपचार होता है - आय को निहित (आरएसयू) या व्यायाम (विकल्प) पर मान्यता दी जाती है और मान्यता की अवधि में पेरोल रोक में शामिल किया जाना चाहिए।

मैं एक से अधिक राज्यों में काम करने वाले कर्मचारी के वेतन का प्रबंधन कैसे करूं?

जहां काम किया गया था (स्रोत नियम) के आधार पर प्रत्येक राज्य में मजदूरी का आवंटन निर्धारित करें। अधिकांश राज्य अपनी सीमाओं के भीतर अर्जित वेतन पर कर लगाते हैं, भले ही नियोक्ता या कर्मचारी कहीं भी स्थित हो। यात्रा करने वाले कर्मचारियों के लिए, प्रत्येक राज्य में वास्तविक दिनों को ट्रैक करें और तदनुसार वेतन आवंटित करें। कुछ राज्यों में पड़ोसियों के साथ पारस्परिक समझौते हैं जो इसे सरल बनाते हैं - जो कर्मचारी एक पारस्परिक राज्य में रहते हैं और दूसरे में काम करते हैं वे केवल अपने गृह राज्य के लिए रोकते हैं। अपने विशिष्ट राज्य संयोजनों के लिए पारस्परिक समझौतों की जाँच करें।

यदि मैं पेरोल कर देर से जमा करता हूं तो क्या होगा?

आईआरएस कम भुगतान की गई राशि के 2% से 15% तक जमा करने में विफलता पर जुर्माना लगाता है। जुर्माने की गणना इस आधार पर की जाती है कि जमा कितने दिनों की देरी से हुआ है। इसके अतिरिक्त, देय तिथि से किसी भी अवैतनिक कर पर ब्याज अर्जित होता है। यदि सही अवधि में बकाया शेष है तो गलत कर अवधि के लिए लागू जमा को देर से माना जा सकता है। यदि आपको कोई छूटी हुई जमा राशि दिखाई देती है, तो इसे जितनी जल्दी हो सके जमा करें - जितनी जल्दी आप जमा करेंगे, जुर्माना दर उतनी ही कम होगी।

मैं ओवरटाइम की सही गणना कैसे करूं?

निष्पक्ष श्रम मानक अधिनियम (एफएलएसए) के तहत, गैर-छूट वाले कर्मचारियों को एक कार्य सप्ताह में 40 से अधिक घंटों तक काम करने के लिए उनके नियमित वेतन दर का कम से कम 1.5 गुना प्राप्त करना होगा (द्वैमासिक वेतन चक्र के लिए प्रति वेतन अवधि नहीं)। नियमित दर में प्रति घंटा वेतन और गैर-विवेकाधीन बोनस, कमीशन और शिफ्ट अंतर शामिल हैं - यह केवल आधार प्रति घंटा दर नहीं है। एक ही कार्य सप्ताह के दौरान अलग-अलग दरें अर्जित करने वाले कर्मचारियों के लिए (उदाहरण के लिए, नियमित दर और ओवरटाइम शिफ्ट दर), ओवरटाइम प्रीमियम लागू करने से पहले एक भारित औसत नियमित दर की गणना करें।

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अगले चरण

पेरोल अनुपालन गैर-परक्राम्य है - आईआरएस, राज्य एजेंसियों और श्रम विभाग सभी के पास पेरोल दायित्वों पर प्रवर्तन अधिकार है, और त्रुटियों के परिणाम व्यापार मालिकों के लिए व्यक्तिगत दायित्व तक बढ़ते हैं। सही पेरोल प्राप्त करने के लिए सही वर्गीकरण, सटीक विदहोल्डिंग गणना, समय पर जमा और सटीक वर्ष के अंत की रिपोर्टिंग की आवश्यकता होती है।

ECOSIRE की लेखा टीम पेरोल सेटअप, अनुपालन समीक्षा और चालू पेरोल लेखा सहायता प्रदान करती है। हम व्यवसायों को पेरोल स्वचालन प्लेटफ़ॉर्म कॉन्फ़िगर करने, नए राज्यों में विस्तार होने पर पंजीकरण करने, आईआरएस और राज्य पेरोल नोटिस को हल करने और यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि साल के अंत में डब्ल्यू-2 और 1099 फाइलिंग सटीक और समय पर हों।

ECOSIRE लेखांकन सेवाओं का अन्वेषण करें आपकी पेरोल अनुपालन आवश्यकताओं पर चर्चा करने के लिए और हम यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके लोगों को सही भुगतान किया जाए और आपके कर दायित्वों को पूरा किया जाए।