Gestion de projet Odoo : tâches, feuilles de temps et facturation

Les outils de gestion de projet sont partout. Ce qui est rare, c'est un système de gestion de projet qui se connecte directement à vos finances - où chaque heure enregistrée est automatiquement transférée vers votre système de facturation, où les coûts du projet sont visibles par rapport au budget en temps réel et où la rentabilité peut être calculée au niveau du projet sans gymnastique de tableur de fin de mois. Odoo 19 Enterprise Project fait exactement cela : il s'agit d'une plateforme de gestion de projet entièrement fonctionnelle qui est nativement intégrée aux feuilles de temps, à la facturation et à la paie.

Ce guide couvre le module complet d'Odoo Project : configuration du projet, gestion des tâches, suivi des jalons, collaboration en équipe, intégration des feuilles de temps et facturation basée sur le projet. Que vous soyez une société de services professionnels gérant les engagements clients ou une équipe informatique interne suivant les sprints de développement, ce guide vous donne le plan de configuration pour la gestion de projet qui est réellement lié aux résultats de votre entreprise.

Points clés à retenir

Configurer les projets avec des étapes, des paramètres de visibilité et des associations de clients pour le travail des clients

Créer des hiérarchies de tâches avec des sous-tâches, des dépendances et des marqueurs de jalons

Suivez le temps consacré aux tâches via des feuilles de temps intégrées avec des flux de travail d'approbation du responsable

Facturez automatiquement les clients en fonction de feuilles de temps, de jalons ou de calendriers à frais fixes

Utilisez le diagramme de Gantt pour la planification du calendrier et la visualisation du chemin critique

Surveiller la rentabilité du projet avec des rapports en temps réel sur les coûts et les revenus

Activer l'accès au portail client pour la visibilité et l'approbation du projet côté client

Intégration au Helpdesk, au CRM et à la facturation pour une gestion de la prestation de services de bout en bout

Configuration et architecture du projet

La bonne architecture de projet est essentielle avant de commencer à créer des tâches. Les décisions concernant les types de projets, les étapes et la visibilité affectent la façon dont votre équipe travaille et la façon dont les données circulent vers la facturation.

Création de projets : Accédez à Projet > Projets > Nouveau pour créer un projet. Les principaux champs de configuration incluent :

Client : Lien vers un dossier client pour les projets destinés aux clients. Cela lie le projet à la facturation.
Mode de facturation : Prix fixe (une facture par projet), Jalons (facture par achèvement d'étape) ou Feuilles de temps (facture par heures enregistrées)
Chef de projet : L'utilisateur responsable de ce projet. Ils reçoivent des notifications automatiques pour les tâches en retard.
Dates planifiées : Dates de début et de fin du projet, utilisées dans la vue Gantt et la planification des ressources
Tags : Utilisez des balises pour classer les projets par type (implémentation, support, interne, R&D)

Projets privés ou publics : configurez la visibilité du projet dans les paramètres du projet. Les projets « privés » ne sont visibles que par les membres invités. Les projets « internes » sont visibles par tous les collaborateurs de l'entreprise. Les projets « publics » sont visibles sur le portail client. La plupart des projets clients doivent être « privés » (partagés avec des membres spécifiques de l'équipe) avec un accès au portail client activé de manière sélective.

Étapes du projet : Les étapes au niveau du projet représentent l'état général du projet : Découverte, En cours, En attente, Livré, Clôturé. Celles-ci sont différentes des étapes de tâche (les étapes au sein de chaque projet). Accédez à Projet > Configuration > Étapes pour configurer les étapes au niveau du projet visibles dans la présentation Kanban du projet.

Étapes des tâches : Chaque projet possède son propre pipeline de tâches configurable. Étapes par défaut : Backlog, En cours, Révision, Terminé. Personnalisez-les pour qu'ils correspondent à la méthodologie de votre projet. Un projet de développement logiciel peut utiliser : Backlog, Sprint Ready, In Development, In Review, QA, Done. Un projet de conseil peut utiliser : À faire, En cours, Examen client, Approuvé, Facturé.

Gestion des tâches et structure de répartition du travail

Les tâches sont l'unité atomique de travail dans le projet Odoo. Une bonne conception des tâches fait la différence entre un projet que vous pouvez gérer et un projet qui vous gère.

Création de tâches : Créez des tâches à partir du tableau Kanban, de la vue Liste ou du diagramme de Gantt. Chaque tâche a : titre, description, utilisateur attribué, date limite, priorité (normale ou urgente), balises, heures estimées et étape. Utilisez le champ de description de la tâche pour la documentation de portée en texte enrichi, y compris les critères d'acceptation, les liens pertinents et les spécifications.

Sous-tâches : Divisez les tâches complexes en sous-tâches à l'aide de la relation de tâche parent-enfant Odoo. Une tâche « Développer l'intégration des paiements » peut comporter des sous-tâches : « Écrire un wrapper d'API », « Implémenter la gestion des erreurs », « Écrire des tests unitaires », « Tests d'intégration » et « Déploiement ». Les sous-tâches apparaissent en retrait sous leur parent dans la vue liste, et le pourcentage d'achèvement de la tâche parent s'accumule automatiquement à partir de l'achèvement de la sous-tâche.

Dépendances des tâches : Activez les dépendances des tâches dans Projet > Configuration > Paramètres. Lorsqu'il est activé, définissez les tâches prédécesseurs sur chaque tâche - Odoo empêche le démarrage d'une tâche avant que ses prédécesseurs ne soient terminés. La vue Gantt visualise les dépendances sous forme de flèches entre les tâches, rendant le chemin critique immédiatement visible.

Jalons : définissez les jalons du projet qui marquent les livrables importants ou les portes d'approbation des clients. Accédez à Projet > Configuration > Jalons pour créer des jalons réutilisables ou créez des jalons spécifiques au projet à partir d'un projet. Les tâches peuvent être liées à des jalons : lorsque toutes les tâches liées à un jalon sont terminées, le jalon est prêt à être terminé, déclenchant toute facturation ou notification associée.

Tâches récurrentes : Pour les travaux répétitifs (rapports d'état hebdomadaires, tâches de maintenance mensuelles, revues trimestrielles), configurez les tâches récurrentes. Définissez le modèle de récurrence (quotidien, hebdomadaire, mensuel, personnalisé) et la date de début. Odoo crée automatiquement de nouvelles instances de tâches dans les délais prévus, garantissant ainsi que le travail récurrent ne soit jamais manqué.

Vues Kanban, Gantt et Liste

Différentes situations nécessitent différentes vues des données de votre projet. Odoo Project propose quatre vues, chacune optimisée pour un cas d'utilisation différent.

Vue Kanban : La vue des tâches par défaut affiche les tâches sous forme de cartes dans des colonnes représentant les étapes. Kanban est idéal pour la gestion quotidienne des tâches : faites glisser les tâches entre les étapes au fur et à mesure de leur progression, analysez rapidement la charge de travail de l'équipe et identifiez les goulots d'étranglement (étapes avec trop de cartes). Filtrez par responsable pour voir la file d'attente personnelle de chaque membre de l'équipe.

Vue Gantt : Le diagramme de Gantt visualise les tâches sur une chronologie, affichant les dates de début et de fin prévues, la durée des tâches et les dépendances. Il est essentiel pour la planification de projets, la gestion des délais et la communication des délais aux clients. La vue Gantt d'Odoo est interactive : faites glisser les barres de tâches pour modifier les dates, redimensionnez-les pour ajuster la durée et dessinez des flèches de dépendance directement sur le graphique.

Vue en liste : La vue en liste affiche toutes les tâches dans une présentation de type feuille de calcul, utile pour les opérations groupées. Sélectionnez plusieurs tâches et modifiez simultanément leur étape, leur responsable ou leur date limite. Regroupez par jalon pour voir les tâches organisées par livrable, ou regroupez par responsable pour voir la charge de travail de chaque personne.

Vue des activités : affiche les tâches organisées par prochaine activité planifiée – utile pour les responsables pour voir quelles tâches ont des suivis en retard, des échéances à venir ou aucune activité planifiée (tâches potentiellement négligées).

Feuilles de temps et suivi du temps

Les feuilles de temps sont le point où la gestion de projet rencontre la réalité financière. Chaque heure enregistrée dans une feuille de temps de projet constitue un point de données sur le coût du projet, l'utilisation de l'équipe et, pour les projets facturables, les revenus.

Activation des feuilles de temps : Accédez à Projet > Configuration > Paramètres et activez les feuilles de temps. Cela ajoute un onglet « Feuilles de temps » à chaque tâche où les membres de l'équipe peuvent enregistrer le temps.

Enregistrement du temps des tâches : Les membres de l'équipe enregistrent le temps directement sur les tâches : cliquez sur l'onglet "Feuilles de temps", ajoutez une ligne avec la date, la description et les heures. Il s’agit de la méthode de suivi du temps la plus précise car le contexte (quelle tâche) est déjà établi. La ligne de feuille de temps est immédiatement visible par le chef de projet sur le rapport de feuille de temps du projet.

Journalisation basée sur un minuteur : Odoo inclut un minuteur en cours d'exécution sur le formulaire de tâche. Cliquez sur « Démarrer » lorsque le travail commence et « Arrêter » une fois terminé — Odoo crée automatiquement une entrée de feuille de temps avec la durée écoulée. Ceci est particulièrement utile pour éliminer la reconstruction de l’heure de fin de journée, qui est notoirement imprécise.

Feuille de temps mobile : L'application mobile Odoo prend en charge la saisie des feuilles de temps en déplacement. Les consultants sur le terrain, les travailleurs à distance et les employés sur les sites clients peuvent enregistrer le temps depuis leur téléphone, avec la même structure de projets et de tâches que l'interface de bureau.

Approbation du responsable : Pour les projets facturables, activez l'approbation des feuilles de temps. Les membres de l'équipe soumettent des feuilles de temps chaque semaine ; les chefs de projet examinent et approuvent avant que les heures ne deviennent facturables. Cette étape de validation détecte les erreurs de saisie des données et garantit l'exactitude de la facturation avant la génération des factures.

Analyse des feuilles de temps : Accédez à Feuilles de temps > Rapports > Analyse des feuilles de temps. Filtrez par projet, employé ou période pour analyser où le temps est passé. Comparez les heures facturables et non facturables, identifiez les membres de l'équipe qui sont sur ou sous-utilisés et vérifiez si l'allocation de temps correspond au plan du projet.

Facturation du projet et reconnaissance des revenus

Pour les entreprises de services professionnels, l'intégration de la facturation des projets d'Odoo est transformatrice. Il élimine la difficulté de fin de mois à extraire les données des feuilles de temps pour la facturation et calcule automatiquement la rentabilité du projet.

Facturation à prix fixe : Pour les projets à frais fixes, créez le bon de commande de contrat avec les frais de projet convenus. Connectez la commande de vente au projet. Une fois le projet terminé, facturez directement le bon de commande. Les projets à prix fixe peuvent inclure une facturation par étapes : facture 30 % au lancement, 40 % à l'approbation à mi-projet et 30 % à la livraison.

Facturation du temps et du matériel : Pour les projets T&M, définissez la méthode de facturation du projet sur « Feuilles de temps ». Au fur et à mesure que le temps est enregistré et approuvé, il s'accumule dans la file d'attente de facturation du projet. Au moment de la facturation (hebdomadaire, mensuelle ou à la demande), accédez à Projet > Facturation > Feuilles de temps de facturation. Odoo présente toutes les heures approuvées et non facturées pour examen. Confirmez et générez la facture : les éléments de ligne correspondent à la répartition de la feuille de temps, offrant ainsi aux clients une transparence totale.

Configuration du taux horaire : définissez les taux de facturation à plusieurs niveaux : le taux du projet (s'applique à tous les membres de l'équipe), les taux des employés individuels (différentes personnes facturent à des taux différents) ou les taux spécifiques à une tâche (différents types de factures de travail à des taux différents). Odoo applique automatiquement le taux de correspondance le plus spécifique à chaque entrée de feuille de temps.

** Rentabilité du projet :** Accédez à Projet > Rapports > Rentabilité. Ce rapport affiche, pour chaque projet : le chiffre d'affaires total facturé, le coût total (heures des employés au taux de coût interne), la marge brute et le pourcentage de marge. Les projets dans le rouge sont immédiatement visibles, ce qui permet à la direction d'intervenir avant que les pertes ne s'aggravent davantage.

Gestion budgétaire : Établissez un budget pour chaque projet en précisant le nombre d'heures et le coût maximum. Au fur et à mesure que les feuilles de temps s'accumulent, Odoo affiche le budget consommé par rapport au budget restant. Lorsqu'un projet approche de son plafond budgétaire, Odoo génère une alerte, empêchant ainsi toute dérive de la portée de passer inaperçue jusqu'à ce que le projet dépasse son budget.

Portail client et collaboration client

Les clients souhaitent de plus en plus avoir une visibilité sur l'avancement du projet sans nécessiter de réunions de statut constantes. Le portail client d'Odoo offre cette transparence.

Activation de l'accès au portail : Accordez l'accès au portail aux contacts clients via l'enregistrement client (invitez-les en tant qu'utilisateur du portail). Une fois invités, les clients reçoivent un e-mail avec les informations de connexion pour l'URL yourcompany.com/web/portal.

Ce que voient les clients : Les clients voient leurs projets (filtrés en fonction de leur entreprise), les tâches du projet (dans une vue simplifiée sans notes internes), le statut des jalons, les feuilles de temps approuvées (pour les projets T&M où la transparence est requise) et les factures. Les notes internes et les discussions privées restent cachées aux utilisateurs du portail.

Approbation des tâches du client : Pour les flux de travail nécessitant l'approbation du client sur les livrables, activez la fonctionnalité « Évaluation du client ». Lorsqu'une tâche atteint l'étape « Révision client », Odoo envoie un e-mail au client pour lui demander de la réviser et de l'approuver. Le client peut approuver depuis l'e-mail ou le portail, faisant avancer la tâche automatiquement. Cela crée une piste d'approbation documentée pour chaque livrable.

Messagerie client : Les clients peuvent envoyer des messages à l'équipe de projet depuis le portail, créant ainsi des messages de discussion sur la tâche ou le projet concerné. Ces messages avertissent le chef de projet et sont intégrés à l'historique des communications du projet — pas de flux d'e-mails en dehors du système.

Planification des ressources et utilisation des équipes

La gestion de projet individuel est simple ; c'est dans la gestion de la répartition des équipes sur plusieurs projets simultanés que les capacités de planification d'Odoo deviennent essentielles.

Planification des ressources : Accédez à Projet > Rapports > Analyse des ressources. Ce rapport affiche les heures planifiées et réelles pour chaque membre de l'équipe sur tous les projets. Identifiez qui est surchargé (les heures planifiées dépassent la capacité) et qui est disponible pour du travail supplémentaire. Utilisez ces données pour prendre des décisions éclairées en matière de dotation avant que les délais ne dépassent.

Rééquilibrage de la charge de travail : Dans la vue Gantt, filtrez par responsable pour voir la charge de travail complète d'une personne sur tous les projets. Les tâches avec des délais conflictuels sont immédiatement visibles. Réaffectez les tâches ou ajustez les délais pour résoudre les conflits avant qu'ils ne deviennent des problèmes.

Portefeuille de projets : Les chefs de projet supervisant plusieurs projets utilisent le Kanban Projet > Projets comme tableau de bord de leur portefeuille. Chaque fiche de projet indique le pourcentage d'achèvement global, les dates des étapes à venir et l'équipe. Filtrez par statut de projet ou par client pour vous concentrer sur ce qui nécessite une attention particulière.

Questions fréquemment posées

Le projet Odoo peut-il prendre en charge les méthodologies Agile/Scrum avec des sprints ?

Oui. Configurez les sprints en tant qu'étapes de projet limitées dans le temps ou en tant qu'instances de projet récurrentes distinctes. Utilisez le tableau Kanban pour la visualisation des sprints. Odoo n'a pas de structure de cérémonie de planification de sprint intégrée, mais le système de scènes, la gestion du backlog et les dépendances des tâches constituent le flux de travail de base. Certaines équipes utilisent le Kanban d'Odoo combiné au module Timesheets pour mettre en œuvre efficacement un processus léger de type Scrum.

Comment Odoo gère-t-il les modèles de projet pour les types de projets répétitifs ?

Créez un modèle de projet avec une structure de tâches, des étapes et un calendrier prédéfinis. Lorsque vous démarrez un nouveau projet du même type, dupliquez le projet modèle. Toutes les tâches, sous-tâches et calendriers relatifs sont copiés dans le nouveau projet, que vous ajustez ensuite en fonction des dates spécifiques du client. Cela élimine les frais généraux liés à la reconstruction répétée de la même structure de projet et garantit la cohérence entre des projets similaires.

Les différents membres de l'équipe peuvent-ils voir différents niveaux de détails du projet ?

Oui. Les contrôles d'accès aux projets d'Odoo permettent de configurer la visibilité au niveau du projet. Les tâches individuelles peuvent avoir des notes internes visibles uniquement par les membres de l'équipe (et non par les utilisateurs du portail). Vous pouvez avoir des tâches publiques (visibles par le client), des tâches privées (internes uniquement) et des projets mixtes. Le chef de projet contrôle la visibilité de chaque tâche ou peut définir des valeurs par défaut au niveau du projet.

Comment Odoo Project s'intègre-t-il à Odoo Helpdesk pour la gestion du service client ?

Les tickets du service d'assistance peuvent être convertis en tâches de projet pour des problèmes complexes nécessitant un travail coordonné. La tâche conserve le lien vers le ticket d'origine. Une fois la tâche terminée, le ticket peut être automatiquement résolu. Cette intégration est particulièrement utile pour les fournisseurs de services gérés qui gèrent à la fois un support réactif (helpdesk) et un travail de projet proactif pour les mêmes clients.

Pouvons-nous suivre les dépenses du projet (pas seulement le temps) dans Odoo Project ?

Oui. Activez le module Dépenses et configurez-le pour vous connecter à Project. Les membres de l'équipe peuvent soumettre les dépenses liées au projet (déplacements, équipements, services tiers) et les lier au projet concerné. Les dépenses approuvées du projet apparaissent dans le rapport de rentabilité du projet, donnant une vue complète du coût du projet, y compris la main-d'œuvre et les dépenses. Pour les projets T&M, les dépenses peuvent être facturées aux clients avec les heures de feuille de temps.

Comment Odoo gère-t-il les projets multi-entreprises où les membres de l'équipe se trouvent dans différentes entités ?

La configuration multi-entreprises d'Odoo permet aux utilisateurs de différentes entreprises d'être affectés à des tâches dans un projet partagé. Les entrées de feuille de temps sont enregistrées sous l'entreprise d'origine de l'employé à des fins de paie, mais l'analyse des coûts du projet regroupe les coûts entre les entreprises. Pour la facturation inter-sociétés, configurez les règles inter-sociétés afin que le temps passé par les employés de la société B sur le projet de la société A génère automatiquement des frais inter-sociétés.

Quelle est la meilleure façon de gérer les risques du projet et le suivi des problèmes dans Odoo ?

Utilisez des balises de projet pour classer les tâches comme « Risque » ou « Problème ». Créez une étape « Problèmes » dédiée dans votre projet pour suivre les problèmes connus. Le champ de priorité des tâches (normale ou urgente) fournit un indicateur de risque de base. Pour une gestion des risques plus sophistiquée, des champs personnalisés peuvent être ajoutés aux tâches pour connaître la probabilité, l'impact et l'état d'atténuation. Le bavardage du projet fournit une piste d’audit des décisions et des discussions sur chaque risque ou problème.

Prochaines étapes

Odoo Project Management comble le fossé entre l'exécution du projet et les résultats commerciaux en reliant chaque heure travaillée à la facturation, chaque tâche à un livrable et chaque projet à la rentabilité. Lorsqu'elles sont correctement mises en œuvre, les sociétés de services professionnels signalent une amélioration de 20 à 30 % de la précision de la facturation et une réduction significative des frais administratifs de gestion de projet.

ECOSIRE met en œuvre le projet Odoo pour les cabinets de conseil, les prestataires de services informatiques, les entreprises de construction et les équipes informatiques internes. Notre mise en œuvre comprend des ateliers de méthodologie de projet, la configuration de la facturation, l'intégration avec votre configuration de facturation et de comptabilité existante et la formation des équipes.

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Odoo Project Management: Tasks, Timesheets, and Billing